2. Doel en werkingssfeer gedragscode
De gedragscode:
-
• Is van toepassing op activiteiten van particuliere onderzoeksbureaus waarbij persoonsgegevens
in Nederland worden verwerkt. Voor verwerkingsactiviteiten buiten Nederland dienen
particuliere onderzoeksbureaus zich te houden aan de daar geldende wet- en regelgeving;
-
• De gedragscode bevat richtlijnen hoe in juridische zin moet worden omgegaan met persoonsgegevens
die in het kader van de dienstverlening aan opdrachtgevers verwerkt worden;
-
• draagt bij aan de doorzichtigheid van door de sector particuliere onderzoeksbureaus
gehanteerde onderzoeksmethoden en in te zetten onderzoeksmiddelen;
-
• geeft aan wanneer de onderzochte persoon op de hoogte gesteld wordt van het feit dat
tegen hem/haar een onderzoek is/wordt ingesteld en wat aan de onderzochte persoon
wordt medegedeeld;
-
• biedt aanknopingspunten voor de Autoriteit Persoonsgegevens om te beoordelen of de
verwerking van de persoonsgegevens door de sector particuliere onderzoeksbureaus volgens
de geldende wet- en regelgeving geschiedt.
De Nederlandse Veiligheidsbranche is een representatieve werkgeversorganisatie, waarin
bedrijven zijn aangesloten die vallen onder de werkingssfeer van de Wpbr. Onder de Wpbr vallen beveiligingsbedrijven, bedrijfsbeveiligingsdiensten, particuliere
alarmcentrales, geld- en waardetransportbedrijven en particuliere onderzoeksbureaus.
De Nederlandse Veiligheidsbranche is een voortzetting in ruimer verband van de in
1939 opgerichte vereniging van nachtveiligheidsdiensten en bewakingsbedrijven. De
Nederlandse Veiligheidsbranche is de representant in alle overheids- en bedrijfsorganen
die met beveiliging te maken hebben. De leden zijn, afhankelijk van hun bedrijfsactiviteiten,
onderverdeeld in de volgende secties:
-
– manbewaking;
-
– geld- en waardetransporteurs;
-
– alarmcentrales;
-
– evenementen- en horecabeveiliging;
-
– particuliere onderzoeksbureaus.
Qua aantallen medewerkers die in dienst zijn van particuliere onderzoeksbureaus die
lid zijn van de Nederlandse Veiligheidsbranche vertegenwoordigt de Nederlandse Veiligheidsbranche
anno 2018 40% van het aantal medewerkers van de recherchebureaus waarvoor de Minister
van Justitie en Veiligheid een vergunning heeft afgegeven.
Behalve de Nederlandse Veiligheidsbranche behartigt ook de Branchevereniging voor
Particuliere Onderzoeksbureaus (BPOB) de belangen van particuliere onderzoekers in
Nederland. De BOPB is in de gelegenheid gesteld om inhoudelijk bij te dragen aan de
inhoud van deze privacygedragscode en heeft daarvan ook gebruikt gemaakt.
Voor de privacygedragscode geldt als uitgangspunt dat zij van toepassing is op de
sectie particuliere onderzoeksbureaus van de Nederlandse Veiligheidsbranche en de
leden van de BPOB voor zover de particuliere onderzoeksbureaus een vergunning hebben
als recherchebureau in de zin van artikel 1 lid 1 aanhef en onder f van de Wpbr. Bij de beoordeling van de vraag of recherchewerkzaamheden worden verricht zijn de
feitelijke werkzaamheden die worden verricht bepalend.
De eerste versie van de privacygedragscode is door de Autoriteit Persoonsgegevens
voor een periode van vier jaar goedgekeurd op 13 januari 2004. Daarna heeft de Autoriteit
Persoonsgegevens voor de periode van 21 oktober 2009 – 21 oktober 2014 en achtereenvolgens
voor de periode van 9 maart 2016 tot uiterlijk 9 maart 2021 geoordeeld dat de in de
privacygedragscode opgenomen regels, gelet op de bijzondere kenmerken van de sector
particuliere onderzoeksbureaus, een juiste uitwerking vormen van de AVG of van andere
wettelijke bepalingen betreffende de verwerking van persoonsgegevens.
In 2018 is de privacygedragscode omgezet van Wet bescherming persoonsgegevens naar AVG die op 25 mei 2018 in werking is getreden.
Door een besluit van de Minister van Justitie en Veiligheid bindt de privacygedragscode
niet alleen de bij de Nederlandse Veiligheidsbranche aangesloten particuliere onderzoeksbureaus.
De Minister van Justitie en Veiligheid heeft op 1 juni 2004 in artikel 23a van de Regeling Particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus bepaald
dat recherchebureaus die geen lid zijn van de Nederlandse Veiligheidsbranche een privacygedragscode
moeten hebben die identiek is aan die van de Nederlandse Veiligheidsbranche en deze
code na moeten leven. De privacygedragscode is daarmee algemeen verbindend verklaard
voor alle particulier onderzoeksbureaus die een vergunning behoeven als bedoeld in
de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.
Ook buiten recherchebureaus worden recherchewerkzaamheden verricht door andere personen
en organisaties. Daarbij kan gedacht worden aan bedrijfsrecherche- cq. onderzoeksafdelingen
van bedrijven, overheidsinstellingen (bureaus interne veiligheid of integriteit) en
zelfstandige bestuursorganen. Voor de recherchewerkzaamheden van deze interne onderzoeksafdelingen
kan de privacygedragscode een adequate normering bieden.
De gedragscode geldt van 22 september 2021 tot uiterlijk 22 september 2026.
4. Omschrijving van de sector
4.1. De sector particuliere onderzoeksbureaus
De sector particuliere onderzoeksbureaus in de zin van deze gedragscode bestaat uit
organisaties die als recherchebureau in de zin van art. 1 lid 1 onder f van de Wpbr worden aangemerkt. Zij verrichten in opdracht recherchewerkzaamheden in de zin van
artikel 1 lid 1 onder e van de Wpbr. Het uitvoeren van recherchewerkzaamheden bestaat
veelal uit feitenonderzoek. Als ‘verlengstuk van de opdrachtgever’ verwerkt een particulier
onderzoeksbureau onder eigen verantwoordelijkheid en op onpartijdige basis persoonsgegevens.
Een niet limitatieve opsomming van recherchewerkzaamheden waarbij persoonsgegevens
worden verwerkt zijn:
-
• Het onderzoeken van handelingen in strijd met concurrentiebedingen, relatiebedingen,
geheimhoudingbepalingen;
-
• het onderzoeken van gedragingen in strijd met ziekteverzuimbepalingen en/of andere
vormen van werkverzuim;
-
• het uitvoeren van handelingen in het kader van achtergrondonderzoeken (zoals aan pre-employmentonderzoek);
-
• het traceren van vermiste personen en/of goederen en/of debiteuren;
-
• het verzamelen van gegevens die van belang zijn voor degene die alimentatieplichtig
is;
-
• het onderzoeken van allerlei soorten van fraude (zoals verzekeringsbedrog, declaratiefraude,
oplichting en corruptie) en
-
• het onderzoeken van laakbare handelingen door werknemers in de arbeidsverhouding (zoals
diefstal, verduistering, misbruik van bedrijfsmiddelen en -faciliteiten, onbevoegd
uitoefenen van nevenfuncties en handelen of nalaten in strijd met gedragscodes of
contractuele verplichtingen).
De gegevens die een particulier onderzoeksbureau verkrijgt in verband met het aanvaarden
van een onderzoeksopdracht worden verwerkt in een onderzoeksdossier. Hierin worden
onder andere opgeslagen:
-
• Karakteristieken van de onderzoeksopdracht;
-
• een omschrijving van het te onderzoeken voorval respectievelijk de te onderzoeken
feiten en/of de te onderzoeken persoon;
-
• de persoonlijke gegevens van degenen die bij het voorval of de feiten zijn of kunnen
zijn betrokken;
-
• de onderzoeksmaatregelen die naar aanleiding van de opdracht zijn genomen;
-
• de redenen waarom voor een bepaalde onderzoeksmethode of -middel is gekozen;
-
• de bevindingen van het onderzoek;
-
• de op het onderzochte voorval betrekking hebbende gegevensdragers – voor zover niet
aan de opdrachtgever gegeven c.q. teruggegeven – waaronder foto’s, video- en geluidsbanden
en NAW-gegevens van personen die gelieerd zijn aan de onderzochte persoon zoals opdrachtgevers,
advocaten, partners en getuigen.
Na analyse van de gegevens wordt ten behoeve van de opdrachtgever een onderzoeksrapport
opgesteld.
Het onderzoeksrapport wordt schriftelijk (en onder vermelding van ‘persoonlijk’ en/of
‘vertrouwelijk’) aan de opdrachtgever verstrekt, tenzij anders is/wordt overeengekomen.
Er worden in de regel geen onderzoeksrapporten uitgebracht, voordat alle onderzoeks-
werkzaamheden zijn afgerond. Dit om te voorkomen dat aan het voorlopige onderzoeksrapport
een andere betekenis wordt toegekend dan aan het eindrapport. Het onderzoeksdossier
(waar een afschrift van het onderzoeksrapport deel van uitmaakt) wordt door het particulier
onderzoeksbureau bewaard voor het geval de opdrachtgever of anderen (bijvoorbeeld
de justitiële autoriteiten of de rechterlijke macht) na verloop van tijd nog een beroep
doen op de in het dossier opgenomen gegevens.
4.2. Opdrachtgevers van de sector particuliere onderzoeksbureaus
De sector particuliere onderzoeksbureaus verricht vanuit een eigen commercieel belang
recherchewerkzaamheden voor verschillende soorten opdrachtgevers. Daarbij valt te
denken aan verzekeraars, privaatrechtelijke en publiekrechtelijke rechtspersonen (al
dan niet in de hoedanigheid van werkgever) en aan particulieren. Voor wat betreft
de mogelijkheden om onderzoek te doen treedt een particulier onderzoeksbureau op als
verlengstuk van de opdrachtgever en gebruikt in feite die onderzoeksmogelijkheden
waarover de opdrachtgever beschikt. Hieronder wordt beschreven waarom opdrachtgevers
een gerechtvaardigd belang kunnen hebben om recherchewerkzaamheden te laten uitvoeren
door de sector particuliere onderzoeksbureaus.
In veel organisaties (ondernemingen en overheidsinstellingen) worden ordevoorschriften,
-regels en/of gedragsregels gegeven, waar personeelsleden, personeel van derden en
bezoekers zich aan dienen te houden. Daarbij kan gedacht worden aan regels voor het
gebruik van e-mail, internet, interne voorschriften over vergoedingen en de wijze
van declareren, voorschriften over ziekteverzuim, nevenfuncties, anti-concurrentiebepalingen
en voorschriften over het buiten de organisatie brengen van bedrijfseigendommen. Voor
personeelsleden vloeit de bevoegdheid van de werkgever om ordevoorschriften te geven
bijvoorbeeld voort uit artikel 7:660 van het Burgerlijk Wetboek (hierna te noemen: BW).
Voor bezoekers van niet-openbare plaatsen vloeit de bevoegdheid van de rechthebbende
om regels te stellen bijvoorbeeld voort uit het eigendomsrecht van artikel 5:1 van het BW. Het eigendomsrecht impliceert de bevoegdheid van de rechthebbende tot het maken
van afspraken met anderen over de voorwaarden tot het betreden van deze niet-openbare
plaatsen.
In het verlengde van regelstelling ligt de bevoegdheid en soms de verplichting van
de werkgever respectievelijk de rechthebbende om te controleren of de regels worden
nageleefd. In geval van een vermoeden dat iemand de voorschriften niet naleeft en
arbeidsrechtelijke of andere civielrechtelijke maatregelen geboden zijn, is feitenonderzoek
vereist als basis voor een door de werkgever respectievelijk rechthebbende te nemen
beslissing. Dit kan onderzoek in de geautomatiseerde voorzieningen van het bedrijf
zijn, maar ook het interviewen van personen of het onderzoeken van het berichtenverkeer
middels telecommunicatiemiddelen die door of namens de ondernemer beschikbaar zijn
gesteld aan het (ingehuurde) personeel.
In toenemende mate worden binnen organisaties over deze vormen van werkgeverstoezicht
afspraken gemaakt met de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. In een
aantal gevallen is het instemmingsrecht van de ondernemingsraad vereist op grond van
artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Hoewel de ondernemer respectievelijk de rechthebbende dit onderzoek zelf in beginsel
kan uitvoeren, wordt de sector particuliere onderzoeksbureaus in toenemende mate ingeschakeld
om dit soort feitenonderzoek te doen.
Een andere rechtvaardiging om onderzoek in te (doen) stellen naar vermeende onregelmatigheden
vormen de klokkenluiderregelingen. Zowel binnen de overheid als binnen het bedrijfsleven
worden in toenemende mate – al dan niet verplicht door wetgeving – klokkenluiderregelingen
ingevoerd, opdat werknemers beschermd worden als zij op vertrouwelijke wijze misstanden
aan de orde willen stellen. Een melding noopt veelal tot het instellen van onderzoek
om vast te stellen of de aantijgingen juist zijn.
Ook bij verzekeringsmaatschappijen is er sprake van een contractuele verhouding tussen
de verzekeraar en de verzekerde. Beiden zijn gehouden zich te houden aan de verzekerings-
overeenkomst en de overige eisen die de wet aan de verzekering en de bij de verzekering
betrokken partijen stelt. In geval van het vermoeden van onregelmatigheden (bij het
aangaan van de verzekeringsovereenkomst of bij het indienen van claims) van de zijde
van de verzekerde of een derde heeft de verzekeraar binnen zekere grenzen de bevoegdheid
om onderzoek te doen naar het handelen of nalaten van de bij de uitvoering van de
verzekeringsovereenkomst betrokken personen. Ook verzekeraars maken gebruik van de
expertise van de sector particuliere onderzoeksbureaus.
Tenslotte wordt de sector particuliere onderzoeksbureaus ingeschakeld door (rechts)personen
die slachtoffer (menen te) zijn van een strafbaar feit en op grond van artikel 161 van het Wetboek van Strafvordering (hierna te noemen: WvSv) bevoegd zijn om daarvan aangifte te doen bij een opsporingsambtenaar.
Het is gewenst dat zo’n aangifte goed gedocumenteerd is. Hoewel de aangever zelf bevoegd
is om personen te interviewen, onderzoek op de plaats van het misdrijf in te stellen,
is er een categorie aangevers die dit (voor)onderzoek en het daadwerkelijk doen van
aangifte om redenen van efficiency en effectiviteit overlaat aan de sector particuliere
onderzoeksbureaus.
4.3. Opdrachten- c.q. voorvallenregistratie en de toepasselijkheid van de AVG
Bij een groot aantal particuliere onderzoeksbureaus zijn de onderzoeksdossiers een
integraal onderdeel van een geautomatiseerde opdrachten- c.q. voorvallenregistratie
met zoek- en combinatiemogelijkheden. Op een dergelijk geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde
verwerking van onderzoeksopdrachten is de AVG van toepassing.
Er zijn ook particuliere onderzoeksbureaus die niet over een dergelijke geautomatiseerde
opdrachten- c.q. voorvallenregistratie beschikken. Onderzoeksdossiers worden dan doorgaans
alfabetisch of anderszins opgeslagen, maar vaak wel zodanig dat de in de onderzoeksdossiers
opgenomen persoonsgegevens volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn. Volgens de
AVG is dan sprake van een ‘bestand’ en van een opdrachten- c.q. voorvallenregistratie
als bedoeld in deze gedragscode.
Ook indien een bescheiden kaartsysteem of een geautomatiseerd systeem verwijst naar
de verschillende dossiers, de opgenomen personen of de vindplaats, is er sprake van
een bestand en is de AVG ook van toepassing. Ook deze vorm van vastlegging is een
opdrachten- c.q. voorvallenregistratie als bedoeld in deze gedragscode.
De opdrachten- c.q. voorvallenregistratie wordt niet alleen gebruikt voor de verwerking
van onderzoeksrapporten. De opdrachten- c.q. voorvallenregistratie wordt veelal ook
gebruikt als toetsbron bij achtergrondonderzoeken, bijvoorbeeld in het kader van pre
employment- onderzoeken. Het gebruik van de gegevens uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie
bij achtergrondonderzoeken is aan strikte voorwaarden gebonden (zie hiervoor paragraaf
5.8). Ook bij nieuwe aangemelde onderzoeken wordt (veelal) getoetst of de onderzochte
perso(o)n(en) reeds eerder subject van onderzoek is/zijn geweest.
5. Algemene beginselen van gegevensverwerking
5.1. Beginsel van rechtmatigheid (uitwerking artikel 5 lid 1 onder a AVG)
Wettelijk kader
Artikel 5 lid 1 onder a AVG bepaalt dat persoonsgegevens moeten worden verwerkt op
een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant
is.
Sectornormering
-
1. De sector particuliere onderzoeksbureaus onthoudt zich van het onrechtmatig vergaren
van persoonsgegevens;
-
2. bij de methoden van gegevensvergaring (onderzoeksmethoden en -middelen) worden de
bepalingen van hoofdstuk 7 van deze gedragscode in acht genomen;
-
3. de onderzoekshandelingen die zijn uitgevoerd worden zodanig vastgelegd, dat in het
kader van (gerechtelijke) procedures een zelfstandig oordeel kan worden gevormd over
de rechtmatigheid van de verkrijging van persoonsgegevens aan de hand van deze vastlegging;
-
4. persoonsgegevens die in strijd met artikel 5 lid 1 onder a AVG verkregen zijn mogen
niet worden opgenomen in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie.
Toelichting:
Voor particuliere onderzoeksbureaus betekent de norm van artikel 5 lid 1 onder a AVG
dat zij geen gegevens mogen verwerken, indien zij deze gegevens verkregen hebben door
middel van illegale onderzoeksmethoden en -middelen. Zo zijn in het Wetboek van Strafrecht
(hierna te noemen: WvSr) bepalingen opgenomen die het onopgemerkt afluisteren en opnemen
van gesprekken of het onopgemerkt maken van afbeeldingen verbieden (zie de artikelen
139a – 139f WvSr). De norm heeft betrekking op het eigen handelen of nalaten van een
particulier onderzoeksbureau. Het mag niet zelf verwijtbaar betrokken zijn bij onrechtmatige
gegevensvergaring.
