Regeling informatievoorziening WVO

Geldend van 23-12-2017 t/m heden

Regeling van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media van 14 december 2017, nr. VO/1016970, houdende regels over het gebruik van gegevens uit het basisregister onderwijs (bron) door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Inspectie van het onderwijs, vaststelling van de wijze van gegevenslevering in verband met het onderwijsnummer in het voortgezet onderwijs en de wijze van ordening en beschikbaarstelling van gegevens in het voortgezet onderwijs (Regeling informatievoorziening WVO)

§ 1. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

§ 2. Gebruik gegevens uit het basisregister onderwijs

Artikel 3. Te verstrekken gegevens

Artikel 4. Wijze van verstrekking

Bij de verstrekking, bedoeld in artikel 3, wordt het persoonsgebonden nummer voor de Minister en de inspectie elk afzonderlijk vervangen door een ander nummer of een code op een zodanige wijze dat de leerling of de voormalige leerling niet geïdentificeerd of identificeerbaar is, en wordt de geboortedatum vervangen als volgt:

  • a. voor de levering aan de Minister door de leeftijd van de leerling op de voor de bekostiging van belang zijnde peildata en

  • b. voor de levering aan de inspectie door de leeftijd van de leerling op de eerste dag van elk kwartaal.

Artikel 5. Tijdstippen van verstrekking gegevens met betrekking tot bepaalde perioden

  • 1 De verstrekking, bedoeld in artikel 3, gebeurt op de volgende tijdstippen:

    • a. op 16 oktober, 13 december en 4 januari van ieder schooljaar de voorlopige gegevens van de scholen naar de stand van zaken op 1 oktober van het desbetreffende schooljaar en op 16 oktober van ieder schooljaar de gegevens omtrent de examens en de voorlopige gegevens omtrent de in- en uitschrijvingen gedurende één jaar, voorafgaand aan de genoemde datum van 1 oktober;

    • b. op 21 juli en op 15 september van ieder schooljaar de gegevens van de scholen na accountantscontrole naar de stand van zaken op 1 oktober van het desbetreffende schooljaar, alsmede de gegevens omtrent de examens en de gegevens na accountantscontrole omtrent de in- en uitschrijvingen gedurende één jaar, voorafgaand aan de genoemde datum van 1 oktober.

  • 2 De gegevens, bedoeld in het eerste lid, kunnen op een latere datum worden verstrekt voor zover zij op de voorgeschreven datum nog niet beschikbaar zijn.

  • 3 Onverminderd het eerste lid worden de gegevens omtrent de examens onmiddellijk na opname in het basisregister onderwijs aan de inspectie verstrekt.

§ 3. Levering inschrijvings- en examengegevens van vo-leerlingen

Artikel 7. Specificatie van inschrijvingsgegevens

De inschrijvingsgegevens worden in bijlage 1 gespecificeerd en als volgt nader gedefinieerd:

  • a. postcode van de woonplaats van de leerling: de Nederlandse postcodering, bestaande uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode;

  • b. datum van in- en uitschrijving: datum van de daadwerkelijke aanvang en datum beëindiging van het volgen van het onderwijs op de school;

  • c. soort onderwijs: het in artikel 5 van de wet onderscheiden soort van voortgezet onderwijs dat een leerling volgt;

  • d. leerweg: theoretische leerweg als bedoeld in artikel 10 van de wet, beroepsgerichte leerwegen als bedoeld in artikel 10b van de wet, dan wel gemengde leerweg als bedoeld in artikel 10d van de wet, waaronder tevens begrepen het leerwegondersteunend onderwijs als bedoeld in artikel 10e van de wet;

  • e. sector: sector als bedoeld in de artikelen 10, derde lid, 10b, derde lid en 10d, derde lid van de wet, zoals die artikelen luidden op 31 juli 2016;

  • f. afdeling: afdeling als bedoeld in artikel 10c van de wet, zoals dat artikel luidde op 31 juli 2016;

  • g. profiel: profiel als bedoeld in artikel 10, derde lid, 10b, derde lid, 10d, derde lid, of artikel 12 van de wet;

  • h. leerjaar: leerjaar waarin de leerling op de teldatum onderwijs volgt, dan wel wat betreft het praktijkonderwijs het aantal jaren dat de leerling is ingeschreven in het praktijkonderwijs;

  • i. nieuwkomer VO: leerling die vreemdeling is als bedoeld in artikel 1, onder m, van de Vreemdelingenwet 2000 en op de teldatum korter dan één jaar dan wel één tot twee jaar in Nederland verblijft;

  • j. verblijfsduur: verblijfsduur in Nederland van de nieuwkomer VO op de teldatum korter dan één jaar dan wel van één tot twee jaar;

  • k. registratienummer: nummer van de school volgens BRIN;

  • l. nevenvestiging: het bij een registratienummer behorende volgnummer van de vestiging, niet zijnde de hoofdvestiging, behorende bij een school, volgens BRIN.

Artikel 8. Specificatie van examengegevens

De examengegevens, worden in bijlage 2 gespecificeerd en als volgt nader gedefinieerd:

Artikel 9. Wijze van levering

  • 1 Het bevoegd gezag levert de inschrijvingsgegevens van een bij de school ingeschreven leerling en de examengegevens van een leerling die bij de school staat ingeschreven en die deelneemt aan een examen of een deel daarvan, voor zover het bevoegd gezag van de school de uitslag bepaalt, tezamen met het persoonsgebonden nummer op elektronische wijze aan de Minister.

  • 2 De inschrijvingsgegevens en examengegevens worden verstrekt overeenkomstig de specificatie, opgenomen in bijlage 1 respectievelijk bijlage 2 en de uitgebreide technische specificaties.

  • 3 Indien het bevoegd gezag na overleg met de Minister, door de Minister niet in staat wordt geacht de gegevens op de in het eerste lid genoemde wijze te leveren, bepaalt de Minister na overleg met het bevoegd gezag op welke wijze de levering plaatsvindt.

