Reglement van de Koninklijke Bibliotheek 2023

Geraadpleegd op 09-05-2024.
Geldend van 23-02-2023 t/m heden

Origineel opschrift en aanhef

Reglement van de Koninklijke Bibliotheek 2023

Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1.1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. Algemeen Bestuurscollege: het algemeen bestuur van de Koninklijke Bibliotheek zoals bedoeld in artikel 13.3 van de WHW;

• b. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• c. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• d. BW: Burgerlijk Wetboek;

• e. Directeur-bibliothecaris: de bibliothecaris van de Koninklijke Bibliotheek zoals bedoeld in artikel 13.5 van de WHW, aangeduid als Algemeen Directeur;

• f. Instellingsbestuur: het Algemeen Bestuurscollege. (Ontleend aan art. 13.3, lid 1 van de WHW).

• g. Kaderwet: Kaderwet zelfstandige bestuursorganen;

• h. Machtiging: Een handeling zijnde noch een publiekrechtelijke noch een privaatrechtelijke rechtshandeling. Het betreft het doen van feitelijke handelingen.

• i. Mandaat: De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Degene aan wie een bevoegdheid is gemandateerd, mag die bevoegdheid (onder)mandateren aan hiërarchische ondergeschikten.

• j. Onze minister: Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

• k. Schakelbepaling: De bepalingen in artikel 10: 12 van de Awb omtrent mandaat zijn van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.

• l. Volmacht: De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

• m. WHW: Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

• n. Woo: Wet open overheid;

• o. Wsob: Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;

Hoofdstuk 2. Algemeen bestuurscollege

Artikel 2.1. Taken en bevoegdheden

• 1 De bevoegdheid tot regeling en bestuur van de Koninklijke Bibliotheek berust bij het Algemeen Bestuurscollege voor zover die bevoegdheid niet bij of krachtens de WHW aan de directeur-bibliothecaris is opgedragen. Het Algemeen Bestuurscollege oefent de taken en bevoegdheden uit die bij of krachtens de WHW, de Wsob en de Kaderwet aan het instellingsbestuur zijn opgedragen, voor zover bij of krachtens hoofdstuk 13 van de WHW niet anders is bepaald. (Ontleend aan art. 13.3, lid 1 van de WHW).

• 2 Het Algemeen Bestuurscollege laat zich bij de uitvoering van zijn taken leiden door de taakstelling van de Koninklijke Bibliotheek als de nationale bibliotheek, zoals omschreven in artikel 1.5, lid 2 van de WHW en, ten aanzien van de taken genoemd onder a tot en met c, in artikel 9 van de Wsob.

  De Koninklijke Bibliotheek is als nationale bibliotheek werkzaam op het gebied van het bibliotheekwezen en heeft in ieder geval tot taak:

  • a. de informatievoorziening op het gebied van de Nederlandse geschiedenis, cultuur en samenleving, aan het hoger onderwijs, het wetenschappelijk onderzoek, het openbaar bestuur en de uitoefening van beroep of bedrijf;

  • b. het aansturen van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen door:

    • 1. afstemming en coördinatie;

    • 2. educatie, informatie en reflectie; en

    • 3. vertegenwoordiging en promotie;

  • c. het in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek; en

  • d. het verzorgen van een bibliotheekvoorziening van noodzakelijk omgezette werken voor personen met een handicap;

  • e. het zorg dragen voor de nationale bibliotheekverzameling van geschreven, gedrukte en digitale publicaties;

  • f. het bevorderen van de totstandkoming en instandhouding van nationale voorzieningen voor duurzaam behoud, beheer, ontsluiting en beschikbaarstelling van de nationale bibliotheekverzameling op haar werkterrein;

  • g. het verrichten van onderzoek, gericht op de voorbereiding en uitvoering van het beleid op het in de wet genoemde terrein;

  • h. het zorg dragen voor landelijke programma’s voor conservering en digitalisering;

  • i. het bijdragen aan de internationale infrastructuur voor de duurzame toegankelijkheid van digitale wetenschappelijke publicaties;

  • j. het bevorderen van de afstemming met overige wetenschappelijke bibliotheken in en buiten Nederland;

  • k. het bevorderen van de samenwerking met archieven, musea en uitgeverijen op haar werkterrein;

  • l. het bevorderen van de internationale samenwerking op haar werkterrein.

Artikel 2.2. Samenstelling

Het Algemeen Bestuurscollege bestaat uit een voorzitter, tevens lid, en ten hoogste vier andere leden. Het aantal leden wordt door Onze minister bepaald. (Ontleend aan art. 13.3, lid 2 van de WHW).

Artikel 2.3. Benoeming, schorsing en ontslag

• 1 De leden van het Algemeen Bestuurscollege worden door Onze minister benoemd, geschorst en ontslagen. De benoeming geschiedt voor een door Onze minister te bepalen termijn. (Ontleend aan art. 13.3, lid 3 van de WHW).

• 2 De leden van het Algemeen Bestuurscollege kunnen door Onze minister, de overige leden van het Algemeen Bestuurscollege gehoord, worden geschorst en tussentijds ontslagen. (Ontleend aan art. 13.3, lid 4 van de WHW).

• 3 Schorsing en ontslag vindt slechts plaats wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid voor de vervulde functie dan wel wegens andere zwaarwegende in de persoon van de betrokkene gelegen redenen. Ontslag vindt voorts plaats op eigen verzoek. (Ontleend aan art. 12, lid 2 van de Kaderwet).

Artikel 2.4. Nevenfuncties

• 1 Een lid van het Algemeen Bestuurscollege vervult geen nevenfuncties die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van zijn functie of de handhaving van zijn onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin. (Ontleend aan art. 13, lid 1 van de Kaderwet).

• 2 Een lid van het Algemeen Bestuurscollege meldt het voornemen tot het aanvaarden van een nevenfunctie anders dan uit hoofde van zijn functie aan Onze minister. (Ontleend aan art. 13, lid 2 van de Kaderwet).

• 3 Nevenfuncties van een lid van het Algemeen Bestuurscollege anders dan uit hoofde van zijn functie worden openbaar gemaakt. Openbaarmaking geschiedt door het ter inzage leggen van een opgave van deze nevenfuncties bij de Koninklijke Bibliotheek en bij Onze minister. (Ontleend aan art. 13, lid 3 van de Kaderwet).

