II. Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015
A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin
1. Fungeren als trait d’union
2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd
3. Overige ambtelijke ondersteuning
B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak
C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen
1. Organisatie-ontwikkeling
2. Bestuurs- en beheershandelingen
3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer
4. Overlegstructuren
5. Documentaire Informatievoorziening
6. Dienstuitoefening
7. Financieel beheer
8. Personeelsbeheer
I. Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015
1. Inleiding
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat
te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor
in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor deze vernietiging is een selectielijst
het instrument. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 regelt de ontwerp- en de vaststellingsprocedure voor selectielijsten. Hierin is aangegeven
dat bij het ontwerpen rekening gehouden moet worden met:
- -
de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
- -
de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
- -
de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
- -
het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen,
voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
De selectielijst van het Kabinet der Koningin is gebaseerd op het ’Institutioneel
onderzoeksrapport Kabinet der Koningin’. Het beschrijft per handeling of de neerslag
ervan overgebracht moet worden naar de Rijksarchiefdienst. Het overbrengen dient te
geschieden volgens de ’Normen goede en geordende staat’. Met alle bovengenoemde belangen
is in deze lijst rekening gehouden. De selectielijst Kabinet der Koningin wijkt af
van andere lijsten; de lijst heeft betrekking op de organisatie en afzonderlijke taakgebieden
van het Kabinet en bestrijkt dus geen beleidsterrein. Gelet op het bijzondere karakter
van het Kabinet en de beperkte omvang van de organisatie is de lijst tevens bedoeld
als een werkinstructie inzake het beheer van de gegevensbestanden. Het is om deze
reden dat ook de handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering/ondersteunende
processen erin zijn opgenomen. Als model is de selectielijst van de Algemene Rekenkamer
gebruikt . De periode waarvoor deze selectielijst geldt is 1994 - 2015.
2. Organisatie
Het Kabinet der Koningin valt als zelfstandig rijksorgaan onder begrotingshoofdstuk
II van de Rijksbegroting (Hoge Colleges van Staat en Kabinet der Koningin). De positie
en taken zijn neergelegd in het koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44 en
het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17.
Het Kabinet bestaat uit een directeur, een plaatsvervangend directeur en vier afdelingen.
De directeur en de plaatsvervangend directeur worden bij koninklijk besluit benoemd.
De overige personeelsleden worden bij beschikking van de directeur benoemd, bevorderd
en ontslagen. Deze bevoegdheid is hem daartoe bij mandaat verleend. De feitelijke
uitvoering daarvan ligt bij de directeur personeelszaken van het ministerie van Binnenlandse
Zaken. Op de ambtenaren van het Kabinet der Koningin is van toepassing de Ambtenarenwet 1929 (Stb. 1929, 530).
3. Taakgebieden
De in de loop der tijd aan het Kabinet der Koningin opgedragen taken zijn:
-
a. ambtelijk ondersteunen van de Koningin bij de uitoefening van haar staatsrechtelijke
taken en fungeren als trait d’union tussen de Koningin en ministers;
-
b. bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden;
-
c. interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen.
Deze taken worden hierna toegelicht.
a. Ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit van 22 december 1840,
nr. 44)
Deze taak richt zich op drie onderdelen:
-
1º.
Fungeren als trait d’union
Het registreren, inhoudelijk samenvatten en aan de Koningin doorgeleiden van alle
door de bewindspersonen aangeboden stukken. Deze stukken zijn:
- -
voordrachten en nadere rapporten van ministers en staatssecretarissen met betrekking
tot voorstellen van wet, ontwerp-algemene maatregelen van bestuur, ontwerp-koninklijke
besluiten en aangenomen (rijks)wetten;
- -
aanhangigmakingen bij de Raad van State van ontwerp-goedkeuringswetten voor verdragen,
van voorstellen van wet en van algemene maatregelen van bestuur;
- -
verlofaanvragen van ministers en staatssecretarissen;
- -
machtigingen tot afwijzing van gratieverzoeken, tot administratieve wijziging van
getekende koninklijke besluiten, tot afwijzing verzoekschriften militairen en tot
het vragen van agrément voor toekennen van koninklijke onderscheidingen en voor toelaten
buitenlandse ambassadeurs en consuls;
- -
nota’s, rapporten en brieven van particulieren, ministers of staatssecretarissen
en (overheids-)instanties;
- -
dankbetuigingen van gedecoreerden voor verleende koninklijke onderscheidingen.
Het ontvangen, lezen en ter behandeling aan de ministeries overdragen van de van particulieren
ontvangen verzoekschriften.
Artikel 5 van de Grondwet 1983 en 1987 geeft ieder het recht schriftelijk verzoeken in te dienen bij het bevoegd
gezag. Op basis van dit grondwetsartikel ontvangt de Koningin jaarlijks vele verzoekschriften.
