Regeling informatievoorziening WVO

Toekomstige wijziging(en) op 01-01-2025. Zie het overzicht van wijzigingen.
Geraadpleegd op 31-10-2024. Gebruikte datum 'geldig op' 12-03-2024 en zichtdatum 29-04-2024.
Geldend van 16-03-2023 t/m heden

Regeling van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media van 14 december 2017, nr. VO/1016970, houdende regels over het gebruik van gegevens uit het basisregister onderwijs (bron) door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Inspectie van het onderwijs, vaststelling van de wijze van gegevenslevering in verband met het onderwijsnummer in het voortgezet onderwijs en de wijze van ordening en beschikbaarstelling van gegevens in het voortgezet onderwijs (Regeling informatievoorziening WVO)

§ 1. Algemeen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

§ 3. Levering inschrijvings- en examengegevens van vo-leerlingen

§ 4. Levering organisatie- en personeelsgegevens

Artikel 17. Wijze van beschikbaarstelling van de gegevens

[Toekomstige wijziging(en) op 01-01-2025. Zie het overzicht van wijzigingen]

  • 1 Het bevoegd gezag levert de gegevens, bedoeld in artikel 16, op de wijze zoals beschreven in bijlage 5.

  • 2 Het burgerservicenummer, bedoeld in regel 1 van de tabel in paragraaf 2.2 van bijlage 4 hoeft tot 1 januari 2025 niet verplicht te worden aangeleverd. Indien het bevoegd gezag nog niet beschikt over het burgerservicenummer van een personeelslid, dan worden de gegevens, bedoeld in de vorige volzin, verstrekt met een door het bevoegd gezag toegekend uniek nummer, zodat verschillende personeelsleden te onderscheiden en te volgen zijn. Dit lid alsmede de aanduiding ‘1’. voor het eerste lid vervallen met ingang van 1 januari 2025.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media,

A. Slob

Bijlage 1. behorende bij artikel 7 van de Regeling informatievoorziening WVO

[Vervallen per 01-07-2020]

Bijlage 2. behorende bij artikel 8 van de Regeling informatievoorziening WVO

[Vervallen per 01-07-2020]

Bijlage 3. behorende bij artikel 14 van de Regeling informatievoorziening WVO

[Vervallen per 01-07-2020]

Bijlage 4. behorende bij artikel 16 van de Regeling informatievoorziening WVO

Ordening van de gegevens

In deze bijlage worden gegevens gespecificeerd die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 2.111 en 5.48 van de wet, verplicht zijn om aan de Minister te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig over scholen en over het bevoegd gezag van scholen.

De specificatie van de gegevens is verdeeld over de volgende onderdelen.

  • 1. gegevens over de onderwijsinstelling en samenwerkingsverband

  • 2. gegevens over onderwijspersoneel

    • persoon

    • arbeidsrelatie

    • loon, toelagen en kortingen

    • verlofgegevens

    • WIA

  • 3. Gegevens van regelingen waarvoor een aanvraag moet worden ingediend.

Voor de aanvraagprocedure geldt dat deze alleen aangeleverd hoeven te worden wanneer daar aanleiding toe is. In dat geval dient de school de gegevens via het daartoe bestemde formulier aan te leveren.

1. Organisatiegegevens

Gegevens over het bevoegd gezag, de instellingen en de samenwerkingsverbanden worden vastgelegd in de Basisregistratie Instellingen (BRIN). De registerhouder DUO geeft aan elke organisatie, die in het register wordt vastgelegd, een uniek nummer. Verder legt de registerhouder informatie vast uit beschikkingen en andere voor de werkprocessen van belang zijnde gegevens. In de registratie wordt precies vastgelegd wat o.a. in het kader van de planprocedure is goedgekeurd en in de beschikking aan het bevoegd gezag is opgenomen. Gegevens waarvoor goedkeuring is verleend kunnen niet zonder toetsingsprocedure gewijzigd worden. Andere gegevens, zoals communicatiegegevens kunnen, op aangeven van het bevoegd gezag, wel zonder toetsing worden gemuteerd.

In deze bijlage worden de elektronische aanlevering van enkele gegevens van scholen en het bevoegd gezag beschreven, die men zelf kan wijzigen zonder toetsing door het departement.

Via de website kunnen ook andere partijen informatie halen uit deze registratie.

Het gaat daarbij om een selectie van gegevens uit BRIN, met name de identificatiegegevens (BRIN-nummer) en adresgegevens.

1.1. De organisatiegegevens

1.1.1. Bevoegd gezag: vestigingsadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

artikel 2.111

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag, volgens de BRIN.

2

Adres

 

artikel 2.111

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

artikel 2.111

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

artikel 2.111

Naam van de woonplaats, behorende bij het vestigingsadres.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.2. Bevoegd gezag: correspondentieadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

artikel 2.111

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

2

Adres

 

artikel 2.111

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

artikel 2.111

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

artikel 2.111

Naam van de woonplaats, behorende bij het correspondentieadres.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.3. Bevoegd gezag: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

artikel 2.111

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

2

Telefoonnummer

(N10)

artikel 2.111

Het telefoonnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is.

3

Fax

(N10)

artikel 2.111

Het faxnummer waaronder het bevoegd gezag bereikbaar is.

4

E-mail adres

 

artikel 2.111

Het adres waaronder het bevoegd gezag via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5

Internetadres

 

artikel 2.111

URL waar het bevoegd gezag op internet te vinden is.

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.4. School: correspondentieadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

artikel 2.111

Het door de Minister toegekende nummer van de school.

2

Adres

 

artikel 2.111

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

artikel 2.111

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

artikel 2.111

Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.5. School: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

artikel 2.111

Het door de Minister toegekende nummer van de school.

2

Telefoonnummer

(N10)

artikel 2.111

Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is.

3

Fax

(N10)

artikel 2.111

Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is.

4

E-mail adres

 

artikel 2.111

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5

Internetadres

 

artikel 2.111

URL waar de school op internet te vinden is.

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.6. Vestiging: correspondentieadres

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer vestiging

2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6)

artikel 2.111

Het door de Minister toegekende nummer van de vestiging.

