Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief

Geraadpleegd op 02-12-2024.
Geldend van 01-01-2019 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Gemeenschappelijke regeling tot instelling van een openbaar lichaam beheer archiefbescheiden en collecties gemeente Utrecht d.d. 10 februari 2017, kenmerk 1149544

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Den Haag, en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht,

Gelet op hoofdstuk I en IX van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten:

tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht.

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a. Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• b. gemeente: de gemeente Utrecht;

• c. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

• d. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of in beheer bij de Minister, de provincie en de gemeente voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente;

• e. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, en

• f. provincie: de provincie Utrecht;

• g. gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 2

• 1 De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister, gedeputeerde staten en het college bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.

• 2 Het Utrechts Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de Minister, de provincie en de gemeente mede uit.

• 3 De Minister, de provincie en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Het Utrechts Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

• 4 Gedeputeerde staten en het college kunnen hun niet-overgebrachte digitale archiefbescheiden in beheer van Het Utrechts Archief geven.

Artikel 2a

• 1 Er is een openbaar lichaam genaamd Het Utrechts Archief.

• 2 Het Utrechts Archief is gevestigd te Utrecht.

Artikel 2b

• 1 Aan het bestuur van Het Utrechts Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het college, gedeputeerde staten en de Minister overgedragen:

  • a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;

  • b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 28, 29, derde lid, 31 en 32, derde lid, van de Archiefwet 1995;

  • c. de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;

  • d. het adviseren en het doen van voorstellen aan de Minister, gedeputeerde staten en het college over de taken en bevoegdheden, die door de Minister, gedeputeerde staten of het college worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 27, 29, tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en

  • e. het verrichten van door de Minister, gedeputeerde staten of het college opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste en tweede lid.

• 2 Het Utrechts Archief stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

• 3 Het Utrechts Archief verricht namens en onder verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten en het college taken omtrent het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden als bedoeld in artikel 2, vierde lid.

Artikel 3

• 1 Het bestuur van Het Utrechts Archief bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.

• 2 Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam.

Artikel 4

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor de archiefbescheiden van het Rijk.

Artikel 5

• 1 Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden.

• 2 De Minister wijst twee leden aan.

• 3 Gedeputeerde staten en het college wijzen uit hun midden ieder twee leden aan.

• 4 De Minister, gedeputeerde staten en het college kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor gedeputeerde staten en het college uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

• 5 Het lidmaatschap van het algemeen bestuur van de leden, aangewezen door de Minister en het college eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college afloopt. Het lidmaatschap van de leden, aangewezen door het gedeputeerde staten, eindigt op het moment dat de zittingsperiode van gedeputeerde staten afloopt.

• 6 Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

• 7 Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de Minister, gedeputeerde staten of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

• 8 Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 6

• 1 De leden van het algemeen bestuur, aangewezen door de Minister of het college hebben elk twee stemmen. De leden van het algemeen bestuur, aangewezen door gedeputeerde staten hebben elk één stem.

• 2 Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

• 3 Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 4 Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

• 5 Het vierde lid is niet van toepassing:

  • a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

  • b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

• 6 Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van de stemmen die zijn uitgebracht, tenzij in de regeling anders is bepaald.

• 7 Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Artikel 7

• 1 Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Het Utrechts Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

• 2 Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 30, tot rijksarchivaris in de provincie, tot provinciearchivaris van de provincie en tot gemeentearchivaris van de gemeente benoemen.

• 3 Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 19, 19a en 20.

• 4 Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Artikel 8

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de Minister, provinciale staten en gedeputeerde staten van de provincie, de raad van de gemeente en het college de door hen gevraagde inlichtingen.

Artikel 9

• 1 Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de Minister verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

• 2 Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door gedeputeerde staten of het college verstrekt aan gedeputeerde staten en provinciale staten van de provincie, respectievelijk aan het college en aan de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

• 3 De Minister, gedeputeerde staten of het college kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 10

De Minister, gedeputeerde staten en het college kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

Artikel 11

• 1 Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

• 2 Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden één lid aan dat door de Minister is aangewezen als lid van het algemeen bestuur, en één lid dat door gedeputeerde staten is aangewezen als lid van het algemeen bestuur.

• 3 Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

• 4 Artikel 5, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 5 De leden van het dagelijks bestuur, die door de Minister en het college zijn aangewezen als lid van het algemeen bestuur, hebben elk twee stemmen. Het lid van het dagelijks bestuur dat door gedeputeerde staten is aangewezen als lid van het algemeen bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders is bepaald in de regeling.

• 6 In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 7 Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Artikel 12

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 13

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 14

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. het voeren van het dagelijks bestuur van Het Utrechts Archief;

• b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;

• c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van Het Utrechts Archief;

• d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;

• e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van Het Utrechts Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 7, vierde lid;

• f. besluiten namens Het Utrechts Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover dit het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

• g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

• h. het beheer van de activa en passiva van Het Utrechts Archief, en

• i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Het Utrechts Archief.

