Regeling Archiefbeheer COA

[Regeling vervallen per 12-11-2020.]
Geraadpleegd op 04-10-2024.
Geldend van 18-07-2014 t/m 11-11-2020

Origineel opschrift en aanhef

Regeling Archiefbeheer COA

Het bestuur van het COA,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit vast te stellen de navolgende beheersregels, betreffende het beheer van de archiefbescheiden van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers1:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 1. Definities

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

ln deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Archief: alle archiefbescheiden (records), digitaal of fysiek, ontvangen of opgemaakt door het COA.

• b. Archiefbeheer: alle afspraken, procedures, werkwijzen en middelen rond het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van archiefbescheiden van het COA.

• c. Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).

• d. Archiefsysteem: het geheel van beleid, procedures, methoden, kennis, personen, middelen (programmatuur, apparatuur), en documenten, waarmee een organisatie haar archiefbescheiden (records) vastlegt, bewaart, beheert en over een langere periode vindbaar maakt en beschikbaar stelt.

• e. Archiefwaardig document: een document dat een rol speelt bij de uitvoering van een werkproces. Die rol kan worden gespeeld in het kader van:

  • – Bedrijfsvoering: informatie is één van de productiefactoren in een organisatie en onmisbaar voor management- en procesondersteuning en bron voor kennismanagement.

  • – Bewijsvoering: documenten worden gebruikt om de rechten van het COA aan te tonen.

  • – Verantwoording: documenten hebben bewijskracht waarmee het COA verantwoording kan afleggen over haar handelen

  • – Openbaarheid van overheidshandelen: documenten kunnen worden gebruikt om burgers te informeren.

  • – Cultureel erfgoed: documenten zijn een belangrijke bron voor historisch onderzoek.

• f. Archiefwetgeving: alle regelgeving gebaseerd op de Archiefwet 1995 (bevattende archiefwettelijke eisen):

  • – Archiefwet: is een wet op hoofdlijnen. Een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995.

  • – Archiefbesluit: dit besluit bevat op zijn beurt weer bepalingen op hoofdlijnen. Die bepalingen zijn verder uitgewerkt in de Archiefregeling.

  • – Archiefregeling: de regeling bevat een verdere uitwerking van het Archiefbesluit 1995. In de Archiefregeling worden o.a. geregeld: de duurzaamheid van archiefbescheiden, de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, algemene en bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

• g. Authenticiteit: Het behoud van de inhoud, vorm en structuur van archiefbescheiden in hun oorspronkelijke gedaante, dat wil zeggen de gedaante die ze bij hun ontstaan hadden.

• h. Autorisaties: het recht op wijzigen of inzien van dossiers en documenten. De autorisaties worden geregeld in een organisatiespecifieke autorisatiematrix.

• i. Beheerder: (archief)functionaris onder wiens leiding de gecentraliseerde en voorwaardenscheppende werkzaamheden op het gebied van het archiefbeheer vallen.

• j. Conversie: Het om- of overzetten van gegevens in een ander bestandsformaat.

• k. Documentaire informatievoorziening: het geheel aan afspraken, middelen en organisatie rond de omgang met documenten binnen het COA.

• l. Dossier: bundeling (digitaal of anders) van documenten (records) die bij de behandeling van een zaak een rol spelen.

• m. Document: geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een gegevensdrager. Een papieren document vormt met zijn drager (opslagmedium) een fysieke eenheid, bij een digitaal document is dat niet het geval. Ook e-mailberichten, databases en webpagina's zijn documenten.

• n. Documenteigenaar: de medewerker die een archiefwaardig document maakt of ontvangt en daarmee verantwoordelijk is voor het toevoegen van dat document aan het dossier.

• o. Duurzaamheid (digitale duurzaamheid): kwaliteitseisen gesteld aan de gegevensdrager, schrijf- en verpakkingsmateriaal, opslagformaat en wijze van bewaring van archiefstukken die ertoe leiden dat tenminste honderd jaar na het ontstaan van de archiefstukken deze archiefstukken nog zijn te raadplegen.

