Inleiding
Het onderwerp van deze circulaire is het beleid met betrekking tot de rechtspositie
van stagiairs. Bijgevoegd zijn twee modelstageovereenkomsten.
Met de circulaire van 3 februari 2012 heb ik u geïnformeerd over de rijksbrede afspraken met betrekking tot de rechtspositie
van stagiairs en de modelstageovereenkomsten. Met de komst van die circulaire is er
een uniforme handelswijze binnen de sector Rijk gekomen ten aanzien van de stagiairs
en wordt daarover conform de rijksbrede strategie op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie
en werving als één organisatie naar buiten toe opgetreden. In deze circulaire zijn
de afspraken uit 2012 waar de toepassing in de praktijk daartoe aanleiding gaf, verduidelijkt
en aangevuld.
Modelstageovereenkomsten
Een uniforme handelswijze van de sector Rijk met betrekking tot de rechtspositie van
stagiair komt onder andere tot uiting door het hanteren van modelstage-overeenkomsten.
Hiermee wordt ook de herkenbaarheid naar de onderwijsinstellingen en de stagiairs
verbeterd.
In de praktijk blijkt dat er twee soorten overeenkomsten worden gesloten. Bij één
overeenkomst is er sprake van betrokkenheid van drie partijen, namelijk de stageverlener,
de onderwijsinstelling en de stagiair. Aangezien niet bij alle onderwijsprogramma’s
een stage verplicht is, is er niet altijd een rol voor de onderwijsinstelling weggelegd.
In dat geval sluit de stageverlener een overeenkomst met (uitsluitend) de stagiair.
De twee als bijlage bij deze circulaire gevoegde modelstageovereenkomsten zijn bedoeld
als model, waarin de onderwerpen zijn opgenomen waarvan het belangrijk is dat daarover
bij een stage afspraken worden gemaakt. Desgewenst kunnen de teksten worden aangepast
of aangevuld als de situatie daar aanleiding toe geeft.
Stagevergoedingen
De stagevergoedingen zijn met ingang van 1 januari 2016 als volgt vastgesteld:
-
1. Voor WO- en HBO-studenten wordt een vaste stagevergoeding gehanteerd van € 578,00
bruto per maand.
-
2. Voor stages op MBO-niveau wordt een vaste stagevergoeding gehanteerd van € 420,00
bruto per maand.
De stagevergoedingen worden overeenkomstig de algemene salarismaatregelen bij de Sector
Rijk geïndexeerd. Daarbij wordt het gewijzigde maandbedrag rekenkundig afgerond op
hele euro's. Berichtgeving daarover vindt plaats via circulaires waarmee algemene
salarismaatregelen bekend worden gemaakt.
De stagevergoeding is gebaseerd op vijf dagen van acht uur per week, ofwel veertig
uur per week. Indien een stage wordt afgesproken met minder uren per week leidt dat
tot een naar rato verlaagde vergoeding.
In onderstaande twee voorbeelden is de berekeningswijze van de stagevergoeding nader
toegelicht:
Voorbeeld 1: Indien voor een stage op WO-niveau wordt afgesproken dat deze per week drie dagen
van acht uur betreft, bedraagt de stagevergoeding
(€ 578/40*24=) € 346,80 per maand.
Voorbeeld 2: Indien voor een stage op MBO-niveau wordt afgesproken dat deze per week vijf dagen
van vier uur betreft, bedraagt de stagevergoeding
(€ 420/40*20=) € 210,00 per maand.
De stagevergoeding geldt voor alle stages van één maand of langer. Daarbij is geen
onderscheid gemaakt tussen de verschillende soorten stages, zoals de meeloopstage,
de onderzoeksstage en de afstudeerstage.
Alleen in gevallen dat er sprake is van een stage korter dan een maand, waarbij kennismaken
met de organisatie centraal staat, de zogenoemde snuffelstages, hoeft geen stagevergoeding
te worden toegekend. Eventueel kan dan een symbolische vergoeding worden toegekend,
bijvoorbeeld een boekenbon.
Pensionkostenvergoeding
In incidentele situaties komt het voor dat de stagiair te maken krijgt met pensionkosten.