Artikel 2.5. Bezoldiging

• 1 Onze minister kan aan een of meer leden van het Algemeen Bestuurscollege een bezoldiging of toelage toekennen. (Ontleend aan art. 13.3, lid 5 van de WHW).

• 2 Buiten de bezoldiging of de schadeloosstelling en de vergoeding van bijzondere kosten in verband met zijn functie geniet een lid van het Algemeen Bestuurscollege geen inkomsten ten laste van de Koninklijke Bibliotheek. (Ontleend aan art. 14, lid 3 van de Kaderwet).

• 3 In het jaarverslag wordt een geaccumuleerde opgave gedaan van het bedrag van de bezoldigingen of schadeloosstellingen, met inbegrip van de pensioenlasten en van andere uitkeringen, voor de gezamenlijke leden van het Algemeen Bestuurscollege (Ontleend aan art. 14, lid 4 van de Kaderwet).

Artikel 2.6. Vertegenwoordiging

De voorzitter van het Algemeen Bestuurscollege vertegenwoordigt de Koninklijke Bibliotheek in en buiten rechte. (Ontleend aan art. 13.3, lid 6 van de WHW).

Artikel 2.7. Vervanging van leden bij afwezigheid of ontstentenis

De voorzitter wordt bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door het langst zittende bestuurslid, dan wel bij eenzelfde aantal zittingsjaren van twee of meer langst zittende bestuursleden door de oudste van hen.

Artikel 2.8. Begroting

• 1 Het Algemeen Bestuurscollege stelt jaarlijks, voorafgaand aan het desbetreffende begrotingsjaar, de begroting vast. Het Algemeen Bestuurscollege zendt de begroting, alsmede wijzigingen van de begroting binnen veertien dagen na de vaststelling ter kennisgeving aan Onze minister. Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar. (Ontleend aan art. 2.8, lid 1 van de WHW en aan art. 26 van de Kaderwet).

• 2 De begroting behelst een voorstel aan Onze minister over het bedrag dat in het betreffende jaar in de rijksbegroting zal worden opgenomen en een voorstel aan Onze minister aangaande de in het betreffende jaar te hanteren tarieven. Indien de Koninklijke Bibliotheek andere baten of inkomsten raamt, worden deze afzonderlijk vermeld en van een toelichting voorzien. (Ontleend aan art. 28 van de Kaderwet).

• 3 In een apart onderdeel van de begroting wordt invulling gegeven aan de taken als bedoeld in artikel 9 van de Wsob, waarbij een allocatie van middelen is opgenomen die overeenstemt met het instellingsplan. (Ontleend aan art. 19, lid 3 Wsob).

• 4 Het Algemeen Bestuurscollege draagt zorg voor wijziging van de begroting indien de vastgestelde rijksbijdrage afwijkt van de in de begroting opgenomen geraamde rijksbijdrage, alsmede in geval van een nader bepaalde rijksbijdrage. (Ontleend aan art. 2.8, lid 3 van de WHW).

• 5 Indien gedurende het jaar aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke en de begrote baten en lasten dan wel inkomsten en uitgaven, doet de Koninklijke Bibliotheek daarvan onverwijld mededeling aan Onze minister onder vermelding van de oorzaak van de verschillen. (Ontleend aan art. 30 van de Kaderwet).

• 6 Het Algemeen Bestuurscollege doet de noodzakelijke uitgaven binnen de grenzen van de vastgestelde of gewijzigde begroting. (Ontleend aan art. 2.8, lid 4 van de WHW).

• 7 Af- en overschrijving op de uitgaafposten van de begroting kunnen door het Algemeen Bestuurscollege geschieden in de gevallen, voorzien in de door het Algemeen Bestuurscollege ter zake vast te stellen regels. (Ontleend aan art. 2.8, lid 5 van de WHW).

Artikel 2.9. Verslag

• 1 Het Algemeen Bestuurscollege dient jaarlijks voor 15 maart bij Onze minister een verslag en jaarrekening in. Het besluit tot vaststelling van de jaarrekening behoeft de goedkeuring van Onze minister. (Ontleend aan art. 18, lid 1 en art. 34 van de Kaderwet en art. 2.9, lid 6 van de WHW).

• 2 Het jaarverslag wordt aan beide kamers der Staten-Generaal toegezonden. (Ontleend aan art. 18, lid 2 van de Kaderwet).

• 3 Het verslag bestaat uit de jaarrekening met bijbehorende begroting, het jaarverslag en overige financiële gegevens. Uit het verslag dient te blijken in hoeverre sprake is van een behoorlijke uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve waarvan de rijksbijdrage is verleend en van een doelmatige aanwending van de rijksbijdrage, mede in het licht van het instellingsplan. (Ontleend aan art. 2.9 van de WHW).

• 4 In een apart onderdeel van het jaarverslag wordt beleidsmatig en financieel verantwoording afgelegd over de taken als bedoeld in artikel 9 van de Wsob. (Ontleend aan art. 19, lid 3 van de Wsob).

• 5 In het jaarverslag doet de Koninklijke Bibliotheek verslag van hetgeen zij heeft gedaan teneinde de personen en instellingen die met de Koninklijke Bibliotheek in aanraking komen zorgvuldig te behandelen, zoals de zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften en klachten die zijn ontvangen en de wijze waarop de Regeling bezwarenprocedure KB en de Klachtregeling KB (Zie de Bijlagen 5 en 6 bij het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek) worden toegepast. Daarnaast wordt in het jaarverslag vermeld welke voorzieningen zijn getroffen waardoor personen en instellingen die met de Koninklijke Bibliotheek in aanraking komen in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbeteringen van werkwijzen en procedures te doen. (Ontleend aan art. 19 van de Kaderwet).

Artikel 2.10. Instellingsplan

• 1 Het Algemeen Bestuurscollege stelt een instellingsplan vast uiterlijk vier jaar na het tijdstip van vaststelling van het vorige plan en zendt dit na vaststelling onverwijld aan Onze minister. Het plan geeft een omschrijving van de inhoud en de specificatie van het voorgenomen beleid van de Koninklijke Bibliotheek voor die periode. Het Algemeen Bestuurscollege maakt het plan openbaar. (Ontleend aan art. 2.2 en 2.2a van de WHW).

