Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2011

Geraadpleegd op 24-04-2024.
Geldend van 01-01-2017 t/m 27-07-2017

Origineel opschrift en aanhef

Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 22 juli 2011, nr. C/2011/12042, houdende de inrichting van de organisatie van de directie Communicatie alsmede doorverlening van vertegenwoordigingsbevoegdheden van de directeur Communicatie (Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2011)

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op de artikelen 3, eerste lid, aanhef en onderdeel k, en 11 van het Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit secretaris-generaal SZW 2009;

Besluit:

§ 1. Begripsbepaling

Artikel 1

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. ministerie: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

• b. directie Communicatie: de directie Communicatie van het ministerie;

• c. directeur: de functionaris die leiding geeft aan de directie Communicatie.

§ 2. Organisatie

Artikel 2

Onder de directeur ressorteren de volgende afdelingen:

• a. de afdeling Woordvoering en Publiciteit;

• b. de afdeling Communicatieadvies en Onderzoek;

• c. de afdeling Publiek en Informatie;

• d. de afdeling Stafbureau.

Artikel 3

Elk van de afdelingshoofden is verantwoordelijk voor:

• a. het op orde hebben van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging van de eigen afdeling;

• b. het formuleren van het directieplan ten aanzien van de eigen afdeling;

• c. het rapporteren aan de directeur over de uitvoering van het directieplan betreffende de eigen afdeling;

• d. het opstellen van de begroting met betrekking tot de taken van de afdeling;

• e. het bewaken van de voortgang en uitputting van het afdelingsbudget en andere budgetten waarvan zij de budgethouder zijn;

• f. het zorgdragen voor de administratieve en financiële voorbereiding van het factuur afhandelingsproces;

• g. het zorgdragen voor de binnen de eigen afdeling vastgelegde mandaten;

• h. het behandelen van klachten als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht, voor zover deze betrekking hebben op gedragingen van de onder hen ressorterende functionarissen.

Artikel 4

Terugwerkende kracht

Voor dit artikel is een wijziging met terugwerkende kracht gepubliceerd. Zie opmerking onder de tekst voor nadere informatie.

• 1 Het hoofd van de afdeling Woordvoering en Publiciteit is verantwoordelijk voor:

  • a. het ontwikkelen van het departementale persvoorlichtingsbeleid en het leveren van een bijdrage aan het interdepartementale persvoorlichtingsbeleid;

  • b. het ten behoeve van de beleidsontwikkeling beoordelen en signaleren van publicitaire aspecten van beleidsvoornemens en het strategisch adviseren van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de directeuren over de presentatie van beleid aan de pers;

  • c. het adviseren en begeleiden van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de directeuren over en tijdens contacten met de pers en bij externe optredens;

  • d. het coördineren en uitvoeren van de persvoorlichting en de woordvoering en het organiseren en tot stand brengen van externe optredens en toespraken van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de directeuren;

  • e. het waarborgen van een goede technische, organisatorische en sociale infrastructuur voor de communicatie met de pers;

  • f. het leveren van bijdragen aan de internetsites en sociale media van het ministerie, met name gericht op de nieuwsrubrieken;

  • g. het registreren van en adviseren over de uitnodigingen van de bewindspersonen;

  • h. het onderhouden van contacten met de afdelingen persvoorlichting van voor het ministerie cruciale stakeholders, zoals het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, de Sociale verzekeringsbank en de sociale partners.

• 2 Het hoofd van de afdeling Woordvoering en Publiciteit wordt bijgestaan door onder hem ressorterende teamleiders.

Terugwerkende kracht

Stcrt. 2017, 42661, datum inwerkingtreding 28-07-2017, bevat een wijziging met terugwerkende kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-01-2017.

• a. het ontwikkelen van het departementale persvoorlichtingsbeleid en het leveren van een bijdrage aan het interdepartementale persvoorlichtingsbeleid;

• b. het ten behoeve van de beleidsontwikkeling beoordelen en signaleren van publicitaire aspecten van beleidsvoornemens en het strategisch adviseren van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de directeuren over de presentatie van beleid aan de pers;

• c. het adviseren en begeleiden van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de directeuren over en tijdens contacten met de pers en bij externe optredens;

• d. het coördineren en uitvoeren van de persvoorlichting en de woordvoering en het organiseren en tot stand brengen van externe optredens en toespraken van de bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de directeuren;

• e. het waarborgen van een goede technische, organisatorische en sociale infrastructuur voor de communicatie met de pers;

• f. het leveren van bijdragen aan de internetsites en sociale media van het ministerie, met name gericht op de nieuwsrubrieken;

• g. het registreren van en adviseren over de uitnodigingen van de bewindspersonen;

• h. het onderhouden van contacten met de afdelingen persvoorlichting van voor het ministerie cruciale stakeholders, zoals het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, de Sociale verzekeringsbank en de sociale partners;

• i. het publiceren van persberichten.

