Opgesteld door: Raad voor de Kinderbescherming in samenwerking met de Justitiële Informatiedienst
1. Inleiding
1.1. Aanleiding
De Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) streeft ernaar om zoveel mogelijk digitaal
te werken en hanteert het uitgangspunt: digitaal, tenzij. Vanaf 1 juli 2018 werkt de RvdK digitaal. Bij een digitale informatiehuishouding
wordt wat er nog op papier is vastgelegd formeel vervangen door digitale reproducties.
Vervanging is een archiefwettelijk begrip waarmee wordt bedoeld dat informatie op
een andere informatiedrager (in dit geval digitaal) wordt overgezet waarna het origineel
wordt vernietigd en de nieuwe drager de status van origineel krijgt. Overheden zijn
sinds 1 januari 2013 zelf verantwoordelijk en volledig bevoegd voor de vervanging.
Zij moeten conform artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wel eerst een besluit tot vervanging nemen en publiceren. Dit is het Handboek Vervanging Retrospectieve Dossiers Raad voor de Kinderberscherming deel B(Primair proces archief (Kind- en Gezinsdossiers) januari 1905 – december 2018) van de RvdK dat is opgesteld ter onderbouwing van het vervangingsbesluit (hierna
te noemen Handboek deel B). Het vervangen van het secundaire archief (bedrijfsvoerings-,
bestuurlijke en beleidsprocessen) van de RvdK is buiten scope van dit handboek.
De RvdK is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
De informatiehuishouding binnen het Ministerie van Justitie en Veiligheid, en daarmee
ook binnen de RvdK staat hoog op de agenda, mede als gevolg van de toeslagenaffaire.
De RvdK moet transparant zijn in haar handelen, moet verantwoording af kunnen leggen
en moet voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiehuishouding. Om
de informatiehuishouding een impuls te geven is het Rijksbrede programma Open Overheid
(2021–2026) opgesteld. Het Rijksbrede programma Open Overheid heeft tot doel om de
openheid van de rijksoverheid te vergroten en haar informatiehuishouding en -voorziening
te verbeteren. Door ruimer en actiever overheidsinformatie te delen, neemt de transparantie
rondom beleidskeuzes toe. Onderdeel van het programma Open op Orde is het wegwerken
van de papieren achterstanden, ook één van de prioriteiten van de RvdK.
Het papieren primair proces archief van de RvdK ligt opgeslagen in het depot bij de
Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (hierna te noemen: RvIHH), een departementsoverstijgende
Shared Service Organisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Dit is afgesloten archief, met andere woorden dit archief wordt niet meer aangevuld.
Een deel wordt overgedragen aan het Nationaal Archief en een ander deel moet worden
vernietigd of vervangen.
1.2. Doel en scope van dit handboek
In dit handboek wordt het proces van vervanging bij de RvdK beschreven. Dit onderbouwt
het vervangingsbesluit, maakt een objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk,
en onderbouwt in hoeverre de digitale reproductie kan worden vertrouwd als een accurate
en volledige weergave van het origineel.
Vervanging wordt toegepast op alle documenten behorend tot het primair proces archief
die onder de zorg van de Algemeen Directeur van de RvdK zijn ontvangen, opgemaakt
en beheerd sinds de datum van de oprichting van de RvdK tot december 2018. Vanaf 1 juli
2018 wordt er geen fysiek archief meer gevormd binnen de RvdK. Voor inkomende post
die binnenkomt na 1 juli 2018 is een apart Handboek opgesteld. De vervanging gaat officieel in vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit.
Het betreft hierbij documenten van alle organisatieonderdelen en alle primair proces
werkprocessen die zijn opgenomen in alle systemen van de RvdK. De vervanging heeft
betrekking op zowel permanent te bewaren en over te brengen, als op termijn te vernietigen
dossiers.
In H2.4 worden de uitzonderingsgronden voor vervanging uiteengezet.
Om het archief te kunnen bewerken en vervangen wordt er voorafgaand een schouw uitgevoerd
door de RvIHH en de Justitiële Informatiedienst (Justid) op het fysieke archief om
de inhoudelijke en archief-technische aspecten beter te kunnen beoordelen. Van elke
schouw wordt een rapport opgesteld.
De voorbereiding op de scanwerkzaamheden, de scancontroles en de technische specificaties
van infrastructuur zijn vastgelegd in het Handboek Vervanging JenV, hierna te noemen
Handboek deel A (zie bijlage 1 Handboek Vervanging Archieven JenV – 2022_v2.01 (deel
A)). In november 2021 is deze vastgesteld door Justid. De functie van Handboek deel
A is om medewerkers te informeren over de grote lijnen van het vervangingsproces.
