Per 31 maart 2008 is het Document Management System / Record Management Applicatie
(DMS/RMA) E-Doc in gebruik genomen bij het bestuursdepartement van OCW. Voor de routering
van de digitale documenten wordt gebruik gemaakt van Digis@m. Met de invoering van
E-Doc en Digis@m is een volledig digitale informatiehuishouding bij het ministerie
van OCW gerealiseerd.
De in analoge vorm bij OCW aanwezige documenten worden gedigitaliseerd (gescand) en
gearchiveerd in de ordeningsstructuur van E-Doc. De behandeling van deze documenten
vindt plaats aan de hand van het digitale document. De originele analoge documenten
die zijn gedigitaliseerd worden tijdelijk in dagdozen bewaard op de scanunit.
2. Reikwijdte van het vervangingsproces
2.1. Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt
De werkwijze geldt voor alle onderdelen van OCW (Bestuursdepartement, Erfgoedinspectie
en Nationaal Archief) die documenten registreren en archiveren in het DMS/RMA E-Doc.
2.2. Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die onderdelen van OCW
ontvangen of opmaken voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door
scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in het DMS/RMA E-Doc:
-
• documenten die op papier binnenkomen;
-
• documenten die op papier worden verstuurd (met ‘natte’ handtekening);
-
• documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar
zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.
Bij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen
die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata,
waardoor er één digitaal dossier ontstaat.
2.3. Documenten waarop vervanging niet van toepassing is
Vervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de Archiefwet geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:
-
• Nieuwsbrieven
-
• Tijdschriften
-
• Reclamefolders
-
• Vrijblijvende offertes
-
• Boekwerken
-
• Antwoordkaartjes
Het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden OCW is niet van toepassing
op documenten die betrekking hebben op personeelsleden van OCW. Deze documenten worden
gedigitaliseerd en opgenomen in het CRMA van P-Direkt. Op deze documenten is het Besluit
routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW van toepassing.
Het vervangingsbesluit is ook niet van toepassing op gerubriceerde documenten ontvangen
of opgemaakt door OCW. De gerubriceerde documenten worden geregistreerd in E-Doc,
PARIS en/of MIRIS, worden niet gedigitaliseerd en in papieren vorm gearchiveerd;
Verder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor
het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd
en geregistreerd in E-Doc. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden
en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na
het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat
naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
-
• waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk
betrekking heeft op de uitwendige vorm;
-
• die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische
belevingswaarde vertegenwoordigen.
Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard,
sluit OCW zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging archiefbescheiden
versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.
De elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald
welke documenten uitgezonderd worden van vervanging. Het overzicht criteria voor uitzondering van vervanging is als bijlage 2 bij dit handboek opgenomen. In de tabel taken informatiebeheer is de functionaris opgenomen die bepaalt welke documenten uitgezonderd worden van
vervanging. Deze tabel is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.
4. Inrichting van het vervangingsproces (scannen)
Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang.
Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet
daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs
gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht
dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier
het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid,
integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).
De vervanging heeft bij het Ministerie van OCW de volgende kenmerken:
-
• De papieren post die het Ministerie van OCW van andere overheden, bedrijven en burgers
ontvangt wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en vervolgens, via de Business
Proces Management module, ter behandeling aan de organisatie aangeboden.
-
• De post die het Ministerie van OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening
(de z.g. ´natte handtekening´), wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en
als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande digitale document in het DMS.
-
• Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint
en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden door middel van scanning wederom gedigitaliseerd
en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande document in het DMS.
De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de
werkprocessen van OCW, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te
vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen
daargelaten) volledig digitaal plaats.
OCW hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:
-
• Papieren documenten worden gescand naar PDF-A-1b;
-
• Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;
-
• De materiële staat van de te scannen documenten wordt voordat digitalisering plaatsvindt
gecontroleerd;
-
• Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de scan uitgevoerd.
4.1. Proces vervanging van documenten (postbehandeling)
Zoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij OCW de volgende
kenmerken:
-
• Papieren post die OCW van andere overheden, bedrijven en burgers ontvangt wordt gescand
door middel van de batch ‘inkomend en inkomend vertrouwelijk scannen’;
-
• Post die OCW op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. ‘natte handtekening’),
wordt gescand door middel van de batch ‘definitief scannen’;
-
• Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint
en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden gescand door middel van de batch ‘tussentijds
en definitief (bij)scannen’.
In diverse postronden wordt de inkomende en te deponeren post (uitgaand en geprint
met aantekeningen), uitgesplitst per directie, door medewerkers van FM Haaglanden
bij CEI/Recordbeheer en Scanning bezorgd. Voor het Nationaal Archief zijn de medewerkers
van de postkamer verantwoordelijk voor het bezorgen van de poststukken.
4.1.1. Inkomende post
De scanmedewerkers, of in het geval van het NA de postkamermedewerkers, bepalen welke
post geopend moet worden en welke post niet geopend mag worden. Post die niet geopend
mag worden wordt met de eerstvolgende postronde doorgestuurd naar de betreffende directie
dan wel medewerker. Indien de niet geopende post door de ontvanger wordt aangemerkt
als te registreren wordt het document aan CEI/R&S geretourneerd met het verzoek het
document te scannen en te registreren. Nadat de inkomende post is geopend wordt aan
de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus
gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:
-
• Bewijsvoeringargument;
-
• Verantwoordingsargument;
-
• Bedrijfsvoeringargument;
-
• Cultuur historisch belang.
Nadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats
te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.
4.1.2. Uitgaande post
Uitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door de secretariaten,
of medewerker, verstuurd. Door een secretariaat, of medewerker, worden de volgende
documenten aan CEI/R&S aangeboden:
De scanmedewerkers openen de van de secretariaten afkomstige post en controleren de
definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten kan
tot scanning worden overgegaan.
4.1.3. Interne post
Interne documenten volgen een geheel digitale route. In een aantal gevallen worden
documenten, zowel interne als inkomende, toch geprint en worden er aantekeningen op
gemaakt. Deze geprinte documenten waarop aantekeningen zijn gemaakt worden via de
secretariaten, en bij het NA door de medewerkers postkamer, aan CEI/R&S ter deponering
en (bij)scanning aangeboden. De (senior) recordbeheerders openen de van de secretariaten
en NA-postkamer afkomstige post en controleren de (tussentijds) bij te scannen dan
wel definitief te scannen documenten op volledigheid. Na controle van de documenten
kan tot scanning worden overgegaan.
De instructie postbehandeling is als bijlage 5 bij dit handboek gevoegd.
De instructie kwaliteitscontrole te scannen documenten is als bijlage 6 bij dit handboek gevoegd.
4.2 De situering van het scanproces
Zoals bij 3.2 is aangegeven verricht CEI/R&S als centrale eenheid alle scanwerkzaamheden
die binnen de scope van het DMS/RMA E-Doc vallen. Voor het scannen van de documenten
wordt gebruik gemaakt van meerdere scanwerkplekken. Drie werkplekken zijn uitgerust
met scanners van het merk Kodak, type i620 en een werkplek is uitgerust met een scanner
van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Alle scanners
zijn ingesteld op 300 dpi. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd
wordt.
Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:
-
• Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scan-PC, een server of de scansoftware
niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden
gescand;
-
• De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen
dienen bij terug scanning goed leesbaar te zijn;
-
• De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van de ingekomen post
zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);
-
• Voor het scannen van de ingekomen post zijn er scheidingsvellen per directie beschikbaar.
De scanmedewerker voorziet de te scannen documenten van scheidingsvellen met daarop
een patch- en barcode die door de software gelezen kan worden. Op basis hiervan verstuurt
de software vervolgens een gescand document naar de werkvoorraad. Per directie is
er één postbak waarin alle gescande ingekomen documenten terecht komen. Vanuit deze
werkvoorraad kan de voortgang worden opgestart;
-
• Binnen het scanproces worden vier batchclasses onderscheiden:
-
o Inkomende post;
-
o Inkomende post vertrouwelijk;
-
o Bij scannen tussentijds (als bijlage);
-
o Bij scannen definitief (als definitieve versie)
-
• Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina
van het betreffende document uiteindelijk in kleur of bitonaal (van 1-4-2008 t/m 30-9-2011)
of in grijswaarden (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Indien in kleur wordt gescand,
wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel.
-
• Bijlagen worden bij het brondocument gescand en niet als een aparte bijlage. Het geheel
wordt als één E-Doc document opgeslagen.
-
• Documenten moeten binnen 24 uur na scanning en registratie beschikbaar zijn in de
werkvoorraad van de betreffende directie. De voorkeur gaat uit naar een eerdere beschikbaarheid.
-
• Er dient op 300 dpi te worden gescand.
De instructie scannen documenten is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.
De instellingen van de scanners is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd
4.3. Scancontrole
Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:
-
• Een andere scanmedewerker, dan diegene die de scan(batch) heeft uitgevoerd, controleert
direct na het uitvoeren van een scan(batch) de kwaliteit van de images visueel via
het beeldscherm aan de hand van de criteria zoals beschreven in de Instructie scancontrole;
-
• De (senior)recordbeheerders voeren een 100% visuele controle uit op de scanning.
De prestatie indicatoren zijn:
-
• Van de te scannen documenten is 100% gescand;
-
• 100% van de gescande documenten en pagina's komt overeen met het aantal te scannen
documenten;
-
• 100% van de gescande documenten is op ware grootte via het scherm goed leesbaar;
-
• 100% van de documenten wordt bij het releasen naar het DMS voorzien van de juiste
generieke kenmerken.
De set van normen voor afwijkingen (klachten) zijn:
-
• Leesbaarheid scans, scheef staan, uit het midden staan van scans maximaal 1 klacht
per week;
-
• Releasen naar DMS m.b.t. routering naar verkeerde afdeling maximaal 1 klacht per week.