Artikel 10. Melding inschrijvingsgegevens

  • 1 Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat alle op de teldatum betrekking hebbende inschrijvingsgegevens uiterlijk op 15 oktober van het schooljaar aan de Minister zijn gemeld.

  • 2 In afwijking van het eerste lid, draagt het bevoegd gezag er zorg voor dat het inschrijvingsgegeven ‘datum van in- en uitschrijving’, bedoeld in artikel 7, onderdeel b, binnen zeven dagen aan de Minister is gemeld.

  • 3 Vanaf 1 juni volgend op de teldatum kunnen geen wijzigingen van de inschrijvingsgegevens worden aangeleverd die betrekking hebben op de teldatum, zonder een verklaring van een accountant omtrent de juistheid van de gegevens. Het bevoegd gezag van een school kan ervoor kiezen vanaf een eerdere datum, tussen de teldatum en 1 juni volgend op de teldatum, geen wijzigingen van de inschrijvingsgegevens aan te leveren die betrekking hebben op de teldatum, zonder een verklaring van een accountant omtrent de juistheid van de gegevens.

  • 4 Het tweede lid is niet van toepassing op scholen die zijn aangewezen op grond van artikel 56 van de wet.

Artikel 11. Melding examengegevens

  • 1 Het bevoegd gezag meldt het persoonsgebonden nummer en de examengegevens betreffende een leerling die bij de school is ingeschreven zo spoedig mogelijk aan de Minister, doch uiterlijk twee weken nadat de uitslag van het desbetreffende examen is vastgesteld.

  • 2 In afwijking van het eerste lid:

    • a. worden de resultaten behaald voor de schoolexamens en de vakken waarin schoolexamen is gedaan en het resultaat van de maatschappelijke stage, zo spoedig mogelijk na vaststelling van die resultaten, doch uiterlijk tien dagen voor het begin van het desbetreffende centrale examen, aan de Minister gemeld;

    • b. wordt het voor de rekentoets behaalde eindcijfer zo spoedig mogelijk na vaststelling van dat resultaat, doch uiterlijk binnen twee weken na vaststelling daarvan aan de Minister gemeld; en

    • c. worden gegevens betreffende de leerlingen, de in de eerdere tijdvakken door die leerlingen behaalde cijfers, de, voor zover van toepassing, alsnog behaalde cijfers van het schoolexamen en de vakken waarin een leerling examen zal afleggen, uiterlijk drie dagen voor de aanvang van het tweede en derde tijdvak aan de Minister gemeld.

  • 3 Het bevoegd gezag kan, indien noodzakelijk, tot uiterlijk drie dagen voordat het centrale examen in een vak aanvangt nog wijzigingen aanbrengen in de in het tweede lid, aanhef en onderdeel a, bedoelde gegevens. Daarna kunnen slechts in bijzondere omstandigheden en met goedkeuring van de inspectie nog wijzigingen in die gegevens worden aangebracht.

  • 4 Onverminderd het eerste en tweede lid, worden wijzigingen in de examengegevens binnen twee weken na het bekend worden van de wijziging door het bevoegd gezag aangeleverd aan de Minister.

Artikel 12. Terugmelding inschrijvingsgegevens

  • 2 Op 16 oktober, of 13 december dan wel op 4 januari volgend op de teldatum meldt de Minister aan het bevoegd gezag de in het basisregister onderwijs opgenomen inschrijvingsgegevens van de leerlingen betrekking hebbend op de teldatum en de gegevens betrekking hebbende op het jaar voorafgaande aan de teldatum.

  • 3 Op 21 juli dan wel op 15 september in het jaar volgend op het jaar van de teldatum, meldt de Minister aan het bevoegd gezag de in het basisregister onderwijs opgenomen inschrijvingsgegevens, betrekking hebbend op de teldatum, waarvan een accountantsverklaring is ontvangen.

  • 4 Het derde lid is niet van toepassing op scholen die zijn aangewezen op grond van artikel 56 van de wet.

Artikel 13. Terugmelding examengegevens

  • 1 De Minister meldt de geverifieerde examengegevens, inclusief de uitkomsten van de controles bedoeld in artikel 12, eerste lid, per omgaande aan het bevoegd gezag.

  • 2 Op 16 oktober, of 13 december dan wel op 4 januari volgend op de teldatum meldt de Minister aan het bevoegd gezag de in het basisregister onderwijs opgenomen examengegevens betrekking hebbende op het voorafgaande schooljaar.

  • 3 Op 21 juli dan wel op 15 september meldt de Minister aan het bevoegd gezag de in het basisregister opgenomen examengegevens betrekking hebbende op het schooljaar voorafgaand aan de teldatum, waarvan een accountantsverklaring voor de inschrijvingsgegevens is ontvangen.

  • 4 Het derde lid is niet van toepassing op scholen die zijn aangewezen op grond van artikel 56 van de wet.

Artikel 14. Technische specificaties

De technische specificaties ten behoeve van de uitvoering van deze regeling zijn opgenomen in bijlage 3.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media,

A. Slob

Bijlage 1. , behorende bij artikel 7 van de Regeling informatievoorziening WVO

Specificatie inschrijvingsgegevens artikel 103b, tweede lid, van de wet

Gegeven

Definitie

Formaat

Lengte

1. Persoonsgebonden nummer

Het persoonsgebonden nummer als bedoeld in artikel 1 van de wet

Numeriek

9

2. Postcode van de woonplaats van de leerling

De Nederlandse postcodering, bestaande uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode

Alfanumeriek

6

3. Datum inschrijving

De datum van de daadwerkelijke aanvang waarop de leerling het onderwijs op de school volgt

Datum

8

4. Datum uitschrijving

De datum waarop de leerling is uitgeschreven

Datum

8

5. Soort onderwijs/Profiel/ Sector/Leerweg/Afde-ling

elementcode, zoals opgenomen in de meest recent gepubliceerde regeling

Numeriek

4

6. Leerjaar

Het leerjaar waarin de leerling onderwijs volgt

Numeriek

1

7. Aantal jaren praktijkonderwijs

Het aantal jaren dat de leerling is ingeschreven in het praktijkonderwijs

Numeriek

1

8. Nieuwkomer -categorie

De nieuwkomer, bedoeld in artikel 1 van de Regeling aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo 2017 (nieuwkomer-categorie waardelijst: -4a de nieuwkomer)