2

Adres

 

artikel 2.111

De straatnaam, gevolgd door huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging.

3

Postcode

 

artikel 2.111

De postcode behorende bij het adres.

4

Plaats

 

artikel 2.111

Naam van de woonplaats, behorende bij de straat en postcode.

5

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.7. Vestiging: overige communicatiegegevens (niet verplicht)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer vestiging

2 cijfers, 2 letters, 2 cijfers (A6)

artikel 2.111

Het door de Minister gehanteerde nummer van de vestiging.

2

Telefoonnummer

(N10)

artikel 2.111

Het telefoonnummer waaronder de school bereikbaar is.

3

Fax

(N10)

artikel 2.111

Het faxnummer waaronder de school bereikbaar is.

4

E-mail adres

 

artikel 2.111

Het adres waaronder de school via het internet per elektronische post bereikbaar is.

5

Internetadres

 

artikel 2.111

URL waar de school op internet te vinden is.

6

Ingangsdatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111

Datum waarop de mutatie ingaat of zal ingaan.

1.1.8. Onderdeel samenwerkingsverbanden passend onderwijs vo

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/grondslag

1

Organisatienummer samenwerkingsverband

(N5)

artikel 2.111 en 5.48

Het door de Minister toegekende nummer van het samenwerkingsverband.

2

Naam coördinator

 

artikel 2.111 en 5.48

Naam van de coördinator van het samenwerkingsverband.

3

Telefoonnummer coördinator

 

artikel 2.111 en 5.48

Telefoonnummer van de coördinator van het samenwerkingsverband.

4

Organisatienummer participanten

2 cijfers, 2 letters

artikel 2.111 en 5.48

De door de Minister toegekende nummers van de scholen die participeren in het samenwerkingsverband.

5

Ongewijzigde samenstelling

J/N

artikel 2.111 en 5.48

Aanduiding dat de samenstelling van het samenwerkingsverband in het voorafgaande schooljaar niet is gewijzigd.

6

Toevoeging scholen

J/N

artikel 2.111 en 5.48

Aanduiding dat in het voorafgaande schooljaar participanten aan het samenwerkingsverband zijn toegevoegd.

9

E-mail adres

 

artikel 2.111

Het adres waaronder het samenwerkingsverband via het internet per elektronische post bereikbaar is.

2. Personeelsgegevens

Gegevens over personeel worden door DUO verzameld op het niveau van arbeidsrelaties, op het niveau van de scholen en op het niveau van de bevoegde gezagsorganen. Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De personele gegevens hebben betrekking op:

  • de persoon

  • de arbeidsrelatie, de functie en betrekkingsomvang

  • de hoogte en samenstelling van het salaris en de loonkosten

  • de perioden van verlof

  • gegevens met betrekking tot de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA-gegevens)

Onderscheid wordt gemaakt tussen:

  • gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke arbeidsrelaties van een individueel persoon

  • gegevens te leveren op het niveau van de afzonderlijke scholen

  • gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Gegevens te leveren op het niveau van de arbeidsrelaties

Deze gegevens worden opgenomen in OWP. De gegevens betreffen alle arbeidsrelaties die in de peilmaand bestaan tussen een persoon en een bevoegd gezag en de kenmerken van de personen die deze arbeidsrelaties hebben. Indien een persoon meer dan één arbeidsrelatie heeft met hetzelfde bevoegd gezag, dan dienen de gegevens van elke arbeidsrelatie apart te worden vermeld.

De gegevens worden per onderdeel weergegeven, maar de levering bestaat uit één geïntegreerd bestand. In overleg met DUO kan hiervan afgeweken worden zolang de gegevens uit de verschillende onderdelen eenduidig met elkaar te koppelen zijn.

Naast maandgegevens dienen ook over een kalenderjaar per persoon en arbeidsrelatie de geaggregeerde persoons- en arbeidsrelatiegegevens geleverd te worden. Het betreft de gegevens per persoon en arbeidsrelatie gesommeerd over een kalenderjaar (peiljaar).

Gegevens te leveren op het niveau van de bevoegde gezagsorganen

Elk bevoegd gezag dient gegevens te leveren over het (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt raken van personeelsleden en de instroom in de regeling Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA). De WGA is onderdeel van de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). De WIA bestaat, naast de WGA bij kortdurend verzuim en bij uitzicht op herstel, uit de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA) als er geen uitzicht (of zeer kleine kans) op herstel is.

2.1. De personeelsgegevens van personen die benoemd zijn

2.1.1. Onderdeel Persoon

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/toelichting

1

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

artikel 2.111

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

2

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

3

peilmaand

JJJJMM (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

4

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

5

geslacht

1 letter (A1)

artikel 2.111 en 5.48

De sekse van het personeelslid, zoals vastgelegd bij de burgerlijke stand: een aanduiding die aangeeft dat de ingeschrevene een man of een vrouw is, of dat het geslacht (nog) onbekend is. De codes zijn:

M Man

V Vrouw

O Onbekend

6

geboortedatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

De datum waarop het personeelslid is geboren.

93

bevoegdheid

Code (N2)

artikel 2.111 en 5.48

Code voor behaalde of verkregen bevoegdheid van een persoon voor het geven van les in een bepaald vak, incl. opleiding(en) en het jaartal van het behalen van de bevoegdheid.

94

leseenheden per graadsector en per vak

1 cijfer, 1 letter, 3 cijfers, 2 cijfers, 2 cijfers (N1, A1 + N3, N2 +N2)

artikel 2.111 en 5.48

Het aantal leseenheden per graadsector per vak dat in een nader te bepalen week door een persoon gegeven is. Opbouw van het formaat is: graadsector (N1), vakcode (A1 + N3), leseenheden en lesduur (N2 + N2).

2.1.2. Onderdeel Arbeidsrelatie

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/toelichting

7

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

artikel 2.111

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

8

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

9

peilmaand

JJJJMM (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

10

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

11

bovenschoolse functie

J/N (A1)

artikel 2.111 en 5.48

De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ten behoeve van meerdere BRIN-nummers.