De instructie scancontrole is als bijlage 9 bij dit handboek gevoegd.
4.4. Registreren gescande documenten in het DMS
Nadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de (senior) recordbeheerders
geplaatst. De documenten worden uit deze voorraad opgehaald, waarna de registratie
en het toevoegen van metadata plaatsvindt. De registratie bestaat een uit aantal hoofdcategorieën:
‘document’, ’toegang’, ‘dossier’, ‘intern’, ‘naw’ en ‘historie’. De verplichte velden
zijn dikgedrukt. Deze dienen in ieder geval te worden ingevuld. Hoe meer velden worden
ingevuld, op des te meer gegevens het document later terug gevonden kan worden. Na
registratie worden de documenten digitaal doorgezet (BPM) naar de behandelende directie.
Een voorbeeld van een registratiescherm en de tabel metadata is als bijlage 10 bij dit handboek gevoegd.
Een doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post is als bijlage 11 bij dit handboek gevoegd.
8. Bijlagen
8.1. Bijlage 1, Ordeningsstructuur E-Doc
Afbeelding 1. (Ordeningsstructuur op termenniveau)
Afbeelding 2. (Ordeningsstructuur op dossier en mapniveau)
8.2. Bijlage 2, Criteria voor uitzondering van vervanging
De elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of
sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium
zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:
-
• De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische
ontwikkeling;
-
• Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;
-
• Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken
en dergelijke);
-
• Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;
-
• Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;
-
• Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek
van de originelen uitsluitsel kan geven;
-
• Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde
of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;
-
• Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag
van een institutie.
8.3. Bijlage 3, Regeling Informatiebeheer OCW
Gepubliceerd in de Staatscourant van 9 april 2013, nr. 9022
Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 maart 2013, nr.
FMICT/359419, houdende regels op het gebied van het informatiebeheer voor het Ministerie
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Regeling Informatiebeheer OCW 2013)
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
Besluit:
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1, Begripsbepalingen
In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
-
Actor: een medewerker die of geformaliseerd collectief van medewerkers dat een activiteit
of een reeks van activiteiten in een bedrijfsproces uitvoert in het kader van de aan
deze medewerker of dit collectief toegekende taak, waarbij informatie wordt ontvangen
of opgemaakt (neerslag);
-
Archief: het geheel van logisch geordende informatie, ontvangen of opgemaakt door een instelling,
persoon of groep personen, dat gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen
en die bestemd is daaronder te berusten;
-
Archiefbescheiden:
-
• alle informatie door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt welke gebruikt is bij
de uitvoering van bedrijfsprocessen en bestemd is daaronder te berusten;
-
• alle informatie, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen
of personen welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen en wier rechten
of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
-
• alle informatie, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen
of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om
daar te berusten;
-
• reproducties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder
1°, 2° of 3° bedoelde informatie of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet zijn vervaardigd;
-
Archiefbestanddeel: het geheel van informatie met een bepaald doel in een archief bijeengebracht en bedoeld
om in hun onderlinge samenhang geraadpleegd te kunnen worden;
-
Archiefbewaarplaats: een op grond van de Archiefwet voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;
-
Archiefvormend onderdeel: een organisatieonderdeel dat bevoegd is te handelen en op grond van de verantwoordelijkheid
voor dat handelen gegevens verzamelt, ontvangt, produceert, verzendt en/of beheert;
-
Archiefvorming: het geheel van activiteiten waarbij informatie wordt opgeslagen in een informatiesysteem,
bedrijfstoepassing of analoog archief;
-
Authenticiteit: de mate waarin van informatie kan worden aangetoond dat het:
-
• is wat het beweert te zijn;
-
• is gecreëerd of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben
gecreëerd of verzonden;
-
• is gecreëerd en verzonden op het (de) tijdstip (tijdstippen) zoals aangegeven in de
informatie;
-
Bedrijfsproces: een logisch gestructureerde keten van activiteiten die door actoren worden uitgevoerd
met als doel een (combinatie van) dienst(en) of product(en) te leveren aan een burger,
bedrijf, de eigen of een andere organisatie;
-
Bedrijfstoepassing: een geautomatiseerd systeem waarmee ten behoeve van bedrijfsprocessen informatie
verzameld, bewerkt, beheerd, geanalyseerd, geïntegreerd en gepresenteerd kan worden;
-
Beheerregime: een verzameling van Rijksbrede normen en (beheer)regels voor het informatiebeheer;
-
Beheerregels: door de Secretaris-generaal, op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit, vastgestelde regels voor de regeling en toebedeling van taken en verantwoordelijkheden
voor het beheer van informatie;
-
Betrouwbaarheid: de mate waarin de inhoud van een archief of informatie kan worden beschouwd als een
volledige en nauwkeurige weergave van transacties, activiteiten of feiten en waarop
men zich kan verlaten bij de uitvoering van opvolgende transacties of activiteiten;
-
Bewaartermijn: de termijn die bepaalt hoelang neerslag uit bedrijfsprocessen bewaard moet blijven,
op grond van een vastgesteld selectiedocument;
-
Classificatie: systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen, activiteiten en/of
informatie in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden
en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem;
-
Concern OCW: het geheel van archiefvormende onderdelen en informatiebeheerders zoals opgenomen
in het organisatie- en mandaatbesluit OCW, die onder het zorgdragerschap van OCW vallen;
-
Contextgegevens: gegevens die nodig zijn om de inhoudelijke informatie in haar ontstaanscontext te
kunnen vinden, raadplegen, interpreteren, delen en beheren overeenkomstig het vastgestelde
beheerregime;
-
Conversie: het proces van omzetten van informatie van het ene formaat naar het andere formaat;
-
Dossiereigenaar: een medewerker die verantwoordelijk is voor de goede, geordende en toegankelijke
staat van informatie die de neerslag is van een bedrijfsproces;
-
Duurzame toegankelijkheid: de mate waarin de toegankelijkheid, authenticiteit en betrouwbaarheid van informatie
gewaarborgd is gedurende de geldende bewaartermijn;
-
Duurzaamheid: de mate waarin informatie gedurende de geldende bewaartermijn aan de kwaliteitscriteria
blijft voldoen zonder dat noemenswaardige achteruitgang is te constateren;
-
Emulatie: techniek waarmee een computer of toepassingsprogrammatuur zich hetzelfde gedraagt
als één van een oudere generatie;
-
Geautomatiseerd systeem: het geheel van programmatuur en apparatuur;
-
Gegeven: een losstaand feit of symbool zonder betekenis voor de ontvanger of opsteller;
-
Generiek Waarderingsmodel: een selectie- en waarderingsinstrument op basis waarvan een selectie-document wordt
vervaardigd;
-
Informatie: een verzameling gegevens die in hun samenhang een bepaalde betekenis hebben voor
OCW als ontvanger dan wel opsteller;
-
Informatiebeheer: het geheel van normen, plannen, procedures, geautomatiseerde en niet-geautomatiseerde
hulpmiddelen en activiteiten waarmee informatie wordt verzameld, bewerkt, opgeslagen,
verwerkt, beschikbaar wordt gesteld en de daarvoor in aanmerking komende informatie
op termijn wordt vernietigd ten behoeve van de ondersteuning van de bedrijfsprocessen
van de organisatie;
-
Informatiebeheerder: degene die is belast met het informatiebeheer;
-
Informatiebeherend onderdeel: een dienstonderdeel binnen concern OCW dat als taak heeft werkzaamheden met betrekking
tot het informatiebeheer te ondersteunen en deels uit te voeren;
-
Informatiebeheersysteem: het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, programmatuur,
apparatuur, voorzieningen en andere middelen, bestemd tot het beheer van informatie;
-
Informatiesysteem: een systeem waarmee ten behoeve van de ondersteuning van bedrijfsprocessen informatie
wordt geregistreerd, ontsloten, opgeslagen, door de tijd heen beschikbaar wordt gesteld
en waaruit de daarvoor in aanmerking komende informatie op termijn wordt vernietigd;
-
Interpreteerbaar: informatie is interpreteerbaar als zij leesbaar is en als de contextgegevens en de
gebruikte taal bekend zijn;
-
Keten OCW: Aaneenschakeling van bedrijfsprocessen in de context van beleid, uitvoering en toezicht
van concern OCW;
-
Leesbaar: de mate waarin van gegevens, de opslagtechniek (drager, formaat) en het schrift bekend
zijn, waardoor zij op een voor de mens natuurlijke manier kan worden waargenomen en
geïnterpreteerd;
-
Metadata: gegevens die context, inhoud en structuur van informatie en hun beheer door de tijd
heen beschrijven;
-
Migratie: het overzetten van informatie en toepassingsprogrammatuur van het ene systeem en/of
platform naar het andere, met behoud van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid
en bruikbaarheid;
-
Neerslag: ontvangen of opgemaakte informatie welke gebruikt is bij de uitvoering van bedrijfsprocessen;
-
Ordening: het rangschikken van informatie binnen een archief overeenkomstig een vastgestelde
systematiek (ordeningsplan);
-
Ordeningsplan: een actuele en complete beschrijving waarin de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen
van een organisatie zijn opgenomen en die de basis vormt voor de logische indeling
ende rangschikking van een voor die organisatie te vormen archief;
-
Overbrenging: het in eigendom en beheer overdragen van daarvoor in aanmerking komende archieven
aan een archiefbewaarplaats;
-
Proceseigenaar: de verantwoordelijke voor het (laten) ontwerpen en implementeren van bedrijfsprocessen
en het monitoren van de resultaten van deze bedrijfsprocessen1;
-
Selectie: het op grond van een vastgesteld selectiedocument bepalen van de bewaar- en vernietigings-termijnen
van in een archief opgeslagen informatie;
-
Selectiedocument: een formeel vastgesteld document met selectiebeslissingen op grond waarvan een informatiebeheerder
daadwerkelijk vernietiging of overbrenging naar een andere bewaarplaats kan uitvoeren;
-
Substitutie: zie vervanging;
-
Taak: het geheel van samenhangende bedrijfsprocessen van concern OCW dat zijn grondslag
vindt in onder andere wet- en regelgeving en algemene bestuursopdrachten;
-
Toegankelijkheid: de mate waarin een archief of informatie lokaliseerbaar, terugvindbaar, leesbaar
en interpreteerbaar is voor daartoe bevoegde personen of systemen;
-
Vervanging: het vervangen van analoge informatie door digitale reproducties daarvan, teneinde
de aldus vervangen analoge informatie te vernietigen;
-
Vernietiging: het zodanig bewerken van informatie dat deze nadien niet meer te reconstrueren is;
-
Vervreemding: het overdragen van de zorg en het beheer van informatie aan een andere zorgdrager
of civielrechtelijke partij;
-
Zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van de in de Archiefwet opgenomen verplichting de onder de zorgdrager berustende informatie in goede, geordende
en toegankelijke staat te brengen, te bewaren en om de daarvoor in aanmerking komende
informatie op termijn te vernietigen;
-
Zorgdrager: degene die bij of krachtens de Archiefwet belast is met de zorg voor de informatie van concern OCW.
