Regeling archief Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden

Geraadpleegd op 19-04-2024.
Geldend van 18-11-2020 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Besluit van de Minister voor Rechtsbescherming van 17 november 2020, nr. 3083491, tot vaststelling van een reglement inzake de organisatie en het beheer van het archief van de commissie belast met het onderzoek naar interlandelijke adoptie in het verleden (Reglement archief Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden)

De Minister voor Rechtsbescherming,

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. de Minister: de Minister voor Rechtsbescherming;

• b. commissie: de door onze minister ingestelde commissie belast met het onderzoek naar interlandelijke adoptie in het verleden;

• c. archief: het archief dat door de commissie is overgedragen aan de minister;

• d. betrokkene: degene waarmee de commissie in het kader van haar onderzoek naar interlandelijke adoptie heeft gesproken waarvan het gespreksverslag in het archief van de commissie is opgenomen;

• e. gespreksverslag: alle gegevens in het archief die betrekking hebben op hetgeen een betrokkene aan de commissie heeft verklaard als bedoeld in artikel 4 van het Informatieprotocol Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden;

• f. gemachtigde: degene die namens een betrokkene schriftelijk is gemachtigd om namens hem/haar een verzoek tot inzage in het gespreksverslag bij het ministerie van Justitie en Veiligheid in te dienen;

• g. feitelijk beheerder van het archief: het Dienstencentrum van het ministerie van Justitie en Veiligheid;

• h. informatieprotocol: het protocol als bedoeld in artikel 7 van het Instellingsbesluit Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden;

• i. beoordelaar: de contactpersoon van de Directie Bestuursondersteuning als bedoeld in artikel 1 lid 1 van het Informatieprotocol Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden.

Artikel 2. Doel van de regeling

Deze regeling heeft tot doel het stellen van interne regels voor het onderzoek naar informatie in het archief van de commissie.

Artikel 3. Plaatsbepaling en reikwijdte

• 1 Deze regeling geldt voor het archief van de commissie in beheer bij het Bestuursdepartement van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

• 2 De regeling is van toepassing:

  • a. indien in verband met de informatieplicht richting het parlement op grond van artikel 68 Grondwet het noodzakelijk is het archief te raadplegen;

  • b. indien op basis van de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) een verzoek om informatie wordt gedaan over de werkwijze en het onderzoek van de commissie.

  • c. indien een betrokkene of zijn/haar gemachtigde inzage vraagt in het ondertekende verslag van het gesprek dat met betrokkene is gevoerd in het kader van de uitvoering van het onderzoek naar interlandelijke adoptie in het verleden;

Artikel 4

De Archiefwet 1995, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG zijn onverkort op dit reglement van toepassing.

Artikel 5. Gespreksverslagen

• 1 De verslagen van de gesprekken als bedoeld in artikel 3, tweede lid, sub c maken onderdeel uit van het archief van de commissie;

• 2 Deze verslagen zijn na overbrenging naar het Nationaal Archief 100 jaar na geboorte van betrokkene niet openbaar met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van betrokkene. Deze beperking komt te vervallen na overlijden van betrokkene;

• 3 Indien betrokkene op grond van de AVG een verzoek doet tot vernietiging van het gespreksverslag, wordt afgewogen of vernietiging de verwezenlijking van de doeleinden van archivering in het algemeen belang niet onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen. Bij deze afweging wordt een archivaris betrokken;

• 4 Conform artikel 34 van de Uitvoeringswet AVG staat bezwaar en beroep open tegen het besluit als bedoeld in het derde lid;

• 5 In die gevallen waarin wordt besloten een gespreksverslag te vernietigen zal deze vernietiging worden uitgevoerd volgens de bij het ministerie van Justitie en Veiligheid geldende procedures;

• 6 Van deze vernietiging wordt een proces verbaal opgesteld dat in het archief van Dienstencentrum wordt bewaard.

Artikel 6. Inzage in het archief

• 1 Inzage in het archief van de commissie is uitsluitend voorbehouden aan de ambtenaar belast met de informatieplicht richting het parlement of de afdoening van een verzoek om informatie op basis van de Wob of aan een betrokkene c.q. zijn/haar gemachtigde;

• 2 Een betrokkene of zijn/haar gemachtigde kan een schriftelijk verzoek tot inzage of een afschrift van het eigen gespreksverslag indienen bij de beoordelaar;

• 3 Uitsluitend aan een betrokkene of zijn/haar gemachtigde kan de beoordelaar na een verzoek daartoe een afschrift van het gespreksverslag verstrekken;

• 4 De beoordelaar toetst de aanvraag tot inzage op juistheid en volledigheid;

• 5 De Minister besluit op een verzoek tot inzage zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van een daartoe strekkend verzoek als bedoeld in het tweede lid;

• 6 De beoordelaar zendt een (digitaal) afschrift van het gespreksverslag aan de betrokkene of zijn/haar gemachtigde;

• 7 Indien de beoordelaar een verzoek ingevolge het eerste lid geheel of gedeeltelijk inwilligt, dan zendt hij een afschrift van deze beslissing aan de feitelijk beheerder van het archief met het verzoek hieraan uitvoering te geven.

Artikel 7. Beheer van het archief

• 1 Het archief is tot de overbrenging naar het Nationaal Archief ingevolge de Archiefwet 1995 in beheer bij het Dienstencentrum van het ministerie van Justitie en Veiligheid;

• 2 De Minister stelt met in achtneming van artikel vijf, tweede lid, bij de overbrenging van het archief naar het Nationaal Archief regels aan de openbaarheid.

Artikel 8. Inwerkingtreding en publicatie

Deze regeling wordt gepubliceerd in de Staatscourant en treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 9. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling archief Commissie Onderzoek Interlandelijke Adoptie in het verleden.

Origineel slotformulier en ondertekening

De Minister voor Rechtsbescherming,

S. Dekker