Regeling informatiebeheer Defensie 2015

Geraadpleegd op 24-04-2024.
Geldend van 01-10-2015 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Regeling informatiebeheer Defensie 2015

De Minister van Defensie,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 en op artikel 1 van het Koninklijk besluit van 18 oktober 1988, Stb. 499, 1988, houdende regeling functie en verantwoordelijkheid van de Secretaris Generaal;

Besluit:

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. informatiebeheer:

  werkzaamheden om informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende informatieobjecten;

• b. informatieobjecten:

  archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995;

• c. Hoofddirecteur Bedrijfsvoering:

  Hoofddirecteur Bedrijfsvoering als bedoeld in de artikelen 1 onder f en 7 onder g van het Algemeen Organisatiebesluit Defensie 2013;

• d. defensieonderdeel:

  de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Commando DienstenCentrum, de Defensie Materieel Organisatie dan wel de Bestuursstaf;

• e. Minister:

  Minister van Defensie;

• f. organisatie-eenheid:

  eenheid bij een defensieonderdeel;

• g. persoonsbescheiden:

  informatieobjecten die betrekking hebben op een Defensiemedewerker;

• h. Secretaris-Generaal:

  Secretaris-Generaal van Defensie;

• i. vervanging:

  reproductie van informatieobjecten met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke informatieobjecten over te kunnen gaan;

• j. vervangingsbesluit:

  besluit als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• k. zorg:

  bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer, als bedoeld in artikel 3 van de Archiefwet 1995;

• l. zorgdrager:

  Minister van Defensie.

Artikel 2. Minister en Secretaris-Generaal

• 1 De Minister is zorgdrager in de zin van artikel 1 van de Archiefwet 1995 voor de informatieobjecten van het ministerie.

• 2 De Secretaris-Generaal is verantwoordelijk voor het informatiebeheer en stelt de op dit terrein benodigde regelingen en algemene voorschriften vast.

• 3 De Secretaris-Generaal is bevoegd tot de- of herrubricering van informatieobjecten die in aanmerking komen voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats.

• 4 De Secretaris-Generaal stelt het Besluit beperking openbaarheid vast indien bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid van de informatieobjecten.

Artikel 3. Plaatsvervangend Secretaris-Generaal en commandanten van defensieonderdelen

• 1 De plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de commandanten van de defensieonderdelen zijn ten aanzien van het informatiebeheer van het eigen defensieonderdeel verantwoordelijk voor:

  • a. het met inachtneming van geldende regelgeving en voorschriften beheren van de informatieobjecten;

  • b. het faciliteren en ondersteunen van informatiebeheer.

• 2 De plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de commandanten van de defensieonderdelen:

  • a. verstrekken de Hoofddirecteur Bedrijfsvoering en de Directeur Joint Informatievoorzieningscommando volledige gegevens over de verblijfplaats van de door het defensieonderdeel beheerde informatieobjecten, de staat waarin de informatieobjecten verkeren en over de wijze waarop de zorg voor de informatieobjecten wordt vormgegeven;

  • b. verlenen de Directeur Joint Informatievoorzieningscommando toegang tot ruimten waarin zich informatieobjecten bevinden die niet onder zijn beheer staan en toegang tot digitale opslag van informatieobjecten, ten behoeve van archiefonderzoek namens de Secretaris-Generaal of namens de Algemene Rijksarchivaris;

  • c. oefenen de bevoegdheid uit, genoemd in artikel 8, derde lid, onder a.

Artikel 4. Hoofddirecteur Bedrijfsvoering

• 1 De Hoofddirecteur Bedrijfsvoering is belast met:

  • a. het ontwikkelen, controleren en evalueren van defensiebrede kaders, normen en standaarden op het gebied van informatiebeheer en het overdragen daarvan op de defensieonderdelen;

  • b. het ontwikkelen en controleren van een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer als onderdeel van het generieke kwaliteitssysteem defensie;

  • c. het coördineren van de totstandkoming van het Besluit beperking openbaarheid als bedoeld in artikel 2, vierde lid.

• 2 Naast de bevoegdheden die samenhangen met de taken, genoemd in het eerste lid, is de Directeur Bedrijfsvoering bevoegd tot:

  • a. het nemen van een besluit tot vernietiging van informatieobjecten;

  • b. het nemen van een vervangingsbesluit dat is vereist voor vervanging van informatieobjecten.

