Controle- en rapportageprotocol
[Regeling vervallen per 14-06-2018]
Inleiding
Het doel van de Subsidieregeling kinderopvang is het creëren van een subsidiekader
om projecten te subsidiëren die bijdragen aan het stelsel van toegankelijke en verantwoorde
kinderopvang. De Algemene Regeling SZW-subsidies is van toepassing op alle subsidieverstrekking door de minister van Sociale Zaken
en Werkgelegenheid die is gebaseerd op de Kaderwet SZW-subsidies. In de Subsidieregeling kinderopvang zijn de algemene regels aangevuld of daarvan
afgeweken.
Ingevolge artikel 14, eerste lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies dient de subsidie-ontvanger binnen 4 maanden na afloop het project een verantwoording
in, voorzien van een declaratie. De declaratie is bij een subsidie van € 50.000 voorzien
van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (artikel 16, eerste lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies). Deze verklaring wordt afgegeven op basis van een onderzoek dat met inachtneming
van het terzake vastgestelde controle- en rapportageprotocol is uitgevoerd (artikel 15, tweede lid, van de Subsidieregeling kinderopvang). Dit controle- en rapportageprotocol geeft
aanwijzingen voor de door de accountants uit te voeren controlewerkzaamheden in het
kader van subsidiabele activiteiten waarop de Subsidieregeling kinderopvang van toepassing
is. Op de subsidieverlening in het kader van genoemde subsidieregeling zijn tevens
van toepassing: de Kaderwet SZW-subsidies, de Algemene Regeling SZW-subsidies en Titel 4.2 Subsidies van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).
Dit controle-en rapportageprotocol is geen werkprogramma. De accountant belast met
de controle van de declaratie dient zorg te dragen voor een op de situatie toegesneden
werkprogramma, waarbij aan de specifieke kenmerken van de administratieve organisatie
van een gesubsidieerd project voldoende aandacht wordt geschonken.
Het controle- en rapportageprotocol heeft de volgende indeling:
Algemene uitgangspunten
-
1. Het accountantsonderzoek
-
1.1 Het onderwerp van onderzoek
-
1.2 De (reikwijdte van) de accountantsverklaring
-
1.3 De te hanteren toleranties
-
1.4 Het rapport van bevindingen
-
2. De declaratie
-
3. Aandachtspuntenlijst Subsidieregeling kinderopvang
-
4. Model Accountantsverklaring
1. Het accountantsonderzoek
Bij de controle dient de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole op
de declaratie vast te stellen dat minimaal aan de punten is voldaan, die hieronder
zijn beschreven. Dit betreft vooral rechtmatigheidsaspecten. Daarnaast moet hij controleren
of:
-
– de declaratie een getrouw beeld geeft;
-
– (aanvullende) subsidievoorwaarden in de subsidiebeschikking zijn nageleefd;
-
– overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving is nageleefd.
1.1 Het onderwerp van onderzoek
De accountant controleert of de declaratie aan de daaraan te stellen eisen voldoet.
Dit betreft:
-
– De inrichtingseisen: de indeling van de declaratie sluit aan bij de door de minister
van Sociale Zaken en Werkgelegenheid goedgekeurde begroting;
-
– De getrouwheid: de declaratie geeft een getrouw beeld, conform de getrouwheidsaspecten
genoemd in Richtlijn voor de Accountantscontrole 200, paragraaf 7, te weten:
-
a. Betrouwbaarheid;
-
b. Aanvaardbaarheid;
-
c. Toereikendheid.
-
– De rechtmatigheid: de handelingen die aan de in de declaratie opgenomen informatie
ten grondslag liggen zijn rechtmatig, dat wil zeggen in overeenstemming met de subsidievoorwaarden,
opgenomen in de Algemene Regeling SZW-subsidies, de Subsidieregeling kinderopvang en de subsidiebeschikking en de Kaderwet SZW-subsidies.
Daarnaast moet hij beoordelen of er geen tegenstrijdigheden zijn tussen de declaratie
en (de rest van) de verantwoording. Indien dit wel het geval is moet hij hierover
apart rapporteren.
De controle van de declaratie wordt afgesloten met een accountantsverklaring. De accountantsverklaring
omvat een oordeel over de getrouwheid van de declaratie en over de rechtmatigheid
van de wetsuitvoering.
Mede op grond van de declaratie en de daarbij afgegeven accountantsverklaring wordt
door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de definitieve subsidie vastgesteld.
