3. Selectie
3.1 Doelstelling van de selectie
De belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur moeten veilig gesteld
worden voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn
om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid
ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke
gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.
Dat betekent in de praktijk ook dat dankzij de selectielijst de Onderzoeksraad voor
Veiligheid in staat zal zijn overbodige informatie (documenten, dossiers, digitale
bestanden) te vernietigen en zo kosten (ruimte, beheer) kan besparen.
3.2 De selectielijst voor de Onderzoeksraad voor Veiligheid
De Onderzoeksraad voor Veiligheid kan op vrijwel alle beleidsterreinen actief zijn.
Daarom is gekozen voor een ‘organisatiegerichte’ selectielijst. Voor het opstellen
is gebruik gemaakt van bureauonderzoek, bronnenonderzoek, interviews en wet- en regelgeving
voor de OvV en zijn voorgangers.
3.3 Selectiecriteria
De algemene selectiecriteria zijn op een positieve wijze geformuleerd, het zijn bewaarcriteria
en geven de handelingen aan die met een B gewaardeerd worden, dat wil zeggen waarvan
de neerslag permanent moet worden bewaard. De neerslag van de handelingen die met
een V gewaardeerd zijn, kan op termijn vernietigd worden.
De volgende algemene selectiecriteria worden gehanteerd om de handelingen te selecteren
waarvan de neerslag permanent moet worden bewaard.
Algemeen selectiecriterium
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Deze algemene criteria gelden in de meest voorkomende gevallen.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van
vernietiging worden uitgezonderd.
3.4 Geldigheid
De selectielijst van de Onderzoeksraad voor Veiligheid blijft in de huidige vorm maximaal
twintig jaar geldig. De lijst geldt voor alle vormen van neerslag die resulteren uit
de beschreven handelingen. Dus voor digitale bestanden (e-mail, Word, Excel, digitale
kaarten etc), databases en analoge bestanden, waaronder documenten op papier, op video-
en op cassetteband.
3.5 Verslag vaststellingsprocedure
Op 21 augustus 2006 is de ontwerp-selectielijst door de Onderzoekraad voor Veiligheid
aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aangeboden, waarna deze
het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde
driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat
tegelijk met de selectielijst naar de RvC is gestuurd.
Vanaf 1 mei 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij
de registratiebalie van het Nationaal Archief en op de websites van het Nationaal
Archief en van het ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 28 juni 2007 bracht de RvC advies uit (arc-2007.03942/1), hetwelk (naast enkele
tekstuele correcties) geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd de selectielijst op 5 juli 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens
de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld (C/S&A/07/1723).
5. Selectielijst van de Onderzoeksraad voor Veiligheid
5.1 Primaire taken
1
Handeling: Het vaststellen van onderzoeksrapporten.
Periode: 1999–
Product: Onderzoeksrapporten (gepuliceerde versie)
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 55–60
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 57–63
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 9
Opmerking: In het onderzoeksrapport zijn aanbevelingen opgenomen.
Rapporten moet breed opgevat worden. Binnen de organisatie zijn er rapporten, verkorte
rapporten, verkennende rapporten, rapportage na verkenning, tussenberichten, katalyserende
brief (bij een geconstateerd structureel veiligheidstekort, waarbij het doen van diepgaand
onderzoek of het uitbrengen van een rapport een te zwaar middel is, maakt men een
katalyserende brief).
De gepubliceerde versie is openbaar.
Waardering: B
Criterium: 5
2
Handeling: Het uitvoeren van onderzoeken naar voorvallen van nationaal belang.
Periode: 1999–
Product: Ter inzage gelegde versie(s) van het onderzoeksrapport, onderzoeksmateriaal,
beslisdocumenten die in de loop van het onderzoek worden opgesteld, interviews met
sleutelfiguren, hoorzittingen, ‘vertrouwelijke brief’, technische en andere (deel)onderzoeken
en overig uniek materiaal.
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 14-16, 32-65
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 15, 18, 33-66
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 7-9
Opmerking: Criteria voor onderzoeken die van nationaal belang zijn:
– worden breed uitgemeten in de media; en/of
– worden Kamervragen gesteld; en/of
– leidden tot wetswijzigingen; en/ of
– in de Wet Rampen en zware ongevallen (1985) als ‘ramp’ worden betiteld
Permanent te bewaren materialen worden niet automatisch openbaar na 20 jaar.
Waardering: B
Criterium: 5
3
Handeling: Het uitvoeren van onderzoeken naar voorvallen die niet van nationaal belang
zijn.
