Reglement werkwijze NIWO

Geldend van 03-01-2017 t/m heden

Reglement werkwijze NIWO

De Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie,

Gezien de goedkeuring van de Minister van Infrastructuur en Milieu van 13 december 2016;

Gelet op artikel 4.2 van de Wet wegvervoer goederen;

Besluit:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

• Aanwijzende organisatie: een organisatie, instelling, stichting, vereniging of andere entiteit die op grond van dit reglement bevoegd is om een lid aan te wijzen voor de Sectorraad;

• directie: de directie van de NIWO, bedoeld in artikel 4.3 van de Wet wegvervoer goederen;

• Kaderwet: Kaderwet zelfstandige bestuursorganen;

• Minister: de Minister van Infrastructuur en Milieu;

• Ministerie: het Ministerie van Infrastructuur en Milieu;

• NIWO: het zelfstandig bestuursorgaan Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie, bedoeld in artikel 1.1 van de Wet wegvervoer goederen;

• Sectorraad: voorziening van gebruikers als bedoeld in artikel 19, lid 2 van de Kaderwet;

• WWG: Wet wegvervoer goederen.

Hoofdstuk 2. Organen van de NIWO

Artikel 2

De NIWO heeft een directie, een raad van advies en een sectorraad.

Hoofdstuk 3. Directie

Artikel 3. Samenstelling

• 1 De Minister, gehoord de raad van advies, benoemt, schorst en ontslaat de leden van de directie en stelt de bezoldiging van de leden van de directie vast.

• 2 Het lidmaatschap van de directie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de raad van advies.

Artikel 4. Taken

• 1 De directie is belast met de dagelijkse leiding van de NIWO.

• 2 De directie is voorts belast met:

  • a. het benoemen en ontslaan van medewerkers van de NIWO;

  • b. het vaststellen van hun honorering en overige arbeidsvoorwaarden;

  • c. het vaststellen van de interne organisatiestructuur, waaronder de functies, taken en bevoegdheden van de personeelsleden;

  • d. de uitvoering van alle in de WWG aan de NIWO opgedragen taken, en van de overige aan de NIWO opgedragen taken;

  • e. het vaststellen, publiceren en toepassen van beleidsregels ten behoeve van de uitvoering van de onder d bedoelde taken.

• 3 De directie is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, voor het beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van de NIWO en voor de financiering van de NIWO. De directie bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de raad van advies.

• 4 Bij de uitvoering van haar taken handelt de directie in overeenstemming met de belangen van de NIWO en de directie weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van bij de NIWO betrokken belanghebbenden af.

• 5 De directie draagt er zorg voor dat werknemers zonder invloed op hun rechtspositie de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard binnen de NIWO aan de directie of een door deze daartoe aangewezen functionaris.

• 6 De directie draagt zorg voor de nodige technische en organisatorische voorzieningen ter beveiliging van de gegevensbestanden tegen verlies of aantasting en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging en verstrekking van die gegevens.

Artikel 5. Financiële verslaggeving

• 1 De directie is verantwoordelijk voor de volledigheid en het goede verloop van de financiële verslaggeving en de planning en controlecyclus. Deze zijn ingericht conform het bij of krachtens de Kaderwet en de WWG bepaalde met betrekking tot het financieel toezicht en de informatie-uitwisseling.

• 2 De directie is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke financiële informatie bij haar bekend is, zodat de tijdigheid, volledigheid en juistheid van de planning en controlecyclus en de financiële verslaggeving worden gewaarborgd.

• 3 De directie zorgt ervoor dat de externe accountant zijn controlewerkzaamheden naar behoren kan uitoefenen.

• 4 De directie beoordeelt ten minste eenmaal per jaar het functioneren van de externe accountant en bespreekt de belangrijkste conclusies hiervan met de raad van advies.