1.2 De reikwijdte van de accountantsverklaring
De accountantsverklaring heeft betrekking op de door de subsidie-ontvanger op de declaratie
ingevulde aantallen (bijv. meetbare resultaten) en bedragen, alsmede op die aspecten
van de regeling die zijn genoemd in de aandachtspuntenlijst.
Voor de verklaring moet gebruik gemaakt worden van het door het Ministerie verstrekte
model (zie bijlage 1, als bedoeld in artikel 15, eerste lid, van de Subsidieregeling kinderopvang). Er
geldt een verplicht te gebruiken tekst waaruit tenminste blijkt dat de controle is
uitgevoerd met expliciete inachtneming van de in dit controle- en rapportageprotocol
gegeven voorschriften.
1.3 De te hanteren toleranties
De goedkeuringstolerantie bedraagt 1% van de totale kosten.
1.4 Het rapport van bevindingen
Indien tijdens de accountantscontrole blijkt dat er fouten in de einddeclaratie voorkomen,
dan dienen deze gecorrigeerd te worden. Bij het nalaten van de correctie van fouten
kan de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring afgeven.
Indien de verklaring een niet goedkeurende strekking heeft (bij overschrijding van
de goedkeuringstolerantie), moet op het vervolgblad de motivering worden opgenomen.
In het rapport van bevindingen wordt een uitgebreidere toelichting gegeven op de geconstateerde
fouten of onzekerheden die tot een niet goedkeurende accountantsverklaring hebben
geleid.
Indien er sprake is van relevante, niet financiële tekortkomingen, die niet vallen
onder de strekking van de accountantsverklaring, rapporteert de accountant deze tekortkomingen
apart.
De accountant hanteert voor de weergave van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden
het van toepassing zijnde model Accountantsverklaring zoals in de bijlage 1 bij de Subsidieregeling kinderopvang.
2. De declaratie
De accountant gaat na of de declaratie aan de voorwaarden voldoet zoals is vastgelegd
in de Algemene Regeling SZW-subsidies en de Subsidieregeling kinderopvang:
-
– De declaratie geeft duidelijk de opbrengsten en kosten weer welke op de gesubsidieerde
activiteiten betrekking hebben (artikel 15, eerste lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies);
-
– De declaratie sluit, indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, aan
bij de door de minister goedgekeurde begroting. Belangrijke verschillen tussen de
declaratie en de goedgekeurde begroting worden toegelicht (artikel 15, tweede lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies);
-
– De baten en lasten die door middel van interne doorberekeningen zijn toegerekend,
dienen te zijn bepaald op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaarde grondslagen.
Voorzover hierin lasten zijn begrepen van materiële vaste activa, worden deze lasten
op basis van de aanschaffingsprijzen van die activa berekend (artikel 15, derde lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies). Tevens dient de berekeningsgrondslag van overheadkosten juist te zijn en te zijn
gebaseerd op de subsidiebeschikking;
-
– Voorzover het verstrekken van subsidie heeft geleid tot vermogensvorming moet dat
uit de declaratie blijken en is daarvoor in overeenstemming met artikel 4:41 van de Awb een vergoeding verschuldigd. Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt
uitgegaan van de marktwaarde van de eigendommen en andere vermogensbestanddelen op
het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat in geval
van ontvangst van schadevergoeding voor verlies of beschadiging van eigendommen wordt
uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding wordt ontvangen (artikel 17 van de Algemene Regeling SZW-subsidies);
-
– Indien de in het projectplan opgenomen resultaten concreet meetbaar zijn, dient de
declaratie de resultaten te weergeven. De accountant dient de betrouwheid van de resultaten
na afloop van het project te toetsen;
-
– De in paragraaf 3 vermelde toetspunten.
3. Aandachtspuntenlijst Subsidieregeling kinderopvang
De accountant gaat na dat aan de verplichtingen voor subsidieverlening zoals deze
hieronder zijn aangegeven is voldaan.
De subsidieontvanger is verplicht een administratie te voeren die voldoet aan de volgende
eisen:
-
– De inrichting van de administratie sluit aan bij de ingediende en goedgekeurde begroting
en het projectplan; zij bevat de informatie die nodig is voor een juist inzicht in
de realisatie van de subsidiabele activiteiten en voor een juiste subsidieverstrekking
(artikel 12, eerste lid onderdeel a, van de Algemene Regeling SZW-subsidies);
-
– Indien personeelskosten onderdeel van de subsidie uitmaken, dient de administratie
hierop te zijn ingericht. Als medewerkers gedurende het project volledig worden ingezet
op het project, volstaat een verklaring waarin de werkelijke inzet in uren per week
is weergegeven. Als medewerkers voor een deel van hun arbeidstijd op het project worden
ingezet, dient er sprake te zijn van een sluitende urenadministratie, inclusief de
noodzakelijke functiescheiding.