Indien een derde gegevens (bewijsmateriaal) aan een particulier onderzoeker overhandigt,
dat door deze derde op onrechtmatige wijze is verkregen, hoeft dat derhalve niet te
betekenen dat deze gegevens niet door het particulier onderzoeksbureau mogen worden
verwerkt. Dit is echter anders indien deze derde met medeweten of op aandringen van
het particulier onderzoeksbureau bij de gegevens- c.q. bewijsvergaring onrechtmatig
heeft gehandeld, (bijvoorbeeld door op verzoek van het particulier onderzoeksbureau
gegevens te verstrekken in strijd met een wettelijke geheimhoudingsbepaling). Een
deugdelijke vastlegging van de wijze waarop gegevens zijn verkregen en van wie is
derhalve van belang (zie hiervoor paragraaf 7.9).
5.2. Beginsel van doelbepaling en doelbinding (uitwerking artikel 5 lid 1 onder b
AVG)
Wettelijk kader
Artikel 5 lid 1 onder b AVG bepaalt dat persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk
omschreven en gerechtvaardigde doeleinden moeten worden verzameld en dat persoonsgegevens
niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor
ze zijn verkregen.
Sectornormering
Het verzamelen van persoonsgegevens door de sector particuliere onderzoeksbureaus
vindt plaats in het kader van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en is in
het bijzonder gericht op de volgende activiteiten:
-
a) Het vastleggen van de resultaten van recherchewerkzaamheden die op verzoek van (de)
opdrachtgever(s) word(t)(en) ingesteld en het rapporteren van de bevindingen van de
onderzoeksopdracht aan (de) opdrachtgever(s);
-
b) het (doen) verrichten van analyses van niet op personen herleidbare gegevens voor
statistische en/of wetenschappelijke doeleinden en
-
c) het doen van aangifte van een vermoeden van een gepleegd strafbaar feit bij een opsporingsambtenaar.
Vaststellen doeleinden bij aanvaarding van (nieuwe) opdrachten:
Het concrete doel van de onderzoeksopdracht wordt zo nauwkeurig mogelijk in de schriftelijke
opdrachtbevestiging tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever vastgelegd.
Een nauwkeurige omschrijving van de onderzoeksopdracht draagt bij aan de controleerbaarheid
achteraf van de rechtmatigheid van gegevensverwerkingen. Een afschrift daarvan wordt
bewaard in het onderzoeksdossier. Ook wijzigingen in de onderzoeksopdracht of aanvullingen
daarop die plaatsvinden in de loop van het onderzoek worden schriftelijk bevestigd
aan de opdrachtgever en bewaard in het onderzoeksdossier.
De aard van de gegevens (gegevens over laakbaar en soms zelfs strafbaar gedrag) betekent
dat (medewerkers van) particuliere onderzoeksbureaus uitermate prudent dienen om te
gaan met persoonsgegevens, die zijn vastgelegd in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie.
Indien een onderzochte persoon al eerder subject was van particulier onderzoek, wordt
dit niet genoemd of gerapporteerd aan de vigerende of eerdere opdrachtgever.
Toelichting:
Aangezien een particulier onderzoeksbureau op commerciële basis voor derden werkt,
zal bij de bedrijfsvoering een hoge mate van efficiency en effectiviteit nagestreefd
worden. Alle activiteiten die van belang zijn voor een particulier onderzoeksbureau
om de relatie met de opdrachtgever te kunnen aangaan en onderhouden komen derhalve
in de algemene doelstelling tot uitdrukking. Deze activiteiten vormen een samenhangend
geheel. Slechts indien deze activiteiten in samenhang worden uitgevoerd is het mogelijk
dat de bedrijfsvoering op een efficiënte en effectieve wijze verloopt.
Voor tal van andere bepalingen in deze gedragscode, zoals de bewaarduur van gegevens
(paragraaf 5.4) en de bepaling dat niet meer gegevens worden verzameld dan voor het
doel waarvoor zij worden verzameld vereist is (paragraaf 5.3), geldt de verzameldoelstelling
als toetsingsmaatstaf. De daadwerkelijke verwerking van persoonsgegevens in het kader
van de diverse activiteiten moet in concreto telkens worden getoetst aan de algemene
en bijzondere beginselen van de verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de
gedragscode zijn uitgewerkt. Zo dient een particulier onderzoeksbureau respectievelijk
particulier onderzoeker in een concrete onderzoekssituatie een wettige grondslag te
hebben om persoonsgegevens te kunnen verwerken. Deze wettige grondslagen worden genoemd
in artikel 6 lid 1 AVG (zie paragraaf 5.7). De in dit artikel genoemde grondslagen
vereisen telkens een op proportionaliteit en subsidiariteit gebaseerde afweging, alvorens
tot gegevensverwerking wordt overgegaan.
Om vorm en inhoud te kunnen geven aan de algemene en bijzondere beginselen van gegevensverwerking
is vereist dat van meet af aan objectief vaststaat wat de specifieke opdracht is waarvoor
een particulier onderzoeksbureau is ingeschakeld. Om die reden is in de sectornormering
bepaald dat het concrete doel van de onderzoeksopdracht (de wens van de opdrachtgever)
zo nauwkeurig mogelijk in de opdrachtbevestiging tussen het particulier onderzoeksbureau
en de opdrachtgever wordt vastgelegd.
Nadere toelichting op de aangemelde activiteiten van een particulier onderzoeksbureau:
De primaire activiteit (sub a) is het vastleggen van de resultaten van onderzoeken
die op verzoek van een opdrachtgever zijn of worden ingesteld. Particuliere onderzoeksbureaus
worden ingeschakeld door opdrachtgevers die wensen dat een bepaald voorval of een
bepaalde persoon wordt onderzocht of omdat er sprake is van een gedraging van iemand,
waarbij ten nadele van de opdrachtgever(s) of een derde op enigerlei wijze schade
is toegebracht of schade zou kunnen worden toegebracht. Het rechercheonderzoek heeft
als doel gegevens te vergaren en te analyseren opdat de opdrachtgever de bevindingen
kan gebruiken voor het nemen van beslissingen of voor het verkrijgen van een rechterlijke
beslissing (waarbij de rechter bijvoorbeeld vaststelt dat iemand onrechtmatig heeft
gehandeld). Bij het nemen van beslissingen kan gedacht worden aan beslissingen tot
het beëindigen van een arbeidsovereenkomst van een personeelslid wegens onregelmatigheden
of een beslissing tot het niet uitkeren van een schade-uitkering omdat de verzekerde
verwijtbaar betrokken was bij het schadeveroorzakende voorval (bijvoorbeeld bij een
brand). Voor een niet-limitatieve opsomming van recherchewerkzaamheden wordt verwezen
naar paragraaf 4.1 van deze gedragscode.
Het komt zo nu en dan voor dat het menselijk geheugen van de particulier onderzoeker
bij de uitvoering van een nieuwe opdracht geprikkeld wordt bij het horen van een naam
van een betrokkene. De onderzoeker weet dan dat betrokkene eerder onderzochte persoon
was in een onderzoek. In dat geval wordt de overeenkomst tussen twee (of meerdere)
opdrachten niet genoemd of gerapporteerd aan de vigerende of de eerdere opdrachtgever.
De activiteit onder c brengt tot uitdrukking dat het particulier onderzoeksbureau
in voorkomende gevallen namens de opdrachtgever aangifte doet bij justitiële autoriteiten
en in dat geval ook gegevens uit de opdrachten c.q. voorvallenregistratie verstrekt.
5.3. Beginsel van minimale gegevensverwerking (uitwerking artikel 5 lid 1 onder c
AVG)
Wettelijk kader
Artikel 5 lid 1 onder c AVG bepaalt dat persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend
en beperkt moeten zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden
verwerkt.
Sectornormering
Er worden niet meer gegevens vastgelegd of in beheer genomen dan uiteindelijk nodig
zijn voor het opstellen van een onderzoeksrapport voor de opdrachtgever. Niet relevante
gegevens dienen derhalve direct na vaststelling daarvan te worden vernietigd of teruggegeven
om te voorkomen dat deze in het dossier belanden en bewaard blijven.
Toelichting:
De aard van een particulier rechercheonderzoek kenmerkt zich doordat de particulier
onderzoeker in eerste instantie met gegevens te maken krijgt, waarvan nog niet vaststaat
of deze uiteindelijk relevant zullen zijn voor het betreffende onderzoek. De norm
impliceert dat de particulier onderzoeker zich permanent de vraag moet stellen of
de gegevens daadwerkelijk relevant zijn. Verzamelde of in beheer genomen persoonsgegevens
worden zo spoedig mogelijk na het wegvallen van de noodzaak om deze gegevens te verzamelen
of in beheer te nemen vernietigd, dan wel aan de verstrekker geretourneerd.
Voorts zijn er opdrachtgevers die na het aanvaarden van de opdracht grote hoeveelheden
voorwerpen, en administratie aan het particulier onderzoeksbureau beschikbaar stellen
ten behoeve van het onderzoek. Er zijn opdrachtgevers die er op aandringen dat de
particulier onderzoeker respectievelijk het particulier onderzoeksbureau deze zaken
voor hen bewaart met het oog op eventuele toekomstige geschillen met de onderzochte
persoon, ook al houden deze zaken niet direct verband met hetgeen in het uiteindelijke
onderzoeksrapport verwoord is. Dit wordt onwenselijk geacht.
5.4. Beginsel van juistheid (uitwerking artikel 5 lid 1 onder d AVG)
Wettelijk kader
Artikel 5 lid 1 onder d AVG bepaalt dat persoonsgegevens juist moeten zijn en zo nodig
moeten worden geactualiseerd.
Sectornormering
Het particulier onderzoeksbureau neemt alle redelijke maatregelen om persoonsgegevens
die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, onjuist zijn, onverwijld
te wissen of te rectificeren.
Toelichting:
Het bijwerken van persoonsgegevens kan ingegeven zijn omdat het particulier onderzoeksbureau
zelf onjuistheden heeft gesignaleerd, maar ook omdat betrokkene het particulier onderzoeksbureau
daarop heeft geattendeerd. Aanvullend op het beginsel van juistheid is in artikel
19 AVG is een kennisgevingsplicht opgenomen, indien persoonsgegevens overeenkomstig
artikel 16 t/m 18 AVG (zie verder par.9.2) zijn gerectificeerd of gewist. Het particulier
onderzoeksbureau dient in dat geval iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn
verstrekt, in kennis van de rectificatie of wissing van persoonsgegevens, tenzij dit
onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.
5.5. Beginsel van opslagbeperking (uitwerking artikel 5 lid 1 onder e AVG)
Wettelijk kader
Artikel 5 lid 1 onder e AVG bepaalt dat persoonsgegevens worden bewaard in een vorm
die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden
waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is.
Sectornormering
Gegevens uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie blijven minimaal één jaar bewaard
nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan de opdrachtgever en worden verwijderd
binnen een periode van maximaal vijf jaar na het moment van eerste vastlegging.
De periode van vijf jaar wordt verlengd indien het onderzoek nog niet is afgerond
of indien zich ten aanzien van de onderzochte persoon een nieuwe aanleiding als hiervoor
vermeld heeft voorgedaan, die wordt opgenomen in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie.
In die gevallen begint de termijn van vijf jaar opnieuw te lopen, vanaf het moment
van vastlegging van gegevens.
Gegevens worden in ieder geval uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie verwijderd
indien voldaan wordt aan een verzoek ex artikel 17 AVG.
In afwijking van de hiervoor genoemde bewaartermijnen blijft het onderzoeksdossier
bewaard zolang dat geboden is in verband met de behandeling van lopende procedures
en zaken die nog onder de rechter zijn en waarbij de mogelijkheid bestaat dat hetzij
de opdrachtgever, hetzij het particulier onderzoeksbureau in rechte wordt opgeroepen.
De noodzaak voor een langere bewaarduur dan één jaar nadat het onderzoeksrapport is
aangeboden aan de opdrachtgever wordt getoetst aan het proportionaliteitsbeginsel.
Toelichting:
Persoonsgegevens worden om meerdere redenen bewaard nadat het onderzoeksrapport aan
de opdrachtgever is aangeboden. Allereerst worden persoonsgegevens bewaard ten behoeve
van opdrachtgevers in het kader van de behandeling van juridische procedures of geschillen
waarbij de opdrachtgever partij is. Daarbij kan gedacht worden aan een nog lopende
ontslagprocedure van de onderzochte persoon of een lopende strafzaak indien van het
voorval aangifte is gedaan bij de politie.
Verder worden de gegevens bewaard voor het behandelen van klachten die worden ingediend
tegen het particulier onderzoeksbureau zelf op grond van artikel 18 van de Regeling
particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus, het voldoen aan wettelijke
plichten (zoals het getuigen in rechte) en voor vervolgopdrachten van de primaire
opdrachtgever.
De bewaarduur van vijf jaar is van belang aangezien opdrachtgevers met enige regelmaat
gegevens uit het dossier nog in willen zien en/of gegevens uit het dossier nodig hebben.
Vaak blijkt pas geruime tijd na afsluiting van het particulier rechercheonderzoek
dat juridische procedures lopen. Met enige regelmaat worden particulier onderzoekers
opgeroepen om te getuigen. Vaak wil de rechter weten of er inhoudelijke verschillen
zijn tussen de aan de opdrachtgever aangeboden rapport en eerdere kladversies. De
bewaartermijn van vijf jaar sluit ook aan bij de verjaringstermijn voor rechtsvorderingen
(artikel 3:310 BW). Zowel de onderzochte persoon als de opdrachtgever kunnen het particulier
onderzoeksbureau in voorkomende gevallen aanspreken tot vergoeding van schade wegens
onrechtmatige daad respectievelijk wanprestatie. In dat geval dient het particulier
onderzoeksbureau in staat te zijn zich gemotiveerd te verdedigen door overlegging
van stukken uit het onderzoeksdossier.
De minimale bewaarduur van één jaar nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan
de opdrachtgever is van belang in het kader van toezicht en transparantie, maar ook
voor mogelijke juridische procedures tegen het particulier onderzoeksbureau en klachtenbehandeling.
Als het dossier onmiddellijk of kort na uitvoering van het onderzoek wordt vernietigd,
zijn er onvoldoende mogelijkheden om de uitvoering van het onderzoek te toetsen aan
de privacygedragscode.
In de sectornormering is aangegeven dat de noodzaak voor een langere bewaarduur dan
één jaar nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan de opdrachtgever getoetst wordt
aan het proportionaliteitsbeginsel. Daarmee wordt tot uitdrukking gebracht dat persoonsgegevens
niet standaardmatig vijf jaar bewaard hoeven te worden.
5.6. Beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid (uitwerking artikel 5 lid 1 onder
f AVG)
Wettelijk kader
Artikel 5 lid 1 onder f juncto artikel 32 AVG bepalen dat de verwerkingsverantwoordelijke
passende technische of organisatorische maatregelen neemt zodat persoonsgegevens op
een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd
is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking
en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. De maatregelen worden
periodiek geëvalueerd en indien nodig aangepast (artikel 24 lid 1 AVG).
Sectornormering
Een particulier onderzoeksbureau neemt passende – op het risico afgestemde – technische
en organisatorische maatregelen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en
tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging van persoonsgegevens. Leidraad
voor de beveiliging van persoonsgegevens zijn de richtsnoeren ‘Beveiliging van Persoonsgegevens’
van de Autoriteit Persoonsgegevens en de best practice ISO 27002. De maatregelen worden
periodiek geëvalueerd en indien nodig aangepast,
Voor de concrete invulling van de beveiligingsnormen die specifiek voor de sector
gelden wordt verwezen naar Bijlage 1 bij deze privacygedragscode.
Toelichting:
Artikel 5 lid 1 onder f juncto artikel 32 AVG spreken over technische en organisatorische
maatregelen. Technische maatregelen zijn de logistieke en fysieke maatregelen in en
rondom de informatiesystemen (zoals toegangscontroles, vastlegging van gebruik en
back up). Organisatorische maatregelen zijn maatregelen voor de inrichting van de
organisatie en voor het verwerken van persoonsgegevens (zoals de toekenning van verantwoordelijkheden
en bevoegdheden).
Gelet op het feit dat door particuliere onderzoeksbureaus bijzondere persoonsgegevens,
zoals strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt, en gelet op het feit dat
persoonsgegevens kunnen verzameld teneinde een beeld van iemands persoonlijke leven
te verkrijgen, betekent dit dat aan de sector zwaardere eisen mogen worden gesteld
ten aanzien van de beveiliging van persoonsgegevens.
5.7. Beginsel van rechtmatigheid (uitwerking artikel 6 lid 1 AVG)
Wettelijk kader
Een gegevensverwerking is slechts gerechtvaardigd indien één van de in artikel 6 lid
1 AVG genoemde verwerkingsgrondslagen van toepassing is.
Voor de sector particuliere onderzoeksbureaus zijn de volgende verwerkingsgrondslagen
het meest relevant:
-
a) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde
belang van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden
verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de onderzochte
persoon, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer,
prevaleert (artikel 6 lid 1 onder f AVG);
-
b) De onderzochte persoon heeft voor de verwerking zijn uitdrukkelijke toestemming gegeven
(artikel 6 lid 1 onder a AVG);
-
c) de gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen waaraan
de verwerkingsverantwoordelijke onderworpen is (artikel 6 lid 1 onder c AVG);
-
d) de gegevensverwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de onderzochte persoon
of van een andere natuurlijke persoon te beschermen (artikel 6 lid 1 onder d AVG);
Sectornormering
-
1. Voordat een particulier onderzoeksbureau een opdracht aanvaart en schriftelijk aan
de opdrachtgever bevestigt, dient het particulier onderzoeksbureau vast te stellen
dat de (aard van de) opdracht gerechtvaardigd is. De opdracht wordt geweigerd indien
dat niet het geval is.
-
2. Bij de uitvoering van de opdracht toetst de particulier onderzoeker of de voorgenomen
activiteit(en) (in het kader van deze normering ‘gegevensverwerking’ genoemd) verenigbaar
is/zijn met de opdrachtformulering zoals deze tussen het particulier onderzoeksbureau
en de opdrachtgever schriftelijk is vastgelegd.
-
3. Bij de verwerkingsgrondslagen onder a, c en d houdt de particulier onderzoeker rekening
met de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Het proportionaliteitsbeginsel
houdt in dat de inbreuk op de belangen van de onderzochte persoon niet onevenredig
mag zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel. Als gevolg van het
subsidiariteitsbeginsel moet bezien worden of het doel waarvoor de persoonsgegevens
worden verwerkt in redelijkheid niet op een andere, voor de onderzochte persoon minder
nadelige wijze kan worden bereikt.