Artikel 15

• 1 De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

• 2 In aanvulling op het eerste lid wijst het algemeen bestuur als voorzitter een lid aan dat is aangewezen door het college.

• 3 Uit de andere leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 11, eerste lid, wordt een plaatsvervangend voorzitter aangewezen.

• 4 De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

• 5 De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 6 De voorzitter vertegenwoordigt Het Utrechts Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Artikel 16

• 1 Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van commissaris van de Koning, gedeputeerde van de provincie, burgemeester of wethouder van de gemeente, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Het Utrechts Archief.

• 2 De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

• 3 De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

Artikel 17

• 1 De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister, de provincie en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

• 2 De Minister, gedeputeerde staten en het college dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zevende lid.

• 3 De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De provincie en de gemeenten volgen in deze de Minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

• 4 Het Utrechts Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister, gedeputeerde staten en het college vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid.

• 5 Bij de start van Het Utrechts Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

• 6 De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• 7 Indien de Minister, gedeputeerde staten of het college een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, eerste lid, onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister, gedeputeerde staten of het college in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 18

• 1 Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

• 2 Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

• 3 Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister, provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente.

• 4 De Minister, gedeputeerde staten en het college maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met Het Utrechts Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 19

• 1 Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister.

• 2 Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 19a, eerste lid, bedoelde vaststelling, provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Het Utrechts Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

• 3 Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 18, vierde lid.

• 4 In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Het Utrechts Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 5 De ontwerpbegroting wordt door de zorg van het college, gedeputeerde staten en de Minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

• 6 Provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Artikel 19a

• 1 Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit.

• 2 Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente en de Minister, die ter zake bij de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 3 Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 20

• 1 Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

• 2 De artikelen 19 en 19a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 17, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 21

• 1 De Minister, de provincie en de gemeente voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

• 2 In afwijking van het eerste lid kunnen de Minister, de provincie en de gemeente de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 22

• 1 Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister, provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister, de provincie en de gemeente in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

• 3 Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister, provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

• 4 Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, provinciale staten van de provincie, raad van de gemeente en de Minister.

• 5 Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 23

• 1 Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister provinciale staten van de provincie en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister, de provincie en de gemeente.

• 2 De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister, de provincie en de gemeente van dat jaar.

Artikel 24

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister, de provincie en de gemeente vast.

Artikel 25

• 1 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van Het Utrechts Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Het Utrechts Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

• 2 Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Bij deze regels wordt de deskundige aangewezen die met de controle is belast.

Artikel 26

De Minister, gedeputeerde staten en het college kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

Artikel 27

• 1 Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Het Utrechts Archief.

• 2 De archiefbescheiden van Het Utrechts Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

• 3 De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 28

• 1 De Minister, gedeputeerde staten, het college en Het Utrechts Archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.

• 2 De Minister, gedeputeerde staten en het college kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

• 3 Het Utrechts Archief stelt de Minister, gedeputeerde staten en het college te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie, de archiefbewaarplaats van de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente.

Artikel 29

• 1 Het college, gedeputeerde staten en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste lid, voor Het Utrechts Archief van belang zijn.

• 2 Het college, gedeputeerde staten en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente, de provincie of de Minister kenbaar maken.

Artikel 30

Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van Het Utrechts Archief.

Artikel 31

• 1 Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

• 2 Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 32

• 1 De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 2 Met inachtneming van artikel 15, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 33

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur.

Artikel 34

• 1 Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

• 2 Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de gemeente.

• 3 Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde regelingen, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Artikel 35

Toetreding tot de regeling geschiedt bij een daartoe strekkende besluiten van de Minister, gedeputeerde staten en het college, na verkregen toestemming van provinciale staten van de provincie, de raad van de gemeente, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

Artikel 36

• 1 Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkende besluit van de Minister, gedeputeerde staten of het college. Gedeputeerde staten en het college overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van provinciale staten van de provincie, respectievelijk van de raad van de gemeente.

• 2 Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

• 3 De kosten van uittreding komen bij uittreding van het college, gedeputeerde staten of de Minister voor rekening van de gemeente, de provincie respectievelijk de Staat.

Artikel 37

• 1 Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de Minister, gedeputeerde staten en het college.

• 2 Gedeputeerde staten en het college hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming nodig van provinciale staten van de provincie, respectievelijk de raad van de gemeente.

Artikel 38

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de Minister, gedeputeerde staten en het college. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de Staat, de provincie en van de gemeente om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de Staat, de provincie en de gemeente te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Artikel 39

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

• 2 Het college zendt de regeling in aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 40

Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief.

Artikel 41

• 1 De Regeling Het Utrechts Archief, aangegaan op grond van het Besluit Utrechts Archief van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 januari 1998, nr. DCE/97/36110 gepubliceerd in de Staatscourant van 20 februari 1998, wordt ingetrokken.

• 2 De rechten en verplichtingen van Het Utrechts Archief zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.

