§ 1. Organisatie en taken organisatieonderdelen
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Artikel 1
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De directie Algemene Zaken bestaat uit de volgende afdelingen:
-
a. het Stafbureau Planning en Control;
-
b. de afdeling Beleid en Advies Documentaire Informatievoorziening;
-
c. het Facilitair Bedrijf Grafimedia en Post;
-
d. de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing;
-
e. het Facilitair Bedrijf Gebouw;
-
f. de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies;
-
g. de afdeling We Print Together.
Artikel 2
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van het Stafbureau Planning en Control is verantwoordelijk voor het leveren
van ondersteuning aan het management en de afdelingen van de directie Algemene Zaken
met als doel het in control zijn van de bedrijfsvoering van de directie Algemene Zaken.
Naast het control aspect betreft het de planning en coördinatie van de planning- en
control cyclus.
Artikel 3
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van de afdeling Beleid en Advies Documentaire Informatievoorziening is verantwoordelijk
voor de volgende specifieke taken:
-
a. het ontwikkelen en implementeren van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering
van het ministerie inzake de documentaire informatievoorziening;
-
b. het beheer van het Departementaal Archief;
-
c. het toezicht op de dynamische archieven van andere onderdelen van het ministerie;
-
d. het adviseren van de departementsleiding en de directies op het gebied van de documentaire
informatievoorziening.
Artikel 4
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Grafimedia en Post is verantwoordelijk voor de
volgende specifieke taken:
-
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het
ministerie inzake de postale-, grafische- en multimedia aangelegenheden;
-
b. het vervaardigen en beschikbaar stellen van hoogwaardige producten en diensten op
het gebied van de postale-, grafische- en multimedia aangelegenheden;
-
c. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van milieu en aanverwante zaken;
-
d. het faciliteren, adviseren en uitvoeren van het huisstijlbeleid van het ministerie;
-
e. het beheren en exploiteren van logistieke diensten;
-
f. het beheren en exploiteren van primaire voorzieningen op het gebied van printen, kopiëren,
faxen en scannen.
Artikel 5
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing is verantwoordelijk
voor de volgende specifieke taken:
-
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het
ministerie inzake veiligheid en beveiliging, crisisbeheersing en bedrijfshulpverlening;
-
b. zorg voor de beveiliging en veiligheid van de medewerkers in de vestigingen van het
ministerie in ’s-Gravenhage, alsmede de bewindspersonen en hun huisgenoten;
-
c. zorg voor de crisisbeheersing;
-
d. het toezicht op de beveiliging en veiligheid;
-
e. het optreden als meldpunt integriteit;
-
f. het verrichten van periodieke en algemene arbo-inspecties;
-
g. het verrichten van interne onderzoeken.
Artikel 6
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Gebouw is verantwoordelijk voor de volgende specifieke
taken:
-
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van huisvesting;
-
b. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het
ministerie inzake voorzieningen op het gebied van het beheer en exploitatie van de
vestigingen van het ministerie te ’s-Gravenhage, waaronder telecommunicatie, audiovisuele
middelen, catering, fitness, vervoerszaken, alsmede kunstvoorwerpen;
-
c. het beheer van de voorzieningen op het gebied van telefoon, audiovisuele middelen,
catering en fitness, ten behoeve van de gebruikers van de vestigingen van het ministerie
te ’s-Gravenhage;
-
d. het beheer van voorzieningen op het gebied van vervoerszaken, alsmede kunstvoorwerpen;
-
e. het beheren van het registratiesysteem met betrekking tot de inventarisgoederen, niet
zijnde automatiseringsgoederen.
Artikel 7
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies is verantwoordelijk
voor de volgende specifieke taken:
-
a. het ontwikkelen van een beleid op het gebied van de interne bedrijfsvoering van het
ministerie inzake aanschaffingen, energie en materieel beheer;
-
b. zorg voor de commerciële inkoop, waaronder het adviseren over en begeleiden van (Europese)
aanbestedingsprocedures;
-
c. het toezicht op het beheer van inventarisgoederen van het ministerie;
-
d. het ontwikkelen en toepassen van een bronbeleid op het gebied van de arbeidsomstandigheden,
waaronder een arbotoets bij de aanschaf van materiële voorzieningen;
-
e. het beheren van het contractenregister.
Artikel 8
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De beheerder van de afdeling We Print Together is verantwoordelijk voor de volgende
specifieke taken:
-
a. het vervaardigen en beschikbaar stellen van reprografische hoog volume producten en
diensten conform de afspraken in de Service Level Agreements zoals afgesloten met
de Ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer en Volksgezondheid,
Welzijn en Sport;
-
b. het zorgvuldig, tijdig en veilig retour leveren van reproductieopdrachten aan de klant;
-
c. het aanleveren van productiegegevens en -informatie en managementrapportages aan de
Service Level Agreement partners;
-
d. het nemen en onderhouden van maatregelen ter waarborging van de beschikbaarheid, de
integriteit en de exclusiviteit van de documenten en de informatie daarin;
-
e. het hebben van een noodplan, waarop kan worden teruggevallen in geval van calamiteiten.