Toelichting:
De verwerkingsgrondslag onder a is van toepassing op alle soorten van onderzoeken
waarvoor een particulier onderzoeksbureau wordt ingeschakeld. Om te waarborgen dat
de rechten en vrijheden van de onderzochte persoon gerespecteerd worden, moet aan
een aantal voorwaarden worden voldaan. Allereerst moet de opdrachtgever zelf een gerechtvaardigd
belang hebben om onderzoek te doen instellen naar (gedragingen van) iemand of de achtergrond
van een persoon. Voor de opdrachtaanvaarding dient het particulier onderzoeksbureau
zich af te vragen of het belang van de opdrachtgever gerechtvaardigd is. Indien een
werkgever bijvoorbeeld bij herhaling bestolen wordt door zijn personeel, heeft hij
een gerechtvaardigd belang om te achterhalen wie zijn vertrouwen geschonden heeft.
Als het doel van de opdrachtgever het opsporen van een persoon is en uit de (eerste)
contacten tussen het particulier onderzoeksbureau en opdrachtgever blijkt dat het
achterliggende doel mogelijk of zeker een bedreiging van de veiligheid van de onderzochte
persoon is (bijvoorbeeld ontvoering) moet de opdracht worden geweigerd. Als aan de
voorwaarde van een gerechtvaardigd belang voldaan wordt, kan de opdracht aanvaard
worden, mits de opdracht en het doel van het onderzoek zo concreet mogelijk worden
vastgelegd (zie paragraaf 5.2).
In de wijze waarop de werkgever respectievelijk het particulier onderzoeksbureau in
staat gesteld wordt om te achterhalen wie de dader is, zijn echter beperkingen gesteld.
Zo verbiedt het Wetboek van Strafrecht dat personen met camera’s worden geobserveerd
als dit vooraf niet kenbaar is gemaakt, tenzij degene die de opnamen vervaardigt een
goede reden heeft om dit heimelijk te doen. Een opdracht aan een particulier onderzoeksbureau
om op incidentele basis een verborgen camera te plaatsen kan derhalve gerechtvaardigd
zijn als die goede reden aanwezig is (zie verder paragraaf 7.5).
Bij de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht moet een particulier onderzoeker
telkens een afweging maken: hoe verhoudt zich het belang van de opdrachtgever tot
het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de onderzochte persoon, in
het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deze belangenafweging
kan betekenen dat de particulier onderzoeker om redenen van proportionaliteit en subsidiariteit
afziet van een op zich voor de hand liggende onderzoekshandeling. In het voorbeeld
van het plaatsen van een verborgen camera bij werknemersdiefstal kan dat betekenen,
dat niet tot plaatsing wordt overgegaan omdat er alternatieven zijn om vast te stellen
wie het vertrouwen geschonden heeft. Als er geen minder ingrijpende alternatieven
zijn kan de plaatsing van een verborgen camera uitkomst bieden. Zo’n camera mag echter
niet worden opgehangen op plaatsen waar men zich onbespied mag wanen, zoals het toilet.
In de verwerkingsgrondslagen onder b en d wordt met name het belang van de onderzochte
persoon tot uitdrukking gebracht.
De verwerkingsgrondslag onder b is met name van belang indien uit de onderzoeksrapporten
blijkt dat de verdenking tegen de onderzochte persoon onterecht was en deze er belang
bij heeft dat de onderzoeksrapporten of bevindingen van het onderzoek aan een derde
worden verstrekt. Het vereiste van uitdrukkelijke toestemming is ook uitgewerkt in
paragraaf 7.3 van deze gedragscode voor het interviewen van personen.
Voor het vaststellen of er sprake is van toestemming is essentieel dat de onderzochte
persoon in vrijheid heeft kunnen bepalen dat de gegevensverwerking diens toestemming
heeft. Bij twijfel over de vraag of de onderzochte persoon zijn toestemming heeft
verleend, dient te worden geverifieerd of er terecht van uitgegaan wordt dat de onderzochte
persoon er mee heeft ingestemd dat diens persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer
de verwerking berust op toestemming, moet het particulier onderzoeksbureau kunnen
aantonen dat de onderzochte persoon toestemming heeft gegeven voor de verwerking van
zijn persoonsgegevens, bijvoorbeeld door middel van een schriftelijke verklaring (art.
7 lid 1 AVG).
De verwerkingsgrondslag onder d speelt met name een rol bij onderzoeksopdrachten om
vermiste personen op te sporen. Het aanvaarden van zo’n opdracht is op zich legitiem.
Deze legitimiteit is groter als deze personen vanwege een persoonlijkheidsstoornis
of een andere persoonlijke omstandigheid (zoals een ondercuratelestelling of een ontvoering)
niet in staat zijn hun eigen belangen te behartigen. De vereisten van proportionaliteit
en subsidiariteit – die tot uitdrukking komen in het woord ‘noodzakelijk’ – vergen
echter dat het belang van de vermiste persoon in geen geval in strijd mag zijn met
het belang van de opdrachtgever. In specifieke situaties kan dat bijvoorbeeld betekenen
dat het particulier onderzoeksbureau afziet van het doorgeven van de verblijfplaats
van de vermiste persoon aan de opdrachtgever.
Bij de verwerkingsgrondslag die onder c genoemd is, heeft de particulier onderzoeker
in feite geen keuze om de gegevens wel of niet te verwerken. De naleving van een wettelijke
plicht is ook niet afhankelijk van de toestemming van de opdrachtgever. Het niet meewerken
aan een wettelijke plicht kan immers betekenen dat de particulier onderzoeker een
strafbaar feit pleegt. Bij het nakomen van wettelijke verplichtingen kan gedacht worden
aan een op wettelijke grondslag gebaseerde vordering van een opsporingsinstantie om
bepaalde gegevens en/of voorwerpen uit de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie ter
beschikking te stellen respectievelijk uit te leveren (denk aan de artikelen 96a,126a
en 126nd van het WvSv). De verwerking wordt ook uitgevoerd wanneer een particulier
onderzoeker wordt opgeroepen om te getuigen in rechte. In het Wetboek van Burgerlijke
Rechtsvordering (artikel 165) en het WvSv zijn bepalingen opgenomen, die degene die
op wettige wijze is opgeroepen in een gerechtelijke procedure verplichten een getuigenis
af te leggen. De verwerking geschiedt eveneens in die gevallen dat artikel 160 WvSv
een ieder verplicht (dus ook de particuliere onderzoeker) om aangifte te doen bij
een opsporingsambtenaar, indien hij kennis draagt van bepaalde misdrijven. Daarbij
kan gedacht worden aan misdrijven zoals moord, doodslag, verkrachting, mensenroof
en misdrijven tegen de veiligheid van de staat.
6. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Wettelijk kader
In artikel art. 9 lid 1 AVG is een algemene verbodsbepaling opgenomen voor de verwerking
van bijzondere categorieën van persoonsgegevens. In artikel 9 lid 2 AVG, alsmede de
artikelen 22 tot en met 30 van de UAVG zijn uitzonderingen op het verbod genoemd.
Gevolgen voor de sector
De aard van de werkzaamheden van de sector particuliere onderzoeksbureaus brengt in
het algemeen met zich mee dat particuliere onderzoeksbureaus in aanraking komen met
strafrechtelijke gegevens en andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals
die over iemands ras (etniciteit), seksuele leven en gezondheid.
Het verbod om persoonsgegevens van strafrechtelijke aard te verwerken is op grond
van artikel 33 lid 4 aanhef en onder a UAVG niet van toepassing wanneer de gegevens door een particulier onderzoeksbureau ten
behoeve van derde(n) worden verwerkt krachtens een vergunning op grond van de Wpbr. Het verwerken van persoonsgegevens van strafrechtelijke aard is veelal inherent
aan het onderzochte gedrag en wordt gedekt door de vergunning die de Minister van
Justitie en Veiligheid heeft afgegeven. De bijzondere categorieën van persoonsgegevens
mogen worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking
van persoonsgegevens van strafrechtelijke aard voor de doeleinden waarvoor deze gegevens
worden verwerkt (artikel 23 aanhef en onder c UAVG). Voorts is het verbod om persoonsgegevens betreffende iemands ras te verwerken niet
van toepassing, indien de verwerking geschiedt met het oog op de identificatie van
iemand indien dit voor dat doel onvermijdelijk is (artikel 25 aanhef en onder a UAVG).
Tenslotte mogen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt worden, indien
dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
(artikel 9 lid 2 aanhef en onder f AVG). Opdrachtgevers kunnen onder omstandigheden
hun rechten in een rechterlijke procedure niet effectueren, indien zij niet beschikken
over bepaalde gegevens van hun wederpartij. Ook in dat geval is het verwerken van
bijzondere gegevens inherent aan het onderzochte gedrag.
Toelichting:
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens mogen worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk
is in aanvulling op de verwerking van strafrechtelijke gegevens. Daarbij kan gedacht
worden aan het verwerken van gegevens omtrent iemands seksuele leven in het geval
van een onderzoek naar ongewenste intimiteiten op het werk. Voorts kan gedacht worden
aan het vastleggen van strafbare gedragingen door middel van camera’s. Het is inherent
aan deze vorm van observatie dat gegevens over iemands ras (etniciteit) en/of gezondheid
bekend worden en worden verwerkt. Op het beeldmateriaal is immers iemands huidskleur
of lichamelijke handicap zichtbaar. Voorts is het verwerken van iemands persoonsgegevens
betreffende iemands ras met het oog op de identificatie van iemand bij andere methoden
van gegevensvergaring, zoals het interviewen van personen veelal eveneens onvermijdelijk.
Verder houdt het verwerken van bijzondere categorieën van persoonsgegevens soms direct
verband met de opdracht. Zo worden persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid
verwerkt indien in opdracht van een werkgever moet worden vastgesteld of er sprake
is van een geveinsde ziekte of indien in opdracht van een verzekeraar moet worden
vastgesteld of iemand al dan niet terecht aanspraak kan maken op een periodieke uitkering
op basis van een arbeidsongeschiktheids- verzekering. Ervan uitgaande dat de opdrachtgever
in beide gevallen zelf bevoegd is om gezondheidsgegevens te verwerken, komt deze bevoegdheid ook toe aan het particulier onderzoeksbureau indien deze in
diens opdracht handelt. Ook kunnen in het kader van een alimentatieonderzoek gegevens
over iemands ontrouw en/of een (buitenechtelijke) relatie worden vastgesteld. Dat
daarbij gegevens over iemands seksuele leven worden verwerkt is onvermijdelijk.
Indien het bij de uitvoering van bepaalde typen van onderzoeken noodzakelijk is dat
grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens plaatsvindt
waarbij gebruik gemaakt wordt van nieuwe technologieën, kan vereist zijn dat een data
privacy impact assessment (DPIA) wordt uitgevoerd. Voor het DPIA-instrument wordt
verwezen naar par. 14.2.
7. Methoden van gegevensvergaring
Het staat particulieren en bedrijven vrij gedragingen van anderen te onderzoeken,
indien hun belangen door deze gedragingen zijn of kunnen worden geschaad. Particulier
onderzoek is niet expliciet bij wet genormeerd. Indien een particulier onderzoeksbureau
wordt ingeschakeld, wordt het particulier onderzoek evenwel op indirecte wijze genormeerd
door artikel 5 lid 1 onder a AVG. Gegevens die immers in strijd met deze bepaling
zijn verkregen, mogen niet verwerkt worden in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie.
In het kader van de opdracht maakt de sector particuliere onderzoeksbureaus gebruik
van diverse onderzoeksmethoden en -middelen. Daarbij kan gedacht worden aan het vergaren
van gegevens uit open bronnen (zoals het internet en de openbare registers), het interviewen
van personen, het observeren van personen, al dan niet met behulp van technische hulpmiddelen,
het afluisteren en/of opnemen van (vertrouwelijke) communicatie, het onderzoeken van
gegevens die zijn opgeslagen in geautomatiseerde voorzieningen, het doen van proefaankopen
en het doorzoeken van huisvuil dat aan de straat gezet is.
In het kader van deze gedragscode wordt het gebruik van begrippen die in het WvSv vermeld worden vermeden om te voorkomen dat privaat onderzoek verward wordt met de
opsporing van strafbare feiten door opsporingsinstanties. Privaat onderzoek vindt
immers niet plaats onder het gezag en de verantwoordelijkheid van het Openbaar Ministerie
en bovendien voor andere doeleinden.
Veel onderzoeksmethoden en -middelen die de sector particuliere onderzoeksbureaus
hanteert zijn afgeleid van de onderzoeksmogelijkheden waarover de opdrachtgever zelf
al beschikt uit hoofde van de contractuele relatie die de opdrachtgever heeft met
de onderzochte persoon of omdat de opdrachtgever als rechthebbende wordt aangemerkt
in de zin van het BW en uit dien hoofde onderzoek kan instellen in geval van onregelmatigheden. De opdrachtgever
heeft bepaalde belangen en die kunnen rechtvaardigen dat hij onderzoek instelt.
Het gebruik maken van particuliere onderzoeksmethoden- en middelen betekent in voorkomende
gevallen dat inbreuk wordt gemaakt op de privacy van de onderzochte persoon. Om die
reden is normering van onderzoeksmethoden en -middelen noodzakelijk.
Voor deze gedragscode geldt als eerste basisregel dat de rechten en plichten die gelden
voor iedere burger, ook gelden voor particuliere onderzoeksbureaus. Hierbij geldt
evenwel dat van particuliere onderzoeksbureaus een grotere mate van zorgvuldigheid
mag worden verwacht in het kader van hun beroepsuitoefening. Bij bevoegdheden van
iedere burger kan gedacht worden aan het raadplegen van openbare registers (zoals
de registers van de Kamer van Koophandel en de registers van het Kadaster) en openbare
bronnen (zoals het internet en toepassingen als Facebook of LinkedIn). Net zo min
als een burger is het de particulier onderzoeker toegestaan om wetten te overtreden
om gegevens te vergaren. Indien een particulier onderzoeker in geval van een observatieopdracht
incidenteel te hard rijdt of een rood verkeerslicht negeert, zal dat doorgaans geen
invloed hebben op de beoordeling of er wel of niet gehandeld is in overeenstemming
met artikel 5 lid 1 onder a AVG. Hij kan bekeurd worden net als iedere andere burger.
Het (bij herhaling) handelen of nalaten van (medewerkers van) een particulier onderzoeksbureau
in strijd met wettelijke bepalingen, kan voor de Minister van Justitie en Veiligheid
evenwel aanleiding zijn om de vergunning in te trekken. Zodra echter strafbare feiten
worden gepleegd die in het WvSr worden genoemd en die specifiek geschreven zijn om bepaalde belangen te beschermen
(zoals de bescherming van de eigendom, de vrijheid om met anderen te communiceren
of de persoonlijke levenssfeer), kan sprake zijn van handelen in strijd met artikel
5 lid 1 onder a AVG, waardoor een rechtmatige gegevensverwerking geblokkeerd wordt.
Of dat zo is kan niet in algemene zin beantwoord worden. Dat hangt onder meer af van
het antwoord op de vraag of het belang dat de strafrechtelijke norm tracht te beschermen
(mede) bedoeld is om het belang van de onderzochte persoon te beschermen (‘de zogenaamde
Schutznorm’). Voor de sector particuliere onderzoeksbureaus gaat het hierbij in het
bijzonder om de strafbepalingen die het gebruik van technische hulpmiddelen verbieden,
waarmee heimelijk gegevens (kunnen) worden vergaard.
Als tweede basisregel geldt dat de onderzoeksmogelijkheden van opdrachtgevers mutatis
mutandis ook toekomen aan de sector particuliere onderzoeksbureaus, indien zij door
die opdrachtgevers worden ingeschakeld in het doen van onderzoek. Om die reden is
in paragraaf 5.2 opgenomen dat het doel van de onderzoeksopdracht in de opdrachtbevestiging
zo nauwkeurig mogelijk moet worden opgenomen. De onderzoeksopdracht legitimeert het
particulier onderzoeksbureau tot het aanwenden van de bevoegdheden van de opdrachtgever.
Tenslotte geldt als derde basisregel dat bij het bepalen van de aard van de onderzoeksmethoden
en -middelen de beginselen van proportionaliteit (evenredigheid van doel en middelen)
en subsidiariteit (gematigdheid bij de inzet van middelen en methoden) in acht worden
genomen. Deze basisregel vloeit voort uit artikel 5 lid 1 onder a en artikel 6 lid
1 onder f AVG (zie paragraaf 5.7).
7.1. Algemene normering onderzoeksmethoden en -middelen
Algemeen
Op basis van wet- en regelgeving, de drie basisregels, rechterlijke uitspraken, achtergrondstudies
en verkenningen van de Autoriteit Persoonsgegevens worden in de paragrafen 7.2 tot
en met 7.8 normen gegeven voor de meest voorkomende onderzoeksmethoden en -middelen.
Indien overeenkomstig deze normen wordt gehandeld is (verdere) gegevensverwerking
in beginsel rechtmatig. Tenzij de rechter in een concrete situatie anders oordeelt
wordt dan voldaan aan de criteria van artikel 5 lid 1 onder a AVG. Naast de normen
die in de paragrafen 7.1 tot en met 7.8 zijn opgenomen voor de daar omschreven onderzoeksmethoden
en -middelen, neemt de sector particuliere onderzoeksbureaus bij de uitvoering van
haar werkzaamheden de normen in acht die in deze paragraaf zijn opgenomen. Deze algemene
normen gelden ook voor die onderzoeksmethoden en -middelen die niet uitdrukkelijk
in deze gedragscode zijn genormeerd omdat het meer voor de hand liggende onderzoeksmethoden
en -middelen zijn die de sector particuliere onderzoeksbureaus hanteert, alsmede onderzoeksmethoden
en -middelen die slechts sporadisch worden gebruikt.