HOOFDSTUK 2 REIKWIJDTE
Artikel 2, Reikwijdte beheersregels
De Regeling informatiebeheer is van toepassing op het beheer van alle informatie van
concern OCW.
HOOFDSTUK 3 ORGANISATIE
Artikel 3, Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
-
1. De Secretaris-generaal is namens de Minister, gesteld de eisen vanuit vigerende wet
en regelgeving en de belangen voor de bedrijfsvoering, verantwoordelijk voor:
-
2. De Secretaris-generaal mandateert de zorg voor het informatiebeheer aan de informatiebeheerders
van het concern OCW als bedoeld in artikel 4.
Artikel 4, Informatiebeheerders
-
1. Voor het concern OCW worden hierin onderscheiden:
-
• de (plv.) Secretaris-generaal;
-
• de hoofden van inspecties;
-
• de hoofden van baten-lastendiensten;
-
• de hoofden van buitendiensten;
-
• de hoofden van (advies)raden;
-
• de hoofden van colleges;
-
• secretarissen van (tijdelijke) commissies en andere samenwerkingsverbanden;
-
2. Gelet op artikel 11, 1e lid van het organisatie- en mandaatbesluit OCW kunnen de informatiebeheerders hun verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het
informatiebeheer ondermandateren aan onder hen ressorterende functionarissen;
-
3. De informatiebeheerders zijn namens de Secretaris-generaal verantwoordelijk voor het
laten uitvoeren van een effectief een efficiënt informatiebeheer, dit in overeenstemming
met het bepaalde in de Archiefwet 1995, deze beheersregels en andere van toepassing zijnde regelgeving;
-
4. De informatiebeheerders zorgen voor het vastlegging van de taken en verantwoordelijkheden
met betrekking tot het informatiebeheer gerelateerd aan de bedrijfsprocessen in de
keten OCW;
-
5. De informatiebeheerders zorgen voor een zo uniform mogelijk informatiesysteem voor
concern OCW, waarin optimale uitwisseling van informatie mogelijk is;
-
6. De informatiebeheerders stellen nadere richtlijnen en procedures voor de uitvoering
van het informatiebeheer vast;
-
7. Het feitelijk informatiebeheer wordt gefaciliteerd door de onder de informatiebeheerders
ressorterende informatiebeherende onderdelen;
-
8. De informatiebeheerders leggen jaarlijks op grond van de P&C-cyclus en via het informatiebeherend
onderdeel van het bestuursdepartement, in het kader van de aan dit onderdeel opgedragen
centrale regieorganisatie taken voor concern OCW, verantwoording af aan de Secretaris-generaal.
Artikel 5, Informatiebeherende onderdelen
-
1. Het informatiebeherend onderdeel van het bestuursdepartement is belast met het verzorgen
van het kaderstellend beleid en de centrale regietaken voor concern OCW op het gebied
van het informatiebeheer;
-
2. De informatiebeherende onderdelen stellen periodiek een informatiebeleidsplan op;
-
3. De informatiebeherende onderdelen hebben tot taak de archiefvormende onderdelen, als
bedoeld in artikel 6, te ondersteunen om hun informatie in goede, geordende en toegankelijke
staat te brengen en te bewaren en de daarvoor in aanmerking komende informatie te
vernietigen;
-
4. De informatiebeherende onderdelen stellen nadere richtlijnen en procedures voor de
uitvoering van het informatiebeheer op;
-
5. De informatiebeherende onderdelen maken waar nodig afspraken met (het management van)
archiefvormende onderdelen over de ondersteuning van hun informatiebeheer;
-
6. De informatiebeherende onderdelen leggen over de uitvoering van beheertaken verantwoording
af aan hun informatiebeheerder.
Artikel 6, Archiefvormende onderdelen
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn de binnen concern OCW te onderscheiden organisatieonder-delen;
-
2. Onder archiefvormende onderdelen worden ook begrepen:
-
• Publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen zonder rechtspersoonlijkheid;
-
• Zelfstandige bestuursorganen en geprivatiseerde onderdelen voor zover de archieven
van vóór de verzelfstandiging dan wel privatisering onder het zorgdragerschap van
OCW vallen;
-
3. De archiefvormende onderdelen verzamelen, ontvangen, produceren en archiveren informatie
die nodig is bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen;
-
4. De archiefvormende onderdelen zijn in die zin als gegevenseigenaar aan te merken;
-
5. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor het laten beheren van hun
informatie in overeenstemming met het bepaalde in deze beheersregels en de met hun
informatie beherend onderdeel gemaakte afspraken.
Artikel 7, Periodieke audit
De Auditdienst Rijk voert jaarlijks een audit uit op het informatiebeheer van concern
OCW en brengt hierover een rapportage uit aan de Secretaris-generaal.
HOOFDSTUK 4 BEHEER
Artikel 8, Registratie
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de (digitaal) inkomende,
interne en uitgaande informatie die daarvoor in aanmerking komt, wordt geregistreerd
in het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel wordt opgenomen in de daarvoor
bedoelde bedrijfstoepassing;
-
2. Bij de registratie van informatie worden de voor concern OCW geldende interne voorschriften
gevolgd;
-
3. Aan de hand van de aan de registratie gekoppelde metadata moeten te allen tijde de
aspecten, bedoeld in het 1e lid van artikel 9, kunnen worden herleid.
Artikel 9, Context en authenticiteit van informatie
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat van de te bewaren
informatie te allen tijde kan worden vastgesteld:
-
• de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan, voor
zover deze aspecten kenbaar moeten zijn voor de uitvoering van het werkproces;
-
• wanneer, van wie, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces de informatie
is ontvangen of opgemaakt;
-
• de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte informatie;
-
• de met betrekking tot de informatie uitgevoerde beheersactiviteiten;
-
• de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de informatie wordt
bewaard of beheerd;
-
2. Op basis van een uit te voeren risicoanalyse kan het bepaalde in lid 1 ook gelden
voor op termijn te vernietigen informatie.
Artikel 10, Metagegevens bij digitaal gecreëerde informatie
Artikel 11, Voortgang en afdoening
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat afdoeningtermijnen
worden vastgesteld voor de uitvoering van onder hun verantwoordelijkheid vallende
bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin, een en ander met inachtneming van de
bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving;
-
2. De behandelende actoren voeren de bedrijfsprocessen dan wel activiteiten daarin waarvoor
zij verantwoordelijk zijn, binnen de geldende termijnen uit;
-
3. De afdoeningtermijnen en de voortgang van informatie wordt vastgelegd en bewaakt in
het in gebruik zijnde informatiesysteem dan wel bedrijfstoepassingen.
Artikel 12, Toegankelijkheid en duurzaamheid
-
1. De archiefvormende onderdelen treffen zodanig passende maatregelen, dat de risico’s
van verlies van toegankelijkheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van informatie
voor de geldende bewaartermijn wordt beperkt;
-
2. Het informatiesysteem dan wel een bedrijfstoepassing waarborgt de toegankelijkheid
van de informatie zodanig dat informatie, binnen de in bedrijfsprocessen vastgestelde
termijn, kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is.
Artikel 13, Conversie, migratie of emulatie
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn verantwoordelijk voor een adequate conversie-,
migratie- of emulatiestrategie van informatie;
-
2. Van conversie of migratie wordt een door het archiefvormend onderdeel ondertekende
verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde
informatie bevat en die aangeeft op welke wijze en met welk resultaat na de conversie
of migratie getoetst is of aan de eisen ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke
staat wordt voldaan.
Artikel 14, Vorming en ordening
-
1. Van alle ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden wordt tijdens de registratie
de relatie met het archiefbestanddeel waarop de informatie betrekking heeft vastgelegd
in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;
-
2. Van elk ondertekend uitgaand document dient een authentieke versie aanwezig te zijn
in het in gebruik zijnde informatiesysteem of bedrijfstoepassing;
-
3. Van het archief van concern OCW wordt door de informatiebeherende onderdelen, op aanwijzing
van de archiefvormende onderdelen, een logisch samenhangend overzicht aangelegd en
bijgehouden, geordend overeenkomstig de taak of taken en daarbij horende bedrijfsprocessen;
-
4. Archiefvorming geschiedt zodanig:
-
• dat het conform het vastgestelde ordeningsplan is;
-
• dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met het vastgestelde
selectiedocument;
-
• dat archiefbescheiden, betrekking hebbend op een (keten-)bedrijfsproces, worden samengevoegd
in één archiefbestanddeel, tenzij dat niet doelmatig is en als zodanig is gedocumenteerd.