• 2 In een apart onderdeel van het instellingsplan wordt invulling gegeven aan de taken als bedoeld in artikel 9 van de Wsob. Daarnaast wordt in een onderdeel van het instellingsplan, het beheerplan, specifiek ingegaan op de wijze waarop de Koninklijke Bibliotheek de landelijke digitale bibliotheek in stand houdt. (Ontleend aan art. 19, lid 3 en art. 17, lid 2 van de Wsob).

Artikel 2.11. Collectieplan en gezamenlijke catalogus

• 1 Het Algemeen Bestuurscollege stelt elke vier jaar een gezamenlijk collectieplan vast voor de deelnemers van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen als bedoeld in artikel 7 Wsob. (Ontleend aan art. 10, lid 1 van de Wsob).

• 2 Ten behoeve van de gezamenlijke catalogus voor de landelijke digitale bibliotheek, stelt het Algemeen Bestuurscollege regels over het tijdstip en de wijze waarop gegevens over de collectie en de beschikbaarheid daarvan door lokale bibliotheken en provinciale ondersteuningsinstellingen worden verstrekt aan de Koninklijke Bibliotheek. (Ontleend aan art. 11, lid 1 en lid 3 van de Wsob).

Artikel 2.12. Toegang digitale werken

Ten behoeve van het in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek door de Koninklijke Bibliotheek stelt het Algemeen Bestuurscollege een reglement vast voor de toegang tot digitale werken. (Ontleend aan art. 17, lid 1 onder c van de Wsob).

Artikel 2.13. Inkoop digitale werken

De Koninklijke Bibliotheek verricht namens de Staat der Nederlanden het inkopen van werken voor de landelijke digitale bibliotheek. De inkoop wordt uitsluitend verricht op voordracht van vertegenwoordigers van de lokale bibliotheken, welke is afgestemd op het bedrag dat Onze minister jaarlijks aan de Koninklijke Bibliotheek ter beschikking stelt voor het inkopen van werken. (Ontleend aan art. 18 van de Wsob).

Artikel 2.14. Subsidieverstrekking

• 1 Ten behoeve van de taken bedoeld in artikel 9 van de Wsob kan de Koninklijke Bibliotheek subsidie verstrekken. (Ontleend aan art. 20, lid 1 van de Wsob).

• 2 Indien de Koninklijke Bibliotheek subsidie verstrekt, stelt het Algemeen Bestuurscollege een subsidiereglement vast waarin in ieder geval wordt vastgelegd de werkwijze, de procedures en de criteria die het bestuur bij het verstrekken van subsidies hanteert, alsmede de verplichtingen die aan de subsidieontvanger worden opgelegd. (Ontleend aan art. 20, lid 2 van de Wsob).

• 3 Onze minister kan het Algemeen Bestuurscollege voorschrijven een subsidiereglement te wijzigen met betrekking tot de vaststelling van een subsidieplafond en de wijze van verdeling daarvan, de betaling en terugvordering van de subsidie alsmede de verlening van voorschotten op de subsidie. (Ontleend aan art. 20, lid 3 van de Wsob).

• 4 Het besluit tot vaststelling van een subsidiereglement of een wijziging daarvan treedt slechts in werking na goedkeuring door Onze minister. (Ontleend aan art. 20, lid 4 van de Wsob).

Artikel 2.15. Werkwijze

• 1 Het Algemeen Bestuurscollege vergadert zo dikwijls de voorzitter of twee leden dit wenselijk achten, doch tenminste vier keer per jaar.

• 2 Het Algemeen Bestuurscollege kan slechts besluiten nemen wanneer tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. Wanneer het vereiste aantal leden niet aanwezig is, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven waarin ongeacht het aantal aanwezige leden besluiten kunnen worden genomen.

• 3 Onverminderd het bepaalde in zijn taakomschrijving heeft de directeur-bibliothecaris de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen – waaronder begrepen het verzenden van een oproepingsbrief, de concept-agenda en de bijbehorende vergaderstukken – de verslaglegging, alsmede de uitvoering van de besluiten, voorzover het Algemeen Bestuurscollege een en ander zichzelf niet heeft voorbehouden. Hij woont de vergaderingen met raadgevende stem bij.

• 4 De termijn van oproeping bedraagt, tenzij de voorzitter om spoedeisende redenen anders beslist, tenminste zes dagen, de dag van oproeping en van vergadering niet meegerekend.

• 5 In spoedeisende gevallen kan de voorzitter met inachtneming van eventuele voorwaarden van het Algemeen Bestuurscollege, buiten de vergadering besluiten nemen namens het Algemeen Bestuurscollege. Dergelijke besluiten worden zo spoedig mogelijk ter kennis gebracht van het Algemeen Bestuurscollege.

Hoofdstuk 3. Directeur-bibliothecaris

Artikel 3.1. Taken en bevoegdheden

• 1 Binnen het kader van het door het Algemeen Bestuurscollege vastgestelde beleid berust de leiding van de Koninklijke Bibliotheek bij de directeur-bibliothecaris. (Ontleend aan art. 13.5, lid 1 van de WHW).

• 2 De directeur-bibliothecaris heeft tot taak het beleid van het Algemeen Bestuurscollege voor te bereiden en ten uitvoer te leggen. (Ontleend aan art. 13.5, lid 2 van de WHW).

• 3 De directeur-bibliothecaris is bevoegd om uitgaven te doen en verplichtingen aan te gaan binnen het kader van de door het Algemeen Bestuurscollege vastgestelde begroting.

• 4 De directeur-bibliothecaris ontvangt van het Algemeen Bestuurscollege mandaat, volmacht en machtiging om de taken en bevoegdheden van de Koninklijke Bibliotheek op een ordentelijke wijze uit te kunnen oefenen. (Besluit Mandaat-,Volmacht-, en Machtigingsregeling Koninklijke Bibliotheek 2022 is opgenomen in Bijlage 1 bij dit reglement).

• 5 De directeur-bibliothecaris is namens het Algemeen Bestuurscollege bevoegd de taken en bevoegdheden in lid 4 in (onder)mandaat en in (onder)volmacht te verlenen. (Ontleend aan art. 3:41 en art. 10:5 Awb).