12

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

artikel 2.111 en 5.48

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

13

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

artikel 2.111 en 5.48

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

14

volgnummer

(N10)

artikel 2.111 en 5.48

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

15

begindatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

De begindatum van de arbeidsrelatie.

16

mutatiedatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

Datum waarop de verandering is opgetreden in een bestaande arbeidsrelatie. Moet worden gebruikt in het jaarbestand als de verandering niet leidt tot een beëindiging van deze arbeidsrelatie en het begin van een nieuwe.

17

aard arbeidsrelatie

1 cijfer (N2)

artikel 2.111 en 5.48

De aanduiding of de benoeming tijdelijk is of van onbepaalde duur. Waarden:

1 vast

2 tijdelijk

3 vervanging

18

einddatum arbeidsrelatie

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

De einddatum van de arbeidsrelatie.

19

betrekkingsomvang

getal met 4 decimalen (N8,4)

artikel 2.111 en 5.48

De omvang van de arbeidsrelatie uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte), met een nauwkeurigheid van vier decimalen, waarbij één fte gelijk is aan een normbetrekking.

20

BAPO-omvang

getal met 4 decimalen (N8,4)

artikel 2.111 en 5.48

Het deel van de betrekkingsomvang van de arbeidsrelatie dat bestemd is voor de Bevordering Arbeidsparticipatie Ouderen, uitgedrukt in voltijdsequivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van vier decimalen.

21

functieschaal

code van maximaal 4 posities (A4)

artikel 2.111 en 5.48

Aanduiding van de schaal genoemd in een van de categorieën waarvoor de betrokkene feitelijk is benoemd. De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO, resp. CAO bestuurders. Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt:

01 t/m 18,

LA, LB, LC, LD, LE, B1, B2, B3, B4, B5

AA, AB, AC, AD, AE

DA, DB, DC, DD, DE

LIOA, LIOB, LIO

ID1, ID2, ID3

22

brutosalaris bij normbetrekking

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

artikel 2.111 en 5.48

Het persoonlijke salarisbedrag dat geldt bij een betrekkingsomvang van 1 fte (de omvang van een normbetrekking) zoals vermeld in de CAO VO, resp. CAO bestuurders en berekend op basis van de feitelijke betrekkingsomvang en de benoemingsperiode in de peilmaand.

23

salarisschaal

code van 2 posities (A4)

artikel 2.111 en 5.48

De persoonlijke salarisschaal (functie- of garantieschaal). Is in combinatie met het salarisnummer de grondslag voor de vaststelling van het brutosalaris bij normbetrekking.

De waarden zijn vermeld in bijlage 1 bij het Kaderbesluit rechtspositie VO zoals deze luidde op 30-06-2007 aangevuld met waarden uit de meest recente CAO VO, resp. CAO bestuurders.

Waarden kunnen in ieder geval variëren als volgt:

01 t/m 18,

LA, LB, LC, LD, LE, B1, B2, B3, B4, B5

AA, AB, AC, AD, AE

DA, DB, DC, DD, DE

LIOA, LIOB, LIO

ID1, ID2, ID3

24

salarisnummer

nummer van 2 posities (N2)

artikel 2.111 en 5.48

Het salarisnummer behorende bij de persoonlijke salarisschaal, zoals vermeld in het kaderbesluit rechtspositie VO, recente CAO VO en CAO bestuurders. Is in combinatie met de salarisschaal de grondslag voor de berekening van het brutoloon. Waarden: 01 t/m 20, 91,92,93, J15 t/m J22 (jeugd), U14 t/m U18 (uitloop), AT1, AT2 (instroom-/doorstroombanen).

25

eindenummer

nummer van 2 posities (N2)

artikel 2.111 en 5.48

Het nummer van de salarisschaal dat maximaal bereikt kan worden bij de betrokken school.

26

functiecategorie

code (N2)

artikel 2.111 en 5.48

De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.4 onderscheiden categorieën.

28

financieringsbron

1 cijfer (N2)

artikel 2.111 en 5.48

De aanduiding ten laste van welke financieringsbron de kosten van de arbeidsrelatie worden gebracht. Codes zijn:

1. reguliere personele en materiële lumpsumbekostiging en/of andere door OCW verstrekte middelen, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc.

2. niet van belang in vo

3. Loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van de Wet werk en bijstand

4. Overige middelen

5. Vergoedingen door het Risicofonds

90

vervanger

J/N (A1)

artikel 2.111 en 5.48

De aanduiding per arbeidsrelatie of de functie wordt vervuld ter vervanging van een ander personeelslid bij ziekte of ander verzuim.

92

gesubsidieerde baan

J/N (A1)

artikel 2.111 en 5.48

De aanduiding per arbeidsrelatie of voor de vervulling van de functie een loonkostensubsidie wordt ontvangen of dat de functie is gecreëerd in het kader van een regeling (of o.b.v. Wet werk en bijstand) om langdurig werklozen of andere kansarmen op de arbeidsmarkt aan betaalde arbeid te helpen.

2.1.3. Onderdeel Loon, toelagen en kortingen

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/toelichting

29

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

artikel 2.111

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummerdient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

30

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

31

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

artikel 2.111 en 5.48

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

32

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

artikel 2.111 en 5.48

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

33

volgnummer

(N10)

artikel 2.111 en 5.48

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

34

peilmaand

JJJJMM (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Jaar plus de maand in dat jaar waarop de gegevenslevering betrekking heeft.

35

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

36

loon, toelage of korting

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

artikel 2.111 en 5.48

Het bedrag dat als salaris of als toelage bij het salaris is uitgekeerd of als korting op het salaris in mindering is gebracht.

37

soort loon, toelage of korting

getal van 4 cijfers (N5)

artikel 2.111 en 5.48

De indicatie van het soort loon, toelage of korting zoals in paragraaf 2.4 is gespecificeerd.

38

maand waarop betrekking

JJJJMM (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Jaar en de maand waarop het loon, de toelage of korting betrekking heeft (OWP: boekperiode).

