Bij de laatste stap is een aantal bijzondere situaties te onderscheiden. Tevens is
op de laatste stap een aantal uitzonderingen mogelijk.
De benodigde stappen dienen door het bevoegd gezag op een transparante wijze te worden
gezet en dienen ook navolgbaar te zijn voor de betrokkenen. Het moet voor een ambtenaar
bijvoorbeeld mogelijk zijn om na te gaan waarom hij als overtollig is aangewezen.
2.1. Het vaststellen van het organisatieonderdeel voor het afspiegelingsbereik
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
Het bevoegd gezag dient het organisatieonderdeel vast te stellen waarbinnen het afspiegelingsbeginsel
toegepast moet worden. Bij het vaststellen van het toepassingsgebied voor afspiegeling
dient enerzijds voorkomen te worden dat de toepassing van het afspiegelingsbeginsel
tot onwerkbare of onredelijke resultaten leidt. Anderzijds moet het toepassingsgebied
wel een dusdanig (ruime) omvang hebben dat er een substantiële rechtsbescherming uitgaat
van het afspiegelingsbeginsel. Een te kleine eenheid zou er immers toe leiden dat
met het vervallen van functies aldaar het afspiegelingsbeginsel geen reële inhoud
meer zou hebben. Een te ruim bereik van het organisatieonderdeel zou voor de praktijk
echter weer problematische en nauwelijks te realiseren (personele) invullingsaspecten
kunnen betekenen. Het is dus van belang om een zorgvuldig evenwicht te bewaren tussen
voldoende bescherming van de ambtenaren enerzijds en voor alle betrokkenen een praktische
uitvoerbaarheid anderzijds.
Volgens de beleidsregels van het UWV is een organisatieonderdeel waarbinnen het afspiegelingsbeginsel
toegepast moet worden een in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch
verband. Een organisatieonderdeel heeft een aantal verschijningskenmerken die in onderlinge
samenhang beschouwd moeten worden om vast te stellen of er sprake is van een organisatieonderdeel.
Externe verschijningskenmerken:
-
– de eenheid presenteert zich extern publiekelijk als zelfstandige aanbieder van diensten;
-
– een eigen adres c.q. locatie;
-
– een eigen klantenkring of doelgroep;
-
– een eigen product- en/of dienstenlijn;
-
– een eigen naam;
-
– een geografische afstand tot andere locaties.
Interne ofwel organisatorische verschijningskenmerken:
-
– een zelfstandige (financiële) rapportage;
-
– de organisatorische eenheid is als zelfstandig onderdeel in de (financiële) rapportage
opgenomen; dit blijkt bijvoorbeeld uit jaarplannen en een eigen verantwoording;
-
– een eigen management is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering;
-
– het zelfstandig in dienst nemen en ontslaan van personeel;
-
– een eigen, separate medezeggenschap.
Binnen de sector Rijk zullen deze externe en interne verschijningsvormen niet altijd
voldoende soulaas bieden om het organisatieonderdeel waarbinnen het afspiegelingsbeginsel
moet worden toegepast vast te stellen. Zeker niet voor departementen die in één gebouw
gehuisvest zijn, één ondernemingsraad hebben en waar aanstelling en ontslag aan de
secretaris-generaal is voorbehouden. Maar ook als dat niet het geval is, kan bij het
toepassen van verschijningskenmerken onduidelijk blijven wat als organisatieonderdeel
moet worden vastgesteld. Ook kan toepassing van de verschijningskenmerken tot een
uitkomst leiden die lastig uitvoerbaar is of als niet passend wordt ervaren in verhouding
tot de beoogde organisatieverandering.
Als de verschijningsvormen onvoldoende houvast bieden om het organisatieonderdeel
vast te stellen, is het van belang om – in overleg met de medezeggenschap – te bezien
welke keuze het meeste beantwoordt aan het uitgangspunt; te weten transparante en
eenvoudige toepasbaarheid voor de praktijk. Het zou bijvoorbeeld niet juist zijn indien
er uiteindelijk veel (onacceptabele) personele bewegingen en mutaties zouden volgen.