Artikel 15, Informatieverstrekking
-
1. De openbaarheid van informatie binnen concern OCW geschiedt met inachtneming van het
departementale beleid met betrekking tot openbaarheid;
-
2. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat medewerkers van concern
OCW in staat worden gesteld om informatie te raadplegen die benodigd is voor de uitvoering
van hun taken, een en ander in overeenstemming met het gestelde in lid 1.
Artikel 16, Informatieverstrekking aan derden
-
1. Informatieverstrekking uit eigen beweging door concern OCW geschiedt met inachtneming
van door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;
-
2. Verzoeken van derden om verstrekking over of uit informatie en verzoeken om informatie
te mogen raadplegen, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en
regelgeving en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen;
-
3. Verzoeken van derden om raadpleging van, verstrekking over, of uit informatie op grond
van toezichtstaken, worden behandeld in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving
en door de Secretaris-generaal vastgestelde richtlijnen.
Artikel 17, Selectie
-
1. De informatiebeherende onderdelen zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat ten
behoeve van concern OCW een relevant, toepasbaar en vastgesteld selectiedocument beschikbaar
is en wordt toegepast;
-
2. Het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van het selectiedocument vindt plaats met
inachtneming van de bepalingen van de vigerende wet- en regelgeving.
Artikel 18, Vernietiging
-
1. Informatie wordt uitsluitend vernietigd op grond van een vastgesteld selectiedocument,
op grond van noodvernietiging of na vervanging van de betreffende informatie door
reproducties als bedoeld in art. 20 van deze beheersregels;
-
2. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat vernietiging plaatsvindt
van de daarvoor in aanmerking komende informatie, met de daarbij horende metagegevens,
zodra de daarvoor in het selectiedocument vastgestelde termijn is verstreken;
-
3. Van de vernietiging van informatie wordt een door het archiefvormend onderdeel en
door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring opgemaakt, die ten minste
een specificatie van de vernietigde informatie bevat en die aangeeft op grond waarvan,
op welke wijze en datum de vernietiging heeft plaatsgevonden.
Artikel 19, Overbrenging
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat de voor permanente
bewaring in aanmerking komende informatie uit afgesloten archiefbestanddelen, conform
de gestelde periode in de Archiefwet, wordt overgebracht naar het Nationaal Archief;
-
2. In overleg met het Nationaal Archief kan, voor blijvende bewaring in aanmerking komende
informatie uit afgesloten archiefbestanddelen die niet meer veelvuldig geraadpleegd
hoeft te worden, eerder worden overgebracht;
-
3. Na verkregen machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan de
overbrenging naar het Nationaal Archief van nog veelvuldig geraadpleegde informatie
uit afgesloten archiefbestanddelen worden opgeschort;
-
4. Bij de overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen kan het archiefvormend
onderdeel, in overleg met het Nationaal Archief, voor een bepaalde periode beperkingen
stellen aan de openbaarheid van over te brengen informatie. Dit besluit wordt geplaatst
in de Staatcourant;
-
5. De overbrenging van informatie uit afgesloten archiefbestanddelen wordt vastgelegd
in een door het informatiebeherend onderdeel ondertekende verklaring die ten minste
een specificatie van de informatie bevat en die, indien van toepassing, is voorzien
van een bijlage bestaande uit het in de Staatscourant geplaatste besluit met betrekking
tot de beperkingen aan de openbaarheid.
Artikel 20, Vervanging
Artikel 21, Opslagformaten
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat informatie, uiterlijk
op het tijdstip van overbrenging aan het Nationaal Archief, is opgeslagen in een valideerbaar
en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan de aansluitvoorwaarden
van het Nationaal Archief;
-
2. Als dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd vindt overleg plaats met de beheerder
van het Nationaal Archief over een alternatief bestandsformaat;
-
3. Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet
een zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de gestelde eisen
ten aanzien van de goede, geordende en toegankelijke staat van digitale informatie
kan worden voldaan.
Artikel 22, Vervreemding
-
1. De archiefvormende onderdelen kunnen informatie die niet naar het Nationaal Archief
is overgebracht vervreemden;
-
2. Voor de vervreemding van informatie is een machtiging vereist van de Minister van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een wettelijk
voorschrift;
-
3. Bij het aanvragen van een machtiging dan wel het bekend maken van een besluit tot
vervreemding wordt rekening gehouden met de in artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit genoemde belangen;
-
4. Van de vervreemding wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie bevat van
de vervreemde informatie en die aangeeft op grond waarvan en op welke wijze en wanneer
vervreemding is geschied.
Artikel 23, Organisatieverandering
-
1. De archiefvormende onderdelen zijn er verantwoordelijk voor dat bij een verandering
in de bedrijfsprocessen door reorganisatie, opheffing, samenvoeging, splitsing of
door overdracht van taken, voorzieningen worden getroffen met betrekking tot:
-
2. Bij de totstandkoming van de voorzieningen, als bedoeld in het eerste lid, wordt rekening
gehouden met het gestelde in de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit Archiefoverdrachten Rijksadministratie 1988 (BARA);
-
3. Ten aanzien van de overbrenging, overdracht, vervreemding of ter beschikkingstelling
zoals die voortvloeit uit een organisatieverandering als bedoeld in het 1e lid, wordt
een verklaring opgesteld, getekend en bewaard overeenkomstig de bepalingen in de voorgaande
artikelen;
-
4. Bij de instelling van bijzondere samenwerkingsverbanden, zoals commissies en projecten,
wordt in het instellingsbesluit een voorziening opgenomen voor het archiefbeheer;
-
5. Het instellend archiefvormend onderdeel is er verantwoordelijk voor dat de informatiebeherende
onderdelen, voor vaststelling van het instellingsbesluit, worden geïnformeerd over
de instelling van een bijzonder samenwerkingsverband zoals bedoeld in lid 4.
Artikel 24, Materieel beheer
-
1. De archiefvormende onderdelen treffen zodanige voorzieningen ten aanzien van door
dat onderdeel opgemaakte informatie, die voor permanente bewaring in aanmerking komt,
dat bij het raadplegen van deze informatie na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige
achteruitgang zal zijn te constateren;
-
2. Voor het vormen en bewaren van door concern OCW permanent te bewaren informatie worden
materialen gebruikt die voldoen aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving;
-
3. De archiefvormende onderdelen dragen er zorg voor dat, tot het tijdstip van vernietiging
dan wel het tijdstip van overbrenging conform het bepaalde in de Archiefwet naar het Nationaal Archief, informatie in goede materiële staat wordt gehouden;
-
4. Indien informatie door de aard van de oorspronkelijk gebruikte materialen niet (langer)
voldoet aan het in het eerste en derde lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging
van de informatie door reproducties op de wijze als in artikel 20 van deze regeling
wordt omschreven.
Artikel 25, Archiefruimten
-
1. Afgesloten archiefbestanddelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten;
-
2. Het informatiebeherend onderdeel zorgt voor archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd,
gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende informatie zo min mogelijk gevaar
loopt ingeval van een calamiteit;
-
3. Archiefruimten waarin permanent te bewaren informatie berust in afwachting van overbrenging
naar het Nationaal Archief voldoet aan de eisen gesteld in de vigerende wet- en regelgeving.
HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN
Artikel 26, Intrekking andere regeling(en)
De regeling Informatiebeheer OCW van 16 februari 2009, nr. WJZ/98508 (8222) wordt ingetrokken.
Artikel 27, Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Informatiebeheer OCW 2013.
Artikel 28, Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant
waarin zij is geplaatst.
Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M. Bussemaker
TOELICHTING
1. Algemeen
Artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht zorgdragers in de zin van de artikelen 23. eerste lid, en 41, eerste lid, van de Archiefwet 1995 tot het vaststellen van beheersregels ten aanzien van hun archiefbescheiden. Deze
regeling, die de Regeling Informatiebeheer uit 2009 vervangt, strekt daartoe. Tot vervanging van de Regeling Informatiebeheer
wordt overgegaan vanwege:
-
• wijziging in de archiefwetgeving;
-
• organisatorische ontwikkelingen binnen het ministerie;
-
• de noodzaak van één regeling voor concern OCW;
-
• het in de Regeling expliciet benoemen van de verantwoordelijkheden ten aanzien van
het informatiebeheer;
-
• de veranderende wijze van archiveren, in plaats van archivering per archiefvormend
orgaan naar het archiveren per bedrijfsproces;
-
• de voortschrijdende digitalisering van de informatiehuishouding.
Voor wat betreft de taken op het gebied van de informatiehuishouding van het ministerie
is het in dit verband relevant te vermelden dat de voormalige directie Concernondersteuning
(CO) is gesplitst in de directies Personeel en Organisatie (DPO) en de Directie Facilitair
Management & Informatie en Communicatie Technologie (FM&ICT). Bij de vorming van deze
directies is bepaald dat de directie FM&ICT is belast met het verzorgen van het kaderstellend
beleid en de centrale regieorganisatie taken voor concern OCW op het gebied van het
informatiebeheer.