Alfanumeriek

Waardelijst

2

9. Verblijfsduur (Nieuwkomer-ratio)

Het aantal jaren dat de nieuwkomer vo in Nederland verblijft’ (nieuwkomer-verblijfsduur waardelijst: d1 korter dan één jaar in Nederland en d2 één tot twee jaar in Nederland)

Alfanumeriek

Waardelijst

2

10. Registratienummer

Het nummer van de school volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN)

Alfanumeriek

4

11. Vestiging

Het vestigingsnummer van de vestiging behorend bij de school conform de BRIN

Numeriek

2

Bijlage 2. , behorende bij artikel 8 van de Regeling informatievoorziening WVO

Specificatie examengegevens artikel 103b, tweede lid, van de wet

Gegeven

Definitie

Formaat

Lengte

1. Persoonsgebonden nummer

Het persoonsgebonden nummer als bedoeld in artikel 1 van de wet.

Numeriek

9

2. Postcode van de woonplaats van de leerling

De Nederlandse postcodering, bestaande uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode.

Alfanumeriek

6

3. Registratienummer

Het nummer van de school volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN).

Alfanumeriek

4

4. Vestiging

Het vestigingsnummer van de vestiging conform de BRIN die de uitslag van het examen bepaalt of heeft bepaald.

Numeriek

2

5. Soort onderwijs/Profiel/Sector/Leerweg/Afdeling

Elementcode, zoals opgenomen in de meest recent gepubliceerde regeling behorend bij het type onderwijs dat met het betreffende examen kan worden afgesloten.

Numeriek

4

6. Examenjaar

Het kalenderjaar waarin de uitslag is bepaald of naar verwachting zal worden bepaald.

Numeriek

4

7. Datum uitslag examen

De datum waarop de uitslag van het examen is bepaald.

Datum

8

8. Uitslag examen

Een indicatie die aangeeft of een kandidaat is geslaagd of afgewezen, zich heeft teruggetrokken voor het examen dan wel dat er sprake is van een gespreid examen of deelexamen.

Alfanumeriek

Waardelijst

1

9. Titel/thema werkstuk

Titel van het werkstuk in het vwo of havo of thema van het werkstuk in het vmbo.

Alfanumeriek

150

10. Becijfering werkstuk

Indicatie die aangeeft welk cijfer is gegeven voor het werkstuk dan wel het feit dat er geen cijfer is gegeven.

Numeriek

3

11. Toepassing becijfering werkstuk

Indicatie die aangeeft of de beoordeling van het werkstuk heeft plaatsgevonden in het examenjaar waarin de Indicatie die aangeeft of de becijfering van het werkstuk heeft plaatsgevonden in het examenjaar waarin de uitslag van het examen is bepaald dan wel zal worden bepaald of de reden waarom er geen sprake is van een becijfering in het betreffende examenjaar.

Alfanumeriek

Waardelijst

1

11a. Toepassing beoordeling maatschappelijke stage

De beoordeling van de maatschappelijke stage indien de kandidaat hiervoor tenminste de kwalificatie voldoende of goed heeft behaald en de stage een duur van ten minste 30 uur heeft gehad

Alfanumeriek Waardelijst

1

Vakgegevens

12. Examenvak

Aanduiding van een vak waarin examen is afgelegd dan wel zal worden afgelegd conform de vakkentabel

Numeriek

3

12a. Beoordeling rekentoets

De beoordeling van de rekentoets.

Numeriek

2

12b. Aard en niveau rekentoets

Indicatie die aangeeft wat de aard en het niveau van de rekentoets is (2F, 3F, 2ER, 3ER).

Numeriek

3

13. Diplomavak

Indicatie die aangeeft of het resultaat of de beoordeling voor het vak is meegenomen bij de vaststelling van de uitslag van het examen.

Boolean (J of N)

1

14. Indicatie combinatiecijfer

Indicatie die aangeeft dat het cijfer van het vak medebepalend is voor het combinatiecijfer.

Boolean (J of N)

1

15. Examendeel

De aanduiding van het examendeel waartoe het vak behoort: gemeenschappelijk deel, profieldeel of vrij deel.

Alfanumeriek

Waardelijst

1

16. Toepassing resultaat/beoordeling examenvak

Indicatie die aangeeft of de beoordeling dan wel het resultaat voor het vak heeft plaatsgevonden in het schooljaar waarin de uitslag van het examen is bepaald dan wel zal worden bepaald of de reden waarom er geen sprake is van een beoordeling in het betreffende schooljaar.

Alfanumeriek

Waardelijst

1

17. Indicatie werkstuk

Indicatie of het werkstuk betrekking heeft op het vak.

Boolean (J of N)

1

18. Programma

Voor zover van toepassing een aanduiding van het niveau waarop voor het vak examen is gedaan dan wel zal worden gedaan.

Alfanumeriek

Waardelijst

3

19. Beoordeling schoolexamen

Indicatie die aangeeft welke beoordeling is gegeven voor het vak tijdens het schoolexamen dan wel het feit dat er geen beoordeling is gegeven.

Alfanumeriek

Waardelijst

1

19a. Beoordeling maatschappelijke stage

Indicatie die aangeeft welke beoordeling is gegeven voor de maatschappelijke stage.

Alfanumeriek Waardelijst

1

20. Cijfer schoolexamen

Het cijfer zoals vastgesteld voor het vak op basis van de resultaten voor dat vak tijdens het schoolexamen.

Numeriek

3

21. Cijfer CE-1

Het cijfer zoals vastgesteld voor het vak op basis van de resultaten voor dat vak tijdens het eerste tijdvak van het centraal examen.