Dat zou ook de overzichtelijkheid en benodigde rust binnen de arbeidsorganisatie onnodig
aantasten en de bedrijfsvoering onevenredig schaden. Te denken valt aan abnormale
woon-werkafstanden waardoor de efficiency en kostenfactor van de bedrijfsvoering zwaar
belast zouden worden. Bovendien zou dit voor veel medewerkers onacceptabel lange reistijden
kunnen betekenen. Er moet bij het vaststellen van het organisatieonderdeel dus een
redelijk evenwicht zijn qua individuele bescherming van ambtenaren enerzijds en efficiency
en kosten in de bedrijfsvoering anderzijds. De door het bevoegd gezag te maken keuze
voor het organisatieonderdeel voor het afspiegelingsbereik dient daarbij transparant
te zijn en navolgbaar voor alle betrokkenen.
In twee situaties staat bij voorbaat vast dat er sprake is van één organisatieonderdeel
voor de toepassing van het afspiegelingsbeginsel:
-
– Als er sprake is van regelmatige wisseling van personeel. Indien het personeel van
twee of meer organisatieonderdelen als gevolg van wisselingen in de hoeveelheid werkzaamheden
(na gelang de toe- en afname van die werkzaamheden) op regelmatige basis anders dan
wegens ziekte of vakantie onderling tussen de eenheden worden uitgewisseld.
-
– Bij samenvoeging van twee of meer organisatieonderdelen: als twee of meer organisatieonderdelen
organisatorisch worden samengevoegd, bijvoorbeeld vanwege kostenbesparing en synergie-effecten.
2.3. Het vaststellen van de categorie uitwisselbare functies waarbinnen sprake is
van overtolligheid
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
Het bevoegd gezag dient het afspiegelingsbeginsel toe te passen per categorie van
uitwisselbare functies zodat de personeelsinkrimping zodanig over de leeftijdsgroepen
wordt verdeeld dat de leeftijdsopbouw per categorie van uitwisselbare functies voor
en na de inkrimping verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk is. Hij dient dus vast
te stellen welke functies uitwisselbaar zijn en daarbij zowel de bestaande functies
te betrekken als de functies die vanwege de reorganisatie nieuw ontstaan.
Uitwisselbare functies zijn functies die naar functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden
en vereiste competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn.
Het begrip uitwisselbare functie dient onderscheiden te worden van het begrip passende
functie dat leidend is bij de herplaatsingsinspanningen die het bevoegd gezag in het
kader van het VWNW-beleid moet doen nadat de selectie van verplichte VWNW-kandidaten
heeft plaatsgevonden.
Bij het vaststellen van de uitwisselbaarheid van functies zal het bevoegd gezag de
functieprofielen die bestaan uit een kernprofiel en een kwaliteitenprofiel uit het
Functiegebouw Rijk (FGR) als uitgangspunt gebruiken omdat dit het rijksbreed gestandaardiseerde
instrument is om tot een functie(beschrijving) te komen.
Het Functiegebouw Rijk kent algemene functiebeschrijvingen, die uiteraard niet tot
op het niveau van de concrete werkzaamheden zijn uitgewerkt. Dat betekent dat voor
het vaststellen of er sprake is van uitwisselbare functies veelal specifieker naar
functies moet worden gekeken. Daarbij moet in ieder geval naar het schaalniveau van
de functie worden gekeken omdat het Functiegebouw Rijk werkt met een bereik van meerdere
schalen. Tevens kan binnen een functiefamilie sprake zijn van specifieke kwaliteitenprofielen
voor afzonderlijke disciplines (bijvoorbeeld de kwaliteitenprofielen Financiën, HRM
en ICT in de functiefamilie Bedrijfsvoering) waardoor functies niet uitwisselbaar
zijn. Maar ook in een functiefamilie zonder specifieke kwaliteitenprofielen voor afzonderlijke
disciplines kunnen bepaalde taken worden uitgevoerd of bepaalde functie-eisen worden
gesteld waardoor functies toch niet uitwisselbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan de functiefamilie
Advisering waarbij een Adviseur Veiligheid een geheel andere functie is dan een Adviseur
Infrastructuur.
De redelijkheid brengt met zich mee dat bij het bepalen van de uitwisselbaarheid van
functies een zekere overdrachtsperiode wordt ingecalculeerd die nodig is om in de
andere functie ingewerkt te raken. Uitgangspunt is dat een ambtenaar vrijwel direct
inzetbaar moet zijn in de andere -uitwisselbare – functie. Indien deze overdrachtsperiode
redelijkerwijs te lang is, zijn de functies niet uitwisselbaar. Wat in het gegeven
geval een redelijke overdrachtsperiode is, dient aan de hand van bijvoorbeeld de complexiteit
van de functies beoordeeld te worden, waarbij een periode van enkele dagen tot enkele
weken gehanteerd dient te worden voor de bepalende, essentiële functie-eisen en drie
tot zes maanden voor de minder bepalende functie-eisen. Bepalende functie-eisen zijn
die functie-eisen waaraan ten minste moet worden voldaan om in de functie inzetbaar
te zijn. Naarmate de benodigde overdrachtperiode langer is, zal eerder dienen te worden
geconcludeerd dat de functies niet uitwisselbaar zijn.