2. Digitalisering van de informatiehuishouding
Ten opzichte van de vorige regeling gaat deze regeling primair uit van een digitale
informatiehuishouding en de daarmee gepaarde veranderingen (op het vakgebied IV) bij
OCW. In de vigerende archief-wetgeving is sprake van bijvoorbeeld de termen archiefbescheiden,
archief, archiefvormend orgaan en archiefbeheer. Echter, de steeds verder gaande digitalisering
brengt veranderingen met zich mee die ertoe nopen om de terminologie in deze regeling
aan te passen. Zo is in deze regeling:
-
• De term archiefbescheiden is daar waar nodig vervangen door de term informatie;
-
• Het archiveren per archiefvormend onderdeel wordt geleidelijk vervangen door het archiveren
naar bedrijfsproces en daarmee samenhangende resultaatverantwoordelijkheid;
-
• De term archief behelst alle archiefbescheiden, gestructureerd en ongestructureerd.
Door digitalisering zullen niet de verantwoordelijkheden, maar wel de huidige taken
en rollen ten aanzien van de informatiehuishouding wijzigen en op een andere wijze
belegd moeten worden. In deze regeling is bijvoorbeeld nog sprake van verschillende
archiefvormende onderdelen. Na volledige digitalisering zal er nog maar één archiefvormend
onderdeel zijn, namelijk Concern OCW. Verder beschrijft deze regeling nog een analoge
situatie specifiek voor die informatie die wel gedigitaliseerd maar niet vervangen
mag worden.
3. Reikwijdte zorgdragerschap
Deze regeling geeft, ten slotte, uitdrukking aan het archiefwettelijk zorgdragerschap
van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de informatie van adviescolleges
en van andere overheidsorganen zonder rechtspersoonlijkheid die tot het beleidsterrein
van het ministerie behoren. Wat betreft de reikwijdte van het zorgdragerschap het
volgende. In de
Archiefwet 1995 is een aantal met name genoemde overheidsorganen uitdrukkelijk aangewezen als zorgdrager
voor hun nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Zo bepaalt artikel 23, eerste lid, van die wet dat de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van
Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de verschillende ministers zorg
dragen voor hun archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een
rijksarchiefbewaarplaats. Voor een tweetal categorieën van overheidsorganisaties ligt
het in de rede om, voor wat betreft de archiefwettelijke zorg voor archiefbescheiden,
een koppeling te maken met het zorgdragerschap van de Minister die belast is met aangelegenheden
op het beleidsterrein van die organisaties. Het gaat om adviesraden in de zin van
de Kaderwet adviescolleges en om alle overige overheidsorganen die tot het beleidsterrein
van een ministerie behoren, maar geen rechtspersoonlijkheid bezitten en dus onderdeel
zijn van de rechtspersoon Staat. Voor deze twee categorieën is de Minister die het
aangaat zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995. Gelet op de bijzondere bestuurlijke
positionering van deze overheidsorganen ten opzichte vaneen ministerie kan de concrete
invulling van de archiefwettelijke zorg uiteraard onderwerp zijn van onderlinge werkafspraken.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M. Bussemaker
8.4. Bijlage 4, Taken en uitvoerders informatiebeheer bestuursdepartement OCW
TABEL TAKEN INFORMATIEBEHEER EN UITVOERDER
(Zie p. 13 voor een toelichting op deze taken.)
|
Nr.
|
TAAK
|
UITVOERDER
|
1.
|
Openen post
|
Recordbeheerder
|
2.
|
Selecteren wel of niet digitaliseren en /of registreren
|
Recordbeheerder
|
3.
|
Scannen
|
Scanmedewerker
|
4.
|
Kwaliteitscontrole scans
|
Scanmedewerker, Recordbeheerder
|
5.
|
Registratie (metadata)
|
Recordbeheerder / (beleids)medewerker
|
6.
|
Aanmaken zaken (zaakmappen)
|
Recordbeheerder
|
7.
|
Toevoegen gescande documenten aan zaakmappen
|
Recordbeheerder
|
8.
|
In behandeling zetten (voortgang) van zaakmappen
|
Recordbeheerder / (beleids)medewerker
|
9.
|
Afhandelen zaakmappen
|
(Beleids)medewerker/Recordbeheerder
|
10
|
Toevoegen documenten aan zaakmappen tijdens behandeling/afhandeling
|
(Beleids)medewerker & Recordbeheerder
|
11.
|
Terugscannen(vervangen) ondertekenende documenten voor verzending
|
Scanmedewerker
|
12.
|
Sluiten zaakmappen
|
Recordbeheerder
|
13.
|
Toetsen kwaliteit en volledigheid zaakmappen
|
Recordbeheerder
|
14.
|
Archiveren zaakmappen
|
Recordbeheerder
|
15.
|
Onderhouden ordeningsplan(DSP) incl. aanpassen werkprocessen en koppelen aan selectielijst
|
(Senior Record- & Documentmanager
|
16.
|
Opmaken verklaring van vernietiging (van digitale originelen)
|
(Senior) Record- & Documentmanager
|
17.
|
Goedkeuring verklaring van vernietiging (van digitale originelen)
|
Hoofd DOB/CEI. (Zie toelichting op p. 23)
|
18.
|
Vernietiging digitale documenten
|
Functioneel beheerder E-doc
|
19.
|
Informeren Records Managers over terugzetten back-ups met eventuele gevolgen
|
Functioneel beheerder E-doc
|
20.
|
Controleren of terugzetten back-ups vernietigde dossiers/documenten
|
Technisch beheerder/ Functioneel Beheerder E-Doc
|
21.
|
Opmaken overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot
|
(Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder E-doc
|
22.
|
Goedkeuren overbrengingslijst voor digitale dossiers aan E-depot
|
Nationaal Archief
|
23.
|
Overbrengen digitale dossiers
|
(Senior) Record- & documentmanager / Recordbeheerder
|
24.
|
Onderhoud werkinstructies rond document- en archiefbeheer (incl. vastleggen juiste
toepassing regelgeving)
|
(Senior) Record- & documentmanager / Functioneel beheerder
|
25.
|
Toetsen kwaliteit document- en archiefbeheer (incl. monitoren juiste toepassing regelgeving)
|
(Senior) Record- & documentmanager
|
26.
|
Ondersteunen zaakeigenaren bij werken in E-Doc
|
Recordbeheerder
|
27.
|
Zorgen voor eigentijdse, gebruikersvriendelijke en verantwoorde inrichting van E-Doc
|
Gehele afdeling CEI i.s.m. de leverancier
|
28.
|
Vernietigen fysieke documenten na digitalisering.
|
Scanmedewerker
|
8.5. Bijlage 5, Instructie postbehandeling bestuursdepartement OCW
De eerste postronde komt om 09.00 binnen.
De tweede postronde komt om 13.00 binnen.
De derde postronde komt om 15.45 binnen.
Na de derde postronde blijft de post liggen tot de volgende ochtend. Om 09.00 en 13.00
start de volgende procedure:
-
1. Voor aangetekende stukken wordt door de scanmedewerker of recordbeheerder die de post aanneemt getekend.
-
2. De (senior) recordbeheerders belast met de behandeling van de post halen de post op bij de scanunit.
-
3. De (senior) recordbeheerders selecteren de post.
-
4. De inkomende post die niet geregistreerd hoeft te worden krijgt een voorblad en wordt
door de (senior) recordbeheerders in de uitbak gelegd.
-
5. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de (senior) recordbeheerders scanklaar gemaakt (batch inkomend en inkomend vertrouwelijk).
-
6. De uitgaande en interne post (dit betreft dus geprinte documenten waarop aantekeningen
zijn gemaakt) wordt door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op volledigheid en scanklaar gemaakt (batch tussentijds of definitief
(bij)scannen).
-
7. De enveloppen van de geregistreerde ingekomen documenten worden gedurende 1 week bewaard
op de scanunit. Uitzondering: Bij WOB verzoeken en bezwaarschriften wordt de envelop
gescand.
-
8. De te scannen post wordt als 1 stapel, met scheidingsbladen ertussen, in de scanmap
gedaan.
-
9. De (senior)recordbeheerders leggen deze map in de daarvoor bedoelde bakken in de kast op de scanunit.
-
10. De scanmedewerkers halen de te scannen post uit deze bakken.
-
11. De scanmedewerkers voeren de materiële controle op de documenten uit.
-
12. De scanmedewerkers scannen de post en voeren via het vierogen principe de controle op de scans uit.
-
13. De scanmedewerkers draaien per directie Batch Manager zodat de stukken doorgaan naar E-doc.
-
14. Als alle post gescand is, brengen de scanmedewerkers de gescande post terug naar de (senior) recordbeheerders.
-
15. De (senior) recordbeheerders voorzien de stukken van een stempel met het juiste nummer, datum en afdeling.
-
16. De (senior) recordbeheerders vullen de registratievelden zo compleet mogelijk in en voeren tegelijkertijd de 100%
controle uit.
-
17. De (senior) recordbeheerders starten de voortgang.
-
18. Na tussentijds of definitief (bij)scannen wordt de post door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op juiste archivering, volledigheid van metadatering etc. en opgeborgen
in dagdozen.
8.6. Bijlage 6, Instructie Postbehandeling Nationaal Archief
-
1. Post komt binnen bij de postkamer van het NA.
-
2.
Medewerkers van de postkamer sorteren de post en verwijderen folders en andere niet-te-registeren drukwerk.
-
3. De Recordbeheerder controleert de voorselectie, zoals genoemd onder punt 2.
-
4. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de Medewerkers van de postkamer naar de (senior) recordbeheerders van CEI gebracht.
-
5. De inkomende post die geregistreerd moet worden wordt door de (senior) recordbeheerders scanklaar gemaakt (batch inkomend en inkomend vertrouwelijk).
-
6. De uitgaande en interne post (dit betreft dus geprinte documenten waarop aantekeningen
zijn gemaakt) wordt door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op volledigheid en scanklaar gemaakt (batch tussentijds of definitief
(bij)scannen).
-
7. De enveloppen van de geregistreerde ingekomen documenten worden gedurende 1 week bewaard.
Uitzondering: Bij WOB verzoeken en bezwaarschriften wordt de envelop gescand.
