Bestuursreglement CIZ

Geldend van 31-03-2018 t/m heden

Bestuursreglement CIZ

Het ZBO CIZ, vertegenwoordigd door haar bestuurder, heeft – gelet op artikel 7.1.3. van de Wet langdurige zorg en artikel 11 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen – in zijn vergadering van 13 december 2017 besloten:

Begripsbepalingen

In dit bestuursreglement wordt verstaan onder:

  • CIZ: Het Centrum Indicatiestelling Zorg als bedoeld in artikel 7.1.1. van de Wet langdurige zorg.

  • Wlz: de Wet langdurige zorg.

  • Minister: de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

  • Ministerie: het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

  • Bestuurder: degene die door de Minister als lid van het CIZ is benoemd.

  • Bestuurssecretaris: de secretaris van de bestuurder van het CIZ.

  • Bestuurstafel: de vergadering van de bestuurder met per gelegenheid te bepalen functionarissen van het CIZ.

Artikelen

1. De Bestuurder

  • 1.1 De Minister benoemt de bestuurder.

  • 1.2 De Minister stelt de bezoldiging van de bestuurder vast.

  • 1.3 De bestuurder heeft of aanvaardt geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op de goede vervulling van zijn functie, taken en verantwoordelijkheden of de handhaving van zijn onafhankelijkheid of vertrouwen. De bestuurder vermeldt het voornemen van het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van zijn functie aan de Minister. Nevenfuncties van de bestuurder anders dan uit hoofde van zijn functie worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door het ter inzage leggen van een opgave van deze nevenfuncties bij het CIZ en bij de Minister.

2. Uitoefening taken en bevoegdheden

  • 2.1 De bestuurder is belast met het bestuur van het CIZ en geeft leiding aan het personeel van het CIZ.

  • 2.2 De bestuurder dient het CIZ in de realisatie van zijn doelen en in de realisatie van zijn wettelijke taak en maakt bij de beleidsvorming een evenwichtige afweging van de belangen van allen die bij het betrokken zijn.

  • 2.3 De bestuurder is zich bewust van zijn verantwoordelijkheden, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie en zal derhalve geen handelingen verrichten of nalaten die de reputatie van het CIZ schaden. De bestuurder bevordert dat medewerkers van het CIZ zich eveneens naar deze norm gedragen.

  • 2.4 De bestuurder vertegenwoordigt het CIZ in en buiten rechte.

  • 2.5 De bestuurder draagt zorg voor het opstellen van een begroting, meerjarenraming en een werkplan voor de uitvoering van de aan het CIZ opgedragen taken.

  • 2.6 De bestuurder draagt zorg voor de uitvoering van de taken als hiervoor in lid 2.5 beschreven, voor de kwaliteit van de restultaten en producten en voor de duurzame bedrijfsvoering van het CIZ.

  • 2.7 De bestuurder regelt de structuur en de werkwijze van de organisatie waaronder het kwaliteitsbeleid van het CIZ.

  • 2.8 De bestuurder draagt zorg voor de opzet en werking van een risicobeheersings- en controlesysteem ten behoeve van de beheersing van de primaire en ondersteunende processen.

  • 2.9 De bestuurder draagt zorg voor de opzet en werking van een adequaat managementinformatie-systeem.

  • 2.10 De bestuurder draagt zorg voor de tijdige informatievoorziening aan de Minister als bedoeld in artikel 20 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen met inachtneming van de afspraken die over de informatieuitwisseling zijn gemaakt en de wettelijke voorschriften en beperkingen met betrekking tot het verstrekken van vertrouwelijke gegevens.

  • 2.11 De bestuurder benoemt een bestuurssecretaris. De bestuurssecretaris maakt deel uit van het personeel van het CIZ.

3. Ondersteuning en vervanging van de bestuurder

  • 3.1 Het CIZ hanteert een governance structuur waarin tegenkracht geborgd is. De Chief Operating Officer (COO) en Chief Financial Officer (CFO) zijn onderdeel van het netwerk tegenkracht en ondersteunen daarmee de bestuurder. De bestuurder raadpleegt hen in het kader van de besluitvorming.

  • 3.2 In voorkomende gevallen de bestuurder vervangen. Dit is nader uitgewerkt in de mandaatregeling van het CIZ.

4. Besluiten van beheersmatige aard

De bestuurder draagt er zorg voor dat het CIZ zich als een publiekrechtelijk orgaan bij haar bedrijfsvoering zo veel mogelijk richt op datgene wat gebruikelijk is bij de rijksoverheid, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van het CIZ.

5. Tegenstrijdige belangen

  • 5.1 De bestuurder meldt een mogelijk tegenstrijdig belang voorafgaand aan besluitvorming of bespreking van een agendapunt in de bestuurstafel en verschaft daarover alle relevante informatie.

