Deze publicatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap staat op de
websites www.rijksoverheid.nl, www.cultuursubsidie.nl en www.wetten.nl.
Inleiding
Het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Fondsen (hierna: handboek) is bedoeld
voor de volgende fondsen die op grond van artikel 4c van de Wet op het specifiek cultuurbeleid een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangen:
-
• Fonds voor Beeldende Kunsten, Vormgeving en Bouwkunst
-
• Fonds voor Cultuurparticipatie
-
• Mondriaan Stichting
-
• Nederlands Fonds voor de Film
-
• Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+
-
• Nederlands Letterenfonds
-
• Stimuleringsfonds voor Architectuur
Uw fonds dient jaarlijks verantwoording af te leggen aan de minister van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW) over de besteding van de subsidie. Dit is een
verplichting die geldt voor ieder boekjaar waarvoor subsidie is verleend.
Hoofdstuk 3 ‘wetgeving en richtlijnen’ van dit handboek verwijst naar de kaders waarbinnen
deze verantwoordingsverplichting bestaat.
Rapportage van de besteding van ontvangen projectsubsidies vindt bij voorkeur plaats
door middel van uw reguliere jaarverantwoording. Voor rechtspersonen die op grond
van artikel 4, 4a en 4b van de Wet op het specifiek cultuurbeleid subsidie ontvangen geldt het Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Instellingen.
Doel van de verantwoording
De verantwoording van uw fonds dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het
doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving
is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid).
Uitgangspunten voor de verantwoording
Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie(s) zijn uw geaccordeerde prestatieoverzicht
en meerjarenbegroting en de door de minister van OCW verleende subsidie(s).
Onderdelen van de verantwoording
De jaarlijkse verantwoording van het bestuur of Raad van Toezicht bestaat uit twee
onderdelen: de jaarrekening (inclusief prestatieverantwoording) en het bestuursverslag.
Daarnaast voegt de accountant een aantal accountantsproducten toe.
U dient binnen dertien weken na het eerste, tweede en derde jaar van de vierjaarlijkse
subsidieperiode, over het betreffende boekjaar de verantwoording digitaal aan te leveren.
De verantwoording over het vierde jaar van de vierjaarlijkse subsidieperiode dient
u tussen acht en dertien weken na afloop van het betreffende boekjaar digitaal aan
te leveren.
Als u naast de vierjaarlijkse instellingssubsidie een (of meer) projectsubsidie(s)
heeft ontvangen, dan dient u tevens rekening te houden met de aanwijzingen bij Verantwoording projectsubsidie, hierna.
De jaarrekening
De jaarrekening, als bedoeld in artikel 2.26 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid (hierna: Rsc), omvat de volgende onderdelen:
-
• Balans
De balans dient opgesteld te worden volgens model I. Alle balansposten dienen te worden
toegelicht.
-
• Exploitatierekening
De functionele exploitatierekening dient opgesteld te worden volgens model II. Op
de functionele exploitatierekening geeft u een toelichting.
-
• Prestatieverantwoording
De prestatieverantwoording geeft een inzichtelijk kwantitatief overzicht van de activiteiten
die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, in relatie
tot de voorgenomen activiteiten (zoals vermeld in het prestatieoverzicht bij uw begroting).
De prestatieverantwoording dient opgesteld te worden volgens model III in dit handboek.
U vermeldt in de kolom Prestatie de met OCW overeengekomen prestatieafspraak en in de kolom Toelichting de in het boekjaar gerealiseerde prestatie.
| |
|
|
Aandachtspunt:
|
Voor zover uw fonds nauwe banden onderhoudt met gelieerde rechtspersonen die een noemenswaardige
invloed op uw resultaat en/of het functioneren van uw organisatie hebben, is het in
afwijking van de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (hierna: RJ), voor
de verantwoording aan de minister van OCW niet verplicht de jaarrekeningen te consolideren.
Wel dient u dan de jaarrekeningen van deze gelieerde rechtspersonen mee te zenden,
teneinde een goed en volledig inzicht te krijgen in de financiële positie van uw fonds.