Sectornormering
-
1. Onderzoeksmethoden en -middelen worden slechts aangewend na overleg met de opdrachtgever.
In dat overleg wordt vastgesteld of de opdrachtgever zelf ook bevoegd zou zijn geweest
de onderzoeksmethode of het -middel aan te wenden, indien deze het onderzoek zelf
zou hebben verricht;
-
2. voorafgaand aan de inzet van de onderzoeksmethode en/of -middel moet worden bepaald
tot welk resultaat de onderzoeksmethode en/of -middel moet kunnen leiden. Daarmee
wordt beoogd om te voorkomen, dat gegevens worden vergaard die niet strikt noodzakelijk
zijn voor de uitvoering van de onderzoeksopdracht;
-
3. bij het bepalen van de aard van de onderzoeksmethoden en -middelen worden de beginselen
van proportionaliteit en subsidiariteit in acht genomen, inhoudende dat steeds de
minst bezwarende onderzoeksmethode dan wel het -middel op de minst bezwarende wijze
wordt toegepast.
Toelichting:
Dit algemene gedragsartikel geldt voor alle onderzoeksmethoden en -middelen die in
deze gedragscode uitdrukkelijk genormeerd zijn. De normering geldt ook voor meer of
minder voor de hand liggende onderzoeksmethoden en -middelen, zoals het raadplegen
van openbare registers en openbare bronnen (zoals het internet), het analyseren van
door de opdrachtgever opgevraagde gespecificeerde nota’s bij telecommunicatiebedrijven
en het veiligstellen van sporen op de onderzoekslocatie. Verder is deze normering
van belang voor onderzoeksmethoden en -middelen die nu nog niet of niet vaak gehanteerd
worden, maar in de nabije toekomst wellicht wel (bijvoorbeeld door nieuwe technieken).
Een voorbeeld van een onderzoeksmethode dat niet vaak gehanteerd wordt is de inzet
van een particulier onderzoeker als pseudowerknemer. Deze onderzoeksmethode kan bijvoorbeeld
ingezet worden als een groep werknemers verdacht wordt van het stelselmatig wegnemen
van bedrijfseigendommen en er een grote mate van samenspanning vermoed wordt, terwijl
het niet mogelijk is om op andere wijze informatie te krijgen over de diefstallen,
de daarbij betrokkenen en de onderlinge rolverdeling. In overleg met de opdrachtgever
kan er dan voor gekozen worden om een particulier onderzoeker enige tijd ‘werkzaam’
te laten zijn op de afdeling.
7.2. Betreden van niet openbare (besloten) plaatsen
Algemeen
Het betreden van plaatsen kan noodzakelijk zijn om het doel van de opdracht te kunnen
realiseren. Daarbij kan gedacht worden aan het zoeken naar sporen die in relatie staan
tot de onderzochte gedraging, het inzien van bescheiden, het observeren van personen,
het kopiëren van bescheiden en het interviewen van personen. Bij het betreden van
niet-openbare (besloten) plaatsen dient de particulier onderzoeker rekening te houden
met de belangen en rechten van anderen, onder wie de rechthebbende. In deze paragraaf
worden normen gesteld om te voorkomen dat een particulier onderzoeker een niet-openbare
plaats betreedt en daar een tijdlang onopgemerkt vertoeft of een pand binnendringt
zonder medeweten van de rechthebbende. De gedachte dat geen sprake is van ‘wederrechtelijk
binnendringen’ omdat de particulier onderzoeker bij het betreden van de niet openbare
(besloten) plaats (nog) geen weigering of hindering heeft ondervonden is niet juist.
Sectornormering
-
1. Betreden van niet-openbare plaatsen geschiedt alleen met toestemming van de rechthebbende
of op grond van anderszins verkregen recht;
-
2. een particulier onderzoeker maakt aan de rechthebbende of aan degene die namens deze
optreedt duidelijk kenbaar wie hij is en in welke hoedanigheid hij aanwezig is, zodra
dit redelijkerwijs mogelijk is;
-
3. indien onderzoeksbelangen daardoor niet worden geschaad, wordt aan de rechthebbende
gemeld waarom de plaats betreden wordt;
-
4. de handeling(en) die word(t)(en) uitgeoefend op de plaats die wordt betreden dienen
zo gericht mogelijk te worden uitgevoerd.
Toelichting:
Onder niet-openbare (besloten) plaatsen vallen woningen en andere niet-openbare en
niet voor een ieder toegankelijke plaatsen, zoals loodsen, fabrieks- of bedrijfsruimten,
kantoorgebouwen of erven. Openbare of voor een ieder toegankelijke gebouwen en plaatsen,
zoals een winkel gedurende openingstijden, de lounge van een hotel, een bardancing
of een restaurant vallen niet onder het begrip niet-openbare (besloten) plaats.
Artikel 138 van het WvSr verbiedt het wederrechtelijk binnendringen in woningen, lokalen
en erven die bij een ander in gebruik zijn. Om die reden is in de eerste norm opgenomen
dat voor het betreden toestemming van de rechthebbende vereist is. Er zijn situaties
denkbaar dat de particulier onderzoeker zich begeeft op een plaats zonder dat de rechthebbende
hiervan noodzakelijkerwijs op de hoogte is. Zo kan het bij een woningbrand gebeuren
dat een eigenaar-bewoner onbereikbaar op vakantie is, terwijl de verzekeraar van het
pand aan een particulier onderzoeksbureau opdracht geeft om een toedrachtonderzoek
in te stellen. Het betreden van de plaats is dan toch mogelijk indien de zaakwaarnemende
buurman toestemming verleent of de verzekeringsvoorwaarden een beding bevatten dat
het ontbreken van toestemming opvult.
7.3. Interviewen van personen
Algemeen
Een interview is een gesprek van een of meer particulier onderzoekers met een persoon
met het doel om aanwijzingen te vergaren over de al dan niet vermeende betrokkenheid
van deze persoon of een derde bij een te onderzoeken gedraging of om informatie te
vergaren over iemand in het kader van achtergrondonderzoeken. Als basisregel voor
het interviewen geldt dat de medewerking aan een onderzoek te allen tijde gebaseerd
is op vrijwilligheid. Een particulier onderzoeker kan immers iemand niet dwingen om
op een bepaalde plaats te komen en te blijven, zodat het gesprek gevoerd kan worden,
dit in tegenstelling tot opsporingsambtenaren die een verdachte kunnen ophouden voor
onderzoek. Als iemand tijdens een interview wil vertrekken kan hij/zij niet worden
tegengehouden. Voorafgaand aan het interview zal de particulier onderzoeker deze vrijwilligheid
benadrukken. Tevens zal voor aanvang van elk interview de reden van het onderzoek
kenbaar worden gemaakt.
Sectornormering
-
1. Een particulier onderzoeker maakt voorafgaand aan het interview duidelijk kenbaar
wie hij is en informeert de bevraagde persoon over de reden waarom hij/zij geïnterviewd
wordt en waarvoor zijn/haar verklaring wordt gebruikt, alsmede dat de verklaring vrijwillig
wordt afgelegd. Op deze wijze wordt voorkomen dat de verklaring (tegen een ander)
gebruikt wordt, zonder dat de bevraagde persoon daarop bedacht is;
-
2. ondanks dat een ieder die onder een wettelijke of contractuele geheimhoudingsbepaling
valt zelf verantwoordelijk is voor de naleving daarvan, attendeert de particulier
onderzoeker de bevraagde persoon op de gevolgen van schending van deze plicht, één
en ander voor zover de geheimhoudingsbepaling aan de particulier onderzoeker bekend
is, dan wel redelijkerwijs bekend kan zijn;
-
3. het verdient de voorkeur om het interview met de onderzochte persoon door twee personen,
waarvan tenminste één particulier onderzoeker te doen plaatsvinden. Als dat niet mogelijk
is kan volstaan worden met het opnemen van het interview of een integrale opname van
het interview met een camera. De onderzochte persoon moet hiervoor expliciete toestemming
hebben gegeven;
-
4. de particulier onderzoeker onthoudt zich van alles op grond waarvan gezegd kan worden
dat de verklaring van de bevraagde persoon niet in vrijheid is afgelegd;
-
5. het interview met de onderzochte persoon wordt (schriftelijk) vastgelegd en is een
correcte weergave van hetgeen besproken is. De particulier onderzoeker dient het interviewverslag
binnen een redelijke termijn aan de onderzochte persoon voor te leggen, opdat deze
de gelegenheid heeft om eventuele onjuistheden in de verslaglegging te signaleren.
De onderzochte persoon kan niet gedwongen worden om het interviewverslag te lezen
en/of te ondertekenen;
-
6. Als van een interview met een ander dan de onderzochte persoon een schriftelijk verslag
wordt opgemaakt en als dit verslag integraal wordt opgenomen in het onderzoeksrapport,
dient de tweede volzin van de vijfde norm naar analogie te worden toegepast.
-
7. indien de onderzochte persoon tijdens het interview bijstand of vergezelling door
een advocaat of vertrouwenspersoon wenst, wordt dat overlegd met de opdrachtgever.
Tegen de achtergrond van de vrijwilligheid van het interview is bijstand of vergezelling
als regel toegestaan.
Toelichting:
De begripsomschrijving van ‘interview’ moet worden bezien tegen de achtergrond van
het type onderzoeken waarmee particulier onderzoekers belast worden. Enerzijds zijn
er onderzoeken waarbij getracht wordt om vast te stellen of iemand al dan niet verwijtbaar
betrokken is of is geweest bij een bepaalde gedraging, anderzijds zijn er onderzoeken
waarbij iemands achtergrond nagetrokken wordt. Zodra er een min of meer officieel
gesprek plaatsvindt over de al dan niet vermeende betrokkenheid van iemand bij een
onrechtmatige handeling of een gearrangeerd gesprek plaatsvindt in het kader van een
achtergrondonderzoek, is sprake van een interview.
Van meet af aan moet dan voor anderen duidelijk zijn dat een particulier onderzoeker
als particulier onderzoeker optreedt. Een particulier onderzoeker mag daarover geen
misverstand laten bestaan. Het initiatief om te zeggen wie hij is en waarvoor hij
komt dient bij de particulier onderzoeker zelf te liggen. Dit komt tot uitdrukking
in de eerste norm dat voor het interviewen van personen een uitwerking is van artikel
13 AVG. Op grond van de Wpbr dient de particulier onderzoeker zijn legitimatiebewijs
op verzoek te tonen Het komt de transparantie ten goede als de particulier onderzoeker
bij de aanvang van het interview het legitimatiebewijs toont en (eventueel) een visitekaartje
waarop diens naam is vermeld alsmede de naam en de contactgegevens van het recherchebureau
namens wie hij/zij optreedt.
Algemene vragen (zoals: ‘Kunt u mij vertellen op welk huisnummer de heer X woont’
of het inwinnen van inlichtingen bij openbare bronnen (zoals het informeren naar iemands
telefoonnummer bij KPN via 0900 8008) vallen niet onder het begrip ‘interview’. Dit
soort algemene vragen wordt aangemerkt als sturingsinformatie, informatie die nodig
is om richting te geven aan het onderzoek.
Voor de sector particuliere onderzoeksbureaus gelden nauwelijks wettelijke bepalingen
die het interviewen normeren. De verplichting voor opsporingsambtenaren om voorafgaand
aan een verhoor aan een verdachte de cautie te geven (artikel 29 van het WvSv) geldt
niet voor particulier onderzoekers. Het zwijgrecht voor verdachten is bedoeld als
waarborg tegen ongeoorloofde druk van justitiële autoriteiten en tegen methoden om
bewijs onder dwang en tegen de wil van de verdachte te verkrijgen. De bepaling in
de Wpbr, waarin gesteld wordt dat van een beveiligingsorganisatie of particulier onderzoeksbureau
mag worden verlangd ‘dat zal worden gehandeld in overeenstemming met hetgeen van een
goede beveiligingsorganisatie of van een goed particulier onderzoeksbureau in het
maatschappelijk verkeer mag worden verwacht’ is te vaag om daaruit een interviewstandaard
af te leiden.
De derde norm is opgenomen opdat achteraf tijdens een rechtszaak kan worden gereconstrueerd
hoe het interview met de onderzochte persoon is verlopen. Dit is vooral van belang
voor de opdrachtgever als hij zich moet verdedigen tegen de stelling van de onderzochte
persoon dat sprake was van ongeoorloofde druk tijdens het interview (en dat daardoor
bijvoorbeeld sprake was van handelen in strijd met art. 7:611 BW, het goed werkgeverschap).
Als het interview door één persoon wordt uitgevoerd is het voor de opdrachtgever lastig
om een dergelijk verweer gemotiveerd te betwisten. Vandaar dat is aangegeven dat het
de voorkeur verdient dat het interview door twee personen geschiedt. De twee personen
kunnen beide particulier onderzoeker zijn; het is ook denkbaar dat de onderzoeker
het interview uitvoert met een vertegenwoordiger van de opdrachtgever (zoals een afdelingsmanager,
een medewerker personeelsdienst of een bedrijfsrechercheur). Als het interview wordt
opgenomen zijn ook voldoende mogelijkheden aanwezig om de wijze waarop het interview
is geschied te reconstrueren. Indien het interview met toestemming van de onderzochte
persoon wordt opgenomen moet het particulier onderzoeksbureau kunnen aantonen dat
de onderzochte persoon hiervoor toestemming heeft gegeven. De toestemming kan worden
opgenomen in het interviewverslag of door middel van een separate schriftelijke verklaring
(art. 7 lid 1 AVG).
In de vierde norm wordt aangegeven dat de particulier onderzoeker zich onthoudt van
alles waarvan gezegd kan worden dat de verklaring van de bevraagde persoon niet in
vrijheid is afgelegd. Alleen al van het bevragen van iemand door een particulier onderzoeksbureau
gaat een zekere druk uit. Aangezien gesprekken gevoerd worden op basis van vrijwilligheid
is doorgaans geen sprake van ongeoorloofde druk. De grens tussen wat nog wel en wat
niet meer geoorloofd is, is moeilijk te trekken. Een indringende bevraging van de
onderzochte persoon is op zichzelf toegestaan. Zo is toegestaan dat iemand die ontkent,
geconfronteerd wordt met (ander) bewijsmateriaal en mag gewezen worden op de zwakheid
van diens positie. Er is echter wel sprake van ongeoorloofde druk indien lichamelijke
druk wordt gebruikt. Ongeoorloofd is ook het doen van beloften die niet waar gemaakt
kunnen worden of verbaal geweld.
In de praktijk komt het voor dat bij onderzochte personen een vrij defensieve interviewtechniek
wordt toegepast. Bij deze interviewtechniek wordt voorafgaand aan het gesprek zoveel
mogelijk materiaal verzameld over de onderzochte persoon en diens achtergrond, de
zaak zelf, de administratieve procedures en de (digitale of administratieve) sporen
die duiden op verwijtbare betrokkenheid van de onderzochte persoon. In het daarop
volgende gesprek wordt de onderzochte persoon zoveel mogelijk zelf aan het woord gelaten
door middel van ‘open vragen’ (wie, wat, waarmee, wanneer etc). Tijdens dit gesprek
blijkt vanzelf of iemand liegt en of feiten verdraaid worden. Met deze leugens wordt
hij vervolgens geconfronteerd, zodat hij uiteindelijk gaat inzien dat verder ontkennen
zinloos is.
De tweede volzin van de vijfde norm is vooral van belang voor de opdrachtgever als
de onderzochte persoon tijdens een rechtszaak stelt dat wat hij tijdens het interview
gezegd heeft onjuist is weergegeven. Door het overleggen van de uitgewerkte verklaring
kan de opdrachtgever een dergelijk verweer gemotiveerd weerleggen. De analoge toepassing
van de tweede volzin van de vijfde norm voor anderen dan de onderzochte persoon benadrukt
dat zorgvuldig wordt omgegaan met de belangen van anderen. Als slechts een samenvatting
gemaakt wordt van een interview met een ander dan de onderzochte persoon en als deze
samenvatting wordt opgenomen in de rapportage, verdient het aanbeveling die samenvatting
inhoudelijk af te stemmen met degene met wie gesproken is. Praktisch kan dit door
de samenvatting per email toe te sturen en aan de bevraagde persoon te vragen in een
reply aan te geven dat hij/zij akkoord is met de samenvatting.
7.4. Observatie
Algemeen
Observatie vindt plaats indien gedragingen van iemand of hetgeen bekend moet worden
om onderzoekstactische redenen niet rechtstreeks aan de onderzochte persoon of een
derde gevraagd kan worden. Observatie kan ondersteund worden met technische hulpmiddelen
(zoals camera’s, zie paragraaf 7.5) of plaatsbepalingsapparatuur (zoals GPS-apparatuur
bij het volgen van voertuigen).
Sectornormering
-
1. Naarmate de observatie meer in het openbaar plaatsvindt, zal er minder snel van een
inbreuk op de privacy sprake zijn en is observatie in beginsel toegelaten;
-
2. indien de observatie – ook in het openbaar – langdurig en systematisch (dynamisch
volgen) plaatsvindt is observatie slechts onder bijzondere omstandigheden toegestaan;
-
3. de sector particuliere onderzoeksbureaus onthoudt zich, van observatie van personen
indien deze personen verkeren in situaties, waarbij zij er aanspraak op moeten kunnen
maken onbevangen zichzelf te zijn;
-
4. een rapport inzake observatie beperkt zich tot de waarneming van die gedragingen die
relevant zijn voor de opdrachtgever.
Toelichting:
Observatie is een belangrijke onderzoeksmethode als er duidelijke aanwijzingen zijn
dat iemand zich schuldig maakt of zal maken aan laakbaar en/of strafbaar handelen
of indien er gerede twijfel is omtrent de juistheid en volledigheid van de feiten
op grond waarvan een uitkering worden wordt verlangd of verleend. Er kan onderscheid
gemaakt worden tussen statische observatie en dynamische observatie (volgen). In het
eerste geval wordt uitgegaan van het gadeslaan van (een) perso(o)n(en), goederen en/of
situaties vanuit een bepaalde positie (bijvoorbeeld een vast observatiepunt met doorkijkspiegel).
Bij dynamische observatie gaat het om het volgen van de activiteiten van een bepaalde
perso(o)n(en), goederen en/of situaties. Observatie kan met gewone zintuiglijke waarnemingen
geschieden (directe observatie), maar ook door gebruik te maken van video- en fotocamera's
(indirecte observatie). In de regel zal observatie heimelijk zijn. Dit betekent dat
personen worden gadegeslagen zonder dat zij hiervan op de hoogte zijn.
Uit verschillende rechterlijke uitspraken kan worden geconcludeerd dat een inbreuk
op de privacy niet snel wordt aangenomen wanneer de observatie betrekking heeft op
gedragingen die in het openbaar plaatsvinden. Personen die zich in het voor het publiek
toegankelijke domein bevinden, dienen er rekening mee te houden dat anderen (iedere
willekeurige buitenstaander) hen kunnen waarnemen. Het begrip ‘openbaar’ is ruimer
dan de openbare weg.