  • 5.2 Indien lid 5.1 van toepassing is, neemt de bestuurder niet deel aan (de behandeling van) de besluitvorming over de betreffende aangelegenheid en treedt de bepaling uit de mandaatregeling omtrent afwezigheid van de bestuurder in werking.

  • 5.3 Indien sprake is van een mogelijk tegenstrijdige belang wordt hiervan expliciet melding gemaakt in het verslag van de vergadering van de bestuurstafel als bedoeld in lid 6.4.

6. De vergaderingen van de bestuurstafel

  • 6.1 De bestuurder leidt op een door de bestuurder te bepalen plaats en wijze de vergaderingen van de bestuurstafel. De COO, CFO, bestuurssecretaris en strategisch adviseur inhoud wonen deze vergaderingen zo mogelijk bij.

  • 6.2 De bestuurstafel vergadert tenminste eenmaal per maand op door de bestuurder vast te stellen data en tijdstippen, of vaker als de bestuurder dit nodig acht of de COO of CFO zulks met redenen omkleed verzoekt.

  • 6.3 De agenda van de vergaderingen van de bestuurstafel wordt vastgesteld door de bestuurder. De bestuurssecretaris draagt zorg voor algemene bekendmaking van de agenda, voor zover de vergadering openbaar is. De voor de vergadering bestemde stukken stuurt de bestuurssecretaris naar de deelnemers die het betreft.

  • 6.4 Van de vergaderingen van de bestuurstafel wordt een zakelijk verslag (besluitenlijst en actielijst) opgemaakt dat in de eerstvolgende vergadering door de bestuurder wordt vastgesteld.

  • 6.5 De vergaderingen van de bestuurstafel zijn niet openbaar, tenzij de bestuurder anders beslist.

  • 6.6 De bestuurder kan zich tijdens de (gehele of gedeeltelijke) vergadering laten bijstaan door medewerkers van het CIZ of externen.

7. Bestuurlijke besluitvorming

  • 7.1 De bestuurder neemt zijn besluiten bij voorkeur in de vergadering van de bestuurstafel. De bestuurder is echter gerechtigd buiten de vergadering gedocumenteerd besluiten te nemen. De besluiten worden ter vastlegging opgenomen in het verslag van de daarop volgende vergadering van de bestuurstafel.

  • 7.2 Bij de voorbereiding van besluiten zorgt de bestuurder dat de nodige informatievergaring heeft plaatsgevonden en neemt die aantoonbaar mee in zijn afweging en besluitvorming.

  • 7.3 Informatievergaring door de bestuurder gebeurt door eigen onderzoek, het openstellen van deelname aan project- en werkgroepen, het horen van belanghebbenden of op enige andere geschikte wijze.

  • 7.4 De bestuurder kan bij de voorbereiding van besluiten gebruik maken van een commissie en/of advies inwinnen bij de Raad van Advies of Audit Advies Commissie. Een advies van een commissie, Raad van Advies of Audit Advies Commissie is niet bindend voor de bestuurder.

  • 7.5 Afhankelijk van de situatie vergaart de bestuurder informatie mondeling of schriftelijk.

8. Openheid en externe verantwoording door de bestuurder

  • 8.1 De bestuurder legt conform de met het ministerie afgestemde planning & control cyclus verantwoording af over de uitvoering van de taken, over het beleid en over de kwaliteitszorg.

  • 8.2 De bestuurder legt, als onderdeel van de planning & control cyclus, in het jaarverslag verantwoording af over de uitvoering van de taken, over het beleid en over de kwaliteitszorg in het voorgaande jaar.

  • 8.3 De bestuurder legt jaarlijks met een jaarrekening financiële verantwoording af die voldoet aan de eisen van het Burgerlijk Wetboek titel 9, Boek 2, voorzien van een verklaring van de accountant over de getrouwheid van de jaarrekening.

  • 8.4 De bestuurder legt in het jaarverslag verantwoording af over de bedrijfsvoering waaronder:

    • de ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer;

    • de beheersing van risico’s in de primaire en ondersteunende processen.

9. Toezicht door de Minister

De Minister houdt toezicht op het CIZ. De bestuurder verleent en bevordert binnen de organisatie de volledige medewerking aan de uitvoering van de toezichthoudende taken.

10. Besluit organisatie, mandaat, volmacht en machtiging

De bestuurder stelt een mandaatregeling vast. Hierin worden mandaat, volmacht en machtigingen en daaraan gerelateerde bevoegdheden beschreven en de reikwijdte c.q. organisatieonderdeel van het CIZ waarop dit van toepassing is.

11. Raad van Advies

  • 11.1 De bestuurder stelt een Raad van Advies in van maximaal vijf onafhankelijke externe deskundigen.

  • 11.2 Leden van de Raad van Advies kunnen niet gelijktijdig lid zijn van de Audit Advies Commissie.

  • 11.3 De bestuurder stelt een profiel op voor de leden van de Raad van Advies, benoemt deze en bepaalt het reglement voor de Raad van Advies.