2.1.4. Onderdeel Verlofgegevens (waaronder ziekteverlof)

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/toelichting

39

burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

artikel 2.111

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

40

code salarisadministratie

1 cijfer (N6)

artikel 2.111 en 5.48

Een code die aanduidt uit welke salarisadministratie de gegevens afkomstig zijn. De codes zijn:

1 ADP

2 Raet ECS

3 Centric

4 Merces

5 Raet

6 Unit 4

7 Centric/MAGMA IT

8 Helder Onderwijs

9 Metrium

10 Vizyr

11 AFAS

12 eMerus

99 Overig

41

organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

artikel 2.111 en 5.48

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

42

organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

artikel 2.111 en 5.48

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

43

volgnummer

(N10)

artikel 2.111 en 5.48

Volgnummer dat samen met het burgerservicenummer, de code salarisadministratie en school de arbeidsrelatie uniek identificeert.

44

extractiedatum

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

Datum waarop de gegevens uit een database van de leverancier zijn gehaald.

45

begindatum verlof

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

De begindatum van de verlofperiode.

46

einddatum verlof

JJJJMMDD (N8)

artikel 2.111 en 5.48

De einddatum van de verlofperiode.

47

omvang verlof

getal met 2 decimalen (N6,2)

artikel 2.111 en 5.48

De omvang van het verlof gedurende de verlofperiode, uitgedrukt in voltijds equivalenten (fte) met een nauwkeurigheid van 2 decimalen.

48

soort verlof

getal van 3 cijfers (N3)

artikel 2.111 en 5.48

De aanduiding van de reden of doel van het verzuim of verlof. Waarden:

01 onbetaald ouderschapsverlof

02 betaald ouderschapsverlof

03 ziekteverlof

04 zwangerschaps- en bevallingsverlof

05 scholingsverlof

06 levensloopverlof

07 overig verlof, niet zijnde vakantie-, feest- of snipperdagen

2.1.5. Onderdeel WIA

nr

veld

formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/toelichting

61

organisatienummer bevoegd gezag

bevoegd gezagnummer (N5)

artikel 2.111

het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

62

peiljaar

jaar (N4)

artikel 2.111

kalenderjaar waarop de gegevens over de WIA betrekking hebben.

63

aantal personen 1 tot 35% arbeidsongeschikt

getal van 5 posities (N5)

artikel 2.111

het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard.

64

behoud 35min

getal van 5 posities (N5)

artikel 2.111

het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie.

65

uitplaatsing 35min

getal van 5 posities (N5)

artikel 2.111

het aantal personen dat in de loop van een kalenderjaar minder dan 35% arbeidsongeschikt is verklaard en dat bij een andere werkgever in dienst is getreden.

66

instroom WGA

getal van 5 posities (N5)

artikel 2.111

het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend.

67

behoud WGA

getal van 5 posities (N5)

artikel 2.111

het aantal personen aan wie in de loop van een kalenderjaar voor het eerst een uitkering op grond van de WGA is toegekend en dat bij het bevoegd gezag in dienst is gebleven in de oude functie of in een andere functie.

2.2. De personeelsgegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Conform de begripsbepalingen van artikel 1.1 WVO 2020 wordt met personeel ook bedoeld het personeel dat zonder benoeming is tewerkgesteld. Dat betekent dat niet alleen de personen bedoeld worden die in dienst zijn, maar dat de verplichte informatielevering over personeel zich ook uitstrekt tot het personeel niet in loondienst.

Onder personeel niet in loondienst (PNIL) vallen (ingehuurde) personen die tegen betaling reguliere werkzaamheden (t.b.v. de in het onderwijs/de school voorkomende gebruikelijke functies) voor een schoolbestuur uitvoeren zonder dat zij in loondienst zijn van dit bestuur. Hierbij kan het gaan om personeel dat in dienst is van derden (zoals uitzend-, detacherings- en payrollbureaus) en om zelfstandig personeel (zoals zzp’ers). Ook inhuur van personeel van andere schoolbesturen of (inval)pools valt onder PNIL. Vrijwilligers worden niet tot PNIL gerekend. Tot de PNIL-kosten worden ook eventueel bijkomende kosten zoals BTW en bemiddelingskosten gerekend.

Gegevens op het niveau van de arbeidsrelaties worden vastgelegd in de database Onderwijspersoneel (OWP). Voor het beleid van OCW – en in het bijzonder het arbeidsmarktbeleid voor de sector Onderwijs – is het van belang dat landelijke ontwikkelingen kunnen worden gevolgd.

De gegevens van personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming staan opgenomen in onderstaande tabel. Voor deze groep gaat het om een sterk beperkte levering ten opzichte van personeel dat in loondienst is. De grondslag is hier artikel 2.111 WVO 2020 en niet mede artikel 5.48 WVO 2020. Hiermee is duidelijk dat het geen bekostigingsinformatie betreft maar slechts beleidsinhoudelijke informatie.

nr

Veld

Formaat

Grondslag in WVO 2020

Definitie/toelichting

95.

Burgerservicenummer

nummer van 9 cijfers (N9)

artikel 2.111

Burgerservicenummer als bedoeld in de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. Het burgerservicenummer dient om een persoon uniek te identificeren binnen de totale set van personele gegevens die door de gegevensleverancier wordt aangeleverd.

96.

Geboortedatum

DDMMJJJJ

artikel 2.111

 

97.

Geslacht

m/v/o

artikel 2.111

Man/vrouw/overig of onbekend

98.

Organisatienummer bevoegd gezag

5 cijfers (N5)

artikel 2.111

Het door de Minister gehanteerde nummer van het bevoegd gezag.

99.

Indien inhuur niet door bevoegd gezag plaatsvindt: organisatienummer school

2 cijfers, 2 letters (A4)

artikel 2.111

Het door de Minister toegekende nummer van de school, voor koppeling naar de school van de arbeidsrelatie.

100.

Soort externe inhuur

code (N2)

artikel 2.111

De toedeling van de soort externe inhuur in een van de in paragraaf 2.4

onderscheiden categorieën.

101.

Doel externe inhuur

code (N2)

artikel 2.111

De toedeling van het doel van de externe inhuur in een van de in paragraaf 2.4 onderscheiden categorieën.

102.