Numeriek

3

22. Cijfer CE-2

Het cijfer zoals vastgesteld voor het vak op basis van de resultaten voor dat vak tijdens het tweede tijdvak van het centraal examen.

Numeriek

3

23. Cijfer CE-3

Het cijfer zoals vastgesteld voor het vak op basis van de resultaten voor dat vak tijdens het derde tijdvak van het centraal examen.

Numeriek

3

24. 1e Eindcijfer

Het eindcijfer voor het vak zoals vastgesteld op basis van de resultaten behaald tijdens het schoolexamen en het centraal examen gedurende het eerste tijdvak.

Numeriek

2

25. 2e Eindcijfer

Het eindcijfer voor het vak zoals vastgesteld op basis van de resultaten behaald tijdens het schoolexamen en het centraal examen gedurende het tweede tijdvak.

Numeriek

2

26. Combinatiecijfer

Het gemiddelde van de eindcijfers van de onderdelen die op grond van artikel 49, derde of vierde lid, of 50, tweede lid, van het Eindexamenbesluit VO respectievelijk artikel 26 derde of vierde lid, of 26a, tweede lid, van het Staatsexamenbesluit VO zijn bepaald, dat wordt aangemerkt als het eindcijfer van één vak.

Numeriek

2

27. 3e Eindcijfer

Het eindcijfer voor het vak zoals vastgesteld op basis van de resultaten behaald tijdens het schoolexamen en het centraal examen gedurende het derde tijdvak.

Numeriek

2

28. Cijfer cijferlijst

Het cijfer voor het vak zoals vermeld op de cijferlijst.

Numeriek

2

29. Verwezen naar volgend tijdvak

Indicatie die aangeeft of de examenkandidaat voor het betreffende vak is verwezen naar een volgend tijdvak.

Boolean (J of N)

1

30. Certificaat

Indicatie die aangeeft of ingeval van deeleindexamen voor de rekentoets respectievelijk voor het vak een certificaat is behaald.

Boolean (J of N)

1

Bijlage 3. , behorende bij artikel 14 van de Regeling informatievoorziening WVO

De technische specificaties van de gegevenslevering zijn beschreven in het Programma van Eisen (PvE). Hierin wordt zowel de systematiek van de huidige profielen, als de systematiek van de afdelingen en sectoren beschreven. Het PvE volgens de systematiek van profielen is te vinden op de website van DUO via de volgende link:

https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/index.jsp

Bijlage 4. , behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO

Ordening van de gegevens

In deze bijlage worden gegevens gespecificeerd die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 41g, 41h, 41p, 41q, 103a en artikel 103a1 van de Wet op het voortgezet onderwijs, verplicht zijn om aan de Minister te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor het lerarenregister en het registervoorportaal, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen.

De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen.

  • 1. gegevens over de onderwijsinstelling en samenwerkingsverband

  • 2. gegevens over onderwijspersoneel

    • persoon

    • arbeidsrelatie

    • loon, toelagen en kortingen

    • verlofgegevens

    • WIA

    • gegevens voor het lerarenregister en het registervoorportaal

  • 3. Gegevens van regelingen waarvoor een aanvraag moet worden ingediend.

Voor de aanvraagprocedure geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daar aanleiding toe is. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren.

1. Organisatiegegevens

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRIN-nummer) en adresgegevens.

1.1. De organisatiegegevens

1.1.1. Bevoegd gezag: vestigingsadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag, volgens de BRIN.

2

Adres

 

Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij het vestigingsadres.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.2. Bevoegd gezag: correspondentieadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

2

Adres

 

Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij het correspondentieadres.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.3. Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

2

Telefoonnummer

(N10)

Artikel 103a1

Het telefoonnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is.

3

Fax

(N10)

Artikel 103a1

Het faxnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is.

4

E-mail adres

 

Artikel 103a1

Het adres waaronder het bevoegd gezag via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5

Internetadres

 

Artikel 103a1

URL waar het bevoegd gezag op internet te vinden is.

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.4. School: correspondentieadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van de school.

2

Adres

 

Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.5. School: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van de school.

2

Telefoonnummer

(N10)

Artikel 103a1

Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is.

3

Fax

(N10)

Artikel 103a1

Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is.

4

E-mail adres

 

Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5

Internetadres

 

Artikel 103a1

URL waar de school op internet te vinden is.

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.6. Vestiging: correspondentieadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer vestiging

2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6)

Artikel 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van de vestiging.

2

Adres

 

Artikel 103a1

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

Artikel 103a1

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

Artikel 103a1

Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.7. Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer vestiging

2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6)

Artikel 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van de vestiging.

2

Telefoonnummer

(N10)

Artikel 103a1

Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is.

3

Fax

(N10)

Artikel 103a1

Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is.

4

E-mail adres

 

Artikel 103a1

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5

Internetadres

 

Artikel 103a1

URL waar de school op internet te vinden is.

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a1

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.8. Onderdeel samenwerkingsverbanden passend onderwijs vo

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer samenwerkingsverband

(N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van het samenwerkingsverband.

2

Naam coördinator

 

Artikel 103a en 103a1

Naam van de coördinator van het samenwerkingsverband.

3

Telefoonnummer coördinator

 

Artikel 103a en 103a1

Telefoonnummer van de coördinator van het samenwerkingsverband.

4

Organisatienummer participanten

2 cijfers, 2 letters

Artikel 103a en 103a1

De door de Minister toegekende nummers van de scholen die participeren in het samenwerkingsverband.

5

Ongewijzigde samenstelling

J/N

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding dat de samenstelling van het samenwerkingsverband in het voorafgaande schooljaar niet is gewijzigd.

6

Toevoeging scholen

J/N

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding dat in het voorafgaande schooljaar participanten aan het samenwerkingsverband zijn toegevoegd.

9

E-mail adres

 

Artikel 103a1

Het adres waaronder het samenwerkingsverband via het internet per elektronische post bereikbaar is.

