Bijlage 1. Voorraadbeheerder
[Regeling vervallen per 01-01-2018]
Over voorraadbeheerders kan vanuit een oogpunt van (administratieve) organisatie in
het algemeen het volgende worden opgemerkt. Artikel 7, derde lid, van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 gaat ervan uit dat voor (op grond
van artikel 6, tweede lid) aangewezen voorraden voorraadbeheerders worden benoemd of aangewezen. Voorraadbeheerders
zijn personen die een bewarende functie uitoefenen, vergelijkbaar met kasbeheerders
die een bewarende functie met betrekking tot geld en geldswaardige papieren hebben.
Evenals de aanwijzing van kasbeheerder is de aanwijzing van een voorraadbeheerder
een persoonsgebonden aanwijzing. De consequentie hiervan is dat ook een voorraadbeheerder
jaarlijks over het door hem gevoerde voorraadbeheer verantwoording zal moeten afleggen.
Verwezen wordt naar artikel 7, zesde lid, van deze regeling.
Voorraadbeheerders kunnen bij de uitvoering van hun taak in de praktijk worden bijgestaan
door aparte magazijnmeesters. Dit kan samenhangen met het feit dat één voorraadbeheerder
is aangewezen voor het beheer van meer dan één voorraad of omdat bijvoorbeeld de organisatie
vereist dat dagelijks afgifte uit de voorraad mogelijk moet zijn. Ingeval van tijdelijke
afwezigheid van de voorraadbeheerder (in verband met bijvoorbeeld ziekte, verlof,
e.d.) moet een vervanger aanwezig zijn. Magazijnmeesters functioneren onder de directe
(functionele) verantwoordelijkheid van de betrokken voorraadbeheerder:
Indien een voorraadbeheerder niet tevens de directe hiërarchische chef is van een
magazijnmeester, behoeft die chef vooraf de instemming van de betrokken voorraadbeheerder
bij de aanstelling van de magazijnmeester. Om misverstanden te voorkomen over de vraag
of een magazijnmeester of bijvoorbeeld een secretaresse, die is aangewezen om een
directievoorraad kantoorartikelen te beheren, wel of niet als een voorraadbeheerder
moet worden beschouwd, is het verstandig bij de aanwijzing van een voorraadbeheerder
expliciet naar artikel 7 van deze regeling te verwijzen.
In het algemeen zullen als voorraadbeheerders worden aangewezen, personen die in dienst
zijn van het Rijk, dat wil zeggen ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet of personen met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten naar burgerlijk recht. In
bijzondere situaties kan het voorraadbeheer zijn uitbesteed. Zo wordt bijvoorbeeld
de opslag van interventievoorraden, die in het kader van EU-landbouwmaatregelen worden
aangehouden, uitbesteed aan daartoe gespecialiseerde bedrijven (zoals vemen en koelhuizen).
Indien dergelijke door derden beheerde voorraden als voorraden ex artikel 6, tweede lid, van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 zijn aangewezen, zullen zo nodig
in aanvulling op een terzake van de uitbesteding gesloten overeenkomst nadere contractuele
afspraken gemaakt moeten worden om te bewerkstelligen, dat het voorraadbeheer met
betrekking tot die voorraden en het daarmee samenhangende administratieve beheer van
die derde worden verricht in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling.
In situaties waarin de beherende derde een rechtspersoon is, kan deze rechtspersoon
als voorraadbeheerder worden aangemerkt en zal alsdan de verantwoordingsprocedure
op de rechtspersoon betrekking hebben. De administratieve organisatie en interne controle
ten aanzien van het voorraadbeheer bij die derde zullen aan overeenkomstige eisen
dienen te voldoen als in overeenkomstige situaties gelden bij het Rijk.
Bijlage 2. Het verzekeringsbeleid van het Rijk
[Regeling vervallen per 01-01-2018]
De beleidsregel dat het Rijk zich in beginsel niet verzekert en derhalve eigen-risicodrager
is, geldt in ieder geval voor de volgende risico’s. Op grond van artikel 17 van de Wet aansprakelijkheidsverzekering motorrijtuigen (WAM) is de Staat vrijgesteld van de verplichting tot het sluiten van een verzekering.