Hoofdstuk 4. De organisatie

Artikel 4.1. Bijzondere regelingen

• 1 Het Algemeen Bestuurscollege kan bijzondere regelingen vaststellen inzake onderdelen of aspecten van de organisatie.

• 2 Het Algemeen Bestuurscollege heeft de volgende bijzondere regelingen vastgesteld;

  • a) Besluit Volmachtsregeling personeelsbeleid/ personeelsbeheer Koninklijke Bibliotheek 2022 (Bijlage 2).

  • b) Besluit Mandaatregeling Algemeen Directeur Koninklijke Bibliotheek Algemene Verordening Gegevensbescherming 2022 (Bijlage 3).

  • c) Besluit Mandaatregeling subsidie Koninklijke Bibliotheek 2022 (Bijlage 4).

Hoofdstuk 5. Openbaarheid en tarieven

Artikel 5.1. Informatie uit eigen beweging en op verzoek

Het Algemeen Bestuurscollege verschaft desgevraagd alsmede uit eigen beweging informatie over de Koninklijke Bibliotheek aan belanghebbenden en belangstellenden. In de Wet open overheid (Woo) is geregeld in welke gevallen het verschaffen van informatie achterwege blijft. (Ontleend aan art. 13.8, lid 1 van de WHW).

Artikel 5.2. Tarieven

• 1 Het Algemeen Bestuurscollege stelt regels vast voor het berekenen van tarieven bij het op verzoek verschaffen van informatie. (Ontleend aan art. 13.8, lid 2 van de WHW).

• 2 Het Algemeen Bestuurscollege stelt, nadat door de Koninklijke Bibliotheek overleg is gevoerd met vertegenwoordigers van de lokale bibliotheken, tarieven vast voor de toegang tot digitale werken of het gebruik van digitale diensten of bronnen. (Ontleend aan art. 14 van de Wsob).

• 3 Voor zover de Koninklijke Bibliotheek bevoegd is tot het vaststellen van tarieven, behoeft de hoogte van de vastgestelde tarieven de goedkeuring van Onze minister. De goedkeuring is niet vereist indien de Koninklijke Bibliotheek is gebonden aan een maximumbedrag voor het tarief. (Ontleend aan art. 17 Kaderwet).

Hoofdstuk 6. Rechtsbescherming

Artikel 6.1. Besluiten, beschikkingen, bezwaar en beroep

• 1 Van toepassing zijn de bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Wet open overheid (Woo) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) over besluiten, c.q. beschikkingen, alsmede die over bezwaar en beroep. Ten behoeve van een beslissing op een bezwaar kan het Algemeen Bestuurscollege zich laten adviseren door een adviescommissie.

• 2 Voor de behandeling van bezwaar en beroep kan het Algemeen Bestuurscollege bijzondere reglementen vaststellen.

• 3 Het Algemeen Bestuurscollege heeft de volgende bijzondere reglementen vastgesteld;

  • a) De Regeling Bezwarenprocedure Koninklijke Bibliotheek (Bijlage 5).

  • b) De Klachtregeling Koninklijke Bibliotheek (Bijlage 6).

Hoofdstuk 7. Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 7.1. Vervanging Reglement van de Koninklijke Bibliotheek van 3 september 2020

Dit reglement vervangt het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek van 3 september 2020

Artikel 7.2. Inwerkingtreding

Het reglement treedt in werking een dag na bekendmaking van de vaststelling ervan in de Staatscourant.

Origineel slotformulier en ondertekening

, 7 februari 2023

Aldus ondertekend, namens het Algemeen Bestuurscollege,

de voorzitter van het Algemeen Bestuurscollege

T.H.J. Joustra

Bijlage 1. Besluit mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling Koninklijke Bibliotheek 2022

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op de bepalingen in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Gelet op de bepalingen in de Auteurswet;

Gelet op titel 3 van het Burgerlijk Wetboek;

Gelet op de bepalingen in de Kaderwet;

Gelet op de bepalingen in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 96/46/EG (verder: Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;

Gelet op de bepalingen in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

Gelet op de bepalingen in de Wet open overheid;

Gelet op de bepalingen in de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen en;

Gelet op artikel 2.1 en artikel 3.1 van het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek

Besluit:

De directeur-bibliothecaris (hierna aangeduid als: Algemeen Directeur) van de Koninklijke Bibliotheek mandaten, volmachten en machtigingen ter uitvoering van de taken en bevoegdheden ten aanzien van de Koninklijke Bibliotheek te verlenen;

Artikel 1:

• 1. De Algemeen Directeur is bevoegd namens het Algemeen Bestuurscollege (publiekrechtelijke) besluiten en overige handelingen in mandaat, volmacht en machtiging te nemen ter uitvoering van de taken en bevoegdheden van de Koninklijke Bibliotheek.

• 2. De Algemeen Directeur is bevoegd namens het Algemeen Bestuurscollege privaatrechtelijke rechtshandelingen en daarmee samenhangende verplichtingen in volmacht en machtiging aan te gaan.

• 3. De Algemeen Directeur wijst een directieteamlid aan als plaatsvervanger die bij zijn afwezigheid bevoegd is namens het Algemeen Bestuurscollege alle in de leden 1 en 2 beschreven besluiten en rechtshandelingen te nemen.

• 4. Het mandaat, de volmacht en de machtiging omvat tevens het voeren van correspondentie ter zake.

Artikel 2:

De Algemeen Directeur heeft de bevoegdheid mandaat, volmacht en machtiging te verlenen voor ondertekening van uitvoeringstechnische zaken.

Artikel 3:

• 1. De uitoefening van de mandaat, de volmacht en de machtiging door de Algemeen Directeur geschiedt met inachtneming van de ter zake geldende instructies per geval of in algemene zin van het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. De Algemeen Directeur verschaft het Algemeen Bestuurscollege gevraagd of ongevraagd informatie over de uitvoering van de aan hem opgedragen taken.

• 3. De Algemeen Directeur informeert het Algemeen Bestuurscollege of de voorzitter bij zwaarwegende omstandigheden en gebeurtenissen die betrekking hebben op de uitoefening van de mandaat, de volmacht en de machtiging.

• 4. De Algemeen Directeur is namens het Algemeen Bestuurscollege bevoegd de taken en werkzaamheden in de artikelen 1 en 2 in (onder)mandaat en/of in (onder)volmacht te verlenen.