Periode: 1999–
Product: Ter inzage gelegde versie(s) van het onderzoeksrapport, onderzoeksmateriaal,
beslisdocumenten die in de loop van het onderzoek worden opgesteld, interviews met
sleutelfiguren, ‘vertrouwelijke brief’, technische en andere (deel)onderzoeken en
overig uniek materiaal.
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 14–16, 32–65
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 15, 18, 33-66
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 7–9
Opmerking: De termijn van twintig jaar wordt toegekend omdat:
a. het langere tijd van belang is te kunnen reconstrueren hoe de Raad tot zijn conclusies
is gekomen
b. oudere dossiers worden bestudeerd in het kader van de gegevensverzameling voor
nieuwe projecten
Waardering: V 20 jaar
Criterium
4
Handeling: Het monitoren van de opvolging van aanbevelingen.
Periode: 1999–
Product: Correspondentie na de publicatie
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 73–76
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 69–70
Opmerking: De aanbevelingen zelf zijn onderdeel van de rapporten.
Dit is geen handeling van de TCOD.
Waardering: B
Criterium: 5
5
Handeling: Het registeren van meldingen.
Periode: 1999–
Product: Registraties
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 28, 29
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 28–30
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 6
Opmerking: Gemelde incidenten komen in jaarverslagen. Er zijn databases met meldingen.
Deze bevatten meer gegevens dan de jaarverslagen.
Waardering: B
Criterium: 5
6
Handeling: Het toestaan of inroepen van deelname door vertegenwoordigers van een (buitenlandse)
staat aan het onderzoek.
Periode: 1999–
Product: Overeenkomsten, correspondentie, rapportages
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 45–47
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 45–47
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 2, 10
Opmerking:
Waardering: V 20 jaar
Criterium
7
Handeling: Het leveren van bijdragen aan de totstandkoming van buitenlandse onderzoeksrapporten
Periode: 1999–
Product: Verslagen, nota’s, overeenkomsten, correspondentie, buitenlandse onderzoeksrapporten
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 4, 77–80
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 3, 75–86
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 2, 10
Opmerking: Bevat: deelnemen aan een onderzoek dat door een andere staat wordt ingesteld;
als ook het verstrekken van informatie, het verschaffen van faciliteiten of diensten,
het verlenen van bijstand aan de staat die bevoegd is een onderzoek naar een voorval
in te stellen.
Waardering: B 5 voor rapporten; V 20 jaar voor overige neerslag
Criterium: 5
8
Handeling: Het verantwoorden van de uitvoering van de taken aan betrokkenen en derden.
Periode: 1999–
Product: Jaarverslagen, jaarplannen, jaarberichten, managementrapportages.
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 25, 26
Informatiestatuut Onderzoeksraad voor veiligheid (Stc. 2005, nr. 21)
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 26, 27
Opmerking: Verslagen en rapportages over een periode korter dan een jaar worden vernietigd,
wanneer de gegevens in die verslagen en rapportages in jaarverslagen/ jaarrapportages
zijn opgenomen.
Waardering: B
Criterium: 1–3
5.2 Het voeren van overleg
9
Handeling: Het voeren van beleidsmatig en besluitvormend overleg.
Periode: 1999–
Product: Verslagen van raadsvergaderingen, bestuursvergaderingen, kamervergaderingen,
commissievergaderingen.
Grondslag/ Bron: Interviews
Opmerking: Het gaat om vergaderingen van de Onderzoeksraad en voorlopers, waarin besluiten
worden genomen.
Permanent te bewaren materialen worden niet automatisch openbaar na 20 jaar.
Waardering: B
Criterium: 1
10
Handeling: Het voeren van beleidsvoorbereidend overleg.
Periode: 1999–
Product: Verslagen van het managementteam en afdelingsoverleg.
Grondslag/ Bron: Interviews
Opmerking: Hierin worden besluiten voorbereid.
Waardering: B
Criterium: 1
11
Handeling: Het voeren van intern overleg.
Periode: 1999–
Product: Verslagen van werkoverleg, bedrijfsvoeringsoverleg, overleg van gebruikersgroepen.
Grondslag/ Bron:
Opmerking:
Waardering: V 5 jaar
Criterium
5.3 Organisatie
12
Handeling: Het inrichten van de organisatie.
Periode: 1999–
Product: Inrichtings- en formatieplannen, nota’s, organisatie- en reorganisatierapporten,
Bestuursreglementen.
Grondslag/ Bron: Bestuursreglementen: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art.
17
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 19
Opmerking: Ontwikkelen van de organisatie, reorganisaties.
