Bestuursreglement NWO 2017

Geldend van 28-02-2017 t/m heden

Tekst en toelichting van het Bestuursreglement van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, zoals vastgesteld bij besluit van 1 februari 2017 (goedgekeurd door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap bij besluit van 9 februari 2017).

Vastgesteld door de raad van bestuur, op 1 februari 2017.

1. Inleiding

Artikel 1.1. – Begripsbepalingen

In dit bestuursreglement wordt verstaan onder:

a. Adviesraad: orgaan dat adviseert over voor NWO relevante ontwikkelingen in de samenleving
b. Afdeling bedrijfsvoering: organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoeringsprocessen binnen de organisatie
c. Code goed bestuur universiteiten 2013: Code goed bestuur universiteiten 2013 zoals opgesteld door de Vereniging van Universiteiten (VSNU)
d. Domein: onderzoeksdomein als bedoeld in artikel 12 van de wet
e. Domeinbestuur: een bestuur als bedoeld in artikel 13 van de wet
f. Domeindirecteur: directeur van een domein
g. Gedragscode belangenverstrengeling NWO: de gedragscode die betrekking heeft op de besluitvorming in het kader van subsidieaanvragen
h. Instellingsplan: het instellingsplan als bedoeld in artikel 18, eerste lid, van de wet
i. Instituut: organisatorische eenheid van NWO-I waarbinnen wetenschappelijk onderzoek op bepaalde terreinen plaatsvindt
j. Instituutsadviesraad: raad van advies van een instituut
k. Instituutsdirecteur: directeur van een instituut
l. Institutenorganisatie: de instituten en het bureau dat de instituten ondersteunt
m. Minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
n. Ministerie: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
o. NWO: Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, zoals genoemd in artikel 2 van de wet
p. NWO-brede initiatieven: initiatieven die een of meerdere domeinen beslaan, waartoe de raad van bestuur danwel een of meerdere domeinbesturen opdracht hebben gegeven
q. NWO-I: Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten
r. Raad van bestuur: de raad van bestuur van NWO
s. Raad van toezicht: de raad van toezicht van NWO
t. Regieorgaan: een orgaan belast met een specifieke NWO-activiteit
u. Stichtingsbestuur: het bestuur van NWO-I
v. Stuurgroep: een organisatieonderdeel dat de verantwoordelijkheid heeft voor de opstelling en uitvoering van een specifiek subsidie-instrument
w. VSNU: Vereniging van Universiteiten
x. Wet: Wet op de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
y. ZonMw: samenwerkingsverband Zorg Onderzoek Nederland en NWO Medische Wetenschappen.

Artikel 1.2. – De organisatie

Wet NWO artikel 2. Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek (NWO)
1. Er is een organisatie, genaamd Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek.
2. De organisatie bezit rechtspersoonlijkheid; zij is gevestigd te 's-Gravenhage.

Wet NWO Artikel 4. Organen
De organisatie heeft een raad van bestuur, een raad van toezicht en vier domeinbesturen.

1. NWO heeft in aanvulling op de in artikel 4 van de wet genoemde organen, nog de volgende organen en organisatieonderdelen:
- a. NWO-I
- b. adviesraad
- c. afdeling Bedrijfsvoering
- d. bureau raad van bestuur
- e. regieorganen

Artikel 1.3. – Juridische grondslag en werkingssfeer

Wet NWO artikel 8. Raad van bestuur: reglement
1. Onverminderd artikel 11 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen stelt de raad van bestuur een bestuursreglement voor de organisatie vast.
2. Het bestuursreglement regelt nader het bestuur en de inrichting van de organisatie.

Kaderwet ZBO’s. Artikel 11
1. Indien een zelfstandig bestuursorgaan op grond van een wettelijk voorschrift een bestuursreglement vaststelt, behoeft dit bestuursreglement de goedkeuring van Onze Minister.
2. De goedkeuring kan worden onthouden wegens strijd met het recht of op de grond dat het bestuursreglement naar het oordeel van Onze Minister een goede taakuitoefening door het zelfstandig bestuursorgaan kan belemmeren.

1. De relevante bepalingen uit de wet en de Kaderwet Zelfstandige Bestuursorganen [Kaderwet ZBO’s] zijn integraal opgenomen in dit bestuursreglement (grijze kaders). Deze wettelijke bepalingen werken rechtstreeks door in dit bestuursreglement.
2. Op het organisatieonderdeel NWO-I zijn de Statuten van de Stichting NWO-I van toepassing (bijlage bij dit reglement).
3. Dit bestuursreglement is vastgesteld door de raad van bestuur op 1 februari 2017, waarna de minister op 9 februari 2017 daaraan goedkeuring heeft verleend.
4. Dit bestuursreglement treedt in werking na publicatie in de Staatscourant en werkt terug tot 1 februari 2017.

2. Raad van bestuur

Artikel 2.1. – Taken raad van bestuur

NWO artikel 3. Taken NWO

1. De organisatie heeft tot taak het bevorderen van de kwaliteit van wetenschappelijk onderzoek alsmede het initiëren en stimuleren van nieuwe ontwikkelingen in het wetenschappelijk onderzoek.

2. De organisatie voert haar taak uit in het bijzonder door het toewijzen van middelen.

3. De organisatie bevordert de overdracht van kennis van de resultaten van door haar geïnitieerd en gestimuleerd onderzoek ten behoeve van de maatschappij.

4. De organisatie richt zich bij het uitvoeren van haar taak in hoofdzaak op het universitaire onderzoek. Daarbij let zij op het aspect van coördinatie en bevordert deze waar nodig.