De werkinstructies zorgen ervoor dat het vervangingsproces in de dagelijkse gang van
zaken correct wordt uitgevoerd. Verder heeft Handboek deel A als functie dat op elk
moment kan worden aangetoond hoe het vervangingsproces is ingericht en op welke wijze
de kwaliteit en de continuïteit van het digitaliseringsproces is gewaarborgd. In Handboek
deel B worden archiefspecifieke afpraken vastgelegd die voor de betreffende archiefvormer,
in dit geval de RvdK, gelden. Handboeken deel A en deel B vormen gezamenlijk het ‘Handboek
Vervanging Retrospectieve Dossiers Raad voor de Kinderbescherming’. Dossiers kunnen
dossiers en/of documenten betreffen. Voor een audit dienen beide handboeken als referentiekader.
2. Vervanging dossiers Raad voor de Kinderbescherming
2.1. De Raad voor de Kinderbescherming: de organisatie
Kinderen hebben recht op een gezonde en stabiele ontwikkeling. Dat staat in het Internationaal
Verdrag voor de Rechten van het Kind. In Nederland beschermt de RvdK dat recht voor
kinderen die in hun ontwikkeling worden bedreigd. En voor hen die worden verdacht
van of veroordeeld zijn voor een strafbaar feit. Daarnaast voert de RvdK taakstraffen
uit en geeft advies bij adoptie, pleegzorg en complexe scheidingen. De RvdK is een
uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna: JenV)
en werkt veel samen in de keten met organisaties als bijvoorbeeld: de politie, het
Openbaar Ministerie, Veilig Thuis, Jeugdbescherming en Jeugdreclassering.
De RvdK bestaat uit 18 regionale vestigingen verspreid over Nederland en 1 landelijke
staforganisatie gevestigd in Den Haag. Elke vestiging bestaat uit een aantal zelforganiserende
teams die zijn samengesteld uit raadsonderzoekers, gedragsdeskundigen, juridisch deskundigen,
taakstrafcoördinatoren en administratieve ondersteuning. Daarboven staat een vijfkoppige
directie (zie bijlage 2 Organogram RvdK).
De taken en bevoegdheden van de RvdK komen voort uit internationale verdragen en staan
in onderstaande wetten:
De RvdK voert een aantal wettelijke taken uit die te maken hebben met kinderen, met
name kinderen die in de knel dreigen te komen of dat al zijn. Deze taken liggen op
civielrechtelijk en strafrechtelijk terrein. Belangrijke taken van de RvdK zijn:
-
1. Advisering op het gebied van omgang, verblijf en ouderlijk gezag;
-
2. Advisering met betrekking tot kinderen die strafrechtelijk moeten worden aangepakt;
-
3. Bescherming van kinderen die in de knel komen door misbruik en verwaarlozing;
-
4. Een aantal adoptie gerelateerde taken.
N.b. De advisering in naamswijzigingsprocedures is beëindigd met de drastische verandering
in de regelgeving rondom naamswijziging in 2004.
Tot 1 maart 1994 was de RvdK ook belast met de inning van de kinderalimentatie. Deze
taak is per die datum overgedragen aan het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen
(LBIO) te Rotterdam.
De RvdK verwerkt, ten einde van het uitvoeren van bovenstaande taken veel gevoelige
informatie en stelt daartoe beleid op. De RvdK moet transparant zijn, verantwoording
af kunnen leggen over haar handelen en voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied
van informatiehuishouding, zoals de Wet Open Overheid en de Archiefwet 1995. Het archief van de RvdK draait om mensen. Medewerkers moeten ervan op aan kunnen gaan dat zij met de juiste, volledige en toegankelijke
informatie werken. De informatie die de RvdK verwerkt en beheert is van groot persoonlijk
belang voor de betrokkenen. Zij hebben zowel het recht om vergeten te worden (vernietigen
van informatie) als het recht om onderzoek te kunnen doen naar hun eigen verleden
(archiveren, overbrengen naar Nationaal Archief en toegankelijk maken). Daarnaast
is bepaalde informatie (beleid), ook van groot cultuur-historisch belang om het handelen
van de organisatie te kunnen reconstrueren door de tijd heen.