Artikel 4:

De ondertekening van documenten namens het Algemeen Bestuurscollege luidt als volgt: “namens het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek, (naam), Algemeen Directeur van de Koninklijke Bibliotheek”.

Artikel 5:

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van ondertekening door het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. Dit besluit en iedere wijziging worden gepubliceerd in de Staatscourant. De Algemeen Directeur draagt zorg voor publicatie.

Artikel 6:

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Mandaat-, Volmacht-, en Machtigingsregeling Koninklijke Bibliotheek 2022.

Bijlage 2. Besluit volmachtsregeling personeelsbeleid/ personeelsbeheer Koninklijke Bibliotheek 2022

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op artikel 3.1 en artikel 4.1 van het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek;

Besluit:

De directeur-bibliothecaris (hierna aangeduid als: Algemeen Directeur) van de Koninklijke Bibliotheek de navolgende volmachten inzake personeelsbeleid/ personeelsbeheer, het vaststellen en wijzigen van de (collectieve) arbeidsvoorwaarden en het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomsten te verlenen.

Artikel 1:

• 1. De Algemeen Directeur is bevoegd namens het Algemeen Bestuurscollege alle daden van personeelsbeleid/personeelsbeheer te verrichten, de (collectieve) arbeidsvoorwaarden vast te stellen en te wijzigen en arbeidsovereenkomsten aan te gaan, te wijzigen of te beëindigen, met uitzondering van personeelsbeheersdaden die de Algemeen Directeur zelf betreffen. Aangelegenheden betreffende schorsing en ontslag worden door de Algemeen Directeur tijdig ter kennis gebracht aan het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. De Algemeen Directeur wijst een directieteamlid aan die bij zijn afwezigheid bevoegd is namens het Algemeen Bestuurscollege alle daden van personeelsbeleid/ personeelsbeheer te verrichten, waaronder ook het aangaan, wijzigen of beëindigen van de arbeidsovereenkomsten, met uitzondering van personeelsbeheersdaden die het directieteamlid en de Algemeen Directeur betreffen en als zijn waarnemer optreedt.

• 3. De volmacht omvat tevens het voeren van correspondentie ter zake.

Artikel 2:

De Algemeen Directeur is gevolmachtigd om namens het Algemeen Bestuurscollege het overleg te voeren met de daarvoor in aanmerking komende verenigingen van werknemers.

Artikel 3:

De Algemeen Directeur heeft de bevoegdheid volmacht te verlenen voor ondertekening van uitvoeringstechnische zaken.

Artikel 4:

• 1. De uitoefening van de volmacht door de Algemeen Directeur geschiedt met inachtneming van de ter zake geldende instructies per geval of in algemene zin van het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. De Algemeen Directeur verschaft het Algemeen Bestuurscollege gevraagd of ongevraagd informatie over de uitvoering van de aan hem opgedragen taken.

• 3. De Algemeen Directeur informeert het Algemeen Bestuurscollege of de voorzitter bij zwaarwegende omstandigheden en gebeurtenissen die betrekking hebben op de uitoefening van de volmacht.

Artikel 5:

De ondertekening van documenten namens het Algemeen Bestuurscollege luidt als volgt: “namens het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek, (naam), Algemeen Directeur van de Koninklijke Bibliotheek”.

Artikel 6:

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van ondertekening door het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. Deze regeling vervangt met ingang van haar datum van inwerkingtreding de Volmachtsregeling Personeelsbeleid/Personeelsbeheer Koninklijke Bibliotheek 2020.

• 3. Deze regeling en iedere wijziging worden gepubliceerd in de Staatscourant. De Algemeen Directeur draagt zorg voor publicatie.

Artikel 7:

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Volmachtsregeling personeelsbeleid/personeelsbeheer Koninklijke Bibliotheek 2022.

Bijlage 3. Besluit mandaatregeling Algemeen Directeur Koninklijke Bibliotheek Algemene Verordening Gegevensbescherming 2022

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op de bepalingen in de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 96/46/EG (verder: Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;

Gelet op artikel 3.1 en artikel 4.1 van het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek;

Besluit:

De directeur-bibliothecaris (hierna aangeduid als: Algemeen Directeur) van de Koninklijke Bibliotheek het navolgende mandaat te verlenen:

Artikel 1. Bevoegdheden

• 1. De Algemeen Directeur is bevoegd om namens het Algemeen Bestuurscollege besluiten te nemen op verzoeken om uitvoering te geven aan de rechten van de betrokkene als bedoeld in de artikelen 15 tot en met 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en om uitvoering te geven aan de verplichtingen op grond van de artikelen 33 en 34 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

• 2. Het bepaalde in het eerste lid is niet van toepassing op beslissingen op bezwaar.

Artikel 2. (Onder)mandaat

• 1. De Algemeen Directeur is bevoegd (onder)mandaat te verlenen aan een directieteamlid om besluiten te nemen op verzoeken om uitvoering te geven aan de rechten van de betrokkene als bedoeld in de artikelen 15 tot en met 22 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in welk geval het (onder)mandaat aanvaard dient te worden.

• 2. De Algemeen Directeur is bevoegd (onder)mandaat te verlenen aan de Functionaris Gegevensbescherming van de Koninklijke Bibliotheek om uitvoering te geven aan de verplichtingen op grond van de artikelen 33 en 34 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in welk geval het (onder)mandaat aanvaard dient te worden.

Artikel 3. Slotbepalingen

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van ondertekening door het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. Deze regeling vervangt met ingang van haar datum van inwerkingtreding de Regeling tot mandaat Algemeen Directeur Koninklijke Bibliotheek Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018.

• 3. Deze regeling en iedere wijziging worden gepubliceerd in de Staatscourant. De Algemeen Directeur draagt zorg voor publicatie.

• 4. Deze regeling kan worden aangehaald als: Besluit Mandaatregeling Algemeen Directeur Koninklijke Bibliotheek Algemene Verordening Gegevensbescherming 2022.

Bijlage 4. Besluit mandaatregeling subsidie Koninklijke Bibliotheek 2022

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op artikel 3.1 en artikel 4.1 van het Bestuursreglement van de Koninklijke Bibliotheek;

Gelet op artikel 9 en artikel 20 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;

Besluit:

De directeur-bibliothecaris (hierna aangeduid als: Algemeen Directeur) van de Koninklijke Bibliotheek het navolgende mandaat te verlenen.