Totale omvang inhuur meetjaar in uren

getal zonder decimalen (N8)

artikel 2.111

Het aantal uren dat de persoon werkzaam is geweest in het kalenderjaar (1/1 – 31-12) waarover de gegevens opgevraagd worden.

103.

Functiecategorie

code (N2)

artikel 2.111

De toedeling van de functie in een van de in paragraaf 2.4

onderscheiden categorieën.

104.

Kosten inhuur

bedrag in € met 2 decimalen (N12,2)

artikel 2.111

Totale kosten in de meetperiode betaald voor de persoon. Inclusief kosten die betaald zijn aan bemiddelaars/ leveranciers en inclusief eventuele BTW.

2.3. Inhoudelijke uitwerking gegevenslevering

Over de sectoren heen dienen begrippen zoveel mogelijk op dezelfde wijze geïnterpreteerd te worden. Daarom wordt er naar gestreefd de begripsbepalingen m.b.t. de op te vragen gegevens, binnen de onderscheiden sectoren po, vo en mbo, zo veel als mogelijk op elkaar af stemmen.

  • Arbeidsrelatie versus benoeming

Ten behoeve van de gegevensleveringen moet onderscheid gemaakt worden tussen benoemingen enerzijds en arbeidsrelaties anderzijds.

In deze regeling is een arbeidsrelatie een unieke combinatie van school, persoon, functie en aard dienstverband.

In een aantal situaties kan er één akte van benoeming zijn, terwijl er voor de gegevensleveringen meer dan één arbeidsrelatie tussen een bevoegd gezag en een persoon moet worden onderscheiden. Dat betreft de onderstaande situaties:

  • benoemingen bij meer dan één school

Een bevoegd gezag kan een persoon benoemen om bij één school of bij meer scholen werkzaam te zijn. Als er sprake is van een benoeming waarbij de benoemde bij meer dan één school van een bevoegd gezag werkzaam is, dan is er in het kader van dit programma van eisen sprake van meer dan één arbeidsrelatie. Dit ongeacht of er voor de werkzaamheden aan de verschillende scholen één dan wel verschillende aktes van benoeming zijn opgemaakt. Er moeten ten minste evenveel arbeidsrelaties worden onderscheiden als het aantal scholen waar een persoon werkzaam is. De gegevens die geleverd moeten worden, moeten voor elke arbeidsrelatie afzonderlijk worden geregistreerd en geleverd.

  • benoemingen in meer dan één functie

Ook als een persoon tegelijk werkzaam is in verschillende functies, moeten verschillende arbeidsrelaties worden onderscheiden. Dit is bijvoorbeeld het geval als iemand tegelijk werkzaam is als leerkracht en als adjunct-directeur. De gegevens moeten voor elk van beide functies apart worden geregistreerd en worden geleverd, ook als de persoon deze functies bij één school uitoefent.

  • veranderingen van functie

Een verandering van functie leidt voor de gegevensleveringen altijd tot beëindiging van de arbeidsrelatie die betrekking heeft op de oude functie en het begin van een nieuwe arbeidsrelatie voor de nieuwe functie.

  • verandering van betrekkingsomvang in verband met vervanging

Voor de gegevensleveringen leidt een verandering van de betrekkingsomvang er in de regel niet toe dat een arbeidsrelatie ophoudt te bestaan; er ontstaat bijgevolg ook geen nieuwe arbeidsrelatie. Deze verandering wordt beschouwd als een verandering binnen de bestaande arbeidsrelatie. Hierop is één uitzondering: verandering van de betrekkingsomvang in verband met vervanging. Als de betrekkingsomvang van een bestaande arbeidsrelatie (tijdelijk) wordt vergroot omdat de persoon een afwezige collega vervangt, dan moet deze uitbreiding als een nieuwe arbeidsrelatie geregistreerd worden.

Deze nieuwe arbeidsrelatie eindigt op het moment waarop de tijdelijke uitbreiding van de betrekkingsomvang geheel vervalt. De reden om deze uitbreiding van de betrekkingsomvang apart te registreren is dat inzicht nodig is de omvang van de vervanging en dubbeltellingen bij het bepalen van de werkende formatie te voorkomen.

  • begin en einde verlofperiode

Bij een verandering van het soort verlof wordt een lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

Bij een verandering van de omvang van het verlof (bijvoorbeeld bij het gedeeltelijk hervatten van werkzaamheden bij ziekte) wordt de lopende verlofperiode beëindigd en begint een nieuwe verlofperiode.

  • begin- en einddatum

Als begindatum wordt geleverd de eerste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

Als einddatum wordt geleverd de laatste kalenderdag waarop de situatie van de regel van toepassing is.

  • bevoegdheid

Bevoegdheid wordt bepaald op basis van de criteria zoals genoemd in de wet (WPO, WVO 2020, WEB, Wet BIO). In relatie tot de bevoegdheid tot lesgeven worden in ieder geval de volgende categorieën onderwijsgevend personeel onderscheiden:

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen zoveel mogelijk te beperken, benut OCW bij de Integrale Personeelstelling Onderwijs (kortweg IPTO) mogelijkheden om gegevens direct uit bestaande (basis)registraties te halen. Zodoende wordt bijvoorbeeld het Centraal Register Inschrijvingen Hoger onderwijs (CRIHO) benut voor de bepaling van bevoegdheden.

  • leseenheden per graadsector en per vak

In het streven de administratieve lasten voor de bevoegde gezagsorganen te beperken wordt informatie over gegeven vakken zoveel mogelijk verzameld uit elektronische roosterpakketten.

  • extractiedatum

De extractiedatum is de datum waarop de gegevens uit de database of databases zijn gehaald. Als gegevens uit verschillende databases moeten worden gehaald, bestaat het risico dat de gegevens uit de verschillende databases niet op elkaar aansluiten (in elke database zullen voortdurend mutaties worden aangebracht). Om dit risico zo klein mogelijk te maken, zullen de eerste en de laatste extractiedatum van de gegevens over de dezelfde peilmaand niet meer dan één week uit elkaar mogen liggen, tenzij de consistentie aantoonbaar op een andere manier gewaarborgd wordt.