Wet NWO artikel 6. Raad van bestuur: taak

1. De raad van bestuur is belast met het besturen van de organisatie.

2. Alle bevoegdheden welke niet bij of krachtens de wet aan een ander orgaan van de organisatie zijn opgedragen, komen toe aan de raad van bestuur.

3. De raad van bestuur is, met inachtneming van het instellingsplan en de door Onze Minister goedgekeurde begroting, belast met het verstrekken van middelen ten behoeve van onderzoeksprojecten en onderzoeksprogramma’s.

4. De raad van bestuur kan voor de verstrekking van middelen regels stellen, waaronder de vaststelling van subsidieplafonds.

1. Bij de uitoefening van zijn bestuurstaak behartigt de raad van bestuur de belangen van de organisatie, gelet op de wettelijke taken van NWO. Zij weegt daartoe ook de in aanmerking komende belangen van de bij de organisatie betrokkenen alsmede het algemeen belang af.
2. In de gevallen waarin de wet en het bestuursreglement of de op grond hiervan gestelde regels niet voorzien, beslist de raad van bestuur.

Artikel 2.2. – Verantwoordelijkheden en bevoegdheden raad van bestuur

Wet NWO artikel 9 lid 1. Raad van bestuur: personeelsbeleid

1. De raad van bestuur voert het personeelsbeleid en personeelsbeheer, daaronder begrepen het in dienst nemen, schorsen en ontslaan van het personeel.

Wet NWO artikel 18. Instellingsplan

1. De raad van bestuur stelt een instellingsplan op uiterlijk vier jaar na het tijdstip van het vaststellen van het vorige plan.

2. De raad van bestuur hoort de raad van toezicht over het instellingsplan en stelt het instellingsplan vervolgens vast. Na vaststelling zendt de raad van bestuur het plan onverwijld aan Onze Minister.

3. De raad van bestuur vraagt de domeinbesturen om voorstellen. Daarnaast houdt hij bij het opstellen van het instellingsplan rekening met het wetenschapsbudget, de instellingsplannen van universiteiten en verkenningen, rapporten, adviezen en aanbevelingen, een en ander voor zover die naar het oordeel van de raad van bestuur van belang zijn voor de uitvoering van de taken van de organisatie.

4. Het instellingsplan omvat in elk geval:

a. doelstellingen van de organisatie op middellange termijn;

b. hoofdlijnen van het te voeren beleid en de daarin te stellen prioriteiten;

c. financiële, personele, materiële en organisatorische voorwaarden die moeten worden vervuld.

5. Onze Minister brengt zijn standpunt over het instellingsplan binnen zes maanden na ontvangst van het plan ter kennis van de raad van bestuur. Onze Minister zendt een afschrift van zijn standpunt en van het plan aan beide Kamers van de Staten-Generaal.

Wet NWO artikel 21. Begroting

1. De raad van bestuur stelt jaarlijks een begroting op voor het daaropvolgende kalenderjaar. Nadat de raad van toezicht over de begroting is gehoord, zendt de raad van bestuur deze voor 1 november aan Onze Minister.

2. Onverminderd de artikelen 26 tot en met 30 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, is in de begroting een allocatie van middelen opgenomen die in overeenstemming is met het instellingsplan.

3. Na goedkeuring door Onze Minister stelt de raad van bestuur de begroting vast.

Wet NWO artikel 24. Bestuursverslag

1. Onverminderd artikel 18 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen geeft het bestuursverslag aan in hoeverre de doelstellingen uit het instellingsplan zijn verwezenlijkt.

2. De raad van bestuur stelt het jaarverslag vast, gehoord de raad van toezicht. Na vaststelling draagt de raad van bestuur zorg voor de verzending, bedoeld in artikel 18, tweede lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen.

Wet NWO artikel 25. Jaarrekening

1. De goedkeuring, bedoeld in artikel 34, derde lid, van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, kan tevens worden onthouden op de grond dat de jaarrekening naar het oordeel van Onze Minister niet of niet voldoende in overeenstemming is met het instellingsplan. Artikel 10:30 van de Algemene wet bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing.

2. De raad van bestuur stelt de jaarrekening op. Nadat de raad van toezicht over de jaarrekening is gehoord, zendt de raad van bestuur deze aan Onze Minister.

3. Na goedkeuring door Onze Minister stelt de raad van bestuur de jaarrekening vast.

1. Onverminderd hetgeen in de aangehaalde wettelijke bepalingen staat vermeld, behoren verder tot de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad van bestuur:
- a. Het vaststellen van de missie en visie van NWO;
- b. Het vaststellen van de missies van de instituten;
- c. Het vaststellen van de kernwaarden van de hele organisatie;
- d. De afstemming van beleid tussen domeinen en instituten;
- e. Het vaststellen van de NWO Subsidieregeling.
2. De raad van bestuur kan organisatieonderdelen instellen, opheffen of samenvoegen, met inachtneming van de bevoegdheden van andere betrokken organen en organisatieonderdelen conform dit bestuursreglement en met inachtneming van toepasselijke wettelijke bepalingen, waaronder de Wet op de Ondernemingsraden.
3. De raad van bestuur voert tenminste eenmaal per jaar overleg met de domeinbesturen, de domeindirecteuren, de directeur NWO-I en de instituutsdirecteuren gezamenlijk.
4. De raad van bestuur neemt alle beslissingen op bezwaar waar het krachtens de Algemene wet bestuursrecht toe is gehouden.
5. De raad van bestuur neemt de besluiten terzake van gerechtelijke procedures, zowel bestuursrechtelijke als civielrechtelijke, waaronder begrepen het voeren van verweer danwel het entameren van een procedure.

Artikel 2.3. – Bevoegdheden raad van bestuur met betrekking tot NWO-I

Statuten NWO-I artikel 5, lid 3 Organen en instituten NWO-I

3. De raad van bestuur NWO stelt de missie van elk Instituut vast na consultatie van de betrokken Instituutsdirecteur en na consultatie van de betrokken Instituutsadviesraad.

