De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Zwolle en Deventer,
Gelet op hoofdstuk I en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
Besluiten:
tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Overijssel en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Zwolle en Deventer.
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
a.
de Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
b.
de gemeenten: de gemeenten Zwolle en Deventer;
c.
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;
d.
collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of beheer bij de Minister en de gemeenten voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten;
e.
colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, en
f.
provincie: de provincie Overijssel.
1 De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen.
1 Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.
5 De Minister en de colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor de colleges uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.
3 Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de vastgestelde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 20, 20a en 21.
4 Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.
Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de Minister, de raden van de gemeenten en de colleges de door hen, of een of meerdere van hun leden, gevraagde inlichtingen.
3 De colleges en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.
De Minister en de colleges kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.
7 Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.
Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.
Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:
a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Historisch Centrum Overijssel;
b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;
c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van het Historisch Centrum Overijssel;
d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;
e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Historisch Centrum Overijssel, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid;
f. besluiten namens het Historisch Centrum Overijssel, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;
g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;
h. het beheer van de activa en passiva van het Historisch Centrum Overijssel, en
i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Historisch Centrum Overijssel.
2 Het algemeen bestuur kan het dagelijks bestuur of een of meer leden daarvan, nadat de inlichtingen zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, in een vergadering of schriftelijk ter verantwoording roepen.
2 Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.
1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of als ambtenaar in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Historisch Centrum Overijssel.
2 De leden van het bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur.
1 De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting. Bij de aanvang van het Historisch Centrum Overijssel luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij de regeling.
3 De in het eerste lid bedoelde bijdragen zullen jaarlijks worden aangepast aan de prijsontwikkelingen op basis van het prijsmutatiepercentage voor de netto materiële overheidsconsumptie, zoals jaarlijks opgenomen in het Centraal Economisch Plan en zoals door de gemeente gehanteerd bij de opstelling van haar jaarlijkse begroting.
5 Indien de Minister of de gemeenten een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.
3 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister en de raden van de gemeenten.
4 De Minister en de colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Historisch Centrum Overijssel over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.
2 Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 20a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten en de Minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Historisch Centrum Overijssel en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.
3 Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de afspraken, bedoeld in artikel 19, vierde lid in acht.
4 In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Historisch Centrum Overijssel met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
2 Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, zo nodig, de begroting aan de raden van de gemeenten en de Minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.
3 Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.
2 De artikelen 20 en 20a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 17, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.
1 Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raden van de gemeenten. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
2 Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.
3 Het algemeen bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raden van de gemeenten voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.
4 Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, de raden van de gemeenten en de Minister.
De Minister en de gemeenten kunnen regels stellen over de inrichting van de begroting, het financieel verslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole. Het jaarverslag geeft inzicht in de bereikte resultaten als bedoeld in artikel 20, vierde lid.
De Minister en de gemeenten kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.
1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister en de gemeenten.
1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van het Historisch Centrum Overijssel.
1 De colleges en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Historisch Centrum Overijssel van belang zijn.
2 De colleges en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten of Minister kenbaar maken.
Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Historisch Centrum Overijssel.
2 Met inachtneming van artikel 15, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.
Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur.
Toetreding tot de regeling kan geschieden bij daartoe strekkende besluiten van de Minister en de colleges, na verkregen toestemming van de raden van de gemeenten, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.
Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de Minister en de colleges. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de Minister en van de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de Minister en de gemeenten te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Overijssel.