Ook voor het publiek toegankelijke plaatsen vallen daar onder. Zo is de lounge van
een hotel en een winkel gedurende openingstijden een voor publiek toegankelijke ruimte.
De onder één genoemde norm is op deze jurisprudentie gebaseerd.
De onder twee genoemde norm ziet onder meer op observatie waarbij gebruik gemaakt
wordt van zintuigversterkende hulpmiddelen zoals een verrekijker of de telelens van
een camera. Het gebruik van deze technische hulpmiddelen, is toegestaan. Het gebruik
van andere technische hulpmiddelen, zoals een GPS-baken (Global Position System),
is slechts in beperkte mate toegestaan, indien dit ondersteunend is aan de observatie.
Het plaatsen van een GPS-baken op een te volgen voertuig maakt het mogelijk dit voertuig
op afstand te volgen en daarmee de observatie professioneler te doen verlopen.
Daarmee kan tevens worden voorkomen dat halsbrekende toeren in het verkeer moeten
worden uitgehaald om te voorkomen dat de geobserveerde uit het zicht geraakt. De inzet
van dit middel is beperkt tot bedrijfsvoertuigen en privévoertuigen die bedrijfsmatig
gebruikt worden door de onderzochte persoon en is verder beperkt tot die tijden die
relevant zijn voor de onderzoeksopdracht. Het aanbrengen van een technisch hulpmiddel
in iemands persoonlijke eigendommen zodat op elk moment een exact en volledig inzicht
wordt verkregen van de plaatsen waar de geobserveerde is of is geweest, maakt een
te grote inbreuk op de privacy en vindt doorgaans geen rechtvaardiging in de aard
van de opdracht. Ook de duur van de observatie in combinatie met de frequentie kan
er toe leiden dat een min of meer volledig beeld wordt verkregen van bepaalde aspecten
van iemands leven, waardoor een niet toegestane inbreuk op de privacy gemaakt wordt.
Bij de onder drie genoemde norm wordt gesproken over situaties waarbij geobserveerde
personen er aanspraak op moeten kunnen maken onbevangen zichzelf te zijn. In dit kader
kan gedacht worden aan woningen, hotelkamers, badhokjes in zwembaden, paskamers in
winkels, relaxinrichtingen en toiletruimten. Daarbij wordt opgemerkt dat het gedurende
enkele momenten met het blote oog vanaf de openbare weg gadeslaan van iemand die zich
in een woning bevindt, terwijl de ramen niet zijn afgeschermd, niet onder de beperking
van de norm valt.
De vierde norm brengt tot uiting dat observatie nauwgezet gerelateerd dient te zijn
aan de onderzoeksopdracht. Indien bijvoorbeeld vermoedt wordt dat een uitkeringsgerechtigde
van een arbeidsongeschiktheidsverzekering rugletsel veinst, dient de observatie zich
te beperken tot gedragingen als het tillen of het slepen van zware voorwerpen. Vooraf
moet worden bepaald tot welk resultaat de observatie moet kunnen leiden, bijvoorbeeld
het vaststellen dat iemand een ongeoorloofde nevenactiviteit verricht of het vaststellen
dat iemand bijklust tijdens ziekte.
Uitspraken waarbij de normering uit privacygedragscode getoetst wordt zijn belangrijk
voor de praktijk van het particulier onderzoek.
In twee situaties heeft de rechter getoetst of de particulier onderzoeker zich gehouden
heeft aan de onder twee genoemde norm in combinatie met de onder drie genoemde norm.
De rechter oordeelde in ECLI:NL:RBHAA:2009:BJ3060 (alimentatiekwestie):
‘Gezien de duur en frequentie van de observaties, alsmede de gedetailleerde inhoud
van rapportages, moet er naar het voorlopig oordeel van de voorzieningenrechter sprake
zijn geweest van méér dan ‘enkele momenten met het blote oog vanaf de openbare weg
gadeslaan’ als bedoeld in de toelichting bij de gedragscode, hetgeen in casu een niet
toelaatbare inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van ([A] en) [eiser] oplevert.
Daarbij is mede van belang dat een aanzienlijk deel van de observaties situaties betreffen
waarin [eiser] er aanspraak op moet kunnen maken onbevangen zichzelf te kunnen zijn.’
De particulier onderzoeker werd veroordeeld tot vergoeding van immateriële schade
vanwege schending van de persoonlijke levenssfeer.
In de casus de beschreven wordt in ECLI:NL:RBZUT:2007:BB1491 (arbeidsongeschiktheid)
was de klager vanaf de openbare weg geobserveerd in diens woning, doordat de onderzoeker
eenmaal in de drie uur langs de woning is gereden en verslag had gedaan van diens
waarnemingen. Telkens zat de onderzochte persoon in een werkhouding achter zijn bureau,
hetgeen hij niet zou moeten kunnen in verband met door hem zelf aangegeven beperkingen.
In deze casus was de rechter van mening dat het incidentele observeren vanaf de openbare
weg in de woning geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer vormde. De rechter oordeelde
dat de duur en de intensiteit van de observatie dermate beperkt zijn gebleven dat
daaruit niet volgt dat de onderzoeker een inbreuk op de privacy heeft gemaakt. De
vordering tot vergoeding van schade wegens vermeende schending van de persoonlijke
levenssfeer werd afgewezen.
7.5. Heimelijke observatie door middel van camera’s
Algemeen
Verborgen camera’s worden in voorkomende gevallen ingezet indien gedragingen van (een)
onderzochte perso(o)n(en) moeten worden vastgelegd en/of om duidelijkheid te verkrijgen
omtrent de identiteit van de vermoedelijke dader(s)/perso(o)n(en) die onrechtmatig
handel(t)(en), om zodoende jegens de onderzochte perso(o)n(en) maatregelen te doen
nemen door de opdrachtgever van de sector particuliere onderzoeksbureaus.
Indien een verborgen camera wordt ingezet is extra zorgvuldigheid geboden omdat een
verborgen camera al snel inbreuk kan maken op de persoonlijke levenssfeer. Dit is
ook door de wetgever onderkend. Een tweetal verbodsbepalingen in het WvSr heeft specifiek betrekking op het heimelijk observeren van personen met camera’s
(artikel 139f en artikel 441b). Beide bepalingen verbieden het vervaardigen van afbeeldingen van iemand met een
technisch hulpmiddel, indien dat heimelijk geschiedt én indien dat wederrechtelijk
is. Bij de totstandkoming van deze artikelen is onderkend dat verborgen camera’s in
voorkomende gevallen ingezet kunnen worden als particulier onderzoeksmiddel. Als algemene
voorwaarde geldt dat de geobserveerde (werknemers of verzekerden) vooraf in algemene
zin over het bestaan van deze mogelijkheid in kennis is gesteld. Voor werknemers kan
dit in kennis stellen bijvoorbeeld geschieden door middel van een circulaire aan het
personeel, waarin is omschreven onder welke omstandigheden de werkgever zich de mogelijkheid
voorbehoudt om heimelijke opnamen te maken. In dat geval is geen sprake van een strafbaar
feit omdat aan het kenbaarheidsvereiste wordt voldaan. In situaties waarin het heimelijk
cameratoezicht niet kenbaar wordt gemaakt, is het aan de rechter om te beoordelen
of er al dan niet sprake is van wederrechtelijkheid. Voor particulier onderzoekers
betekent dit dat zij zich bij de opdrachtgever moeten vergewissen of de mogelijkheid
tot de inzet van heimelijke camera’s bekend gemaakt is en hoe. In alle gevallen dient
onderstaande normering in acht te worden genomen.
Sectornormering
-
1. Het gebruik van de verborgen camera geschiedt alleen op incidentele basis indien er
duidelijke aanwijzingen zijn dat iemand zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig
onrechtmatig en/of strafbaar handelen of indien er gerede twijfel is omtrent de juistheid
en volledigheid van de feiten op grond waarvan een uitkering wordt verlangd of verleend
en het gebruik van de verborgen camera noodzakelijk is voor het leveren van bewijs;
-
2. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de onrechtmatige en/of
strafbare gedraging aan het licht te brengen, dienen deze te worden toegepast;
-
3. situaties waarin personen de gerechtvaardigde verwachting hebben dat zij onbevangen
zichzelf moeten kunnen zijn, worden ontzien;
-
4. het cameragebruik vindt zo gericht mogelijk plaats;
-
5. de periode waarin de camera wordt gebruikt is beperkt;
-
6. misbruik van de beelden wordt tegen gegaan;
-
7. er vindt een evaluatie plaats met de onderzochte persoon over de cameraopnamen, indien
de beelden daartoe aanleiding geven en overwogen wordt het materiaal te gebruiken
in een (gerechtelijke) procedure, een en ander voor zover het belang van het onderzoek
dat toelaat;
-
8. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
Toelichting:
Een werkgever die observatie wenst uit te voeren met (een) heimelijke camera(’s) dient
voorafgaand aan de inzet een DPIA uit te voeren. De Nederlandse Veiligheidsbranche
heeft een model DPIA voor de voorgenomen inzet van een heimelijke camera door werkgevers
ontwikkeld. Dit model DPIA is op de website van de Nederlandse Veiligheidsbranche
beschikbaar voor belangstellenden.
In het DPIA wordt ook aandacht gegeven aan het bestanddeel ‘wederrechtelijk’ dat in
beide strafbepalingen is opgenomen. Door het bestanddeel ‘wederrechtelijk’ wordt ruimte
geschapen voor een afweging in concrete situaties, waarbij sprake is van conflicterende
(grond)rechten. Iemand die met een verborgen camera betrapt wordt terwijl hij zijn
werkgever besteelt, zou kunnen stellen dat zijn privacy geschonden is, omdat de aanwezigheid
van de camera niet kenbaar is gemaakt. De werkgever daarentegen zal stellen dat de
visueel geobserveerde inbreuk heeft gemaakt op diens eigendomsrechten en dat hij deze
diefstal op geen andere wijze had kunnen vaststellen dan door een verborgen camera
te plaatsen.
Het gebruik van de verborgen camera is alleen toegestaan indien dat noodzakelijk is
voor het leveren van bewijs dat iemand zich schuldig maakt of heeft gemaakt aan ernstig
onrechtmatig en/of strafbaar handelen. In de normen 2, 4 en 5 wordt het noodzakelijkheidsvereiste
van de eerste norm expliciet tot uitdrukking gebracht.
Hieronder volgt bij wijze van voorbeeld een tweetal situaties waarbij het in het verleden
is voorgekomen dat een heimelijke camera is ingezet. In deze gevallen is het niet
mogelijk om aangifte in de zin van het WvSv te doen bij de politie. Er is dan geen
sprake van strafbaar gedrag door betrokkene, maar wel van onrechtmatig gedrag.
-
1.
Stalking en benadeling via de post
Een organisatie ontving grote aantallen poststukken via het (voor de verzender gratis)
antwoordnummer. Het betrof honderden blanco brieven per week alsmede zware pakketten
met vloeistof. De afzender is anoniem. Doordat de poststukken altijd via hetzelfde
postkantoor aan PostNL werden aangeboden kon door middel van getuigenverklaringen
en ander speurwerk worden vastgesteld wie de vermoedelijke afzender was. Absolute
zekerheid was er echter niet.
Om die reden zijn van de vermoedelijke afzender heimelijk foto’s gemaakt toen deze
in zijn auto stapte. Deze foto’s zijn getoond aan het personeel van het postkantoor,
met positieve herkenning als gevolg. Betrokkene is op zijn huisadres aangeschreven
met het dringende verzoek zijn handelingen te staken. Vanaf die dag is er geen ongewenste
post meer ontvangen.
-
2.
Misbruik computersystemen
In een bedrijf wordt vastgesteld dat een bepaalde gebruiker (user-id en password zijn
bekend) de bedrijfscomputer gebruikt om hackerssoftware te downloaden van internet,
met enorme risico’s voor de technische infrastructuur als gevolg. Ook wordt vastgesteld
dat het internet met dit password altijd vanuit één vaste werkplek benaderd wordt
(iedere internetcomputer kent een IP-adres).
Ervaring heeft geleerd dat degene aan wie het password is afgegeven en die normaliter
gebruik maakt van die werkplek niet perse degene hoeft te zijn die de bedrijfsregels
schendt. Ondanks gedragsregels die dat verbieden kan niet worden voorkomen dat passwords
gedeeld worden. In dit geval biedt alleen de verborgen camera uitkomst. Door een camerapositie
met zicht op de werkplek kon worden vastgelegd wie daadwerkelijk het vertrouwen schond.
In een tweetal hierna opgenomen situaties is er wel sprake van strafbaar handelen
en heeft de rechter zich concreet uitgesproken over het gebruik van de heimelijke
camera.
In Hoge Raad 27 april 2001, Rechtspraak van de Week 2001, nr. 97 oordeelde de rechter
over het bewijs dat met een verborgen camera was verkregen. In deze casus had de werkgever
het vermoeden dat kassier T bij herhaling verduistering pleegde. Een particulier recherchebureau
plaatste gedurende een periode van vier weken een verborgen camera, gericht op de
kassa. Aangezien op de kassa meerdere medewerkers werkzaam waren, zijn ook de gedragingen
van caissière L vastgelegd. Uit de vastgelegde afbeeldingen bleek dat L bij herhaling
verduistering pleegde. De rechter oordeelde dat het er niet toe deed dat de verdenking
alleen tegen T bestond en dat het in feite op toeval berustte dat ook L werd betrapt.
Er is geen inbreuk op de privacy gemaakt, omdat er reeds een concreet vermoeden van
verduistering bestond (door T) en de gedragingen niet op een andere manier dan met
behulp van de camera konden worden vastgelegd.
Een ander voorbeeld van de Kantonrechter Schiedam van 8 juli 1997, JAR 1997, 189,
betreft een bedrijf dat al geruime tijd geplaagd werd door diefstal van pakken koffie
en limonade uit de kantine. Via een informatiebulletin werd het personeel gewaarschuwd
dat diefstal niet getolereerd werd. Met behulp van een verborgen camera werd aangetoond
dat een werknemer meermalen spullen wegnam. Hij werd op staande voet ontslagen. Het
beroep van de werknemer op onrechtmatig verkregen bewijs werd door de rechter verworpen.
De werkgever heeft een gerechtvaardigd belang om te achterhalen wie van haar werknemers
het in hem gestelde vertrouwen schond, aldus de rechter.
7.6. Onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen
Algemeen
Veel bedrijven beschikken over geautomatiseerde voorzieningen, zoals een computernetwerk.
In zo'n netwerk heeft iedere werknemer door middel van een personal computer toegang
tot zijn eigen werkgebied waarop hij kan inloggen door middel van de user-id en zijn
wachtwoord. Daarnaast beschikken veel werknemers over bedrijfsmiddelen, zoals laptops
en mobiele telefoons. De rechthebbende van het computernetwerk respectievelijk de
aan de werknemer beschikbaar gestelde bedrijfsmiddelen moet in staat zijn om na te
gaan op welke wijze er gebruik wordt gemaakt van deze bedrijfsvoorzieningen, ter controle
op de naleving op de gedragsregels op het gebruik daarvan of ter voorkoming van risico’s
(voor de technische infrastructuur). Om die reden worden handelingen van werknemers
op computers, op computernetwerken en/of het gebruik van computerdiensten (zoals internet)
veelal vastgelegd (‘gelogd’). Een werkgever is verplicht zijn personeel hierover te
informeren op grond van artikel 13 AVG. Voorts is de werkgever verplicht om over dit
vastleggen van gegevens van personeelsleden en het gebruik daarvan te overleggen met
de ondernemingsraad op grond van artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden een en ander voor zover op personeel betrekking hebbende gegevens op structurele
basis worden vastgelegd. Zie voor onderzoek in e-mailberichten paragraaf 7.7.3.
Sectornormering
-
1. Het onderzoek in een geautomatiseerde voorziening is alleen toegestaan in opdracht
van de rechthebbende op deze voorziening. Veelal zal dit de opdrachtgever zijn;
-
2. het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen is alleen toegestaan in geval van
een vermoeden van misbruik van de geautomatiseerde voorzieningen of in geval van verdenking
van een ander ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen;
-
3. een thuiswerkplek wordt niet betrokken bij het onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen.
Indien onderzoek noodzakelijk is in geautomatiseerde voorzieningen die de werkgever
beschikbaar gesteld heeft aan zijn werknemers, dient de werkgever deze terug te vorderen,
opdat onderzoek elders plaatsvindt;
-
4. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare
gedraging(en) aan het licht te brengen, dienen deze te worden toegepast;
-
5. er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van technische hulpmiddelen die de integriteit
van de in de geautomatiseerde voorziening opgeslagen data intact laten;
-
6. het onderzoek vindt zo gericht mogelijk plaats;
-
7. het geschiedt alleen op incidentele basis;
-
8. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
Toelichting:
Indien de sector particuliere onderzoeksbureaus optreedt in het verlengde van de rechthebbende
van een geautomatiseerde voorziening (zoals het computernetwerk van een bedrijf of
een door het bedrijf aan een medewerker beschikbaar gestelde personal computer), is
onderzoek, waarbij de op de bedrijfsserver of de harde schijf opgeslagen data benaderd
worden geoorloofd. Er is dan geen sprake van ‘wederrechtelijk binnendringen’ in de
zin van artikel 138ab van het WvSr. In dat geval is ook geen sprake van gekwalificeerde
computer- vredebreuk (art. 138ab lid 2 WvSr), indien het inkijken in de gegevens gevolgd
wordt door het overnemen van de gegevens en deze voor zichzelf of een ander wordt
vastgelegd (ontvreemden van gegevens).
Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om de gebruikers van het geautomatiseerde
systeem in algemene zin te informeren dat handelingen op computers, op computernetwerken
en/of het gebruik van computerdiensten worden vastgelegd en onder welke omstandigheden
de vastgelegde gegevens in de geautomatiseerde voorzieningen kunnen worden onderzocht.
Er is sprake van gerechtvaardigd belang voor een onderzoek in geautomatiseerde voorzieningen
indien sprake is van ernstig onrechtmatig of laakbaar handelen of nalaten. Naast de
absolute ernst van handelen of nalaten (zoals diefstal van eigendommen van de werkgever
of verduistering) speelt ook de relatieve ernst van het handelen of nalaten een rol.