Waardering: B
Criterium: 4
13
Handeling: Het instellen van commissies en andere werkverbanden.
Periode: 2005–
Product: Instellingsbesluiten
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 10 (toelichting)
Opmerking: Verschil commissies – andere werkverbanden. Aan een commissie kan wel beslissingsbevoegdheden
worden verleend.
Waardering: B
Criterium: 4
14
Handeling: Het opstellen van beleid, regels en procedures voor de interne bedrijfsvoering.
Periode: 1999–
Product: Plannen van aanpak, procedures, procesbeschrijvingen, selectielijst, werkinstructies,
beleidsplannen voor de interne bedrijfsvoering.
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Hieronder vallen het beleid, regels en procedures op het gebied van ondersteunende
activiteiten, waaronder personeelszaken, facilitaire zaken, financiën, inkoop, ict
en documentaire informatievoorziening binnen de organisatie.
Waardering: B
Criterium: 4
15
Handeling: Het uitvoeren van beleid, regels en procedures voor de interne bedrijfsvoering.
Periode: 1999–
Product
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Het gaat om het secretariaat en beheren en onderhouden van de documentaire
informatievoorziening, computer- en informatiecentra en telefooncentrale.
Waardering: V 7 jaar
Criterium
5.4 Financieel beheer
16
Handeling: Het opstellen en vaststellen van jaarrekeningen, begrotingen en financiële
meerjarenplannen.
Periode: 1999–
Product: Begrotingen, jaarrekeningen, financiële meerjarenplannen
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 20, 23, 24
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 20, 24
Opmerking:
Waardering: B
Criterium: 1, 3
17
Handeling: Het verantwoorden van het financieel beheer.
Periode: 1999–
Product: Voorbereidende documenten, maandrapportages, kwartaalrapportages.
Grondslag/Bron
Opmerking: Alle activiteiten gericht op het verantwoorden van de kosten. Het gaat
niet om het opstellen van eindrapportages zoals jaarplan, periode en maandrapportages,
maar om de planning & control cyclus.
Waardering: V 7 jaar
Criterium
18
Handeling: Het beheren van financiële middelen.
Periode: 1999–
Product: Boekhouding, financiële administratie
Grondslag/Bron
Opmerking: Alle activiteiten gericht op:
– Het administreren van de kosten en opbrengsten
– Het beheren van debiteuren en crediteuren
– Het beheren van de liquide middelen
– Het verantwoorden van ontvangsten en uitgaven
– Baten en lasten
Waardering: V 7 jaar
Criterium
5.5 Communicatie
19
Handeling: Het ontwikkelen, vaststellen en evalueren van het voorlichtings- en communicatiebeleid.
Periode: 1999–
Product: Voorlichtingsplannen, beleidsnota’s.
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Hieronder vallen zowel interne als externe communicatie en voorlichting,
zoals:
Ontwikkelen van een communicatiestrategie voor inhoudelijke doelen en producten.
Onderhouden en bewaken van de huisstijl.
Waardering: B
Criterium: 3
20
Handeling: Het uitvoeren van het voorlichtings- en communicatiebeleid.
Periode: 1999–
Product: Hiertoe horen:
– Speeches, interviews;
– Voorlichtingsmateriaal;
– Personeelsbladen;
– Intranet;
– Websites;
– Overige publicaties: tijdschriften, folders, brochures en posters, kwartaalberichten,
websites, persberichten, conferentiebijdragen.
Grondslag/ Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 18
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 21
Interviews
Opmerking: Hieronder vallen zowel interne als externe communicatie en voorlichting,
zoals:
– Personeelsblad (Zonder Embargo), MT: Vissserslatijn.
– Intranet en internet.
– Speeches, interviews.
Waardering: B eindproducten; V 5 jaar overige neerslag
Criterium: 3
21
Handeling: Het deelnemen aan internationale organisaties als secretariaat of als contactorganisatie.
Periode: 1999–
Product: Notulen, correspondentie
Grondslag/ Bron:
Opmerking: De OvV voert het secretariaat of, zoals bij de International Transport
Safety Association (ITSA), laat de organisatie onder haar paraplu functioneren.
Waardering: B
Criterium: 1, 2
22
Handeling: Het deelnemen aan internationale organisaties als lid
Periode: 1999–
Product: Notulen, correspondentie
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Het secretariaat wordt niet gevoerd door de OvV. Voorbeeld: European Transport
Safety Council (ETSC).
Waardering: V 10 jaar
Criterium
23
Handeling: Het beantwoorden van vragen van individuele burgers, bedrijven en instellingen
betreffende de OVV en zijn voorgangers.