• p. Kwaliteitssysteem: geheel van maatregelen waarmee het COA op systematische wijze de kwaliteit van het archiefsysteem bepaalt, bewaakt en kan verbeteren. Kwaliteit in het kader van kwaliteitszorg is de mate waarin dit archiefsysteem voldoet aan expliciet vastgelegde eisen die aan onderdelen van dit archiefsysteem worden gesteld.

• q. Metagegevens: gegevens die inhoud, context en structuur van archiefbescheiden en hun beheer beschrijven.

  Metagegevens bieden gestructureerde informatie die de creatie, registratie, classificatie, toegang, bewaring en tijdige vernietiging van records mogelijk maken. Met behulp van metagegevens wordt de relatie tussen werkproces, afhandeling, archivering, dossier en document vastgelegd en kunnen dossiers en documenten makkelijker teruggevonden worden.

• r. Metagegevensschema: beschrijving van de verplichte minimale metagegevens voor werkprocessen, dossiers en documenten. Tevens beschrijving van de eisen waaraan extra vast te leggen metagegevens moeten voldoen.

• s. Migratie: Het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.

• t. Noodvernietiging: Mogelijkheid om in buitengewone omstandigheden, af te wijken van de voorgeschreven vernietigingsprocedures en te vernietigen zonder rekening te houden met een selectielijst.

• u. Ordeningsstructuur (classificatieschema): structuur waarin de logische ordening van archiefbescheiden (records) wordt beschreven. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordening sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van de taken.

• v. Overbrenging: het door het COA overdragen van de zorg en het beheer van archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen aan een rijksarchiefbewaarplaats (Nationaal Archief).

• w. Overdracht: Het in beheer overdragen van archiefbescheiden, bijvoorbeeld van het dynamisch naar het semi-statisch archief.

• x. Proceseigenaar: de eindverantwoordelijke manager van een werkproces.

• y. Records: archiefbescheiden, archiefstukken.

• z. Selectielijst (basisselectiedocument of BSD): een lijst zoals bedoeld in de artikel 5 van de Archiefwet 1995, waarin is opgenomen welke archiefbescheiden voor permanente bewaring en welke voor vernietiging na een bepaalde termijn in aanmerking komen. In de praktijk naadloos afgestemd op de ordeningsstructuur.

• aa. Substitutie (vervanging): het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, die bij of krachtens de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld van de originele archiefbescheiden. Meestal gaat het hier om het maken van een digitale kopie van een papieren record, waarna het papieren origineel wordt vernietigd.

• ab. Vernietiging: hierbij ondergaan archiefbescheiden een zodanige bewerking dat informatie niet meer te lezen of te reconstrueren is. Overheidsorganen zijn verplicht archiefbescheiden na de in de selectielijst gestelde termijnen te vernietigen. Deze verplichting staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995. Van elke vernietiging moet krachtens artikel 8 van het Archiefbesluit een verklaring worden opgesteld.

• ac. Vervreemding: het (in eigendom) overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of civielrechtelijke partij.

• ad. Werkproces: samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak.

• ae. Werkinstructie: uitwerking van bepalingen uit de regeling archiefbeheer tot een praktische handleiding voor het COA. In de regeling archiefbeheer wordt aangegeven wanneer een werkinstructie noodzakelijk is.

• af. Zorg: algemeen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de verplichtingen die zijn opgenomen in de Archiefwet.

• ag. Zorgdrager: de organisatie die krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archieven. In dit geval is dat het bestuur van het COA.

Artikel 2. Reikwijdte

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle records (archiefwaardige documenten), ongeacht hun vorm, van alle archiefvormende afdelingen (organisatieonderdelen) van het COA.

Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheden

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 3. Bestuur (zorgdrager)

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het bestuur is zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995 voor alle archiefbescheiden van het COA.

• 2 Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het archiefbeheer en stelt de regelingen en algemene voorschriften vast die op dit terrein noodzakelijk zijn.

• 3 Het bestuur is belast met de wettelijke verplichting om de archiefbescheiden van het COA in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en houden.