Bij het bepalen van de relatieve ernst van handelen of nalaten spelen verschillende
factoren een rol die in onderling verband en samenhang de ernst kunnen bepalen, zoals:
-
–
De relatie tussen de functie en het vergrijp. Bij iemand die een voorbeeldfunctie
of een vertrouwenspositie heeft of belast is met toezicht op de naleving van gedragsregels,
wordt een handelen of nalaten in strijd met vigerende regels al snel aangemerkt als
ernstig laakbaar handelen of nalaten.
-
–
De aard van het bedrijf of instelling. In een aantal sectoren van de samenleving moet
de werkgever volledig kunnen vertrouwen op de eerlijkheid van de medewerkers. Handelen
of nalaten in strijd met vigerende regels wordt dan al snel aangemerkt als ernstig
laakbaar handelen of nalaten.
7.7. Vertrouwelijke communicatie
Algemeen
Vertrouwelijke communicatie kan plaatsvinden door het gesproken of geschreven woord
of door de overdracht van signalen via de ether of de kabel. Onder vertrouwelijke
communicatie valt bijvoorbeeld een in beslotenheid gevoerd gesprek, een niet openbaar
e-mailbericht of het niet voor derden bestemde berichtenverkeer via de telecommunicatie-infrastructuur.
In de hierna opgenomen paragrafen is telkens opgenomen dat, indien er minder ingrijpende
onderzoeks-mogelijkheden zijn om het verweten gedrag aan het licht te brengen of om
bewijs te vergaren voor een verweten gedraging, deze de voorkeur hebben. Voor onderzoeken
waarbij communicatie een rol speelt betekent dit, dat het in het algemeen minder ingrijpend
is de uiterlijke vorm van communicatie te onderzoeken (identificerende gegevens en
verkeersgegevens) dan het doen van onderzoek naar de inhoud van de communicatie (wat
er gezegd is of wat er geschreven is).
7.7.1. Meeluisteren en opnemen van gesprekken in besloten en niet besloten ruimten
Sectornormering
-
1. De particulier onderzoeker is deelnemer aan het gesprek èn neemt de eerste norm van
het interviewen van personen in acht (zie hiervoor paragraaf 7.3); of
-
2. de particulier onderzoeker handelt in opdracht van een deelnemer aan een gesprek;
-
3. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare
gedraging(en) aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of
strafbare gedraging(en), dienen deze te worden toegepast;
-
4. het meeluisteren en opnemen vindt zo gericht mogelijk plaats;
-
5. de periode waarin wordt meegeluisterd of opgenomen dient zo beperkt mogelijk te zijn;
-
6. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
Toelichting:
De sector particuliere onderzoeksbureaus werkt regelmatig in opdracht van personen
die (telefoon)gesprekken die zij zelf met een ander voeren willen vastleggen, zonder
dat de ander daarvan op de hoogte is. In dat geval worden hulpmiddelen gebruikt die
in feite als technisch geheugen van de opdrachtgever fungeren. Een bandopname van
een (telefoon)gesprek wordt vaak in een juridische procedure overhandigd als ondersteuning
van een getuigenverklaring van gelijke strekking. Meermalen hebben rechters overwogen
dat gesprekspartners er vanuit moeten gaan dat hun (telefoon)gesprekken worden meegeluisterd,
dan wel opgenomen. Bij hulpmiddelen kan gedacht worden aan het beschikbaar stellen
van een bandrecordertje aan de gespreksdeelnemer of aan het installeren van een kabelmicrofoon
in de ruimte waar het gesprek plaatsvindt. Indien gebruik gemaakt wordt van een zendertje
moet rekening worden gehouden met de bepalingen van de Telecommunicatiewet. Daarin
is vastgelegd dat de aanleg en het gebruik van een zender slechts is geoorloofd, indien
voor het gebruik ervan aan de houder van het apparaat een vergunning is verleend voor
het gebruik van frequentieruimte (artikel 10.16 van de Telecommunicatiewet).
Volledigheidshalve wordt hier vermeld dat de artikelen 139a en 139b van het WvSr het
afluisteren van gesprekken met een technisch hulpmiddel, anders dan in opdracht van
een deelnemer van het gesprek, verbieden, alsmede het opnemen van een gesprek zonder
deelnemer aan dat gesprek te zijn en anders dan in opdracht van een deelnemer strafbaar
stellen.
7.7.2. Aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken
Sectornormering
-
1. Het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken is alleen toegestaan in opdracht
van de rechthebbende van de voor telecommunicatie gebezigde aansluiting. Veelal zal
dit de opdrachtgever zijn;
-
2. aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken is alleen toegestaan indien dat noodzakelijk
is voor het leveren van bewijs dat de onderzochte persoon zich schuldig maakt of heeft
gemaakt aan ernstig laakbaar en/of strafbaar handelen;
-
3. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare
gedraging(en) aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of
strafbare gedraging(en), dienen deze te worden toegepast;
-
4. de periode waarin wordt getapt of telefoongesprekken worden opgenomen is beperkt;
-
5. het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken vindt zo gericht mogelijk plaats;
-
6. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
Toelichting:
In artikel 139c van het WvSr is vastgelegd dat het aftappen of opnemen met een technisch
hulpmiddel van gegevens die worden overgedragen via de telecommunicatie-infrastructuur
of door middel van daarop aangesloten randapparatuur in beginsel strafbaar is. Deze
verbodsbepaling is onder meer van toepassing op telefoongesprekken. Voor de gerechtigde
tot de voor telecommunicatie gebezigde aansluiting heeft de wetgever een uitzondering
gecreëerd. De memorie van toelichting noemt het voorbeeld van een werknemer die een
gesprek voert met de telefoon van zijn werkgever. Dit zal minder als een inbreuk op
de privacy worden ervaren, althans eerder worden geaccepteerd, omdat gebruik gemaakt
is van bedrijfsfaciliteiten en omdat de werkgever in staat moet zijn om na te gaan
welk gebruik er van de aansluiting wordt gemaakt.
De grens van hetgeen toegestaan is komt in de strafbepaling tot uitdrukking door aan
te duiden dat de uitzondering niet geldt als er sprake is van ‘kennelijk misbruik’.
Het aftappen en/of opnemen van telefoongesprekken is niet strafbaar indien de normering
in acht genomen wordt.
7.7.3. Onderzoek van e-mailberichtenverkeer
Sectornormering
-
1. Het aftappen en inzien van e-mailberichten is alleen toegestaan in opdracht van de
rechthebbende op het communicatienetwerk. Veelal zal dit de opdrachtgever zijn;
-
2. het aftappen en inzien van emailberichten is alleen toegestaan in geval van het vermoeden
van misbruik van het bedrijfsnetwerk door de onderzochte persoon of in geval van verdenking
van ander ernstig laakbaar of strafbaar handelen;
-
3. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de laakbare en/of strafbare
gedraging(en) aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of
strafbare gedraging(en), dienen deze te worden toegepast;
-
4. indien de e-mailberichten versleuteld worden zonder medeweten en/of toestemming van
de rechthebbende op het communicatienetwerk kunnen de computerhandelingen van de onderzochte
persoon leesbaar respectievelijk inzichtelijk worden gemaakt door het plaatsen van
een bug;
-
5. het onderzoek vindt zo gericht mogelijk plaats;
-
6. de periode van het onderzoek is beperkt;
-
7. niet relevant gebleken gegevens worden vernietigd.
Toelichting:
Onderzoek van de e-mailbox houdt in het aftappen en/of inzien van e-mailberichten
en/of berichten die zijn opgeslagen in de e-mailbox.
In het WvSr is een aantal strafbepalingen opgenomen die betrekking hebben op het aftappen
en/of inzien van e-mail.
Artikel 139c van het WvSr verbiedt het aftappen of opnemen met een technisch hulpmiddel
van gegevens die worden overgedragen via de telecommunicatie-infrastructuur of door
middel van daarop aangesloten randapparatuur. Deze verbodsbepaling is eveneens van
toepassing op het aftappen van e-mailberichten die worden verzonden en/of worden ontvangen.
Artikel 138ab van het WvSr verbiedt het opzettelijk en wederrechtelijk binnendringen
in iemands e-mailbestanden alsmede het overnemen van gegevens.
Bovenvermelde strafbepalingen worden in beginsel niet overtreden, indien deze normering
in acht genomen wordt.
Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om de gebruikers van de
e-mailfunctionaliteit in algemene zin te informeren dat en onder welke omstandigheden
het
e-mailberichtenverkeer afgetapt en/of ingezien kan worden.
7.8. Proefaankoop en pseudoklant
Algemeen
Een proefaankoop is een handeling waarbij het particulier onderzoeksbureau iets afneemt
van een ander met de bedoeling gegevens te verzamelen over de wijze van afhandeling
van de transactie, dan wel om specifieke gegevens van de verkopende partij en/of het
te koop aangebodene te verkrijgen. In het geval van een pseudoklant doet de particulier
onderzoeker zich voor als (potentiële) klant om gedragingen van de dienstverlener
waar te nemen als deze zijn dienst aanbiedt of uitvoert. Bij beide activiteiten maakt
de particulier onderzoeker diens ware identiteit of reden van de proefaankoop of het
verzoek om een dienst te verlenen niet bekend.
Sectornormering
-
1. De verkoper of aanbieder van de dienst mag niet aangezet worden of in de verleiding
worden gebracht iets te doen of na te laten wat hij anders op eigen initiatief ook
niet zou hebben gedaan;
-
2. de proefaankoop of het zich voordoen als klant dient zo gericht mogelijk te zijn;
-
3. dat goederen en/of gegevens zijn aangekocht of dat een dienst is afgenomen dient expliciet
in de onderzoeksrapportage te worden vastgelegd, alsmede de wijze van betalen.
Toelichting:
In de praktijk zijn er verschillende soorten van proefaankopen. Zo komt het voor dat
winkelbedrijven aan particuliere onderzoeksbureaus opdracht geven om reguliere aankopen
te doen in hun winkel of winkels om te verifiëren of de kassamedewerkers zich houden
aan de geldende kassa-instructies (mystery guesting). Het komt ook voor dat personen
voorwerpen of gegevens (informatie) aanbieden die onrechtmatig onttrokken zijn aan
de opdrachtgever of aan een derde. In die gevallen moet veelal eerst geverifieerd
worden of het inderdaad voorwerpen of gegevens van de opdrachtgever of van een derde
betreffen of er moet een beeld worden verkregen van de (betrouwbaarheid van de) aanbieders.
Soms wordt voor dit doel voorafgaande aan de proefaankoop samengewerkt met opsporingsautoriteiten
(al dan niet in het kader van bijstandsverlening ex-artikel 126ij van het WvSv). Soms
wordt een proefaankoop gedaan om vast te stellen of de goederen of de gegevens van
misdrijf afkomstig zijn en wordt de politie in kennis gesteld, indien dat is vastgesteld,
zodat de politie de gehele partij in beslag kan nemen. Aan een eenmalige transactie
kunnen meerdere contacten ter voorbereiding van de transactie vooraf gaan. Zolang
nog niet vaststaat dat de aangeboden voorwerpen of gegevens daadwerkelijk van misdrijf
afkomstig zijn, is de kans gering dat de particulier onderzoeker zich schuldig maakt
aan heling door goederen of gegevens van de aanbieder af te nemen. Indien is vastgesteld
dat de goederen respectievelijk de gegevens van misdrijf afkomstig zijn, dient de
particulier onderzoeker zich te onthouden van verdere aankopen van dit bewuste product
respectievelijk deze bewuste gegevens. Het is dan aan de opdrachtgever om te bepalen
of de politie ingeschakeld moet worden.
Bij het optreden als pseudoklant kan gedacht worden aan situaties dat de particulier
onderzoeker zich meldt als (potentiële) klant voor een dienst die door de onderzochte
persoon wordt aangeboden, zoals een knipbeurt of een medische behandeling. Het afnemen
van deze dienst kan geboden zijn als er concrete aanwijzingen zijn dat de onderzochte
persoon een degelijke dienst aanbiedt en uitvoert en daarmee het vermoeden bestaat
dat hij ten onrechte een uitkering geniet (bijvoorbeeld een periodieke uitkering op
basis van een inkomstenverzekering tegen geheel of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid).
De onderzoeksmethode kan ook worden ingezet om concurrerende – niet toegestane – werkzaamheden
vast te stellen. In het eerste geval is het doel van het afnemen van de dienst het
aanschouwen van de lichamelijke en/of mentale (on)mogelijkheden teneinde deze te vergelijken
met wat van betrokkene bekend is uit het (verzekerings) dossier. In het tweede geval
is het doel om vast te stellen of iemand zich aan zijn afspraken houdt (concurrentiebeding).
Door op deze wijze gegevens te vergaren is feitelijk sprake van observatie en gelden
tevens de daarop van toepassing zijnde normen (zie hiervoor par. 7.4).
De normering voor proefaankopen is met name geschreven voor de soort van proefaankopen
anders dan mystery guesting. Bij deze proefaankopen is het risico aanwezig dat de
verkoper wordt uitgelokt tot het plegen van strafbare feiten, hetgeen tot gevolg heeft
dat ook de particulier onderzoeker zich schuldig maakt aan een strafbaar feit. Voorkomen
moet worden dat een particulier onderzoeksbureau (strafrechtelijk) verwijtbaar betrokken
raakt bij het plegen van strafbare feiten door anderen, die voorheen niet de intentie
hadden om strafbare feiten te plegen. Om die reden dient de verkoper steeds het initiatief
te nemen om goederen en/of diensten aan te bieden. De particulier onderzoeker moet
zich steeds afvragen of de verkoop van de goederen of het verrichten van de dienst
ook zou zijn geschied als hij zich niet had gemeld als gegadigde.
Hij moet de overtuiging hebben dat de verkoper zich zou hebben ingespannen om een
andere gegadigde te zoeken om vervolgens aan deze de goederen te verkopen of de dienst
aan te bieden. Ook mogen geen hogere bedragen worden geboden dan de gangbare bedragen.
7.9. Vastlegging van gehanteerde onderzoeksmethoden en -middelen
Indien een particulier onderzoeksbureau één van de in de paragrafen 7.1 tot en met
7.8 genoemde onderzoeksmethoden of -middelen heeft toegepast wordt hiervan een verslag
opgemaakt, onder vermelding van de gronden die tot de toepassing van de gehanteerde
onderzoeksmethode c.q. -middel hebben geleid. Het verslag maakt deel uit van het dossier
en zodoende van de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie, maar vormt geen onderdeel
van het onderzoeksrapport, tenzij met de opdrachtgever anders is overeengekomen. Door
middel van deze verslaglegging is achteraf toetsing mogelijk op de juiste toepassing
van onderzoeksmethoden- en middelen. Dat is van belang voor de beoordeling van klachten
ex-artikel 18 van de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus en voor
de beoordeling door de Autoriteit Persoonsgegevens van een klacht of een vermeende
inbreuk op de AVG ex-artikel 56 lid 2 AVG, alsmede voor de geschillenregeling van
de gedragscode. De reikwijdte van het recht tot inzage in het onderzoeksdossier door
de onderzochte persoon als vastgelegd in paragraaf 9.1 van deze gedragscode omvat
– onder de daar gestelde voorwaarden en beperkingen – ook de verslaglegging van gehanteerde
onderzoeksmethoden en onderzoeksmiddelen.
8. Informatieverstrekking aan de onderzochte perso(o)n(en)
8.1. Informatieverstrekking aan de onderzochte persoon (uitwerking artikel 13, 14
en art. 23 AVG jo art. 41 UAVG)
Wettelijk kader
Een belangrijk uitgangspunt van de AVG is dat de verwerkingsverantwoordelijke verplicht
is een betrokkene op enig moment te informeren over de verwerking van diens persoonsgegevens.
Indien persoonsgegevens bij de onderzochte persoon worden verkregen, bepaalt artikel
13 AVG dat de verwerkingsverantwoordelijke bij de verkrijging minimaal aan deze mededeelt wat diens identiteit is, alsmede wat de verwerkingsdoeleinden
zijn waarvoor de persoonsgegevens zijn bestemd.
Indien persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan van de onderzochte
persoon, bepaalt artikel 14 AVG eveneens dat de verwerkingsverantwoordelijke de hiervoor
genoemde minimale informatie aan de onderzochte persoon mededeelt. Deze mededeling dient binnen een
redelijke termijn te geschieden, maar uiterlijk binnen één maand na de verkrijging
van de persoonsgegevens, tenzij sprake is van een uitzonderingssituatie als bedoeld
in artikel 23 AVG jo artikel 41 lid 1 onder d of i UAVG.
Aanvullend op de minimale informatie neemt de verwerkingsverantwoordelijke passende maatregelen opdat de betrokkene
de overige in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie in een beknopte, transparante, begrijpelijke
en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal ontvangt (art.
12 lid 1 AVG).
De informatieverstrekking kan achterwege blijven indien de verwerkingsverantwoordelijke
op goede gronden mag aannemen dat de onderzochte persoon reeds over de informatie
beschikt.
De verwerkingsverantwoordelijke kan het informeren van de onderzochte persoon tevens
achterwege laten in de gevallen als bedoeld in artikel 41 UAVG, in het bijzonder voor zover dit noodzakelijk en evenredig is in het belang van:
-
− de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
-
− de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon
en de opdrachtgever daaronder begrepen.
Sectornormering
In het onderzoeksdossier dient duidelijk kenbaar te zijn dat onderzochte persoon is
geïnformeerd door middel van een brief of, in het geval een (confronterend) gesprek
(door het particulier onderzoeksbureau) met de onderzochte persoon is gevoerd, door
een gespreksverslag waaruit blijkt dat de onderzochte persoon (door het particulier
onderzoeksbureau) is geïnformeerd. Het niet informeren van de onderzochte persoon
met een beroep op artikel art. 23 AVG jo art. 41 UAVG is alleen mogelijk in uitzonderlijke gevallen.
Het particulier onderzoeksbureau verstrekt de overige in de artikelen 13 en 14 AVG bedoelde informatie aan de onderzochte persoon door
deze te attenderen op (het privacy statement op) haar website.