Artikel 5. Directeur Joint Informatievoorzieningscommando

De Directeur van het Joint Informatievoorzieningscommando is ten aanzien van het informatiebeheer belast met:

• a. het adviseren van de in de artikelen 2, 3, 4 en 9 genoemde functionarissen;

• b. het opstellen van uitvoeringsvoorschriften;

• c. het uitoefenen van functioneel toezicht op de uitvoering van regelingen en voorschriften die het informatiebeheer betreffen;

• d. het coördineren van defensiebrede activiteiten ten behoeve van effectiviteit en efficiëntie;

• e. het instellen van overlegstructuren;

• f. het aanvragen van een machtiging bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap tot vervreemding van informatieobjecten aan een ander overheidsorgaan als bedoeld in artikel 8 Archiefwet 1995;

• g. het opstellen van een verklaring van vervreemding van informatieobjecten aan een ander overheidsorgaan;

• h. het ter beschikking stellen van informatieobjecten aan een geprivatiseerd organisatieonderdeel en het opstellen van een specificatie van deze informatieobjecten;

• i. het overbrengen naar een archiefbewaarplaats van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat en het opstellen van een verklaring van overbrenging ter zake;

• j. het opstellen van het Besluit beperking openbaarheid, dat voortvloeit uit het gestelde in artikel 2, derde lid, en artikel 4, eerste lid, onder c.

Artikel 6. Hoofd Informatiebeheer

De Directeur van het Joint Informatievoorzieningscommando verleent het mandaat, de volmacht en de machtiging ter uitvoering van de in artikel 5 genoemde taken, door aan het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 7. Het (Hoofd) Dynamisch Informatiebeheer

• 1 Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer is belast met het uitvoerend dynamisch informatiebeheer voor een defensieonderdeel.

• 2 Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer:

  • a. voert mede de vernietiging van informatieobjecten uit als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder a, en maakt ter zake een verklaring van vernietiging op;

  • b. voert mede de digitale vervanging uit als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder b, en maakt ter zake een verklaring van vervanging op.

• 3 Het Hoofd Dynamisch Informatiebeheer legt ten aanzien van zijn verantwoordelijkheid voor de taken, genoemd in dit artikel, verantwoording af aan het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 8. Het (Hoofd) Semi-statisch Informatiebeheer

• 1 Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer is belast met uitvoerend semi-statisch informatiebeheer voor geheel Defensie.

• 2 Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer:

  • a. voert mede de vernietiging van informatieobjecten uit als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder a en maakt ter zake een verklaring van vernietiging op;

  • b. voert mede de digitale vervanging uit als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onder b, en maakt ter zake een verklaring van vervanging op.

• 3 In afwijking van het tweede lid:

  • a. is het hoofd van een defensieonderdeel bevoegd tot vernietiging van informatieobjecten en het opmaken van een verklaring van vernietiging ter zake, indien hem daartoe schriftelijk toestemming is verleend door het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer;

  • b. is het hoofd van de personeelsorganisatie van het defensieonderdeel waar de medewerker is geplaatst, bevoegd tot vernietiging van persoonsbescheiden uit het persoonsdossier van die medewerker en het opmaken van een verklaring van vernietiging ter zake, indien hem daartoe schriftelijk toestemming is verleend door het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer;

  • c. is de detachementscommandant bevoegd tot noodvernietiging van informatieobjecten.

• 4 Het Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer:

  • a. behandelt verzoeken om inzage in informatieobjecten die zich in het semi-statisch archief bevinden;

  • b. verleent toestemming aan hoofden van defensieonderdelen en aan het hoofd van de personeelsorganisatie van een defensieonderdeel, als bedoeld in het derde lid, onder a en b;

  • c. draagt er zorg voor dat informatieobjecten conform wet- en regelgeving worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

• 5 Het Hoofd Semi-statisch informatiebeheer legt ten aanzien van de verantwoordelijkheid voor de taken, genoemd in dit artikel, verantwoording af aan het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 9. Coördinator Informatiebeheer

• 1 Ieder defensieonderdeel beschikt over een Coördinator Informatiebeheer.

• 2 De Coördinator Informatiebeheer;

  • a. adviseert de commandant van zijn defensieonderdeel op het gebied van informatiebeheer;

  • b. is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer van zijn defensieonderdeel;

  • c. is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer in geval van reorganisatie, opheffing of privatisering van zijn defensieonderdeel;

  • d. is ten aanzien van het defensieonderdeel de contactpersoon voor het Hoofd Informatiebeheer.

Artikel 10. Intrekking

Ingetrokken worden:

• a. de Submandaatregeling organisatie-eenheid defensie archieven- registratie- en informatiecentrum 1996;

• b. de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Defensie 2003;

• c. de Regeling archiefbeheer archiefbescheiden van bijzondere aard 2003;

• d. de Regeling registratie, behandeling en archivering e-mail Defensie 2004;

• e. de Beleidsregel digitale vervanging van vernietigbare archiefbescheiden Ministerie van defensie 2013, Stcrt. 2013, 26910;

Artikel 11. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2015.

Artikel 12. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling informatiebeheer Defensie 2015.

Origineel slotformulier en ondertekening

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

‘s-Gravenhage, 10 september 2015

De

Minister

van Defensie,

J.A. Hennis-Plasschaert