  • 11.4 De Raad van Advies adviseert de bestuurder gevraagd en ongevraagd over:

    • strategische agenda en continuïteit van het CIZ;

    • organisatieontwikkelingen op lange termijn.

    Daarnaast fungeert de Raad van Advies als klankbord voor de bestuurder.

  • 11.5 De bestuurder draagt er zorg voor dat de adviezen van de Raad van Advies voorzien van een appreciatie aan de Minister worden toegezonden. De bestuurder besteedt in het jaarverslag aandacht aan de wijze waarop hij is omgegaan met de bevindingen en adviezen van de Raad van Advies.

12. Audit Advies Commissie

  • 12.1 De bestuurder stelt een Audit Advies Commissie in van maximaal drie onafhankelijkse externe deskundigen.

  • 12.2 Leden van de Audit Commissie kunnen niet gelijktijdig lid zijn van de Raad van Advies.

  • 12.3 De bestuurder stelt een profiel op voor de leden van de Audit Advies Commissie, benoemt deze en bepaalt het reglement voor de Audit Advies Commissie.

  • 12.4 De Audit Advies Commissie adviseert de bestuurder gevraagd en ongevraagd over:

    • kwaliteit van de financiële verslaggeving en verantwoording;

    • risicomanagement;

    • opzet en werking van het auditbeleid van de organisatie;

    • rechtmatige en doelmatige publieke taakuitoefening.

    Daarnaast fungeert de Audit Advies Commissie als klankbord voor de bestuurder.

  • 12.5 De bestuurder draagt er zorg voor dat de adviezen van de Audit Advies Commissie voorzien van een appreciatie aan de Minister worden toegezonden. De bestuurder besteedt in het jaarverslag aandacht aan de wijze waarop is omgegaan met de bevindingen en adviezen van de Audit Advies Commissie.

13. Commissies

  • 13.1 De bestuurder kan een of meer al dan niet vaste commissies instellen. Leden van deze commissies kunnen niet gelijktijdig lid zijn van een andere ingestelde commissie.

  • 13.2 De bestuurder benoemt de leden van deze commissies en bepaalt de werkwijze van de commissies. Dit wordt vastgelegd in een reglement van deze commissies.

14. Klachtenregeling

De bestuurder stelt, met inachtneming van hoofdstuk 9 van de Algemene Wet Bestuursrecht, een klachtenregeling vast op grond waarvan een ieder recht heeft om over de wijze waarop het CIZ zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen bij het CIZ.

De wijze van behandelen van de klacht is vastgelegd in de klachtenregeling.

15. Integriteitsbeleid

De bestuurder legt het beleid inzake de integriteit vast in een Gedragscode Integriteit waar alle medewerkers van het CIZ en de bestuurder aan zijn gebonden.

16. Klokkeluidersregeling

De bestuurder stelt een klokkeluidersregeling vast. Deze regeling is opgesteld met het doel medewerkers van het CIZ, ongeacht hun functie en positie in de organisatie, op adequate en veilige wijze melding te laten doen van vermoedens van misstanden of onregelmatigheden die plaatsvinden binnen de organisatie. De wijze van behandelen van de melding is vastgelegd in de klokkeluidersregeling.

17. Vertrouwelijkheid

  • 17.1 De bestuurder neemt strikte geheimhouding in acht omtrent alle informatie en documentatie die hij in het kader van zijn functie verkrijgt en die als vertrouwelijk is aangemerkt, dan wel waarvan de vertrouwelijkheid uit de aard van de informatie voortvloeit, ook na zijn aftreden.

  • 17.2 Lid 17.1 is van overeenkomstige toepassing op diegenen die belast zijn met de administratieve en secretariële ondersteuning van de bestuurder en op diegenen die vergaderingen geheel of gedeeltelijk hebben bijgewoond.

18. Wijzigingen bestuursreglement

  • 18.1 Wijzigingen van dit bestuursreglement geschieden in overeenstemming met de besluitvormings-procedure zoals bepaald in artikel 7 van dit reglement.

  • 18.2 Een wijziging zoals bedoeld in lid 18.1 van dit artikel behoeft de goedkeuring van de Minister.

  • 18.3 Een wijziging van dit bestuursreglement wordt gepubliceerd in de Staatscourant, waarna de wijziging in werking treedt.

Slotbepalingen

  • 19. In geval van onvoorziene omstandigheden waarin dit bestuursreglement niet voorziet en in alle geschillen over de uitleg van dit bestuursreglement, beslist de bestuurder.

  • 20. Dit bestuursreglement wordt na goedkeuring door de Minister gepubliceerd in de Staatscourant.

    Dit bestuursreglement treedt in werking op de dag na publicatie in de Staatscouranten en wordt alsdan gepubliceerd op de website van het CIZ.

  • 21. Dit bestuursreglement wordt aangehaald als “Bestuursreglement CIZ”.

, 13 december 2017

J.H. Ouwehand

Bestuurder

Terug naar begin van de pagina