Bij het vaststellen van uitwisselbaarheid is het in de eerste plaats van belang dat
het gaat om uitwisselbaarheid van functies en dus niet om uitwisselbaarheid van ambtenaren.
Als een ambtenaar bijvoorbeeld toevallig een achtergrond heeft die hem persoonlijk
geschikt maakt voor een functie die niet uitwisselbaar is met zijn eigen functie,
dan wordt naar deze achtergrond niet gekeken en kan deze ambtenaar ook geen beroep
doen op uitwisselbaarheid. Dat een ambtenaar voor een andere functie opgeleid kan
worden, is ook niet voldoende om tot de conclusie te komen dat de functies uitwisselbaar
zijn.
De toets op uitwisselbaarheid dient dus objectief gerelateerd te worden aan de functie
en niet subjectief aan de ambtenaar. Dit overigens in tegenstelling tot het begrip
‘passende functie’, waarbij juist wel wordt gekeken naar de subjectieve en persoonlijke
mogelijkheden van de ambtenaar. Het begrip ‘passende functie’ is dus anders en ruimer
dan het begrip uitwisselbare functie. Daarom kan een niet uitwisselbare functie, in
een latere fase, mogelijk wel worden aangemerkt als een passende functie.
Onderstaand worden de factoren functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden, vereiste
competenties, niveau en beloning om de uitwisselbaarheid van functies vast te stellen
nader uitgewerkt. Deze factoren dienen in onderlinge samenhang te worden beoordeeld.
Indien er met toepassing van deze factoren nog twijfel is over de vraag of functies
uitwisselbaar zijn, kunnen de volgende punten wellicht helpen hierover duidelijkheid
te verkrijgen:
-
– hoe luidden de vacature-teksten van de functies en wat werd bij de werving en selectie
gezien als noodzakelijke kennis, vaardigheden en competenties;
-
– hoe wordt de uitwisselbaarheid van de functies beoordeeld door de directe omgeving
(bijvoorbeeld door de leidinggevenden en de medezeggenschap).
a. Functie-inhoud
Er zijn twee relevante elementen in relatie tot de inhoud van de functie:
-
•
Taken (activiteiten en handelingen): Het gaat hier om de jaarlijkse resultaat- en ontwikkelafspraken
die binnen het kader van de FGR-functieprofielen worden gemaakt. Deze geven het samenstel
van werkzaamheden en er blijkt uit wat de betreffende ambtenaar daadwerkelijk moet
doen. Uit de resultaat- en ontwikkelafspraken van alle medewerkers op een bepaalde
functie op hetzelfde schaalniveau kan men afleiden welke taken en werkzaamheden door
medewerkers in de betrokken functie verricht kunnen worden. De algemene resultaat-
en ontwikkelafspraken zullen bijvoorbeeld verschillend zijn voor de Adviseur Bedrijfsvoering
op schaal 10 en schaal 11. Ook als van Adviseurs Bedrijfsvoering op schaal 11 het
aandachtsgebied verschilt, bijvoorbeeld de aandachtsgebieden Financiën en HRM, dan
zullen ook de resultaat- en ontwikkelafspraken verschillen.
-
•
Resultaten (output/kwantiteiten/prestatie): Het gaat hier om de generieke resultaten die per
functiegroep en per resultaatgebied zijn benoemd. Onderscheiden worden de resultaatgebieden
Opdrachtgever, Omgeving, Bedrijfsvoering en Vernieuwen en Verbeteren. In de jaarlijkse
resultaat- en ontwikkelafspraken kan een keuze worden gemaakt uit de resultaten. Omdat
deze keuze per jaar kan verschillen kunnen ook de feitelijk opgedragen werkzaamheden
per jaar verschillen.
b. Kennis en vaardigheden
Deze twee functie-eisen geven aan welk niveau aan kennis en vaardigheden vereist zijn
voor een goede functievervulling. Gekeken dient te worden welk expertiseniveau vereist
is, welke opleiding vereist is en of ervaring noodzakelijk is.