Onder de overige in de artikelen 13 en 14 AVG bedoelde informatie wordt verstaan:
-
− in voorkomend geval, de naam en contactgegevens van de functionaris voor de gegevensverwerking;
-
− de periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden opgeslagen;
-
− de rechtsgrondslagen voor de verwerking in algemene zin door particuliere onderzoeksbureaus;
-
− dat betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om inzage
van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende
verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en
-
− dat betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
In de chronologie van een particulier rechercheonderzoek en in de verhouding tussen
de opdrachtgever en het particulier onderzoeksbureau geschiedt de informatieverstrekking
aan de onderzochte persoon als volgt:
Voorafgaand aan het onderzoek:
-
1. In het intakegesprek tussen de opdrachtnemer en de opdrachtgever én nog voordat een
aanvang wordt gemaakt met de recherchewerkzaamheden wijst het particulier onderzoeksbureau
de opdrachtgever op de op het particulier onderzoeksbureau (als verwerkingsverantwoordelijke
in de zin van de AVG) rustende informatieverplichting jegens de onderzochte persoon;
-
2. in dat gesprek wordt vastgesteld of de onderzochte persoon al op de hoogte is van
een jegens hem in te stellen onderzoek;
-
3. in de schriftelijke opdrachtbevestiging die in het onderzoeksdossier aanwezig moet
zijn, dient de op het particulier onderzoeksbureau rustende informatieplicht duidelijk
naar voren te komen.
-
4. indien sprake is van een achtergrondonderzoek wordt de onderzochte persoon in algemene
bewoordingen medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij onderworpen
is, wat daarvan de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte
persoon medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient
te wenden;
-
5. indien er geen sprake is van een achtergrondonderzoek vindt een afweging plaats of
het op de hoogte stellen van de onderzochte persoon – ondanks de informatieplicht
– toch achterwege dient te blijven omdat de belangen van de voorkoming, het onderzoek,
de opsporing en de vervolging van strafbare feiten dat noodzakelijk maken (artikel 41 lid 1 onder d UAVG). De aanwezigheid van een onderzoeks- respectievelijk opsporingsbelang moet door
een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt. Voorts kan het op de hoogte stellen
van de onderzochte persoon achterwege blijven indien dat noodzakelijk is ter bescherming
van de rechten en vrijheden van anderen (artikel 41 lid 1 onder i UAVG). In deze gevallen
dient de informatieplicht tijdens het onderzoek of na het onderzoek te geschieden;
-
6. indien de uitzonderingen op de informatieplicht niet van toepassing zijn, dient het
particulier onderzoeksbureau de onderzochte persoon op de hoogte te stellen voordat
het onderzoek een aanvang neemt. De onderzochte persoon wordt dan in algemene bewoordingen
medegedeeld wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan
de reden is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon
medegedeeld dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.
-
7. voor de overige in de artikelen 13 en 14 AVG genoemde informatie wordt de onderzochte
persoon geattendeerd op de website van het particulier onderzoeksbureau.
Na aanvang van het onderzoek:
Indien de onderzochte persoon niet voorafgaand aan het onderzoek op de hoogte is gesteld,
wordt hij tijdens het onderzoek geïnformeerd. Daarbij wordt als volgt gehandeld:
-
1. Indien gegevens omtrent het onderzoek worden vastgelegd in de opdrachten c.q. voorvallenregistratie,
wordt vastgesteld of het risico aanwezig is dat de onderzochte persoon de mededeling
zal aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding te belemmeren;
-
2. in dat geval wordt de onderzochte persoon op de hoogte gesteld van het uitgevoerde
onderzoek zodra dit in het kader van het onderzoek verantwoord is. Het moment waarop
dit wordt gedaan, wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald. Vaak zal dit moment
samenvallen met het moment dat de onderzochte persoon geïnterviewd wordt over het
voorval. De onderzochte persoon wordt dan in algemene bewoordingen medegedeeld wat
de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden is en
wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld dat
hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.
-
3. voor de overige in de artikelen 13 en 14 AVG genoemde informatie wordt de onderzochte
persoon geattendeerd op de website van het particulier onderzoeksbureau.
Na afronding van het onderzoek:
-
1. De onderzochte persoon wordt in ieder geval in kennis gesteld van het onderzoek direct
nadat het onderzoeksrapport is aangeboden aan de opdrachtgever;
-
2. bij de inkennisstelling wordt de onderzochte persoon in algemene bewoordingen medegedeeld
wat de aard van het onderzoek is waaraan hij is onderworpen, wat daarvan de reden
is en wie als opdrachtgever fungeert. Verder wordt de onderzochte persoon medegedeeld
dat hij zich voor nadere informatie tot de opdrachtgever dient te wenden.
-
3. in uitzonderingsgevallen blijft ook dan de mededeling achterwege. Dat is onder andere
het geval indien van het voorval door of namens de opdrachtgever aangifte wordt gedaan
bij de politie en vroegtijdige inkennisstelling van de onderzochte persoon het opsporings-
of vervolgingsbelang schaadt (artikel 23 AVG jo artikel 41 lid 1 onder d UAVG) of indien dit noodzakelijk is in het belang van de rechten en vrijheden van anderen
dan de onderzochte persoon, de verwerkingsverantwoordelijke (artikel 23 AVG jo artikel
41 lid 1 onder i UAVG) en de opdrachtgever daaronder begrepen. Dit wordt van geval
tot geval in overleg met de opdrachtgever bepaald. De noodzaak om de mededeling achterwege
te laten indien sprake is van opsporings- of vervolgingsbelangen moet door een opsporingsambtenaar
kenbaar zijn gemaakt. De gemaakte belangenafweging (beoordeling en motivering) om
af te zien van het informeren van de onderzochte persoon wordt zo duidelijk mogelijk
vastgelegd in het onderzoeksdossier.
-
4. overdracht van de informatieplicht aan de opdrachtgever is toegestaan. Van het particulier
onderzoeksbureau wordt verwacht dat het zich inspant dat de onderzochte persoon door
de opdrachtgever daadwerkelijk en adequaat geïnformeerd wordt. Uit het onderzoeksdossier
moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld dat de opdrachtgever de onderzochte
persoon heeft geïnformeerd.
-
5. voor de overige in de artikelen 13 en 14 AVG genoemde informatie wordt de onderzochte
persoon door het particulier onderzoeksbureau of de opdrachtgever geattendeerd op
de website van het particulier onderzoeksbureau.
Toelichting:
De artikelen 13 en 14 AVG bepalen dat het particulier onderzoeksbureau verplicht is
diens identiteit op eigen initiatief bekend te maken aan betrokkene en deze te informeren
over de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens. De verplichting om dit
op eigen initiatief te doen is een belangrijk instrument om het vastleggen van persoonsgegevens
door het particulier onderzoeksbureau transparant te maken opdat de onderzochte persoon
de rechten kan uitoefenen die in paragraaf 9 zijn opgenomen. Door de vastlegging van
persoonsgegevens door een particulier onderzoeksbureau, vooral in die gevallen dat
de vermeende misdraging niet kon worden aangetoond, bestaat het risico dat de onderzochte
persoon geen weet heeft van de gegevensverwerking, terwijl de gegevens in de toekomst
mogelijk wel gebruikt worden om hem te beoordelen. Het feit dat onderzoek is gedaan
naar mogelijke misdragingen van betrokkene kan immers aanleiding zijn hem te beschouwen
als iemand met een verhoogd risico op fraude die extra aandacht verdient. Een onderzochte
persoon heeft het recht om te weten waaraan hij deze aandacht te danken heeft.
Strikt genomen is ook een aan de onderzochte persoon gelieerde persoon ‘betrokkene’
in de zin van de artikelen 13 en 14 AVG. Daarbij kan gedacht worden aan degene die
in hetzelfde pand woont als de onderzochte persoon of degenen die op dezelfde afdeling
werken als de onderzochte persoon. Hun gegevens worden soms in het onderzoeksdossier
opgenomen, bijvoorbeeld als onderdeel van een pandanalyse of afdelingsanalyse. De
informatieplicht heeft geen betrekking op deze aan de onderzochte persoon gelieerde
personen. Opname van hun gegevens leidt er niet toe dat zij of hun gedragingen in
de toekomst beoordeeld worden. Hun gegevens zullen doorgaans na afronding van het
onderzoek verwijderd worden ter uitvoering van het beginsel van minimale gegevensverwerking
(paragraaf 5.5). Dit neemt niet weg dat de aan de onderzochte persoon gelieerde persoon
de rechten kan uitoefenen als bedoeld in paragraaf 9 indien deze vermoedt dat diens
persoonsgegevens verwerkt worden.
De AVG onderscheidt twee vormen van informatieverstrekking. Als gegevens rechtstreeks
bij een ander verkregen worden – bijvoorbeeld door deze te interviewen – dient deze
op de hoogte te worden gesteld op het moment van vergaring van gegevens. Dit is voor
het interviewen van personen uitgewerkt in paragraaf 7.3. Indien gegevens buiten de
betrokkene om worden verkregen, hetzij bij derden, hetzij door middel van eigen onderzoek,
dient de betrokkene nadien geïnformeerd te worden,
Over de wijze waarop de informatie wordt verstrekt, wordt geen normering voorgeschreven,
omdat dit per geval verschillend kan zijn. De informatieverstrekking kan mondeling
in een rechtstreeks contact tussen (medewerkers van) het particulier onderzoeksbureau
en de onderzochte persoon geschieden, maar kan ook schriftelijk gedaan worden. Bij
de mededeling van het doel van de gegevensverwerking kan aansluiting worden gevonden
bij de opdrachtomschrijving zoals deze is opgenomen in de opdrachtbevestiging tussen
het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever.
Van de mededelingsplicht kan in twee gevallen worden afgezien. In het eerste geval
blijft de mededeling (tijdelijk) achterwege omdat opsporingsbelangen dat noodzakelijk
maken (artikel 23 AVG jo artikel 41 lid 1 onder d UAVG)). Indien namens de opdrachtgever
aangifte gedaan wordt, betekent dat niet automatisch dat de politie direct een aanvang
neemt met opsporingsactiviteiten. In dat geval is het risico aanwezig is dat de onderzochte
persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding
door de politie te belemmeren, bijvoorbeeld door bewijsmateriaal zoek te maken of
door mededaders te informeren. De aanwezigheid van een opsporingsbelang moet door
een opsporingsambtenaar kenbaar zijn gemaakt. Op het moment dat het opsporingsbelang
zich niet meer verzet tegen het informeren van de onderzochte persoon, wordt gehandeld
overeenkomstig de sectornormering (zie: Na afronding van het onderzoek, meer specifiek
punt 2).
Voorts kan het op de hoogte stellen van de onderzochte persoon (tijdelijk) achterwege
blijven, indien dat noodzakelijk is ter bescherming van de rechten en vrijheden van
anderen, zoals de opdrachtgever (artikel 23 AVG jo artikel 41 lid 1 onder i UAVG).
Indien de mededeling bijvoorbeeld direct na het aanvaarden van de opdracht gedaan
wordt is ook hier het risico aanwezig dat de onderzochte persoon de mededeling zal
aangrijpen om maatregelen te nemen om de waarheidsvinding te belemmeren. Het noodzaakcriterium
vergt een belangenafweging aan de hand van de omstandigheden van het concrete geval.
Het particulier onderzoeksbureau zal per geval aannemelijk moeten kunnen maken dat
het niet informeren van betrokkene noodzakelijk is. De gemaakte belangenafweging moet
in het onderzoeksdossier zijn vastgelegd. Een algemeen argument dat de vertrouwensrelatie
kan worden verstoord is – zonder concrete onderbouwing – onvoldoende grondslag voor
een beroep op de uitzonderingsbepaling van artikel 23 AVG jo artikel 41 lid 1 onder
i UAVG.
Het komt voor – met name bij onderzoeken naar mogelijke fraude met uitkeringen – dat
geen verwijtbaat gedrag is geconstateerd, terwijl het vermoeden van fraude blijft
bestaan. Het is dan onwenselijk betrokkene direct na afloop van het onderzoek te informeren.
Op basis van nieuwe signalen moet het mogelijk zijn op redelijke termijn na afloop
van het onderzoek een nieuw onderzoek plaats te doen vinden. Indien de onderzochte
persoon direct na afloop van het onderzoek op de hoogte zou worden gesteld van de
gegevensvastlegging is niet ondenkbaar dat hij zijn gedrag gedurende langere tijd
aanpast. Vervolgonderzoek is dan zinloos, met als gevolg dat hij ten onrechte gebruik
blijft maken of heeft gemaakt van de uitkering. Voor dit soort situaties is opgenomen
dat overdracht van de informatieplicht aan de opdrachtgever toegestaan is. Deze zal
de informatieplicht opschorten. Het opschorten is gebaseerd op artikel 23 AVG jo artikel
41 lid 1 onder i UAVG. Om te voorkomen dat van uitstel afstel komt wordt van het particulier
onderzoeksbureau verwacht dat het zich actief inspant om te bewerkstelligen dat de
opdrachtgever betrokkene informeert zodra het dossier is gesloten.
9. Rechten van de onderzochte perso(o)n(en)
9.1. Mededelingen, inzage en kopieën (uitwerking artikel 15 AVG en artikel 41 UAVG)
Wettelijk kader
Artikel 15 AVG bepaalt dat betrokkene heeft het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke
uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem of haar betreffende
persoonsgegevens.
Artikel 15 AVG kan op grond van artikel 23 AVG jo artikel 41 UAVG – onder meer – buiten beschouwing worden gelaten voor zover dit noodzakelijk is in
het belang van:
-
–
de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten
-
–
de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon en de opdrachtgever
daaronder begrepen.
Sectornormering
De onderzochte persoon kan het verzoek tot het doen van mededelingen uit de opdrachten-
c.q. voorvallenregistratie mondeling of schriftelijk doen.
In alle gevallen dient het particulier onderzoeksbureau zich te overtuigen van de
juistheid van de identiteit van verzoeker door overlegging door deze van een identiteitsbewijs.
Binnen één maand na ontvangst van het verzoek wordt de onderzochte persoon medegedeeld
of hem of haar betreffende gegevens worden verwerkt.
Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht
daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van
de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en
de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over
de herkomst van de gegevens.
Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling
(zoals inzage) verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.
Indien gewenst verstrekt het particulier onderzoeksbureau de onderzochte persoon een
kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
De schriftelijke mededeling of de inzage blijft achterwege, indien opsporings- en
vervolgingsbelangen dan wel particuliere onderzoeksbelangen, het belang van bronbescherming
of de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen dan de onderzochte persoon
en de opdrachtgever daaronder begrepen, het noodzakelijk maken dat een dergelijke
mededeling achterwege blijft (artikel 41 lid 1 onder d en i UAVG). Dit wordt van geval tot geval bepaald. De noodzaak om de mededeling achterwege
te laten wegens opsporings- en vervolgingsbelangen moet door een opsporingsambtenaar
kenbaar zijn gemaakt.
Toelichting:
Een verzoek van iemand met de vraag of diens persoonsgegevens worden verwerkt, is
vormvrij. Dat betekent dat zo’n verzoek mondeling (ook telefonisch) en schriftelijk
(ook per e-mail) gedaan kan worden. Indien iemand echter telefonisch informeert kan
niet geverifieerd worden of de verzoeker daadwerkelijk degene is voor wie hij of zij
zich uitgeeft. In dat geval is het risico aanwezig dat persoonsgegevens in verkeerde
handen komen, waardoor het belang van de onderzochte persoon geschaad kan worden.
Om die reden is opgenomen dat het particulier onderzoeksbureau zich dient te overtuigen
van de juistheid van de identiteit van de verzoeker door overlegging door deze van
een identiteitsbewijs.
In eerste instantie wordt de verzoeker schriftelijk geïnformeerd dat op hem of haar
betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt, onder vermelding van een omschrijving
van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop
de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede
de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
Bij de mededeling van het doel of de doeleinden van de gegevensverwerking kan aansluiting
worden gevonden bij de opdrachtomschrijving zoals deze is opgenomen in de opdrachtbevestiging
tussen het particulier onderzoeksbureau en de opdrachtgever. Een particulier recherchebureau
kan overwegen om deze schriftelijke mededeling aangetekend te versturen naar het door
de verzoeker opgegeven adres.
Als een onderzochte persoon vervolgens expliciet vraagt om inzage in de gegevens die
over hem worden verwerkt, kan deze inzage gegeven worden. Indien de onderzochte persoon
een kopie (van een deel van het onderzoeksdossier) verzoekt, wordt dat hem of haar
verstrekt.
In artikel 23 AVG jo artikel 41 UAVG zijn uitzonderingen genoemd op grond waarvan
het noodzakelijk is dat het verstrekken van mededelingen of het doen inzien van stukken
of het beschikbaar stellen van een kopie achterwege dient te blijven. Dit is maatwerk
en geen kwestie van ‘alles of niets’. Per vastgelegd gegeven of categorie van gegevens
moet getoetst worden of een weigeringsgrond van toepassing is. De noodzaak om te weigeren
kan aanwezig zijn indien sprake is van nog lopende onderzoeken, waarbij het risico
aanwezig is dat de onderzochte persoon de mededeling zal aangrijpen om maatregelen
te nemen om de waarheidsvinding te belemmeren. Voorts kan door inzage in het onderzoeksdossier
de situatie ontstaan dat de rechten van anderen geschonden worden. Daarbij kan gedacht
worden aan tipgevers of aan personen die ten nadele van de onderzochte persoon verklaringen
hebben afgelegd. Indien belangen van anderen geschaad worden door inzage of afgifte
van kopieën van bescheiden kunnen passages waar mogelijk geanonimiseerd of verwijderd
worden, indien de bescherming van die belangen noodzakelijk is.
9.2. Rectificatie en wissing (uitwerking artikel 16 t/m 18 AVG)
Wettelijk kader
Artikel 16 t/m 18 AVG bepalen dat betrokkene de verwerkingsverantwoordelijke kan verzoeken
hem of haar betreffende persoonsgegevens te rectificeren, te wissen, of te beperken
indien deze feitelijk onjuist zijn, niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor
zij zijn verzameld of anderszins worden verwerkt, dan wel anderszins onrechtmatig
worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Sectornormering
De verwerkingsverantwoordelijke bericht de verzoeker binnen één maand na ontvangst
van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet.
De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot rectificering,
wissing of beperking zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Indien het verzoek zonder gevolg blijft, wordt aangegeven waarom het verzoek zonder
gevolg is gebleven en wordt verwezen naar de geschillenregeling van hoofdstuk 11 van
deze gedragscode.