Artikel 9
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De afdelingshoofden en de beheerder We Print Together zijn, binnen de door de directeur
Algemene Zaken vastgestelde kaders, verantwoordelijk voor de volgende algemene taken:
-
a. de zorg voor de interne bedrijfsvoering van de onder hen ressorterende afdelingen,
met uitzondering van de vaststelling van de formatie, rechtspositionele aangelegenheden
van het personeel, het verlenen van buitengewoon verlof en het inhuren van extern
personeel, waaronder uitzendkrachten;
-
b. het zorgdragen voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering en voor periodieke
evaluatie daarvan en het zorgdragen voor de planning en bewaking van de productie;
-
c. het in control zijn van de afdeling zoals uitgewerkt in de regeling beheersaangelegenheden
directie Algemene Zaken.
§ 2. Bevoegdheden afdelingshoofden
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Artikel 10
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Aan de afdelingshoofden en de beheerder We Print Together van de directie Algemene
Zaken wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten
over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
-
a. de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
-
1°. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
-
2°. het houden van manager-medewerker gesprekken;
-
3°. verlof van medewerkers;
-
b. de taken van de onder hen ressorterende afdelingen, overeenkomstig de taakverdeling
zoals vastgelegd in de artikelen 2 tot en met 8.
Artikel 11
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van het Stafbureau Planning en Control is gevolmachtigd tot het aangaan
van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten
ten behoeve de interne bedrijfsvoering van de afdeling.
Artikel 12
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van de afdeling Beleid en Advies Documentaire Informatievoorziening is gevolmachtigd
tot:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve de interne bedrijfsvoering van de afdeling;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van het semi-statische archiefbeheer, de in beheer zijnde documentaire
informatiesystemen alsmede goederen en diensten, waarvan de aanschaf een uitvloeisel
is van het beleid met betrekking tot de documentaire informatievoorziening.
Artikel 13
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Grafimedia en Post is gevolmachtigd tot:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve de interne bedrijfsvoering van de afdeling;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van drukwerk, vormgeving van drukwerk, kopieerfaciliteiten en postzaken
ten behoeve van de vestigingen van het ministerie te ’s-Gravenhage.
Artikel 14
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing is gevolmachtigd
tot:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve de interne bedrijfsvoering van de afdeling;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van bewakings- en veiligheidsaangelegenheden;
-
c. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van de bedrijfshulpverlening;
-
d. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van de crisisbeheersing.
Artikel 15
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van het Facilitair Bedrijf Gebouw is gevolmachtigd tot:
-
a. het aangaan van met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante diensten
ten behoeve de interne bedrijfsvoering van de afdeling;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
inzake voorzieningen op het gebied van het beheer en exploitatie van de vestigingen
van het ministerie te ’s-Gravenhage, waaronder telecommunicatie, audiovisuele middelen,
catering, fitness, vervoer en kunstvoorwerpen;
-
c. het verwerven en afstoten van onroerende goederen.
Artikel 16
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies is gevolmachtigd tot:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve de interne bedrijfsvoering van de afdeling;
-
b. het aangaan van (mantel)overeenkomsten voor het ministerie met betrekking tot materieelbeheer
en het inkoopmanagement.
Artikel 17
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van de afdeling Commerciële Inkoop, Beleid en Advies is bevoegd tot het
verrichten van procedurele handelingen in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures
en het voeren van correspondentie betreffende aanbestedingsprocedures, waaronder begrepen:
-
a. het invullen en opsturen van elektronische formulieren in het kader van Europese aanbestedingsprocedures
betreffende (voor)aankondiging en gunning aan het Bureau voor officiële publicaties
der Europese Gemeenschappen;
-
b. het versturen van selectieleidraden en Programma’s van Eisen, zowel in schriftelijke
als elektronische vorm;
-
c. het opstellen en vaststellen van het benoemingsformulier beoordelingscommissie, waaronder
een integriteitverklaring;
-
d. het opstellen en versturen van Nota’s van Inlichtingen naar aanleiding van binnengekomen
vragen of gehouden informatiebijeenkomsten;
-
e. het opstellen en vaststellen van Processen Verbaal van Inschrijving;
-
f. het opstellen en vaststellen van Processen Verbaal van Beoordeling;
-
g. het opstellen en vaststellen van gunningsadviezen;
-
h. het opstellen en toezenden van beoordelingsresultaten aan de inschrijvers;
-
i. het opstellen en toezenden van reacties op correspondentie van derden betreffende
aanbestedingsprocedures.
Artikel 18
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De beheerder van de afdeling We Print Together is gevolmachtigd tot:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve de interne bedrijfsvoering van de afdeling;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve van de huisvesting van de afdeling;
-
c. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van drukwerk en kopieerfaciliteiten van het hoogvolume segment ten behoeve
van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het Ministerie van Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer en het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn
en Sport.
Artikel 19
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
§ 3. Bevoegdheden overige functionarissen
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Artikel 20
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Aan de senior medewerker bedrijfsadministratie van de afdeling We Print Together wordt
mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en
het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
-
a. de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
-
1°. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
-
2°. het houden van manager-medewerker gesprekken;
-
3°. verlof van medewerkers;
-
b. de taken van de beheerder van de afdeling We Print Together, bedoeld in artikel 8.
