Bijlage 3
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Controle- en rapportageprotocol 2005
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Besluit rijksvergoeding Wvg-woonvoorzieningen
Voor de bij de gemeente fungerende accountant
1. Inleiding
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet voorzieningen gehandicapten (Wvg). Onderdeel daarvan is de zorgplicht voor het verstrekken van woonvoorzieningen
aan mensen met een handicap.
Op grond van artikel 10a van de Wvg kunnen gemeenten voor woonvoorzieningen waarvan de kosten € 20.420,– of meer bedragen
een vergoeding krijgen van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
In het Besluit rijksvergoeding Wvg-woonvoorzieningen (hierna genoemd het besluit) is nader geregeld welke kosten van woonvoorzieningen
bij het Rijk kunnen worden gedeclareerd evenals de wijze en het tijdstip van declareren
en de inrichting van de gemeentelijke administratie.
In overeenstemming met artikel 4 van het besluit declareert het gemeentebestuur de in een kalenderjaar gemaakte kosten van de verleende
en uitbetaalde woonvoorzieningen door middel van een kostenopgave over dat jaar. Deze
kostenopgave moet voor 20 september van het jaar volgend op het jaar waarop de kostenopgave
betrekking heeft bij het ministerie zijn ingediend. Bij de kostenopgave moet een verklaring
en een rapport van bevindingen van de deskundige belast met de in artikel 213 van de Gemeentewet voorgeschreven controle betreffende de juistheid van de verstrekte gegevens meegestuurd
worden. De verklaring en het rapport van bevindingen worden afgegeven op basis van
een onderzoek dat met inachtneming van het onderhavige controle- en rapportageprotocol
is uitgevoerd.
De doelstelling van dit protocol is om alle betrokkenen duidelijkheid te verschaffen
over de verwachtingen die het departement heeft van de reikwijdte van de controle
en de verklaring van de accountant en de rapportage erover.
Het controleprotocol geeft een minimumpositie weer en laat de eigen verantwoordelijkheid
van de gemeente en die van de door haar aangewezen accountant onverlet om tot een
goede controle te komen. De gemeente en haar accountant behouden de mogelijkheid om
zelf accenten voor de controle te leggen en specifieke controleaspecten te formuleren,
mits daardoor de minimumpositie niet wordt aangetast. Het controleprotocol beoogt
dus niet om de aanpak van de controle voor te schrijven. De accountant zal op basis
van een analyse van de risico’s ten aanzien van de uitvoerings- en beheerssystemen
afwegen welke mix van controlemiddelen hij wil inzetten.
2. Begrippen
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
In dit controle- en rapportageprotocol worden verschillende begrippen gehanteerd.
Deze worden hieronder nader toegelicht.
Woonvoorziening
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Onder een woonvoorziening wordt verstaan elke voorziening die verband houdt met een
maatregel die gericht is op het opheffen of verminderen van beperkingen die een gehandicapte
bij het normale gebruik van zijn woonruimte ondervindt, met dien verstande dat bij
ingrepen van bouwkundige of woontechnische aard in of aan de woonruimte slechts dan
een voorziening als woonvoorziening aangemerkt wordt, indien de voorziening:
Indicatieadvies
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Op grond van artikel 8, eerste lid van de Wvg is een gemeente verplicht om voor woonvoorzieningen waarvan de kosten € 20.420,–
of meer bedragen advies in te winnen van een indicatieorgaan zoals bedoeld in artikel 9a van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) voordat zij een besluit neemt over de aanvraag van de woonvoorziening. Tot
1 januari 2005 betekende dit dat de gemeente advies moest vragen bij het regionaal
indicatieorgaan (RIO). Thans moet de gemeente verplicht advies vragen aan het regiobureau
van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ). Dit om te bewerkstelligen dat integrale
en onafhankelijke advisering ten grondslag ligt aan de beslissing om tot een dure
woonvoorziening over te gaan.
Hardheidsclausule
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Bij de verruiming van de gemeentelijke zorgplicht in 2000 met woonvoorzieningen waarvan
de kosten € 20.420,– of meer bedragen is op basis van praktijkervaring aangenomen
dat de kosten van een woonvoorziening doorgaans een bedrag van € 45.378,– niet te
boven gaan. Indien de kosten van een woonvoorziening € 45.378,– of meer bedragen,
is steeds sprake van een bijzonder geval waarin het weigeren van die voorziening zou
leiden tot onbillijkheden van overwegende aard. De gemeente dient, als gevolg van
artikel 5, eerste lid, onder a van de Wvg, de aldaar geformuleerde hardheidsclausule uitdrukkelijk in de gemeentelijke verordening
te hebben vastgelegd.
