[Regeling vervallen per 01-12-2018]
Onder verwijzing naar de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 over te gaan tot vervanging van de inkomende stukken van 4x5 werkdagen geleden, gerekend
vanaf 6 weken na publicatie van het Besluit in de Staatscourant en daarna steeds van
4x5 werkdagen geleden, zolang de uitvoering van dit proces op de vastgestelde wijze
geschiedt en dit wordt bevestigd door de controle ter zake.
De vervanging vindt plaats door middel van een digitale reproductie.
Voor wat betreft de in de hiervoor genoemde voorschriften neergelegde eisen aan dit
besluit en het feitelijke scanproces, wordt verwezen naar het Handboek Centraal Scanproces (vervanging door digitalisering).
De vervanging betreft
-
• de centraal en decentraal op papier inkomende post, geregistreerd in INDiGO
-
○ voor alle lopende en nieuwe vreemdelingendossiers, die vallen onder de Vw 2000
-
○ voor alle lopende en nieuwe naturalisatiedossiers die vallen onder de RWN
-
• de faxen als inkomende post inzake het hierboven genoemde
-
• de centraal inkomende post voor het proces van Bureau Medische Advisering (BMA)
-
• toestemmingsverklaringen van BMA
-
• kopieën van persoonlijke geschriften, zoals geboortebewijzen, diploma’s, etc.
-
• inkomende foto’s en vingerslips
Niet onder dit Besluit vallen:
-
• bescheiden die digitaal zijn opgesteld en waarvan is vastgesteld dat ze archiefbescheiden
zijn, zoals:
-
○ mail,
-
○ IND-producties etc.
-
• niet-scanbare objecten zoals röntgenfoto’s op een usb-stick
-
• archiefbescheiden:
De digitaal opgeslagen archiefbescheiden zullen in het Centraal Digitaal Depot (CDD)
van de Justitiële Informatiedienst gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede,
geordende en toegankelijke staat worden bewaard volgens de eisen, zoals gesteld in
de Archiefregeling.
Hierbij geldt, dat indien door voortschrijding van de technologie, dan wel vervanging
van de gebruikte technologie, dan wel door achteruitgang van de gegevensdrager, dan
wel vermindering van de kwaliteit van de digitaal opgeslagen archiefbescheiden, conversie
naar een nieuw bestandsformaat of migratie zal plaatsvinden.
Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, is rekening gehouden met de waarde
van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed c.q. gegevensbron
voor overheidsorganen en recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals
bepaald in artikel 2 aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.