  • financieringsbron

Arbeidsrelaties kunnen vanuit verschillende bronnen worden bekostigd. Belangrijk is het onderscheid tussen:

  • 1. regulier lumpsumbudget (personele en materiële bekostiging) en/of andere door OCW verstrekte budgetten, zoals ondersteuningsbekostiging, leerplusarrangement etc.

  • 2. loonkostensubsidie, verstrekt op grond van een regeling om de arbeidsparticipatie van langdurig werklozen, arbeidsgehandicapten e.d. te bevorderen, bijv. op grond van de Wet werk en bijstand.

  • 3. door Risicofonds, middelen die een school op grond van een verzekering ontvangt van een risicofonds in verband met (vervanging bij) ziekte of afwezigheid om andere redenen

  • 4. overige middelen.

  • 5. niet van belang in vo.

Indien bij een arbeidsrelatie meer dan één financieringsbron aan de orde is, dan wordt de financieringsbron vermeld, die de grootste bijdrage levert.

  • maand waarop betrekking

In de bestanden die op een peilmaand betrekking hebben, worden de betalingen en inhoudingen opgegeven die op die peilmaand betrekking hebben. Correcties hierop worden met een maand terugwerkende kracht hierin verwerkt.

Betalingen die op een peilmaand, langer dan een maand terug betrekking hebben, worden geleverd in het bestand van de peilmaand waarin deze gedaan zijn met daarbij de vermelding op welke (eerdere) kalendermaand zij betrekking hebben. Als een dergelijke betaling niet aan een bepaalde kalendermaand kan worden toegerekend, dan wordt het kalenderjaar vermeld met twee volgnullen (bijvoorbeeld 200800).

  • opeenvolgende periodes van ziekteverlof

Voor de sociale zekerheid worden opeenvolgende periodes van ziekteverlof als één ziektegeval gerekend, als de tweede ziekmelding plaatsvindt binnen een periode van 4 weken na herstel-melding van het voorgaande ziekteverlof. In de levering worden in dat geval steeds de afzonderlijke perioden geleverd met elk en begin- en einddatum.

  • opbouw jaarbestand

De jaarbestanden geven een samengevat overzicht van alle situaties die zich in de loop van een kalenderjaar hebben voorgedaan. In het jaarbestand moeten alle terugwerkende mutaties verwerkt worden die betrekking hebben op het peiljaar.

Net als in de maandbestanden worden de gegevens opgenomen op het niveau van de arbeidsrelatie. Als gedurende een aaneengesloten periode de gegevens van een arbeidsrelatie niet zijn veranderd, dan worden deze gegevens op één regel geleverd. Omdat niet alle veranderingen leiden tot het ontstaan of beëindigen van arbeidsrelaties wordt in het jaarbestand gebruik gemaakt van het veld mutatiedatum. Daarin wordt vastgelegd op welk moment de wijziging feitelijk optreedt (N.B. dat is uitdrukkelijk niet de datum waarop de wijziging in de administratie is doorgevoerd). Het veld begindatum arbeidsrelatie verandert in dat geval niet. Bij een verandering van een doorlopende arbeidsrelatie worden ook alle niet gewijzigde gegevens geleverd.

Vervangers kunnen een heel grillig patroon van werken – niet werken hebben. Zolang zij incidenteel en wisselend voor korte perioden worden ingezet, kan volstaan worden met één regel per maand. Op het moment dat er sprake is van een langere periode van vervanging, dan dient hiervoor een afzonderlijke regel conform de andere arbeidsrelaties te worden geleverd.

  • peilmaand en peildatum

De in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van deze bijlage beschreven gegevens moeten worden onderscheiden naar tijdvakken van één kalendermaand: de peilmaand.

Voor de arbeidsrelaties die op de 1e kalenderdag van de peilmaand bestaan, worden de gegevens geleverd naar de stand op de 1e kalenderdag (de peildatum). Voor arbeidsrelaties die in de loop van de peilmaand ontstaan, worden de gegevens geleverd naar de stand van de 1e kalenderdag waarop de arbeidsrelatie is ingegaan.

Voor de werktijdfactor en de BAPOfactor wordt steeds de gewogen gemiddelde omvang over de peilmaand geleverd.

  • terugwerkende kracht mutaties

Een deel van de gegevens over een peilmaand wordt in de regel pas enige tijd na het eind van die peilmaand administratief verwerkt. Gegevens die binnen een kalendermaand na afloop van de peilmaand worden verwerkt en van invloed zijn op de situatie in de peilmaand, moeten ook in de gegevenslevering over de peilmaand zijn verwerkt (een maand terugwerkende kracht mutaties). De over de peilmaand januari te leveren gegevens moeten dus de situatie van januari weergegeven zoals die op basis van de op 1 april beschikbare informatie hoort te zijn. Gegevens die later dan een kalendermaand na het einde van de peilmaand beschikbaar komen, worden niet in deze gegevensleveringen verwerkt.

De manier van verwerken van terugwerkende kracht mutaties is vooral van belang voor de levering van de gegevens over loon, toelagen en kortingen. OCW en DUO hanteren hierbij het loon-over-principe. Alle correcties die na afloop van een peilmaand plaatsvinden op de financiële gegevens van die peilmaand moeten verwerkt worden in de te leveren gegevens over de peilmaand.

  • vakantie-, snipper- en feestdagen

Deze vormen van verlof worden niet geleverd, ook niet als onderdeel van de categorie overig verlof.

  • vervanging

Als iemand wordt benoemd als tijdelijke vervanging van een personeelslid dat afwezig is, wordt dit aangegeven door bij de aard arbeidsrelatie de code 3 te vermelden.

  • volgnummer

Omdat een persoon bij hetzelfde bevoegde gezag meer dan één arbeidsrelatie kan hebben (gelijktijdig of volgtijdelijk), wordt er een volgnummer geleverd. Dit volgnummer is nodig om de gegevens uit verschillende leveringen steeds aan de juiste arbeidsrelatie te kunnen verbinden.

