Bijlage bij het Handboek Financiële Verantwoording
[Regeling vervallen per 20-07-2008 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2008]
Controleprotocol media
[Regeling vervallen per 20-07-2008 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2008]
1. Inleiding
[Regeling vervallen per 20-07-2008 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2008]
Voor welke instellingen geldt dit controleprotocol?
Op basis van de artikelen 109 t/m 109d Mediawet (MW) en artikel 32a Mediabesluit is dit protocol alleen van toepassing op de omroepverenigingen, de NPS, de NOS, de
Stichting Etherreclame, de Wereldomroep, Educom en de instellingen die vallen onder
artikel 39f van de MW. Voor laatstgenoemden geldt dit alleen voor zover het de activiteiten en financiën
betreft die betrekking hebben op de omroepactiviteiten.
Doel
De op basis van de artikelen 101 en 108b MW door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) ter beschikking gestelde
bedragen (omroepbijdragen) worden via het Commissariaat voor de Media (het Commissariaat)
verstrekt aan de raad van bestuur van de NOS die deze gelden ter beschikking stelt
aan de omroepinstellingen op basis van artikel 103 MW. Namens de Minister van OCW verwacht de omroepinstelling van de instellingsaccountant
een verklaring van getrouwheid en van rechtmatigheid bij de jaarrekening van een omroepinstelling
evenals een verklaring van getrouwheid bij de Additionele informatie. Het controleprotocol
is bedoeld om de verwachtingen van OCW vast te leggen ten aanzien van de getrouwheids-
en rechtmatigheidverklaringen. Deze verklaringen zijn uiteindelijk de basis waarop
de departementale accountant zijn oordeel bij de departementale jaarrekening vaststelt.
Wettelijk kader
De instellingen die zendtijd hebben verkregen voor landelijke omroep – met uitzondering
van de overheid – en de Wereldomroep leggen op grond van artikel 109, eerste lid, MW, financiële rekening en verantwoording af aan het Commissariaat ten behoeve van de
rechtmatigheidtoetsing van de uitgaven. Krachtens artikel 109, vijfde lid, MW en artikel 32a Mediabesluit zijn nadere regels gesteld aan de inrichting van de jaarrekening. Deze regels zijn
opgenomen in het Handboek Financiële Verantwoording Media (Handboek).
Voor het rechtmatigheidoordeel betrekt de instellingsaccountant de van toepassing
zijnde wettelijke regelingen uit de MW, het Handboek en relevante fiscale, Europese en sociale wetgeving evenals aanwijzingen
van het Commissariaat.
Het object van controle is de verantwoording van de omroepinstelling. De verantwoording
bestaat uit de jaarrekening en de Additionele informatie. De accountantscontrole omvat:
Bij de controle van de jaarrekening en de Additionele informatie stelt de instellingsaccountant
de getrouwheid vast van de in de balans en de exploitatierekening gepresenteerde cijfers
en de juistheid en volledigheid van de Additionele informatie. De controle van de
jaarrekening is tevens gericht op de rechtmatigheid van de besteding van de omroepbijdragen
zoals verantwoord in de jaarrekening. Op grond van zijn controlewerkzaamheden dient
de instellingsaccountant een getrouwheids- en rechtmatigheidoordeel, zoals opgenomen
in de accountantsverklaring (Model A) af te geven bij de jaarrekening en een getrouwheidsoordeel
bij de Additionele informatie (Model B). De controle dient te worden uitgevoerd in
overeenstemming met de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (RAC) zoals uitgegeven
door het Koninklijke NIVRA en de aanwijzingen zoals opgenomen in dit controleprotocol.
De controle bij de Additionele informatie dient het mogelijk te maken een accountantsoordeel
af te geven op de volgende specifieke punten:
-
– De juistheid en de volledigheid van de Additionele informatie;
-
– De overeenstemming van de Additionele informatie met de informatie die in de (gepubliceerde)
jaarrekening is opgenomen;
-
– De toedeling van de kosten naar radio- en televisieactiviteiten, neventaken, nevenactiviteiten
en verenigingsactiviteiten en naar categorie (direct–indirect).