Deze verzoekschriften worden na registratie:
- -
hetzij om bericht en raad voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris;
ten aanzien van deze verzoekschriften ontvangt de Koningin achtergrondinformatie en
het antwoord in concept dat de bewindspersoon voornemens is te geven; na instemming
ontvangt de betrokken bewindspersoon de machtiging tot afdoening van het stuk in de
voor-gestelde vorm; in incidentele gevallen kan daarnaast een korte noodzakelijk geachte
wijziging ter nadere overweging worden voorgelegd;
- -
hetzij ter afdoening toegezonden aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris;
na afdoening door het ministerie ontvangt het Kabinet een afschrift van het verzonden
antwoord of de mededeling dat het ministerie het verzoekschrift deponeert en geen
verdere actie onderneemt;
- -
hetzij gedeponeerd (onsamenhangende brieven, waaruit geen concreet probleem is te
distilleren).
Daarnaast moeten op basis van wettelijke regelingen bepaalde verzoekschriften aan
de Koningin worden gericht. Een deel van deze verzoekschriften wordt rechtstreeks
gezonden naar de verantwoordelijke minister (bijvoorbeeld naturalisaties, naamswijzigingen)
of naar een door hem daartoe aangewezen ambtsdrager (bijvoorbeeld sollicitaties naar
het ambt van burgemeester worden verstuurd naar de Commissaris der Koningin in de
provincie, waarbinnen de vacature ontstaat). De overige verzoekschriften (bijvoorbeeld
verzoeken om gratie en ontslag) ontvangt het Kabinet rechtstreeks. Deze worden na
registratie ter behandeling voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris.
Gehonoreerde verzoekschriften komen in de vorm van een (ontwerp)koninklijk besluit
weer bij het Kabinet terug.
In de trait d’union-functie staat het Kabinet der Koningin tussen de Koningin enerzijds
en de ministers en de staatssecretarissen anderzijds in. Het Kabinet brengt de verbinding
tot stand; dit komt tot uitdrukking in de correspondentie die de Directeur namens
de Koningin voert en zijn bemiddeling bij het totstandkomen van contacten.
-
2º.
Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd
Deze taak omvat de volgende onderdelen:
- -
het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin ten behoeve van periodieke,
dat wil zeggen met een zekere regelmaat terugkerende, ontvangsten (bewindspersonen,
leden Staten-Generaal, Gouverneurs, Commissarissen der Koningin, burgemeesters e.d.)
en incidentele ontvangsten in verband met bijvoorbeeld het afleggen van de eed of
belofte in handen van de Koningin;
- -
het verzamelen van achtergrondinformatie ten behoeve van inkomende en uitgaande staatsbezoeken,
officiële bezoeken en werkbezoeken;
- -
het verzamelen van achtergrondinformatie over andere relevante onderwerpen voor de
Koningin;
- -
het voeren van correspondentie namens de Koningin;
- -
het opstellen en overbrengen van boodschappen aan staatshoofden van vreemde mogendheden
via het ministerie van Buitenlandse Zaken en ambassades.
-
3º.
Overige ambtelijke ondersteuning
Deze taak heeft betrekking op de ambtelijke ondersteuning bij de kabinetsformatie
en de troonrede en omvat:
- -
het fungeren als trait d’union tussen Koningin en ministers en staatssecretarissen;
- -
het voeren van correspondentie namens de Koningin;
- -
het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin;
- -
andere vormen van ambtelijke ondersteuning zoals het opstellen en uitgeven van communiqués
bij de kabinetsformatie.
Voorts heeft deze taak betrekking op de ambtelijke ondersteuning tijdens het regentschap.
Het Kabinet der Koningin vervult voor de Regent dezelfde werkzaamheden als voor de
Koningin, dat wil zeggen draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de Regent
bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeert als trait d’union
tussen de Regent en ministers.
Artikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent . Indien toepassing moet worden gegeven aan artikel 38 van de Grondwet, op grond waarvan de Raad van State het koninklijk gezag uitoefent, vervult het Kabinet
der Koningin dezelfde ambtelijke ondersteunende werkzaamheden als voor de Regent.
Gezien het feit dat de Raad van State sedert 1890 niet meer geroepen is het koninklijk
gezag uit te oefenen, wordt in casu alleen volstaan met deze vermelding.
b. Bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke rege-ringsbescheiden
Deze taak die van oudsher aan de Directeur is opgedragen staat vermeld in het koninklijk
besluit van 14 december 1893, nr. 17, en in de Archiefwet 1995. Deze taak omvat het registreren, rappelleren, archiveren, verfilmen van alle archiefbescheiden
en overdragen daarvan aan het Algemeen Rijksarchief. Voorts verschaft het Kabinet
aan tal van instanties en particulieren informatie over de in het archief opgenomen
documenten.
c. Interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen
Ter ondersteuning van de primaire processen worden ondersteunende handelingen uitgevoerd.
