1. Inleiding
Het PIVOT-rapport Verstrekkende Zekerheid. Een institutioneel onderzoek op het beleidsterrein sociale
zekerheid ten aanzien van de sociale verzekeringen, 1940–1997 vormt de grondslag voor deze selectielijst. Dit rapport institutioneel onderzoek
(RIO) beschrijft de handelingen van de rijksoverheid op het deelterrein sociale verzekeringen
van het beleidsterrein sociale zekerheid en geeft een overzicht van de actoren die
zich op dit (deel)beleidsterrein bewegen. In het eerste deel van het institutioneel
onderzoek sociale zekerheid werden reeds de handelingen en actoren opgenomen die het
deelterrein sociale voorzieningen vormen. Het resultaat was het RIO Sociale Voorzieningen. Een institutioneel onderzoek op het beleidsterrein sociale
zekerheid ten aanzien van de sociale voorzieningen, 1940–1996.
De selectielijst is de verantwoording van het bewaar- en vernietigingsbeleid van archiefbescheiden
door de Stichting Silicose Oud-Mijnwerkers. In de selectielijst is aan iedere handeling
een waardering gegeven voor bewaring of vernietiging van de bescheiden die betrekking
hebben op die handeling.
De selectielijst bestaat uit:
-
– een korte beschrijving van het beleidsterrein en de actor;
-
– een verantwoording van de doelstelling van de selectie en de gehanteerde selectiecriteria;
-
– de lijst van gewaardeerde handelingen, voorafgegaan door een toelichting op de lijst.
4. Selectie
4.1 Doelstelling van de selectie
De selectie richt zich op de archiefbescheiden van overheidsorganen op rijks- en provinciaal
niveau, die vallen onder de werking van de artikelen 1, 23, 27 en 41 van de Archiefwet
1995 (Stb. 1995, 276). Het begrip overheidsorgaan wordt in artikel 1 van de Archiefwet
1995 gedefinieerd als:
-
a. een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, en
-
b. een ander persoon of college met openbaar gezag bekleed.
Het begrip archiefbescheiden betreft alle neerslag van de omschreven handelingen,
of het nu papier of een machine-leesbaar gegevensbestand (MLG) betreft, of het zich
nu in een archief, bibliotheek, op een afdeling automatisering of bij beleidsambtenaren
bevindt.
De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen enerzijds
archiefbescheiden die in aanmerking komen voor bewaring en overbrenging naar het Algemeen
Rijksarchief of een Rijksarchief in de provincie en anderzijds archiefbescheiden die
(op termijn) voor vernietiging in aanmerking komen. De beslissing of neerslag van
een handeling wel of niet voor bewaring in aanmerking komt, wordt genomen tegen de
achtergrond van de selectie-doelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT, zoals de
minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur die bij de behandeling van de nieuwe
archiefwet in de Tweede Kamer (13 april 1994) heeft gemeld en die luidt: ‘het mogelijk
maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen’. Door het Convent
van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als: ‘het selecteren van handelingen
van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur
veilig te stellen voor blijvende bewaring’.
De handelingen van de verschillende organen (‘actoren’) worden geselecteerd op hun
bijdrage aan de realisering van de selectie-doelstelling. Bij de selectie is dus de
vraag aan de orde welke gegevensbestanden, behorende bij welke handeling, berustende
bij welke actor, bewaard dienen te worden ten einde het handelen van de rijks- en
provinciale overheid met betrekking tot de sociale verzekeringen op hoofdlijnen te
kunnen reconstrueren.
4.2 Selectiecriteria
Bij de selectie van handelingen is door PIVOT een aantal criteria onderscheiden dat
op elk beleidsterrein of onderdeel van een terrein van toepassing is. Daarnaast is
het mogelijk dat er specifieke criteria geformuleerd worden voor het desbetreffende
beleidsterrein. De criteria, die in deze selectielijst zijn toegepast, worden in het
navolgende schema weergegeven. Voor het beleidsterrein sociale verzekeringen is het
formuleren van specifieke criteria niet nodig gebleken.
De selectiecriteria zijn positief geformuleerd, dat wil zeggen dat zij aangegeven
van welke handelingen de neerslag na het verstrijken van de wettelijk overbrengingstermijn
van 20 jaar naar een Rijksarchief dient te worden overgebracht. Handelingen die aan
één van de criteria voldoen, zijn met een B (van bewaren) gewaardeerd met vermelding
van het desbetreffende criterium. Handelingen die niet aan één van de criteria voldoen
zijn met een V gewaardeerd, met vermelding van de minimale termijn, dat de archiefbescheiden
door het orgaan, dat met de zorg ervoor belast is, bewaard moeten worden. De documentaire
neerslag die uit deze handelingen voortvloeit is niet noodzakelijk voor de reconstructie
van het overheidsbeleid op hoofdlijnen.