Artikel 5

Terugwerkende kracht

Voor dit artikel is een wijziging met terugwerkende kracht gepubliceerd. Zie opmerking onder de tekst voor nadere informatie.

Het hoofd van de afdeling Communicatieadvies en Onderzoek is verantwoordelijk voor:

• a. het strategisch adviseren over de inzet van communicatie aan bewindspersonen, de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal, de directeuren-generaal, de inspecteur-generaal Sociale Zaken en Werkgelegenheid en beleidsdirecties in alle beleidsfases;

• b. het adviseren over de wijze waarop beleid kan landen in de samenleving;

• c. het beoordelen van beleidsvoornemens vanuit het oogpunt van de doelgroep, zoals stakeholders, professionals, burgers en jongeren;

• d. het adviseren over de samenhang van beleidscommunicatie richting de in onderdeel c genoemde doelgroep;

• e. het verankeren van communicatie in het beleid van het ministerie;

• f. het helpen van beleidsambtenaren bij de totstandkoming van communicatief beleid;

• g. het ontwikkelen van communicatiestrategieën;

• h. het ontwikkelen van de regie over de uit de communicatiestrategieën volgende communicatiemiddelen;

• i. het adviseren over de totstandkoming van de corporate communicatiestrategie;

• j. het begeleiden van de corporate communicatiestrategie;

• k. het vaststellen en bewaken van strategische doelen en uitgangspunten van de interne communicatie;

• l. het adviseren over de inzet van interne communicatie;

• m. het onderzoeken van de corporate identiteit en de beleidsthema’s van het ministerie vanuit de communicatiediscipline;

• n. het adviseren van de communicatieadviseurs en woordvoerders, beleidsdirecties en bewindspersonen op basis van de resultaten van het onderzoek genoemd in onderdeel m;

• o. het vergaren, analyseren en duiden van omgevingskennis;

• p. het verzorgen van de eindredactie en het coördineren van de samenstelling van het personeelsblad van het ministerie;

• q. het verzorgen van de eindredactie van het intranet;

• r. het verzorgen van de nieuwsvoorziening op het intranet;

• s. het onderhouden van de contacten met de afdelingen communicatie van voor het ministerie cruciale stakeholders, zoals het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen, de Sociale verzekeringsbank en de sociale partners.

Terugwerkende kracht

Stcrt. 2017, 42661, datum inwerkingtreding 28-07-2017, bevat een wijziging met terugwerkende kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-01-2017.

• q. het verzorgen van de eindredactie van de nieuwsvoorziening voor SZW op de homepage op het intranet;

• r. het ontwikkelen van sociale media strategie alsmede het verzorgen van de redactie en het beheer van SZW-accounts;

Artikel 6

Terugwerkende kracht

Voor dit artikel is een wijziging met terugwerkende kracht gepubliceerd. Zie opmerking onder de tekst voor nadere informatie.

• 1 Het hoofd van de afdeling Publiek en Informatie is verantwoordelijk voor:

  • a. het beantwoorden van burgercorrespondentie inhoudende persoonlijke brieven gericht aan de bewindspersonen of burgerbrieven gericht aan het ministerie;

  • b. het onderhouden van de liaisonfunctie met interdepartementaal georganiseerde diensten, zoals Postbus 51, Antwoordvoorbedrijven en Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl;

  • c. het opzetten en onderhouden van diverse internetsites en voeren van de eindredactie van de internetsites;

  • d. het beantwoorden van specialistische vragen die via de telefoon, per e-mail en de backoffice binnenkomen bij de Arbeidsinspectie, Postbus 51 en Antwoordvoorbedrijven;

  • e. het publiceren van persberichten;

  • f. het publiceren van kamerstukken.

• 2 Het hoofd van de afdeling Publiek en Informatie wordt bijgestaan door een onder hem ressorterende teamleider.

Terugwerkende kracht

Stcrt. 2017, 42661, datum inwerkingtreding 28-07-2017, bevat een wijziging met terugwerkende kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-01-2017.

