Hoofdstuk II. Archiefbescheiden in het algemeen
Een overheidsorgaan brengt en bewaart de onder hem berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat, en draagt alsmede zorg voor de selectie en vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden, volgens bij of krachtens algemene maatregel van bestuur, te stellen regels.
1 Een regeling waarbij een overheidsorgaan wordt opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.
2 Een regeling, waarbij een tijdelijk overheidsorgaan, wordt ingesteld, houdt een voorziening in omtrent de bewaring van de archiefbescheiden na zijn opheffing.
3 Een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een voorziening in omtrent de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden, overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde.
1 De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden, voor zover niet overgedragen naar een archiefbewaarplaats, te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de lijsten, bedoeld in artikel 7, is een machtiging vereist van Onze Minister. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.
2 De substitutie, bedoeld in het eerste lid, geschiedt volgens bij of krachtens algemene maatregel van bestuur, te stellen regels.
Indien archiefbescheiden ten onrechte berusten onder een ander overheidsorgaan dan dat waaronder zij behoren te berusten, ziet de zorgdrager erop toe, dat die bescheiden te bestemder plaatse geraken.
1 Ieder die archiefbescheiden onder zich heeft, staat deze binnen vier weken, nadat hij een daartoe strekkende kennisgeving heeft ontvangen, aan het overheidsorgaan, waaronder zij volgens de bepalingen van deze wet behoren te berusten, voor rekening en risico van dat overheidsorgaan af, teneinde het in de gelegenheid te stellen hiervan een reproductie te vervaardigen.
2 Het overheidsorgaan geeft de archiefbescheiden binnen vier weken na ontvangst terug aan degene, die deze heeft afgestaan, ook al kan de overheid op die bescheiden uit andere hoofde rechten doen gelden.
Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld met betrekking tot de duurzaamheid van door overheidsorganen op te maken archiefbescheiden, omtrent de bouw, verbouwing, inrichting en verandering van inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, alsmede omtrent het gebruik van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefruimte of archiefbewaarplaats.
Omtrent de opleidingseisen voor het archiefbeheer worden regels vastgesteld bij of krachtens algemene maatregel van bestuur.
3 De machtiging, bedoeld in het tweede lid, wordt verleend voor een periode van ten hoogste tien jaar, na afloop waarvan verlenging kan worden verkregen.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 20, 21 en 22, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.
1 Bij de overbrenging van de in artikel 1, onderdeel c, sub 1 en 2, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen aan de openbaarheid stellen voor een bepaalde termijn en met het oog op:
a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten;
c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.
2 De zorgdrager kan, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, na de overbrenging, bedoeld in het eerste lid, niet alsnog beperkingen als bedoeld in het eerste lid stellen, tenzij zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid.
3 De zorgdrager kan, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen opheffen, dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing laten, indien het belang van de gestelde beperkingen niet opweegt tegen diens belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden.
7 Met betrekking tot de archiefbescheiden, bedoeld in het vijfde lid, zijn van toepassing de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.
1 De openbaarheid van de in artikel 1, onderdeel c, sub 3, bedoelde archiefbescheiden kan worden beperkt bij de desbetreffende overeenkomsten en beschikkingen.
3 Een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een schriftelijk verzoek tot raadpleging of gebruik vindt schriftelijk plaats. In geval van een mondeling verzoek vindt een afwijzing schriftelijk plaats, indien de verzoeker daarom vraagt. De verzoeker wordt op deze mogelijkheid gewezen.
Indien de aard of de mate van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden een ernstige bedreiging vormt voor hun toestand, is de beheerder bevoegd te bepalen dat in de plaats van die archiefbescheiden reproducties, niet zijnde archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, sub 4, ter beschikking worden gesteld.
De beheerder gaat slechts over tot vernietiging van in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden na hiertoe te zijn gemachtigd van degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.
De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden gaat slechts over tot vervreemding van in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden indien de vervreemding strekt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift of na hiertoe te zijn gemachtigd door degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.
1 De beheerder van de archiefbewaarplaats leent archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit aan het overheidsorgaan, waaronder de bescheiden, indien zij niet naar de archiefbewaarplaats waren overgebracht, zouden berusten tenzij naar zijn oordeel de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet.
2 De beheerder van de archiefbewaarplaats is, met inachtneming van de aan de openbaarheid gestelde beperkingen, bevoegd archiefbescheiden voor een bepaalde tijd uit te lenen aan een instelling, mits een deskundig beheer en een veilige bewaring zijn gewaarborgd. Aan een zodanige uitlening kunnen voorwaarden worden verbonden.
De beheerder van de archiefbewaarplaats is bevoegd afschriften af te geven van een authentieke akte die volgens deze wet door hem bewaard moet worden.