Deze hebben betrekking op:
- -
organisatie-ontwikkeling;
- -
bestuurs- en beheershandelingen;
- -
privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer;
- -
overlegstructuren;
- -
documentaire informatievoorziening;
- -
dienstuitoefening;
- -
financieel beheer;
- -
personeelsbeheer.
4. Selectie-uitgangspunten
De selectie met betrekking tot het overbrengen van de archiefbescheiden richt zich
op de handelingen van het Kabinet der Koningin. Er wordt een scheiding aangebracht
tussen te bewaren (naar de Rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te
vernietigen gegevens. In samenhang met andere selectielijsten moeten de gegevens een
reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk maken. Het Kabinet
valt niet onder een van de gangbare beleidsterreinen en derhalve gelden andere selectiecriteria.
In deze lijst is voor elke handeling een waardering aangegeven (bewaren/vernietigen),
op grond van de volgende criteria.
Voor het taakgebied ’bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten
en soortgelijke regeringsbescheiden’ geldt als criterium de functie van ’dépot des
lois’. Het Staatsarchief is de complete verzameling van originele staatsstukken zoals
de wetten, algemene maatregelen van bestuur en koninklijke besluiten. Het archief
geeft inzicht in het functioneren van de regering op het hoogste niveau: het vormt
als het ware het sluitstuk van de besluitvorming op de ministeries en is daarmee te
beschouwen als een toegang op alle ministerie-archieven. Het gehele Staatsarchief
blijft bewaard.
Voor de andere taakgebieden is steeds de afweging gemaakt of de neerslag ook elders
aanwezig is. Belangrijke selectiecriteria die het Kabinet hierbij hanteert zijn:
- -
externe verantwoording of verslaglegging;
- -
inrichting en werkprocedures;
- -
bijzondere tijdsomstandigheden (Tweede Wereldoorlog).
In de praktijk betekent dit dat de neerslag van de handelingen ter vervulling van
de primaire taken van het Kabinet der Koningin bijna integraal voor bewaring in aanmerking
komt. Eén categorie valt daarbuiten. De neerslag van de verzoekschriftenadministratie
zal op termijn worden vernietigd. Deze bestaat uit registratie en afschriften; het
feitelijke dossier betreffende verzoekschriften berust bij de ministeries welke zijn
belast met de behandeling van de verzoekschriften. Voor het extern verantwoordingsbelang
en de service die het Kabinet aan rekestranten wil bieden is een bewaartermijn van
20 jaar gesteld. Hierop is één uitzondering. Van die verzoekschriften die om bericht
en raad aan de betreffende bewindspersonen worden gezonden blijft het dossier permanent
bewaard.
De neerslag van de handelingen in de sfeer van bedrijfsvoering en ondersteuning zal
op termijn worden vernietigd, conform de daarvoor vastgestelde wettelijke termijnen.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
gebeurtenissen of personen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van
vernietiging worden uitgezonderd.
5. Totstandkoming van de lijst
Het eerste concept van een selectielijst dateert van 28 december 1994. Een tweede
concept volgde eind 1995. Aan het ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 gevoerde driehoeksoverleg namen de volgende personen deel:
- -
als deskundige ten aanzien van de organisatie en taken van het Kabinet der Koningin:
mr. J. van Ingen, directie-adviseur van het Kabinet der Koningin en auteur van het
institutioneel onderzoek;
- -
als deskundige ten aanzien van het archiefbeheer: mw. G. Keijzer-Baldé, hoofd van
de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het Kabinet der Koningin;
- -
als vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris: drs. R.C. Hol, Rijksarchivaris
PIVOT.
Over de kwestie van de toepassing van wet- en regelgeving inzake de openbaarheid in
relatie tot de belangen voor de recht- en bewijszoekende burger is overleg gevoerd
met het ministerie van Justitie, afdeling Gratie, en het ministerie van Algemene Zaken.
Het ging hierbij in het bijzonder om de gratieverleningen en de kroonberoepen.
Op 3 mei 1996 is de ontwerp-selectielijst door de Directeur van het Kabinet der Koningin
aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen aangeboden. Van het
gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt,
dat tegelijk met de ontwerp-selectielijst naar de Raad voor Cultuur is verstuurd.
Vanaf 1 juli 1996 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage
bij de bibliotheken van het Kabinet der Koningin, het ministerie van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschappen, het Algemeen Rijksarchief en de rijksarchieven in de provincie.
De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in een reactie. Na afloop van de terinzagelegging
is de ontwerp-selectielijst op 28 augustus 1996 om advies gezonden naar de Raad voor
Cultuur.