1 Het hoofd van de afdeling Publiek en Informatie is verantwoordelijk voor:

• a. het beantwoorden van burgercorrespondentie inhoudende persoonlijke brieven gericht aan de bewindspersonen of burgerbrieven gericht aan het ministerie;

• b. de ondersteuning van de bewindspersonen en de directies op het gebied van publiciteit en externe optredens, de advisering van beleidsdirecties over de wijze waarop het beleid kan worden gecommuniceerd aan de voor hen relevante doelgroepen en de behandeling van burgercorrespondentie;

• c. het onderhouden van de liaisonfunctie met interdepartementaal georganiseerde diensten zoals Rijksoverheid.nl en het Ondernemersplein.nl;

• d. het vormen van de backoffice voor specialistische vragen die via de telefoon en per e-mail binnenkomen bij Informatie Rijksoverheid en daar niet beantwoord kunnen worden;

• e. het publiceren van kamerstukken;

• f. het signaleren en monitoren van beleidsonderwerpen ten behoeve van de beleidsdirecties, de afdelingen van de directie Communicatie en de bewindspersonen;

• g. het verzorgen van reactieve en proactieve webcare op SZW kanalen zoals Facebook, LinkedIn, Twitter en Instagram.

2 Het hoofd van de afdeling Publiek en Informatie wordt bijgestaan door een onder hem ressorterende coördinator kwaliteitsborging.

Artikel 7

Terugwerkende kracht

Voor dit artikel is een wijziging met terugwerkende kracht gepubliceerd. Zie opmerking onder de tekst voor nadere informatie.

• 1 Het hoofd van de afdeling Stafbureau is verantwoordelijk voor:

  • a. het adviseren en ondersteunen van de leiding bij het managen van de organisatie van de directie Communicatie, zoals op financieel gebied en personeel gebied;

  • b. het bezien van de directiebrede consequenties;

  • c. het directiebreed leveren van de geïntegreerde managementinformatie op het gebied van Personeel, Organisatie, Financieel en Huisvesting;

  • d. het adviseren over en het monitoren van de organisatorische, financiële en personele consequenties van de interdepartementale ontwikkelingen in Voorlichtingsraad-verband;

  • e. het monitoren van de implementatie van de taakstelling binnen de directie Communicatie.

• 2 Het hoofd van de afdeling Stafbureau is verantwoordelijk voor de Secretariaatsunit. Op de Secretariaatsunit worden secretariaatstaken uitgevoerd, zoals het agendabeheer, de digitale postverwerking, het beantwoorden van de telefoon, het voorbereiden van vergaderingen, het archiveren en administreren van stukken, het notuleren, het coördineren van de huisvesting en het beheren van kantoorartikelen.

Terugwerkende kracht

Stcrt. 2017, 42661, datum inwerkingtreding 28-07-2017, bevat een wijziging met terugwerkende kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-01-2017.

Het hoofd van de afdeling Stafbureau is verantwoordelijk voor:

• a. het adviseren en ondersteunen van de leiding bij het managen van de organisatie van de directie Communicatie op het gebied van personeel, informatie, organisatie, financiële administratie en huisvesting;

• b. het bezien van de directiebrede consequenties;

• c. het directiebreed leveren van de geïntegreerde managementinformatie op het gebied van personeel, informatie, organisatie, financiële administratie en huisvesting;

• d. het adviseren over en het monitoren van de organisatorische, financiële en personele consequenties van de interdepartementale ontwikkelingen in Voorlichtingsraad-verband.

§ 3. Bevoegdheden

Artikel 8

Terugwerkende kracht

Voor dit artikel is een wijziging met terugwerkende kracht gepubliceerd. Zie opmerking onder de tekst voor nadere informatie.

• 1 Aan de hoofden van de afdelingen wordt mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op de taken van de eigen afdeling.

• 2 In afwijking van het eerste lid wordt aan de hoofden van de afdelingen mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen afdeling, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen en bijzondere beloningen van rechtstreeks onder hen ressorterende teamleiders.

• 3 Aan de teamleiders, bedoeld in de artikelen 4, tweede lid en 6, tweede lid, wordt mandaat en machtiging verleend ten behoeve van medewerkers van het eigen team met betrekking tot:

  • a. het opmaken, niet zijnde vaststellen, van een beoordeling van medewerkers;

  • b. het houden van manager-medewerkergesprekken;

  • c. verlof van medewerkers;

  • d. kleine beloningen, niet zijnde gratificaties, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de directeur.

