Circulaire richtlijn overgang vakantiesystematiek bij langdurige ziekte

[Regeling vervallen per 01-01-2018.]
Geraadpleegd op 24-04-2024.
Geldend van 01-01-2016 t/m 31-12-2017

Origineel opschrift en aanhef

Circulaire richtlijn overgang vakantiesystematiek bij langdurige ziekte

Inleiding

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

In deze circulaire wordt een richtlijn gegeven voor herberekening van vakantie-uren voor ambtenaren, die in de afgelopen kalenderjaren geen of een verminderde opbouw van vakantie-uren hebben gehad, omdat deze ambtenaren langer dan 26 weken arbeidsongeschikt waren wegens ziekte.

Als gevolg van de wijziging van de rechtspositie van rijksambtenaren in verband met het aanpassen van de systematiek van de opbouw van vakantie tijdens ziekte en enkele daarmee verband houdende wijzigingen1, bouwen vanaf 1 januari 2016 arbeidsongeschikte ambtenaren wegens ziekte ongeacht de duur van de ziekte vakantie-uren op. Voor 1 januari 2016 stopte de opbouw van vakantie-uren in het geval de ambtenaar langer dan 26 weken arbeidsongeschikt was wegens ziekte. Het stopzetten van de opbouw van vakantie van (langdurige) zieke ambtenaren was echter niet overeenkomstig de Europese Richtlijn volgens het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJEU)2 in de uitspraken Schultz-Hoff, C-350/06 en Stringer, C-520/06 van 2009. In de circulaire van 4 februari 20103 is een werkwijze opgenomen voor de opbouw van vakantie bij langdurige ziekte aanvullend aan de toen geldende artikelen 22 en 23 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR), artikelen 35 en 36 Ambtenarenreglement Staten-Generaal (ARSG) en artikelen 41 en 41a van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken (RDBZ), zodat conform de bovengenoemde uitspraken van het HvJEU wordt gehandeld. De gewijzigde systematiek van de rechtspositie van rijksambtenaren vergt dat voor ambtenaren, die op 31 december 2015 langer dan 26 weken arbeidsongeschikt zijn wegens ziekte, de aanspraak op vakantie-uren per die datum worden vastgesteld. Ook in de gevallen dat de ambtenaar op 31 december 2015 niet meer arbeidsongeschikt is wegens ziekte, maar in de afgelopen kalenderjaren door arbeidsongeschiktheid wegens ziekte niet de volledige opbouw van vakantie-uren heeft gehad, moet de aanspraak op vakantie-uren per 31 december 2015 worden vastgesteld.

Richtlijn overgang nieuwe systematiek vakantie

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Vanwege de gewijzigde systematiek met betrekking tot vakantie in de rechtspositie van rijksambtenaren, bouwen ambtenaren, die langer dan 26 weken arbeidsongeschikt zijn wegens ziekte, vanaf 1 januari 2016, zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantie-uren op. Bovendien gaat gebruik van vakantie bij arbeidsongeschikte ambtenaren wegens ziekte ten laste van de opgebouwde vakantie-uren. Bij deze wijziging geldt een overgangsmaatregel voor de aanspraak op vakantie-uren van voor 1 januari 20164.

Ambtenaren die in de afgelopen kalenderjaren meer dan 26 weken arbeidsongeschikt wegens ziekte zijn geweest, hebben mogelijk in een kalenderjaar niet viermaal de arbeidsduur per week aan vakantie-uren opgebouwd. In de circulaire van 4 februari 2010 was een werkwijze5 bepaald om te garanderen dat ambtenaren, die langer dan 26 weken arbeidsongeschikt wegens ziekte waren, viermaal de arbeidsduur per week vakantie konden gebruiken, dan wel in combinatie deze vakantie-uren opbouwden. Op grond van deze werkwijze diende bij het einde van de ziekteperiode, overlijden of eventueel ontslag van de ambtenaar vastgesteld te worden of de ambtenaar per kalenderjaar viermaal de arbeidsduur vakantie had gebruikt of had kunnen gebruiken, dan wel in combinatie viermaal de arbeidsduur per week aan vakantie-uren had opgebouwd. In het geval hieraan niet was voldaan, diende het tekort aan vakantie-uren aan de ambtenaar te worden toegekend.

In bijlage 1 treft u de werkwijze van de circulaire van 4 februari 2010 aan.