Verleningsbeschikking
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Dit is het document dat door de gemeente opgesteld wordt ten behoeve van de aanvrager
van de Wvg-voorziening. In de verleningsbeschikking staat welke voorziening danwel
financiële vergoeding verleend zal worden. Een gemeente mag de verleningsbeschikking
pas opstellen nadat advies is gevraagd van het indicatieorgaan en er een bouwtechnisch
programma van eisen en één of meer offertes aanwezig zijn. Per woonvoorziening kan
maar één verleningschikking worden uitgegeven.
Vaststellingsbeschikking
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
In de vaststellingsbeschikking wordt door de gemeente aangegeven welke definitieve
voorziening dan wel financiële vergoeding door de gemeente is verleend. Ook deze beschikking
is bedoeld voor de aanvrager van de Wvg-voorziening. De vaststellingsbeschikking is
altijd van latere datum dan de verleningsbeschikking. Per woonvoorziening kan ook
maar één vaststellingsbeschikking uitgegeven worden.
Eigen bijdrage gemeente
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Per verleende en uitbetaalde woonvoorziening neemt de gemeente een bedrag van € 9.983,–
voor haar rekening (artikel 2, tweede lid van het besluit).
Voor gemeenten met minder dan 25.000 inwoners wordt, in afwijking van artikel 2, tweede lid, van het besluit, uitsluitend bij de eerste verleende en uitbetaalde woonvoorziening die in een periode
van twee jaar is verleend € 9.983,– op de rijksvergoeding in mindering gebracht. De
volgende perioden van twee jaar worden onderscheiden:
-
– Periode 1: 2000 en 2001
-
– Periode 2: 2002 en 2003
-
– Periode 3: 2004 en 2005.
De datum van het gemeentelijk besluit tot verlening van een woonvoorziening bepaalt
in welke tweejaarsperiode de woonvoorziening valt. Het aantal inwoners van de gemeente
wordt bepaald op basis van het jaarlijks door het Centraal Bureau voor de Statistiek
vastgestelde inwonertal bij aanvang van een tweejaarsperiode (artikel 3, tweede lid van het besluit). Bij gemeentelijke herindeling gedurende de tweejaarsperiode is tot het moment van
herindeling het inwoneraantal van de oude gemeente relevant en daarna het inwoneraantal
van de nieuwe gemeente.
Eigen bijdrage gehandicapte
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Gemeenten kunnen, binnen wettelijke kaders, een bijdrage van de burger vragen bij
het verlenen van Wvg-voorzieningen (artikel 5 en 6 van de Wvg). Gemeenten zijn vrij om de hoogte van de bijdrage af te stemmen op het inkomen van
de gehandicapten. In 1996 is bij ministeriële regeling (de Regeling inzake financiële tegemoetkomingen en eigen bijdragen Wvg) de hoogte van de eigen bijdrage voor lagere inkomens gemaximeerd.
Verantwoording
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De verantwoording van de gemeente met betrekking tot de dure woningaanpassingen bestaat
uit de kostenopgave, bedoeld in artikel 4, eerste lid van het besluit, en daaronder liggende stukken (zoals het aanvraagformulier).
3. Object van controle
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Object van controle is de verantwoording van de gemeente. Tevens wordt de gemeentelijke
administratie, waarin alle van belang zijnde gegevens en bewijsstukken met betrekking
tot de verstrekte woonvoorziening(en) zijn opgenomen, in de controle betrokken.
4. Doelstelling en reikwijdte
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De doelstelling van de controle is het verstrekken van een accountantsverklaring en
een rapport van bevindingen bij de verantwoording van de gemeente. Het onderzoek richt
zich op:
5. Betrouwbaarheid en tolerantie
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Bij het onderzoek naar de juistheid van de verantwoording en de rechtmatigheid van
de daarin opgenomen posten, dient een hoge mate van zekerheid te worden gehanteerd.
Het begrip hoge mate van zekerheid wordt vertaald met een betrouwbaarheid van ten
minste 95%. De tolerantie die daarbij gehanteerd dient te worden is maximaal 1% van
het bedrag dat voor vergoeding door het Rijk in aanmerking komt. Deze tolerantie is
gebaseerd op het percentage dat geldt voor het financieel jaarverslag van VWS, op
grond van de richtlijnen van het Interdepartementaal Overleg Departementale AccountantsDiensten.
Het voorgaande houdt in dat een goedkeurende accountantsverklaring impliceert dat
de meest waarschijnlijke fout niet groter is dan 1% van het bedrag dat voor vergoeding
door het Rijk in aanmerking komt. Indien de meest waarschijnlijke fout tussen de 1%
en 3% ligt, leidt dit tot een verklaring met beperking. Indien de 3% wordt overschreden
leidt dit tot een afkeurende verklaring. De weging van de fouten is in eerste instantie
een vakkundige afweging van de controlebevindingen door de accountant (professional
judgement).