• 4 Het bestuur draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 5 Het bestuur draagt er zorg voor dat de archiefruimten van het COA voldoen aan de eisen die de Archiefregeling daaraan stelt.

• 6 Het bestuur draagt zorg voor toereikende middelen en voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

• 7 Voor het verrichten van de centrale werkzaamheden en het dagelijks toezicht op het archiefbeheer stelt het bestuur een beheerder aan met voldoende deskundigheid op het gebied van het archiefbeheer.

Artikel 4. Proceseigenaar

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 De eigenaar van een proces is de eigenaar van de archiefbescheiden van dat proces.

• 2 De proceseigenaar is verantwoordelijk voor een juiste bewaring van deze archiefbescheiden en voor het vernietigen daarvan volgens de juiste procedure. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het vernietigen van archiefbescheiden ligt bij de beheerder.

• 3 De proceseigenaar dient elke vernietiging van archiefbescheiden formeel goed te keuren, voordat deze vernietiging plaatsvindt.

Artikel 5. Beheerder

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 De beheerder is degene die in opdracht van het bestuur belast is met het archiefbeheer.

• 2 De beheerder is verantwoordelijk voor het bevorderen van de juiste en volledige uitvoering van regelingen en voorschriften rondom het archiefbeheer.

• 3 De beheerder is belast met de voorbereiding en het onderhoud van regelingen en voorschriften op het terrein van het archiefbeheer.

• 4 De beheerder verricht adviserende en coördinerende taken waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer zijn gediend.

Artikel 6. COA-medewerker

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 De COA-medewerker is in staat om documenten die hij ontvangt of verstuurt, als archiefstuk te identificeren.

• 2 De COA-medewerker is verantwoordelijk voor de aanbieding van door hem behandelde archiefwaardige documenten aan het archief, conform de eisen van de beheerder. De beheerder heeft hierin een ondersteunende rol. Deze biedt het archiefsysteem aan en ondersteunt in de uitvoering van de werkzaamheden door middel van de DIV-afdeling.

• 3 De beheerder zorgt voor een werkinstructie die de medewerker ondersteunt bij het identificeren van archiefbescheiden.

• 4 De COA-medewerker draagt er zorg voor dat fysieke dossiers die hij onder zich heeft zo spoedig mogelijk na afhandeling aan het archief worden overgedragen.

Hoofdstuk 3. Archiefvorming

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 7. Identificatie en registratie van archiefwaardige documenten

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Alle documenten die worden ontvangen, geproduceerd of verzonden worden beoordeeld op hun archiefwaardigheid.

• 2 Archiefwaardige documenten worden geregistreerd in het archiefsysteem. Daarbij worden metagegevens aan de documenten toegekend, zodanig dat deze archiefbescheiden met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3 Een document dat digitaal moet worden bewaard wordt opgenomen in het archiefsysteem.

• 4 Bij de registratie van de archiefwaardige documenten worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

• 5 In het metagegevensschema wordt beschreven welke metagegevens moeten worden vastgelegd bij de registratie van documenten.

• 6 Metagegevens van archiefbescheiden zijn onlosmakelijk verbonden met die archiefbescheiden.

Artikel 8. E-mail

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Een e-mail is een document en moet worden behandeld als ieder ander document.

• 2 De COA-medewerker is in staat om e-mail die hij ontvangt of verstuurt, als archiefstuk te identificeren.

• 3 Als een e-mail archiefwaardig is moet deze worden geregistreerd in het archiefsysteem en worden opgenomen in het dossier.

Artikel 9. Afdoening documenten

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Van de geregistreerde archiefwaardige documenten wordt de afdoeningstermijn vastgelegd en bewaakt in het archiefsysteem.

• 2 Indien een binnengekomen document niet binnen de gestelde termijn kan worden beantwoord, dient de afzender daarvan in kennis te worden gesteld door middel van een behandelingsbericht, waarin eventueel een nieuwe afdoeningstermijn wordt genoemd.

