CONTROLEPROTOCOL
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
1. Inleiding
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Voor welke instelling geldt dit controleprotocol?
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Dit protocol is uitsluitend van toepassing op het Commissariaat voor de Media (het
Commissariaat).
Doel
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Het ministerie van OCW (OCW) verstrekt omroepbijdragen via het Commissariaat en een
bijdrage in de kosten van het Commissariaat. OCW verwacht van de instellingsaccountant
een verklaring van getrouwheid en van rechtmatigheid bij de jaarrekening van het Commissariaat.
Het controleprotocol is bedoeld om de verwachtingen van OCW vast te leggen ten aanzien
van deze getrouwheids- en rechtmatigheidsverklaring. Deze verklaring is mede de basis
voor het oordeel van de departementale accountant bij de departementale jaarrekening.
Wettelijk kader
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Met artikel 7.1, eerste t/m derde lid MW 2008 is het Commissariaat ingesteld. Het Commissariaat heeft rechtspersoonlijkheid en
is gevestigd in de gemeente Hilversum. In artikel 7.6 t/m 7.8 MW 2008 is bepaald dat
OCW de kosten van het Commissariaat zal vergoeden. Hiertoe stelt het Commissariaat
jaarlijks een begroting op (zie artikel 26 en 29 van de Kaderwet ZBO’s) die de instemming behoeft van de minister van OCW. Het Commissariaat brengt jaarlijks
een financieel verslag (de jaarrekening) uit (zie artikel 34 van de Kaderwet ZBO’s), dat vergezeld gaat van een controleverklaring omtrent de getrouwheid en de financiële
rechtmatigheid. Het financieel verslag behoeft de instemming van de minister van OCW.
In artikel 7.8 MW 2008 is bepaald dat de minister van OCW regels kan stellen over de inrichting van de begroting,
het financieel verslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole kan voorschrijven.
Deze regels zijn opgenomen in dit Handboek Financiële Verantwoording Commissariaat
voor de Media (Handboek). De aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn opgenomen
in dit controleprotocol.
De accountantscontrole van de jaarrekening van het Commissariaat bestaat uit twee
elementen:
De controle dient te worden uitgevoerd in overeenstemming met de Nadere voorschriften
Controle- en overige standaarden (NV COS) zoals uitgegeven door het Koninklijk NIVRAen de aanwijzingen zoals opgenomen in dit controleprotocol.
Procedure
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Omroepinstellingen zijn overeenkomstig artikel 2.171 en 2.172 MW 2008 verplicht hun jaarrekening in te dienen bij het Commissariaat. Deze jaarrekeningen
zijn voorzien van een controleverklaring van de onafhankelijke accountant omtrent
de getrouwheid en de financiële rechtmatigheid. Het Commissariaat stelt op grond van
artikel 7.6 t/m 7.8 MW 2008 vóór 15 maart een jaarrekening op waarin zijn opgenomen het beheer van de omroepgelden
en de apparaatskosten van het Commissariaat. Deze jaarrekening is voorzien van een
getrouwheids- en een rechtmatigheidsoordeel van de instellingsaccountant. De basis
voor het rechtmatigheidsoordeel bij het beheer van de omroepgelden zijn de controleverklaringen
die zijn afgegeven bij de jaarrekeningen van de omroepinstellingen en de werkzaamheden
van het Commissariaat inzake de toetsing van de financiële rechtmatigheid van de besteding
van omroepgelden. De instellingsaccountant verstrekt zijn verklaring aan het College
van het Commissariaat. Deze dient ter verantwoording aan de minister van OCW. De departementale
accountant kan een review uitvoeren bij de instellingsaccountant.
Het Commissariaat is belast met de jaarlijkse toetsing van de financiële rechtmatigheid
van de besteding van omroepgelden op basis van de jaarrekeningen van de omroepinstellingen.
De toetsing van de financiële rechtmatigheid geschiedt door de afdeling Financieel
Toezicht van het Commissariaat. Een van de beheermaatregelen die ter beschikking staan
van de afdeling Financieel Toezicht is het reviewen van de accountantscontroles bij
de omroepinstellingen. Het doel van de review is het inzicht krijgen in de kwaliteit
en toereikendheid van de door de instellingsaccountants uitgevoerde werkzaamheden.