Aangezien vanaf 1 januari 2016 de systematiek met betrekking tot vakantie in de rechtspositie van rijksambtenaren is gewijzigd, moet per 31 december 2015 de aanspraak op vakantie-uren van ambtenaren, langer dan 26 weken arbeidsongeschikt wegens ziekte, worden vastgesteld. Er moet niet langer tot het einde van de ziekteperiode worden gewacht, zoals voorheen op basis van de circulaire van 4 februari 2010. Deze groep ambtenaren bouwt namelijk vanaf 1 januari 2016 vakantie-uren op en bij gebruik van vakantie gaat dit ten laste van de opgebouwde vakantie-uren.

Bovenstaande betekent dat voor elke ambtenaar, die in de afgelopen kalenderjaren langer dan 26 weken arbeidsongeschikt is geweest wegens ziekte, voor elk kalenderjaar in de voorgaande periode dat hij arbeidsongeschikt was wegens ziekte moet worden vastgesteld of hij 144 vakantie-uren heeft opgebouwd dan wel voor deze uren vakantie heeft gebruikt tijdens ziekte. Voor ambtenaren met een andere arbeidsduur dan gemiddeld 36 uur per week, moet naar rato van 144 uur de aanspraak op vakantie-uren per kalenderjaar worden vastgesteld. Indien deze vaststelling leidt tot een correctie van het aantal opgebouwde vakantie-uren is deze aanspraak op vakantie-uren (per 31 december 2015) de overgangsmaatregel van artikel 129a ARAR of artikel 149h RDBZ van toepassing.

In bijlage 2 treft u enkele voorbeelden van de vaststelling van vakantie-uren per 31 december 2015 aan.

Uitvoering richtlijn overgang nieuwe systematiek vakantie

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Met P-Direkt is voor de uitvoering van deze richtlijn voor de kalenderjaren 2014 en 2015 de volgende werkwijze afgesproken.

Voor ambtenaren, die in 2015 en eventueel 2014 minder dan viermaal de arbeidsduur per week aan vakantie-uren hebben opgebouwd, omdat zij langer dan 26 weken wegens ziekte arbeidsongeschikt waren, berekent P-Direkt6 per kalenderjaar op hoeveel vakantie-uren de betreffende ambtenaar mogelijk nog aanspraak heeft, de zogenaamde ‘voorgestelde uren’. Het betreft het verschil tussen het aantal vakantie-uren op basis van viermaal de arbeidsduur per week van de betreffende ambtenaar en de door de ambtenaar daadwerkelijk opgebouwde vakantie-uren in het betreffende kalenderjaar.

P-Direkt verstuurt een bericht met deze voorgestelde uren per e-mail naar de manager en, voorzien van een begeleidend schrijven, per post aan de medewerker.

In geval de ambtenaar geen vakantie kon gebruiken of niet uit de door de manager gehanteerde administratie blijkt dat de ambtenaar medisch in staat was om vakantie te gebruiken of de gebruikte vakantie is niet geregistreerd, dan is er geen reden voor correctie van de voorgestelde uren. Als er binnen de reactietermijn van één kalendermaand geen correctie of aankondiging van een correctie van de manager is ontvangen wordt de door P-Direkt berekende voorstelwaarde in haar systemen geregistreerd.

In het geval de ambtenaar medisch wel in staat was vakantie te gebruiken, maar dit niet heeft gedaan of vakantie heeft gebruikt tijdens ziekte, dan moeten de door P-Direkt voorgestelde uren worden gecorrigeerd. De gecorrigeerde aanspraak wordt in de systemen van P-Direkt geregistreerd.

De werkwijze voor uitvoering van de richtlijn voor de kalenderjaren 2014 en 2015 laat onverlet dat in het geval de ambtenaar voor 1 januari 2014 al arbeidsongeschikt was wegens ziekte de aanspraak op vakantie-uren moet worden vastgesteld voor elk kalenderjaar waarin hij langer dan 26 weken arbeidsongeschikt is wegens ziekte. Dit geldt evenzeer voor de ambtenaar die in 2014 reeds hersteld was, maar voor wie de aanspraak nog moet worden vastgesteld.

Het door het bevoegd gezag al dan niet vaststellen van de aanspraak op vakantie-uren per 31 december 2015 is een rechtspositioneel besluit, waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. Voorafgaande aan het vaststellen van de aanspraak van een kalenderjaar of een eventuele correctie van de door P-Direkt vastgestelde aanspraak, dient hierover met de betrokken ambtenaar te worden gesproken.

Ik verzoek u met de inhoud van deze circulaire rekening te houden en daaraan uitvoering te geven.