Er is sprake van noemenswaardige invloed wanneer een rechtspersoon feitelijk beleidsbepalende
invloed kan uitoefenen in een andere rechtspersoon, bijvoorbeeld door middel van het
benoemen van bestuursleden.
|
Bestuursverslag
Het bestuursverslag is zakelijk van aard en wordt ondertekend door het bestuur. Al
dan niet in aanvulling op elementen die zijn voorgeschreven in de RJ 640, bevat het
bestuursverslag een toelichting op de volgende onderwerpen:
-
a. het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger;
-
b. de financiële positie van de subsidieontvanger;
-
c. het al dan niet realiseren van de voorgenomen activiteiten;
-
d. de zaken die nu en in de toekomst van invloed kunnen zijn op het functioneren en de
continuïteit van de subsidieontvanger of op de positie van de subsidieontvanger binnen
het bestel; en
-
e. de specifieke aandachtspunten die in de beschikking tot subsidieverlening zijn vermeld.
Voorts bevat het bestuursverslag:
-
a. een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving in kort bestek van de verrichte activiteiten
in het afgelopen jaar;
-
b. de samenstelling van het bestuur, de directie en eventueel de Raad van Toezicht.
Accountantsproducten
De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 2.27 van de Rsc door uw accountant voorzien van de volgende producten:
-
• De accountantsverklaring bij de jaarrekening;
-
• Het rapport van bevindingen (indien opgesteld);
-
• Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording (COS4400).
Bij de Rsc is in bijlage IIB het Controleprotocol Cultuursubsidies Fondsen opgenomen. Onderdeel van dit protocol
is het verplichte model voor de accountantsverklaring. Indien de accountant een rapport
van bevindingen heeft opgesteld omtrent de naleving van de subsidiebepalingen, voegt
u dat bij uw jaarverantwoording. Het rapport van feitelijke bevindingen bij de prestatieverantwoording
dient altijd opgemaakt en bijgevoegd te worden.
Verantwoording projectsubsidie
Voor het indienen van een aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie geldt
in beginsel de termijn genoemd in het eerste lid van artikel 5.10 van de Rsc. Het tweede lid van dit artikel geeft u, als ontvanger van een vierjaarlijkse
instellingssubsidie, echter de mogelijkheid in plaats daarvan uw aanvraag tot subsidievaststelling
voor een projectsubsidie tegelijk in te dienen met de jaarlijkse verantwoording over
uw vierjaarlijkse subsidie. U doet dit bij de verantwoording over het jaar waarin
de activiteiten van het project, volgens de beschikking waarmee de projectsubsidie
is verleend, uiterlijk worden afgerond.
Door de invoering van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (het Uniform Subsidiekader)
wordt voor wat betreft de verantwoordingseisen onderscheid gemaakt tussen subsidies
kleiner dan € 25.000, subsidies vanaf € 25.000 tot € 125.000 en subsidies vanaf € 125.000.
De bijzonderheden voor elk van deze categorieën zijn onder de volgende kopjes in dit
handboek verder uitgewerkt.
Aandachtspunten:
-
• Bij het bepalen van de verantwoordingseisen die aan een subsidie worden gesteld gaat
het niet om het subsidiebedrag per jaar, maar om het subsidiebedrag over de volledige
looptijd van de subsidie. Voorbeeld: Een projectsubsidie van € 50.000 per jaar en een looptijd van vier jaar, bedraagt
in totaal € 200.000 en valt dus wat betreft verantwoordingseisen in de categorie subsidies
vanaf € 125.000.
-
• Subsidies worden niet opgeteld voor het bepalen van de verantwoordingseisen. Aan een
fonds met twee projectsubsidies onder de € 125.000 worden, als deze subsidies samen
€ 125.000 of meer bedragen, geen verantwoordingseisen gesteld die horen bij subsidies
vanaf € 125.000.
-
• Over projecten vanaf € 25.000 met een looptijd over meerdere boekjaren, hoeft u pas
na afloop van het project verantwoordingsstukken in te dienen.
