Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties,
op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens
op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel
(OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de
sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.
Deze gegevens worden opgenomen in OWP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties
die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken
van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie
heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie
apart te worden vermeld.
De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd
bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de
verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.
Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie
de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft
de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).
Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt
raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk
arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel,
uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht
(of zeer kleine kans) op herstel is.
2.3. Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering
Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd
te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen
gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en mbo, zo veel als mogelijk op
elkaar af stemmen.
Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen
enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds.
In deze regeling is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon,
functie en aard dienstverband.
In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen
meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden.
Dat betreft de onderstaande situaties:
Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam
te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school
van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen
sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan
de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt.
Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal
scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten
voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.
Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende
arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk
werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van
beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze
functies bij één school uitoefent.
Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging
van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een
nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.
Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de
regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook
geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen
de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang
in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie
(tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet
deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.
Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding
van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang
apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen
bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.
Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd
en begint een nieuwe verlofperiode.
Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk
hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en
begint een nieuwe verlofperiode.
Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel
van toepassing is.
Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel
van toepassing is.
Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO
2020, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval
de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:
In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk
te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO)
mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende
wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut
voor de bepaling van bevoegdheden.
In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken
wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.
De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn
gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het
risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in
elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein
mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over
de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie
aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.
Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is
het onderscheid tussen:
-
1. regulier lumpsumbudget (personele en materiële bekostiging) en/of andere door OCW
verstrekte budgetten, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc.
-
2. loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie
van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van
de Wet werk en bijstand.
-
3. door Risicofonds, middelen die een school op grond van een verzekering ontvangt van
een risicofonds in verband met (vervanging bij) ziekte of afwezigheid om andere redenen
-
4. overige middelen.
-
5. niet van belang in vo.
Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt
de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.
In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen
opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een
maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.
Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden
geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding
op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling
niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar
vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).
Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval
gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na
herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval
steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.
De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de
loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende
mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.
Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie.
Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn
veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen
leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand
gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment
de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de
wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie
verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie
worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.
Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang
zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden
met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van
vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties
te worden geleverd.
De in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van deze bijlage beschreven gegevens moeten
worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.
Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden
de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties
die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand
van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.
Voor de werktijdfactor en de BAPOfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang
over de peilmaand geleverd.
Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het
eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand
na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de
peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een
maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens
moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april
beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na
het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen
verwerkt.
De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor
de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren
hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden
op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren
gegevens over de peilmaand.
Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie
overig verlof.
Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig
is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.
Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben
(gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer
is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie
te kunnen verbinden.