2. Personeelsgegevens

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties, op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De personele gegevens hebben betrekking op:

  • de persoon

  • de arbeidsrelatie, de functie en betrekkingsomvang

  • de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten

  • de perioden van verlof

  • gegevens met betrekking tot de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA-gegevens)

  • gegevens voor het lerarenregister en het registervoorportaal

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

  • gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke arbeidsrelaties van een individueel persoon

  • gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke scholen

  • gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties

Deze gegevens worden opgenomen in OWP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.

Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).

Gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel, uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht (of zeer kleine kans) op herstel is.

2.1. De personeelsgegevens

2.1.1. Onderdeel Persoon

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/toelichting

1

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

2

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

3

peilmaand

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

4

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

5

geslacht

1 letter (A1)

Artikel 103a en 103a1

De sekse van het personeelslid, zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand: een aanduiding die aangeeft dat de ingeschrevene een man of een vrouw is, of dat het geslacht (nog) onbekend is. De codes zijn:

M Man

V Vrouw

O Onbekend

6

geboortedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De datum waarop het personeelslid is geboren.

93

bevoegdheid

Code (N2)

Artikel 103a en 103a1

Code voor behaalde of verkregen bevoegdheid van een persoon voor het geven van les in een bepaald vak, incl. opleiding(en) en het jaartal van het behalen van de bevoegdheid.

94

leseenheden per graadsector en per vak

1 cijfer, 1 letter, 3 cijfers, 2 cijfers, 2 cijfers (N1, A1 + N3, N2 +N2)

Artikel 103a en 103a1

Het aantal leseenheden per graadsector per vak dat in een nader te bepalen week door een persoon gegeven is. Opbouw van het formaat is: graadsector (N1), vakcode (A1 + N3), leseenheden en lesduur (N2 + N2).

2.1.2. Onderdeel Arbeidsrelatie

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/toelichting

7

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

8

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

9

peilmaand

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

10

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

11

bovenschoolse functie

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ten behoeve van meerdere BRIN-nummers.

12

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

13

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

14

volgnummer

(N10)

Artikel 103a en 103a1

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

15

begindatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De begindatum van de arbeidsrelatie.

16

mutatiedatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de verandering is opgetreden in een bestaande arbeidsrelatie. Moet worden gebruikt in het jaarbestand als de verandering niet leidt tot een beëindiging van deze arbeidsrelatie en het begin van een nieuwe.

17

aard arbeidsrelatie

1 cijfer (N2)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding of de aanstelling of benoeming tijdelijk is of van onbepaalde duur. Waarden:

1 vast

2 tijdelijk

3 vervanging

4 tewerkstelling zonder aanstelling

18

einddatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De einddatum van de arbeidsrelatie.

19

betrekkingsomvang

getal met 4 decimalen (N8,4)

Artikel 103a en 103a1

De omvang van de arbeidsrelatie uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte), met een nauwkeurigheid van vier decimalen, waarbij één fte gelijk is aan een normbetrekking.

20

BAPO-omvang

getal met 4 decimalen (N8,4)

Artikel 103a en 103a1

Het deel van de betrekkingsomvang van de arbeidsrelatie dat bestemd is voor de Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen, uitgedrukt in voltijdsequivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van vier decimalen.

21

functieschaal

code van maximaal 4 posities (A4)

Artikel 103a en 103a1

Aanduiding van de schaal genoemd in een van de categorieën waarvoor de betrokkene feitelijk is benoemd. De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO, resp. CAO bestuurders. Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt:

01 t/m 18,

LA, LB, LC, LD, LE, B1, B2, B3, B4, B5

AA, AB, AC, AD, AE

DA, DB, DC, DD, DE

LIOA, LIOB, LIO

ID1, ID2, ID3

22

brutosalaris bij normbetrekking

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

Artikel 103a en 103a1

Het persoonlijke salarisbedrag dat geldt bij een betrekkingsomvang van 1 fte (de omvang van een normbetrekking) zoals vermeld in de CAO VO, resp. CAO bestuurders en berekend op basis van de feitelijke betrekkingsomvang en de aanstellingsperiode in de peilmaand.

23

salarisschaal

code van 2 posities (A4)

Artikel 103a en 103a1

De persoonlijke salarisschaal (functie- of garantieschaal). Is in combinatie met het salarisnummer de grondslag voor de vaststelling van het brutosalaris bij normbetrekking.

De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO, resp. CAO bestuurders.

Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt:

01 t/m 18,

LA, LB, LC, LD, LE, B1, B2, B3, B4, B5

AA, AB, AC, AD, AE

DA, DB, DC, DD, DE

LIOA, LIOB, LIO

ID1, ID2, ID3

24

salarisnummer

nummer van 2 posities (N2)

Artikel 103a en 103a1

Het salarisnummer behorende bij de persoonlijke salarisschaal, zoals vermeld in het kaderbesluit rechtspositie VO, recente CAO VO en CAO bestuurders. Is in combinatie met de salarisschaal de grondslag voor de berekening van het brutoloon. Waarden: 01 t/m 20, 91,92,93, J15 t/m J22 (jeugd), U14 t/m U18 (uitloop), AT1, AT2 (instroom-/doorstroombanen).

25

eindenummer

nummer van 2 posities (N2)

Artikel 103a en 103a1

Het nummer van de salarisschaal dat maximaal bereikt kan worden bij de betrokken school.

26

functiecategorie

code (N2)

Artikel 103a en 103a1

De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.3 onderscheiden categorieën.

28

financieringsbron

1 cijfer (N2)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding ten laste van welke financieringsbron de kosten van de arbeidsrelatie worden gebracht. Codes zijn:

1. reguliere personele en materiële lumpsumbekostiging en/of andere door OCW verstrekte middelen, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc.

2. niet van belang in vo

3. Loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van de Wet werk en bijstand

4. Overige middelen

5. Vergoedingen door het Risicofonds

90

vervanger

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ter vervanging van een ander personeelslid bij ziekte of ander verzuim.