Statuten NWO-I artikel 12, lid 7. Instituutsdirecteuren NWO-I

7. Iedere Instituutsdirecteur is gehouden om over zijn Instituut wetenschappelijke verantwoording af te leggen aan de raad van bestuur NWO.

Artikel 2.4. – Bevoegdheden raad van bestuur met betrekking tot de domeinen

Wet NWO artikel 13 lid 2 en 3: Domeinbestuur: samenstelling

2. Onze Minister benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter van een domeinbestuur. Benoeming geschiedt op voordracht van de raad van toezicht.

3. De raad van bestuur benoemt, schorst en ontslaat de overige leden van een domeinbestuur. Benoeming geschiedt op voordracht van het desbetreffende domeinbestuur.

Wet NWO artikel 14, lid 2 en 3. Domeinbestuur: taak

2. De raad van bestuur kan aan een domeinbestuur mandaat verlenen om, met inachtneming van door de raad van bestuur te geven richtlijnen, het instellingsplan en de door Onze Minister goedgekeurde begroting, middelen te verstrekken ten behoeve van onderzoeksprojecten en onderzoeksprogramma’s.

3. De raad van bestuur kan in het bestuursreglement de taak van een domeinbestuur en de inrichting van een onderzoeksdomein nader bepalen.

1. De raad van bestuur stelt een vergoedingsregeling vast voor de werkzaamheden van de leden van de domeinbesturen.
2. Het domeinbestuur behoeft goedkeuring van de raad van bestuur op de domeinbegroting en het domeinreglement.

Artikel 2.5. – Bevoegdhedenregeling NWO

De raad van bestuur stelt de Bevoegdhedenregeling NWO 2017 vast, zoals deze in werking zal treden op 1 februari 2017. Deze bevoegdhedenregeling wordt gelijktijdig met dit bestuursreglement bekend gemaakt in de Staatscourant.

Artikel 2.6. – Besluiten raad van bestuur waarbij de raad van toezicht vooraf wordt gehoord

1 De raad van toezicht wordt vooraf gehoord bij besluiten van de raad van bestuur omtrent:
- a. de benoeming van leden van de adviesraad, als bedoeld in artikel 4.1;
- b. het oprichten, ontbinden, besturen en deelnemen in andere rechtspersonen;
- c. het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen;
- d. het ter leen verstrekken van gelden binnen de organen of organisatieonderdelen als bedoeld in artikel 1.2, eerste lid;
- e. financiële transacties buiten de reguliere bedrijfsvoering van NWO;
- f. het aangaan van overeenkomsten waarbij NWO zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een derde verbindt;
- g. de aanvraag van faillissement en surseance van betaling van de organisatie.

Artikel 2.7. – Samenstelling raad van bestuur, benoeming en portefeuilleverdeling

Wet NWO artikel 5. Raad van bestuur: samenstelling

1. De raad van bestuur bestaat uit een voorzitter en ten hoogste vijf overige leden, waarvan één van die leden de portefeuille bedrijfsvoering en financiën heeft.

2. Het lidmaatschap van de raad van bestuur is onverenigbaar met het lidmaatschap van de raad van toezicht. Een lid van het personeel kan niet tevens worden benoemd tot lid van de raad van bestuur.

3. De voorzitters van de vier domeinbesturen zijn lid van de raad van bestuur. Onze Minister benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter van de raad van bestuur en het overige lid met de portefeuille bedrijfsvoering en financiën.

4. Benoeming van de voorzitter en het lid met de portefeuille bedrijfsvoering en financiën geschiedt op voordracht van de raad van toezicht en geschiedt voor ten hoogste vijf jaar. De leden kunnen ten hoogste eenmaal opnieuw benoemd worden.

5. Onze Minister stelt de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen en de universiteiten, genoemd in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, gezamenlijk, in de gelegenheid van hun gevoelens te doen blijken over een voornemen tot benoeming van de voorzitter.

1. De raad van bestuur is collectief verantwoordelijk voor het bestuur van NWO, ongeacht de mogelijkheid tot portefeuilleverdeling tussen de leden.
2. De voorzitter van een domeinbestuur is als lid van de raad van bestuur de portefeuillehouder van het betreffende domein.
3. In aanvulling op artikel 5 tweede lid van de wet kan een medewerker van NWO-I niet worden benoemd tot lid van de raad van bestuur.

Artikel 2.8. – Vertegenwoordigingsbevoegdheid (vice-)voorzitter en overleg met de (C)OR

Wet NWO artikel 7. Raad van bestuur: vertegenwoordiging NWO

1. De voorzitter van de raad van bestuur vertegenwoordigt de organisatie in en buiten rechte.

2. De raad van bestuur wijst uit zijn midden een vice-voorzitter aan, die bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter deze vervangt.

1. De voorzitter van de raad van bestuur, of de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën, is bestuurder in de zin van artikel 1, eerste lid, onder e, van de Wet op de Ondernemingsraden en vertegenwoordigt NWO in het overleg met de Centrale Ondernemingsraad.
2. De portefeuillehouder bedrijfsvoering en financien is de vice-voorzitter van de raad van bestuur.

Artikel 2.9. – Besluitvorming en vergaderwijze

1 Besluitvorming door de raad van bestuur vindt plaats in vergadering. In voorkomend geval kan de raad van bestuur buiten vergadering besluiten, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld hun stem te geven. De agenda wordt door de voorzitter opgesteld en bij de uitnodiging verstuurd.