Artikel 1

• 1. De Algemeen Directeur is bevoegd namens het Algemeen Bestuurscollege te beslissen op aanvragen voor subsidie. Alle besluiten tot toe- en afwijzing van subsidieaanvragen worden door de Algemeen Directeur tijdig ter kennis gebracht aan het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. De Algemeen Directeur wijst een directieteamlid aan die bij zijn afwezigheid bevoegd is en als waarnemer optreedt.

• 3. Het mandaat omvat tevens het voeren van correspondentie ter zake.

Artikel 2

De uitoefening van het mandaat strekt zich niet uit tot het beslissen op een bezwaarschrift (artikel 10:3 lid 3 Awb).

Artikel 3

De Algemeen Directeur heeft de bevoegdheid ondertekeningsmandaat te verlenen voor uitvoeringstechnische zaken.

Artikel 4

De ondertekening van uitgaande stukken luidt als volgt: ‘namens het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek, (naam), Algemeen Directeur van de Koninklijke Bibliotheek’.

Artikel 5

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van ondertekening door het Algemeen Bestuurscollege.

• 2. Deze regeling vervangt met ingang van haar datum van inwerkingtreding het Mandaatbesluit subsidie Koninklijke Bibliotheek 2015.

• 3. Deze regeling en iedere wijziging worden gepubliceerd in de Staatscourant. De Algemeen Directeur draagt zorg voor publicatie.

Artikel 6

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Mandaatregeling subsidie Koninklijke Bibliotheek 2022.

Bijlage 5a. Reglement Koninklijke Bibliotheek

De Regeling Bezwarenprocedure Koninklijke Bibliotheek 2023

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op de hoofstukken 6 en 7 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 6.1 lid 3 sub a van het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek;

Besluit onderstaande regeling met betrekking tot de bezwaarprocedure van de Koninklijke Bibliotheek vast te stellen:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1. Adviescommissie Subsidie: de bij besluit van het Algemeen Bestuurscollege ingestelde adviescommissie subsidie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb;

• 2. Algemeen Bestuurscollege: het algemeen bestuur van de Koninklijke Bibliotheek zoals bedoeld in artikel 13.3 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

• 3. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• 4. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• 5. Belanghebbende: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken;

• 6. Besluit: een schriftelijke beslissing, door of namens het bestuursorgaan genomen, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling;

• 7. Bestuursorgaan: het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek;

• 8. Bevoegd gezag: de Algemeen Directeur van de Koninklijke Bibliotheek;

• 9. Bezwaar: bezwaar als bedoeld in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• 10. Bezwaarschrift: bezwaarschrift als bedoeld in artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht;

• 11. Woo: Wet open overheid.

Artikel 2. Reikwijdte Regeling

Deze regeling is van toepassing op te nemen beslissingen op bezwaarschriften inzake bestuursrechtelijke aangelegenheden op het gehele publieke werkterrein van de Koninklijke Bibliotheek, met uitzondering van bezwaren inzake personele aangelegenheden.

Hoofdstuk 2. Procedure

Artikel 3. Bezwaar

• 1. De belanghebbende, die door een besluit van het bestuursorgaan rechtstreeks in zijn belang is getroffen, kan binnen zes weken na ontvangst dan wel na kennisname van een besluit, een schriftelijke weigering om te besluiten of het niet tijdig nemen van een besluit, bezwaar maken als bedoeld in artikel 7:1 van de Awb door een bezwaarschrift in te dienen bij het bevoegd gezag.

• 2. Het indienen van een bezwaarschrift tegen het niet tijdig nemen van een besluit is niet aan een termijn gebonden.

• 3. De termijn vangt aan met ingang van de dag waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt.

Artikel 4. Inhoud bezwaarschrift

Het bezwaarschrift wordt overeenkomstig artikel 6:5 Awb ondertekend en bevat tenminste:

• a. de naam en het adres van de indiener;

• b. de dagtekening;

• c. een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en zo mogelijk een afschrift van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt;

• d. de gronden van het bezwaar.

Artikel 5. Herstellen verzuim

Indien niet is voldaan aan artikel 7 van de Awb kan het bezwaar niet ontvankelijk worden verklaard, mits de belanghebbende in de gelegenheid is gesteld het verzuim te herstellen, binnen een hem daartoe gestelde redelijke termijn.

Artikel 6. Termijn

• 1. Een bezwaarschrift is tijdig ingediend indien het voor het einde van de termijn is ontvangen of, bij verzending binnen Nederland, indien het voor het einde van de termijn per post is bezorgd.

• 2. Indien het bezwaarschrift buiten de termijn genoemd in artikel 5 of onredelijk laat wordt ingediend, wordt het bezwaar niet ontvankelijk verklaard, tenzij redelijkerwijs niet geoordeeld kan worden dat belanghebbende in verzuim is geweest.

Artikel 7. Ontvangstbevestiging

De ontvangst van het bezwaarschrift wordt schriftelijk bevestigd.

Artikel 8. Géén opschortende werking

Het bezwaar schorst niet de werking van het bestreden besluit, tenzij bij of krachtens wettelijk voorschrift anders is bepaald.

Hoofdstuk 3. Adviescommissie

Artikel 9. Advies aanvragen Adviescommissie Subsidie

• 1. Ten behoeve van de beslissing op het bezwaar inzake subsidies wordt advies gevraagd aan de Adviescommissie Subsidie Koninklijke Bibliotheek, hierna te noemen de Adviescommissie Subsidie (Bijlage 5a: Besluit herbenoeming Adviescommissie Subsidie Regeling Bezwarenprocedure Koninklijke Bibliotheek 2023).

• 2. De Adviescommissie Subsidie brengt advies uit over een bij het bevoegd gezag ingediend bezwaarschrift betreffende subsidieaangelegenheden.

Artikel 10. Samenstelling

• 1. De Adviescommissie Subsidie bestaat uit:

  • a. een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter, benoemd door het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek;

  • b. twee leden en twee plaatsvervangers, benoemd door het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek.