Het advies van de Raad voor Cultuur van 3 juni 1997 (arc-97.933/2) heeft geleid tot
nader overleg tussen het Kabinet der Koningin en de Algemene Rijksarchivaris. Naar
aanleiding van het advies zijn de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst
aangebracht:
- -
in de titel van de selectielijst is de periode 1994–2015 opgenomen;
- -
bij handeling A.1.2 is de waardering bewaren toegekend aan de strips met aantekeningen
van het Staatshoofd en uitgebreide strips betreffende ingewikkelde wet- en regelgeving;
- -
de waardering van handeling C.7.7 is gewijzigd van vernietigen in bewaren.
6. Systematiek van de lijst
De selectielijst is opgedeeld in de drie taakgebieden die hierboven zijn omschreven.
Per taakgebied is een opsomming gegeven van de handelingen. In de linkerkolom staat
het volgnummer, in de tweede kolom de omschrijving van de handeling, in de derde kolom
de producten, in de vierde kolom de bewaartermijn en in de vijfde kolom eventuele
toelichtingen.
II. Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015
De kolommen in de overzichten van deze selectielijst hebben de volgende betekenis:
Nr. = volgnummer van de handeling
Omschrijving = korte omschrijving van de handeling
Producten = (schriftelijke) neerslag van de handeling
Termijn = bewaartermijn (bewaren = permanent bewaren: betekent na 20 jaar overdragen
aan ARA; x jaar = x jaren bewaren, daarna vernietigen;
na vervanging = vernietigen van een stuk nadat vervanging daarvan heeft plaatsgehad)
Toelichting = ruimte voor toelichting
A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin
(koninklijk besluit 22 december 1840, nr. 44)
1. Fungeren als trait d'union
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
|
A.1.1
|
Het ontvangen en
|
Registratie
|
a. bewaren
|
b. De originele
|
| |
registreren van:
|
|
|
verzoekschriften
|
| |
a. wetsvoorstellen,
|
|
|
worden doorgezonden
|
| |
ontwerp-koninklijke
|
|
|
naar de
|
| |
besluiten, verdragen en
|
|
|
verantwoordelijke
|
| |
andere door de Koningin te
|
|
|
bewindspersonen. Het
|
| |
tekenen stukken;
|
|
|
Kabinet behoudt
|
| |
b. verzoekschriften en
|
|
b. 20 jaar
|
slechts een
|
| |
afschriften van
|
|
|
registratie en de
|
| |
antwoordbrieven van
|
|
|
afschriften van
|
| |
bewindslieden;
|
|
|
antwoorden op de
|
| |
c. boodschappen van
|
|
c. bewaren
|
verzoekschriften. Het
|
| |
staatshoofden van vreemde
|
|
|
dossier berust bij de
|
| |
mogendheden;
|
|
|
ministeries.
|
| |
d. overige aan het Kabinet
|
|
d. bewaren
|
|
| |
der Koningin gerichte
|
|
|
|
| |
stukken.
|
|
|
|
|
A.1.2
|
Het op vormvereisten
|
- strips (samenvattingen)
|
- strips:
|
De strip is een korte
|
| |
controleren, inhoudelijk
|
- wetsvoorstellen met
|
vernietigen na
|
samenvatting van de
|
| |
samenvatten, administreren
|
memorie van toelichting
|
afhandeling,
|
inhoud voor de
|
| |
en doorgeleiden aan de
|
- AMvB's met nota van
|
behalve strips
|
Koningin.
|
| |
Koningin van alle van de
|
toelichting
|
met
|
De door de Koningin
|
| |
bewindslieden afkomstige
|
- ontwerp-KB's (eventueel
|
aantekeningen
|
getekende stukken
|
| |
ontwerp-wet en regelgeving
|
met toelichting)
|
van het
|
gaan voor contraseign
|
| |
en overige stukken die ter
|
- verdragen met toelichtende
|
Staatshoofd en
|
terug naar de
|
| |
goedkeuring/kennisneming
|
nota
|
uitgebreide
|
bewindslieden en
|
| |
aan de Koningin worden
|
- adviezen Raad van State
|
strips
|
komen daarna ter
|
| |
voorgelegd.
|
- voordrachten bewindslieden
|
betreffende
|
bewaring terug op het
|
| |
|
- nadere rapporten
|
ingewikkelde
|
Kabinet (zie A.1.4).
|
| |
|
bewindslieden
|
wet- en
|
|
| |
|
- minuut-brieven
|
regelgeving
|
|
| |
|
|
- overige
|
|
| |
|
|
producten:
|
|
| |
|
|
bewaren
|
|
|
A.1.3
|
Het doorzenden aan
|
a. registratie
|
a. bewaren
|
b. De
|
| |
ministeries en Hoge
|
b. verzendbevestigingen
|
b. 1 jaar
|
verzendbevestiging is
|
| |
Colleges van Staat van door
|
|
|
een administratief
|
| |
de Koningin afgedane
|
|
|
hulpmiddel.
