Personeelsinformatie sector Rijk

Geraadpleegd op 05-12-2023.
Geldend van 01-01-1997 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Personeelsinformatie sector Rijk

«Circulaire aan de ministers»

Ingevolge artikel 6 lid 1 van het Besluit Informatievoorziening Rijksdienst (IVR) 1991 draag ik de verantwoordelijkheid voor het deelgebied personeelsinformatie van alle tot de sector Rijk1-behorende organisaties. Teneinde uitvoering te geven aan deze verantwoordelijkheid en vanuit mijn coördinerende rol op het terrein van het personeels- en arbeidsvoorwaardenbeleid is personeelsinformatie nodig van alle tot de sector Rijk behorende organisaties. Hiertoe is op 12 november 1996 in de vergadering van de leden van de Interdepartementale Coördinatievergadering Personeelsbeleid Rijksdienst (ICPR) een aantal afspraken gemaakt met betrekking tot de levering van informatie door alle tot de sector Rijk behorende organisaties aan mijn ministerie. De afspraken hebben betrekking op:

• A. het leveren van informatie met de aangegeven frequentie en levertijd met ingang van 1 januari 1997;

• B. wederzijdse verantwoordelijkheden van zowel de houder van de informatie als van de verstrekker van de informatie;

• C. enige procedurele aspecten.

Ad A

De te verstrekken informatie heeft betrekking op vier categorieën:

• 1. uittreksels uit het Interdepartementaal Personeelsinformatie Automatiseringssysteem (IPA-bestand)

  (deel A van bijlage 1);

• 2. enquête(s) (deel B van bijlage 1);

• 3. incidentele, aanvullende informatie;

• 4. informatievraag die op termijn is gesteld.

Ad 1. De informatie uit IPA

Afgesproken is dat de dienst Informatievoorziening Overheidspersoneel (IVOP) jaarlijks, of indien gewenst op enig ander tijdstip, aan de directeur Personeelsmanagement Rijksdienst van Binnenlandse Zaken, een uittreksel zal leveren uit het IPA-bestand, bedoeld in bijlage 1 deel A.

De directeur Personeelsmangement Rijksdienst van mijn ministerie zal de daartoe benodigde contracten sluiten met de dienst IVOP.

Voor wat betreft de kosten van de levering uit het IPA-bestand is afgesproken dat deze voor rekening komen van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Voor wat betreft de waarborg van anonimiteit van het personeelslid is afgesproken dat een privacyreglement zal worden opgesteld.

Ad 2. De informatie uit enquête(s)

Ten aanzien van de informatie, bedoeld in deel B van bijlage 1, is afgesproken dat deze gevraagd zal worden door middel van een enquête. Deze informatievraag vindt in beginsel jaarlijks plaats, tenzij anders vermeld staat in bijlage 1.

Ad 3. De incidentele, aanvullende informatievraag

Afgesproken is dat naast de in tijd gestructureerde informatielevering, op incidentele basis informatie gevraagd en geleverd kan worden; een en ander na overeenstemming met de betrokken organisatie(s) van de sector Rijk.

Ad 4. De informatievraag die op termijn is gesteld

Met betrekking tot de informatievraag die betrekking heeft op vervoersmanagement, verlof- en werktijdgegevens, werkterrein en mobiliteit is afgesproken dat hier te zijner tijd (nadere) afspraken over gemaakt zullen worden.

Ad B

Met betrekking tot de verantwoordelijkheden van de verstrekker van de informatie, de verantwoordelijke ministers en hoofd van dienst van alle tot de sector Rijk behorende organisaties, zijn de volgende afspraken gemaakt:

• – de verstrekker van de informatie zal wijzigingen in gehanteerde codes en definities ongevraagd verschaffen, die nodig zijn voor een goede interpretatie van de gegevens;

• – indien de verstrekker van de informatie besluit het gebruik van IPA te beëindigen blijven de afspraken met betrekking tot het leveren van informatie van kracht.

Met betrekking tot de verantwoordelijkheden van de houder van de informatie, waarbij ik vertegenwoordigd ben door de directeur Personeelsmanagement Rijksdienst, zijn de volgende afspraken gemaakt:

• – alvorens tot publicatie van informatie wordt overgegaan zal steeds eerst overleg gepleegd worden met de verstrekkers van de informatie over de gehanteerde codes en over de interpretatie van de informatie;

• – de informatie zal ten hoogste 5 jaar opgeslagen worden;

• – op verzoek van de verstrekker van de informatie zal informatie over de eigen organisatie door de houder van de informatie beschikbaar worden gesteld;

• – de verstrekker van de informatie kan informatie verkrijgen van de houder van de informatie over een andere organisatie na voorafgaande toestemming van de betrokken organisatie;

• – op verzoek van de verstrekker van de informatie en in overleg met de houder van de informatie kan informatie verstrekt worden over de sector Rijk.

Ad C

Ten aanzien van de procedure is een aantal afspraken gemaakt:

– als peildatum geldt 31 december, voor de informatie die jaarlijks zal worden geleverd;

voor de informatie die halfjaarlijks zal worden verstrekt, geldt de laatste dag van het halfjaar als peildatum;

– wijzigingen en aanpassingen van de afspraken worden ter instemming voorgelegd aan de ICPR.

Ik ben voornemens om de afspraken als bedoeld in deze circulaire na een periode van 2 jaar te evalueren om vervolgens op basis van de uitkomst van deze evaluatie te bezien of de afspraken bijstelling behoeven en of deze op dezelfde danwel op een andere wijze bekrachtigd zullen moeten worden.

Gaarne verzoek ik u uw medewerking te verlenen aan de in deze circulaire vermelde afspraken.

De afspraken zoals opgenomen in deze circulaire treden in werking met ingang van 1 januari 1997. In de Staatscourant zal melding worden gemaakt van de totstandkoming van de afspraken zoals opgenomen in deze circulaire. De circulaire zal ter inzage worden gelegd in de bibliotheek van het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Origineel slotformulier en ondertekening

Den Haag, 20 december 1996

De

Minister

van Binnenlandse Zaken,

H. F. Dijkstal

Bijlage 1. Informatiematrix arbeidsvoorwaarden- en personeelsbeleid rijksdienst

1. Waar in deze circulaire gesproken wordt over de sector Rijk wordt de arbeidsvoorwaardelijke sector rijkspersoneel bedoeld. Deze bestaat uit het personeel van de ministeries (exclusief het ministerie van Defensie), het Kabinet van de Koningin, de Kamers der Staten-Generaal en de overige Hoge colleges van Staat en het Kabinet voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken. ^ [1]