Voor de volledige procedure ter inname en vernietiging van de oude reisdocumenten
verwijs ik u naar voornoemde circulaire van 27 augustus j.l. Voor de goede orde breng
ik nogmaals een aantal zaken onder uw aandacht.
Aan het eind van de laatste werkdag van september dient inventarisatie van de voorraad
’oude’ reisdocumenten plaats te vinden. Hiervan wordt proces-verbaal op briefpapier
van de gemeente opgemaakt en ondertekend door twee functionarissen. Het proces-verbaal
wordt in tweevoud tezamen met de onbruikbaar gemaakte ’oude’ reisdocumenten opgehaald
door de waardetransporteur. Het is gewenst een exemplaar van het proces-verbaal voor
uw interne controle aan te houden.
Naast het proces-verbaal dient ook de maandverantwoording over september te worden
opgemaakt. Deze maandverantwoording is tevens de eindverantwoording van de reisdocumenten
van het model 1995. Het is in uw belang dat u de eindverantwoording (over september
1997) separaat in de eerste week van oktober ’per aangetekende post’ aan Enschedé/Sdu
zendt, zodat de financiële en de administratieve afhandeling geen vertraging zullen
ondervinden.
Het proces-verbaal en de eindverantwoording dienen voorwerp te zijn van een accountantsverklaring,
waarin de accountant de getrouwheid en rechtmatigheid van zowel het proces-verbaal
als de eindverantwoording bevestigt. De in het proces-verbaal vermelde aantallen (per
soort) reisdocumenten behoren overeen te komen met de aantallen in de kolom ’eindvoorraad’
van uw eindverantwoording september 1997. Eventuele verschillen tussen proces-verbaal
en eindverantwoording dienen adequaat te zijn geanalyseerd, toegelicht en opgelost.
De accountantsverklaring dient u vóór 31 oktober a.s. te verzenden naar Enschedé/Sdu.
Teneinde het risico van misbruik te voorkomen, wordt de voorraad reisdocumenten van
het huidige model direct na de telling deugdelijk onbruikbaar gemaakt, bij voorkeur
conform artikel 69 lid 4 van de PUN. Dit artikel luidt als volgt:
’Het onbruikbaar maken geschiedt door het aanbrengen van drie ponsgaten (elk van tenminste
12 mm middellijn) door het gehele reisdocument, of het knippen van een driehoek (met
zijden van tenminste 40 mm) uit de rechterzijde van het gehele reisdocument. Daarbij
dient het in het reisdocument aangebrachte kinegram gedeeltelijk onbruikbaar te worden
gemaakt.’
De nummering dient echter intact te blijven.
Vervolgens wordt de voorraad deugdelijk verpakt, verzegeld en veilig gesteld.
In de week van 13 tot en met 17 oktober 1997 haalt de waarde-transporteur de zending
onbruikbaar gemaakte oude reisdocumenten inclusief het procesverbaal, dat in tweevoud
is opgesteld, bij uw gemeente af aan het adres dat door u als afleveradres van de
nieuwe reisdocumenten is opgegeven. Ik verzoek u tevens met nadruk de bijbehorende
’pouches’ van de Europese identiteitskaarten mee te geven aan de waardetransporteur.