• 3 De leidinggevende is verantwoordelijk voor het afdoen van documenten binnen een redelijke termijn, en in voorkomende gevallen, binnen de wettelijk gestelde termijn.

Artikel 10. Ordening

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Om de ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden te waarborgen wordt een ordeningsstructuur of classificatieschema opgesteld. Deze ordeningsstructuur is gebaseerd op de bedrijfs- of werkprocessen van het COA.

• 2 Het archiefsysteem wordt ingericht volgens deze ordeningsstructuur.

• 3 De beheerder is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de ordeningsstructuur en stelt deze in samenspraak met de afdelingen op.

• 4 Voor het beheer van de ordeningsstructuur worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

Artikel 11. Dossiervorming

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Archiefwaardige dossiers worden geregistreerd in het archiefsysteem.

• 2 Een dossier dat digitaal moet worden bewaard wordt opgenomen in het archiefsysteem.

• 3 Dossiervorming geschiedt zodanig,

  • – dat het conform de ordeningsstructuur (het classificatieschema) is;

  • – dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de vastgestelde selectielijst;

  • – dat dat alle archiefwaardige documenten (records), die op één zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossier, tenzij dat niet doelmatig is;

  • – dat gebruik wordt gemaakt van uniforme dossieromschrijvingen.

• 4 Bij de registratie van de archiefwaardige dossiers worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

• 5 In het metagegevensschema wordt beschreven welke metagegevens moeten worden vastgelegd bij de registratie van dossiers.

• 6 Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het (documenten en metagegevens) in principe onveranderlijk.

  Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan een afgesloten dossier tijdelijk heropend worden.

• 7 De volledigheid van dossiers wordt gewaarborgd aan de hand van een inhoudslijst (documentsoortenlijst).

Hoofdstuk 4. Beheer van archiefbescheiden

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 12. Autorisaties

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het COA richt de autorisaties in op basis van het principe ‘openbaar, tenzij ...’.

• 2 Het COA houdt daarbij rekening met wettelijke voorschriften op dit gebied, bijvoorbeeld op het gebied van privacy.

• 3 Autorisaties worden vastgelegd in een autorisatiematrix die wordt toegepast in het archiefsysteem.

Artikel 13. Authenticiteit van archiefbescheiden

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Het COA beheert archiefbescheiden zo dat de authenticiteit intact blijft en de rechtmatigheid van handelen altijd kan worden aangetoond. Dat betekent dat het COA het volgende garandeert:

• – De structuur, vorm en inhoud van archiefbescheiden blijven gedurende de bewaarperiode aantoonbaar behouden;

• – De authenticiteit van de ondertekening en parafering is gewaarborgd;

• – Digitale documenten (scans van papieren documenten, e-mails, etc.) worden onwijzigbaar in het archiefsysteem opgeslagen.

Artikel 14. Duurzaamheid van archiefbescheiden

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het COA zorgt voor duurzame opslag van archiefbescheiden. Dat betekent dat het COA ervoor zorgt dat bij het raadplegen van permanent te bewaren documenten na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren.

• 2 Het COA gaat over tot vervanging van archiefbescheiden als (door gebruikte materialen of programmatuur) de duurzaamheid niet langer kan worden gegarandeerd.

• 3 Het COA gebruikt voor het vormen en bewaren van permanent te bewaren archiefbescheiden:

  • – Opslagformaten die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling (voor digitale archiefbescheiden);

  • – Materialen die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling (voor papieren archiefbescheiden).

• 4 Het COA zorgt ervoor dat vernietigbare archiefbescheiden in goede materiële staat zijn zolang ze moeten worden bewaard.

Artikel 15. Archiefruimten

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Fysieke archiefbescheiden worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde en ingerichte archiefruimten. Archiefbescheiden die vertrouwelijke informatie bevatten worden opgeslagen in afsluitbare archiefkasten.

• 2 Archiefruimten zijn zo zijn gesitueerd, gebouwd en ingericht dat archiefbescheiden een minimaal risico lopen bij een calamiteit. Archiefruimten zijn zo goed mogelijk gevrijwaard van risico's van brand, overstroming, vochtindringing, wateroverlast en ongewenste binnendringing door personen. Ongeautoriseerde toegang tot en verblijf in deze ruimten is niet mogelijk. De ruimten zijn voorzien van doelmatige middelen voor het doven van brand.