2 Van de vergadering wordt verslag gemaakt. In zijn besluitvorming streeft de raad van bestuur naar consensus. Indien consensus niet bereikt kan worden, beslist de raad bij gewone meerderheid van stemmen. Ieder lid van de raad van bestuur heeft één stem. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.

3 Stemming over personen vindt plaats middels geheime, schriftelijke stemming. Over alle andere aangelegenheden wordt in beginsel mondeling gestemd.

4 In geval van overmacht en/of langdurige afwezigheid wegens ziekte, kan een lid van de raad van bestuur zich ter vergadering door een ander lid van de raad van bestuur laten vertegenwoordigen.

5 Rechtsgeldige besluiten kunnen uitsluitend worden genomen indien tenminste de helft van het aantal leden in de vergadering van de raad van bestuur aanwezig is.

6 Indien het in lid 5 genoemde quorum niet aanwezig is, wordt een tweede vergadering bijeen geroepen, waarin ongeacht het aantal aanwezige leden over de onderwerpen die voor voormelde eerste vergadering waren geagendeerd, met gewone meerderheid kan worden besloten.

7 Indien de stemmen staken wordt de besluitvorming over het betreffende onderwerp verdaagd naar een volgende vergadering. Indien de stemmen ook in deze vergadering staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

8 De raad kan niet-leden uitnodigen om (een deel van) de vergadering bij te wonen om advies of toelichting te geven over een specifiek agendapunt.

9 De raad van bestuur kan nadere regels over de wijze van vergadering en besluitvorming vastleggen in een huishoudelijk reglement.

Artikel 2.10. – Informatievoorziening aan de raad van toezicht

1 De raad van bestuur verschaft de raad van toezicht alle informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft voor zijn functioneren. Indien daarvoor aanleiding is, zal de raad van bestuur de voorzitter van de raad van toezicht tussentijds van relevante informatie voorzien.

2 De raad van bestuur zal de raad van toezicht in ieder geval informeren over:
- a. de realisatie van de meerjarenstrategie van NWO en de daaraan verbonden risico’s en mechanismen tot beheersing ervan;
- b. interne en externe strategische en beleidsmatige ontwikkelingen, waaronder ontwikkelingen op het gebied van wetenschappelijke integriteit, die van invloed kunnen zijn op de organisatie;
- c. de financiële positie van de organisatie;
- d. calamiteiten of andere ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de continuïteit van de organisatie;
- e. problemen en conflicten van wezenlijke (financiële) betekenis in de organisatie of in de relatie met derden;
- f. publiciteitsgevoelige zaken. De raad van bestuur zal de raad van toezicht van deze kwesties in kennis stellen en publicaties als reactie van de organisatie achteraf aan de raad van toezicht doen toekomen.

Artikel 2.11. – Tegenstrijdige belangen

1 Elk lid van de raad van bestuur is tegenover NWO gehouden tot een behoorlijke vervulling van zijn taak. De leden van de raad van bestuur richten zich bij de vervulling van hun taak naar het belang van NWO en de daaraan verbonden organen en organisatieonderdelen.

2 Elk lid van de raad van bestuur handelt integer en transparant, met inachtneming van de algemene beginselen van goede trouw. Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen NWO (de organen en organisatieonderdelen inbegrepen) en leden van de raad van bestuur wordt vermeden. Elk lid van de raad van bestuur handelt overeenkomstig de Code goed bestuur universiteiten 2013 en de Gedragscode belangenverstrengeling NWO. De raad van bestuur kan nadere regels opnemen in een integriteitscode.

3 Bij tegenstrijdige belangen tussen NWO en een orgaan of organisatieonderdeel als bedoeld in artikel 1.2, eerste lid, laten leden van de raad van bestuur het belang van NWO prevaleren boven het belang van het orgaan of organisatieonderdeel en geven in hun besluitvorming blijk van het prevaleren van het algemeen belang van de organisatie.

4 Indien een lid van de raad van bestuur een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van NWO en de daaraan verbonden organisatieonderdelen meldt hij dit onverwijld aan de overige leden van de raad van bestuur, alsmede aan de voorzitter van de raad van toezicht. Hij verschaft daarover gevraagd en ongevraagd alle relevante informatie.

5 Een lid van de raad van bestuur neemt niet deel aan de beraadslaging en de besluitvorming indien hij daarbij een tegenstrijdig belang heeft.

6 Een tegenstrijdig belang bestaat onder meer wanneer de organisatie voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon:
- a. waarin een lid van de raad van bestuur persoonlijk een materieel financieel belang heeft;
- b. waarvan een bestuurslid of lid van een toezichthoudend orgaan de echtgenoot, geregistreerde partner of andere levensgezel, bloed- of aanverwant tot in de derde graad of pleegkind is van een lid van de raad van bestuur, of
- c. waarbij een lid van de raad van bestuur een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult, of waarbij een lid van de raad van bestuur een dienstbetrekking heeft.

7 Bij besluiten over aangelegenheden waarbij een of meer leden van de raad van bestuur een tegenstrijdig belang hebben, adviseert de raad van toezicht. Wanneer de raad van bestuur niet tot een besluit kan komen (bijvoorbeeld als gevolg van het niet deelnemen aan de besluitvorming door een of meer leden wegens tegenstrijdig belang), wordt het besluit genomen door de minister.

Artikel 2.12. – Nevenfuncties

Wet ZBO’s artikel 13. Nevenfuncties

1. Een lid van een zelfstandig bestuursorgaan vervult geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van zijn functie of de handhaving van zijn onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

2.Een lid van een zelfstandig bestuursorgaan meldt het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van zijn functie aan Onze Minister.

3.Nevenfuncties van een lid van een zelfstandig bestuursorgaan anders dan uit hoofde van zijn functie worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door het ter inzage leggen van een opgave van deze nevenfuncties bij het zelfstandig bestuursorgaan en bij Onze Minister.

