Bijlage 1. bij Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019:
controleprotocol frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019
1. Inleiding
Het regeerakkoord van het kabinet Rutte II – Bruggen slaan – uit 2012 en de begrotingsafspraken 2014 bevatten een pakket aan bezuinigingsmaatregelen
op het mediabudget. Deze maatregelen houden verband met de noodzaak tot bezuinigingen,
het doelmatiger inrichten van het bestel en daarmee samenhangend, het verminderen
van het aantal mediaorganisaties. De bezuinigingsmaatregelen leiden ook tot een verlaging
van het budget dat beschikbaar is voor de uitvoering van de publieke media-opdracht
op regionaal niveau. De verlaging van het budget is opgenomen in de Wet van 18 december
2013 tot wijziging van onder meer de Mediawet 2008 in verband met onder meer de aanpassing
van de rijksmediabijdrage en overheveling van het budget voor de bekostiging van de
regionale omroepen van het provinciefonds naar de mediabegroting (Stb. 2013, 570).
Als gevolg van de besparingen kunnen de regionale publieke media-instellingen geconfronteerd
worden met frictiekosten. De minister heeft met het oog hierop de Tweede Kamer geïnformeerd
dat hij een frictiekostenregeling zal introduceren op basis waarvan regionale publieke
media-instellingen een financiële bijdrage kunnen aanvragen ten behoeve van de bekostiging
van de frictiekosten. Ten behoeve van deze frictiekostenregeling is het voorliggende controleprotocol
opgesteld dat een onderdeel vormt op de regeling Frictiekostenregeling regionale publieke
media-instellingen 2016–2019.
2. Procedure
In dit protocol wordt onderscheid gemaakt tussen de aanvraag van een vergoeding van
nog te maken frictiekosten (hierna: Aanvraag) en de verantwoording van de gerealiseerde
frictiekosten (hierna: Verantwoording). De Aanvraag heeft betrekking op zogenoemde 'ex ante' informatie, dat wil zeggen:
een verwachting van te realiseren frictiekosten. De Verantwoording heeft betrekking
op 'ex post' informatie, dat wil zeggen: daadwerkelijk gerealiseerde frictiekosten.
De regeling Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019
stelt verplicht dat met het oog op de frictiekosten een reorganisatievoorziening wordt
gevormd. De Verantwoording geeft inzicht in de wijze waarop de gevormde reorganisatievoorziening
wordt aangewend tot en met de periode waarop de voorziening volledig is vervallen.
De procedure omtrent de Aanvraag en de Verantwoording ten behoeve van de vaststelling
is beschreven in de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.
3. Normenkader
In het kader van de Aanvraag en de Verantwoording wordt het geldende normenkader gevormd
door de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. Financiële
rechtmatigheid wordt in dit kader gedefinieerd als het voldoen aan hiervoor genoemde
voorschriften.
4. Doelstelling Protocol
Dit protocol behelst zowel de aanpak van het onderzoek naar de Aanvraag leidend tot
een assurance-rapport van de accountant (onderdeel 5) als de aanpak van de controle
van de Verantwoording leidend tot een controleverklaring van de accountant (onderdeel
6).
In dit protocol worden de bij het onderzoek van de aanvraag en de bij de controle
van de verantwoording te hanteren uitgangspunten en de te stellen eisen nader uiteengezet.
Tevens wordt ingegaan op de wijze waarop de uitkomsten van het onderzoek respectievelijk
de controle door de accountant dienen te worden gerapporteerd.
Dit protocol beoogt echter geen onderzoeksaanpak voor te schrijven, en is evenmin
een (uitputtend) werkprogramma.
5. Werkzaamheden inzake de Aanvraag
5.1. Doel en reikwijdte van het accountantsonderzoek
Het object van het accountantsonderzoek is de verantwoording van de Aanvraag. In het
voorgeschreven Format frictiekosten is dit opgenomen in blok 1 ‘Aanvraag frictiekosten’
(zie bijlage 2 bij de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019, Format
Frictiekostenregeling publieke media-instellingen 2016–2019).
Het doel van het accountantsonderzoek is het vaststellen dat de aangevraagde vergoeding
voor frictiekosten is bepaald in overeenstemming met de voorwaarden zoals genoemd
in de paragrafen 2 en 3 van de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. Bij
de uitvoering van de werkzaamheden handelt de accountant conform de vereisten uit
dit protocol en de relevante ‘Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden’
(NV COS).
De werkzaamheden zoals hierna aangeduid monden uit in een assurance-rapport bij de
Aanvraag conform NV COS 3000.
5.2. Onderzoeksaanpak
Het accountantsonderzoek wordt uitgevoerd volgens Nederlands recht en conform de geldende
standaarden.
De media-instelling neemt in de Aanvraag op welke veronderstellingen en aannames ten
grondslag liggen aan de aangevraagde bijdrage ter bekostiging van de frictiekosten.
De accountant stelt vast dat de Aanvraag en de daaraan ten grondslag liggende veronderstellingen
en aannames zijn opgesteld in overeenstemming met de paragrafen 2 en 3 van de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019. De
voorwaarden in paragrafen 2 en 3 van de voorgenoemde regeling vormen het normenkader
dat voorziet in de specifieke aandachtspunten voor de accountant ten behoeve van duidelijkheid
over de aard en reikwijdte van de door de accountant te verrichten werkzaamheden.