2.4. Specificatie

Functiecategorie

De typering van de functie vindt plaats aan de hand van toedeling aan één van de volgende categorieën:

  • Management: directie en bestuur

Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

Code

betekenis

1

Bestuurslid, lid college van bestuur

2

(Bovenschoolse) directeur

3

Adjunct- of waarnemend directeur

4

Overig management in directie en bestuur

  • Midden management

Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

Code

betekenis

5

Staffunctionaris (bv hoofd facilitaire dienstverlening)

6

Onderwijscoördinator (bv teamcoördinator/voorzitter sectie Engels)

7

Overig midden management

  • Onderwijsgevend personeel

Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

Code

betekenis

8

Groepsleerkracht (incl. remedial teacher)

9

Vakleraar

10

Leraar in opleiding

11

Overig onderwijzend personeel

  • Onderwijsondersteunend personeel

Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

Code

betekenis

12

Assisterende functies (bv (technisch) onderwijsassistent, docentassistent, lokaalassistent, klassenassistent)

13

Therapeutische en zorgfuncties (bv psychologisch medewerker, logopedist, orthopedagoog, fysiotherapeut, schoolmaatschappelijk werker)

14

Instructeur

15

Overig onderwijsondersteunend personeel

  • Beheer- en administratief personeel

Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

Code

betekenis

16

Beheerfuncties (vb. conciërge, schoonmaker, beheerder/ICT)

17

Administratieve functies (vb. personeelszaken, leerlingenadministratie)

18

Overig beheer- en administratief personeel

Soort loon, toelage of korting

In het overzicht dat bij dit onderdeel staat vermeld, wordt een groot aantal zaken opgesomd dat deel uitmaakt van het bruto-netto systeem (werknemerskant) en de werkgeverslasten. Een aantal specifieke toelagen wordt genoemd, zoals de toelage arbeidsmarkt en de functioneringstoelage. Naast deze specifieke toelagen bestaan ook andere toelagen, zoals de toelage onregelmatige dienst en de toelage onkostenvergoeding. Al deze toelagen kunnen worden ondergebracht bij: toelagen overig.

Code

betekenis

100

Brutoloon (zie toelichting)

200

Vakantie-uitkering

410

Bindingstoelage

415

Uitlooptoeslag

417

Inkomenstoelage

418

Structurele eindejaarsuitkering

420

Bruto toelagen: eenmalige uitkering

430

Bruto toelagen i.v.m. scholing

440

Bruto functioneringstoelagen

460

Bruto toelagen arbeidsmarkt

490

Bruto toelagen overig

510

Netto toelagen i.v.m. scholing

540

Netto toelagen gratificaties

600

Netto toelagen overig

900

Werkgeversaandeel premie OP/NP

1000

Werkgeversaandeel premie AAOP

1050

Werkgeversaandeel Overgangspremie

1200

Premie WAO/WIA basispremie (Aof)

1210

Premie WAO/WIA gemiddeld (Aok)

1220

Premie Werkhervattingskas (WhK) (voorheen premie WGA, deze premie is m.i.v. 1 januari 2014 vervallen)

1300

Premie participatiefonds

1400

Premie vervangingsverzekering/verzuimverzekering

1500

Pseudopremie WW

1600

Bruto kortingen overig

1700

Overige fiscale (eind)heffingen en kortingen

1800

Loonkosten

1900

Heffingsgrondslag (voorheen Sociaal coördinatieloon SVW)

2300

Spaarloon (periode)

2310

Levensloopregeling (periode) werknemersdeel

2320

Levensloopregeling periode werkgeversbijdrage

2500

Afdracht premie OP/NP

2600

Afdracht premie AAOP

2700

Afdracht premie Overgangspremie

3100

Bruto korting ouderenregeling/BAPO

3110

Bruto korting ouderschapsverlof

3120

Bruto korting wegens arbeidsongeschiktheid

3200

Bruto eindejaarsuitkering OOP

3600

UFO-premie

3800

Werkgeversbijdrage zorgverzekeringswet

3850

Werkgeversheffing zorgverzekeringswet

Soort externe inhuur personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Code

Betekenis

1

Uitzend/detachering via commercieel bureau

2

Payroll

3

Detachering van (inval)pool externe rechtspersoon

4

Detachering van ander schoolbestuur

5

Zelfstandige zonder personeel (zzp’er)

6

Overige vorm van inhuur

Doel externe inhuur personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Code

betekenis

1

Vervanging

2

Tijdelijke uitbreiding

3

Interim opdracht

4

Moeilijk invulbare vacature

5

Expertise

6

Overig doel

Functiecategorie personen die tewerkgesteld zijn zonder benoeming

Code

Betekenis

P1

Management – Directie en bestuur: Leidinggevenden die integraal (eind) verantwoordelijk zijn over de (algehele) onderwijsinstelling. (bv schoolbestuur, directeuren, schoolleiders).

P2

Middenmanagement: Personeel dat (al dan niet functioneel) de leiding heeft over onderdelen/afdelingen binnen een onderwijsinstelling.

P3

Onderwijsgevend personeel: Benoembaar/bekwaam onderwijspersoneel dat in direct contact met de leerling onderwijs verzorgt dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden.

P4

Onderwijsondersteunend personeel: Het personeel dat onder verantwoordelijkheid van de leraar bijdraagt aan de verzorging van het onderwijs door lesondersteunende activiteiten.

P5

Beheer en administratief personeel: Het ondersteunend personeel exclusief het managementpersoneel dat niet direct betrokken is bij het primaire proces (het in direct contact met de leerling onderwijs verzorgen dat systematisch en planmatig die leerling ondersteunt bij de verwerving van kennis, (inzicht) en vaardigheden).

Bijlage 5. behorende bij artikel 17 van de Regeling informatievoorziening WVO

Wijze van beschikbaarstelling van gegevens

In deze bijlage worden voorschriften gegeven omtrent de wijze van beschikbaarstelling van de gegevens die bevoegde gezagsorganen, krachtens de artikelen 2.111 en 5.48 van de WVO 2020, verplicht zijn om aan de overheid te leveren.

Toelichting

Voor het bekostigen van scholen, voor toezicht en voor het maken en evalueren van beleid zijn gegevens nodig van scholen en het bevoegd gezag van scholen. Deze gegevens zijn gespecificeerd in bijlage 4. De gegevens zijn op diverse momenten nodig, sommige maar enkele malen per jaar, andere vaker.