Artikel 6. Besluitvorming

• 1 Onverminderd de artikelen 4.2, tweede lid, en 4.4, eerste lid, van de WWG legt de directie, voor zover de in dit lid, onderdelen a tot en met j, genoemde besluiten niet zijn voorzien in de begroting, deze, gehoord de raad van advies, ter goedkeuring voor aan de Minister:

  • a. de hoogte van de door de directie vastgestelde tarieven, bedoeld in artikel 4.6, lid 2, WWG;

  • b. vaststelling van de jaarrekening;

  • c. het oprichten van, dan wel deelnemen in een rechtspersoon;

  • d. het in eigendom verwerven, vervreemden of bezwaren van registergoederen waarvan de waarde een bedrag van 1 miljoen euro overschrijdt;

  • e. het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, waarvan de waarde een bedrag van 1 miljoen euro overschrijdt;

  • f. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening indien deze afzonderlijk dan wel alle kredietovereenkomsten en overeenkomsten van geldleningen gezamenlijk een bedrag van 1 miljoen euro overschrijden;

  • g. het aangaan van overeenkomsten waarbij de NIWO zich verbindt tot zekerheidstelling voor schulden van derden of waarbij de NIWO zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt;

  • h. het vormen van andere fondsen en reserveringen dan de egalisatiereserve, bedoeld in artikel 33 van de Kaderwet;

  • i. het doen van aangifte tot faillissement of het aanvragen van surséance van betaling;

  • j. tot de NIWO gerichte voorstellen tot taakopdracht door een ander bestuursorgaan.

• 2 De directie vraagt de raad advies over voorgenomen besluiten betreffende:

  • a. het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening, indien deze een bedrag afzonderlijk dan wel alle kredietovereenkomsten en overeenkomsten van geldleningen gezamenlijk van 0,25 miljoen euro overschrijden; de directie informeert de raad tevoren indien bedoeld bedrag 0,1 miljoen euro overschrijdt;

  • b. investeringen anders dan die opgenomen in de dan geldende begroting van de NIWO en die een bedrag van 0,25 miljoen euro overschrijden; de directie informeert de raad tevoren indien bedoeld bedrag 0,1 miljoen euro overschrijdt;

  • c. het verlenen, wijzigen en intrekken van doorlopende procuraties en het toekennen of ontnemen van een doorlopende vertegenwoordigingsbevoegdheid, tenzij zulks valt binnen een door de raad van advies goedgekeurd kader.

• 3 Indien de directeur na overleg met de raad van advies overweegt af te wijken van het advies als bedoeld in lid 2, treedt hij in overleg met het ministerie.

Artikel 7. Overleggen

De volgende overleggen vinden gedurende het jaar door de directie plaats:

• a. zo mogelijk een gezamenlijk overleg met de Minister of de secretaris-generaal van het ministerie en de raad van advies;

• b. ten minste viermaal per jaar overleg met de raad van advies ter bespreking van de algemene lijnen van het gevoerde en in de toekomst te voeren beleid, de begroting en het jaarverslag en de jaarrekening;

• c. regelmatig overleg met de voorzitter van de raad van advies indien zulks door een van hen of beiden noodzakelijk of wenselijk wordt geacht;

• d. periodiek overleg met de personeelsvertegenwoordiging van de NIWO.

Artikel 8. Voorkomen van belangenverstrengeling

• 1 Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de NIWO en de directie wordt vermeden.

• 2 De directie meldt een mogelijke belangenverstrengeling terstond aan de voorzitter van de raad van advies.

• 3 Een belangenverstrengeling bestaat in elk geval wanneer de NIWO voornemens is een transactie aan te gaan met een entiteit:

  • a. waarin de directie persoonlijk een materieel financieel belang houdt;

  • b. waarvan de leiding een familierechtelijke verhouding heeft met de directie; of

  • c. waarbij de directie een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.

Artikel 9. Nevenfuncties

• 1 De leden van de directie vervullen geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van hun functie of de handhaving van hun onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

• 2 De leden van de directie melden het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van hun functie aan de raad van advies en de Minister.

• 3 Nevenfuncties van de leden van de directie anders dan uit hoofde van hun functie worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door het publiceren van de nevenfuncties op de website van de NIWO.

Artikel 10. Vrijwaring

Leden van de directie worden, tenzij sprake is van opzet, grove schuld of ernstige nalatigheid door de NIWO gevrijwaard van alle kosten, daaronder begrepen advocatenhonoraria, boetes, schikkingsbedragen, etc., die zij hebben gemaakt in verband met civielrechtelijke, strafrechtelijke of administratiefrechtelijke procedures waarin zij zijn betrokken uit hoofde van hun lidmaatschap van de directie. De NIWO sluit ten behoeve van de directie een aansprakelijkheidsverzekering af om deze kosten (voor zover mogelijk) te dekken. Indien de directie vermoedt of bemerkt dat zij aansprakelijk gesteld wordt of zal worden, meldt de directie dit terstond aan de voorzitter van de raad van advies.