Origineel slotformulier en ondertekening

De

Minister

voor Wonen en Rijksdienst,

namens deze,

S. Roos

Directeur-generaal Overheidsorganisatie

Bijlage 1. Werkwijze circulaire 4 februari 2010

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

De werkwijze van de circulaire van 4 februari 2010 houdt het volgende in:

• 1. artikelen 22 en 23 ARAR (artikelen 35 en 36 ARSG en 41 en 41a RDBZ) worden in beginsel toegepast en dat betekent bij langdurige ziekte dat de vakantieopbouw stopt na 26 weken ziekte en dat het aantal over te boeken vakantie-uren naar een volgend kalenderjaar beperkt is;

• 2. een langdurig zieke ambtenaar wordt zoveel mogelijk -in het lopende jaar in de gelegenheid gesteld zijn vakantie van ten minste vier weken te gebruiken om zodoende in staat te worden gesteld uit te rusten en over een periode van ontspanning en vrije tijd te beschikken. Dit moet in overleg met de bedrijfsarts worden vastgesteld. Deze periode van vakantie tijdens ziekte komt niet ten koste van de opgebouwde vakantie maar moet wel worden geregistreerd;

• 3. is vakantie in het lopende jaar niet mogelijk om medische redenen, dan moet de ambtenaar in de gelegenheid worden gesteld in het daaropvolgende jaar zijn vakantie te gebruiken;

• 4. indien de ambtenaar is hersteld en hij is gedurende de ziekteperiode om medische redenen niet in de gelegenheid geweest om vier weken vakantie per jaar te gebruiken, dan dient bij toepassing van artikel 23, zevende lid, ARAR (artikelen 36, zevende lid, ARSG en 41a, zevende lid, RDBZ) -het overboeken van vakantie naar een volgend kalenderjaar- vast te worden gesteld of er reden is om bij de betrokken ambtenaar meer vakantie-uren over te boeken naar het volgende kalenderjaar en zo ja in welke mate (artikelen 23, achtste lid, ARAR, 36, achtste lid ARSG en 41a, achtste lid, RDBZ);

• 5. indien de ambtenaar in het geheel niet in de gelegenheid is geweest om vakantie te gebruiken en een ontslag is mogelijk aan de orde, dan dient achteraf te worden vastgesteld welke vakantie de ambtenaar in een kalenderjaar heeft opgebouwd en gebruikt gedurende de kalenderjaren dat hij ziek is geweest. De niet gebruikte vakantie wordt vervolgens uitbetaald bij de beëindiging van het dienstverband.

Kortom aan het einde van de ziekteperiode of bij een eventueel ontslag, moest worden vastgesteld of de ambtenaar per kalenderjaar 144 vakantie-uren had opgebouwd7, dan wel tijdens ziekte vakantie had gebruikt, die ten niet laste ging van de opgebouwde vakantie-uren. Mocht de ambtenaar in een kalenderjaar geen 144 vakantie-uren hebben opgebouwd of vakantie tijdens ziekte hebben gebruikt, dan had hij een aanspraak op vakantie-uren van het verschil tussen de wel opgebouwde vakantie-uren of gebruikte vakantie tijdens vakantie en 144 vakantie-uren. In het geval de ambtenaar medisch wel in staat was vakantie te gebruiken tijdens ziekte, maar dit niet had gedaan, dan bestaat er geen recht op deze correctie.

Bijlage 2. Voorbeelden

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Voorbeeld 1

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Een ambtenaar met een arbeidsduur van gemiddeld 36 uur per week is vanaf 1 januari 2014 volledig arbeidsongeschikt wegens ziekte. Op 1 juli 2014 is de opbouw van vakantie-uren gestopt. De ambtenaar is op 31 december 2015 nog steeds arbeidsongeschikt. Vanaf het begin van de ziekte is hij op advies van de bedrijfsarts medisch niet in staat om vakantie te gebruiken.

• • In 2014 heeft de ambtenaar (tot 1 juli 2014) 83 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december moet zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2014) worden verhoogd met 61 vakantie-uren (het verschil tussen 144 uur en 83 uur).

  De door P-Direkt voor 2015 voorgestelde waarde van 61 uur kan worden gevolgd, de ambtenaar is immers niet in staat geweest vakantie te gebruiken.

• • In 2015 heeft de ambtenaar geen vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december moet zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2015) worden verhoogd met 144 vakantie-uren.

  De door P-Direkt voor 2015 voorgestelde waarde van 144 uur kan worden gevolgd, de ambtenaar is immers niet in staat geweest vakantie te gebruiken.

Voorbeeld 2

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Een ambtenaar met een arbeidsduur van gemiddeld 32 uur per week is vanaf 1 oktober 2013 volledig arbeidsongeschikt wegens ziekte. Op 1 april 2014 is de opbouw van vakantie-uren gestopt.

