Over te gaan tot vervanging van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
Bij de overweging om tot vervanging over te gaan is rekening gehouden met het feit
dat de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed niet
aanwezig wordt geacht nu sprake is van vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
Bij de overweging om tot vervanging over te gaan is rekening gehouden met het belang
van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht-
of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
De voor vervanging in aanmerking komende archiefbescheiden worden opgenomen in een
substitutieregister, die ondertekend wordt door de directeur Facilitair Bedrijf. Het
substitutieregister bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden en
de wijze van vervanging.
Wijzigingen in dit register worden getoetst door de directeur Facilitair Bedrijf.
Jaarlijks wordt een door het hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening
ondertekende verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie
van de wijzigingen in het substitutieregister.
Bij de vervanging wordt voldaan aan de voorwaarden behorende bij vervanging zoals
gesteld in artikel 3 van de Archiefwet 1995, de artikelen 6, eerste lid, en 8 van het Archiefbesluit 1995.
De vervangen archiefbescheiden zullen gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in
goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard. In het geval van digitale
archiefbescheiden geldt daarnaast dat indien door voortschrijding van de technologie,
dan wel vervanging van de gebruikte technologie, dan wel door achteruitgang van de
gegevensdrager, dan wel vermindering van de kwaliteit van het digitaal opgeslagen
archiefbescheiden, conversie naar een nieuwe drager of migratie plaats zal vinden.
