1. Vertegenwoordiging in de Raad van Bestuur en de diverse comités van de Vennootschap
In aansluiting op het tweede lid van artikel 4 van de Overeenkomst hiervoor vermeld,
wordt overeengekomen dat tot het einde van de eerste periode van de constructiefase,
bepaald in het ESRF-Verdrag, de Belgische Staat de afgevaardigde aanwijst die stemrecht heeft in de Raad van
Bestuur van de Vennootschap. Daarna treedt een beurtrolsysteem in, waarbij elk van
de Overeenkomstsluitende Partijen, afwisselend en telkens voor een periode van twee
jaar, de afgevaardigde met stemrecht aanwijst. De Belgische Staat komt hierbij eerst
aan de beurt.
De overige plaatsen in de Raad van Bestuur worden gelijk verdeeld tussen de Overeenkomstsluitende
Partijen.
Voor de vertegenwoordiging in de onderscheiden comités, wordt waar mogelijk tussen
de Overeenkomstsluitende Partijen ook een gelijke verdeling gemaakt van het aantal
afgevaardigden. Indien niet anders mogelijk wordt een beurtrolsysteem ingesteld telkens
voor een periode van twee jaar. De Belgische Staat is in die gevallen gemachtigd het
eerst een afgevaardigde te sturen.
2. Stemprocedure binnen de Stuurgroep en de Vennootschap
Binnen de Stuurgroep, die wordt voorgezeten door de Voorzitter van BENESYNC, hebben
de beide Overeenkomstsluitende Partijen elk twee stemmen.
Voor alle aangelegenheden waarover dient te worden gestemd binnen de Raad van Bestuur
van de Vennootschap, zal de afgevaardigde met stemrecht zijn houding bepalen overeenkomstig
een bij stemming unaniem genomen beslissing binnen de Stuurgroep. Wanneer binnen de
Stuurgroep geen unanimiteit kan worden bereikt, dient de Stuurgroep overleg te plegen
met de Overeenkomstsluitende Partijen om het aan te nemen stemgedrag van de afgevaardigde
met stemrecht te bepalen.
Bij stemming in één van de onderscheiden comités van de Vennootschap dienen alle stemgerechtigde
afgevaardigden die lid zijn van het bewuste comité en al dan niet rechtstreeks werden
aangewezen door de Overeenkomstsluitende Partijen, onderling overleg te plegen, en
dezelfde stem uit te brengen.
Indien hierover geen overeenstemming kan worden bereikt, dienen deze afgevaardigden,
indien mogelijk, het advies in te winnen van de Stuurgroep, die dan de aan te nemen
houding zal bepalen. Wanneer de Stuurgroep niet kan worden geconsulteerd, of wanneer
ook binnen de Stuurgroep geen eensgezindheid kan worden bereikt over een bepaalde
aangelegenheid, dan dient opnieuw de houding te worden bepaald in overleg met de Overeenkomstsluitende
Partijen.
De hoger voorziene overlegprocedure geldt ook wanneer slechts één Overeenkomstsluitende
Partij stemgerechtigd is in een bepaald comité, tenzij er eensgezindheid bestaat met
eventuele aanwezige experten van de andere Overeenkomstsluitende Partij.
In die gevallen waarbij het hoger voorziene overleg met de Stuurgroep en/of de Overeenkomstsluitende
Partijen onmogelijk is, dienen alle afgevaardigden zich bij stemming te onthouden.
Indien uw Regering instemt met de voorgaande bepalingen, dan zal deze brief en uw
antwoord erop, als overeenkomst gelden tussen onze beide Regeringen.
Gelieve, Excellentie, de verzekering van onze zeer bijzondere hoogachting te willen
aanvaarden.