• 4 In aanvulling op het eerste lid wordt aan het hoofd en de teamleider van de afdeling Publiek en Informatie mandaat en machtiging verleend met betrekking tot:

  • a. het paraferen van concepten van antwoorden op persoonlijke brieven die direct aan bewindspersonen gericht zijn;

  • b. het ondertekenen van de vervolgcorrespondentie naar aanleiding van persoonlijke brieven die aan bewindspersonen gericht zijn;

  • c. het ondertekenen van burgerbrieven die aan het ministerie gericht zijn.

Terugwerkende kracht

Stcrt. 2017, 42661, datum inwerkingtreding 28-07-2017, bevat een wijziging met terugwerkende kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-01-2017.

2 In afwijking van het eerste lid wordt aan de hoofden van de afdelingen mandaat en machtiging verleend met betrekking tot het nemen van besluiten over en het vaststellen en ondertekenen van stukken die betrekking hebben op personeelsaangelegenheden ten behoeve van medewerkers van de eigen afdeling, met uitzondering van het vaststellen van beoordelingen.

3 In aanvulling op het eerste lid wordt aan het hoofd en de coördinator van de afdeling Publiek en Informatie mandaat en machtiging verleend met betrekking tot:

• a. het paraferen van concepten van antwoorden op persoonlijke brieven die direct aan bewindspersonen gericht zijn;

• b. het ondertekenen van de vervolgcorrespondentie naar aanleiding van persoonlijke brieven die aan bewindspersonen gericht zijn;

• c. het ondertekenen van burgerbrieven die aan het ministerie gericht zijn.

Artikel 9

• 1 Aan de hoofden van de afdelingen wordt volmacht verleend tot het aangaan van overeenkomsten met een waarde per overeenkomst onder de laagste drempel voor aanbesteding conform de Europese aanbestedingsrichtlijnen, voor zover deze overeenkomsten betrekking hebben op de taken die vallen onder hun verantwoordelijkheid.

• 2 In afwijking van het eerste lid is slechts het hoofd van de afdeling Stafbureau gevolmachtigd tot:

  • a. het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en diensten op basis van een door de directie Bedrijfsvoering afgesloten mantelovereenkomst alsmede het afsluiten van koop-, huur- en leaseovereenkomsten met een waarde van ten hoogste € 20.000,- per overeenkomst;

  • b. het aangaan van overeenkomsten voor het inhuren van personeel voor de uitvoering van werkzaamheden die onder directe verantwoordelijkheid van het departementale management worden verricht;

  • c. het aangaan van overeenkomsten voor het opleiden van medewerkers van de directie Communicatie.

Artikel 10

Bij afwezigheid of verhindering van de directeur worden, voor de duur van de afwezigheid of verhindering, diens taken waargenomen door het afdelingshoofd dat hiervoor door de directeur is aangewezen.

Artikel 11

De hoofden van de afdelingen kunnen, na voorafgaande schriftelijke toestemming van de directeur, hun bevoegdheden doorverlenen aan onder hen ressorterende functionarissen.

§ 4. Slotbepalingen

Artikel 12

Het Organisatie-, mandaat en volmachtbesluit directie Communicatie 2009 wordt ingetrokken.

Artikel 13

Terugwerkende kracht

Voor dit artikel is een wijziging met terugwerkende kracht gepubliceerd. Zie opmerking onder de tekst voor nadere informatie.

• 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2011.

• 2 Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2011.

Terugwerkende kracht

Stcrt. 2017, 42661, datum inwerkingtreding 28-07-2017, bevat een wijziging met terugwerkende kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-01-2017.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2011.

Artikel 14

Terugwerkende kracht

Voor dit artikel is een wijziging met terugwerkende kracht gepubliceerd. Zie opmerking onder de tekst voor nadere informatie.

Deze regeling wordt aangehaald als: Organisatie-, mandaat- en volmachtbesluit directie Communicatie 2011.

Terugwerkende kracht

Stcrt. 2017, 42661, datum inwerkingtreding 28-07-2017, bevat een wijziging met terugwerkende kracht van dit artikel. Deze wijziging werkt terug tot en met 01-01-2017.

Het artikel is nieuw toegevoegd.

Origineel slotformulier en ondertekening

Deze regeling zal in de Staatscourant worden geplaatst.

Hoogachtend,

de

Minister

van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de directeur Communicatie,

P.J.A. Idenburg