Vanaf 1 juli 2015 is deze ambtenaar hersteld.

In de gehele periode van ziekte van 1 oktober 2013 tot en met 1 juli 2015 was de ambtenaar op advies van de bedrijfsarts medisch niet in staat om vakantie gebruiken.

• • In 2013 heeft de ambtenaar volledige opbouw van vakantie-uren gehad. Over 2013 hoeft dus geen correctie plaats te vinden.

• • In 2014 heeft de ambtenaar (tot 1 april 2014) 37 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december 2015 moet zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2014) worden verhoogd met 91 vakantie-uren. Het verschil tussen 128 uur (vier keer de arbeidsduur van 32 uur per week) en 37 uur.

  De door P-Direkt voor 2015 voorgestelde waarde van 91 uur kan worden gevolgd, de ambtenaar is immers niet in staat geweest vakantie te gebruiken.

• • In 2015 heeft de ambtenaar (vanaf 1 juli 2015) 74 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december 2015 moet zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2015) worden verhoogd met 54 vakantie-uren. Het verschil tussen 128 uur (vier keer de arbeidsduur van 32 uur per week) en 74 uur.

  De door P-Direkt voor 2015 voorgestelde waarde van 54 uur kan worden gevolgd, de ambtenaar is immers niet in staat geweest vakantie te gebruiken.

Voorbeeld 3

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Een ambtenaar met een arbeidsduur van gemiddeld 36 uur per week is vanaf 1 april 2014 volledig arbeidsongeschikt wegens ziekte. Op 1 oktober 2014 is de opbouw van vakantie-uren gestopt.

Vanaf 1 april 2015 is deze ambtenaar voor 50% arbeidsongeschikt door ziekte en voor 50% arbeidsgeschikt en bouwt hij voor de helft weer vakantie-uren op.

In de periode van 1 april 2014 tot 1 april 2015 is hij op advies van de bedrijfsarts medisch niet in staat om vakantie te gebruiken. Daarna is hij medisch in staat vakantie te gebruiken, maar maakt hij daar om zijn moverende redenen geen gebruik van.

• • In 2014 heeft de ambtenaar (tot 1 oktober 2014) 125 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december 2015 zou zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2014) kunnen worden verhoogd met 19 vakantie-uren (Het verschil tussen 144 uur en 125 uur), maar de ambtenaar was na 1 april 2015 medisch in staat vakantie te gebruiken en heeft dat niet gedaan. Conform de circulaire van 4 februari 2010 had de ambtenaar de niet gebruikte vakantie in 2014 in 2015 moeten gebruiken.

  Uit de administratie van P-Direkt zal in beginsel een correctie van 19 vakantie-uren worden voorgesteld, maar de leidinggevende moet aangeven dat hier geen recht op bestaat.

• • In 2015 (vanaf 1 april 2015) heeft hij 63 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december 2015 wordt zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2015) niet verhoogd. Ofschoon de ambtenaar over 2015 maar 63 vakantie-uren heeft opgebouwd heeft hij geen recht op een correctie, omdat hij na 1 april 2015 vakantie kon gebruiken tijdens ziekte en dat niet heeft gedaan.

  Uit de administratie van P-Direkt zal in beginsel een correctie van 63 vakantie-uren worden voorgesteld, maar de leidinggevende moet aangeven dat hier geen recht op bestaat.

Voorbeeld 4

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Een ambtenaar met een arbeidsduur van gemiddeld 24 uur per week is vanaf 1 maart 2013 volledig arbeidsongeschikt wegens door ziekte. Op 1 september 2013 is de opbouw van vakantie-uren gestopt.

Vanaf 1 mei 2014 is deze ambtenaar voor 50% arbeidsongeschikt door ziekte en voor 50% arbeidsgeschikt en bouwt hij voor de helft weer vakantie-uren op.

Helaas is de ambtenaar vanaf 1 januari 2015 weer volledig arbeidsongeschikt door ziekte.

In de periode van 1 maart 2013 tot 1 mei 2014 en vanaf 1 januari 2015 is hij op advies van de bedrijfsarts medisch niet in staat om vakantie te gebruiken. In de periode van 1 mei 2014 tot 1 januari 2015 is de ambtenaar medisch in staat vakantie te gebruiken. De ambtenaar heeft in juli/augustus 2014 vier weken vakantie gebruikt.

