Inleiding
Het Schadefonds Geweldsmisdrijven heeft besloten over te gaan tot vervanging (substitutie)
van analoge archiefbescheiden door middel van het maken van digitale reproducties
van deze archiefbescheiden.
Inzicht in het vervangingsproces
De vervanging is van toepassing op analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor het Schadefonds geweldsmisdrijven 1976- (actualisatie 2014) opgemaakt of ontvangen zijn en die voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.
De documenten voor de ondersteunende processen HRM (voor zover het personeelsgerelateerde
stukken betreft) en Financiën (voor over het facturen betreft) worden van vervanging
uitgezonderd omdat die reeds in bestaande systemen worden gedigitaliseerd. Van deze
systemen is het eigenaarschap/zordragerschap op een hoger niveau belegd. Verdere uitzonderingen
staan vermeld in paragraaf 2.1 van het Handboek Vervanging van het Schadefonds Geweldsmisdrijven
De analoge archiefbescheiden worden 6 maanden na reproductie vernietigd.
Retrospectieve vervanging van afgesloten archiefbestanden wordt niet toegepast.
De vervanging geschiedt met een objectief juiste en volledige weergave van de archiefbescheiden.
Voor de beschrijving van het vervangingsproces is als bijlage het Handboek Vervanging van het Schadefonds Geweldsmisdrijven toegevoegd. Deze bijlage
maakt integraal onderdeel uit van dit besluit.
Advies van de archivaris
Door de archiefdienstverlener Doxis is een audit op het vervangingsproces uitgevoerd.
Op basis van de uitkomsten van de audit zijn onderdelen van het vervangingsproces
aangepast en/of heringericht. De aanpassingen zijn doorgevoerd in het Handboek Vervanging.
Financiën
Het proces van vervanging vindt plaatst binnen de bestaande financiële middelen.
Juridisch
Op dit besluit zijn van toepassing:
-
• de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012
nr. WJZ/466161 (10 265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen
van nadere regels omtrent vervanging;
-
•
artikel 7 van de Archiefwet 1995
Communicatie
Dit besluit treedt in werking met ingang 4 december 2015, maar met terugwerkende kracht
tot 2 maart 2015 voor de zaaksgebonden archiefbescheiden en met terugwerkende kracht
tot 1 december 2015 voor de niet-zaaksgebonden archiefbescheiden.