92

gesubsidieerde baan

J/N (A1)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding per arbeidsrelatie of voor de vervulling van de functie een loonkostensubsidie wordt ontvangen of dat de functie is gecreëerd in het kader van een regeling (of o.b.v. Wet werk en bijstand) om langdurig werklozen of andere kansarmen op de arbeidsmarkt aan betaalde arbeid te helpen.

2.1.3. Onderdeel Loon, toelagen en kortingen

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/toelichting

29

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummerdient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

30

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

31

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

32

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

33

volgnummer

(N10)

Artikel 103a en 103a1

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

34

peilmaand

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

35

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

36

loon, toelage of korting

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

Artikel 103a en 103a1

Het bedrag dat als salaris of als toelage bij het salaris is uitgekeerd of als korting op het salaris in mindering is gebracht.

37

soort loon, toelage of korting

getal van 4 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

De indicatie van het soort loon, toelage of korting zoals in paragraaf 2.3 is gespecificeerd.

38

maand waarop betrekking

JJJJMM (N6)

Artikel 103a en 103a1

Jaar en de maand waarop het loon, de toelage of korting betrekking heeft (OWP: boekperiode).

2.1.4. Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/toelichting

39

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Artikel 103a1

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

40

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

Artikel 103a en 103a1

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

41

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

Artikel 103a en 103a1

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

42

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

Artikel 103a en 103a1

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

43

volgnummer

(N10)

Artikel 103a en 103a1

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

44

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

45

begindatum verlof

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De begindatum van de verlofperiode.

46

einddatum verlof

JJJJMMDD (N8)

Artikel 103a en 103a1

De einddatum van de verlofperiode.

47

omvang verlof

getal met 2 decimalen (N6,2)

Artikel 103a en 103a1

De omvang van het verlof gedurende de verlofperiode, uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van 2 decimalen.

48

soort verlof

getal van 3 cijfers (N3)

Artikel 103a en 103a1

De aanduiding van de reden of doel van het verzuim of verlof. Waarden:

01 onbetaald ouderschapsverlof

02 betaald ouderschapsverlof

03 ziekteverlof

04 zwangerschaps- en bevallingsverlof

05 scholingsverlof

06 levensloopverlof

07 overig verlof, niet zijnde vakantie-, feest- of snipperdagen

2.1.5. Onderdeel WIA

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO

Definitie/toelichting

61

organisatienummer bevoegd gezag

bevoegd gezagnummer (N5)

artikel 103a1

het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

62

peiljaar

jaar (N4)

artikel 103a1

kalenderjaar waarop de gegevens over de WIA betrekking hebben.

63

aantal personen 1 tot 35% arbeidsongeschikt

getal van 5 posities (N5)

artikel 103a1

het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard.

64

behoud 35min

getal van 5 posities (N5)

artikel 103a1

het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie.

65

uitplaatsing 35min

getal van 5 posities (N5)

artikel 103a1

het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij een andere werkgever in dienst is getreden.

66

instroom WGA

getal van 5 posities (N5)

artikel 103a1

het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend.

67

behoud WGA

getal van 5 posities (N5)

artikel 103a1

het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie.

2.1.6. Onderdeel Lerarenregister en registervoorportaal

nr

veld

formaat

Definitie/toelichting

68

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

69

code administratie

nummer van maximaal 6 cijfers (N6)

Een code die aanduidt uit welke administratie de gegevens afkomstig zijn.

70

geslacht

code van 1 letter (A1)

De sekse van het personeelslid, zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand: een aanduiding die aangeeft dat de ingeschrevene een man of een vrouw is, of dat het geslacht (nog) onbekend is. De codes zijn:

M Man

V Vrouw

O Onbekend

71

geboortedatum

getal van 8 cijfers JJJJMMDD (N8)

De datum waarop het personeelslid is geboren.

72

organisatienummer bevoegd gezag

nummer van 5 cijfers (N5)

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

73

organisatienummer school

code van 2 cijfers, 2 letters (A4)

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

74

organisatievolgnummer school

nummer van maximaal 10 cijfers (N10)

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

75

begindatum arbeidsovereenkomst

getal van 8 cijfers JJJJMMDD (N8)

De begindatum van de arbeidsrelatie.

76

Einddatum arbeidsovereenkomst

getal van 8 cijfers JJJJMMDD (N8)

De einddatum van de arbeidsrelatie.

77

Naam

 

De achternaam van de leraar en eventueel toevoeging.

78

voornaam

 

De voornamen van de leraar.

80

adresregelbuitenland1

Alleen gebruiken bij een buitenlands adres.

81

adresregelbuitenland2

Alleen gebruiken bij buitenlands adres.

82

adresregelbuitenland3

Alleen gebruiken bij buitenlands adres.

83

landcode

 

De landcode zoals deze ook door het BRP wordt gebruikt. Alleen nodig bij een buitenlands adres.

86

benoemingsgrondslag

 

Het artikel(lid) van de WVO op grond waarvan de leraar is benoemd.

87

onderwijs waarvoor is benoemd

 

In geval de benoemingsgrondslag leidt tot opname in het registervoorportaal: het soort onderwijs waarvoor de leraar is benoemd maar (nog) niet over het bewijs beschikt dat is voldaan aan de bekwaamheidseisen.

88

begindatum benoeming

getal van 8 cijfers JJJJMMDD (N8)

De begindatum van de benoeming.

89

einddatum benoeming

getal van 8 cijfers JJJJMMDD (N8)

De einddatum van de benoeming.