-
8. De te scannen post wordt als 1 stapel, met scheidingsbladen ertussen, in de scanmap
gedaan.
-
9. De (senior)recordbeheerders leggen deze map in de daarvoor bedoelde bakken in de kast.
-
10. De scanmedewerkers halen de te scannen post uit deze bakken.
-
11. De scanmedewerkers voeren de materiële controle op de documenten uit.
-
12. De scanmedewerkers scannen de post en voeren via het vierogen principe de controle op de scans uit.
-
13. De scanmedewerkers draaien per directie en dienstonderdeel Batch Manager zodat de stukken doorgaan naar
E-doc.
-
14. Als alle post van 1 kolom gescand is, brengen de scanmedewerkers de gescande post terug naar de (senior) recordbeheerders.
-
15. De (senior) recordbeheerders voorzien de stukken van een stempel met het juiste nummer, datum en afdeling.
-
16. De (senior) recordbeheerders vullen de registratievelden zo compleet mogelijk in en voeren tegelijkertijd de 100%
controle uit.
-
17. De (senior) recordbeheerders starten de voortgang.
-
18. Na tussentijds of definitief (bij)scannen wordt de post door de (senior) recordbeheerders gecontroleerd op juiste archivering, volledigheid van metadatering etc. en opgeborgen
in dagdozen.
8.7. Bijlage 7, Instructie controle te scannen documenten
De controle op de materiële staat van de fysieke documenten wordt voordat het scannen
plaatsvindt uitgevoerd door de scanmedewerkers van CEI.
Deze materiële controle op de documenten beslaat de volgende onderdelen:
De te scannen documenten worden na uitvoering van de bovenstaande controles en het
uitvoeren van eventuele reparaties scanklaar gemaakt. De scanmedewerkers documenten
of batches voorzien van scanvoorbladen. Voor elk apart stuk moet namelijk een scanvoorblad.
Deze scanvoorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de
documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten
moeten de scanvoorbladen dus allen dezelfde richting uit wijzen.
8.8. Bijlage 8, Instructie scannen documenten
-
1. Voor het scannen moet de medewerker scanunit inloggen op de pc die gekoppeld is aan
de scanner.
-
a. Na ingelogd te zijn, ga naar Windows Start – Alle Programma’s – Ascent Capture 9.0
– Scan en open deze applicatie.
-
b. Er verschijnt automatisch een volgend scherm. Kies bij de instelling Batch Class vervolgens
voor één van de vier batchclasses.
-
i. Inkomende post;
-
ii. Inkomende post vertrouwelijk:
-
iii. Bijscannen tussentijds (als bijlage);
-
iv. Bijscannen definitief (als definitieve versie)
-
c. Leg de batch te scannen documenten, met de voorbladen voorop en met de pijlen in de
richting van het invoeren, in de invoerla van de scanner (bij de Fujitsu fi-5750c
met de voorkant van het voorblad naar beneden en bij de Kodak i620 en i640 met de
voorkant van het voorblad naar boven) en klik in de scanapplicatie op Scan. Ook kan
je eerst op OK klikken zodat je in de scanapplicatie terecht komt om eventueel aanpassingen
aan de instellingen te maken. Vervolgens kan je op de paarse knop klikken om het scannen
te starten.
-
2. De kwaliteitscontrole door de scanmedewerkers vindt plaats in de scanapplicatie. De
voorbeelden van de gescande pagina’s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de
linkerkant van het scherm. De controle wordt uitgevoerd op de rechterzijde van het
scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en
authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren
document)
-
a. Er wordt gekeken of:
-
i. alle pagina’s zijn gescand (met en zonder tekst)
-
ii. alle pagina’s recht zijn gescand
-
iii. alle pagina’s volledig zijn gescand
-
iv. alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht
lege pagina’s)
-
b. Als er lege pagina’s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen
worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechter
muisklik een menuutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken. Als er foute
pagina’s zijn moeten deze pagina’s opnieuw gescand worden door de betreffende pagina
in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het document
op de rechtermuis te klikken en in het menuutje op Insert te klikken. De pagina zal
dan op de juiste plaats in het document verschijnen. Ook kan er voor gekozen worden
om het hele document opnieuw te scannen.
-
c. Als de kwaliteit goedgekeurd is kan de batch gesloten worden door op het icoontje
Close Batch te klikken.
-
3. Het releasen van de batch is een geautomatiseerd proces en hoeft niet handmatig uitgevoerd
te worden.
Nadat documenten inkomend, inkomend vertrouwelijk, tussentijds of definitief zijn
gescand en geregistreerd worden deze opgeborgen in een dagdoos.
8.9. Bijlage 9, Instellingen scanners
Het scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende
document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden (half tone) wordt opgeslagen.
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:
De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:
Om een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS
Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde
data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces
bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina’s recht te trekken en portrait/landscape
te herkennen.
VRS is per scanner volgens onderstaande overzichten geconfigureerd.
Kodak i620
|
Page Ajustments (Pagina aanpassingen)
|
Auto Deskew
|
Aan
|
Uitlijning van de pagina
|
Auto Crop
|
Aan
|
Zoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan
|
Edge Cleanup
|
Aan
|
Haalt eventuele zwarte randen van de pagina af
|
Edge Fill
|
Aan
|
Vult zwarte randen op
|
Hole Fill
|
Aan
|
Vult indien aanwezig perforator gaten
|
Auto Rotate
|
Aan
|
Automatische pagina oriëntatie herkenning
|
Merge Sides
|
Uit
|
Zijkanten samenvoegen
|
Blank Page (Blanco pagina)
|
Detect
|
Uit
|
Detecteert witte pagina’s
|
Delete and detect
|
Aan
|
Verwijdert witte pagina’s
|
Settings
|
|
Instelling t.a.v. de gevoeligheid
|
Content Sensitivity
Ignore Holes
|
60
Ja
|
|
Clarity (Helderheid)
|
Brightness and
contrast
|
45
50
|
Instellingen t.a.v. helderheid en contrast
|
Gamma
|
10
|
Auto Brightness
|
Aan
|
Automatisch helderheid
|
Auto Contrast
|
Uit
|
Automatisch contrast
|
Black and white (Zwart & Wit)
|
Line weight
|
3
|
Instellingen lijndikte
|
Speckle Filter
|
3
|
Verwijderd stipjes op de pagina
|
Greytone Picture
|
|
Grijstonen afbeeldingen.
|
Enable
Density
|
Ja
60
|
Deze instelling actief vanaf 1-10-2011. Van 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd bitonaal gescand.
|
Color (Kleur)
|
Color – Detection
Enable
Sensitivity
Ignore background color
|
Ja
50
Nee
|
Kleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten
|
Detect Small Color Object
Small Object Sensitivity
|
Ja
80
|
|
Background Smoothing
Enable
Smoothness
|
Ja
15
|
Regulering achtergrond
|
Background Color to White
|
Nee
|
|
Kodak i640
|
Page Ajustments (Pagina aanpassingen)
|
Auto Deskew
|
Aan
|
Uitlijning van de pagina
|
Auto Crop
|
Aan
|
Zoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan
|
Edge Cleanup
|
Aan
|
Haalt eventuele zwarte randen van de pagina af
|
Edge Fill
|
Aan
|
Vult zwarte randen op
|
Hole Fill
|
Aan
|
Vult indien aanwezig perforator gaten
|
Auto Rotate
|
Aan
|
Automatische pagina oriëntatie herkenning
|
Merge Sides
|
Uit
|
Zijkanten samenvoegen
|
Blank Page (Blanco pagina)
|
Detect
|
Uit
|
Detecteert witte pagina’s
|
Delete and detect
|
Aan
|
Verwijdert witte pagina’s
|
Settings
|
|
Instelling t.a.v. de gevoeligheid
|
Content Sensitivity
Ignore Holes
|
60
Ja
|
|
Clarity (Helderheid)
|
Brightness and
contrast
|
40
60
|
Instellingen t.a.v. helderheid en contrast
|
Gamma
|
10
|
Auto Brightness
|
Aan
|
Automatisch helderheid
|
Auto Contrast
|
Uit
|
Automatisch contrast
|
Black and white (Zwart & Wit)
|
Line weight
|
3
|
Instellingen lijndikte
|
Speckle Filter
|
3
|
Verwijderd stipjes op de pagina
|
Greytone Picture
|
|
Grijstonen afbeeldingen.
|
Enable
Density
|
Ja
70
|
Deze instelling actief vanaf 1-10-2011. Van 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd bitonaal gescand.
|
Color (Kleur)
|
Color – Detection
|
|
Kleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten
|
Enable
Sensitivity
Ignore background color
|
Ja
60
Nee
|
|
Detect Small Color Object
Small Object Sensitivity
|
Ja
80
|
|
Background Smoothing
Enable
Smoothness
|
Ja
15
|
Regulering achtergrond
|
Background Color to White
|
Nee
|
|
Fujitsu Fi 5750c
|
Page Ajustments (Pagina aanpassingen)
|
Auto Deskew
|
Aan
|
Uitlijning van de pagina
|
Auto Crop
|
Aan
|
Zoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan
|
Edge Cleanup
|
Aan
|
Haalt eventuele zwarte randen van de pagina af
|
Edge Fill
|
Aan
|
Vult zwarte randen op
|
Hole Fill
|
Aan
|
Vult indien aanwezig perforator gaten
|
Auto Rotate
|
Aan
|
Automatische pagina oriëntatie herkenning
|
Merge Sides
|
Uit
|
Zijkanten samenvoegen
|
Blank Page (Blanco pagina)
|
Detect
|
Uit
|
Detecteert witte pagina’s
|
Delete and detect
|
Aan
|
Verwijdert witte pagina’s
|
Settings
|
|
Instelling t.a.v. de gevoeligheid
|
Content Sensitivity
Ignore Holes
|
60
Ja
|
|
Clarity (Helderheid)
|
Brightness and
contrast
|
50
65
|
Instellingen t.a.v. helderheid en contrast
|
Gamma
|
5
|
Auto Brightness
|
Aan
|
Automatisch helderheid
|
Auto Contrast
|
Uit
|
Automatisch contrast
|
Black and white (Zwart & Wit)
|
Line weight
|
3
|
Instellingen lijndikte
|
Speckle Filter
|
3
|
Verwijderd stipjes op de pagina
|
Greytone Picture
|
|
Grijstonen afbeeldingen.