De situatie kan zich voordoen dat de accountant op basis van objectieve verhinderingen
tijdens het onderzoek geen zekerheid kan verkrijgen over de rechtmatigheid van bepaalde
posten. Voor deze beperkingen geldt als omvangsbasis 3% van het bedrag dat voor rijksvergoeding
in aanmerking komt. Indien het bedrag boven de 3% van het totaalbedrag ligt, zou dit
moeten leiden tot een verklaring met beperking. Bij een overschrijding van 10% of
hoger onthoudt de accountant zich van een oordeel.
6. Rapportage voorschriften
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Naast een accountantsverklaring stelt de accountant een rapport van bevindingen op.
In dit rapport licht hij zijn controlebevindingen ten aanzien van de onder 7.2 geformuleerde
aandachtspunten toe. Voor het rapport van bevindingen wordt als uitgangspunt een rapportagetolerantie
van 0% gehanteerd. Dit impliceert dat alle controlebevindingen in het rapport van
bevindingen vermeld moeten worden, ook als deze bevindingen geen invloed hebben op
de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring. Indien een fout/tekortkoming
geconstateerd wordt, wordt in ieder geval vermeld bij welke postcode(s) de fout/tekortkoming
is geconstateerd en hoe groot (in bedragen) deze is. Overigens hoeven zaken als een
foutief huisnummer of foutieve datum niet in het rapport van bevindingen opgenomen
worden, maar kunnen deze bij de jaarlijkse verantwoording ook via een wijziging op
het aanvraagformulier gecorrigeerd worden.
7. Aandachtspunten bij de controle
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
7.1 Soorten van aandacht bij de controle
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Bij zijn controle hoeft de accountant niet aan alle voorschriften dezelfde aandacht
te geven. De volgende soorten aandacht worden onderscheiden.
Procedurele aandacht
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Onder procedurele aandacht wordt verstaan: controle waarbij de accountant erop toeziet
of procedures in het leven zijn geroepen om te waarborgen dat aan de desbetreffende
voorschriften wordt voldaan, of het volgen van die procedures leidt tot naleving van
die voorschriften en of die procedures in feite zijn gevolgd.
Normale aandacht
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Onder normale aandacht wordt verstaan: controle met dezelfde diepgang die de accountant
in acht neemt bij de controle van een jaarrekening.
Speciale aandacht
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Onder speciale aandacht wordt verstaan: controle waarbij de accountant nadrukkelijk
beziet of de desbetreffende voorschriften zijn nageleefd. In dit geval moet dus verder
worden gegaan dan bij de controle die normaal op een jaarrekening wordt uitgeoefend.
7.2 Aandachtspunten
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Hieronder wordt per aandachtspunt de mate van aandacht weergegeven die de accountant
moet hanteren. Bij de omschrijving van een aandachtspunt wordt, indien van toepassing,
verwezen naar relevante artikelen uit de Wvg of het besluit.
Doel van de controle
|
Soort aandacht
|
1. Vaststellen dat in de verantwoording opgenomen gegevens juist en volledig zijn
en aansluiten op de gemeentelijke administratie. Het gaat hierbij in het bijzonder
om de data van beschikkingen en de vermelde bedragen.
|
normale aandacht
|
|
|
2. Vaststellen dat alleen die kosten bij het Rijk worden gedeclareerd die gerelateerd
zijn aan de verleende en uitbetaalde woonvoorziening (zie artikelen 2 en 4 van het besluit).
|
normale aandacht
|
|
|
3. Vaststellen dat woonvoorzieningen gedeclareerd worden in de verantwoording over
het jaar waarin de slotbetaling van deze voorzieningen heeft plaatsgevonden (artikel 4 van het besluit)
|
normale aandacht
|
|
|
4. Vaststellen dat de bij het Rijk ingediende declaraties betrekking hebben op woonvoorzieningen
waarvan de kosten per woonvoorziening gelijk zijn of meer bedragen dan € 20.420,–
(artikel 2, eerste lid van het besluit).
|
normale aandacht
|
|
|
5. Vaststellen dat op de kosten van de verleende en uitbetaalde woonvoorziening de
juiste bedragen voor de gemeentelijke bijdrage en eventuele eigen bijdrage van de
gehandicapte in mindering zijn gebracht (zie artikel 2, tweede en derde lid van het besluit)
|
normale aandacht
|
|
|
6. Bij alle woonvoorzieningen waarvan de kosten van de woonvoorziening € 45.378,–
of meer bedragen vaststellen dat verlening heeft plaatsgevonden op grond van een hardheidsclausule
die voldoet aan artikel 5, eerste lid onder a van de Wvg.