De categorieën van de benoemingsgrondslag zijn op grond van de Wet op het voortgezet onderwijs:

 

Formele basis

Aanduiding

Lerarenregister

(Artikel 41a)

Artikel 33, eerste lid, onderdeel b, onder 1

WHW-getuigschrift ¹

 

Artikel 33, eerste lid, onderdeel b, onder 2

Erkende EU-kwalificatie

 

Artikel 33, lid 1a

Educatieve minor

 

Artikel 33, lid 1b

Pabo in het praktijkonderwijs

 

Artikel 33, tweede lid

Ministeriële ontheffing

 

Artikel 33, zestiende lid

Ministeriële verklaring

 

Artikel 33a

Ministeriële bevoegdheid

 

Artikel 33b

Geschiktheidsverklaring WEB igv entreeopleiding

Registervoorportaal

(Artikel 41q)

Artikel 33, eerste lid, onderdeel b, onder 3 juncto artikel 118k

Geschiktheidsverklaring

 

Artikel 33, derde lid

Tijdelijke vervanging/vacatures

 

Artikel 33, vierde lid

Overige gronden

 

Artikel 33, vijfde lid, onderdeel c, onder 2

Geschikt bevonden leraar

 

Artikel 33, negende lid en twaalfde lid

LIO-er

 

Artikel 41t

Overgangsrecht LR/RVP

 

Artikel 35a jo. artikel 3.1 Besluit bekwaamheidseisen onderwijspersoneel

Tijdelijk onbevoegd in bovenbouw vho

¹ Dit is met inbegrip van het overgangsrecht o.b.v. artikel XI Wet BIO (Stb. 2004, 344; inwtr. Per 1 augustus 2008, Stb. 2005, 672) alsook de Overgangsregeling leraren lom en mlk van 5 oktober 1998.

  • Onderwijs waarvoor benoemd (registervoorportaal)

In het geval dat de benoemingsgrondslag leidt tot opname van de leraar in het registervoorportaal, levert het bevoegd gezag tevens aan: het onderwijs waarvoor de leraar is benoemd.

Dit onderwijs wordt aangegeven in termen van ten minste een van de vakken of vakgebieden, genoemd in hoofdstuk III, paragraaf 3, van het Inrichtingsbesluit WVO, daaronder tevens begrepen het onderwijs dat wordt aangeboden teneinde leerlingen in staat te stellen te voldoen aan het relevante referentieniveau rekenen.

2.2. Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering

Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en mbo, zo veel als mogelijk op elkaar af stemmen.

  • arbeidsrelatie versus aanstelling/benoeming

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen aanstellingen of benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds. In het vervolg worden alleen de termen benoemen, benoemde en benoeming(en) gebruikt. Voor het openbaar onderwijs dient hiervoor aanstellen, aangestelde resp. aanstelling(en) gelezen te worden.

In deze regeling is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband.

In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

  • benoemingen bij meer dan één school

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

  • benoemingen in meer dan één functie

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent.

  • veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.

  • verandering van betrekkingsomvang in verband met vervanging

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

  • begin en einde verlofperiode

Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

  • begin- en einddatum

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

  • bevoegdheid

Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden.

  • leseenheden per graadsector en per vak

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.

  • extractiedatum

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

  • financieringsbron

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

  • 1. regulier lumpsumbudget (personele en materiële bekostiging) en/of andere door OCW verstrekte budgetten, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc.

  • 2. loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van de Wet werk en bijstand.

  • 3. door Risicofonds, middelen die een school op grond van een verzekering ontvangt van een risicofonds in verband met (vervanging bij) ziekte of afwezigheid om andere redenen

  • 4. overige middelen.

  • 5. niet van belang in vo.

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

  • maand waarop betrekking

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.

Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).

  • opeenvolgende periodes van ziekteverlof

Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

  • opbouw jaarbestand

De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.

Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.

Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd.

  • peilmaand en peildatum

De in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van deze bijlage beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de BAPOfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

  • terugwerkende kracht mutaties

Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

  • vakantie-, snipper- en feestdagen

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

  • vervanging

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

  • volgnummer

Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden.

  • grondslag van de benoeming

Schoolbesturen geven aan wat de benoemingsgrondslag is voor toedeling van de gegevens van leraren in het systeem voor respectievelijk het lerarenregister en registervoorportaal. Het bevoegd gezag geeft voor elke leraar aan op grond van welk artikellid uit de onderwijswet deze leraar is benoemd.

2.3. Specificatie

Functiecategorie

De typering van de functie vindt plaats aan de hand van toedeling aan één van de volgende categorieën:

  • Management: directie en bestuur

Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

Code

betekenis

1

Bestuurslid, lid college van bestuur

2

(Bovenschoolse) directeur

3

Adjunct- of waarnemend directeur

4

Overig management in directie en bestuur

  • Midden management

Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

Code

betekenis

5

Staffunctionaris (bv hoofd facilitaire dienstverlening)

6

Onderwijscoördinator (bv teamcoördinator/voorzitter sectie Engels)

7

Overig midden management

  • Onderwijsgevend personeel

Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

Code

betekenis

8

Groepsleerkracht (incl. remedial teacher)

9

Vakleraar

10

Leraar in opleiding

11

Overig onderwijzend personeel

  • Onderwijsondersteunend personeel

Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

Code

betekenis

12

Assisterende functies (bv (technisch) onderwijsassistent, docentassistent, lokaalassistent, klassenassistent)

13

Therapeutische en zorgfuncties (bv psychologisch medewerker, logopedist, orthopedagoog, fysiotherapeut, schoolmaatschappelijk werker)

14

Instructeur

15

Overig onderwijsondersteunend personeel

  • Beheer- en administratief personeel

Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling/deelnemer onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling/deelnemer ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

Code

betekenis

16

Beheerfuncties (vb. conciërge, schoonmaker, beheerder/ICT)

17

Administratieve functies (vb. personeelszaken, leerlingenadministratie)

18

Overig beheer- en administratief personeel

Soort loon, toelage of korting

In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-netto systeem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal specifieke toelagen wordt genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: toelagen overig.