De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%. Voor het verstrekken
van het assurance-rapport geldt de volgende materialiteit:
Soort assurance rapport
|
Goedkeurend
|
Met beperking
|
Oordeel onthouding
|
Afkeuring
|
Fouten in de verantwoording
|
<= 1%
|
>1%<3%
|
–
|
>=3%
|
Onzekerheden in het onderzoek
|
<= 3%
|
>3%<10%
|
>3%<10%
|
–
|
De omvang van de basis voor het bepalen van de materialiteit in het kader van het
onderzoek wordt gevormd door het totaal bedrag aan frictiekosten waarvoor ter bekostiging
ervan een bijdrage wordt aangevraagd.
De accountant stelt het assurance-rapport op conform het model zoals opgenomen in
annex 1 bij dit protocol.
De accountant vraagt een bevestiging bij de aanvraag (‘letter of representation’)
van het management van de instelling, waarin wordt medegedeeld dat de aanvraag in
alle opzichten aan de voorwaarden Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen
2016–2019 voldoet.
Indien de accountant tijdens het uitvoeren van het onderzoek enige aanwijzing krijgt
van een vorm van fraude dan handelt hij overeenkomstig NV COS 240 ‘de verantwoordelijkheid
van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van
de controle van financiële overzichten’.
6. Werkzaamheden inzake de Verantwoording
6.1. Doel en reikwijdte van de accountantscontrole
Het object van controle is de verantwoording van de reeds gerealiseerde frictiekosten
zoals opgenomen in de Verantwoording. In het voorgeschreven Format frictiekosten is
dit opgenomen in blok 2 ‘Verantwoording gerealiseerde frictiekosten’ (zie bijlage 2 bij Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019, Format
Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019).
Het doel van de accountantscontrole is het vaststellen dat de gedeclareerde kosten
juist zijn en op rechtmatige wijze zijn besteed, in overeenstemming met de voorwaarden
zoals genoemd in de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.
Bij de uitvoering van de werkzaamheden handelt de accountant conform de vereisten
uit dit protocol en de relevante ‘Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden’
(NV COS).
De werkzaamheden zoals hierna aangeduid monden uit in een controleverklaring bij de
Verantwoording conform NV COS 805.
6.2. Controleaanpak
De accountantscontrole wordt uitgevoerd volgens Nederlands recht en conform de geldende
standaarden.
De accountant stelt vast dat de Verantwoording is opgesteld in overeenstemming met
de Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019.
De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%. Voor het verstrekken
van de controleverklaring geldt de volgende materialiteit:
Soort controleverklaring
|
Goedkeurend
|
Met beperking
|
Oordeel onthouding
|
Afkeuring
|
Fouten in de verantwoording
|
<= 1%
|
>1%< 3%
|
–
|
>=3%
|
Onzekerheden in de controle
|
<= 3%
|
>3% <10%
|
>= 10%
|
–
|
De omvang van de basis voor het bepalen van de materialiteit in het kader van de controle
wordt gevormd door het totaal bedrag aan gerealiseerde frictiekosten zoals opgenomen
in de Verantwoording.
De accountant stelt de controleverklaring op conform het model zoals opgenomen in
annex 2 bij het Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen
2016–2019.
De accountant vraagt een bevestiging bij de Verantwoording (‘letter of representation’)
van het management van de instelling op waarin wordt medegedeeld dat de Verantwoording
in alle opzichten juist en volledig is en dat aan de betreffende voorwaarden is voldaan.
Indien de accountant tijdens het uitvoeren van de controle enige aanwijzing krijgt
van een vorm van fraude dan handelt hij overeenkomstig NV COS 240 ‘de verantwoordelijkheid
van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van
de controle van financiële overzichten’.
Annex 1 bij Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen
2016–2019: assurance-rapport (NV COS 3000)
Het assurance-rapport omvat in ieder geval de doelstelling en de reikwijdte van het
accountantsonderzoek, de toegepaste criteria voor zover relevant en de conclusie.
De accountant rapporteert in geval van een goedkeurend assurance-rapport als volgt.
ASSURANCE-RAPPORT
Aan: het bestuur van ... (naam entiteit)
Afgegeven ten behoeve van de stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat
voor de Media en het ministerie van OCW.
Opdracht en verantwoordelijkheden
Wij hebben onderzocht of de bijgaande, door ons gewaarmerkte, Aanvraag Frictiekostenregeling
regionale publieke media-instellingen 2016–2019 (hierna: Aanvraag) ad € XXXXXXX over de periode XXXXXX van ... (naam entiteit) te ... (statutaire vestigingsplaats) op een juiste wijze
is opgesteld in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen
2016–2019’. De Aanvraag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van
de entiteit. Het is onze verantwoordelijkheid een assurance-rapport inzake de Aanvraag
te verstrekken.