|
| |
stukken
|
|
|
|
|
A.1.4
|
Het ontvangen van
|
registratie originele
|
bewaren
|
De originele wet- en
|
| |
gecontrasigneerde wetten,
|
wetten, AMvB's, KB's
|
|
regelgeving blijft
|
| |
AMvB's en KB's
|
|
|
bewaard (dépot des
|
| |
|
|
|
lois). Zie B.1.
|
|
A.1.5
|
a. Het lezen en ter
|
a. Samenvattingen van de
|
a. 20 jaar
|
a. en b. De
|
| |
behandeling overdragen of
|
inhoudgeleidestempels c.q.
|
|
registratie van de
|
| |
om bericht en raad
|
apostilles, minuut-
|
|
verzoekschriften aan
|
| |
verzenden aan de betrokken
|
ontvangstbevestigingsbrieven
|
|
het staatshoofd wordt
|
| |
bewindslieden van de van
|
en minuut-
|
|
20 jaar bewaard, de
|
| |
particulieren ontvangen
|
doorgeleidingsbrieven
|
|
verzoekschriften zelf
|
| |
verzoekschriften.
|
b. afschriften
|
b. 20 jaar
|
worden ter afdoening
|
| |
b. Het kennisnemen van
|
c. rapporten en minuut-
|
c. bewaren
|
doorgezonden aan de
|
| |
afschriften van door de
|
machtigingsbrieven
|
|
betrokken
|
| |
bewindslieden verzonden
|
d. notities
|
d. bewaren
|
bewindslieden. Het
|
| |
antwoordbrieven aan
|
|
|
Kabinet der Koningin
|
| |
adressanten op ter
|
|
|
ontvangt ter
|
| |
ter behandeling
|
|
|
kennisneming de
|
| |
overgedragen
|
|
|
door
|
| |
verzoekschriften.
|
|
|
de bewindslieden
|
| |
c. Het kennisnemen van
|
|
|
opgestelde
|
| |
rapporten inzake om bericht
|
|
|
antwoordbrieven.
|
| |
en raad verzonden
|
|
|
N.B. Een zeer beperkt
|
| |
verzoekschriften en
|
|
|
aantal
|
| |
opstellen van
|
|
|
verzoekschriften
|
| |
machtigingsbrief ter
|
|
|
wordt gedeponeerd en
|
| |
afdoening door
|
|
|
komt niet voor
|
| |
bewindslieden.
|
|
|
blijvende bewaring in
|
| |
d. Het verstrekken van
|
|
|
aanmerking. Het
|
| |
informatie uit en over
|
|
|
betreft
|
| |
verzoekschriften aan de
|
|
|
onsamenhangende
|
| |
Koningin.
|
|
|
brieven, waaruit geen
|
| |
|
|
|
concreet probleem is
|
| |
|
|
|
te distilleren.
|
| |
|
|
|
c. De rapporten
|
| |
|
|
|
betreffende bericht-
|
| |
|
|
|
en raadstukken hebben
|
| |
|
|
|
een zwaarder
|
| |
|
|
|
karakter; bij de
|
| |
|
|
|
beantwoording van
|
| |
|
|
|
deze brieven is de
|
| |
|
|
|
Koningin inhoudelijk
|
| |
|
|
|
betrokken. Deze komen
|
| |
|
|
|
derhalve voor
|
| |
|
|
|
bewaring in
|
| |
|
|
|
aanmerking.
|
| |
|
|
|
d.
|
| |
|
|
|
Managementoverzichten
|
| |
|
|
|
met een samenvatting
|
| |
|
|
|
over de inhoud van
|
| |
|
|
|
verzoekschriften
|
| |
|
|
|
worden bewaard.
|
|
A.1.6
|
a. Het vastleggen op
|
- microfilms
|
a. bewaren
|
a. Zie B.1.
|
| |
microfilm en het archiveren
|
- archiefstukken
|
|
b. Gedeponeerde
|
| |
van wetten, AMvB's en KB's
|
|
|
verzoekschriften zijn
|
| |
met de daarbij behorende
|
|
|
overwegend
|
| |
(nadere) rapporten,
|
|
|
onsamenhangende
|
| |
adviezen en
|
|
|
brieven, waaruit geen
|
| |
aanbiedingsbrieven e.d.
|
|
|
concreet probleem is
|
| |
b. Het archiveren van te
|
|
b. 20 jaar
|
te distilleren.
|
| |
deponeren verzoekschriften.
|
|
|
|
| |
c. Het archiveren van
|
|
c. bewaren
|
|
| |
bericht en raadrapporten
|
|
|
|
| |
met kopie verzoekschriften.