Code

betekenis

100

Brutoloon (zie toelichting)

200

Vakantie-uitkering

410

Bindingstoelage

415

Uitlooptoeslag

417

Inkomenstoelage

418

Structurele eindejaarsuitkering

420

Bruto toelagen: eenmalige uitkering

430

Bruto toelagen i.v.m. scholing

440

Bruto functioneringstoelagen

460

Bruto toelagen arbeidsmarkt

490

Bruto toelagen overig

510

Netto toelagen i.v.m. scholing

540

Netto toelagen gratificaties

600

Netto toelagen overig

900

Werkgeversaandeel premie OP/NP

1000

Werkgeversaandeel premie AAOP

1050

Werkgeversaandeel Overgangspremie

1200

Premie WAO/WIA basispremie (Aof)

1210

Premie WAO/WIA gemiddeld (Aok)

1220

Premie Werkhervattingskas (WhK) (voorheen premie WGA, deze premie is m.i.v. 1 januari 2014 vervallen)

1300

Premie participatiefonds

1400

Premie vervangingsverzekering/verzuimverzekering

1500

Pseudopremie WW

1600

Bruto kortingen overig

1700

Overige fiscale (eind)heffingen en kortingen

1800

Loonkosten

1900

Heffingsgrondslag (voorheen Sociaal coördinatieloon SVW)

2300

Spaarloon (periode)

2310

Levensloopregeling (periode) werknemersdeel

2320

Levensloopregeling periode werkgeversbijdrage

2500

Afdracht premie OP/NP

2600

Afdracht premie AAOP

2700

Afdracht premie Overgangspremie

3100

Bruto korting ouderenregeling/BAPO

3110

Bruto korting ouderschapsverlof

3120

Bruto korting wegens arbeidsongeschiktheid

3200

Bruto eindejaarsuitkering OOP

3600

UFO-premie

3800

Werkgeversbijdrage zorgverzekeringswet

3850

Werkgeversheffing zorgverzekeringswet

Bijlage 5. , behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO

Wijze van beschikbaarstelling van gegevens

In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 103a en artikel 103a1 van de WVO, verplicht zijn om aan de overheid te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 4. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO.

Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd.

De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de aanlevering van organisatie- en van personeelsgegevens.

1. Aanlevering van organisatiegegevens

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Elektronische wijzigingen zijn mogelijk via de website van DUO, na geautoriseerd inloggen op het daartoe bestemde deel van de website.

Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag worden de meeste gegevens via de Kamer van Koophandel doorgegeven. De wijzigingen van het centraal rekeningnummer, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag, dienen wel met het BRIN-mutatieformulier te worden doorgegeven. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daar op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

2. Aanlevering van personeelsgegevens

Achtereenvolgens zal in worden gegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering en periodieke bijstellingen.

2.1. Termijn voor aanlevering van gegevens

De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 4:

  • onderdeel persoon

  • onderdeel arbeidsrelatie

  • onderdeel loon, toelagen en korting

dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

  • uiterlijk 1 juli de gegevens over februari, maart en april

  • uiterlijk 1 oktober de gegevens over mei, juni en juli

  • uiterlijk 1 januari de gegevens over augustus, september en oktober

  • uiterlijk 1 april de gegevens over november, december en januari.

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 4

  • onderdeel persoon;

  • onderdeel arbeidsrelatie;

  • onderdeel loon, toelagen en korting;

  • onderdeel verlofgegevens;

dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

De gegevens uit tabel 2.1.5 van bijlage 4 «WIA», dienen één keer per kalenderjaar te worden geleverd aan DUO. Deze gegevens dienen geleverd te worden uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie gedurende het peiljaar en na afloop van het peiljaar, maar voor de extractiedatum administratief zijn verwerkt.

2.2. Wijze van aanlevering

De aanlevering van personeelsgegevens dient via de beveiligde site van DUO plaats te vinden. Deze site is bereikbaar via het adres http://www.duo.nl/zakelijk. Om een levering van personeelsgegevens via de beveiligde site te verrichten, zijn toegangsnaam, wachtwoord en aanvullende beveiligingsmiddelen (token) nodig. De procedure om deze te verkrijgen staat ook vermeld op www.duo.nl/zakelijk.

De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen. De verdere werking van de beveiligde site (inloggen, encrypten, etc.) staat vermeld in de gebruikershandleiding (te vinden via www.duo.nl/zakelijk). Op werkdagen controleert DUO regelmatig of er op de beveiligde site leveringen met personeelsgegevens zijn aangeboden. Als er een levering met personeelsgegevens is aangetroffen, wordt deze verwerkt.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat er een terugkoppeling gereed staat om opgehaald te worden van de beveiligde site. In die terugkoppeling staat aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.

Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens 2013’ dat via de website van DUO:

https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/levering-personeelsgegevens.jsp

De bovenstaande procedure geldt zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar.

Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten:

  • de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 4. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 4 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 4 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;

  • de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 4.

2.3. Periodieke bijstellingen

De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelsgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de Minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen voor gaan komen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering.

Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Deze regeling zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.

2.4. Lerarenregister en registervoorportaal

Nieuwe gegevens genoemd in tabel 2.1.6 van bijlage 4 worden maandelijks volledig en correct door het bevoegd gezag aan de Minister aangeleverd.

Gegevens die op grond van artikel 41n, tweede lid, onder a, of artikel 41s, tweede lid, onder a, van de wet en artikel 4c, tweede lid, van het Besluit informatievoorziening WVO aan het bevoegd gezag worden verstrekt, betreffen alleen de gegevens die op grond van artikel 41g, eerste lid, of artikel 41q, eerste lid, van de wet en artikel 4a, eerste of tweede lid, van het Besluit informatievoorziening WVO door het bevoegd gezag zijn verstrekt en niet zijn verkregen uit de basisregistratie personen.

Op de wijze van aanlevering van gegevens genoemd in tabel 2.1.6 van bijlage 4 is paragraaf 2.2 van deze bijlage van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat gegevens niet op cd-rom worden aangeleverd.

Gegevens die een leraar op grond van artikel 41g, derde lid, van de wet verstrekt, worden door de betreffende leraar aan de Minister verstrekt, waarbij hij het bewijsstuk als bedoeld in de artikelen 33, eerste lid, onderdeel b, onderdelen 1 en 2, lid 1a, lid 1b, tweede of zestiende lid, 33a of 33b, van de wet digitaal aanlevert in de vorm van een gewaarmerkte kopie.

Terug naar begin van de pagina