Indien en voorzover een motorrijtuig is aangemeld in het kader van het zogeheten ‘omslagstelsel’
wordt op grond van deze sinds 1 januari 1993 geldende regeling, schade aan en veroorzaakt
door een dienstvoertuig betaald door het Ministerie van Financiën (namens de Staat)
uit het omslagstelsel. Wanneer er sprake is van schuld van derden, bijvoorbeeld als
een dienstvoertuig door een ander motorrijtuig wordt aangereden, kan de eigenaar daarvan
door het Ministerie van Financiën (namens de Staat) voor alle schade worden aangesproken.
De WAM-assuradeuren van de tegenpartij zullen in dat geval de Staat op grond van de
WAM moeten betalen.
Om doelmatigheidsredenen is er evenmin grond voor het afsluiten van een reisverzekering
voor rijksrekening ten behoeve van ambtenaren. De ambtelijke rechtspositieregelingen
bevatten bepaalde voorzieningen ter zake van overlijden, blijvende invaliditeit en
schade aan of verlies van bagage. Daarnaast zouden bij het verzekeren van deze risico’s
doublures ontstaan, omdat bijvoorbeeld ziektekosten ook kunnen worden gedeclareerd
op basis van een bestaande ziektekostenverzekeringspolis. Ambtenaren die evenwel een
aanvullende dekking op prijs stellen, kunnen die vanzelfsprekend voor eigen rekening
afsluiten. De regel dat het Rijk zich in principe niet verzekert, is ook van toepassing
op alle geleaste zaken. Premies en voorwaarden van een verzekering die deel uitmaken
van een leasecontract, zijn veelal niet de voordeligste. Leasecontracten bieden in
de regel de mogelijkheid de risico’s voor rekening van de gebruiker (de lessee) te
laten. Indien dat standaard niet het geval is, dient dat contractueel te worden bedongen.
Wanneer sprake is van een verrichting door het Rijk ten behoeve van een derde dient
het risico in beginsel door de betrokken derde te worden gedragen, zeker wanneer dat
in overeenkomstige gevallen ook buiten de overheid gebruikelijk is. Hier valt bijvoorbeeld
te denken aan het geval dat eigendommen van de rijksoverheid tijdelijk of permanent
ter beschikking worden gesteld van een derde. Het is in dergelijke gevallen noodzakelijk
vooraf afspraken te maken over de risicoverdeling en deze contractueel vast te leggen.
De betrokken derde kan zich vanzelfsprekend voor zijn aandeel in de risicoverdeling
verzekeren. Als het gaat om bedrijfsmatige activiteiten waarvoor aan derden een prijs
in rekening wordt gebracht (dit kan bijvoorbeeld bij baten-lastendiensten het geval
zijn) en het Rijk een aandeel in het risico draagt, verdient het aanbeveling in de
kostprijs een verzekeringspremie als element op te nemen.
Soms kan verzekeren noodzakelijk zijn. Zo kan een verplichting tot verzekeren voortvloeien
uit een wet of verdrag. Een voorbeeld hiervan is de wettelijk verplichte aansprakelijkheidsverzekering
van voertuigen in bepaalde landen (dienstauto’s van ambassades e.d.). Indien het gaat
om risico’s, verbonden aan één of slechts enkele objecten met een zeer grote waarde,
kan het afsluiten van een verzekering raadzaam of zelfs nodig zijn. De wet van de
grote aantallen gaat in een dergelijke situatie niet op. Een voorbeeld hiervan vormt
het aanbouwrisico van marineschepen. Ook uitzonderlijke aansprakelijkheidsrisico’s
kunnen in aanmerking komen om te worden verzekerd. De vraag of een aansprakelijkheidsrisico
als uitzonderlijk moet worden beschouwd, is vaak moeilijk te beantwoorden. Geadviseerd
wordt in voorkomende gevallen een second opinion te vragen ter onderbouwing van een
besluit tot verzekeren. Een besluit tot verzekeren dient overigens op grond van artikel 5, lid 2, van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 genomen te worden in overeenstemming
met de Minister van Financiën. Louter een departementaal budgettair motief om te verzekeren
is op zich onvoldoende als vanuit rijksbreed perspectief de wet van de grote aantallen
opgeld doet.