Artikel 16. Conversie en migratie

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging of veroudering van programmatuur of apparatuur, de goede, geordende en toegankelijke staat van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden niet langer behouden kan worden, zal worden overgegaan tot conversie dan wel migratie van de archiefbescheiden.

• 2 Het COA toetst elke conversie of migratie van digitale archiefbescheiden aan vooraf opgestelde archivistische criteria. De beheerder wordt op de hoogte gesteld van de uitslag van deze toetsen. De beheerder is bevoegd om een conversie of migratie om archiefkundige redenen af te keuren, niet plaats te laten vinden of ongedaan te laten maken.

• 3 Van de conversie of de migratie wordt een door het bestuur ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of de authenticiteit, de toegankelijkheid en de ordening van de archiefbescheiden gegarandeerd kunnen worden. De beheerder bewaart een exemplaar van deze verklaring.

Hoofdstuk 5. Vervanging, verwijdering en verplaatsing van archiefbescheiden

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 17. Substitutie (vervanging)

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het bestuur beslist over vervanging van archiefbescheiden door reproducties.

• 2 Het bestuur verschaft in het besluit tot vervanging, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces:

  • – de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

  • – de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

  • – voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

  • – de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

  • – de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

  • – de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

  • – het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

  • – de kwaliteitsprocedures.

• 3 Het besluit tot vervanging wordt (krachtens art. 6 lid 2 Archiefbesluit) gepubliceerd in de Staatscourant.

• 4 Vervanging van archiefbescheiden door reproducties vindt alleen plaats indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• 5 Van de vervanging van archiefbescheiden wordt door de beheerder een verklaring opgemaakt waarin tenminste is opgenomen:

  • – een specificatie van de vervangen archiefstukken;

  • – op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden;

  • – op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden.

  De verklaring van vervanging wordt ondertekend door het bestuur. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

Artikel 18. Selectie en vernietiging

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het COA vernietigt archiefbescheiden alleen op grond van een vastgestelde selectielijst.

• 2 De beheerder draagt er zorg voor dat de selectie en vernietiging van archiefbescheiden correct wordt uitgevoerd met inachtneming van de selectielijst.

• 3 Archiefbescheiden worden vernietigd zodra de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken.

• 4 Archiefbescheiden worden volledig en onherroepelijk vernietigd, inclusief metagegevens.

• 5 De vernietiging van archiefbescheiden vindt in principe jaarlijks plaats.

• 6 het vernietigen van archiefbescheiden gebeurt alleen als de vernietiging formeel is goedgekeurd door de proceseigenaar die de eigenaar is van de archiefbescheiden van dat proces.

• 7 Van de vernietiging wordt een verklaring van vernietiging opgesteld die wordt ondertekend door de proceseigenaar. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

• 8 Bij de selectie en vernietiging van archiefbescheiden worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

• 9 De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant staat voor een juiste vernietiging van de archiefbescheiden.

• 10 De beheerder is belast met het ontwerpen en onderhouden van de selectielijst.

• 11 De selectielijst wordt ontworpen en vastgesteld volgens de archiefwetgeving en de productbeschrijving van het Nationaal Archief.

• 12 De maximale geldigheidsduur van de selectielijst is twintig jaar vanaf de vaststelling. Onderhoud van de selectielijst vindt eerder plaats bij een ingrijpende reorganisatie, externe verzelfstandiging of opheffing van (onderdelen van) het COA.

Artikel 19. Overbrenging

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 De beheerder zorgt ervoor dat archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar worden overgebracht naar een rijksarchiefbewaarplaats (Nationaal Archief).

• 2 De termijn van overbrenging kan in overleg met het Nationaal Archief worden verkort of verlengd.

• 3 De over te brengen archiefbescheiden zijn voorzien van een toegang die aan de eisen voldoet van het Nationaal Archief.