Artikel 21
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De senior medewerker bedrijfsadministratie van de afdeling We Print Together
is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van drukwerk, vormgeving van drukwerk, kopieerfaciliteiten en postzaken
ten behoeve van de vestigingen van het ministerie te ’s-Gravenhage;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.
Artikel 22
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Aan het hoofd van de afdeling Post, Multifunctioneel en Logistiek van het Facilitair
Bedrijf Grafimedia en Post wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot
het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking
hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
-
a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
-
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
-
c. verlof van medewerkers.
Artikel 23
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Aan het hoofd van de afdeling Grafische en Multimedia Aangelegenheden van het Facilitair
Bedrijf Grafimedia en Post wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot
het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking
hebben op de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
-
a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
-
b. het houden van manager-medewerker gesprekken;
-
c. verlof van medewerkers.
Artikel 24
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Aan het hoofd van het stafbureau van het Facilitair Bedrijf Grafimedia en Post wordt
mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en
het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
-
a. de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
-
1°. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
-
2°. het houden van manager-medewerker gesprekken;
-
3°. verlof van medewerkers;
-
b. de taken van het hoofd van het Facilitair Bedrijf Grafimedia en Post, bedoeld in artikel 4.
Artikel 25
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het hoofd van het stafbureau van het Facilitair Bedrijf Grafimedia en Post is gevolmachtigd
tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
ten behoeve van drukwerk, vormgeving van drukwerk, kopieerfaciliteiten en postzaken
ten behoeve van de vestigingen van het ministerie te ’s-Gravenhage;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.
Artikel 26
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Aan het plaatsvervangend hoofd van de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing
wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over
en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
-
a. de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
-
1°. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
-
2°. het houden van manager-medewerker gesprekken;
-
3°. verlof van medewerkers;
-
b. de taken van het hoofd van de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing, bedoeld
in artikel 5.
Artikel 27
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Het plaatsvervangend hoofd van de afdeling Risico-, Incident- en Crisisbeheersing
is gevolmachtigd tot het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
inzake de beveiliging en veiligheid van de medewerkers in de vestigingen van het ministerie
in ’s-Gravenhage, alsmede de bewindspersonen en hun huisgenoten, crisisbeheersing
en bedrijfshulpverlening;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.
Artikel 28
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Aan de projectleider huisvesting van het Facilitair Bedrijf Gebouw wordt mandaat en
machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen
en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op:
-
a. de personeelsaangelegenheden van de eigen afdeling voor zover het betreft:
-
1°. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;
-
2°. het houden van manager-medewerker gesprekken;
-
3°. verlof van medewerkers;
-
b. de taken van het hoofd van het Facilitair Bedrijf Gebouw, bedoeld in artikel 6.
Artikel 29
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De projectleider huisvesting van het Facilitair Bedrijf Gebouw is gevolmachtigd tot
het verrichten van de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen:
-
a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten
inzake voorzieningen op het gebied van het beheer en exploitatie van de vestigingen
van het ministerie te ’s-Gravenhage, waaronder telecommunicatie, audiovisuele middelen,
catering, fitness, vervoer en kunstvoorwerpen;
-
b. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en aanverwante
diensten ten behoeve van het materieel beheer van de afdeling.
Artikel 30
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De (senior) adviseurs Inkopen en Aanbesteden zijn bevoegd tot:
-
a. het adviseren over en begeleiden van (Europese) aanbestedingsprocedures;
-
b. het verrichten van procedurele handelingen in het kader van (Europese) aanbestedingsprocedures
en het voeren van correspondentie betreffende aanbestedingsprocedures, waaronder begrepen:
-
1°. het invullen en opsturen van elektronische formulieren in het kader van Europese aanbestedingsprocedures
betreffende (voor)aankondiging en gunning aan het Bureau voor officiële publicaties
der Europese Gemeenschappen;
-
2°. het versturen van selectieleidraden en Programma’s van Eisen, zowel in schriftelijke
als elektronische vorm;
-
3°. het opstellen en vaststellen van het benoemingsformulier beoordelingscommissie, waaronder
een integriteitsverklaring;
-
4°. het opstellen en versturen van Nota’s van Inlichtingen naar aanleiding van binnengekomen
vragen of gehouden informatiebijeenkomsten;
-
5°. het opstellen en vaststellen van Processen Verbaal van Inschrijving;
-
6°. het opstellen en vaststellen van Processen Verbaal van Beoordeling;
-
7°. het opstellen en vaststellen van gunningsadviezen.
Artikel 31
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
De hoofden van de afdelingen kunnen na voorafgaande schriftelijke toestemming van
de directeur Algemene Zaken bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende
functionarissen.
Artikel 32
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
Bij afwezigheid of verhindering van de directeur Algemene Zaken worden, voor de duur
van de afwezigheid of verhindering, diens taken en bevoegdheden waargenomen door het
afdelingshoofd dat door de directeur Algemene Zaken schriftelijk is aangewezen als
plaatsvervangend directeur.
Artikel 33
[Regeling vervallen per 17-06-2007 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2006]