De V staat voor vernietigen; de neerslag van de met een V gewaardeerde handelingen
kan na de voorgeschreven termijn vernietigd worden.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde,
als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen
van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
Algemene selectiecriteria
Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)
Algemeen selectiecriterium
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of
de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid.
Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren.
Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen.
Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt.
Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
4.3. Vaststelling BSD
In 2000 is het ontwerp-BSD door de Stichting Silicose Oud-Mijnwerkers aan de Staatssecretaris
van OCW aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor
Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen
is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 4
augustus 2003 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de
registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de Stichting
Silicose Oud-Mijnwerkers, het Ministerie van OCW en de rijksarchieven in de provincie/regionaal
historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 7 januari 2004 bracht de RvC advies uit (arc-2003.6517/4), hetwelk geen aanleiding
heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 29 maart 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, en de Stichting Silicose Oud-Mijnwerkers vastgesteld
(C/S/04/714).
5. Selectielijst
De gegevensblokken van het RIO Sociale Verzekeringen zijn in de selectielijst overgenomen,
ook de nummering van het RIO is in de lijst gehandhaafd. Het uitgangspunt is geweest
dat er een directe relatie moet worden gehandhaafd tussen het RIO en de selectielijst.
Aan het nummer of de periode is niet te zien of de handeling tegelijkertijd, voorafgaand
of opvolgend ook door een andere actor is uitgevoerd. Hiervoor dient men het RIO te
raadplegen.
In de gegevensblokken is het onderdeel ‘actor’ weggelaten; de naam van de actor is
steeds terug te vinden in de kop van de pagina. De naam van de actor is dezelfde als
die in het RIO, zie verder hoofdstuk 2 van het RIO. Bij de ‘grote’ actoren is de (sub)indeling
(incl. paragraafnummer) van het RIO overgenomen om enige ordening in de handelingen
aan te brengen.
Bij het product wordt steeds het eindproduct van een handeling genoemd, waarbij als
bekend wordt verondersteld dat de neerslag van het gehele proces dat geleid heeft
tot dat eindproduct bewaard dient te blijven of voor vernietiging in aanmerking komt.
Ook in gevallen waarbij geen eindproduct tot stand is gekomen, wordt de neerslag van
de voorbereiding daartoe tot de handeling gerekend en dient deze overeenkomstig deze
lijst bewaard of vernietigd te worden.
Door middel van de plaatsing van de letters B en V wordt een waardering gegeven voor
het ‘Bewaren’ of ‘Vernietigen’ van de neerslag van die handeling. Bij de handelingen
die met een B gewaardeerd zijn, wordt het selectiecriterium uit het schema van §4.2
genoemd dat tot dat voorstel geleid heeft.
De in de lijst genoemde termijnen worden voor wat de zaaksgewijs geordende archiefbescheiden
betreft, geacht in te gaan op de eerste dag na beëindiging van de zaak waartoe de
bescheiden behoren. In het geval dat tegen een beslissing beroep wordt aangetekend,
wordt de zaak geacht geëindigd te zijn op het moment dat de (hoger) beroepszaak is
geëindigd.
Actor: Stichting Silicose Oud-Mijnwerkers
967.
Handeling: Het vaststellen van het beleid inzake de toekenning van eenmalige uitkeringen
aan oud-mijnwerkers met silicose.
Bron: –
Periode: 1994–2003
Product: o.m. uitkeringsreglement
Waardering: B 1
968.
Handeling: Het toekennen van eenmalige uitkeringen aan oud-mijnwerkers met silicose.
Grondslag: Uitkeringsreglement van de Stichting Silicose Oud-Mijnwerkers
Periode: 1994–003
Product: beschikking
Waardering: B 6
969.
Handeling: Het behandelen van bezwaar- en beroepszaken inzake de eenmalige uitkeringen
aan oud-mijnwerkers met silicose
Grondslag: Uitkeringsreglement van de Stichting Silicose Oud-Mijnwerkers
Periode: 1994–
Product: bezwaar-/beroepsdossier
Waardering: B 6
970.
Handeling: Het uitbrengen van verslag aan de minister inzake de verstrekking van eenmalige
uitkeringen aan oud-mijnwerkers met silicose
Periode: 1994–
Product: rapportage
Waardering: B 3