2.2. Wet- en regelgeving en bevoegdheden rondom vervanging
2.2.2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Uit Artikel 7 van de Archiefwet en Artikel 3 van de Archiefbeheersregels Veiligheid en Justitie 2014 volgt dat de algemeen directeur van de RvdK namens de Minister van JenV bevoegd is
het besluit te nemen fysieke dossiers te scannen en de originele papieren dossiers
te vernietigen. De voorbereidende werkzaamheden, waarderen en selectie, worden uitgevoerd
door en onder verantwoordelijkheid van de RvdK. De medewerkers van de scanstraat van
Justid in Zutphen zijn belast met de dagelijkse uitvoering van het vervangingsproces.
De Functioneel Beheerder van Justid is verantwoordelijk voor het algemeen toezicht
op de uitvoering van het vervangingsproces. De verantwoordelijkheid voor het archief
van de RvdK en het correct doorlopen van het vervangingsproces inclusief besluitvorming
ligt te allen tijde bij de archiefvormer (Rvdk) zelf.
2.3. Beschrijving te vervangen informatie
De grondslag van het benoemen welke informatie voor vervanging in aanmerking komt,
wordt gevormd door de Archiefregeling Artikel 26b Lid a. ‘de reikwijdte van het vervangingsproces’, waartoe in elk geval worden gerekend een
opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën dossiers waarvoor het vervangingsproces
geldt.
De vervanging waarover in dit handboek gesproken wordt, betreft in beginsel de vervanging
van alle bestaande en afgesloten (retrospectieve) fysieke dossiers behorend tot het primaire
proces, m.a.w. al het primaire (Kind- en Gezinsdossiers) in de periode van januari 1905
(oprichting rechtsvoorgangers RvdK) t/m december 2018 (eind opbouw analoog archief).
Het betreft afgesloten archief en het betreft dossiers die behoren tot de categorie
B (bewaren) en categorie V (vernietigen). De dossiers vallen grotendeels onder de
categorieën uit de vigerende Selectielijst van het Ministerie van Justitie en Veiligheid
en rechtsvoorgangers vanaf 5 mei 1945 maar kunnen ook over processen, zoals alimentatie,
gaan die niet zijn opgenomen in de vigerende selectielijst omdat dit proces sinds
1994 niet meer uitgevoerd wordt door de RvdK. De dossiers die worden uitgezonderd
van vervanging zijn benoemd in H2.4.
2.4. Uitzonderingsgronden voor vervanging
De uitzonderingen zijn gebaseerd op artikel 2, 1e lid van het Archiefbesuit 1995 en aangevuld met organisatie specifieke uitzonderingen. Voor de RvdK hanteren we
de volgende uitzonderingscategorieën op vervanging:
-
1. Documenten behorend tot een dossier die door een hoofd van de in artikel 2 van het Organisatiebesluit Ministerie van Justitie en Veiligheid genoemde dienstonderdelen en daaronder ressorterende dienstonderdelen van vervanging
worden uitgezonderd, in dit geval ASAA (afstand, screening, adoptie en afstamming)
dossiers die in papier worden overgebracht naar het Nationaal Archief (NA);
-
2. Wanneer het gaat om een document van emotionele waarde (al dan niet in combinatie
met een afwijkende vorm);
-
○ Dit kan bijvoorbeeld gaan om gesloten enveloppen in een afstandsonderzoek, handgeschreven
brieven, foto’s, knuffels, dekens, sieraden, USB sticks, afstandsverklaringen, gezag
beeindigen, aktes van berusting.
-
3. Wanneer straf informatie de bewaartermijn heeft gepasseerd, wordt deze niet vervangen;
-
4. Wanneer het gaat om een niet scanbaar document:
-
○ Documenten met een bijzondere of afwijkende vorm (formaten groter dan A0);
-
○ Kwetsbare of speciaal ingebonden documenten;
-
○ Documenten van dusdanige slechte kwaliteit waardoor de scan niet leesbaar is;
-
○ Documenten met unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken zoals zegels, watermerken
of hologrammen;
-
○ Documenten op andere informatiedragers dan papier;
-
○ Gesloten enveloppen.
-
5. Documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke
vorm moeten worden bewaard:
-
○ Zoals aktes van geboorte en overlijden, notariële akten;
-
○ Afstandsverklaringen;
-
○ Documenten die moeten worden voorzien van een natte handtekening en retour moeten
worden gestuurd aan de afzender (overeenkomsten, volmachten, machtigingen);
-
○ Documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben;
-
○ Oorkonden en waardepapieren (bankgaranties, polissen).