De benodigde gegevens moeten door het bevoegd gezag worden geleverd. Voor steeds meer gegevens geldt een verplichte elektronische aanlevering in een bestandsformaat met een vooraf vastgestelde opbouw. Als gevolg hiervan is het van groot belang dat voor alle betrokken partijen bekend is welke gegevens in welke vorm, op welke wijze en op welk tijdstip aangeleverd moeten worden. De overheid maakt bij de gegevensverzameling zo veel mogelijk gebruik van het principe van éénmaal bevragen, meer keren gebruiken.

Een groot deel van de gegevens (zoals organisatiegegevens) zijn reeds geregistreerd in systemen. Deze gegevens hoeven alleen aangepast te worden wanneer zich mutaties voordoen. Daarvoor kan men terecht op de site van DUO.

Andere gegevens worden zoveel mogelijk onttrokken aan registraties bij salarisverwerkers of onttrokken aan de schooladministratie, zodat scholen hiervan zo gering mogelijke last ondervinden. Wanneer dat niet mogelijk is, worden scholen met formulieren bevraagd.

De wijze van beschikbaarstelling van gegevens is verdeeld over de aanlevering van organisatie- en van personeelsgegevens.

1. Aanlevering van organisatiegegevens

BRIN kent een papieren en een elektronische wijzigingsprocedure voor die gegevens die in BRIN opgenomen organisaties zelf kunnen laten muteren. De papieren wijzigingsprocedure verloopt via het BRIN-mutatieformulier dat elke organisatie in bezit heeft. Elektronische wijzigingen zijn mogelijk via de website van DUO, na geautoriseerd inloggen op het daartoe bestemde deel van de website.

Voor scholen gaat het wijzigen van de naam van de school of vestiging, vastleggen van de datum opheffing, het vastleggen van fusiepartners via het BRIN-mutatieformulier. Voor alle andere gegevens zoals denominatie of vestigingsadres geldt een aanvraagprocedure. De gegevens worden alleen gemuteerd na goedkeuring.

Voor het bevoegd gezag worden de meeste gegevens via de Kamer van Koophandel doorgegeven. De wijzigingen van het centraal rekeningnummer, het administratiekantoornummer en fusie met een ander bevoegd gezag, dienen wel met het BRIN-mutatieformulier te worden doorgegeven. Bij dit soort mutaties wordt de mutatie alleen verwerkt, indien bepaalde (wettelijke) bescheiden zijn meegeleverd en indien daar op grond van een wettelijk voorschrift een positief besluit over is genomen.

2. Aanlevering van personeelsgegevens

Achtereenvolgens zal in worden gegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens, de wijze van aanlevering en periodieke bijstellingen.

2.1. Termijn voor aanlevering van gegevens

De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 4:

  • onderdeel persoon

  • onderdeel arbeidsrelatie

  • onderdeel loon, toelagen en korting

dienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:

  • uiterlijk 1 juli de gegevens over februari, maart en april

  • uiterlijk 1 oktober de gegevens over mei, juni en juli

  • uiterlijk 1 januari de gegevens over augustus, september en oktober

  • uiterlijk 1 april de gegevens over november, december en januari.

In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie op de peilmaand en die gedurende een kalendermaand na de laatste kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die kalendermaand administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.

Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 4

  • onderdeel persoon;

  • onderdeel arbeidsrelatie;

  • onderdeel loon, toelagen en korting;

  • onderdeel verlofgegevens;

dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).

De gegevens uit tabel 2.1.5 van bijlage 4 «WIA», dienen één keer per kalenderjaar te worden geleverd aan DUO. Deze gegevens dienen geleverd te worden uiterlijk op 1 april van het jaar, volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben). In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn op de situatie gedurende het peiljaar en na afloop van het peiljaar, maar voor de extractiedatum administratief zijn verwerkt.

De gegevens, genoemd in paragraaf 2.2 van bijlage 4, dienen eenmaal per jaar aan DUO te worden aangeleverd: uiterlijk 1 april moeten de gegevens over het voorafgaande kalenderjaar worden aangeleverd.

2.2. Wijze van aanlevering

De aanlevering van personeelsgegevens dient via de beveiligde site van DUO plaats te vinden. Deze site is bereikbaar via het adres http://www.duo.nl/zakelijk. Om een levering van personeelsgegevens via de beveiligde site te verrichten, zijn toegangsnaam, wachtwoord en aanvullende beveiligingsmiddelen (token) nodig. De procedure om deze te verkrijgen staat ook vermeld op www.duo.nl/zakelijk.

De beveiligde site faciliteert bij het selecteren van bestanden, die volgens het naamformaat in aanmerking komen om geleverd te worden. Na het versturen toont de beveiligde site de datum plus het tijdstip waarop het bestand is ontvangen. De verdere werking van de beveiligde site (inloggen, encrypten, etc.) staat vermeld in de gebruikershandleiding (te vinden via www.duo.nl/zakelijk). Op werkdagen controleert DUO regelmatig of er op de beveiligde site leveringen met personeelsgegevens zijn aangeboden. Als er een levering met personeelsgegevens is aangetroffen, wordt deze verwerkt.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon via e-mail een bericht dat er een terugkoppeling gereed staat om opgehaald te worden van de beveiligde site. In die terugkoppeling staat aangegeven of de levering al dan niet correct verwerkt is en welke signalen zijn opgetreden.

Voor technische specificaties wordt verwezen naar het Memo ‘Standaardlevering personeelsgegevens 2013’ dat via de website van DUO:

https://www.duo.nl/zakelijk/voortgezet-onderwijs/softwareleveranciers/levering-personeelsgegevens.jsp

De bovenstaande procedure geldt zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor de bestanden over een peiljaar.

Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige set van gegevens te omvatten:

  • de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 4. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 4 worden geïntegreerd in één bestand en daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 4 of alle onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;

  • de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1, 2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 4.

2.3. Periodieke bijstellingen

De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelsgegevens. In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de Minister zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.

Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen voor gaan komen in de gegevensvraag of de wijze van aanlevering.

Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen aan te passen. Deze regeling zal daarom periodiek, in het overleg met de sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.