2.
Aanlevering van personeelsgegevens
[Regeling vervallen per 01-08-2022]
Achtereenvolgens zal worden ingegaan op de termijn voor aanlevering van de personeelsgegevens,
de wijze van aanlevering daarvan en de periodieke bijstellingen.
2.1.
Termijn voor aanlevering van gegevens
[Regeling vervallen per 01-08-2022]
De gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1 t/m 2.1.3 van bijlage 1:
-
• onderdeel persoon
-
• onderdeel arbeidsrelatie
-
• onderdeel loon, toelagen en korting
-
• ienen vier maal per jaar aan DUO te worden aangeleverd:
-
• uiterlijk 15 juli de gegevens over februari, maart en april
-
• uiterlijk 15 oktober de gegevens over mei, juni en juli
-
• uiterlijk 15 januari de gegevens over augustus, september en oktober
-
• uiterlijk 15 april de gegevens over november, december en januari.
In de te leveren gegevens moeten alle mutaties zijn verwerkt die van toepassing zijn
op de situatie op de peilmaand en die gedurende twee kalendermaanden na de laatste
kalenderdag van de peilmaand administratief zijn verwerkt. Gegevens die na die twee
kalendermaanden administratief zijn verwerkt, moeten niet in de gegevenslevering worden verwerkt.
Het jaarbestand/de jaarbestanden met per kalenderjaar samengevatte gegevens uit de
tabellen 2.1.1 t/m 2.1.4 van bijlage 1
-
• onderdeel persoon;
-
• onderdeel arbeidsrelatie;
-
• onderdeel loon, toelagen en korting;
-
• onderdeel verlofgegevens;
dienen één keer per jaar geleverd te worden en wel uiterlijk op 15 april van het jaar,
volgend op het peiljaar (het jaar waarop de gegevens betrekking hebben).
2.2.
Wijze van aanlevering
[Regeling vervallen per 01-08-2022]
De aanlevering van de gegevens in de genoemde onderdelen geschiedt elektronisch.
De beleidsgegevens, vermeld in de tabellen 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 en 2.1.4 uit bijlage 1, worden op een van de volgende twee manieren bij DUO aangeleverd:
-
– op CD-rom. De gegevens worden gecomprimeerd (gezipt) en voorzien van een wachtwoord
naar CD-rom weggeschreven. De CD-rom wordt per koerier afgeleverd bij DUO.
-
– op een beveiligde en afgeschermde locatie op de server van de leverancier. De gegevens
worden door de leverancier gecomprimeerd en voorzien van een wachtwoord op deze locatie
geplaatst. Hierna ontvangt DUO per email bericht dat de gegevens beschikbaar zijn
waarna DUO deze gegevens gedurende minimaal 2 en maximaal 4 weken via een beveiligde
internetverbinding kan ophalen. DUO meldt aan de leveranciers aan wie de e-mail gericht
moet worden en welke medewerkers geautoriseerd dienen te worden om de gegevens van
de server op te halen. DUO meldt aan de leverancier de ontvangst van de e-mail en
meldt terug wanneer de gegevens zijn opgehaald.
De bovenstaande procedures gelden zowel voor de bestanden over een peilmaand als voor
de bestanden over een peiljaar.
Elke levering over een peilmaand respectievelijk peiljaar dient per school de volledige
set van gegevens te omvatten:
de bestanden over een peilmaand bevatten de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1,
2.1.2 en 2.1.3 van bijlage 1. Deze gegevens worden per onderdeel in afzonderlijke bestanden geleverd of de gegevens
in de tabellen 2.1.1 en 2.1.2 van bijlage 1 worden geïntegreerd in één bestand en
daarnaast een apart bestand met de gegevens uit tabel 2.1.3 van bijlage 1 of alle
onderdelen worden geïntegreerd in één bestand;
de bestanden over een peiljaar bevatten naast de gegevens genoemd in de tabellen 2.1.1,
2.1.2 en 2.1.3 ook de gegevens genoemd in tabel 2.1.4 uit bijlage 1.
Indien bij de levering gegevens uit verschillende onderdelen in één bestand worden
geleverd, dan worden de koppelvelden (de velden die in elk van de samengevoegde onderdelen
worden genoemd) maar één keer opgenomen.
De verantwoordelijkheid voor volledigheid, juistheid en tijdigheid van de leveringen
berust bij het bevoegd gezag.
Het bestandsformaat is CSV, waarbij de velden worden gescheiden door een puntkomma.
Tekstvelden worden voorafgegaan en afgesloten door een enkele quote (').
In de gegevensleveringen mogen geen datumvelden voorkomen; data worden geleverd als
numerieke velden van het formaat N8 (JJJJMMDD), N6 (JJJJMM) of N4 (JJJJ).
Het aantal posities van numerieke velden is opgegeven exclusief de positie van het
decimaalteken. Als decimaalteken dient de komma gebruikt te worden.
Een veld met de specificatie N5 is een geheel getal met 5 posities (12345); een veld
met de specificatie N8,2 is een veld met 9 posities: 6 cijfers voor het decimaalteken,
2 achter het decimaal teken en de komma (bijvoorbeeld 123456,78).
Er mag geen scheidingsteken tussen duizendtallen worden gebruikt.
Waarden van alfanumerieke velden dienen exact te worden overgenomen (hoofdletters
als hoofdletters, kleine letters als kleine letters). Indien het veld meer posities
heeft dan de waarde, dan moet links worden uitgelijnd (wel «LA» of «LA», niet «LA»).
De eerste regel van elk bestand bevat de veldnamen.
2.3.
Periodieke bijstellingen
[Regeling vervallen per 01-08-2022]
De bevoegde gezagsorganen dragen zorg voor de aanlevering van de genoemde personeelgegevens.
In het kader van eenmalig bevragen en meervoudig gebruik van gegevens zal de minister
zoveel mogelijk gebruik maken van reeds bestaande databestanden. Zodoende worden schoolbesturen
administratief ontlast. Daarnaast hebben de besturen de mogelijkheid om gegevensleveringen
via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren plaats te laten vinden. Geautomatiseerde
elektronische aanlevering van gegevens via salarisadministrateurs en/of administratiekantoren
is gebruikelijk en scheelt aanzienlijk in de administratieve lasten voor schoolbesturen.
Wet- en regelgeving is echter geen statisch geheel. Ook de informatiebehoeften en
informatieverzameling zijn niet statisch. Om die reden kunnen wijzigingen gaan voorkomen
in de gegevensvraag of in de wijze van aanlevering.
Een toename van administratieve lasten zal worden meegenomen in de overweging om gegevensleveringen
aan te passen. Het onderhavige Besluit zal daarom periodiek, in het overleg met de
sector, worden geëvalueerd en geactualiseerd.