Als de situatie daartoe aanleiding geeft, kan een vergoeding voor de pensionkosten
worden verstrekt door het bevoegd gezag. Het ligt in de rede daarvoor aan te sluiten
op de reguliere vergoeding voor pensionkosten voor ambtenaren op grond van het Verplaatsingskostenbesluit 1989.
De pensionkostenvergoeding voor stagiairs kan met ingang van 1 januari 2017 maximaal
€ 346,00 bedragen. Dit maximale bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig
de vergoedingsbedragen van logies bij dienstreizen. De maximum pensionkostenvergoeding
wordt bekend gemaakt via de circulaire over de wijzigingen in de financiële arbeidsvoorwaarden
voor de ambtenaren werkzaam in de sector Rijk die gebruikelijk aan het einde van het
kalenderjaar verschijnt.
Een stagiair op een diplomatieke of consulaire post in het buitenland kan in aanmerking
komen voor een (gemaximeerde) pensionkostenvergoeding van € 346,00. Kosten van de
heenreis naar of de terugreis van een post in het buitenland komen niet voor vergoeding
in aanmerking.
Vergoeding reiskosten
Voor zover de stagiair geen gebruik kan maken van een OV-studentenkaart voor het reizen
tussen de woning en de stageplek worden de reiskosten vergoed overeenkomstig de reguliere
vergoeding voor woon-werkverkeer voor ambtenaren op grond van het Verplaatsingskostenbesluit 1989.
Als de stagiair een dienstreis maakt, wordt een vergoeding verstrekt op grond van
het Reisbesluit binnenland of het Reisbesluit buitenland. Wanneer de dienstreis met de trein plaatsvindt, wordt in tweede klasse gereisd.
Vakantie stagiairs
Doordat een stagiair geen ambtelijke aanstelling of arbeidsovereenkomst heeft, bestaat
er geen wettelijke verplichting om een stagiair vakantie toe te kennen. Het ligt echter
– ook om administratieve redenen – in de rede dat bij een stage voor een langere periode
de stagiair zijn stage kan onderbreken zonder dat dit leidt tot een verlaging van
zijn stagevergoeding. Derhalve is de interdepartementale afspraak gemaakt de stagiair
in beginsel vakantie toe te kennen. Hiervan wordt alleen van afgeweken indien de onderwijsinstelling
niet toestaat dat de stage kan worden onderbroken voor vakantie.
De stagiair heeft tijdens zijn stage aanspraak op 160 uur vakantie per jaar bij een
volledige omvang van de stage van 40 uur per week. In het geval de stage voor minder
dan 40 uur per week is overeengekomen, wordt de aanspraak op vakantie-uren naar evenredigheid
vastgesteld. Dit geldt ook voor stages die een gedeelte van het jaar beslaan. In deze
gevallen wordt de aanspraak op vakantie in hele (vakantie-)uren vastgesteld door naar
boven af te ronden.
Tijdens het gebruik van de vakantie wordt de stagevergoeding doorbetaald. Er bestaat
geen recht op uitbetaling van de resterende vakantie-uren, indien de vakantie niet
tijdens de stageperiode is gebruikt.
Gelet op de samenhang tussen de toekenning van vakantie en doorbetaling van de stagevergoeding,
vindt toekenning van vakantie alleen plaats bij stages van één maand of langer.
In het geval de onderwijsinstelling voorschrijft dat een stagiair geen stage volgt
gedurende de door die instelling aangewezen vakantieperioden, is de stagiair verplicht
de toegekende vakantie te gebruiken gedurende deze perioden. Indien zijn vakantieaanspraak
daartoe ontoereikend is, wordt zijn stagevergoeding naar evenredigheid verlaagd. Het
bevoegd gezag zal in voorkomende situatie daarvan opgave moeten doen aan P-Direkt.
Ter voorkoming van terugvordering van stagevergoeding na het beëindigen van de stageperiode
is het gewenst die opgave zo spoedig mogelijk te doen.
De vakantie is ook bedoeld voor situaties dat de stagiair verlof wenst voor bijvoorbeeld
een verhuizing, familieomstandigheden of calamiteit. Ook zal de vakantie moeten worden
gebruikt voor een eventuele blokdag van het ministerie of bij een stage op een diplomatieke
of consulaire post in het buitenland voor een lokale feestdag, tenzij de stagiair
de blokdag of lokale feestdag op een andere dag kan compenseren.