Artikel 11. Benoemingsprocedure

Voorafgaand aan de benoeming van (een nieuw lid van) de directie stelt de raad van advies een deskundigheidsprofiel op voor het nieuwe lid. Na, al dan niet in aangepaste vorm, goedkeuring van het deskundigheidsprofiel door de Minister, selecteert de raad van advies potentiële kandidaten en brengt de raad van advies via de Algemene Bestuursdienst een niet-bindende voordracht uit aan de Minister van minimaal één kandidaat voor de invulling van de vacature.

Hoofdstuk 4. Raad van advies

Artikel 12. Samenstelling

• 1 De raad van advies bestaat uit drie leden, onder wie de voorzitter.

• 2 De Minister benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter en de leden van de raad en stelt hun vergoeding vast. De leden van de raad worden benoemd voor een tijdvak van vier jaren en zijn aansluitend éénmalig voor een tijdvak van vier jaren herbenoembaar.

• 3 Het lidmaatschap van de raad eindigt door het verstrijken van de benoemingstermijn, door ontslag op eigen verzoek dan wel om zwaarwichtige redenen. Een lid verzoekt in ieder geval om ontslag in geval van structurele onverenigbaarheid van belangen.

• 4 De raad stelt een rooster van aftreden vast, waarbij als uitgangspunt geldt dat zo weinig mogelijk leden tegelijkertijd aftreden.

• 5 De raad streeft ernaar dat in deze raad de voor de NIWO relevante deskundigheden zijn vertegenwoordigd, meer in het bijzonder met betrekking tot kennis van politiek-bestuurlijke verhoudingen, juridische aangelegenheden, financiën en bedrijfsvoering van overheidsorganisaties en compliance en risicomanagement.

• 6 Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de raad.

Artikel 13. Benoemingsprocedures

• 1 Bij de benoeming van een nieuw lid van de raad worden de volgende processtappen gevolgd:

  • a. De raad stelt een deskundigheidsprofiel op voor het nieuwe lid. De raad houdt er rekening mee dat de raad dusdanig is samengesteld dat zo veel mogelijk verschillende deskundigheidsgebieden zijn afgedekt.

  • b. Met inachtneming van dit deskundigheidsprofiel brengt de raad een niet-bindende voordracht uit aan de Minister van minimaal één kandidaat voor de invulling van de vacature.

  • c. De raad van advies consulteert voor het uitbrengen van het in het vorige lid bedoelde advies de directie en de sectorraad en betrekt hun het oordeel van de directie en de sectorraad bij de advisering aan de Minister.

  • d. De voordracht geeft aan op welke gronden de raad van mening is dat de kandida(a)t(en) voldoe(t/n) aan het deskundigheidsprofiel.

• 2 Bij herbenoeming van een lid van de raad worden de volgende processtappen gevolgd:

  • a. De raad wint over de voorgenomen herbenoeming van een lid het gevoelen van de directie en de sectorraad in;

  • b. De raad doet een voordracht aan de Minister.

  • c. Indien de Minister besluit tot afwijzing, wordt de in het eerste lid beschreven procedure tot benoeming van een nieuw lid gevolgd.

Artikel 14. Voorzitter raad van advies

De voorzitter van de raad:

• a. bepaalt de agenda en leidt de vergaderingen van de raad;

• b. ziet toe op het goed functioneren van de raad;

• c. draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan de leden;

• d. zorgt ervoor dat voldoende tijd bestaat voor de besluitvorming;

• e. is namens de raad het voornaamste aanspreekpunt voor de directie;

• f. initieert de evaluatie van het functioneren van de raad en van de directie;

• g. is het aanspreekpunt voor vermeende onregelmatigheden betreffende het functioneren van de directie.

Artikel 15. Taken

• 1 De raad van advies ziet toe op:

  • a. de onderwerpen, bedoeld in artikel 4.3b van de WWG;

  • b. de strategie en de risico’s verbonden aan de taken van de NIWO;

  • c. de financiële jaarverslaggeving en het opstellen van de begroting;

  • d. de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving.

• 2 De raad voorziet het jaarverslag van de NIWO van een verslag van de raad waarin de raad verantwoording aflegt over de uitvoering van de aan de raad opgedragen taken.

• 3 De leden van de raad hebben toegang tot het gebouw van de NIWO en zijn als college, in het kader van het uitoefenen taken als lid van de raad, bevoegd tot inzage van alle documenten.

Artikel 16. Vergaderingen en besluitvorming

• 1 De raad vergadert ten minste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter zulks wenselijk acht.

