Deze bijlage bevat een samenvatting van het Handboek Digitale Vervanging Personeelsdossiers
conform artikel 26b van de Archiefregeling 2009 (wijziging 17 december 2012).
Het volledige handboek ligt ter inzage bij de bibliotheek van het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport.
Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst
voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van
het door hem toegepaste vervangingsproces:
-
a. De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een
opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het
vervangingsproces geldt;
-
b. De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en
de randapparatuur;
-
c. Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
-
d. De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit;
-
e. De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend
de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter
zake van reproductie per batch of per stuk;
-
f. De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van
fouten;
-
g. Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
-
h. De kwaliteitsprocedures.
Ad.a
De documenten die het vervangingsproces doorlopen, betreffen alle originele papieren
personele documenten van de medewerkers van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn
en Sport die in het digitale personeelsdossier komen. Een onderscheid wordt gemaakt
tussen de volgende personele documenten:
-
– alle bestaande originele papieren documenten die, met terugwerkende kracht, na scanning
zijn opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van medewerkers van VWS;
-
– alle nieuwe originele papieren documenten die na scanning bij de ‘vervangings’-locatie
(P-Direkt) zijn/worden opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van medewerkers
van VWS.
Ad.b
Voor het scannen is gekozen voor compacte afdelingsscanners met de volgende eigenschappen:
-
– Scannen in kleur of zwart/wit- Minimaal 60 pagina’s per minuut bij 300 dpi;
-
– Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject (portrait);
-
– Papierinvoer van minimaal 100 vel;
-
– Bedrijfscyclus van minimaal 7.500 scans per dag.
Voor het scannen in zwart-wit is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 8
Bit. Indien kleur door de scanners gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina toch
zwart-wit worden gescand.
Voor het scannen in kleur is gekozen voor een minimale resolutie van 300 DPI 24 Bit.
Het scannen in kleur wordt telkens handmatig ingesteld. Op aanvraag is er wel een
kleurenprofiel te in te stellen.
-
– Voor gedrukte teksten in zwart/wit betekent dit een bijna hoge kwaliteit, Alles is
goed leesbaar;
-
– Voor gedrukte teksten in kleur betekent dit een hoge kwaliteit, alles is bijzonder
goed leesbaar;
-
– Voor afbeeldingen in zwart/wit betekent dit een gemiddelde kwaliteit, alle relevante
details zijn zichtbaar;
-
– Voor afbeeldingen in kleur betekent dit een hoge kwaliteit, alle relevante details
zijn heel goed zichtbaar.
De kwaliteitsinstellingen zijn minimaal:
De Virtual Rescan instellingen zijn minimaal:
| |
Zwart/wit:
|
Kleur:
|
|
Clarity (helderheid):
|
|
|
|
– Brightness
|
45
|
50
|
|
– Contrast
|
50
|
50
|
|
– Gamma
|
0
|
0
|
Automatisch staat de Sensitivity op High (5) en de intelligent clean-up op Normaal
(3) (onderdrukking van de achtergrond).
De Noise (ruis) instellingen zijn minimaal:
-
– Line filter (negeert dunne lijntjes) - Laag; Bij zwart/wit is de lineweight op normaal
(5);
-
– Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes) - Zeer laag. (small 4);
-
– Halftone pictures - normaal (50%) Density.
De Skew (uitlijnen) instellingen zijn minimaal:
-
– Deskew (rechtzetten) - aan
-
– Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop aan) - aan;
-
– Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af) - aan;
-
– Auto orientation (automatische pagina orientatie herkenning) - aan;
-
– Fine Angle Adjustment (automatische afwijking van de scanhoek) - uit;
-
– Edge Fill (automatische aanvullen met achtergrond bij hoekjes/randjes) - uit;
-
– Auto Hole Fill (automatische perforatiegaten opvulling) - aan;
De kleurinstellingen zijn minimaal:
De Background (achtergrond)instellingen zijn minimaal:
-
– Enable smoothing (sta regulering toe) - aan;
-
– Background color (standaard achtergrondkleur) - Automatisch;
-
– Background Color Sensitivity (gevoeligheid van de achtergrondkleuren) – aan - 50 (op
schaal van 100). In kleurscanmodus is deze instelling uit.
De Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn minimaal:
Ad.c
De scanstations zijn voorzien van “Capture-software” voor het batchgewijs scannen
van documenten, om deze vervolgens te verrijken door er informatie aan toe te voegen
(metadata). Module Validation.
Aanvullend zijn de scanstations voorzien van “Virtual ReScan-software” dat er voor
zorgt dat de scanner altijd heldere, schone en leesbare beelden produceert zonder
hiervoor steeds de instellingen van de scanner aan te hoeven passen.
Ad.d
Standaard wordt gescand in zwart-wit. Indien een document echtheidskenmerken bevat
(Wettelijk identiteitsbewijs, Diploma, VOG) wordt kleurrelevant gescand. Dit wordt
telkens handmatig ingesteld bij het scannen.
Ad.e
Het scanproces vindt batchgewijs plaats. Per departement wordt er een batchclass aangemaakt
ten behoeve van het validatieproces waarbij de metadata en de specifieke kenmerken
worden toegekend aan het digitale document. Documenten worden standaard in PDF/A formaat
gedigitaliseerd.
Documenten worden niet bewerkt en worden niet gecomprimeerd.
Ad.f
Nadat de documenten tijdens het valideren zijn voorzien van metadata worden deze geverifieerd
op correct- en volledigheid. Om vervanging te waarborgen wordt het vier ogen principe
toegepast. De medewerker welke heeft gevalideerd mag niet verifiëren. Dit wordt autorisatietechnisch
in het systeem afgevangen. Module Verification.
Afwijkingen worden meteen gecorrigeerd en afgehandeld. Hiervan wordt een administratie
bijgehouden. Onvolkomenheden worden inhoudelijk besproken met degene die deze onvolkomenheden
heeft veroorzaakt.
Ad.g
Na de zogenaamde vervangingscontrole worden in opdracht van het departement de te
vernietigen papieren documenten verzameld in een speciaal daarvoor bestemde container.
Deze container wordt door een gespecialiseerd vernietigingsbedrijf opgehaald en de
inhoud wordt vervolgens vernietigd. Van de feitelijke vernietiging van het papier
wordt door het vernietigingsbedrijf een verklaring afgegeven.
Ad.h
Voordat het scannen plaatsvindt wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd door de scanmedewerker.
Deze controle beslaat de volgende onderdelen:
-
– Leesbaarheid;
-
– Volledigheid;
-
– Authenticiteit;
-
– Kleurstelling;
-
– Aantal pagina’s;
-
– Volgorde van de pagina’s;
-
– Onvolkomenheden, bijvoorbeeld strepen, vlekken of vouwen;
-
– Geen lege pagina’s;
-
– 1x per week een controle op de scankwaliteit en instellingen doormiddel van testvellen,
zoals de Macbeth chart.
Vervolgens wordt de batch voorzien van scanvoorbladen. Deze specifieke voorbladen
zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla
gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen
dus altijd dezelfde richting uit wijzen.