-
– De administratie is zodanig ingericht dat de juistheid en volledigheid van de financiële
gegevens er op eenvoudige wijze uit kunnen worden opgemaakt (artikel 12, eerste lid onderdeel b, van de Algemene Regeling SZW-subsidies). Dit houdt in:
-
– dat alle ontvangsten en uitgaven onmiddellijk in de administratie worden vastgelegd
met onderliggende stukken; van ontvangsten en uitgaven zonder bewijsstukken wordt
een afzonderlijke administratie ingericht;
-
– dat bewijsstukken aanwezig zijn ten name van de gesubsidieerde waaruit de aard van
de geleverde goederen en diensten duidelijk blijkt;
-
– De administratie en de daarbij behorende bewijsstukken worden ten minste gedurende
vijf jaar bewaard (artikel 12, tweede lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies).
De accountant controleert of de administratieve organisatie rond de administratie
in opzet, bestaan en werking voldoende is om de juistheid van de kosten en de volledigheid
van de opbrengsten voor wat betreft het gesubsidieerde project vast te kunnen stellen.
Hij controleert of de administratieve organisatie in opzet, bestaan en werking voldoende
is om vast te kunnen stellen dat uitsluitend op het project hebbende kosten ten laste
van het project worden gebracht en dat de op het project betrekking hebbende opbrengsten
ten gunste van het project worden gebracht. Hij controleert of alle ten laste/ten
gunste van het project gebrachte kosten/opbrengsten zijn onderbouwd met bewijsstukken.
Hij controleert of de kosten niet op andere wijze worden vergoed.
De gesubsidieerde activiteiten moeten conform het goedgekeurd projectplan worden uitgevoerd
(artikel 9, eerste lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies).
De accountant controleert of alle kosten die in de declaratie zijn opgenomen betrekking
hebben op het project, alsmede of de gedeclareerde kosten volgens de subsidiebeschikking
en het daaraan ten grondslag liggende projectplan voor subsidiëring in aanmerking
komen.
De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt
voor doeleinden waarvoor ze wordt verstrekt en dat – naast de uit deze regeling voortvloeiende
verplichtingen – alle overige verplichtingen die aan de subsidieverstrekking zijn
verbonden worden nageleefd (artikel 9, tweede lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies).
De accountant controleert of alle verplichtingen genoemd in de subsidiebeschikking
en andere regelgeving zijn nageleefd. In dit verband is mede van belang dat bij de
subsidieverlening verplichtingen kunnen worden opgelegd die strekken tot verwezenlijking
van het doel van de subsidie (artikel 9, derde lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies).
De subsidieontvanger verzekert zich tegen alle risico’s, waaruit zodanige kosten of
schadeclaims kunnen voortkomen dat de verdere uitvoering van de activiteiten worden
verhinderd of dat de subsidiegelden kunnen toevloeien aan gelaedeerde derden (artikel 11 van de Algemene Regeling SZW-subsidies). De accountant controleert of de subsidieontvanger aan deze eis heeft voldaan.
Voorzover voor de controle van de einddeclaratie gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden
van andere accountants, draagt de accountant die verantwoordelijk is voor de accountantsverklaring
bij de einddeclaratie, er zorg voor dat de aanvrager hiervan op de hoogte wordt gesteld
en wijst de aanvrager op het feit dat alle relevante verplichtingen uit dit controleprotocol
ook aan de accountant(s), belast met de controle van de einddeclaratie van (een) deelproject(en),
bekend worden gemaakt en dat deze laatste accountant(s) hun werkzaamheden verrichten
met inachtneming van dit protocol.
De accountant moet de werkzaamheden van andere accountants toetsen. Indien de werkzaamheden
van andere accountants een materieel deel van de declaratie betreffen moet de accountant
een review verrichten op deze werkzaamheden.
4. Model Accountantsverklaring
De voorgeschreven tekst voor de accountantsverklaring is opgenomen in bijlage 1, als bedoeld in artikel 15, eerste lid, van de Subsidieregeling kinderopvang.