1. Een lid van de raad van bestuur neemt bij het aanvaarden en vervullen van nevenfuncties artikel 13 van de Kaderwet Zelfstandige Bestuursorganen in acht.
2. Indien een lid van de raad van bestuur het voornemen heeft een nevenfunctie te aanvaarden anders dan uit hoofde van zijn functie, gaat de melding aan de minister vergezeld met een advies van de raad van toezicht.
3. Openbaarmaking van nevenfuncties van de leden van de raad van bestuur geschiedt bij NWO door publicatie op de website.

Artikel 2.13. – Bedrijfsvoering

1 De afdeling bedrijfsvoering draagt zorg voor de uitvoering van de primaire bedrijfsvoeringsprocessen (en voor afstemming daarover met de Institutenorganisatie) binnen de geldende wettelijke, beleids- en financiële kaders.

2 De afdeling bedrijfsvoering draagt zorg voor relevante sturings- en verantwoordingsinformatie voor de raad van bestuur, de raad van toezicht, de raad van advies, de domeinbesturen en minister.

Artikel 2.14. – Bureau raad van bestuur

1 De raad van bestuur heeft een ondersteuningsbureau ten behoeve van administratief-secretariële werkzaamheden. Het bureau verleent tevens diensten aan de raad van toezicht en de adviesraad.

2 Het bureau heeft daarnaast een strategische adviesfunctie ten aanzien van integrale en budgettaire vraagstukken in relatie tot externe ontwikkelingen en wetenschapsbrede bewegingen en adviseert de raad van bestuur over de budgetverdeling voor de instituten en domeinen.

3 Het hoofd van het bureau woont in de hoedanigheid van de secretaris van de raad van bestuur de vergaderingen van de raad van bestuur bij, maar heeft daarin geen stemrecht.

3. Raad van Toezicht

Artikel 3.1. – Taken en bevoegdheden

[Wet NWO artikel 11, lid 1. Raad van toezicht: taak

1. De raad van toezicht staat de raad van bestuur met raad ter zijde en geeft desgevraagd of uit eigen beweging advies over het beleid van de raad van bestuur. Bij de vervulling van zijn taak richt de raad zich naar het belang van de organisatie en neemt daarbij de doelstelling van de organisatie, bedoeld in artikel 3, als uitgangspunt.

Naast de algemene interne adviestaak, waarbij de raad van toezicht zich dient te richten op de algemene wettelijke taken van NWO, zoals verwoord in artikel 3 van de wet, heeft de raad van toezicht op grond van de wet en de statuten NWO-I de volgende specifieke taken:

1. De raad van toezicht draagt voor benoeming de voorzitter en de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën van de raad van bestuur voor, alsmede de voorzitters van de domeinbesturen.
2. Voorafgaand aan de vaststelling van het instellingsplan, de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening wordt de raad van toezicht gehoord door de raad van bestuur.
3. De raad van toezicht adviseert de raad van bestuur inzake de volgende aangelegenheden die NWO-I betreffen: (a) de oprichting, overdracht, overgang of opheffing van een Instituut; (b) het aangaan van een samenwerkingsverband dat van majeure financiële betekenis is voor NWO-I; (c) een besluit tot wijziging van de statuten; (d) een besluit tot fusie of splitsing en (e) de besteding van een eventueel batig saldo van de ontbonden stichting.

Wet NWO artikel 11, lid 2. Raad van toezicht: taak

2. De raad van toezicht stelt een reglement vast betreffende zijn werkwijze waarin in ieder geval in het bijzonder aandacht is voor:

a. goed bestuur van de organisatie;

b. de voordrachten voor de leden van de raad van bestuur;

c. de wijze waarop hij zijn advies geeft over de begroting, de jaarrekening, het jaarverslag en het instellingsplan.

Artikel 3.2. – Reglement raad van toezicht

1 De leden van de raad van toezicht handelen overeenkomstig de Code goed bestuur universiteiten 2013 en de Gedragscode belangenverstrengeling NWO.

2 De werkwijze van de raad van toezicht is vastgelegd in het Reglement raad van toezicht NWO 2017 van [DATUM].

Artikel 3.3. – Samenstelling en benoeming raad van toezicht

Wet NWO artikel 10. Raad van toezicht: samenstelling

1. De raad van toezicht bestaat uit een voorzitter en ten hoogste vijf overige leden.

2. Het lidmaatschap van de raad van toezicht is onverenigbaar met het lidmaatschap van de raad van bestuur. Een lid van het personeel kan niet tevens worden benoemd tot lid van de raad van toezicht.

3. Onze Minister benoemt, schorst en ontslaat de leden van de raad van toezicht.

4. Een van de overige leden wordt benoemd op voordracht van Onze Minister van Economische Zaken.

5. Voor een van de andere overige leden kan de ondernemingsraad van de organisatie personen aanbevelen.

6. Benoeming geschiedt voor ten hoogste vijf jaar en leden kunnen ten hoogste eenmaal opnieuw worden benoemd.

4. Adviesraad

Artikel 4.1. – Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

1 NWO heeft een adviesraad die de raad van bestuur gevraagd en ongevraagd kan adviseren over voor NWO relevante ontwikkelingen in samenleving en wetenschap.

2 De adviesraad kan door de raad van bestuur worden geconsulteerd bij de totstandkoming van het instellingsplan van NWO.

3 De adviesraad organiseert jaarlijks in opdracht van de raad van bestuur een brede thematische discussie- of strategiebijeenkomst waarbij derden worden uitgenodigd.

4 De adviesraad brengt geen advies uit over specifieke activiteiten van afzonderlijke domeinen, of over taken die zijn belegd bij de raad van toezicht.