-
• Over projecten vanaf € 125.000 met een looptijd over meerdere boekjaren dient u, indien
u een jaarrekening opstelt, in de tussenliggende boekjaren een per balansdatum nog
niet besteed deel van de subsidie, conform de RJ 221 op te nemen op de balans als
vooruitontvangen subsidie (onder de kortlopende schulden).
Projectsubsidie kleiner dan € 25.000
Als een projectsubsidie over de gehele looptijd kleiner is dan € 25.000 zal de minister
de subsidie ambtshalve vaststellen binnen 22 weken na afloop van de (in de beschikking
tot subsidieverlening vermelde) datum waarop de gesubsidieerde activiteiten uiterlijk
zijn afgerond. Dit betekent dat u geen aanvraag tot subsidievaststelling hoeft in
te dienen en over het project ook geen specifieke verantwoording of toelichting in
uw jaarrekening of bestuursverslag hoeft op te nemen. De minister kan u echter verzoeken
aan te tonen dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend zijn verricht en dat
is voldaan aan de aan de subsidie verbonden voorwaarden.
Projectsubsidie vanaf € 25.000 tot € 125.000
Als een projectsubsidie over de gehele looptijd € 25.000 of meer bedraagt, maar minder
dan € 125.000, dan dient u een aanvraag tot subsidievaststelling in vergezeld van
een activiteitenverslag.
Het activiteitenverslag (artikel 2.25 Rsc) is vormvrij en beschrijft de aard, duur en omvang van de activiteiten waarvoor
subsidie werd verleend.
U kunt voor het project een afzonderlijk activiteitenverslag indienen, maar het is
ook toegestaan deze op te nemen in het bestuursverslag van uw fonds onder voorwaarde
dat de activiteiten van het project afzonderlijk herkenbaar zijn.
Projectsubsidie vanaf € 125.000
U dient na afloop van het project een aanvraag tot subsidievaststelling in, voorzien
van een eindverantwoording die bestaat uit een activiteitenverslag (zie voor een toelichting
op de inhoud van het activiteitenverslag de vorige paragraaf) en een financieel verslag
(artikel 5.12 Rsc). Het financieel verslag:
-
○ geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de
besteding van de subsidie door de subsidieontvanger;
-
○ sluit aan op de indeling van de begroting die voorafgaand aan de subsidieverlening
is ingediend;
-
○ geeft een toelichting bij belangrijke verschillen tussen financieel verslag en begroting.
Het financieel verslag gaat vergezeld van een accountantsverklaring.
In plaats van de hiervoor genoemde wijze van verantwoorden is het ook toegestaan om
de verantwoording over de projectsubsidie op te nemen in de jaarlijkse verantwoording
over uw instellingssubsidie. Dat betekent het volgende:
-
• De financiële eindverantwoording over het project neemt u op in de reguliere door
een accountant gecertificeerde jaarrekening, op zodanige wijze dat de baten en lasten
met betrekking tot het project afzonderlijk kunnen worden afgelezen;
-
• Het activiteitenverslag bij het project neemt u op in uw bestuursverslag, op een zodanige
wijze dat de projectactiviteiten afzonderlijk herkenbaar zijn.
Een afzonderlijke accountantsverklaring bij het project is in dit geval niet nodig.
Wetgeving en richtlijnen
De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op de verantwoording:
U vindt de eerste vier documenten op de websites www.rijksoverheid.nl, www.cultuursubsidie.nl
of www.wetten.nl.
Krachtens artikel 2.26, eerste lid, van de Rsc, is BW 2 Titel 9 overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst-
en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening.
Artikel 2.26, tweede lid, van de Rsc, laat aan de minister ruimte om bepalingen van BW 2 Titel 9 of onderdelen daarvan buiten toepassing te verklaren op bepaalde instellingen of
categorieën van instellingen. Op basis van deze bevoegdheid zijn de afdelingen 1, 10, 11, 12, 13, 14, 15 en 16 van Boek 2 Titel 9 BW niet van toepassing op de jaarlijkse verantwoording. Afdeling 7 is van toepassing met dien verstande dat het jaarverslag bij vierjaarlijkse instellingssubsidies
wordt vervangen door een bestuursverslag conform artikel 2.15 van de Rsc.