De uitkomsten van deze review gebruikt de accountant van het Commissariaat voor de
controle van de jaarrekening van het Commissariaat. Het Commissariaat kan de reviewtaak
uitbesteden aan een registeraccountant. De reviews dienen uitgevoerd te worden op
basis van een roulatiesysteem.
2. Reikwijdte accountantsonderzoek
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Onderzoeksaanpak
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
De instellingsaccountant neemt in zijn controledossier een risicoanalyse op, waarin
expliciet rekening wordt gehouden met de aandachtspunten van dit controleprotocol.
Dit controledossier vormt de basis voor een review die de departementale accountant
kan uitvoeren. De instellingsaccountant controleert de financiële rechtmatigheid van
de besteding van de omroepbijdragen en van de bijdrage in de kosten van het Commissariaat.
De op de financiële rechtmatigheid van toepassing zijnde wettelijke bepalingen uit
de Mediawet zijn hieronder aangegeven onder financiële transacties. Van de instellingsaccountant
wordt verwacht dat hij over de naleving van de bepalingen, zoals hieronder opgenomen
onder financiële beheershandelingen, rapporteert in het verslag van bevindingen.
|
Financiële transacties
|
Financiële beheershandelingen
|
|
Art.32, 33 Kaderwet ZBO’s.
|
Art 18,34,35 en 41 Kaderwet ZBO’s.
|
|
MW 2008:
7.13
8.8, lid 2, 2.151, 2.157 t/m 2.159, 2.166 t/m 2.168, 2.164,2.165.
|
MW 2008:
7.2 ,7.6, 7.7
2.148 2e lid, 2.149, 2.162 2e lid,2.171 t/m 2.173.
|
Aanvullend op bovenstaand overzicht geldt dat het Commissariaat voor de Media een
publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan is. Daarmee is het Commissariaat in de
zin van de Europese regelgeving een aanbestedende dienst, zowel Europees, als nationaal
(Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten). De accountant controleert of het Commissariaat de richtlijnen voor Europese aanbesteding
naleeft. De accountant gaat na of bij in het controlejaar aangegane verplichtingen
de Europese aanbesteding wel of niet terecht heeft plaatsgevonden. Van de accountant
wordt niet verwacht, dat hij de inhoudelijke stappen van het Commissariaat in het
proces van Europees aanbesteden beoordeelt.
NB
Het rechtmatigheidoordeel omvat alle geldstromen in de jaarrekening, dus zowel die
met betrekking tot het beheer van de omroepgelden als de besteding van de gelden voor
apparaatskosten van het Commissariaat.
Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
De instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid
van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden en onzekerheden
voorkomen met een belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties. Voor de
strekking van de controleverklaring gelden de volgende toleranties:
| |
Onjuistheden
(in de verantwoording)
|
Onzekerheden
(in de controle)
|
|
Beperking
|
Afkeuring
|
Beperking
|
Oordeelonthouding
|
|
Rechtmatigheid
(% van de totale uitgaven)
|
>1 en <3
|
–>3
|
>3 en<10
|
=>10
|
|
Getrouwheid
|
|
|
|
|
|
a. Balans (% van de balanstelling)
|
>5 en <10
|
=>10
|
>5 en<10
|
=>10
|
|
b. Exploitatierekening (% van de baten)
|
>2 en <5
|
=>5
|
>5 en <10
|
=>10
|
In de verantwoording van het Commissariaat zijn zowel het beheer van de omroepbijdragen
als de gelden voor de apparaatskosten opgenomen. De tolerantie geldt voor de geldstromen
omroepbijdragen en apparaatskosten afzonderlijk.
Voor het omgaan met geconstateerde fouten geldt de volgende gedragslijn. Er wordt
onderscheid gemaakt tussen fouten die wel en fouten die geen invloed kunnen hebben
op de financiële rechtmatigheid van de besteding van de omroepbijdrage respectievelijk
bijdrage in de apparaatskosten van het Commissariaat. Geconstateerde fouten die wel
invloed kunnen hebben, moeten voor zover mogelijk door het Commissariaat worden gecorrigeerd.
Hierbij is het niet van belang of de tolerantiegrenzen worden overschreden. Fouten
worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van wet- en regelgeving
betreft. Saldering van fouten is daarom niet toegestaan.