|
|
|
|
|
A.1.7
|
Opstellen en overbrengen
|
notities
|
bewaren
|
|
| |
van boodschappen aan
|
|
|
|
| |
staatshoofden van vreemde
|
|
|
|
| |
mogendheden via het
|
|
|
|
| |
Ministerie van Buitenlandse
|
|
|
|
| |
Zaken en ambassades
|
|
|
|
|
A.1.8
|
Secretariaatswerkzaamheden:
|
- adreslijsten
|
na vervanging
|
periodieke
|
| |
werkplanning, samenstellen
|
- agenda's
|
|
bijstelling; oud
|
| |
overzichten en bijhouden
|
- planningsoverzichten
|
|
vervalt
|
| |
agenda's
|
|
|
|
2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
|
A.2.1
|
achtergrondinformatie
|
- notities met curriculum
|
bewaren
|
|
| |
voor de Koningin ten
|
vitae
|
|
|
| |
behoeve van
|
- werkdossiers
|
|
|
| |
periodieke, d.w.z.
|
- notities
|
|
|
| |
met een zekere
|
|
|
|
| |
regelmaat
|
|
|
|
| |
terugkerende,
|
|
|
|
| |
ontvangsten
|
|
|
|
| |
(bewindslieden, leden
|
|
|
|
| |
Staten-Generaal,
|
|
|
|
| |
Gouverneurs,
|
|
|
|
| |
Commissarissen der
|
|
|
|
| |
Koningin en anderen)
|
|
|
|
| |
en incidentele
|
|
|
|
| |
ontvangsten in
|
|
|
|
| |
verband met
|
|
|
|
| |
bijvoorbeeld het
|
|
|
|
| |
afleggen van de
|
|
|
|
| |
eed/belofte in handen
|
|
|
|
| |
van de Koningin;
|
|
|
|
| |
b. Ontvangst van bij
|
|
|
|
| |
het Hof
|
|
|
|
| |
geaccrediteerde
|
|
|
|
| |
ambassadeurs;
|
|
|
|
| |
c. Inkomende en
|
|
|
|
| |
uitgaande
|
|
|
|
| |
staatsbezoeken,
|
|
|
|
| |
officiële bezoeken en
|
|
|
|
| |
werkbezoeken;
|
|
|
|
| |
d. Andere relevante
|
|
|
|
| |
onderwerpen.
|
|
|
|
3. Overige ambtelijke ondersteuning
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
|
A.3.1
|
Ambtelijke en
|
- draaiboeken
|
|
Het Kabinet der
|
| |
administratieve
|
- minuut-brieven
|
|
Koningin
|
| |
ondersteuning bij
|
- communiqués
|
|
verzorgt ook de
|
| |
kabinetsformaties
|
- adviezen Voorzitter
|
|
communiqués bij
|
| |
|
Eerste en Tweede Kamer;
|
|
tussentijds
|
| |
|
Vice-President van de
|
|
aftredende
|
| |
|
Raad van State en
|
|
bewindslieden.
|
| |
|
fractievertegenwoordigers
|
|
|
| |
|
politieke partijen Tweede
|
|
|
| |
|
Kamer
|
|
|
| |
|
- rapporten (in-
|
|
|
| |
|
)formateur
|
|
|
| |
|
- gespreksnotities
|
|
|
|
A.3.2
|
Ambtelijke en
|
- draaiboeken
|
bewaren
|
|
| |
administratieve
|
- troonredes
|
|
|
| |
ondersteuning bij
|
|
|
|
| |
de troonrede
|
|
|
|
|
A.3.3
|
Waarneming
|
idem bij staatshoofd
|
bewaren
|
Het Kabinet der
|
| |
koninklijk gezag
|
|
|
Koningin
|
| |
door Regent en
|
|
|
verricht voor
|
| |
Raad van State
|
|
|
de Regent en de
|
| |
|
|
|
Raad van State
|
| |
|
|
|
dezelfde
|
| |
|
|
|
werkzaamheden
|
| |
|
|
|
als voor de
|
| |
|
|
|
Koningin als
|
| |
|
|
|
staatshoofd.
|
B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak (koninklijk besluit van 14 december
1893, nr. 17 en Archiefwet)
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
B.1
|
Het bewaren van
|
Kabinetsarchief
|
bewaren
|
Kabinetsarchief
|
| |
de
|
(zie A.1.4).
|
|
wordt
|
| |
oorspronkelijke
|
|
|
overgedragen na
|
| |
staatsstukken
|
|
|
het verstrijken
|
| |
|
|
|
van een termijn
|
| |
|
|
|
van 20 jaar.
|
| |
|
|
|
Van de stukken
|
| |
|
|
|
wordt tevens
|
| |
|
|
|
een kopie
|
| |
|
|
|
gemaakt op
|
| |
|
|
|
microfilm.
