In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:
-
a.
de Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
-
b.
de gemeente: de gemeente Assen;
-
c.
archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;
-
d.
collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische
bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom
van of beheer bij de Minister en de gemeente voor zover het betreft voorwerpen of
bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats
van de gemeente;
-
e.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, en
-
f.
provincie: de provincie Drenthe.
-
1 De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en het college
bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele
documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie
en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.
Aan het bestuur van RHC Drents Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en
bevoegdheden van het college en de Minister overgedragen:
-
a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden
die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;
-
b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31 en 32, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;
-
c. de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;
-
d. het adviseren en het doen van voorstellen aan de Minister en het college over de taken
en bevoegdheden, die door de Minister of het college worden uitgevoerd ingevolge de
artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en
-
e. het verrichten van door de Minister of het college opgedragen andere taken die verband
houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2.
Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister
op grond van artikel 19, van de Archiefwet 1995, heeft vastgesteld voor het Nationaal
Archief.
-
4 De Minister en het college kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid,
voor het college uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis
vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen
bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling
anders bepaalt.
-
3 Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge
artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting
valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde
begroting geldt de procedure van artikel 18, 18a en 19.
-
4 Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen,
maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen,
indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van
het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat raad van de
gemeente en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter
kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.
Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de Minister, de
raad van de gemeente en het college de door hen gevraagde inlichtingen.
-
3 Het college en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben
aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt
of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen
bestuur gevoerde beleid.
De Minister en het college kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur,
dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.
-
7 Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder
verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks
bestuur dit nodig oordelen.
Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.
Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:
-
a. het voeren van het dagelijks bestuur van RHC Drents archief;
-
b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;
-
c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van RHC Drents Archief;
-
d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;
-
e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van RHC Drents Archief, met uitzondering
van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 6, vierde lid;
-
f. besluiten namens RHC Drents Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur
rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of
handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor
zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;
-
g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen
van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;
-
h. het beheer van de activa en passiva van het RHC Drents Archief, en
-
i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het
geldelijk beheer en de boekhouding van het RHC Drents Archief.
-
2 Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 10, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.
-
1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur,
voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, of als ambtenaar
in rijks- of gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden
ten behoeve van het RHC Drents Archief.
-
2 De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen
een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten
behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.
-
1 De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden
verschaft door de Minister en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen,
op basis van de begroting. Bij de aanvang van het RHC Drents Archief luiden de bijdragen
zoals vastgesteld in de bijlage bij deze regeling.
-
3 De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling
van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister
in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.
De gemeente volgt in deze de Minister in de aanpassing van zijn bijdrage.
-
7 Indien de Minister of de gemeente een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de
Minister of de gemeente opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een
tevoren overeengekomen vergoeding betaald.
-
3 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting
aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand
aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben,
worden deze toegezonden aan de Minister en de raad van de gemeente.
-
4 De Minister en het college maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde
lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het RHC Drents Archief over te behalen
resultaten voor de komende vier jaren.
-
2 Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 18a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raad van de gemeente en de Minister een ontwerp aan voor
de begroting met toelichting van RHC Drents Archief en een meerjarenraming met toelichting
voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.
-
3 Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt
het dagelijks bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast
de afspraken, bedoeld in artikel 17, vierde lid.
-
4 In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen
activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het
RHC Drents Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen
worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.
-
2 Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raad van
de gemeente en de Minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie
hun zienswijze naar voren kunnen brengen.
-
3 Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch
in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting
dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.
-
2 De artikelen 18 en 18a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij
geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 16, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling
aan gedeputeerde staten van de provincie.
-
1 Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening
dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raad van de gemeente. De
voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en
de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
-
2 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door
of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeente in te stellen onderzoeken
naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.
-
3 Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raad van de gemeente
voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid
in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en
werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.
-
4 Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling,
doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening
betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, raad van de gemeente en
de Minister.
-
1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve,
of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen
bestuur, gehoord de Minister en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo
niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage
uitgekeerd aan de Minister en de gemeente.
Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister
en de gemeente vast.
De Minister en de gemeente kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel
en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag,
jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.
-
1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde
staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor
de archiefbescheiden van het RHC Drents Archief.
-
1 Het college, de Minister en het RHC Drents Archief verstrekken elkaar desgevraagd
inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.
De Minister en het college kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden,
voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.
-
1 Het college en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in
voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen,
bedoeld in artikel 2, voor het RHC Drents Archief van belang zijn.
-
2 Het college en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het
gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur
zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente of Minister kenbaar maken.
Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur
van het RHC Drents Archief.
-
2 Met inachtneming van artikel 14, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door
de directeur mede ondertekend.
Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks
bestuur.
Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit
van de Minister, het college, na verkregen toestemming van de raad van de gemeente,
alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.
Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de Minister en het college. Het
algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de
Minister en van de gemeente om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over
de Minister en de gemeente te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.
Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling RHC Drents Archief.
-
1 De gemeenschappelijke regeling ‘Regeling RHC Drents Archief’, gepubliceerd als bijlage bij het Besluit van de Staatssecretaris van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap van 2 maart 2005, nr. DCE/05/2011 (Stcrt. 2005, 175), wordt
ingetrokken.