Artikel 4.2. – Samenstelling

1 De raad van bestuur benoemt, schorst en ontslaat de leden van de adviesraad.

2 Met uitzondering van de eerste leden, worden de leden van de adviesraad benoemd op voordracht van de adviesraad, gehoord hebbende de raad van toezicht.

3 De leden van de adviesraad worden benoemd voor een termijn van vier jaar.

4 Ambtenaren van ministeries, bestuursleden van NWO en/of domeinen en medewerkers in dienst bij NWO en/of NWO-I kunnen niet worden benoemd tot lid van de adviesraad.

5 De adviesraad kiest uit zijn midden een voorzitter en vice-voorzitter. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij afwezigheid of ontstentenis.

6 De adviesraad bestaat uit ten hoogste tien personen met betrokkenheid bij de (impact) van wetenschap en onderzoek. Zij worden niet uitgenodigd zitting te nemen in de adviesraad als vertegenwoordiger van hun organisatie, maar op grond van hun expertise en ervaring. Zij opereren zonder last of ruggenspraak.

Artikel 4.3. – Werkwijze

1 De adviesraad vergadert tenminste tweemaal per jaar. De voorzitter van de raad van bestuur en de voorzitter van de adviesraad stellen gezamenlijk een agenda voor de vergaderingen van de adviesraad op met de onderwerpen waarover advies wordt gevraagd. De vergaderingen van de adviesraad worden voorbereid door het bureau van de raad van bestuur. Van hetgeen ter vergadering besproken is, wordt verslag gemaakt. Het verslag wordt door de adviesraad vastgesteld.

2 De adviesraad kan uit zijn midden subcommissies of ad-hoc commissies instellen om een onderwerp uit te diepen of een discussie voor te bereiden.

3 De leden van de raad van bestuur en de leden van de raad van toezicht kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van de adviesraad als toehoorder bij te wonen.

4 Op de leden van de adviesraad is de Gedragscode Belangenverstrengeling NWO van overeenkomstige toepassing.

5. Regieorganen

Artikel 5.1. – Instelling en taak

1 De raad van bestuur kan, al dan niet in het kader van samenwerking met derden, regieorganen instellen.

2 Een besluit tot instelling van een regieorgaan regelt de samenstelling en de taak van het betreffende regieorgaan, het budget, zijn bevoegdheden en de verantwoording daarvan, de advisering ten aanzien van zijn besluitvorming, de inbedding binnen NWO, de instellingsduur alsmede de evaluatie.

3 De raad van bestuur kan vóór het einde van de instellingsduur besluiten tot wijziging of opheffing van het regieorgaan. Het besluit tot opheffing noemt de resterende termijn, waarbinnen de lopende werkzaamheden van het regieorgaan dienen te worden afgerond, alsmede de datum waarop de eindafrekening en het eindverslag van het regieorgaan bij de raad van bestuur worden verwacht.

4 Tegelijk met de goedkeuring van de eindafrekening en het eindverslag vindt opheffing van het regieorgaan plaats. Eventuele rechten en goederen worden door het regieorgaan bij het opheffen overgedragen aan (een orgaan of organisatieonderdeel van) NWO.

6. Domeinen

Artikel 6.1. – Domeinindeling

Wet NWO artikel 12, lid 1 en 2. Onderzoeksdomeinen

1. De organisatie kent vier onderzoeksdomeinen.

2. De raad van bestuur bepaalt het wetenschappelijk werkterrein van elk van de onderzoeksdomeinen.

1. NWO kent de volgende domeinen:
- a. Exacte en Natuurwetenschappen;
- b. Sociale en Geesteswetenschappen;
- c. Toegepaste en Technische Wetenschappen;
- d. Zorgonderzoek en Medische Wetenschappen.
2. De omvang van het wetenschappelijke werkterrein van elk domein is vastgelegd in het desbetreffende domeinreglement, als bedoeld in artikel 6.5. Indien nodig wijst de raad van bestuur domeinoverstijgende onderzoeksprogramma’s toe aan een van de domeinen.

Artikel 6.2. – Samenstelling domeinbesturen

Wet NWO artikel 13: Domeinbestuur: samenstelling

1. Een domeinbestuur bestaat uit een voorzitter en ten hoogste acht leden, waarvan ten minste één niet afkomstig is uit een wetenschappelijke dienstbetrekking.

2. Onze Minister benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter van een domeinbestuur. Benoeming geschiedt op voordracht van de raad van toezicht.

3. De raad van bestuur benoemt, schorst en ontslaat de overige leden van een domeinbestuur. Benoeming geschiedt op voordracht van het desbetreffende domeinbestuur.

4. De benoeming van de voorzitter en de overige leden geschiedt voor ten hoogste drie jaar. De leden kunnen ten hoogste eenmaal opnieuw worden benoemd.

1. Het domeinbestuur wordt door de raad van toezicht gehoord, voordat de raad van toezicht bij de minister een nieuw te benoemen voorzitter van het domeinbestuur voordraagt.
2. Het domeinbestuur kiest uit zijn midden een vice-voorzitter. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid of ontstentenis. De vervanging heeft echter geen betrekking op de taken die de voorzitter van het domeinbestuur uit hoofde van zijn lidmaatschap van de raad van bestuur vervult.

Artikel 6.3. – Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden domeinbesturen

Wet NWO artikel 12, lid 3. Onderzoeksdomeinen

3. Een onderzoeksdomein wordt geleid door een domeinbestuur.

Wet NWO artikel 14. Domeinbestuur: taak

1. Een domeinbestuur heeft tot taak de raad van bestuur desgevraagd of uit eigen beweging te adviseren op het gebied van diens wetenschappelijk werkterrein.