Bij de jaarlijkse vaststelling van de rechtmatigheid van de besteding van omroepbijdragen
kunnen door het Commissariaat aanvullende bevindingen en aanwijzingen zijn opgenomen.
De instellingsaccountant betrekt de naleving van de bevindingen en aanwijzingen in
zijn controle. Voor zover deze niet zijn nageleefd maakt de instellingsaccountant
daarvan melding in de accountantsverklaring. Tevens dient de instellingsaccountant
fouten respectievelijk onzekerheden die hieruit voortvloeien, mee te wegen bij de
strekking van de getrouwheid- en rechtmatigheidtoets.
Procedure
De omroepinstellingen dienen in overeenstemming met artikel 109, eerste lid, MW vóór 1 mei na afloop van het voorgaande boekjaar hun jaarrekening in te dienen bij
het Commissariaat. Het Commissariaat stelt vóór 1 augustus na afloop van het voorgaande
boekjaar een verantwoording op over het Beheer van de Omroepmiddelen, voorzien van
een getrouwheids- en rechtmatigheidoordeel van de accountant van het Commissariaat,
ten behoeve van de departementale verantwoording.
In deze verantwoording zijn de vaststellingen opgenomen van de voorgaande jaren van
alle via het Commissariaat bekostigde omroepinstellingen. De accountant van het Commissariaat
maakt gebruik van de oordelen die zijn verstrekt door de accountants van de omroepinstellingen.
Op basis van een roulatiesysteem verricht de accountant van het Commissariaat een
dossierreview bij de accountants van de omroepinstellingen.
2. Reikwijdte accountantsonderzoek
[Regeling vervallen per 20-07-2008 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2008]
Onderzoeksaanpak
De instellingsaccountant neemt in zijn controledossier een risicoanalyse op, waarin
expliciet rekening wordt gehouden met de aanwijzingen en aandachtspunten van dit controleprotocol.
In het controledossier geeft de instellingsaccountant aan of en zo ja waarom onderwerpen
uit dit controleprotocol niet zijn gecontroleerd. Dit controledossier vormt de basis
voor een review die de accountant van het Commissariaat kan uitvoeren. De instellingsaccountant
neemt in zijn controleaanpak mee de in het wettelijk kader aangegeven wettelijke regelingen.
De van toepassing zijnde wettelijke bepalingen uit de MW zijn onderstaand aangegeven. Van de instellingsaccountant wordt verwacht dat hij
opzet, bestaan en waar mogelijk werking van de bepalingen meeneemt in zijn (rechtmatigheids)oordeel.
|
Artikel
|
|
|
14
|
103a
|
|
16
|
103b
|
|
18b
|
104
|
|
21
|
105
|
|
23a
|
106
|
|
27
|
106a
|
|
28a
|
108
|
|
55
|
108b
|
|
55b
|
108c
|
|
56
|
108d
|
|
56a
|
108e
|
|
57
|
109
|
|
57c
|
109a
|
|
64
|
109b
|
|
64c
|
109c
|
|
79
|
109d
|
|
99
|
153
|
|
101
|
170c
|
|
103
|
|
Nb1: Het rechtmatigheidsoordeel in het kader van de hierboven genoemde wettelijke
bepalingen omvat alle inkomsten en uitgaven in de jaarrekening, derhalve zowel de
besteding van de omroepgelden als de besteding van gelden verkregen uit neventaken
en neven- en verenigingsactiviteiten.
Nb2: Bij de artikelen 55 en 56 MW geldt dat voor de instellingsaccountant geen actieve zoekplicht van toepassing is,
maar wel een signaleringsfunctie is weggelegd.
Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid
van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen
met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Voor de strekking
van de accountantsverklaring gelden de volgende toleranties:
| |
Onjuistheden
(in de verantwoording)
|
Onzekerheden
(in de controle)
|
| |
|
|
|
|
| |
Beperking
|
Afkeuring
|
Beperking
|
Oordeelonthouding
|
|
a. Rechtmatigheid instellingen 39F
(% van de totale uitgaven)
|
>5 en <10
|
≥10
|
>5 en <10
|
≥10
|
|
b. Rechtmatigheid overige instellingen
(% van de totale uitgaven)
|
>1 en <3
|
≥3
|
>3 en <10
|
≥10
|
|
Getrouwheid van de jaarrekening
c. Balans (% van de balanstelling)
d. Exploitatierekening (% van de baten)
|
>5 en <10
>2 en <5
|
≥10
≥5
|
>5 en <10
>5 en <10
|
≥10
≥10
|
|
Getrouwheid van de Additionele informatie
e. Exploitatierekening (% van de baten)
|
>2 en <5
|
≥5
|
>5 en <10
|
≥10
|
De toleranties uit het schema zijn van invloed op de inrichting van de controle, bijvoorbeeld
om de omvang van de steekproeven te bepalen. Voor het omgaan met geconstateerde fouten
geldt de volgende gedragslijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fouten die wel
en fouten die geen invloed kunnen hebben op de besteding van de definitieve, via de
raad van bestuur verdeelde, omroepbijdrage van OCW. Geconstateerde fouten die wel
invloed kunnen hebben, moeten worden gecorrigeerd. Het betreft hier fouten als gevolg
van onrechtmatige besteding van de omroepbijdrage. Hierbij is het niet van belang
of de tolerantiegrenzen worden overschreden. Voor het omgaan met geconstateerde fouten
die geen invloed hebben op de hoogte van de omroepbijdrage van OCW gelden de toleranties
die in het schema staan. Fouten die geen invloed hebben dienen gecorrigeerd te worden
indien de tolerantiegrens wordt overschreden. Meerdere fouten met een gering belang
kunnen in één correctiepost worden verwerkt.
Normenkader
De instellingsaccountant controleert de jaarrekening van de omroepinstelling. De omroepinstelling
stelt deze jaarrekening op in overeenstemming met de richtlijnen die zijn opgenomen
in het Handboek. In de verantwoording van de omroepinstelling zijn tevens een aantal
modellen opgenomen die behoren tot de categorie Additionele informatie.
De instellingsaccountant controleert de jaarrekening, waarin indien van toepassing
tevens opgenomen de verantwoording van de vereniging van de omroepinstelling. De controle
is gericht op het vaststellen van de getrouwheid van de jaarrekening en op de rechtmatige
besteding van omroepgelden, alsmede van inkomsten uit neventaken en neven- en verenigingsactiviteiten.
Onder rechtmatigheid dient daarbij te worden verstaan dat alle financiële transacties
en financiële beheershandelingen van de omroepinstelling hebben plaatsgevonden binnen
de relevante wettelijke bepalingen die bij het wettelijk kader zijn weergegeven. Indien
een financiële transactie in strijd met het wettelijk kader heeft plaatsgevonden,
dan dient de instellingsaccountant het totale bedrag van de financiële transactie
als een fout in de verantwoording aan te merken. Het totaal aan rechtmatigheidsfouten
dient de instellingsaccountant te betrekken bij het rechtmatigheidsoordeel.
NB: Het Handboek bevat nadere voorschriften ter uitvoering van de MW. Afwijkingen van het Handboek dient de instellingsaccountant te beschouwen als een
fout in de verantwoording en als een rechtmatigheidsfout.