Voor het omgaan met geconstateerde fouten die geen invloed hebben op de hoogte van
de omroepbijdrage van OCW, respectievelijk de bijdrage in de apparaatskosten van het
Commissariaat gelden de toleranties die in het schema staan. Het Commissariaat dient
deze fouten te corrigeren indien de tolerantiegrens wordt overschreden. De accountant
vermeldt alle fouten groter dan 0,1% van de lasten die niet zijn gecorrigeerd in het
verslag van bevindingen. Indien de accountantscontrole fouten aan het licht brengt
die het Commissariaat niet herstelt, vermeldt de accountant deze in het verslag van
bevindingen. Hiervoor geldt een rapportagetolerantie van 0%.
Normenkader
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Het Commissariaat stelt de jaarrekening op in overeenstemming met de richtlijnen die
zijn opgenomen in het Handboek. De controle is gericht op het vaststellen van de getrouwheid
van de jaarrekening en op de rechtmatige besteding van de bijdrage in de apparaatskosten
van het Commissariaat en van het rechtmatige beheer van de omroepgelden. Onder financiële
rechtmatigheid wordt verstaan dat alle financiële transacties, bij het Commissariaat,
hebben plaatsgevonden binnen de bepalingen die bij het wettelijk kader zijn weergegeven.
Indien een financiële transactie in strijd met het wettelijk kader heeft plaatsgevonden,
dan dient de instellingsaccountant het totale bedrag van de financiële transactie
als een fout in de verantwoording aan te merken. Het totaal aan rechtmatigheidsfouten
dient de instellingsaccountant te betrekken bij het rechtmatigheidsoordeel.
De instellingsaccountant stelt vast dat de opgave van het bedrag van de bezoldiging
voor de bestuurders, toezichthouders en directieleden juist en volledig is. De verplichtingen,
bedoeld in artikel 383c van Titel 9 Boek 2 BW zijn van toepassing. Dit betekent voor het Commissariaat dat zij een opgave op naamsniveau
moet doen van alle bestuurders en gewezen bestuurders.
De accountant stelt aan de hand van de administratie van het Commissariaat integraal
vast of de opgave in de toelichting van de jaarrekening van het Com\missariaat op
grond van de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is. Indien dit niet het geval is, geeft de accountant een
ander dan goedkeurend getrouwheidsoordeel af en vermeldt hij de ontbrekende informatie
alsnog in zijn verklaring. Voor deze post geldt een rapportagetolerantie van 0%.
In dit kader wordt verwezen naar NBA Praktijkhandreiking 1115 Aanpassing van het oordeel
in de controleverklaring bij materiële tekortkomingen in de toelichting op de jaarrekening.
De accountant stelt, aan de hand van de administratie van de instelling integraal
vast of de opgave aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op
grond van de Wet openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) juist en volledig is. Indien dit niet het geval is dan neemt de accountant
dit op in een verslag van bevindingen zoals vermeld in het accountantsverslag.
3.. Rapportages accountantsonderzoek
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Controleverklaring
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
De controleverklaring bevat zowel een getrouwheids- als een rechtmatigheidoordeel
over de besteding van de bijdrage in de kosten van het Commissariaat en van het rechtmatige
beheer van de omroepgelden. De instellingsaccountant hanteert daarbij het model dat
bij dit controleprotocol is gevoegd (Controleverklaring bij de jaarrekening). De instellingsaccountant
waarmerkt de jaarrekening.
Verslag van bevindingen
[Regeling vervallen per 15-06-2019 met terugwerkende kracht tot en met 01-01-2018]
Doelmatigheid van het beheer en de inrichting van de werkzaamheden van het Commissariaat
De instellingsaccountant stelt voor het Commissariaat een verslag van bevindingen
op. In het verslag van bevindingen rapporteert de instellingsaccountant tenminste
over de financiële beheershandelingen en over niet door de instelling gecorrigeerde
fouten. De accountant beoordeelt of het beheer en de inrichting van de werkzaamheden
van het Commissariaat voor de Media voldoen aan eisen van doelmatigheid, als bedoeld
in artikel 35, vierde lid van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen. Dit onderdeel neemt de accountant op in het verslag van bevindingen. De accountant
hanteert als referentiekader de schriftelijke en door de leiding van de organisatie
vastgestelde handboeken, procedures en voorwaarden voor kritische processen, zoals
inkoop en HRM. De accountant betrekt in zijn onderzoek ook artikel 41 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen, handelend over de beveiliging van gegevens.