• 2 De raad besluit bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de voorzitter een beslissende stem.

• 3 De raad kan geen rechtsgeldige besluiten nemen indien niet ten minste de meerderheid van de leden ter vergadering aanwezig is.

• 4 Alle besluiten van de raad kunnen ook op andere wijze dan in vergadering worden genomen, mits alle leden van de raad in de gelegenheid worden gesteld hun stem uit te brengen en zij allen schriftelijk of per mailbericht hebben verklaard zich niet tegen deze wijze van besluitvorming te verzetten.

• 5 De vergaderingen van de raad worden door een door de directie aan te wijzen medewerker van de NIWO genotuleerd. Het verslag dat aldus is opgemaakt wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6 De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar en worden, tenzij per agendaonderwerp anders is bepaald, bijgewoond door de directie.

Artikel 17. Overleggen

De volgende overleggen vinden gedurende het jaar door de raad plaats:

• a. zo mogelijk overleg met de Minister of de secretaris-generaal van het ministerie en de directie over onder meer de toezichtbevindingen en het functioneren van de directie;

• b. ten minste viermaal per jaar overleg met de directie over de bevindingen van de raad met betrekking tot de onderwerpen als genoemd onder artikel 6, lid 2 van dit reglement en de financiële kwartaalrapportages. Van het houden van de bespreking wordt melding gemaakt in het verslag van de raad bij het jaarverslag van de NIWO.

Artikel 18. Onafhankelijkheid en belangenverstrengeling

• 1 De leden van de raad hebben op persoonlijke titel zitting in de raad en oefenen hun functie uit zonder last of ruggespraak.

• 2 Voor de leden geldt dat deze:

  • a. niet lid zijn van een bestuur dan wel een raad van toezicht of advies van een soortgelijke organisatie ressorterend onder de Minister;

  • b. gedurende een periode van drie jaar voorafgaand aan het lidmaatschap niet in dienst zijn geweest van de NIWO;

  • c. geen ambtenaar zijn in dienst van het Rijk.

• 3 De raad zal de onafhankelijkheid van de individuele leden en de raad als college bewaken.

  Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de NIWO en de leden van de raad wordt vermeden. Een dergelijke belangenverstrengeling wordt in ieder geval geacht te bestaan wanneer de NIWO voornemens is een transactie aan te gaan met een entiteit:

  • a. waarin een lid persoonlijk een materieel financieel belang houdt;

  • b. waarvan een directeur een familierechtelijke verhouding heeft met een lid van de raad; of,

  • c. waarbij een lid van de raad een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult.

Artikel 19. Nevenfuncties

• 1 Een lid van de raad vervult geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van zijn functie of de handhaving van zijn onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin.

• 2 Een lid van de raad meldt het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van zijn functie aan de Minister.

• 3 Nevenfuncties van een lid van de raad anders dan uit hoofde van zijn functie worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door het op de website van de NIWO publiceren van een opgave van de nevenfuncties van de leden van de Raad.

Artikel 20. Vrijwaring

De leden van de raad worden, voor zover er geen sprake is van opzet, grove schuld of ernstige nalatigheid door de NIWO gevrijwaard van alle kosten, daaronder begrepen advocatenhonoraria, boetes, schikkingsbedragen en dergelijke, die zij hebben gemaakt in verband met civielrechtelijke, strafrechtelijke of administratiefrechtelijke procedures waarin zij zijn betrokken uit hoofde van hun lidmaatschap van de raad. De NIWO sluit ten behoeve van de leden een aansprakelijkheidsverzekering af om deze kosten (voor zover mogelijk) te dekken. Indien een lid vermoedt of bemerkt dat hij aansprakelijk gesteld wordt of zal worden, meldt het lid dit onverwijld aan de directie en de voorzitter van de raad, of indien het de voorzitter betreft, aan de directie en de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

Hoofdstuk 5. Sectorraad

Artikel 21. Doel

• 1 De sectorraad oordeelt over en doet gevraagd en ongevraagd voorstellen tot verbetering van de kwaliteit van de taakuitvoering door de directie en adviseert over het concept tarievenvoorstel dat door de NIWO aan de Minister wordt uitgebracht.

• 2 De sectorraad brengt desgevraagd advies uit aan de raad van advies over de voorgenomen benoeming

  van de leden van de raad van advies.

• 3 De sectorraad brengt advies uit aan de directie over de door de directie voorgelegde concept beleids- regels.

