Bijlage bij artikel 16, derde lid: gegevensverwerking door gemeenten
Doel
De ‘Subsidieregeling IPS-trajecten voor de gemeentelijke doelgroep’ heeft als doel
de inzet van IPS-trajecten voor de gemeentelijke doelgroep te bevorderen. De trajecten
zijn erop gericht de arbeidsparticipatie van klanten met psychische aandoeningen te
vergroten.
Algemeen
In het kader van deze subsidieverstrekking worden twee typen gegevens aangeleverd.
Allereerst betreft het algemene contactgegevens van de subsidieaanvrager. Deze gegevens
zijn noodzakelijk voor de uitwerking van de subsidiebevoegdheid. De grondslag hiervoor
is artikel 6, eerste lid onder e, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG) in combinatie met artikel 2 van de Kaderwet SZW-subsidies, waarin de subsidiebevoegdheid aan de Minister voor APP is toegekend.
Het tweede type gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, namelijk de gegevens betreffende
de klant ten behoeve van wie het subsidietraject wordt aangevraagd. Het betreft bijzondere
persoonsgegevens, namelijk gegevens over de gezondheid. Ook hier geldt als grondslag
artikel 6, eerste lid, onder e van de AVG. Het feit dat dit traject wordt aangevraagd
voor de klant geeft echter informatie over diens gezondheidstoestand en daarom moeten
de persoonsgegevens van de klant worden aangemerkt, gelet op artikel 4 onder 15 van
de AVG, als bijzondere persoonsgegevens. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt een
verwerkingsverbod, tenzij aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Een IPS-traject is in de regeling omschreven als een (re-)integratietraject dat gericht
is op het vinden en behouden van werk. De verwerking valt daarmee binnen de doelstelling
van artikel 30, eerste lid onder b van de UAVG, dat
het verwerkingsverbod van artikel 9, eerste lid, van de AVG opheft. Volgens eerstgenoemd
artikel mogen gegevens van werknemers of uitkeringsgerechtigden over de gezondheid
worden verwerkt ten behoeve van de re-integratie of begeleiding naar werk.
Bij de verwerking van de gegevens en de daaruit voortvloeiende administratie dienen
gemeenten zorg te dragen voor het gebruik van passende technische en organisatorische
maatregelen ten aanzien van de bescherming van de persoonsgegevens. Daarbij kunnen
zij gebruik maken van bijvoorbeeld de werkprotocollen en applicaties die zij hebben
voor (bijzondere) persoonsgegevens die zij uit hoofde van de WMO of re-integratie
vanuit de Participatiewet hebben.
Verder schrijft de regeling voor dat de persoonsgegevens uitsluitend mogen worden
verwerkt voor het doel van de regeling. Subsidiedossiers dienen na het vaststellen
van de subsidie te worden gearchiveerd. Na de bewaartermijn van dit archief die in
de regeling is voorgeschreven dienen de gegevens te worden vernietigd.
De bewaartermijn volgt uit de bepaling dat tot vijf jaar na de inwerkingtreding van
deze regeling door het verschaffen van de daartoe benodigde inlichtingen, gegevens
en bescheiden, aan door of namens de Minister ingesteld onderzoek dat erop is gericht
de Minister inlichtingen te verschaffen die van belang zijn voor het beoordelen van
de rechtmatigheid van de subsidieverstrekking, en is eveneens opgenomen in artikel 23, vierde lid.
Werkproces
Voor het verstrekken van de subsidie wordt een werkproces gevolgd dat in overleg met
de betrokken partijen tot stand is gekomen. Na beëindiging van het IPS-traject stelt
de gemeente ambtshalve het subsidiebedrag vast.
Hieronder zijn de belangrijkste stappen in dat werkproces weergegeven.
Aanvraag door GGZ-instelling voor subsidie bij gemeente
De gemeente ontvangt van een GGZ-instelling een subsidieaanvraag middels een formulier
dat de navolgende gegevens bevat:
-
2.
Gegevens cliënt
Doel: identificatie van cliënt
-
3.
Gegevens GGZ-instelling
Doel: identificatie GGZ-instelling
-
3.1. Naam instelling
-
3.2. Naam contactpersoon
-
3.3. Email contactpersoon
-
3.4. Telefoonnummer contactpersoon
-
3.5. Indien behandeling elders naam GGZ-instelling
Daarnaast geeft de GGZ-instelling aan of de subsidie aangevraagd wordt voor een IPS-traject
van maximaal twee- of drie-jaar. Dit in verband met de hoogte van de subsidie die
aangevraagd wordt. De clientgegevens en trajectgegevens die de gemeente ontvangt van
een GGZ-instelling zijn limitatief beschreven in artikel 17, eerste lid, van de regeling.
Wanneer de aanvraag wordt ingediend voor een IPS-traject dat is gestart voorafgaand
aan de subsidieaanvraag, wordt tevens de startdatum van het traject gedeeld.
Besluit gemeente op aanvraag
Gemeente stuurt UWV een voorgenomen besluit tot subsidieverlening teneinde te verifiëren
of het subsidiebudget toereikend is. Artikel 17, tweede lid, van deze regeling, beschrijft limitatief welke gegevens de gemeente verstrekt aan
UWV.
Bij een afwijzend besluit stelt de gemeente via een beveiligd mailsysteem (zivver)
de GGZ-instelling daarvan op de hoogte. Bij een toewijzend besluit stelt de gemeente
via een beveiligd mailsysteem (zivver) de GGZ-instelling daarvan op de hoogte en informeert
UWV hierover.
Melding gemeente aan UWV over aanvraag
De gemeente stuurt een formulier via een beveiligd mailsysteem (zivver) naar ipsgemeenten@uwv.nl
met een cc naar de GGZ-instelling.
Gedeeld worden:
-
1.
Gegevens gemeente
Doel: contactgegevens gemeente indien UWV contact met gemeente moet opnemen
-
2.
Gegevens cliënt
Doel: identificatie klant, zodat er maar 1 subsidie per cliënt wordt verstrekt
-
2.1 Voor- en achternaam
-
2.2 Geboortedatum
-
2.3 Burgerservicenummer
-
3.
Gegevens GGZ-instelling
Doel: contactgegevens GGZ-instelling in verband met bevoorschotting subsidie
Daarnaast geeft de gemeente aan of de subsidie wordt toegekend voor een IPS-traject
van maximaal twee- of drie jaar. En indien van toepassing of het traject is gestart
voorafgaand aan de subsidieaanvraag. UWV weet daarmee welke bedragen in welke termijnen
moeten worden betaald.
Gedurende de looptijd van de subsidie
Na de beslissing tot subsidieverlening en de eerste bevoorschotting zijn er gedurende
de looptijd van het traject nog een aantal informatie-uitwisselingen.
Deze uitwisseling dient altijd via een beveiligd mailsysteem (zivver) plaats te vinden.
-
○ Bij voortijdige beëindiging van het traject brengt de GGZ de gemeente onverwijld op
de hoogte van welk traject is beëindigd (artikel 14 lid 1).
-
○ Wanneer de gemeente de subsidie beëindigt meldt de gemeente aan UWV via een beveiligd
mailsysteem (zivver) naar ipsgemeenten@uwv.nl met een cc naar de GGZ-instelling dat
de subsidie is beëindigd.