|
|
B.2
|
Het
|
correspondentie
|
bewaren
|
|
| |
beantwoorden
|
|
|
|
| |
van vragen en
|
|
|
|
| |
het verstrekken
|
|
|
|
| |
van
|
|
|
|
| |
inlichtingen
|
|
|
|
| |
uit het
|
|
|
|
| |
Kabinetsarchief
|
|
|
|
C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen
1. Organisatie-ontwikkeling
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
C.1.1
|
Organisatiewijziging
|
beschikkingen
|
bewaren
|
|
| |
en vaststelling van
|
|
|
|
| |
taken van afdelingen
|
|
|
|
|
C.1.2
|
Formatievaststelling
|
- beschikkingen
|
bewaren
|
|
| |
|
- functiebeschrijvingen
|
|
|
|
C.1.3
|
Het vaststellen van
|
beschikkingen
|
na vervanging
|
|
| |
mandaatbesluiten op
|
|
|
|
| |
materieel en
|
|
|
|
| |
personeelsgebied
|
|
|
|
2. Bestuurs- en beheershandelingen
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
C.2.1
|
Managementteam
|
- vergaderstukken
|
5 jaar
|
|
| |
|
- mt-besluiten
|
|
|
|
C.2.2
|
Het vaststellen van een
|
plannen
|
5 jaar
|
|
| |
opleidingsplan
|
|
|
|
|
C.2.3
|
Het voeren van intern
|
vergaderstukken
|
5 jaar
|
|
| |
werkoverleg
|
|
|
|
|
C.2.4
|
Het opstellen van
|
- werkinstructies
|
na vervanging
|
|
| |
werkinstructies en
|
- roosters
|
|
|
| |
dienstroosters
|
- handboek
|
|
|
|
C.2.5
|
Het opstellen van een
|
informatieplannen
|
na vervanging
|
|
| |
informatievoorzieningsplan
|
|
|
|
|
C.2.6
|
Het opzetten en
|
- nota's
|
5 jaar
|
|
| |
instandhouden van interne
|
- personeelsbladen
|
|
|
| |
voorlichting en
|
|
|
|
| |
communicatie
|
|
|
|
|
C.2.7
|
Het instellen van een
|
beschikkingen
|
bewaren
|
Wijzigingswet
|
| |
Ondernemingsraad
|
|
|
WOR, zie C.6.5
|
3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
C.3.1
|
Het verrichten van
|
overeenkomsten
|
- overeenkomsten:
|
Conform artikel
|
| |
privaatrechtelijke
|
|
|
3:306 van het BW
|
| |
rechtshandelingen
|
|
20 jaar
|
Besluit
|
| |
|
|
- aanbesteding
|
aanbesteding van
|
| |
|
|
van werken door
|
werken 1973
|
| |
|
|
derden uit te
|
|
| |
|
|
voeren voor
|
|
| |
|
|
zover niet
|
|
| |
|
|
gegund: 10 jaar
|
|
|
C.3.2
|
Het overdragen van
|
- minuut-brieven
|
5 jaar
|
Besluit beheer
|
| |
overtollige
|
- overdrachtslijsten
|
|
overtollige
|
| |
rijksgoederen aan de
|
|
|
rijksgoederen
|
| |
Dienst der Domeinen
|
|
|
|
|
C.3.3
|
Het in bruikleen
|
- overeenkomsten
|
5 jaar nadat
|
|
| |
verkrijgen van
|
van bruikleen
|
kunstvoorwerp
|
|
| |
kunstvoorwerpen
|
- processen-verbaal
|
is teruggegaan
|
|
| |
|
|
naar de
|
|
| |
|
|
bruikleengever
|
|
|
C.3.4
|
Het materieel beheer
|
lijsten
|
na vervanging
|
|
| |
van
|
|
|
|
| |
inventarisgoederen
|
|
|
|
|
C.3.5
|
Het inkopen van ge-
|
- aankoopbewijzen
|
10 jaar
|
|
| |
en verbruiksgoederen
|
- betalingsbewijzen
|
|
|
|
C.3.6
|
Het verzorgen van de
|
voorraadregistratie
|
10 jaar
|
Comptabiliteitswet
|
| |
magazijn- en
|
|
|
|
| |
voorraadadministratie
|
|
|
|
4. Overlegstructuren
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
C.4.1
|
Lidmaatschap in overlegstructuren met:
|
vergaderstukken
|
5 jaar
|
Voorbeelden:
|
| |
- ministeries/Hoge Colleges van Staat
|
|
|
- CCASA
|
| |
- hoforganisatie
|
|
|
- CCBIDOC
|
| |
|
|
|
- Hocosta
|
| |
|
|
|
- OSFD
|
| |
|
|
|
- Kabinetszakenoverleg
|
5. Documentaire informatievoorziening
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
C.5.1
|
Het verrichten van
|
- notities
|
na vervanging
|
Het onderzoek
|
| |
onderzoek in
|
- literatuuroverzichten
|
|
dient ter
|
| |
literatuur- en
|
|
|
ondersteuning
|
| |
parlementaire
|
- werkdossiers
|
|
van de notities
|
| |
bestanden t.b.v.