De verwerkingsverantwoordelijke stelt iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn
verstrekt in kennis van elke rectificatie of wissing van persoonsgegevens of beperking
van de verwerking overeenkomstig artikel 16, 17 lid 1 en 18 AVG, tenzij dit onmogelijk
blijkt of onevenredig veel inspanning vergt. De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt
de betrokkene informatie over deze ontvangers indien de betrokkene hierom verzoekt
(art. 19 AVG).
9.3. Recht van bezwaar (uitwerking van artikel 21 AVG)
Wettelijk kader
Artikel 21 AVG bepaalt dat betrokkene te allen tijde bezwaar kan maken bij het particulier
onderzoeksbureau in verband met zijn specifieke situatie, indien gegevens worden verwerkt
op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG.
Sectornormering
Het particulier recherchebureau beoordeelt binnen één maand na ontvangst van het bezwaar
of het bezwaar gerechtvaardigd is. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is, staakt het
particulier recherchebureau de verwerking, tenzij het particulier onderzoeksbureau
dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen
dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met
de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Indien geen gevolg
wordt gegeven aan het bezwaart, wordt aangegeven waarom het bezwaar zonder gevolgen
is gebleven en wordt verwezen naar de geschillenregeling van hoofdstuk 11 van deze
gedragscode.
Toelichting
Bezwaar is mogelijk tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op artikel 6 lid 1 onder
f AVG. In paragraaf 5.7 van deze gedragscode is vastgelegd dat dit artikel de verwerkingsgrondslag
is voor alle soorten van onderzoeken waarvoor een particulier onderzoeksbureau wordt
ingeschakeld. In paragraaf 5.7 is vastgelegd dat het particulier onderzoeksbureau
bij de aanvaarding én de uitvoering van opdrachten telkens een belangenafweging moet
maken tussen de gerechtvaardigde belangen van de opdrachtgever en de belangen van
de onderzochte persoon. Ondanks deze belangenafweging blijft de mogelijkheid bestaan
– hoe zorgvuldig en nauwkeurig deze afweging ook heeft plaatsgevonden – dat in een
individueel geval een belangenafweging anders had moeten uitvallen. De oorzaak kan
liggen in een omstandigheid die het particulier onderzoeksbureau niet bekend was en
niet bekend had kunnen zijn. Het aantekenen van bezwaar door de onderzochte persoon
betekent dat het particulier onderzoeksbureau een hernieuwde afweging moet maken in
het concrete geval. Het is aan de onderzochte persoon om de specifieke situatie aan
het particulier onderzoeksbureau ter kennis te brengen. Het maken van bezwaar is vormvrij
en kan derhalve ook mondeling gedaan worden.
Een onderzochte persoon zou bijvoorbeeld belang kunnen hebben bij het staken van de
verwerking indien hij na de aanvang van het onderzoek – en nog voordat het onderzoeksrapport
wordt aangeboden aan de opdrachtgever – overeenkomstig paragraaf 8.1 van deze gedragscode
geïnformeerd wordt over het ingestelde onderzoek en de voorgenomen verstrekking van
gegevens aan de opdrachtgever. Hij kan er belang bij hebben, dat bepaalde gegevens
niet bekend worden aan de opdrachtgever wegens bijzondere persoonlijke omstandigheden
(specifieke situatie).
Het particulier onderzoeksbureau is niet verplicht de aangevochten verwerking (bijvoorbeeld
een voorgenomen verstrekking of een voorgenomen onderzoekshandeling) op te schorten
nadat bezwaar is gemaakt. Indien degene die bezwaar maakt een dringend belang heeft
bij het onmiddellijk staken van de verwerking dan dient hij een voorlopige voorziening
te vragen bij de rechter (bijvoorbeeld via een kort geding).
11. Geschillenbeslechting respectievelijk verzoeken bij de Autoriteit Persoonsgegevens
en de rechter
Indien een onderzochte persoon van menig is dat een particulier onderzoeker respectievelijk
particulier onderzoeksbureau heeft gehandeld in strijd met deze gedragscode dan wel
anderszins in strijd met de AVG, dient hij zich in eerste instantie te wenden tot
de directeur van het particulier onderzoeksbureau.
De directeur van het particulier onderzoeksbureau beslist binnen zes weken na de ontvangst
van het klaagschrift. De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan de klager
medegedeeld.
Binnen zes weken na de ontvangst van de beslissing van de directeur van het particulier
onderzoeksbureau kan een beroepsschrift worden ingediend bij de Beroepscommissie van
de NVB, indien het particulier onderzoeksbureau lid is van de Nederlandse Veiligheidsbranche.
De Beroepscommissie van de Nederlandse Veiligheidsbranche bestaat uit drie door het
bestuur van de Nederlandse Veiligheidsbranche aangewezen onafhankelijke leden. De
algemeen secretaris van de Nederlandse Veiligheidsbranche vervult het secretariaat
van de Beroepscommissie. De uitspraak van de Beroepscommissie is bindend.
De onderzochte persoon kan ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
indien hij of zij van mening is dat de verwerking van diens persoonsgegevens inbreuk
maakt op de AVG. Het verzoek daartoe moet worden ingediend binnen zes weken na ontvangst
van het antwoord van de directeur van het particulier onderzoeksbureau dan wel binnen
zes weken na het verstrijken van de termijn van één maand zoals genoemd in de paragrafen
9.1 en 9.2.
Een beroepschrift bij de Beroepscommissie van de Nederlandse Veiligheidsbranche of
een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens laat onverlet dat onderzochte perso(o)n(en)
zich ook rechtstreeks kan/kunnen wenden tot de rechtbank in het arrondissement waarin
het particulier onderzoeksbureau is gevestigd, indien hij/zij van mening is/zijn dat
een particulier onderzoeker respectievelijk particulier onderzoeksbureau heeft gehandeld
in strijd met deze gedragscode of anderszins in strijd met de wet of het recht.
De procedure bij de rechtbank kan – voor wat betreft een ingediende klacht bij de
Autoriteit Persoonsgegevens – worden ingediend na drie maanden indien de Autoriteit
Persoonsgegevens de klacht niet behandelt of de betrokkene niet binnen drie maanden
in kennis stelt van de voortgang of het resultaat van de ingediende klacht (artikel
78 lid 2 AVG).
Indien een klacht is ingediend bij de Beroepscommissie van de Nederlandse Veiligheidsbranche,
kan het verzoek dat betrekking heeft op inzage, rectificatie, wissing, of beperking
van gegevens als bedoeld in de paragrafen 9.1 en 9.2 bij de arrondissementsrechtbank
aanhangig worden gemaakt tot uiterlijk zes weken nadat bericht van de Beroepscommissie
is ontvangen dat de behandeling van de zaak beëindigd is.
Toelichting:
De particuliere onderzoeksbureaus die onder de reikwijdte van de Wpbr vallen dienen
op grond van deze wet te beschikken over een klachtenregeling. Klachten over het handelen
of nalaten van een particulier onderzoeksbureau dienen derhalve in eerste instantie
kenbaar te worden gemaakt bij de directeur van het particulier onderzoeksbureau.
Op grond van de standaard klachtenregeling die als bijlage 4 is opgenomen bij de Circulaire
particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus van de Minister van Veiligheid
en Justitie is de termijn voor het indienen van een klaagschrift bepaald op zes weken,
te rekenen vanaf de datum waarop de gedraging waarover geklaagd wordt heeft plaatsgevonden.
Het is de eigen verantwoordelijkheid van de klager om bij het particulier onderzoeksbureau
over wiens gedraging(en) geklaagd wordt te verifiëren of dat particulier recherchebureau
eveneens deze termijn heeft opgenomen in hun specifieke klachtenregeling.
Indien de klager ontevreden is over de wijze waarop de klacht is afgehandeld staat
beroep open op de Beroepscommissie van de Nederlandse Veiligheidsbranche. De uitspraak
van de Beroepscommissie is bindend voor het particulier onderzoeksbureau. Dat laat
onverlet het recht van de onderzochte persoon om zich met zijn grieven te wenden tot
de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de rechter. Indien het oordeel van de Autoriteit
Persoonsgegevens of het besluit van de rechter afwijkt van de bindende uitspraak van
de Beroepscommissie vervalt voor het particulier onderzoeksbureau het bindende karakter
van die uitspraak. De klachtenregeling van de Nederlandse Veiligheidsbranche en het
reglement voor de Beroepscommissie zijn op te vragen bij de Nederlandse Veiligheidsbranche.
Voor wat betreft de termijnen waarin de onderzochte persoon zijn grieven kenbaar moet
maken moet onderscheid gemaakt worden tussen verzoeken tot rectificatie, wissing,
beperking van gegevens als bedoeld in de paragrafen 9.1 en 9.2 van deze gedragscode
en overige rechtsvorderingen. Voor het aanhangig maken van overige rechtsvorderingen
gelden de termijnen die genoemd zijn in het Burgerlijk Wetboek.
13. Functionaris voor de gegevensverwerking
Afdeling 4 AVG ziet op de aanwijzing, positie en taken van de functionaris voor gegevensbescherming
(FG). Voor een verwerkingsverantwoordelijke uit de sector particuliere onderzoeksbureaus
is het aanwijzen van een FG verplicht:
-
− wanneer de verwerkingsverantwoordelijk hoofdzakelijk is belast met verwerkingen die
regelmatige en stelselmatige observatie van betrokkenen op grote schaal vergen, en/of
-
− wanneer de verwerkingsverantwoordelijke hoofdzakelijk belast is met grootschalige
verwerking van bijzondere categorieën van gegevens als bedoeld in artikel 9 AVG en
van persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare
feiten als bedoeld in artikel 10 AVG.
-
− Een particulier onderzoeksbureau dient aan de hand van eigen analyse vast te stellen
of er al of niet een FG aangewezen moet worden.
Toelichting
De AVG verduidelijkt niet wat onder ‘op grote schaal’ of met ‘grootschalige verwerking’
verstaan wordt. Op basis van de Richtlijnen voor functionarissen voor de gegevensbescherming
(FG’s) van de Europese privacytoezichthouders (Groep Gegevensbescherming artikel 29).
wordt aangenomen dat geen sprake van verwerking op grote schaal bij observatieopdrachten,
indien deze worden uitgevoerd door een (relatief) klein particulier onderzoeksbureau
met één of enkele medewerkers. Er is evenmin sprake van grootschalige verwerking van
persoonsgegevens van strafrechtelijke aard, indien de bevindingen van onderzoeken
worden vastgelegd in de onderzoeks- en voorvallenregistratie van een (relatief) klein
particulier onderzoeksbureau met één of enkele medewerkers.
In paragraaf 7.4 is de sectornormering voor observatie opgenomen. Indien deze normering
in acht wordt genomen is geen sprake van ‘regelmatige en stelselmatige observatie’
van personen als bedoeld in de AVG. Voor wat betreft de AVG is het begrip ‘regelmatige
en stelselmatig observatie’ uitgewerkt in de Richtlijnen voor functionarissen voor
de gegevensbescherming (FG’s) van de Europese privacytoezichthouders (Groep Gegevensbescherming
artikel 29). ‘Regelmatig’ ziet op aspecten als:
-
•
voortdurend of gedurende een bepaalde periode, met bepaalde tussenpozen;
-
•
terugkerend of op vaste tijden herhaald;
-
•
constant of periodiek.
‘Stelselmatig’ ziet op aspecten als: • plaatsvindend volgens een systeem;
-
•
vooraf geregeld, georganiseerd of methodisch;
-
•
plaatsvindend in het kader van een algemeen plan voor gegevensverzameling; of
-
•
uitgevoerd als onderdeel van een strategie
Voor de analyse is voorts van belang dat het begrip ‘stelselmatige observatie’ als
bedoeld in de AVG afwijkt van het begrip ‘stelselmatige observatie’ in de artikelen
126g en 126o WvSv. In beide artikelen staat letterlijk: ‘stelselmatig een persoon
volgen of stelselmatig diens aanwezigheid of gedrag waarnemen’. Stelselmatige observaties
zijn volgens de memorie van toelichting bij art. 126g zodanige observaties die als
resultaat kunnen hebben dat een min of meer volledig beeld van bepaalde aspecten van
iemands privéleven wordt verkregen. Als elementen die van belang zijn voor het antwoord
op de vraag of een dergelijke vorm van observatie zich voordoet, worden in de memorie
van toelichting de duur, de plaats en de intensiteit of frequentie van de observatie
genoemd, alsmede het eventuele gebruik van een technisch hulpmiddel dat meer biedt
dan alleen een versterking van de zintuigen.(Kamerstukken II 1997/1998,
25 403, nr. 3
, p. 26-28). Indien de in paragraaf 7.4 genoemde sectornormering in acht wordt genomen
is doorgaans geen sprake van ‘regelmatige en stelselmatige observatie’ van personen
als bedoeld in het WvSv.
Indien aan de hand van eigen analyse is vastgesteld dat een FG aangewezen moet worden
is het volgende van belang: De positie en de taken van de FG staan in de artikelen
38 en 39 AVG. Het is geen vereiste dat de FG een werknemer is van de verwerkingsverantwoordelijke.
Artikel 37, zesde lid, bepaalt dat het ook mogelijk is een FG in te huren via een
dienstverleningsovereenkomst. Het is denkbaar dat meerdere verwerkingsverantwoordelijken
gezamenlijk één FG aanwijzen. De FG kan ook in deeltijd worden aangesteld, als dat
op basis van bijvoorbeeld de aard van de organisatie en de verwerkingen die worden
uitgevoerd, verantwoord is. Wanneer de FG echter naast zijn werkzaamheden als FG nog
andere werkzaamheden vervult, dan is het wel zaak om zijn onafhankelijkheid in de
uitoefening van de FG-taken goed te borgen. Het kan een ‘good practice’ zijn om vrijwillig
een FG aan te wijzen. Wanneer een verwerkingsverantwoordelijke vrijwillig een FG aanwijst,
gelden voor zijn aanwijzing, positie en taken dezelfde voorwaarden van de artikelen
37 tot en met 39 die zouden gelden als de aanwijzing verplicht was geweest.
14. Overige algemene verplichtingen
14.1. Datalekken
Wettelijk kader
Artikel 33 en 34 AVG bevatten bepalingen over het melden van datalekken.
Een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt uiterlijk 72 uur nadat de verwerkingsverantwoordelijke
daarvan kennis heeft genomen gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het
niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een risico inhoudt
voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
Een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt aan betrokkene gemeld indien de
inbreuk waarschijnlijk een hoog een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van
betrokkene, tenzij voldaan wordt aan de voorwaarden van artikel 34 lid 3 AVG.
De verwerkingsverantwoordelijke documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens,
met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de
gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
Sectornormering
Particuliere onderzoeksbureaus zijn zich bewust van deze bepalingen en leven deze
na.
14.2. Data protection impact assessment (DPIA) en voorafgaande raadpleging
Wettelijk kader
Wanneer een soort verwerking, in het bijzonder een verwerking waarbij nieuwe technologieën
worden gebruikt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan
waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke
personen voert de verwerkingsverantwoordelijke vóór de verwerking een beoordeling
uit van het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van persoonsgegevens
(artikel 35 AVG).
Sectornormering
Het particulier onderzoeksbureau neemt naar aanleiding van de uitkomst van de DPIA
passende maatregelen om de risico’s voor de rechten en vrijheden van de onderzochte
persoon tot een acceptabel niveau te beperken.
Als het particulier onderzoeksbureau niet genoeg maatregelen kan nemen om de risico’s
tot een acceptabel niveau te beperken (bijvoorbeeld bij afwezigheid van waarborgen
of beveiligingsmaatregelen) dient de Autoriteit Persoonsgegevens te worden geraadpleegd.
Toelichting:
Een data protection impact assessment (DPIA) is een proces dat bedoeld is om de verwerking
van persoonsgegevens te beschrijven, de noodzaak en evenredigheid ervan te beoordelen
en de daaraan verbonden risico's voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen
in te schatten en maatregelen te nemen om de risico’s te beheersen. Onder ‘de rechten
en vrijheden van natuurlijke personen’ wordt onder andere verstaan het recht op gegevensbescherming
en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
In het document van de Groep Gegevensbescherming artikel 29 (te raadplegen via
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
) worden criteria gegeven om te bepalen of een verwerking ‘waarschijnlijk een hoog
risico inhoudt’ in de zin van de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een lijst
van soorten van verwerkingen opgesteld waarvoor het uitvoeren van een DPIA verplicht
is vóórdat met verwerken wordt begonnen.
Een sectorale DPIA kan geboden zijn als binnen de sector particulier onderzoek een
nieuwe technologie in gebruik genomen wordt om gegevens te verzamelen of te analyseren.
Daarbij kan gedacht worden aan nieuwe technologieën voor het observeren, monitoren
of controleren van betrokkenen. Een DPIA door een individuele verwerkingsverantwoordelijke
kan geboden zijn bij aanschaf of vervanging van een nieuw softwarepakket voor de onderzoeks-
en voorvallenregistratie.
Ondanks genomen maatregelen is niet altijd uit te sluiten dat een hoog restrisico
overblijft voor wat betreft gegevensbescherming en bescherming van de persoonlijke
levenssfeer door de op dat moment beschikbare technologie of door onredelijke uitvoeringskosten.
Als dat het geval is dient de Autoriteit Persoonsgegevens te worden geraadpleegd voordat
met de verwerking wordt begonnen (artikel 36 AVG). Dit heet het proces van voorafgaande
raadpleging.
14.3. Verwerkingsregister
Wettelijk kader
Om de naleving van de AVG aan te kunnen tonen, moet de verwerkingsverantwoordelijke
weten welke verwerkingsactiviteiten onder zijn verantwoordelijkheid plaats vinden.
Artikel 30 AVG verplicht het particulier onderzoeksbureau een register van verwerkingsactiviteiten
bij te houden – onder meer – omdat persoonsgegevens van strafrechtelijke aard verwerkt
worden.
Toelichting:
De verwerkingsactiviteiten die in het ‘verwerkingsregister’ moeten worden beschreven
hebben niet alleen betrekking op de primaire bedrijfsproces dat tot verwerking van
persoonsgegevens in de opdrachten- c.q. voorvallenregistratie leidt, maar ook op ondersteunende
bedrijfsprocessen. Daarbij kan gedacht worden aan de personeelsadministratie, de crediteurenadministratie
en de toegangsregistratie van het gebouw waarin het particulier onderzoeksbureau gevestigd
is.
Het ‘verwerkingsregister’ geeft inzicht in de doeleinden waarvoor het particulier
onderzoeksbureau over persoonsgegevens beschikt en hoe de datastromen zijn.