• 2. De Adviescommissie Subsidie wordt bijgestaan door een door de Algemeen Directeur aangewezen secretaris of plaatsvervanger.

• 3. Benoeming vindt plaats voor een periode van vijf jaar, waarna herbenoeming eenmalig mogelijk is.

Artikel 11. Géén advies aanvragen

Geen advies wordt gevraagd indien:

• a. het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk is;

• b. het bezwaar kennelijk ongegrond is;

• c. de belanghebbende heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord;

• d. de belanghebbende niet binnen een door het bestuursorgaan gestelde redelijke termijn verklaart dat hij gebruik wil maken van het recht te worden gehoord;

• e. volledig aan het bezwaar van de belanghebbende tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

• f. Het een bezwaar betreft inzake de Wet open overheid (Woo), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige bestuursrechtelijke aangelegenheden waarover het bevoegd gezag een beslissing op bezwaar neemt.

Artikel 12. Behandeling bezwaarschrift

• 1. Een adviescommissie stelt de belanghebbende in de gelegenheid te worden gehoord.

• 2. Een vertegenwoordiger van het bevoegd gezag wordt in de gelegenheid gesteld een toelichting op het standpunt van het bevoegd gezag te geven.

• 3. Het horen geschiedt door een adviescommissie.

• 4. Tot tien dagen voor het horen kunnen nadere stukken worden ingediend.

• 5. Op de zaak betrekking hebbende stukken worden tenminste een week voor de hoorzitting aan de belanghebbende en de vertegenwoordiger van het bevoegd gezag toegezonden.

• 6. De zittingen van de Adviescommissie Subsidie zijn openbaar, tenzij de voorzitter op verzoek van belanghebbende of om gewichtige redenen ambtshalve anders beslist.

• 7. Een adviescommissie beraadslaagt en beslist met gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.

• 8. Op verzoek van de belanghebbende kunnen meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord.

• 9. Het bevoegd gezag kan zich door deskundigen laten bijstaan.

• 10. De kosten van getuigen en deskundigen zijn voor rekening van de partij die deze heeft meegebracht.

• 11. Een adviescommissie kan zich door een deskundige laten bijstaan.

• 12. In een zaak die daarvoor naar het oordeel van een adviescommissie geschikt is, kan het horen ingevolge artikel 7:2 van de Algemene wet bestuursrecht en het uitbrengen van advies geschieden door de voorzitter.

• 13. Over de toepassing van artikel 7:3 en 7:4, zesde lid, van de Algemene wet bestuursrecht beslist de voorzitter van een adviescommissie.

Artikel 13. Het uitbrengen van het advies

Na de zitting gaat een adviescommissie over tot beraadslaging over het uit te brengen advies.

• 1. Een adviescommissie brengt advies uit over het al dan niet gegrond zijn van het bezwaar en geeft daarbij de redenen welke tot het oordeel hebben geleid.

• 2. Het advies is gegrond op de overgelegde stukken en op hetgeen ter zitting naar voren is gebracht.

• 3. Het advies bevat een verslag van het horen, bij voorkeur opgemaakt door een onafhankelijk notuleerbureau.

• 4. De beslissing over het uit te brengen advies wordt door een adviescommissie genomen bij meerderheid van stemmen. Wanneer bij de beraadslagingen over het uit te brengen advies meer dan twee opinies zijn geuit, wordt beslist in die zin die het meest overeenkomt met de opinie van de meerderheid.

• 5. Het advies, dat met redenen is omkleed, wordt door de voorzitter en de secretaris, dan wel in voorkomend geval door hun plaatsvervangers, ondertekend en aan het bevoegd gezag of het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek toegezonden.

• 6. Een afschrift van het advies en van het verslag van het horen wordt gelijktijdig aan belanghebbende toegezonden.

Hoofdstuk 4. De beslissing op bezwaar

Artikel 14. De termijn

• 1. Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek of het bevoegd gezag neemt binnen twaalf weken na ontvangst van het bezwaarschrift een gemotiveerd besluit.

• 2. Indien een adviescommissie niet om advies is gevraagd bedraagt de beslistermijn zes weken.

• 3. De termijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop belanghebbende is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 8 te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is gebleven.

• 4. Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek of het bevoegd gezag kan de beslissing voor ten hoogste zes weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan.

Artikel 15. Het besluit

• 1. De beslissing op het bezwaarschrift wordt bekend gemaakt door toezending of uitreiking aan belanghebbende.

• 2. Bij de bekendmaking wordt de motivering vermeld waarop de beslissing rust.

• 3. Het besluit op het bezwaar wordt gegeven in de vorm van een voor beroep vatbare beslissing onder vermelding van de bevoegde rechter en de beroepstermijn.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 16. Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet besluit de Algemeen Directeur.

Artikel 17. Inwerkingtreding

De Regeling Bezwarenprocedure Koninklijke Bibliotheek treedt in werking een dag na bekendmaking van de vaststelling ervan in de Staatscourant.

Bijlage 5b. Reglement Koninklijke Bibliotheek 2023

Besluit herbenoeming Adviescommissie Subsidie Regeling Bezwarenprocedure Koninklijke Bibliotheek 2023

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op artikel 9 en 10 van de Regeling Bezwarenprocedure Koninklijke Bibliotheek 2023;

Besluit:

Artikel 1

• 1. Met ingang van 1 april 2020 mevrouw prof. mr. dr. J.E. van den Brink te herbenoemen tot voorzitter van de Adviescommissie Subsidie.

• 2. Met ingang van 1 april 2020 mevrouw prof. mr. dr. M.J. Jacobs te herbenoemen tot plaatsvervangend voorzitter van de Adviescommissie Subsidie.

Artikel 2

• 1. Met ingang van 1 april 2020 mevrouw mr. M.C.J. van Roosmalen te herbenoemen tot lid van de Adviescommissie Subsidie.

• 2. Met ingang van 1 april 2020 de heer mr. Y. Soffner te herbenoemen tot plaatsvervangend lid van de Adviescommissie Subsidie.

Artikel 3

• 1. Met ingang van 1 april 2020 mevrouw mr. Y. Gerner te herbenoemen tot lid van de Adviescommissie Subsidie.

• 2. Met ingang van 1 april 2020 mevrouw mr. W.A.M. Mossink te herbenoemen tot plaatsvervangend lid van de Adviescommissie Subsidie.