• 4 De over te brengen archiefbescheiden worden begeleid door een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid is geregeld.

• 5 De overbrenging omvat ook de overdracht van de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende documentatie om de programmatuur te beheren.

• 6 Het COA kan, bij de overbrenging van archiefbescheiden naar het Nationaal Archief, beperkingen stellen aan de openbaarheid.

• 7 Het COA legt de overbrenging vast in een verklaring welke minimaal bevat:

  • – een specificatie van de over te brengen archiefbescheiden;

  • – de eventuele beperkingen aan de openbaarheid.

  Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

• 8 Bij de overbrenging van archiefbescheiden worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.

Artikel 20. Vervreemding

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het bestuur is bevoegd tot vervreemding van archiefbescheiden.

• 2 Voor vervreemding van archiefbescheiden is een machtiging vereist van de minister Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen tenzij dit plaatsvindt als gevolg van een wettelijk voorschrift.

• 3 Het bestuur betrekt bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden personen als bedoeld in artikel 3, eerste lid, onderdelen a tot en met c van het Archiefbesluit.

• 4 Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

Artikel 21. Organisatieverandering

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Een regeling van organisatiewijziging, waarbij het COA wordt samengevoegd, gesplitst of opgeheven, of waarbij taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, bevat bepalingen over de bestemming en het beheer van archiefbescheiden.

• 2 Het bestuur zorgt voor de overdracht of terbeschikkingstelling van dossiers die op het moment van reorganisatie of opheffing niet zijn afgedaan aan het overheidsorgaan dat deze zaken voortaan zal behandelen.

• 3 Van overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.

• 4 Dossiers die op het moment van reorganisatie zijn afgedaan, blijven tot hun overbrenging of vernietiging in beheer van het COA.

Artikel 22. Uitbesteding archiefbeheer

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het COA kan een of meerdere taken voor archiefbeheer uitbesteden aan derden. Het bestuur beslist welke taken dit betreffen en voor hoelang deze taken kunnen worden uitbesteed.

• 2 Het bestuur blijft onverminderd verantwoordelijk voor de zorg voor het archiefbeheer, ook indien dit geheel of gedeeltelijk wordt uitbesteed.

Artikel 23. Buitengewone omstandigheden

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 De beheerder zorgt, in samenspraak met het bestuur, dat in het geval dat calamiteiten dit noodzakelijk maken, de archiefbescheiden onmiddellijk en vervolgens periodiek worden overgebracht naar veilige locaties.

• 2 Het bestuur stelt een bedrijfsnoodplan vast waarin wordt aangegeven hoe te handelen in geval van calamiteiten.

Hoofdstuk 6. Beveiliging en raadpleging

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 24. Beveiliging archiefbescheiden en bescherming persoonsgegevens

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het bestuur draagt zorg voor een adequate beveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

• 2 Er wordt erop toegezien dat voor de beveiliging van archiefbescheiden en voor de bescherming van daarin opgenomen persoonsgegevens een passend beveiligingsniveau in acht wordt genomen. Deze beveiliging is gebaseerd op de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

Artikel 25. Raadpleging archiefbescheiden door derden

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Verzoeken van derden om dossiers te mogen raadplegen worden getoetst aan de wet- en regelgeving zoals de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Wet Bestuursrecht.

• 2 Het bestuur neemt een besluit over een verzoek tot informatieverstrekking als het om gevoelige informatie gaat.

• 3 Aan de raadpleging van niet-openbare dossiers zijn voorwaarden verbonden zoals geformuleerd in artikel 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur. De aanvrager dient een verklaring te ondertekenen, dat hij instemt met deze voorwaarden.

• 4 De beheerder houdt een geautomatiseerde administratie bij van aan derden uitgeleende fysieke dossiers.

Artikel 26. Raadpleging archiefbescheiden door COA-medewerkers

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 De beheerder beslist over verzoeken tot raadpleging of uitlening van onder zijn beheer staande archiefbescheiden.