-
•
Kennis bestaat uit aantoonbaar opleidingsniveau en opleidingsrichting. Dit is onder meer
aan te tonen door middel van diploma’s, certificaten of getuigschriften en door het
vereiste werk- en denkniveau van de uitgeoefende functies. Opleidingseisen zijn doorgaans
af te leiden uit de opgestelde functiebeschrijvingen. Een groot vaarbewijs is bijvoorbeeld
een vereiste voor een Medewerker Vervoer, schaal 7, met aandachtsgebied vaarwegvervoer.
De relevante opleiding voor een Adviseur Bedrijfsvoering op schaal 9, is een opleiding
op HBO-niveau in de specifieke richting van de functie. Voor het aandachtsgebied Facilitair
wordt een HBO-opleiding Facility Management of vergelijkbare opleiding gevraagd. Van
een Medewerker Verwerken en Behandelen op schaal 8 wordt werk- en denkniveau op MBO-niveau
gevraagd op administratief niveau. Van een Managementondersteuner wordt als kennis
vereist een secretariële opleiding.
Vaardigheden zijn die functie-eisen die betrekking hebben op de bekwaamheid, handigheid of bedrevenheid
die nodig is voor het uitoefenen van de functie. Deze worden verkregen door middel
van kennis en ervaring. Vaak gaat het om een techniek die een persoon zich eigen kan
maken door systematisch te oefenen. Een medewerker kan door het volgen van een taalcursus
kennis opdoen van een vreemde taal. Maar het zich schriftelijk of mondeling goed kunnen
uitdrukken in die taal is een vaardigheid die door oefening kan worden verkregen.
Van een Managementondersteuner wordt als vaardigheden gevraagd voldoende beheersing
van Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word of Powerpoint. Tevens
zijn als vaardigheden benoemd afdoende beheersing van de Nerderlandse taal in woord
en geschrift en basisbeheersing (conversatie) inde Engelse taal. Van een trainer op
schaal 12 wordt geëist dat deze didactische en pedagogische kennis heeft. Deze kennis
wordt verkregen door opleiding. Daarnaast wordt verwacht dat de trainer tijdens een
training kan improviseren, kan organiseren en deelnemers kan enthousiasmeren. Dat
zijn vaardigheden die een trainer zich eigen kan maken door oefening en wellicht talent
voor deze vaardigheden.In het kwaliteitenprofiel van een FGR Functiegroep staan de
rijksbrede en departementsspecifieke opleidings-, ervarings- en competentievereisten
beschreven. Dit is de basis voor onder andere werving en selectie, resultaat- en ontwikkelafspraken,
loopbaanstappen en leerlijnen.
c. Competenties
Competenties zijn de kwaliteiten van mensen die belangrijk zijn om effectief te kunnen
functioneren. Een competentie wordt beschreven in termen van zichtbaar gedrag, zodat
de competentie waarneembaar is. Hierdoor is het mogelijk om een competentie in de
praktijk te herkennen, te bespreken en verder te ontwikkelen.
Het verschil tussen vaardigheden en competenties zit onder andere in de notie dat
vaardigheden worden verkregen door systematisch te oefenen en competenties kunnen
worden verkregen of verbeterd door intensieve coaching op het gedrag, al dan niet
in de praktijksituatie. Door tezamen met een medewerker uit dezelfde functiegroep,
maar lager ingeschaald, een overleg voor te bereiden, kan de medewerker in de hogere
schaal zijn collega coachen in effectief gedrag in een vergadering. Van een medewerker
Verwerken en Behandelen met klantcontacten (bijvoorbeeld werkzaam bij een contactcenter
of een frontoffice) in de functiefamilie Uitvoering wordt verwacht dat hij de juiste
informatie verstrekt of de vragen inhoudelijk juist beantwoordt (kennis en vaardigheden),
alsmede dat hij de klant te woord staat op een wijze die de werkgever van een callcentermedewerker
verwacht (competenties: klantgerichtheid en stressbestendigheid).