Werkzaamheden
Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder
de Nederlandse Standaard 3000, ‘assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle
of beoordeling van historische financiële informatie’ en het ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling
regionale publieke media-instellingen 2016–2019’ als onderdeel van de ‘Frictiekostenregeling
regionale publieke media-instellingen 2016–2019’. Dienovereenkomstig dienen wij ons
onderzoek zodanig te plannen en uit te voeren, dat een redelijke mate van zekerheid
wordt verkregen dat de Aanvraag geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een assurance-opdracht
omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt
is als basis voor ons oordeel.
Oordeel
Naar ons oordeel is de Aanvraag Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen
2016–2019 ad € XXXXXXX over de periode XXXXXX van (naam entiteit) in alle van materieel
belang zijnde aspecten op een juiste wijze opgesteld in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling
regionale publieke media-instellingen 2016–2019’.
Realiseerbaarheid toekomstige uitkomsten
De werkelijke uitkomsten zullen waarschijnlijk afwijken van de Aanvraag, aangezien
de veronderstellingen en aannames zich veelal niet op gelijke wijze zullen voordoen
als hier is aangenomen. De hieruit voortvloeiende afwijkingen kunnen van materieel
belang zijn.
Beperking in gebruik en verspreidingskring
De aanvraag is opgesteld voor de stichting Regionale Publieke Omroep respectievelijk
het Commissariaat voor de Media en het ministerie van OCW met als doel [naam entiteit]
in staat te stellen te voldoen aan de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen
2016–2019’. Hierdoor is de Aanvraag mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden.
De Aanvraag met ons assurance-rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam entiteit)
en, indien van toepassing, de stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat
voor de Media en het ministerie van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te
worden gebruikt door anderen.
Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
Naam accountant
Bijlage Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019
– 1. Aanvraag frictiekostenregeling
Annex 2 bij Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen
2016–2019: Controleverklaring (NV COS 805)
De Controleverklaring omvat in ieder geval de doelstelling en de reikwijdte van de
accountantscontrole, de toegepaste controlecriteria voor zover relevant en het oordeel.
De accountant rapporteert in geval van een goedkeurende controleverklaring als volgt.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Aan: het bestuur van ... (naam entiteit)
Ons oordeel
Wij hebben bijgaande, door ons gewaarmerkte, Verantwoording Frictiekostenregeling
regionale publieke media-instellingen 2016–2019 (hierna:Verantwoording) ad € XXXXXXX
over de periode XXXXXX (‘de Realisatie’) van (naam entiteit) te (statutaire vestigingsplaats)
gecontroleerd.
Naar ons oordeel is de Verantwoording van de gerealiseerde frictiekosten ad € XXXXXX
over de periode XXXXXX van (naam entiteit) in alle van materieel belang zijnde aspecten
juist opgesteld in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke
media-instellingen 2016–2019’.
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder
ook de Nederlandse controlestandaarden en het ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling
regionale publieke media-instellingen 2016–2019’ als onderdeel van de ‘Frictiekostenregeling
regionale publieke media-instellingen 2016–2019’ vallen. Onze verantwoordelijkheden
op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de
controle van de verantwoording’.
Wij zijn onafhankelijk van (naam entiteit) zoals vereist in de Verordening inzake
de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor
de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan
aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).
Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is
als basis voor ons oordeel.
Beperking in gebruik en verspreidingskring
De Verantwoording is opgesteld voor de stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat
voor de Media en het ministerie van OCW met als doel (naam entiteit) in staat te stellen
te voldoen aan de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019’.
Hierdoor is de Verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze
controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor (naam entiteit) en, indien
van toepassing, stichting Regionale Publieke Omroep, het Commissariaat voor de Media
en het Ministerie van OCW en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt
door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.
Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de verantwoording
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de Verantwoording van de gerealiseerde
frictiekosten in overeenstemming met de ‘Frictiekostenregeling regionale publieke
media-instellingen 2016–2019’.
Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het
noodzakelijk acht om het opstellen van de Verantwoording mogelijk te maken zonder
afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording
Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht
dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door
ons af te geven oordeel.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid
waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten
en fraude ontdekken.
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien
redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed
kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze Verantwoording
nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden
en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar
relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse
controlestandaarden en het ‘Controleprotocol Frictiekostenregeling regionale publieke
media-instellingen 2016–2019’ als onderdeel van de ‘Frictiekostenregeling regionale
publieke media-instellingen 2016–2019’,ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Onze controle bestond onder andere uit:
-
• het identificeren en inschatten van de risico’s dat de Verantwoording afwijkingen
van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze
risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie
die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico
dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij
fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk
nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken
of het doorbreken van de interne beheersing;
-
• het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle
met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit
van de interne beheersing van de organisatie;
-
• het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen
van de Verantwoording en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het
bestuur en de toelichtingen die daarover in de Verantwoording staan;
-
• het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud de Verantwoording en de daarin
opgenomen toelichtingen; en
-
• het evalueren of de Verantwoording de onderliggende transacties en gebeurtenissen
zonder materiële afwijkingen weergeeft.
Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
Naam accountant
Bijlage Format Frictiekostenregeling regionale publieke media-instellingen 2016–2019
– 2. Verantwoording gerealiseerde frictiekosten