-
6. Documenten waarbij het belang van recht- en bewijszoekenden wordt aangetast:
3. Digitalisering van Dossiers
Dit hoofdstuk beschrijft het RvdK specifieke digitaliseringsproces en is aanvullend
op hoofdstuk 3 van Handboek deel A.
3.1. Transport
De archiefdozen staan in het archiefdepot van de RvIHH. Het scannen vindt plaats in
de scanstraat van Justid. De RvdK is verantwoordelijk voor het vervoer. Het archief
wordt aangeleverd in genummerde rolcontainers met daarop genummerde archiefdozen.
De dozen zijn voorzien van barcodes van de RvIHH. Per rolcontainer wordt door de RvIHH
een geleidelijst met doosnummers doorgegeven aan Justid. Justid controleert met behulp van de geleidelijst
en de barcodes het aantal dozen en de doosnummers. Indien de geleidelijst niet overeenkomt
met het geleverde wordt contact opgenomen met de RvIHH of de RvdK.
Het is mogelijk dat de archiefdozen (Na de intake – zie 3.2.) tijdelijk retour gaat
naar de RvIHH voor opslag. Bij retourzendinging naar de RvIHH worden aan de geleidelijst
het KBPS-dossier-nummer (KinderbeschermingsBedrijfsProcessenSysteem) en het Justid-ID
van het dossier toegevoegd, de geleidelijst bevat dan minimaal:
-
– Doos-nummer
-
– Fysiek dossier-nummer
-
– Rolcontainer-nummer
-
– KBPS-dossier-nummer
-
– Justid-ID
3.2. Dossier intake proces (DIP)
De RvdK heeft een organisatie specifiek intakeproces ingericht, het Dossier-Intake-Proces
(DIP).
Hierbij wordt gebruik gemaakt van de Dossier-Intake-Lijst (DIL), een export uit het
primairprocessysteem waarin alle dossiers geregistreerd staan, die geïmporteerd wordt
in een daarvoor ingerichte applicatie, waarbij per dossier is aangegeven welke verwerking
deze moet ondergaan. De verwerking is gebasseerd op de selectielijst van de RvdK.
Justid controleert alle fysieke dossiers, op naam, geboortedatum en kinddossiernummer
(fysiek nummer en KBPS nummer) en verdeelt de dossiers naar het door de RvdK bepaalde
verwerkingsproces. De volgende verwerkprocessen worden onderscheiden:
-
1.
Digitaliseren (onder vervanging)
Binnen scope van dit vervangingsproces
-
2. Vernietigen (niet te digitaliseren dossiers)
Buiten scope van dit vervangingsproces
-
3. In papier overbrengen naar het Nationaal Archief
Buiten scope van dit vervangingsproces
-
4. Nog uit te zoeken: dossiers die niet door Justid aan een van de bovengenoemde categorieën
kunnen worden toegekend en waar de RvdK eerst nog naar moet kijken.
Buiten scope van dit vervangingsproces
De RvdK is te allen tijde inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het intakeproces.
3.3. Scanklaar maken
Justid maakt de dossiers scanklaar. Hierbij hoort: het ontnieten, plastic tabbladen
vervangen door papieren tabbladen met barcode, het herstellen van ezelsoren etc. Zie
voor een gedetaileerde beschrijving van dit proces H3.3 van Handboek deel A.
3.4. Digitaliseren
In deze fase vindt het feitelijke digitaliseren van de dossiers plaats. Zie voor een
gedetailleerde beschrijving van dit proces H3.4 van Handboek deel A.
3.5. Metadataverrijking
Op de dossierintakelijst staan alle papieren dossiers en de metadata die gekoppeld
moet worden aan het te digitaliseren papieren dossier. Tijdens de intake wordt door
Justid aan het papieren dossier een uniek Justid-ID-barcodeblad toegekend. Het Justid-ID
wordt tevens, tijdens de intake, in de intakelijst geregistreerd, bij het papieren
dossier.
Tijdens het scannen wordt het Justid-ID-barcode door de scanner gelezen en registreerd
in de metadata van de PDF. Middels het Justid-ID worden automatisch de metadata van
de DIL gekoppeld aan het dossier. Zie bijlage 3 Metadataverrijking voor een overzicht van de toe te voegen metadata.