Uiteraard heeft de stagiair vrij op de voor rijksambtenaren vastgestelde feestdagen
en gaat dit niet ten koste van de vakantie-uren van de stagiair.
In onderstaande drie voorbeelden is de aanspraak op vakantie nader toegelicht:
Voorbeeld 1: Stagiair heeft een overeenkomst van 32 uur per week voor een periode van één jaar
(12 maanden). Deze stagiair heeft tijdens zijn stage aanspraak op 128 vakantie-uren,
namelijk de uitkomst van 32/40 * 160 vakantie-uren.
Voorbeeld 2: Stagiair heeft een overeenkomst van 40 uur per week voor een periode van vier maanden.
Deze stagiair heeft tijdens zijn stage aanspraak op afgerond 54 vakantie-uren (onafgerond
53,33), namelijk de uitkomst van 4/12 * 160 vakantie-uren.
Voorbeeld 3: Stagiair heeft een overeenkomst van 32 uur per week voor een periode van vier maanden.
Deze stagiair heeft tijdens zijn stage aanspraak op afgerond 43 vakantie-uren (onafgerond
42,67), namelijk de uitkomst van 32/40 * 4/12 * 160 vakantie-uren.
De stagebegeleider / leidingingevende van de stagiair registreert de vakantie. Het
is niet de bedoeling dat registratie van de vakantie van stagiair wordt opgenomen
in P-Direkt.
Ziekte
In beginsel heeft de zieke stagiair recht op een Ziektewet (ZW) uitkering. Een eventuele ZW-uitkering wordt op de stagevergoeding in mindering
gebracht.
De wijze waarop met ziekte van een stagiair tijdens de stageperiode moet worden omgegaan
is met name relevant in het geval door ziekte de stage niet (op tijd) kan worden afgerond.
Aangezien dit erg afhankelijk is van de omstandigheden is het advies met de stagiair
en eventueel de onderwijsinstelling in gesprek te gaan over verlenging van de stage.
Aanbevolen wordt de student zo veel mogelijk in staat te stellen zijn stage goed af
te ronden.
Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Afhankelijk van de stageplek, dan wel de activiteiten die de stagiair gaat verrichten,
kan het noodzakelijk zijn dat voorafgaande aan de stage de stagiair een verklaring
omtrent het gedrag (VOG), als bedoeld in de Wet justitiële gegevens, overlegt. De stageverlener dient bij artikel 8 van de modelstageovereenkomsten een
keuze te maken of deze verplichting met de stagiair wordt overeengekomen. Dit is vergelijkbaar
met de verplichting, die het bevoegd gezag op grond van artikel 9, zesde lid, Algemeen Rijksambtenarenreglement aan rijksambtenaren kan opleggen voorafgaande aan de aanstelling.
In het geval de stageverlener van de stagiair een VOG verlangt, worden de kosten voor
de aanvraag van deze VOG aan de stagiair vergoed.
Geheimhouding
Met de stagiair en indien van toepassing de onderwijsinstelling dient wel in alle
gevallen een geheimhoudingsverplichting overeen te worden gekomen. Zie hiervoor artikel
12 van de modelstageovereenkomsten. De geheimhoudingsverklaring geldt voor de aangelegenheden
waarvoor geheimhouding is opgelegd en waarvan het vertrouwelijk karakter redelijkerwijs
bekend kan zijn.
De stagiair is ook verplicht de scriptie, het stageverslag of het stagewerkstuk aan
de stageverlener vooraf voor te leggen, zodat deze kan beoordelen of er geen gegevens
van vertrouwelijke aard in zijn opgenomen. Afspraken hierover kunnen desgewenst in
de stageovereenkomst worden opgenomen.