|
|
|
die voor de
|
| |
informatievoorziening
|
|
|
Koningin worden
|
| |
voor de Koningin
|
|
|
gemaakt. Bij
|
| |
|
|
|
elke ontvangst
|
| |
|
|
|
wordt nieuwe
|
| |
|
|
|
literatuur- en
|
| |
|
|
|
parlementaire
|
| |
|
|
|
documentatie
|
| |
|
|
|
verzameld.
|
|
C.5.2
|
Het collectioneren en
|
- monografieën
|
na vervanging
|
|
| |
beheren van een
|
- series
|
|
|
| |
bibliotheek en
|
- ABC-dossiers
|
|
|
| |
documentatiebestand
|
- tijdschriftartikelen
|
|
|
| |
|
- parlementaire
|
|
|
| |
|
documentatie
|
|
|
6. Dienstuitoefening
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
C.6.1
|
Het opstellen en uitvoeren
|
- plannen
|
na vervanging
|
ARBO-wet van 8
|
| |
van een
|
- ontruimingsvoorschriften
|
|
nov-80
|
| |
bedrijfsveiligheidsplan,
|
|
|
(Stb. 664)
|
| |
waarin opgenomen een
|
|
|
|
| |
bedrijfshulpverleningsplan
|
|
|
|
|
C.6.2
|
Het opstellen en uitvoeren
|
- plannen
|
na vervanging
|
- ARBO-wet
|
| |
van een ARBO-jaarplan en
|
- verslagen
|
|
- Wet
|
| |
een ARBO-jaarverslag
|
|
|
terugdringing
|
| |
|
|
|
ziekteverzuim van
|
| |
|
|
|
22-dec-93
|
| |
|
|
|
(Stb. 750)
|
| |
|
|
|
- Ziektewet van 5
|
| |
|
|
|
juni 1913 (Stb.
|
| |
|
|
|
204)
|
|
C.6.3
|
Het opstellen en uitvoeren
|
- notities
|
na vervanging
|
- ARBO-wet
|
| |
van een verzuimbeleid
|
- voorschriften
|
|
- Wet
|
| |
|
|
|
terugdringing
|
| |
|
|
|
ziekteverzuim
|
| |
|
|
|
- Ziektewet
|
|
C.6.4
|
Het opstellen van
|
a. huisregels
|
a. na
|
EER-Convenant
|
| |
huisregels
|
b. handboeken
|
vervanging
|
|
| |
|
c. overzichten
|
b. na
|
|
| |
|
|
vervanging
|
|
| |
|
|
c. 10 jaar
|
|
|
C.6.5
|
Functioneren
|
a. verkiezingslijsten
|
a. na vervanging
|
- Wet op de
|
| |
Ondernemingsraad
|
b. vergaderstukken
|
b. 5 jaar
|
Ondernemingsraden
|
| |
|
c. minuut-brieven
|
c. 5 jaar
|
(WOR) van 28
|
| |
|
|
|
jan-71
|
| |
|
|
|
(Stb. 54)
|
| |
|
|
|
- Zie C.2.7
|
7. Financieel beheer
|
Nr.
|
Omschrijving
|
Producten
|
Termijn
|
Toelichting
|
| |
|
|
|
|
|
C.7.1
|
Het voeren van
|
- minuut-brieven
|
bewaren
|
Comptabiliteitswet
|
| |
overleg met
|
- nota's
|
|
|
| |
Binnenlandse Zaken
|
- vergaderstukken
|
|
|
| |
m.b.t.
|
- accountantsrapporten
|
|
|
| |
begrotingsbeheer en
|
|
|
|
| |
financiële
|
|
|
|
| |
verslaglegging
|
|
|
|
|
C.7.2
|
Het beheren van een
|
giro- en
|
10 jaar
|
Beschikking
|
|
|
bankrekening
|
bankrekeningen
|
|
kasbeheer
|
|
C.7.3
|
Het vervaardigen van
|
ontwerp-begrotingen
|
10 jaar
|
- HAFIR
|
| |
ontwerp-begrotingen
|
|
|
- Handboek AO KDK
|
|
C.7.4
|
Het verwerken van
|
facturen/
|
10 jaar
|
- HAFIR
|
| |
declaraties
|
declaraties/
|
|
- Handboek AO KDK
|
| |
|
factuur-
|
|
|
| |
|
administratie
|
|
|
|
C.7.5
|
Het vervaardigen van
|
financiële
|
10 jaar
|
- HAFIR
|
| |
financiële
|
overzichten
|
|
- Handboek AO KDK
|
| |
maandverantwoordingen
|
|
|
|
|
C.7.6
|
Het beheren van de
|
kasboeken
|
5 jaar na
|
HAFIR
|
| |
kas
|
|
accountantscontrole
|
|
|
C.7.7
|
Het vervaardigen van
|
handboeken
|
bewaren
|
|
| |
een handboek
|
|
|
|
| |
administratieve
|
|
|
|
| |
organisatie
|
|
|
|