|
Enable
Density
|
Ja
70
|
Deze instelling actief vanaf 1-10-2011. Van 1-4-2008 t/m 30-9-2011 werd bitonaal gescand.
|
Color (Kleur)
|
Color – Detection
Enable
Sensitivity
Ignore background color
|
Ja
60
Nee
|
Kleurherkenning & herkenning van kleine kleurobjecten
|
Detect Small Color Object
Small Object Sensitivity
|
Ja
80
|
|
Background Smoothing
Enable
Smoothness
|
Ja
15
|
Regulering achtergrond
|
Background Color to White
|
Nee
|
|
8.10. Bijlage 10, Instructie scancontrole
De scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande
pagina’s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm (thumbnails).
De controle van de scan wordt uitgevoerd aan de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke
scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale
document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document). Er wordt gecontroleerd
of:
-
• alle pagina’s zijn gescand (met en zonder tekst);
-
• alle pagina’s recht zijn gescand;
-
• alle pagina’s volledig zijn gescand;
-
• alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht
lege pagina’s).
Indien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan
kan als volgt worden gehandeld:
-
• Als er lege pagina’s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen
worden deze verwijderd door de betreffende pagina te selecteren en met een rechtermuisklik
een menuutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken.
-
• Als er foute pagina’s zijn moeten deze pagina’s opnieuw gescand worden door de betreffende
pagina in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het
document op de rechtermuis te klikken en in het menuutje op Insert te klikken. De
pagina zal dan op de juiste plaats in het document verschijnen.
-
• Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.
Vervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.
8.11. Bijlage 11, Voorbeeld registratiescherm en tabel metadata
Veldnaam
|
Verplicht
|
Type
|
Keuzelijst? (Lookup)
|
Toelichting
|
Documentnummer
|
Ja
|
systeemveld
|
nee
|
|
Titel
|
Ja
|
Vrije tekst
|
nee
|
|
Auteur
|
Ja
|
Lookup
|
Ja
|
Verwijzing naar E-doc gebruikerstabel
|
Schema
|
Ja
|
Lookup
|
Ja
|
Dit veld geeft aan de richting van het document aan (inkomend, inkomend gescand, intern,
uitgaand)
|
Documentsoort
|
Nee
|
Lookup
|
Ja
|
Deze tabel bevat initieel de volgende waarden bij inkomende post: klacht, signaal,
aanvraag, bezwaar, wob, overige brieven.
|
Sjabloonnaam
|
Nee
|
Lookup
|
Ja
|
Vanuit DocSys wordt de betreffende sjabloonnaam in dit veld weggeschreven
|
Datum document
|
nee
|
Datumveld
|
Kalender keuze
|
Dit is de datum op het inkomende poststuk.
|
Kenmerk afzender
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Ontvangstbevestiging aanmaken
|
Nee
|
Checkbox
|
Nee
|
|
Opmerkingen
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Gebruikersgroep
|
Ja
|
Lookup
|
Ja
|
Standaard E-doc afdelingentabel
|
Dossier
|
ja
|
Lookup
|
Ja,
|
Dit is is een verplicht veld. Als waarde kan hier ‘ongeplaatste stukken’ ingevuld
worden.
|
Map
|
Nee
|
Alleen lezen
|
Nee
|
Geeft de naam van de dossiermap in.
|
Archiefkenmerk
|
Nee
|
Alleen lezen
|
Nee
|
Geeft het pad aan, waar, in het ordeningplan, het document gevonden kan worden.
|
Postcode
|
Nee
|
vrije tekst
|
Ja
|
TNT Postcode tabel of NAW Lijst (afhankelijk van de ‘Handmatige invoer’ checkbox)
Schrijfwijze postcode voor NL is:
1234 spatie AA (1234 AA)
|
Organisatie
|
Nee*
|
Vrije tekst
|
Nee
|
*Als Naam niet gevuld, is dit veld verplicht.
|
Naam
|
Nee*
|
Vrije tekst
|
Nee
|
*Als Organisatie niet gevuld, is dit veld verplicht
|
M
|
Nee
|
Checkbox
|
Nee
|
Wanneer voor M (= man) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker gekleurd.
V kan dan niet meer worden gekozen.
|
V
|
Nee
|
Checkbox
|
Nee
|
Wanneer voor V (= vrouw) wordt gekozen wordt het rondje wat hiervoor staat donker
gekleurd.
M kan dan niet meer worden gekozen.
|
Voornaam
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Tussenvoegsel
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Voorletter(s)
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Titel(s) voor
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Titel(s) achter
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Adres afzender
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Nummer
|
Nee
|
Vrije tekst
|
Nee
|
|
Woonplaats
|
Nee
|
Vrije tekst)
|
Nee
|
|
Landcode
|
Nee
|
lookup
|
Nee
|
|
Land
|
Nee
|
Vrije tekst)
|
Nee
|
|
Status
|
-
|
Alleen lezen
|
Nee
|
geeft de technische status van een document weer (beschikbaar, meegenomen, etc.)
|
Bewerkt op
|
-
|
Alleen lezen
|
Nee
|
geeft de datum weer van laatste toegang tot het document of registratie
|
Geregistreerd op
|
-
|
Alleen lezen
|
Nee
|
geeft de datum weer van registratie
|
Alleen lezen op
|
-
|
Alleen lezen
|
Nee
|
geeft de datum weer van wanneer het stuk op alleen lezen is gezet
|
Geregistreerd door
|
-
|
Alleen lezen
|
Nee
|
geeft weer wie het document heeft geregistreerd
|
Gearchiveerd op
|
-
|
Alleen lezen
|
Nee
|
geeft datum weer waarop het document in een dossiermap is geplaatst
|
Toegangsniveau
|
Ja
|
Lookup
|
Ja,
|
Openbaar, Groepsvertrouwelijk
Personeelsvertrouwelijk
Persoonlijk. Dit veld wordt standaard gevuld met openbaar, tenzij om zwaarwegende
redenen op directieniveau anders wordt besloten.
|
Aan
|
Nee
|
Lookup
|
Ja
|
Verwijzing naar de personen en groepen tabel
|
Archiefdoosnummer
|
Nee
|
tekst
|
Nee
|
|
8.12. Bijlage 12, Doorloopschema ingekomen, interne en uitgaande post bestuursdepartement
OCW
Inkomende post
Actor
|
Scanmedewerker CEI
|
Activiteit
|
1. Scannen Inkomende Post
|
Omschrijving
|
Er kan worden gekozen uit twee batches te weten: ‘Scan openbaar’ en ‘Scan vertrouwelijk’.
Medewerker CEI scant inkomend stuk met voorblad van de verantwoordelijke/behandelende
directie en controleert de kwaliteit van het gescande document.
De volgende metadata wordt toegevoegd aan het document:
Documentbron: ‘Inkomend’
Titel: ‘Inkomend Gescand Document [huidige datum en tijd]’
Applicatie: Acrobat
Gebruikersgroep: [Directie van voorblad]
Toegangsniveau: ‘Scan openbaar’ of ‘Scan vertrouwelijk’
Creator: ‘Scanner’ (Dit is een verplicht veld in E-Doc en dient een naam uit de medewerker tabel te zijn.
‘Scanner’ is een met de hand aangemaakt fictief account.)
Geregistreerd door: [Betreffende CEI medewerker]
Dossier: ‘Ongeplaatst’
Ontvangstdatum
Na het scannen van het document is de behandeling formeel gestart (registratiedatum
en -tijd van het document).
|
Actor
|
Recordbeheerder CEI
|
Activiteit
|
2. Metadata aanvullen
|
Omschrijving
|
Medewerker CEI ontvangt het inkomende stuk in de gezamenlijke werkvoorraad ‘te registreren’.
De scankwaliteit wordt nogmaals gecontroleerd (4 ogen principe).
De metadata wordt verder aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd.
De inkomende documenten worden opgenomen in het juiste digitale dossier.
|
Actor
|
Recordbeheerder CEI
|
Activiteit
|
3. Stuurt taak door voor behandeling
|
Omschrijving
|
Stukken worden op de dag van ontvangst geregistreerd en digitaal doorgezonden naar
de juiste behandelende directie.
Plandatum afdoening wordt automatisch meegegeven op basis van het documentsoort, anders
wordt uitgegaan van de standaard behandeltermijn van 15 dagen.
Op basis van aanvullende afspraken kunnen, onder andere ‘vertrouwelijke stukken’ stukken,
zonder tussenkomst van de directieondersteuner rechtstreeks aan behandelend medewerker
wordt doorgestuurd (onderdeel van de kwalitatieve intake).
|
Actor
|
Werkverdeler1
|
Beslispunt
|
4. Accepteren? (Ja/Nee)
|
Omschrijving
|
De werkverdeler van de ontvangende directie ontvangt het poststuk in de gezamenlijke
werkvoorraad.
Afhankelijk van interne afspraken worden de digitale poststukken beoordeeld (welke
directie en/of medewerker belast is met de behandeling) en verdeeld.