Bijlage 6. Reglement Koninklijke Bibliotheek

Klachtregeling Koninklijke Bibliotheek

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 6.1 lid 3 sub b van het Reglement van de Koninklijke Bibliotheek;

Besluit onderstaande regeling met betrekking tot de klachtenprocedure van de Koninklijke Bibliotheek vast te stellen:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• – Algemeen Bestuurscollege: het algemeen bestuur van de Koninklijke Bibliotheek zoals bedoeld in artikel 13.3 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

• – Awb: Algemene Wet bestuursrecht;

• – coördinator klachtbehandeling: door de Algemeen Directeur van de KB aangewezen functionaris, die toeziet op de correcte afhandeling van klachten;

• – klacht: iedere mondelinge of schriftelijke uiting van onvrede over de wijze waarop de KB zich jegens de klager heeft gedragen;

• – klager: degene die een klacht heeft over een gedraging van de KB;

• – medewerker: een ieder die onder verantwoordelijkheid van de KB werkzaamheden verricht voor de KB;

• – KB: Koninklijke Bibliotheek.

Artikel 2. Doel en reikwijdte

• 1. Het doel van deze regeling is het geven van een procedure voor de behandeling van klachten volgens de bepalingen uit hoofdstuk 9 van de Awb.

• 2. Deze regeling is van toepassing op de behandeling van zowel mondelinge als schriftelijke klachten.

Artikel 3. Klachtrecht

• 1. Onder het klachtrecht wordt verstaan (artikel 9:1 Awb):

  • a. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop de KB zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij de KB.

  • b. De gedraging van een persoon, werkzaam onder verantwoordelijkheid van de KB wordt aangemerkt als een gedraging van de KB.

• 2. De KB draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van zowel mondelinge als schriftelijke klachten over de wijze waarop de KB zich jegens de klager heeft gedragen (artikel 9:2 Awb).

Hoofdstuk 2 De wijze van indienen en ontvankelijkheid van klachten

Artikel 4. Mondelinge klachten

• 1. In het geval een mondelinge of telefonische klacht wordt geuit, wordt de klager in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze te geven (artikel 10 lid 1-4).

• 2. De zienswijze van de klager wordt indien wenselijk als een schriftelijke klacht als zodanig (artikel 10 lid 5) in behandeling genomen conform de bepalingen uit deze regeling.

Artikel 5. Schriftelijke klachten

• 1. De klager richt zijn klacht schriftelijk en ondertekend aan de coördinator klachtbehandeling.

• 2. In overeenstemming met het bepaalde in artikel 9:4 van de Awb vermeldt hij daarbij ten minste:

  • a. zijn naam en het adres;

  • b. de dagtekening van zijn klacht;

  • c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.

• 3. Indien de klacht niet voldoet aan bovenstaande vereisten, wordt de klager in de gelegenheid gesteld zijn klaagschrift aan te vullen.

Artikel 6. Ontvangstbevestiging

De KB bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk (artikel 9:6 Awb) en zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen twee weken na ontvangst van de klacht.

Artikel 7. Niet ontvankelijkheid

• 1. De KB is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:

  • a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van de artikelen 9:4 e.v. Awb is behandeld;

  • b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

  • c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden,

  • d. waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;

  • e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een bestuursrechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,

  • f. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• 2. De KB is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.

• 3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis gesteld. Artikel 9:12, tweede lid Awb, is van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk 3 Klachtbehandelaar en klachtregistratie

Artikel 8. Coördinator klachtbehandeling

• 1. De behandeling van de klacht geschiedt niet door een medewerker die bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest (artikel 9:7 Awb).

• 2. De KB als bestuursorgaan stelt een Coördinator klachtbehandeling aan, die belast is met de behandeling van en de advisering over klachten (Artikel 9: 14 Awb).

Artikel 9. Klachtregistratie

• 1. De Coördinator klachtbehandeling registreert elke door de KB ontvangen klacht, bewaakt de voortgang van de afhandeling van de klachtbehandeling en houdt hiervan een registratie bij.

• 2. Over de geregistreerde klachten wordt jaarlijks verslag gedaan in het Jaarverslag van de KB (artikel 9:12a Awb).

Hoofdstuk 4 Informele klachtafhandeling

Artikel 10. Informele klachtbehandeling

• 1. De KB draagt zorg voor een behoorlijke en empathische behandeling van ontvangen klachten en streeft ernaar om klachten informeel af te handelen.

• 2. Bij een informele afhandeling probeert de KB door overleg of bemiddeling of op andere wijze tot een oplossing te komen. De KB neemt daartoe contact op met de klager.

• 3. Zodra de KB naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling.

• 4. De klager ontvangt een schriftelijke mededeling dat de KB ervan uitgaat dat de klacht naar tevredenheid is afgehandeld.

• 5. Indien de klager niet tevreden is over de afhandeling van zijn klacht, dan zal de klacht alsnog volgens deze klachtregeling worden behandeld.

Hoofstuk 5 Formele klachtbehandeling

Artikel 11. Gelegenheid tot horen

• 1. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord (artikel 9:10 Awb).

• 2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

• 3. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 12. Klachtafdoening

• 1. De klacht wordt, binnen zes weken na ontvangst, afgedaan door degene die de klacht in behandeling neemt volgens artikel 8 van deze regeling (artikel 9:11 Awb).

• 2. In bijzondere gevallen kan de afhandeling van de klacht voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.

• 3. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft worden door de Coördinator klachtbehandeling schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden (artikel 9:12 Awb).

Artikel 13. Geen beroep en klacht Nationale ombudsman

• 1. Tegen een besluit van de KB inzake de behandeling van een klacht kan geen beroep worden ingesteld (artikel 9:3 Awb).

• 2. De klager wordt gewezen op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman (artikelen 9: 12 en 9:17 e.v. Awb).

Hoofdstuk 6 Inwerkingtreding

Artikel 14. Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de Algemeen Directeur.

Artikel 15. Inwerkingtreding

• 1. Deze regeling vervangt de Klachtenregeling van de Koninklijke Bibliotheek van 1 maart 2003.

• 2. De Klachtregeling Koninklijke Bibliotheek treedt in werking een dag na bekendmaking van de vaststelling ervan in de Staatscourant.