3. De raad van bestuur kan in het bestuursreglement de taak van een domeinbestuur en de inrichting van een onderzoeksdomein nader bepalen.

Wet NWO artikel 18, lid 3. Instellingsplan

3. De raad van bestuur vraagt de domeinbesturen om voorstellen.

1. Behoudens beperkingen volgens dit bestuursreglement en de wet is het domeinbestuur belast met het besturen van het domein.
2. Het domeinbestuur heeft een eigen door de raad van bestuur toegekend budget. Het domeinbestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een ontwerpbegroting binnen de door de raad van bestuur gestelde kaders.
3. Het domeinbestuur legt tijdig aan de raad van bestuur rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid.
4. Het domeinbestuur neemt in mandaat subsidiebesluiten ten behoeve van onderzoeksprojecten en onderzoeksprogramma’s binnen het domein. De richtlijnen van de raad van bestuur die door het domeinbestuur bij subsidiebesluiten in acht dienen te worden genomen zijn opgenomen in de toepasselijke NWO-subsidieregeling.
5. Het domeinbestuur wordt tijdig door de raad van bestuur verzocht om met voorstellen te komen voor een nieuw op te stellen instellingsplan.
6. In zijn (gevraagde en ongevraagde) advisering aan de raad van bestuur beperkt het domeinbestuur zich niet tot het eigen wetenschappelijke werkterrein, maar kan het tevens adviseren over NWO-brede initiatieven. Het domeinbestuur adviseert de raad van bestuur onverwijld over ontwikkelingen of issues binnen diens domein die gevolgen kunnen hebben voor de positie of het imago van NWO.
7. Tot de taken van het domeinbestuur behoren in aanvulling op artikel 14 van de wet voorts in ieder geval:
- a. ontwikkelen, vaststellen en doen uitvoeren van het beleid voor het desbetreffende domein;
- b. doen van voorstellen aan de raad van bestuur voor nieuwe subsidie-instrumenten en aanpassing van bestaande instrumenten;
- c. verzorgen van voordrachten voor benoeming van domeindirecteur bij de raad van bestuur.
8. Activiteiten die in ieder geval goedkeuring behoeven van de raad van bestuur zijn:
- a. ontwikkelen van grote NWO-brede initiatieven;
- b. ontwikkelen van nieuwe subsidie-instrumenten en aanpassing van bestaande instrumenten;
- c. aangaan van lange termijn verplichtingen met grote financiële implicaties.
9. Het domeinbestuur coördineert en bevordert de inter- en multidisciplinaire samenwerking tussen het eigen domein en de andere domeinen, voor zover van toepassing ook de regieorganen, alsmede de instituten. Het domeinbestuur bevordert de overdracht van kennis van de resultaten van door het domeinbestuur geïnitieerd en gestimuleerd onderzoek en de toepassing daarvan.

Artikel 6.4. – Domeindirecteur

1 De dagelijkse leiding over een domein berust bij de domeindirecteur.

2 Over de uitvoering van het beleid zoals vastgesteld door het domeinbestuur en opgenomen in de begroting, legt de domeindirecteur verantwoording af aan het domeinbestuur.

3 Over aangelegenheden met betrekking tot de bedrijfsvoering legt de domeindirecteur verantwoording af aan de portefeuillehouder bedrijfsvoering en financiën van de raad van bestuur.

Artikel 6.5. – Domeinreglement

Het domeinbestuur stelt een domeinreglement vast na goedkeuring van de raad van bestuur. In het domeinreglement worden de werkzaamheden vastgelegd, alsmede de wijze waarop deze werkzaamheden binnen het betreffende domein worden uitgevoerd. Het domeinreglement verklaart de Gedragscode belangenverstrengeling NWO van toepassing. Het domeinreglement is in overeenstemming met de wet, dit reglement en de bevoegdhedenregeling NWO als bedoeld in artikel 2.5.

7. NWO-I

Artikel 7.1. – De institutenorganisatie

1 Het organisatieonderdeel NWO-I is een stichting, met een eigen stichtingsbestuur en eigen organen.

2 Tot bestuurders van de stichting NWO-I kunnen slechts leden van de raad van bestuur van NWO worden benoemd.

3 NWO-I houdt een of meer instituten in stand.

4 De raad van bestuur van NWO onderhoudt contact met de instituutsadviesraden en instituutsdirecteuren.

5 De medewerkers van NWO-I zijn in dienst bij de stichting NWO-I.

Artikel 7.2. – Taken raad van bestuur en raad van toezicht NWO t.o.v. institutenorganisatie

Statuten NWO-I artikel 5, lid 3 en 4. Organen en instituten NWO-I

3. De Raad van Bestuur NWO stelt de missie van elk Instituut vast na consultatie van de betrokken Instituutsdirecteur en na consultatie van de betrokken Instituutsadviesraad.

4. Het Bestuur is na voorafgaand advies van de Raad van Toezicht NWO te hebben verkregen, bevoegd over te gaan tot oprichting, overdracht, overgang of opheffing van een Instituut.

Statuten NWO-I artikel 6, lid 1, 2 en 3. Bestuur NWO-I. Samenstelling, benoeming en ontslag.

1. Het Bestuur bestaat uit een zelfde aantal Bestuurders als er leden van de Raad van Bestuur NWO zijn (inclusief de voorzitter). Tot Bestuurders kunnen slechts leden van de Raad van Bestuur van NWO worden benoemd.

2. Bestuurders worden met inachtneming van het bepaalde in lid 1 benoemd, geschorst en ontslagen door het Bestuur

3. De voorzitter van de Raad van Bestuur NWO zal ook als voorzitter van het Bestuur fungeren.

Statuten NWO-I artikel 7, lid 5 (tweede volzin). Bevoegdheid bestuur NWO-I

Een besluit tot het aangaan van een samenwerkingsverband (al dan niet in instituutsvorm) die van majeure financiële betekenis is voor de Stichting, kan slechts worden genomen nadat voorafgaand advies van de Raad van Toezicht NWO is verkregen.