Standaard worden onjuist gerouteerde poststukken via CEI opnieuw naar de juiste behandelende
eenheid gestuurd. Indien hier afspraken over zijn gemaakt kunnen onjuist gerouteerde
documenten zonder tussenkomst van CEI worden gerouteerd naar de juiste behandelende
eenheid. Zie activiteit 6.
|
|
Ja: #6
Nee: #5
|
Actor
|
Werkverdeler
|
Activiteit
|
5. Toewijzen CEI
|
Omschrijving
|
Onjuist gerouteerde poststukken worden via CEI formeel opnieuw naar de juiste directie
gerouteerd.
|
Actor
|
Werkverdeler
|
Beslispunt
|
6. Overdragen? (Ja/Nee)
|
Omschrijving
|
Onjuist gerouteerde poststukken kunnen door de werkverdeler formeel worden overgedragen
aan de juiste behandelende directie.
|
|
Ja: #7
Nee: #8
|
Actor
|
Werkverdeler
|
Activiteit
|
7. Toewijzen werkverdelers behandelende directie
|
Omschrijving
|
De werkverdeler wijst de behandelende directie toe.
Eigenaarschap van document wijzigt bij overdracht (reroutering).
|
Actor
|
Werkverdeler
|
Activiteit
|
8. Behandelen
|
Omschrijving
|
‘Behandelen’
|
Actor
|
CEI
|
Activiteit
|
9. Bijscannen en Archiveren
|
Omschrijving
|
Bij scannen
‘Archiveren’
|
1 De werkverdeler zorgt ervoor dat binnen de eigen directie of afdeling poststukken
naar de juiste behandelaar worden gerouteerd. Vaak vervullen secretariaten de rol
van werkverdeler.
Interne en uitgaande post bestuursdepartement OCW
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Activiteit
|
1. Nieuw Document registreren
|
Omschrijving
|
Medewerker creëert document.
Medewerker slaat het document op in E-Doc.
De metadata wordt aangevuld en op kwaliteitseisen gecontroleerd. Volgende metadata
is verplicht:
Schema
Documentnaam
Creator
Gebruikersgroep
NAW (Bij schema inkomend, uitgaand)
Dossier
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Beslispunt
|
2. Reactie op inkomend stuk?
|
Omschrijving
|
Betreft het een reactie op het inkomende stuk?
|
|
Ja: #3
Nee: #4
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Activiteit
|
3. Relateren aan inkomend stuk
|
Omschrijving
|
De medewerker relateert het interne/uitgaande stuk aan het inkomende stuk.
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Activiteit
|
4. Behandelen
|
Omschrijving
|
Behandelend medewerker stelt binnen de gestelde termijn een antwoord op. Indien de
afhandeling niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden, stuurt de medewerker
een behandelbericht uit.
In een enkel geval is het mogelijk de beantwoordingtermijn te verlengen. Dan wordt
een uitstel-/vertragings-/verdagingbericht verzonden.
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Beslispunt
|
5. Andere behandelaar?
|
Omschrijving
|
Afstemming binnen eigen directie?
|
|
Ja: #6
Nee: #7
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Activiteit
|
6. Toewijzen andere behandelaar
|
Omschrijving
|
Toewijzen behandelaar en behandeltaak
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Beslispunt
|
7. Afstemming andere directie?
|
Omschrijving
|
De behandelend medewerker zal in de meeste gevallen het antwoord opstellen in afstemming
met collega’s/organisatie-eenheden. Afhankelijk van het type behandelproces is dit
formeel (medeparaaf) op basis van een behandelstap of informeel (afstemmen inhoud)
op basis van een taak/activiteit.
|
|
Ja: #8
Nee: #9 (Inkomende Post Papier)
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Activiteit
|
8. Afstemmen andere directie
|
Omschrijving
|
Zie subproces ‘Afstemmen andere directie’
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Beslispunt
|
9. Formaliseren?
|
Omschrijving
|
Het antwoord op een vraag wordt ter formalisering c.q. ondertekening aangeboden volgens
de afgesproken behandelinstructies (bv. Bewindsliedenpost). De brief wordt namens
de Minister ondertekend door bevoegd gezag (conform O&M-regeling OCW) dan wel ter
ondertekening voorgelegd aan betrokken bewindspersoon (conform de afgesproken routering).
|
|
Ja: #10
Nee: #11
|
Actor
|
Medewerker (Directie A)
|
Activiteit
|
10. Formaliseren
|
Omschrijving
|
Zie subproces ‘Formaliseren’
|
Actor
|
Werkverdeler (Directie A)
|
Activiteit
|
11. Verzenden uitgaand stuk
|
Omschrijving
|
Nadat een document/antwoordbrief is geformaliseerd (ondertekend) wordt het antwoord
(evenals afschriften voor derden) naar de burger/ instelling verzonden.
|
Actor
|
Werkverdeler (Directie A)
|
Activiteit
|
12. Kopie doorsturen naar CEI
|
Omschrijving
|
Een kopie van de documenten (inkomend, intern en kopie uitgaand) behorende bij de
afhandeling van het proces worden in deze fase ter archivering bij de centrale CEI-unit.
De behandelende medewerker kan nadere instructies aan de centrale CEI-unit meegeven
voor de digitale archivering van de documenten op basis van de inhoud.
|
Actor
|
CEI
|
Activiteit
|
13. Archiveren
|
Omschrijving
|
Bij scannen
‘Archiveren’
|
8.13. Bijlage 13, Specificatie scanners en scansoftware
Scanners:
Kodak i620
-
• Image sensor: Dual Tricolor Plus CCD
-
• Interface: Twain en ISIS
-
• Ingangstype: kleur
-
• Optische resolutie: 300 dpi
-
• Output resolutie:
-
o 100 t/m 300 dpi (kleur)
-
o 100 t/m 300 dpi (grijswaarden)
-
o 200 t/m 400 dpi (zwart/wit)
-
• Diepte grijsschaal: 8-bit
-
• Diepte kleurschaal: 24-bit
-
• Documentgrootte: A8 (min) / A3 (max)
-
• Opslagcapaciteit: 500 vel
-
• Scansnelheid: 80 pagina’s per minuut tot 320 images per minuut
Fujitsu fi-5750c
-
• Scannertype: ADF/Flatbed
-
• Image sensor: CCD
-
• Interface: SCSI-2
-
• Ingangstype: kleur
-
• Optische resolutie: 600 dpi
-
• Diepte grijsschaal: 10-bit grijswaarden / 8- bit (extern)
-
• Diepte kleurschaal: 24-bit
-
• Documentgrootte: A8 (min) / A3 (max)
-
• Opslagcapaciteit: 200 vel
-
• Scansnelheid:
-
o 55 pagina’s p/m A4-staand grijsschaal en 300 dpi
-
o 55 pagina’s p/m A4-staand kleur en 300 dpi
-
o 72 pagina’s p/m A4-liggend grijsschaal en 300 dpi
-
o 72 pagina’s p/m A4-liggend kleur en 300 dpi
-
o 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand grijsschaal en 300 dpi
-
o 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand kleur en 300 dpi
De in gebruik zijnde scanners zijn ingesteld op 300dpi.
Scansoftware:
De volgende scansoftware wordt vanaf 3-10-2011 gebruikt:
-
• Naam: Kofax Ascent Capture
-
• Versie: 9.0
-
• Releasedatum: 1 Januari 2010
-
• Service Pack: 2
-
• Leverancier: KOFAX
-
• Website: http://www.kofax.com
Kofax is het softwarepakket dat gebruikt wordt voor het digitaliseren en indexeren
van de documenten. Het pakket kent een aantal losse modules die afzonderlijk van elkaar
ingezet kunnen worden. De gebruikte modules, worden hieronder beschreven.
Scanmodule
De Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch
te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina’s in digitale
documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina’s worden hierbij
automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als
kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden
herkend.
Virtual Rescan module (VRS)
Door gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit
(zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld
papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.
Alle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina
van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011)
wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten
op de scan, de instellingen hiervoor zijn terug te vinden in Bijlage 8, Instellingen scanners. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen
is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle
gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module
als zodanig herkend en gescand worden.
Recognition module
De Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.
De module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de
‘gebruikersgroep’ van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release
ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.
Validatiemodule
De Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien
van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar
wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze
module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren
en voor de ‘uitgaande” documenten om het documentnummer toe te kennen.
PDF generator
De PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat
naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR
(Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond
wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.
Release module
De Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat,
samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is
in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van
de gebruiker.
De release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture,
een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een
document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in
E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:
-
• Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere
gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;
-
• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit
wordt bepaald door E-Doc;
-
• Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.
Het bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten,
in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd
bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen
uitgevoerd:
-
• Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;
-
• Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie
vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;
-
• Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit
wordt bepaald door E-Doc.
Compressie
De instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie
ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt
dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.
De volgende instellingen worden gehanteerd:
Technische metadata
Onderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF
bestand.
|
Kofax 9.0
3-10-2011 tot heden
|
Bestandsinformatie
|
Directory
|
√
|
Filesize
|
√
|
File Modify Date
|
√
|
File Permissions
|
√
|
File Type
|
√
|
MIME Type
|
√
|
PDF informatie
|
PDF Version
|
√
|
Linearized
|
√
|
Title
|
√
|
Author
|
√
|
Create Date
|
√
|
Modify Date
|
√
|
Page Count
|
√
|
Tagged PDF
|
√
|
XMP informatie
|
Format
|
√
|
Title
|
√
|
Creator
|
√
|
Create Date
|
√
|
Modify Date
|
√
|
DocumentID
|
√
|
Part
|
√
|
Conformance
|
√
|
8.14. Bijlage 14, Wijzigingen