Periode: 1999–
Product: Correspondentie.
Grondslag/ Bron:
Opmerking: Hieronder valt: het adviseren en beantwoorden van vragen, waaronder ook
klachten en voorstellen van burgers, bedrijven, instellingen e.a organisaties over
het beleid.
Waardering: V 10 jaar
Criterium
5.6 Communicatie: contacten
24
Handeling: Het voeren van formeel overleg met andere organen.
Periode: 1999–
Product: Verslagen en afspraken met andere organen zoals Ministers, Openbaar Ministerie,
Korps landelijke politiediensten, ‘meldplichtigen’.
Grondslag/ Bron: Besluit Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 24, 25
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 67, 68
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 10
Opmerking: Het voeren van formeel overleg is bedoeld om tot afspraken te komen m.b.t.
onderzoeken.
– Bijvoorbeeld:
– Aanwijzing afstemmingsprotocol Onderzoeksraad voor Veiligheid – Openbaar Ministerie,
Staatscourant 2005, nr. 211.
– Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 67, 68: afstemming Defensie en Maritieme
organisatie.
Waardering: B
Criterium: 1, 5
25
Handeling: Het onderhouden en beheren van relaties en contacten.
Periode: 1999–
Product: Gegevens over contactpersonen van de OVV en voorgangers bij verschillende
organisaties. Hoofdzakelijk visitekaartjes.
Grondslag/ Bron:
Waardering: V 5 jaar
Criterium
5.7 Informatievoorziening
26
Handeling: Het plannen en ontwikkelen van de informatievoorziening.
Periode: 1999–
Product: Plannen, correspondentie.
Grondslag/Bron:
Opmerking: Hieronder vallen: informatieplannen, systeemontwerpen, projectenplannen.
Waardering: B eindproducten; V 10 jaar overige neerslag
Criterium: 1
27
Handeling: Het ontvangen en verzenden van documenten ter informatie.
Periode: 1999–
Product: Afschriften, kopieën, informatiebulletins, jaarverslagen, reclamefolders.
Grondslag/Bron
Opmerking: Documenten die o.a. alleen ter kennisneming worden ontvangen.
Waardering: V 1 jaar
Criterium
5.8 Personeelszaken
28
Handeling: Het uitvoeren van het personeels- en arbeidsomstandighedenbeleid.
Periode: 1999–
Product: Plannen van aanpak, procedures, circulaires
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 13, 14, 88
Wet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 16, 17
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 4
Opmerking: Hieronder valt de uitvoering van alle afspraken die zijn gemaakt in de
vorm van collectieve en individuele overeenkomsten, bedrijfsregelingen, adviezen op
het gebied van arbeidsomstandigheden, bedrijfshulpverlening, rechtspositie en arbeidsvoorwaarden,
mobiliteit, opleiding etc.
Waardering: V 10 jaar
Criterium
29
Handeling: Het werven en selecteren van personeel.
Periode: 1999–
Product: Vacatures, sollicitatiebrieven.
Grondslag/ Bron:
Opmerking:
Waardering: V 1 jaar
De sollicitatiebescheiden van de aangenomen medewerkers komen in het personeelsdossier
en vallen onder handeling 30
Criterium
30
Handeling: Het beheren van personeel.
Periode: 1999–
Product: Personeelsdossiers.
Grondslag/Bron: Rijkswet Onderzoeksraad voor veiligheid, art. 13, 14, 88
Rijkswet Raad voor de Transportveiligheid, art. 14, 16, 17
Instellingsregeling tijdelijke commissie ongevallenonderzoek Defensie, art. 4
Opmerking:
Waardering: Vertrouwelijke gegevens: V 5 jaar na opmaak (verslagen van functioneringsgesprekken, personeelsbeoordelingen,
ingevulde schouwformulieren en schouwverslagen) Formulieren met betrekking tot blootstelling
aan gevaarlijke stoffen e.d.: V 75 jaar na de geboortedatum van de betrokkene.
Overig: V 10 jaar Na Uitdiensttreding.
Criterium:
31
Handeling: Het voeren van overleg met de Personeelsvertegenwoordiging of Ondernemingsraad.
Periode: 1999–
Product: Overlegvergaderingen met de Ondernemingsraad/ Personeelsvertegenwoordiging
Grondslag/Bron: Wet op de Ondernemingsraden
Opmerking: Voor het archief van de OR is de OR zelf verantwoordelijk.
Begin 2005 werd de OR ingesteld. Daarvoor was er een Personeelsvertegenwoordiging
bij de RvTV.
Waardering: B
Criterium: 1–3