De instellingsaccountant gebruikt voor zijn onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid
van de bestedingen en opbrengsten de volgende criteria:
|
Criteria
|
Getrouwheidsaspecten
|
1
|
2
|
|
1. Begrotingscriterium
|
Alle
|
|
*
|
|
2. Calculatiecriterium
|
Juistheid
|
*
|
|
|
3. Valuteringscriterium
|
Tijdigheid
|
*
|
|
|
4. Voorwaardencriterium
|
Alle
|
|
*
|
|
5. Volledigheidscriterium
|
Volledigheid
|
*
|
|
|
6. Adresseringscriterium
|
Juistheid
|
*
|
|
|
7. Aanvaardbaarheidscriterium
|
Juistheid
|
*
|
*
|
|
8. Leveringscriterium
|
Bestaan
|
*
|
|
1 Afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel.
2 Niet afgedekt door de controle leidend tot het getrouwheidsoordeel.
Ad 1. De instellingsaccountant van de NOS dient te toetsen of er overeenstemming is
tussen de gepresenteerde begrotingscijfers in het Financieel Jaarverslag van de raad
van bestuur van de NOS en de laatst door de minister goedgekeurde (meerjaren)begroting.
Daarnaast dient de instellingaccountant van de NOS de procedure van de verdeling van
de gelden naar de omroepinstellingen in zijn controle te betrekken.
Ad 2. Het calculatiecriterium betreft de juistheid van de extern gehanteerde calculaties
per omroepinstelling. Het betreft zaken als het volledig in rekening brengen van de
juiste bedragen op grond van tarieven dan wel door te belasten respectievelijk toe
te rekenen bedragen.
Ad 3. Het valuteringscriterium betreft het verantwoorden van baten en lasten in de
periode waarop deze betrekking hebben. Het gaat om de tijdigheid van de verantwoording
van de vordering en verplichting.
Ad 4. Het voorwaardencriterium is vooral van toepassing op uitkeringen (bijv. Sociaal
plan en budget nieuwe media) en subsidies waaraan bepaalde voorwaarden zijn verbonden.
Het voldoen aan deze voorwaarden moet worden getoetst. De aanbestedingsprocedure is
een nadere uitwerking van het voorwaardencriterium. Met betrekking tot de controle
op de naleving van de voorschriften betreffende Europese aanbesteding zijn vooral
de geldende drempelbedragen en de specifieke criteria voor leveringen en diensten
van belang.
Ad 5. Bij het volledigheidscriterium gaat het om de volledige verantwoording van alle
opbrengsten en verplichtingen.
Ad 6. Bij het adresseringscriterium gaat het om de betaling aan de juiste organisatie/persoon.
De accountant dient vast te stellen dat er voldoende waarborgen zijn ten aanzien van
de organisatie van bepaling(vaststelling) en betaling van de verplichtingen.
Ad 7. De naleving van de wettelijke verplichting tot doelmatigheid is een rechtmatigheidsaspect.
De signalering van evidente ondoelmatigheden of verspillingen valt onder het aanvaardbaarheidscriterium.
De accountant heeft betreffende dit aspect geen actieve onderzoeksplicht, maar een
signaleringsfunctie.
Ad 8. Bij het leveringscriterium gaat het erom of de juiste tegenprestatie is geleverd/ontvangen.
3. Rapportages accountantsonderzoek
[Regeling vervallen per 20-07-2008 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2008]
Accountantsverklaring
De departementale accountant en de accountant van het Commissariaat dienen te beschikken
over een rechtmatigheidsoordeel inzake de bestedingen van de omroepgelden zoals verantwoord
in de jaarrekening, en een getrouwheidsoordeel inzake de verantwoording van de omroepgelden
zoals verantwoord in de jaarrekening en de Additionele informatie. De instellingsaccountant
van de omroepinstelling dient daartoe een accountantsverklaring inzake getrouwheid
en rechtmatigheid te verstrekken bij de jaarrekening en een accountantsverklaring
inzake getrouwheid bij de Additionele informatie. De instellingsaccountant hanteert
daarbij het voorgeschreven model dat bij dit controleprotocol is gevoegd (Model A
voor de verklaring bij de jaarrekening en Model B voor de verklaring bij de Additionele
informatie). De instellingsaccountant waarmerkt de jaarrekening. Eisen die aan de
accountantsverklaring worden gesteld, zijn opgenomen in de RAC. Indien de accountantsverklaring
niet overeenkomt met het model opgenomen in Model A respectievelijk Model B, dan retourneert
het Commissariaat de accountantsverklaring aan de omroepinstelling met het verzoek
tot herstel.
