Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
Archief:
Het totaal van de in systematisch verband opgeslagen archiefbescheiden binnen de organisatie.
Archiefbescheiden:
-
a. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het CTB ontvangen of opgemaakt en naar hun aard
bestemd daaronder te berusten;
-
b. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt
door instellingen of personen, wier rechten of functies op het CTB zijn overgegaan;
-
c. reproducties, ongeacht hun vorm, die bij of krachtens de Archiefwet 1995 in de plaats zijn gesteld van de onder a) en b) bedoelde archiefbescheiden.
Archiefbestanddeel:
Deel van het archief dat vanwege het logische verband fysiek een eenheid vormt.
Archiefbewaarplaats (Rijksarchiefbewaarplaats):
Ruimte waarheen archiefbescheiden (van Rijksoverheidsorganen) ter blijvende bewaring
zijn overgebracht en die voldoet aan de eisen als gesteld in de Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Archiefruimte:
Ruimte binnen de organisatie waarin blijvend te bewaren archiefbescheiden worden opgeslagen
tot het moment van overbrenging naar een archiefbewaarplaats en die voldoet aan de
eisen als gesteld in de Regeling bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Authenticiteit:
Het behoud van de inhoud, vorm en structuur van archiefbescheiden in hun oorspronkelijke
gedaante, dat wil zeggen de gedaante die ze bij hun ontstaan hadden.
Basisselectiedocument (BSD):
Selectielijst (zie onder ‘Selectielijst’) als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995.
Beheer:
Het in opdracht van de zorgdrager (doen) uitvoeren van de feitelijke werkzaamheden
die tot doel hebben de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat
te brengen en te houden.
Beheerder:
Degene die belast is met het beheer van het archief.
Bestand:
Een geheel van gegevens in eenzelfde opslagformaat.
Besturingsprogramma:
De programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem.
Conversie:
Het om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat.
Documentaire informatievoorziening:
Het creëren, identificeren, verzamelen, vastleggen, ontsluiten en opslaan van archiefbescheiden,
met als doel het ter beschikking stellen van die documenten of de daarin opgeslagen
informatie.
Documentair structuurplan (DSP):
Een (ordenings)plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden
is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt
(art. 1, Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden).
Dossier:
Map met archiefbescheiden gevormd bij de behandeling van een zaak.
Duurzaamheid:
Het zodanig opslaan en bewaren van archiefbescheiden dat na ten minste honderd jaar
geen noemenswaardige achteruitgang in kwaliteit zal zijn te constateren.
Dynamische fase:
De dynamische fase is de periode waarin dossiers regelmatig worden geraadpleegd of
om andere redenen onder handbereik moeten zijn.
Formeel documenten:
Archiefbescheiden die bij ontvangst of verzending worden geregistreerd in een postregistratiesysteem
omdat zij voldoen aan de registratiecriteria.
Informatiedrager:
Het medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bijvoorbeeld
papier, elektromagnetische of optische media.
Migratie:
Het overzetten van gegevens naar een ander platform.
Opslagformaat:
De code waarin digitale archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen.
Overbrenging:
Het door het CTB overbrengen naar een archiefbewaarplaats van afgesloten archieven
die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar.
Overdracht:
Het in beheer overdragen van archiefbescheiden aan een ander organisatieonderdeel
van het CTB (bijvoorbeeld van het dynamisch naar het semi-statisch archief).
Platform:
Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur
werkt.
Selectielijst:
Wettelijk voorgeschreven instrument, met een geldigheid van ten hoogste twintig jaar,
ten behoeve van de selectie van archieven in blijvend te bewaren en op termijn te
vernietigen archiefbescheiden.
Semi-statische fase:
Fase in het archiefbeheer waarbij dossiers met archiefbescheiden zijn afgesloten,
maar nog wel kunnen worden geraadpleegd, in afwachting van vernietiging of overbrenging
naar een archiefbewaarplaats.
Toepassingsprogrammatuur:
De programmatuur die bestemd is ter ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.
Toezicht:
Het vaststellen of de geldende regelgeving al dan niet wordt nageleefd. Voor Rijksoverheidsorganen
wordt toezicht uitgeoefend door de Erfgoedinspectie (voorheen: Rijksarchiefinspectie).
Vervanging:
Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers,
die bij of krachtens de Archiefwet 1995, artikel 7, in de plaats kunnen worden gesteld van de originele archiefbescheiden.
Vervreemding:
Het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere rechtspersoon dan
het CTB (Archiefwet 1995, artikel 8).
Zorg:
De verantwoordelijkheid voor het naleven van de in de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede,
geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede de daarvoor in
aanmerking komende archiefbescheiden te vernietigen (cf. Archiefwet 1995, artikel 3).
Zorgdrager:
Degene die bij of krachtens artikel 3 van de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archieven.