Integriteit
Met de stagiair dient bij aanvang van de stage te worden gesproken over de integriteitaspecten
die horen bij werken bij het Rijk. Dit betreft met name het zorgvuldig omgaan met informatie. De stagiair verplicht
zich zowel tijdens als na de stageperiode tot strikte geheimhouding van alle bedrijfsaangelegenheden,
waarvan het vertrouwelijke karakter geacht kan worden hem/haar bekend te zijn. Voor
publicaties in welke vorm dan ook, waaronder mede inbegrepen het stageverslag, is
voorafgaande goedkeuring van de stageverlener vereist. Deze wordt gegeven door een
ondertekende integriteitverklaring in het stageverslag.
In de modelstageovereenkomsten is in artikel 12 integriteit opgenomen.
De gedragscode Integriteit Rijk 2016 en de gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijk zijn gedurende de stageperiode van toepassing
op de stagiair.
Vertrouwenspersoon/klokkenluidersregeling
Gedurende de stageperiode is de Interne klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie van toepassing op stagiaires.
Aansprakelijkheid en verzekeringsplicht
Onderstaande situaties van schade en aansprakelijkheid dienen te worden onderscheiden:
-
1. de mogelijkheid dat de stagiair schade toebrengt aan de stageverlener;
-
2. de mogelijkheid dat de stagiair schade toebrengt aan derden als gevolg van het verrichten
van stageactiviteiten bij de stageverlener;
-
3. de mogelijkheid dat de stagiair zelf schade lijdt als gevolg van het verrichten van
stageactiviteiten bij de stageverlener.
In de eerste twee situaties is er sprake van aansprakelijkheid van de stagiair, waarbij
in de tweede situatie de derde in beginsel eerst de stageverlener zal aanspreken.
Veel onderwijsinstellingen hebben een verzekering tegen deze aansprakelijkheid van
hun scholieren of studenten tijdens de stage afgesloten. In artikel 14 van de modelstageovereenkomst
‘Staat – onderwijsinstelling – stagiair’ is hierbij aangesloten en wordt derhalve
van de onderwijsinstelling verwacht dat deze zich tegen de mogelijke schade verzekert.
In het geval de onderwijsinstelling geen partij is bij de stageovereenkomst, kan de
stageverlener op grond van artikel 14 van de modelstageovereenkomst ‘Staat – stagiair’
de schade, die voor zijn rekening komt bij de eerste twee situaties, verhalen op de
stagiair voor zover deze aan de stagiair te wijten is.
In de modelstageovereenkomsten is voor wat betreft de derde situatie bepaald dat de
stageverlener conform artikel 7:658, vierde lid, van het Burgerlijk Wetboek, aansprakelijk is voor letsel of schade, welke de stagiair lijdt tijdens de uitoefening
van de stageactiviteiten.
Intellectueel eigendom stagiairs
Intellectueel eigendom komt toe aan de feitelijke maker. Maar als een werknemer in
dienstverband iets maakt waarop auteursrecht rust, dan kent artikel 7 Auteurswet dat auteursrecht/intellectueel eigendom toe aan de werkgever. Indien een werk is
tot stand gebracht naar het ontwerp van een ander en onder diens leiding en toezicht,
wordt deze als de maker van dat werk aangemerkt. Het auteursrecht van een afstudeerverslag
berust in beginsel bij de student die afstudeert. Dus niet bij de instelling waar
hij afstudeert of zijn begeleidende docent of, indien er niets geregeld of afgesproken
is, de organisatie waar hij zijn onderzoek heeft uitgevoerd. Bij verslagen die het
resultaat zijn van een onderzoek uitgevoerd bij een organisatie, is het belangrijk
vooraf duidelijke afspraken te maken over bij wie het auteursrecht berust.
Reikwijdte circulaire
Voor de duidelijkheid wordt opgemerkt dat de rechtspositionele afspraken voor stagiairs
die in deze circulaire zijn opgenomen geen betrekking hebben op het aanstellen van
stagiaires op een leerwerkplek – zoals dit bijvoorbeeld het geval is bij een MBO-beroepsbegeleidende
leerweg (BBL) en HBO-duale opleidingstrajecten – waarbij de student van een onderwijsinstelling
een aantal dagen per week werkt op een leerwerkplek en een aantal dagen per week naar
school gaat.
Intrekken circulaire 3 februari 2012
De circulaire kenmerk 2012-0000062386 van 3 februari 2012 vervalt en wordt vervangen door deze circulaire.