• 2 Raadpleging en uitlening van vertrouwelijke documenten is slechts toegestaan aan die medewerkers, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3 De beheerder houdt bij welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archiefbescheiden worden uitgeleend en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging.

• 4 Bij een verzoek om uitlening zal steeds de afweging worden gemaakt of het mogelijk is om een kopie van de gevraagde archiefbescheiden ter beschikking te stellen. Bij het ter beschikking stellen van een kopie is het bepaalde in lid 3 niet van toepassing.

Hoofdstuk 7. Toezicht en kwaliteitszorg

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 27. Intern en extern toezicht

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 De beheerder heeft een toezichthoudende rol ten aanzien van de inrichting en uitvoering van het archiefbeheer. Dit houdt in:

  • – erop toezien dat de uitvoering van het archiefbeheer in overeenstemming is met de gestelde regels;

  • – het (laten) inrichten van een kwaliteitssysteem voor de monitoring van dit toezicht;

  • – het (laten) uitvoeren van periodieke audits op het archiefbeheer.

• 2 De beheerder verstrekt aan het bestuur en aan de Erfgoedinspectie juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze archiefbescheiden vorm wordt gegeven.

• 3 Het externe toezicht op archiefbeheer vindt plaats door de Erfgoedinspectie. Op grond van artikel 25a van de Archiefwet oefenen de door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aangewezen inspecteurs toezicht uit op het archiefbeheer. Het toezicht betreft alle archiefbescheiden, tot op het moment dat deze hetzij vernietigd, hetzij overgebracht zijn naar het Nationaal Archief.

• 4 De beheerder zorgt voor de begeleiding van interne audits en de inspecties van de Erfgoedinspectie.

  De beheerder is verplicht om alle benodigde medewerking te verlenen aan onderzoeken en inspecties van de Erfgoedinspectie.

• 5 Elke afdeling verleent alle medewerking aan de uitvoering van de audit of inspectie.

Artikel 28. Kwaliteitssysteem

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Het COA beschikt over een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer.

• 2 De beheerder zorgt ervoor dat het archiefsysteem en het archiefbeheer voldoen aan toetsbare (expliciet vastgelegde) eisen, gebaseerd op het kwaliteitssysteem.

• 3 Deze toetsbare eisen zijn afgeleid van relevante bepalingen uit de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, als ook aan algemeen geldende NEN-normen.

• 4 Door het uitvoeren van periodieke audits wordt inzicht verkregen in de uitvoering en de stand van zaken van het kwaliteitssysteem.

• 5 Een keer per drie jaar wordt een (interne) audit uitgevoerd of zoveel vaker als op grond van de controlebevindingen noodzakelijk wordt geacht.

• 6 Uitkomsten van de uitgevoerde audits en de geconstateerde incidenten worden aan het bestuur gerapporteerd.

Artikel 29. Bestandsregistratie

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

• 1 Van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard wordt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht aangelegd en bijgehouden. Het overzicht wordt ingericht aan de hand van de voor het desbetreffende archief geldende archiefordening of ordeningsstructuur.

• 2 De beheerder is verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van dit overzicht.

Hoofdstuk 8. Slotbepalingen

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Artikel 30. Citeertitel

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling Archiefbeheer COA.

Artikel 31. Bekendmaking

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Deze regeling wordt verspreid onder alle verantwoordelijken, wordt integraal opgenomen op het intranet van het COA en wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

Artikel 32. Inwerkingtreding

[Regeling vervallen per 12-11-2020]

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van zijn bekendmaking in de Staatscourant.

Origineel slotformulier en ondertekening

Rijswijk, 8 juli 2014

J.C. Goet

Voorzitter van het bestuur

1. Het COA werkt de komende jaren aan het invoeren van het recordmanagement voor de gehele organisatie. Het COA stelt daartoe eerst het beleid voor het beheren van de records van de organisatie vast en zal dit beleid samen met de voorschriften, procedures en richtlijnen voor de praktijk van het recordbeheer eerst invoeren voor het primaire bedrijfsproces ‘het opvangen en begeleiden van asielzoekers en vergunninghouders’. ^ [1]