Statuten NWO-I artikel 12, lid 7. Instituutsdirecteuren NWO-I

7. Iedere Instituutsdirecteur is gehouden om over zijn Instituut wetenschappelijke verantwoording af te leggen aan de Raad van Bestuur NWO.

Statuten NWO-I artikel 16, lid 7. Boekjaar, financiën en verslaglegging NWO-I

7. Per het einde van ieder boekjaar worden de boeken van de Stichting afgesloten. Daaruit worden door het Bestuur een balans en een staat van baten en lasten over het geëindigde boekjaar opgemaakt, welke jaarstukken, desgewenst vergezeld van een rapport van een registeraccountant of van een accountant-administratieconsulent, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar door het Bestuur dienen te worden vastgesteld. De jaarstukken worden ter beschikking gesteld aan NWO.

Statuten NWO-I artikel 18, lid 2. Statutenwijziging NWO-I

2. Een besluit tot wijziging van de Statuten kan slechts worden genomen nadat voorafgaand advies van de Raad van Toezicht NWO is verkregen.

Statuten NWO-I artikel 19, lid 2. Fusie en splitsing NWO-I

2. Een besluit tot fusie of splitsing kan slechts worden genomen nadat voorafgaand advies van de Raad van Toezicht NWO is verkregen.

Statuten NWO-I artikel 20, lid 6. Ontbinding en vereffening NWO-I

6. Een eventueel batig saldo van de ontbonden Stichting wordt nadat voorafgaand advies van de Raad van Toezicht NWO is verkregen besteed ten behoeve van een algemeen nut beogende instelling met een soortgelijke doelstelling of van een buitenlandse instelling die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend het algemeen nut beoogt en die een soortgelijke doelstelling heeft.

8. Commissies en stuurgroepen

Artikel 8.1. – Commissies en stuurgroepen, instelling en taak

1 De raad van bestuur, domeinbesturen en/of regieorganen kunnen alleen of gezamenlijk commissies en/of stuurgroepen instellen die fungeren onder verantwoordelijkheid van het instellende orgaan c.q. de gezamenlijk instellende organen.

2 Een besluit tot instelling van een commissie of stuurgroep regelt de samenstelling, de taak, de werkwijze en het mandaat van de commissie of stuurgroep en de duur waarvoor de commissie of stuurgroep is ingesteld. Indien de commissie of stuurgroep voor onbepaalde tijd is ingesteld, zal het instellende orgaan bevoegd zijn om tot opheffing van de betreffende commissie of stuurgroep te besluiten.

Artikel 8.2. – Commissies en stuurgroepen met beslissingsbevoegdheid

1 In geval een commissie of stuurgroep beslissingsbevoegdheid krijgt toegekend, wordt in het instellingsbesluit de omvang van de toegekende beslissingsbevoegdheid bepaald. Het instellende orgaan regelt daarbij naast de werkwijze van de commissie of stuurgroep, het toezicht op de uitoefening van bevoegdheden door de commissie of stuurgroep, alsmede de verantwoording, een en ander voor zover zulks in verband met de aard en de omvang van de toegekende bevoegdheden nodig, nuttig of wenselijk is.

9. Vergaderingen

Artikel 9.1. – Vergaderingen

1 De vergaderingen van de raad van bestuur, de raad van toezicht, de raad van advies, domeinbesturen, stuurgroepen en commissies zijn niet openbaar, tenzij de betreffende raad (bestuur, stuurgroep, commissie) anders besluit.

2 Van de vergaderingen wordt verslag gemaakt.

3 Over het besprokene in de vergaderingen wordt, indien en voor zover nodig en gewenst, adequaat en tijdig gecommuniceerd.

10. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 10.1. – Intrekking reglement

Het Reglement NWO 2002, laatstelijk gewijzigd op 23 november 2016 [Stcrt. 2016, nr. 70731], wordt ingetrokken op het tijdstip van inwerkingtreding van het Bestuursreglement NWO 2017.

Artikel 10.2. – Overgangsbepaling ZonMw

1 Op grond van het addendum van 16 juni 2016 op de samenwerkingsovereenkomst ZON-NWO wordt de samenwerking tussen ZON en NWO ongewijzigd voortgezet in overeenstemming met hetgeen bepaald is in deze samenwerkingsovereenkomst totdat een definitief besluit over de integratie van ZonMw in NWO is genomen. In deze samenwerkingsovereenkomst wordt ook verwezen naar de werkafspraken planning en control VWS, NWO en ZonMw.

2 Gedurende de looptijd van de samenwerkingsovereenkomst, bedoeld in het eerste lid, maakt deze onderdeel uit van dit bestuursreglement.

3 Totdat een definitief besluit over de integratie van ZonMw in NWO is genomen, is het bestuursreglement NWO niet van toepassing op ZonMw. De regels betreffende de werkwijze van het bestuur, de instelling, samenstelling en werkwijze van programmacommissies, subcommissies en werkgroepen en regels betreffende de taken en bevoegdheden van de directeur zijn vastgelegd in het bestuursreglement ZON, NWO-MW en ZonMw.

Artikel 10.3. – Overgangsbepaling integratie stichtingen in domeinen

De domeinbesturen van domeinen als genoemd in artikel 6.1, eerste lid, van dit bestuursreglement waarin werkzaamheden van stichtingen worden geïntegreerd stellen voldoende middelen aan die stichtingen beschikbaar om de lopende activiteiten en verplichtingen te kunnen afronden.