HOOFDSTUK I. Het toezicht op de uitvoering der begrotingen
Ten einde het toezicht op de uitvoering van de begroting van de instellingen van de
Unie, met uitzondering van de Raadgevende Interparlementaire Raad en de Economische
en Sociale Raad van Advies, mogelijk te maken, stelt de Raad van de Economische Unie
het Financieel Reglement van het Secretariaat-Generaal op en legt dit ter goedkeuring
voor aan het Comité van Ministers.
Dit reglement bevat in het bijzonder bepalingen omtrent:
-
a) de kenmerken van de begroting met betrekking tot de universaliteit en de verdeling
in artikelen;
-
b) de data waarop de ontwerp-begroting door de Secretaris-Generaal wordt ingediend en
door elk der organen welke belast zijn met het onderzoek daarvan, wordt doorgezonden;
-
c) de regelen voor het financiële en het administratieve beheer;
-
d) het aanbrengen van wijzigingen in de begroting in de loop van het jaar.
Ten behoeve van het toezicht op de uitvoering van de begroting wijst het Comité van
Ministers drie commissarissen aan, respectievelijk van Belgische, Luxemburgse en Nederlandse
nationaliteit.
De commissarissen controleren zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid van de
beheershandelingen. Zij oefenen hun toezicht ter plaatse uit.
Hiertoe hebben zij gedurende de voorgeschreven werktijd vrije toegang tot de lokalen
van het Secretariaat-Generaal.
Zij kunnen zich door het Secretariaat-Generaal alle bescheiden, inlichtingen en toelichtingen
met betrekking tot de inkomsten en de uitgaven doen verstrekken. Zij mogen zich niet
mengen in het beheer van het Secretariaat-Generaal, noch opdrachten geven om de werkzaamheden
te verhinderen of op te schorten.
In de tweede maand van elk kwartaal brengen de commissarissen rapport uit over de
uitvoering van de begroting gedurende het voorafgaande kwartaal.
Zij nemen in hun rapporten alle opmerkingen en aanbevelingen op, die kunnen bijdragen
tot besparingen, tot een doelmatiger organisatie van het Secretariaat-Generaal of
tot een zuiniger werkwijze daarvan.
De commissarissen zenden hun rapporten aan de Raad van de Economische Unie, door tussenkomst
van het Secretariaat-Generaal.
De Secretaris-Generaal zendt de rapporten van de commissarissen binnen 14 dagen door.
Hij kan daarbij zijn zienswijze omtrent de opmerkingen en aanbevelingen kenbaar maken.
De Raad van de Economische Unie legt de rapporten van de commissarissen, samen met
zijn beschouwingen, voor aan het Comité van Ministers.
Zo spoedig mogelijk na afloop van elk kwartaal zendt het Comité van Ministers, onder
mededeling van de ter zake genomen beslissingen, een exemplaar van het rapport van
de commissarissen aan het Belgische Rekenhof, aan de Luxemburgse Rekenkamer en aan
de Nederlandse Algemene Rekenkamer.
Voor zover zij zulks nodig oordelen, kunnen het Belgische Rekenhof, de Luxemburgse
Rekenkamer en de Nederlandse Algemene Rekenkamer zich door onderzoek ter plaatse alle
nadere gegevens verschaffen.
De commissarissen brengen elke ernstige onregelmatigheid die bij hun onderzoek blijkt,
terstond ter kennis van de personen genoemd in artikel 26, lid 2, van het Verdrag tot instelling van de Benelux Economische Unie.
Deze personen doen in voorkomend geval aan het Comité van Ministers voorstellen voor
de ter zake te nemen maatregelen. In geval van misdaad of wanbedrijf in de zin van
de Belgische strafwet, geeft het Comité van Ministers daarvan kennis aan de Belgische
Minister van Justitie.
HOOFDSTUK II. Het afsluiten van de rekeningen
De Secretaris-Generaal legt jaarlijks vóór 31 januari rekening en verantwoording af
van zijn beheer.
De rekening houdt in:
-
a) het saldo der vlottende middelen op 1 januari van het afgelopen jaar;
-
b) alle ontvangsten en uitgaven gedaan in de loop van het jaar, gerangschikt en gespecificeerd
naar de onderverdeling van de begroting;
-
c) het saldo der vlottende middelen op 31 december;
-
d) een vergelijkende staat van de in de begroting opgenomen bedragen en van de werkelijke
ontvangsten en betalingen;
-
e) een staat van de verplichtingen waarvoor op 31 december nog geen betaling is geschied.
De rekening en verantwoording wordt aan de commissarissen voorgelegd ter bijvoeging
bij hun rapport over het vierde kwartaal.
De artikelen 11, 12 en 13 zijn van overeenkomstige toepassing bij het beëindigen van
de ambtsbezigheden van de Secretaris-Generaal in de loop van een jaar.
Het afsluiten van de rekening geschiedt door het Comité van Ministers, dat aan de
Secretaris-Generaal décharge kan verlenen.
De beslissing tot het afsluiten van de rekening wordt vóór 16 juni van elk jaar ter
kennis gebracht van het Belgische Rekenhof, van de Luxemburgse Rekenkamer en van de
Nederlandse Algemene Rekenkamer.
Indien aan de Secretaris-Generaal geen décharge kan worden verleend, stelt het Comité
van Ministers het Rekenhof en de Rekenkamers op de hoogte van het gevolg dat aan zijn
beslissing is gegeven.