|
speciale aandacht
|
|
|
7. Vaststellen dat de beslissingen in het kader van de Wvg–woonvoorzieningen (beschikkingen)
zijn genomen door of namens de/het beslissingsbevoegde persoon/orgaan.
|
normale aandacht
|
|
|
8. Vaststellen dat voor de gedeclareerde woonvoorzieningen de gemeentelijke administratie
is ingericht overeenkomstig artikel 5 van het besluit en dat de in de toelichting van dat artikel genoemde documenten in het dossier aanwezig zijn.
|
normale aandacht
|
Toelichting
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De gemeente kan alleen die kosten bij het Rijk declareren die in een jaar zijn vastgesteld
en uitbetaald. Daarnaast kan ze een woonvoorziening maar in één jaar declareren. Concreet
betekent dit dat de gemeente pas een declaratie kan indienen nadat de slotbetaling
is uitgevoerd. Het jaar waarin de slotbetaling plaatsvindt, is dan ook leidend voor
het jaar waarin declaratie plaatsvindt. Bij een slotbetaling op 10 januari 2005 dient
de betreffende woningaanpassing dus opgenomen te worden in de declaratie over 2005.
Deze dient voor 20 september 2006 bij het ministerie ingediend te worden. Woonvoorzieningen
of kostenopgaven die te laat worden ingediend worden niet in behandeling genomen.
Het Rijk verstrekt een vergoeding voor woonvoorzieningen waarvan de kosten € 20.420,–
of meer bedragen. De vergoeding bestaat uit de kosten van de woonvoorziening verminderd
met de eigen bijdrage van de gemeente en de eventuele bijdrage van de gehandicapte.
Daarnaast ontvangt de gemeente een forfaitaire vergoeding van € 454,– per verleende
en uitbetaalde woonvoorziening. Deze vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming in de
uitvoeringskosten van het Besluit door de inzet van zowel eigen als ingehuurde deskundigheid (bijvoorbeeld medisch
advies). De accountant gaat na of de gemeente het juiste bedrag declareert en of de
gedeclareerde kosten zijn gerelateerd aan de verleende en uitbetaalde woonvoorziening.
Het is moeilijk aan te geven welke kosten wel of niet als kosten van de woonvoorziening
opgenomen mogen worden. Uitgangspunt bij het verstrekken van een voorziening op grond
van de Wvg is dat de gemeente kiest voor de goedkoopst-adequate oplossing. Hiermee rekening
houdend mogen bijvoorbeeld extra kosten voor een duurdere dakconstructie omdat de
welstandscommissie daar een voorkeur voor heeft niet gedeclareerd worden. Daarnaast
komen ook leges niet voor vergoeding in aanmerking. Dergelijke kosten worden beschouwd
als uitvoeringskosten waarvoor de gemeente een forfaitaire vergoeding van € 454,–
krijgt.
Woonvoorzieningen waarvan de kosten gelijk zijn aan of meer bedragen dan € 45.378,–
kunnen alleen gedeclareerd worden als de gemeente de hardheidsclausule overeenkomstig
artikel 5 van de Wvg in de verordening heeft opgenomen én deze in overeenstemming met de verordening en
de gemeentelijke procedures bij verlening heeft toegepast. Dit laatste zal ook uit
de gemeentelijke administratie moeten blijken. De accountant hoeft de inhoudelijke
gronden die de gemeente heeft om de hardheidsclausule toe te passen niet te beoordelen.
Eisen aan de gemeentelijke administratie
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Volgens artikel 5 van het besluit moet de gemeente de administratie zodanig inrichten dat alle van belang zijnde gegevens
zijn vastgelegd. Voor elke woonvoorziening dient de volgende documentatie in ieder
geval in de gemeentelijke administratie aanwezig te zijn:
-
– een aanvraag voor een woonvoorziening van de gehandicapte;
-
– een indicatieadvies met bouwtechnisch programma van eisen van een indicatieorgaan
zoals bedoeld in artikel 9a van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten. Indien de gemeente van het advies van het indicatieorgaan afwijkt, is toegelicht
waarom men hiertoe besloten heeft;
-
– één of meer bouwoffertes (met gespecificeerde begrotingen van de bouwkosten en eventueel
bijkomende kosten als architectkosten) die aansluiten op het programma van eisen;
-
– de wijze waarop de gemeente tot een kostenbeoordeling is gekomen;
-
– het gemeentelijk besluit tot verlening van de woonvoorziening (verleningsbeschikking);
-
– de vaststelling van de definitieve tegemoetkoming (vaststellingsbeschikking) (artikel 5 van het besluit).
Indien de accountant de gemeentelijke administratie van de gedeclareerde woonvoorziening(en)
niet integraal controleert, zal het zwaartepunt in de controle moeten liggen op de
aanwezigheid van de verlenings- en vaststellingsbeschikking en het advies van het
indicatieorgaan.