Origineel slotformulier en ondertekening

De

Minister

van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. Bussemaker

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht

De burgemeester

,

J. van Zanen

De secretaris

,

G. Haanen

Financiële bijlage bij de Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief

Huidige financiële situatie

Per 1 januari 2019 treedt de provincie Utrecht toe tot deze gemeenschappelijke regeling. Door deze toetreding wijzigt de financiële situatie van Het Utrechts Archief. In deze bijlage zijn de afspraken over de structurele bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief nader gespecificeerd.

De grondslag voor het verlenen van de jaarlijkse financiële bijdrage van de deelnemers aan Het Utrechts Archief is te vinden in het eerste en tweede lid van artikel 17 van deze gemeenschappelijke regeling. De bijdrage wordt vastgesteld bij begroting en de deelnemers staan er voor in dat Het Utrechts Archief altijd aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. Bij de begroting wordt aangegeven wat de aard en omvang van de voorgenomen werkzaamheden voor het betreffende jaar zijn.

De bijdragen van de Minister en van het college worden zoveel mogelijk op basis van pariteit ingericht. In de vastgestelde Programmabegroting 2019 wordt voor het Rijk uitgegaan van een bijdrage van € 2.452.1911 en voor de gemeente Utrecht € 2.882.193.

De provincie Utrecht heeft sinds 2012 een dienstverleningsovereenkomst met Het Utrechts Archief. De bijdrage ad € 661.692, die jaarlijks op basis van deze overeenkomst is verleend, is gebaseerd op afspraken gemaakt bij het Bestuursakkoord 2011–20152. In de Programmabegroting 2019 van Het Utrechts Archief wordt uitgegaan van ditzelfde bedrag.

Uitgangspunten bij het bepalen van de jaarlijkse bijdragen

Met ingang van de beleidsplanperiode 2021-2024 worden de hierna genoemde uitgangspunten gehanteerd bij het bepalen van de bijdragen van de deelnemers. Voor aanvang van nieuwe (vierjarige) beleidsperioden worden de aandelen van de collecties van de partners in de totale collectie van Het Utrechts Archief herijkt en wordt op basis daarvan de deelnemersbijdrage berekend en vastgelegd.

Voor het archiefwettelijk beheer van fysieke of analoge archiefbescheiden en het beheer van bij Het Utrechts Archief berustende collecties worden de kosten berekend naar rato van het aandeel van de betreffende archiefbescheiden en collecties in relatie tot de totale collectie van HUA. Wat onder collectie wordt verstaan staat beschreven in artikel 1, onder d.

Voor het archiefwettelijk beheer van (overgebrachte) digitale archiefbescheiden in het e-depot wordt, op basis van de verwachte hoeveelheid digitale archiefbescheiden, conform het gezamenlijke, kostendekkende kostenmodel van Het Utrechts Archief en de andere Regionaal Historische Centra voor de decentrale overheden gerekend. In de fase van aansluiting op het e-depot zal een nog nader af te spreken opbouwtarief worden gehanteerd. Na 4 jaar volgt een evaluatie van het kostenmodel wat tot bijstelling van de gehanteerde tarieven en factoren kan leiden.

De bijdrage voor de toezichtstaken die Het Utrechts Archief uitvoert voor de provincie en de gemeente, wordt berekend op basis van de hoeveelheid in te zetten uren, het schaalniveau van de in te zetten functionaris(sen) en de overheadkosten.

In het geval er extra fysieke depotruimte voor archiefbescheiden van een deelnemer moet worden gehuurd, wordt de bijdrage voor de geprognosticeerde groei berekend op basis van de werkelijke kosten van de externe opslag en de transportkosten.

De kosten voor activiteiten in het kader van publieksbereik worden berekend naar rato van het aandeel van de betreffende collectie in de totale collectie van Het Utrechts Archief.

In de gemeenschappelijke regeling is de mogelijkheid voor gedeputeerde staten en het college opgenomen om (onderdelen van) hun niet-overgebrachte archieven door Het Utrechts Archief te laten beheren. Dit betreft een nieuwe activiteit, waarvoor nog geen uitgangspunten voor het bepalen van de bijdrage zijn geformuleerd.

Financiële risico’s

Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen de eigen begroting van Het Utrechts Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. De kosten worden alsdan in beginsel verdeeld naar rato van het aandeel van elk van de deelnemers in de totale bijdrage van de deelnemers in het betreffende jaar.

Bij aanvang van de provinciale deelname in de GR HUA, op 1 januari 2019, is deze verdeling als volgt:

Rijk	€ 2.452.191	41%
Gemeente Utrecht	€ 2.882.193	48%
Provincie Utrecht	€ 661.692	11%
Totaal	€ 5.996.076	100%

1. De bijdrage van de Minister zal gedurende de periode 2019 tot en met 2022 worden verhoogd in verband met een afgesproken wijziging in het beheer van de Rijkshuisvesting van Het Utrechts Archief. ^ [1]
2. Bestuursakkoord Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Interprovinciaal Overleg, Unie van Waterschappen en Rijk. ^ [2]