• • In 2013 heeft de ambtenaar (tot 1 september 2013) 74 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december 2015 moet zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2013) worden verhoogd met 22 vakantie-uren. Het verschil tussen 96 uur (vier keer de arbeidsduur van 24 uur per week) en 74 uur.

  Aangezien het hier om 2013 gaat, volgt geen voorstel van P-Direkt dat kan worden gevolgd. Hiervoor moet een eventuele separate correctie worden aangeleverd bij P-Direkt.In 2014 (van 1 mei 2014 tot 1 januari 2015) heeft de ambtenaar 37 vakantie-uren opgebouwd. Op 31 december 2015 wordt zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2014) niet verhoogd. Ofschoon de ambtenaar over 2014 maar 37 vakantie-uren heeft opgebouwd heeft hij geen recht op een correctie, omdat hij vier weken vakantie heeft gebruikt.

  Uit de administratie van P-Direkt zal in beginsel een correctie van 59 vakantie-uren worden voorgesteld, maar de leidinggevende moet aangegeven dat hier geen recht op bestaat.

• • In 2015 heeft hij 0 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december 2015 wordt zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2015) verhoogd met 96 vakantie-uren.

  De door P-Direkt voor 2015 voorgestelde waarde van 96 uur kan worden gevolgd, de ambtenaar is immers niet in staat geweest vakantie te gebruiken.

Voorbeeld 5

[Regeling vervallen per 01-01-2018]

Een ambtenaar met een arbeidsduur van 36 uur per week is vanaf 1 juli 2013 volledig arbeidsongeschikt wegens ziekte. Op 1 januari 2014 is de opbouw van vakantie-uren gestopt.

Vanaf 1 juli 2014 is deze ambtenaar voor 50% arbeidsongeschikt door ziekte en voor 50% arbeidsgeschikt en bouwt hij voor de helft weer vakantie-uren op.

Vanaf 1 januari 2015 is deze ambtenaar vanaf voor 75% arbeidsongeschikt door ziekte en voor 25% arbeidsongeschikt en bouwt hij voor driekwart weer vakantie-uren op.

Helaas is in de vakantieadministratie van de manager niet vastgelegd of de ambtenaar medisch in staat was om vakantie te gebruiken en is ook niet vastgelegd of hij daadwerkelijk vakantie heeft gebruikt in de ziekteperiode.

Van 1 juli 2015 tot en met 1 oktober 2015 heeft de ambtenaar fulltime levensloopverlof gehad.

• • Over 2013 heeft de ambtenaar volledig vakantie-uren (166 uur) opgebouwd.

  Op 31 december 2015 hoeft zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2013) niet te worden aangepast.

• • In 2014 (vanaf 1 juli 2014) heeft de ambtenaar 42 vakantie-uren opgebouwd.

  Op 31 december 2015 moet zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2014) worden verhoogd met 102 vakantie-uren. Het verschil tussen 144 uur en 42 uur.

  De door P-Direkt voor 2014 voorgestelde waarde van 102 uur kan worden gevolgd, omdat uit de vakantieadministratie niet het tegendeel blijkt.

• • In 2015 (vanaf 1 januari 2015) zou de ambtenaar zonder levensloopverlof 125 vakantie-uren hebben opgebouwd. Vanwege de drie maanden levensloopverlof heeft de ambtenaar echter 94 vakantie-uren opgebouwd (9/12 * 0,75 * 165,6 uur).

  Op 31 december 2015 moet zijn aanspraak op vakantie-uren (voor 2015) worden verhoogd met 14 vakantie-uren. Het verschil tussen 108 uur (9/12 * 144 uur) en 94 uur.

  De door P-Direkt voor 2015 voorgestelde waarde van 14 uur kan worden gevolgd, omdat uit de vakantieadministratie niet het tegendeel blijkt.

1. Besluit van 14 december 2015; Staatsblad 2015, nr. 530. ^ [1]
2. Tot 1 december 2009 was de naam: Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen (HvJEG). ^ [2]
3. Staatscourant 2010, nr. 3454 ^ [3]
4. Artikelen 129a ARAR en 149h RDBZ ^ [4]
5. Zie voor de werkwijze van de circulaire van 4 februari 2010 zie bijlage 1. ^ [5]
6. Niet voor het ministerie van Financiën (inclusief Belastingdienst) vanwege de eigen verzuimadministratie van dit departement. ^ [6]
7. Uitgaande van een arbeidsduur van 36 uur. Voor een lagere arbeidsduur wordt deze lagere arbeidsduur per week vermenigvuldigd met 4. Voor een PAS deelnemer wordt gerekend met de werktijd die door de PAS is teruggebracht, vermenigvuldigd met 4. ^ [7]