Accountantsverslag
De instellingsaccountant stelt naast een accountantsverklaring tevens een accountantsverslag
op. Voor de inhoud en opzet van het accountantsverslag dient aansluiting te worden
gezocht bij de rapportage aan de Raad van Commissarissen zoals bedoeld in artikel 393, vierde lid, BW 2 Titel 9. In het accountantsverslag rapporteert de instellingsaccountant over zijn controlebevindingen.
Managementletter
Naast een accountantsverslag kan de instellingsaccountant tevens een managementletter
opstellen ten behoeve van de leiding van de omroepinstelling.
NB: De directie, respectievelijk het bestuur van de (omroep)instelling, verstrekt
een afschrift van bovengenoemde rapportages aan het Commissariaat en de raad van bestuur
van de NOS.
Model A. Accountantsverklaring bij de jaarrekening
Opdracht
Wij hebben de jaarrekening 20.. van ............... (naam instelling) te ..........................
(plaats) gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van
het bestuur van .................. (naam instelling). Het bestuur van ………….. is tevens
verantwoordelijk voor de naleving van de wet- en regelgeving. Het is onze verantwoordelijkheid
een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken.
Werkzaamheden
Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen
met betrekking tot controleopdrachten. Verder hebben wij in onze controle de aanwijzingen
betrokken die zijn gegeven in het controleprotocol Media. Volgens deze richtlijnen
dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate
van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel
belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen
van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekeningen.
Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen van de financiële verslaggeving
die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen
die de leiding van de omroepinstelling daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie
van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle
een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.
Oordeel
Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en
de samenstelling van het vermogen van ……….. (naam instelling) op 31 december 20..
en van het resultaat over 20.. en voldoet aan de bepalingen inzake de jaarrekening,
zoals opgenomen in het Handboek Financiële Verantwoording Media.
Voorts verklaren wij dat voldaan is aan de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen
in het controleprotocol onder wettelijk kader.
Datum:
Ondertekening:
Naam Accountantskantoor:
Adres en plaats van vestiging:
Naam behandelend accountant:
Telefoon/fax:
Aantal bijlagen: ……..
Model B. Accountantsverklaring bij de Additionele informatie
Opdracht
Wij hebben de Additionele informatiebij bij de jaarrekening 20.. van ...............
(naam instelling) te .......................... (plaats) gecontroleerd. Deze informatie
is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van .................. (naam
instelling). Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de
Additionele informatie ten behoeve van het Commissariaat voor de Media te verstrekken.
Werkzaamheden
Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen
met betrekking tot controleopdrachten. Verder hebben wij in onze controle de aanwijzingen
betrokken die zijn gegeven in het controleprotocol Media. Volgens deze richtlijnen
dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate
van zekerheid wordt verkregen, dat de Additionele informatie ten behoeve van het Commissariaat
voor de Media geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder
meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing
van de bedragen en de toelichtingen in de Additionele informatie ten behoeve van het
Commissariaat voor de Media. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke
grondslag vormt voor ons oordeel.
Oordeel
Wij zijn van oordeel dat:
-
· De Additionele informatie ten behoeve van het Commissariaat voor de Media juist en
volledig is en in overeenstemming met de bepalingen in het Handboek Financiële Verantwoording
Media.
-
· De Additionele informatie ten behoeve van het Commissariaat voor de Media in overeenstemming
is met de informatie die in de (gepubliceerde) jaarrekening is opgenomen.
-
· De toedeling van de kosten naar radio- en televisieactiviteiten, neventaken, nevenactiviteiten
en verenigingsactiviteiten en naar categorie (direct–indirect) in overeenstemming
is met de gangbare bedrijfseconomische grondslagen.
Datum:
Ondertekening:
Naam Accountantskantoor:
Adres en plaats van vestiging:
Naam behandelend accountant:
Telefoon/fax:
Aantal bijlagen: ……..