Voorbeelden van competenties zijn accuraat werken, klantgerichtheid, inlevingsvermogen,
initiatief, overtuigingskracht, aansturen organisatie, netwerken, samenwerken, stressbestendigheid,
creativiteit, analyseren, mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en oordeelsvorming.
d. Omstandigheden bij functie-inhoud, kennis en vaardigheden en competenties
Bij de beoordeling van de functie-inhoud, de vereiste kennis en vaardigheden en de
vereiste
competenties is het ook belangrijk om de omstandigheden waaronder de te vergelijken
functies dienen te worden uitgeoefend, mee te wegen. Deze omstandigheden kunnen speciale
eisen stellen. Bijvoorbeeld: wordt er overdag of ’s nachts gewerkt, in groepen of
solitair, gestructureerd of onregelmatig, wat zijn de geografische aspecten van het
werk (internationaal, in een drukke stad of binnen hetzelfde rustige dorp), omvat
de functie het werken met gevaarlijke stoffen, dient een bepaald voertuig te worden
bestuurd (vrachtauto, boot), wordt er gewerkt onder hoge druk, welke mate van precisie
(bijvoorbeeld uitvoering financiële controle) of concentratie (de beveiligingsmedewerker
die tegelijkertijd 9 monitoren in de gaten moet houden; het op grote hoogte werken)
is vereist, wordt er buiten gewerkt of binnen, dient het werk zittend of staand te
worden uitgevoerd. De omstandigheden waaronder wordt gewerkt, kunnen dus bijzondere
eisen stellen aan de functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden en de vereiste
competenties. De omstandigheden kunnen daardoor mede bepalend zijn voor de uitwisselbaarheid
van functies. Naarmate die bijzondere eisen meer samenhangen met persoonskenmerken
of moeilijk ontwikkelbare (in de persoonlijke aanleg verankerde) competenties, is
er eerder sprake van niet-uitwisselbaarheid.
De omstandigheid dat een functie in deeltijd of op een specifieke dag wordt uitgeoefend,
kàn een aanwijzing zijn voor de al dan niet uitwisselbaarheid van de functie. Het
enkele feit dat er een andere arbeidsduur is of er andere werktijden zijn, is echter
onvoldoende. Doorslaggevend zijn de taken en de resultaten. Bijvoorbeeld kan gedacht
worden aan twee secretaresses waarvan er één in deeltijd werkt en de andere een volledige
werkweek heeft, waarbij de voltijder bepaalde coördinerende taken verricht en op vaste
dagen verslag moet leggen van vergaderingen. In beide gevallen is er geen sprake van
uitwisselbare functies. Voor een werknemer die op woensdag en vrijdag werkt en een
werknemer die alle dagen werkt, terwijl exact hetzelfde werk wordt gedaan, geldt weer
dat enkel en alleen de arbeidsduur niets af kan doen aan de uitwisselbaarheid van
de functies die zij uitoefenen.
e. Niveau en beloning
De beloning of salarisschaal die aan een functie is gekoppeld, hangt in beginsel nauw
samen met het niveau van de functie. Bij het toekennen van een salarisschaal aan een
functie gaat
het immers om een waardering van het niveau waarop de werkzaamheden dienen te worden
verricht. Een verschil in salarisschaal duidt op een verschil in functie-niveau. Bij
een verschil in beloning van één salarisschaal of meer is de conclusie dat de functies
niet gelijkwaardig zijn. Hierbij is de salarisschaal die aan de functie is gekoppeld
het uitgangspunt en dus niet de salarisschaal die aan een ambtenaar met de betreffende
functie daadwerkelijk is toegewezen dan wel die deze ambtenaar heeft weten te bedingen.
Bij een ambtenaar die nog niet met de totale functie wordt belast en daarom nog in
een lagere schaal is ingedeeld, zal deze omstandigheid op zich dus geen reden kunnen
zijn voor indeling in een andere categorie uitwisselbare functies.
Tot slot nog twee voorbeelden van situaties waarin geen sprake is van uitwisselbaarheid:
-
• Het komt voor dat het bevoegd gezag een trainee in dezelfde categorie uitwisselbare
functies indeelt als de ambtenaren die op de peildatum feitelijk dezelfde werkzaamheden
verrichten. Maar mogelijk blijkt uit de stukken dat met deze trainee een bepaald tijdelijk
inwerk/opleidingstraject is afgesproken, waarbij de trainee door het achtereenvolgens
werken in verschillende functies op diverse afdelingen binnen de organisatie wordt
opgeleid voor een managementfunctie. Het bevoegd gezag moet de ambtenaar in een andere
categorie uitwisselbare functies indelen, namelijk de functiecategorie ‘trainee’.
-
• In de IT-sector komt het regelmatig voor dat medewerkers allen werkzaam zijn in de
functie van software ontwerper. Bij een nadere beschouwing blijken zij echter geen
uitwisselbare functies te hebben vanwege hun specialisatie naar software applicaties
(dus verschil in functie-inhoud, vereiste kennis en vaardigheden).