• 4 De sectorraad stelt de zogenoemde Panteia/NEA-rapporten vast en voert het overleg met de organisatie die deze rapporten opstelt over de kosten van de totstandkoming van deze rapporten. Over de uitkomsten van dat overleg adviseert de sectorraad de directie.

• 5 De sectorraad komt ten minste tweemaal per jaar in overleg bijeen.

Artikel 22. Aanwijzende organisaties

• 1 Een aanwijzende organisatie wijst één lid en één plaatsvervangend lid aan voor de sectorraad.

• 2 De aanwijzende organisaties zijn:

  • a. TLN;

  • b. evofenedex;

  • c. VERN;

  • d. FNV;

  • e. CNV (CNV vakmensen).

• 3 Onverminderd het eerste lid wijst TLN twee transportondernemers aan als lid.

• 4 Onverminderd het eerste lid wijst evofenedex één verlader aan als lid.

• 5 De directie kan, indien de raad van advies daarmee instemt, de bevoegdheid tot aanwijzing intrekken

  indien een aanwijzende organisatie:

  • a. geen gebruik maakt van haar recht tot aanwijzing van een lid voor de sectorraad; of,

  • b. haar rechtsvorm verandert.

• 6 Als een aanwijzende organisatie ophoudt te bestaan, surseance van betaling aanvraagt dan wel failliet wordt verklaard, vervalt de desbetreffende benoeming met ingang van het moment dat die omstandigheid zich voordoet van rechtswege.

• 7 Een aanwijzende organisatie kan de directie schriftelijk verzoeken een benoeming in te trekken.

• 8 De directie kan, indien de raad van advies daarmee instemt, besluiten nieuwe aanwijzende organisaties te benoemen.

Artikel 23. Voorzitter sectorraad, secretaris en werkwijze

• 1 De voorzitter van de raad van advies is q.q. voorzitter van de sectorraad. Uit zijn eigen geleding wijst de sectorraad een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2 De secretaris is een door de directie aan te wijzen medewerker. De secretaris is verantwoordelijk voor de logistieke en administratieve ondersteuning van de sectorraad.

• 3 De voorzitter en de secretaris hebben geen stem in de sectorraad.

• 4 De directie kan als toehoorder en adviseur de vergaderingen van de sectorraad bijwonen.

• 5 De sectorraad komt jaarlijks in elk geval in september bijeen en komt overigens zo vaak

  bijeen als een meerderheid van de leden dat wenselijk acht.

• 6 Tijdens de vergadering kunnen door de sectorraad adviezen worden uitgebracht. Dit kan op verzoek van de voorzitter of de directie of op eigen initiatief van de leden gebeuren. Uitgangspunt is dat een advies van de sectorraad op basis van unanimiteit tot stand komt. Indien er gestemd moet worden, heeft iedere aanwijzende organisatie één stem. Een besluit wordt in dat geval met gewone meerderheid van stemmen genomen. Afwijkende standpunten worden als aantekening bij het advies gevoegd.

• 7 Als de raad van advies of de directie een advies van de sectorraad geheel of gedeeltelijk niet overneemt, gebeurt dit onder opgave van redenen.

• 8 De uitnodiging voor de vergadering wordt uiterlijk twee weken voor de datum van de vergadering aan de leden gezonden. De uitnodiging gaat vergezeld van een conceptagenda. Op dat moment nog niet beschikbare stukken worden uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering nagezonden.

• 9 De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de conceptagenda op. Via de secretaris kunnen onderwerpen voor de vergadering worden geagendeerd.

• 10 De vergadering is niet openbaar.

Artikel 24. Verslaggeving

Jaarlijks brengt de directie aan de Minister verslag uit van de in het voorafgaande kalenderjaar door de sectorraad uitgebrachte adviezen. In dat verslag wordt aangegeven in hoeverre de NIWO de adviezen heeft opgevolgd en – waar dat niet het geval is – de (gecategoriseerde) redenen waarom opvolging van adviezen niet heeft plaatsgevonden. Een verslag op hoofdlijnen is onderdeel van het jaarverslag van de NIWO. Het besluit tot vaststelling van de tarieven dat ter goedkering aan de Minister wordt gezonden, gaat vergezeld van de adviezen die hierover zijn uitgebracht.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 25. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 26. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Reglement werkwijze NIWO.

Dit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Rijswijk, 2 januari 2017

De Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie,

G.J. Olthoff

directie

Terug naar begin van de pagina