3.6. Inlezen DIM en CDD+
Nadat de dossiers zijn gedigitaliseerd worden zij opgeslagen in de applicatie DIM
(Dienst Intelligent Metadateren). Tevens wordt de dossierintakelijst, met de gewenste
metadata (zie bijlage 3 Metadataverrijking) ingelezen in het DIM. Vervolgens stuurt het DIM de gedigitaliseerde PDF-bestanden
met bijbehorende metadata naar het Centraal Digitaal Depot (CDD+), het e-depot van
het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De dossiers van de RvdK die in het CDD+
zijn opgeslagen zijn alleen toegankelijk voor de RvdK (m.a.w. niet voor andere (taak-)
organisaties die ook aangesloten kunnen zijn op het CDD+).
3.7. Kwaliteitscontroles
Binnen het vervangingsproces worden kwaliteitscontroles uitgevoerd. Dit gebeurt vooraf,
tijdens en na het scannen.
Vooraf:
-
1. Controle door Justid van het aantal door RvIHH aangeleverde dozen;
-
2. Controle door Justid op juistheid naam, geboortedatum, fysiek-nummer en kinddossiernummer
RvdK, dit gebeurt tijdens het dossier-intake-proces (zie H3.2 van dit Handboek deel
B);
Tijdens:
-
3. Controle door Justid van de dossiernummers van de gedigitaliseerde dossiers per rolcontainer
te digitaliseren dossiers;
-
4. Controle door Justid van de kwaliteit van de scans op basis van Handboek deel A;
-
5. Controle door Justid op het juist opslaan in het DIM;
Achteraf:
Voor een getailleerde beschrijving van de kwaliteitscontroles door Justid zie H3.5
en H6 van Handboek deel A. De uitkomsten van de kwaliteitscontroles worden genoteerd
door Functioneel Beheer van Justid. Hierover vindt periodiek overleg plaats tussen
Justid en de RvdK. De RvdK blijft te allen tijde eindverantwoordelijk voor wat betreft
de kwaliteit van de metadata.
4. De procedure voor vernietiging van de vervangen dossiers
Afhankelijk van de beschikbare opslagruimte bij Justid, staan de archiefdozen met
de gescande dossiers opgeslagen bij Justid of gaan ze (tijdelijk) weer terug naar
RvIHH voordat deze vernietigd worden. Zowel Justid als RvIHH maken gebruik van gecertificeerde
bedrijven voor de vernietiging door middel van versnippering of verbranding.
De fysiek dossiers die gescand zijn, worden minimaal drie maanden bewaard alvorens
deze te vernietigen. Dit geeft ruimte om een kwaliteitscontrole uit te voeren op de
gescande dossiers. Tot vernietiging kan pas worden overgegaan nadat de controleslag
door de RvdK heeft plaatsgevonden, inclusief de eventuele verrijking van metadata
in het DIM en de dossiers goed, geordend en toegankelijk staan opgeslagen in het CDD+.
Voordat de papieren dossiers vernietigd worden, voert de RvdK een kwalitatieve en
kwantitatieve controle uit en rapporteert over deze controle.
De Algemeen Directeur van de RvdK geeft de uiteindelijke opdracht (Zie bijlage 4 Sjabloon Vernietigingsopdracht) tot vernietiging aan Justid (of aan RvIHH indien de dossiers teruggestuurd zijn).
Justid (of RvIHH) schakelt een gecertificeerde vernietigingsbedrijf in. Dit bedrijf
stuurt een certificaat van vernietiging naar Justid (of RvIHH), die het doorstuurt
naar de RvdK.
Er zal tevens een Verklaring van vervanging (Zie bijlage 5 Sjabloon Verklaring vervanging) worden opgesteld en getekend door de Algemeen Directeur van de RvdK. De RvdK archiveert
de Verklaring van vervanging en het ceritificaat van vernietiging tezamen. Zie H5.3
Handboek deel A voor een gedetailleerde beschrijving van het vernietigingsproces.
6. Duurzame toegankelijkheid
Dossiers zijn alleen bruikbaar als ze duurzaam toegankelijk en vindbaar zijn. Om dit
mogelijk te maken dient op de gescande dossiers de geldende selectielijst te worden
toegepast en dienen de dossiers te worden opgeslagen in een beheerde omgeving. Zie
H5 van het Handboek deel A voor een gedetailleerde beschrijving van de duurzame opslag
van de vervangen dossiers.
7. Beheer Handboek vervanging
Het beheer, onderhoud en wijziging van het organisatie-specifieke deel van dit handboek
geschiedt door RvdK in samenspraak met Justid, gezien Handboeken deel A en deel B
een eenheid vormen. Het Handboek deel A en deel B worden minimaal 1 keer per 2 jaar
op actualiteit getoetst.
