Subsidiehandleiding Matra-projectenprogramma 1 januari 2009–31 december 2009
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Inlichtingen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Het is mogelijk deze handleiding te downloaden via internet. Dit gaat als volgt:
-
1. Op de site http://www.minbuza.nl gaat u via ‘Onderwerpen’ en ‘Subsidies’ naar ‘Matra
Programma’, en dan ‘Subsidierondes 2009’.
-
2. Op de pagina ‘Subsidierondes 2009’ staat in het rechterkader het te downloaden document
‘Subsidiehandleiding 2009 (Nederlands)’.
Mocht het downloaden niet lukken dan kunt u deze handleiding ook op verzoek per e-mail
toegestuurd krijgen. Op de website treft u bij het dossier Matra ook de sluitingstermijnen
voor aanvragen en ander nieuws over recente ontwikkelingen van belang voor het Matra-projectenprogramma.
Voor nadere inlichtingen over het Matra-programma kunt u zich wenden tot:
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Directie Zuidoost en Oost-Europa en Uitvoering Matra
Afdeling Uitvoering Matra (DZO/UM)
Postbus 20061
2500 EB Den Haag
tel: (070) 348 65 95
fax: (070) 348 47 97
@: matra@minbuza.nl
1. Samenvatting
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Deze subsidiehandleiding biedt u wegwijs bij aanvragen voor subsidie in het kader
van het Matra-projectenprogramma. De doelstelling van het Matra-projectenprogramma
is het bieden van ondersteuning aan het maatschappelijke middenveld en lokale bestuur
in geselecteerde landen in Midden- en Oost-Europa alsook in geselecteerde buurlanden
van de Europese Unie. Deze handleiding geeft aan wie kwalificeert als aanvrager van
subsidie (par. 3.3) en welke landenlijst (par. 3.1) en beoordelingscriteria (par.
3.5) het ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert. Ook treft u een beschrijving
aan van de beoordelingsprocedure (par. 3.6) en de vormvereisten aan een aanvraag (par.
3.4).
Deze subsidiehandleiding vormt het formele kader voor de behandeling en beoordeling
van subsidieaanvragen. De handleiding biedt uitleg over het programma en geeft de
subsidievoorschriften weer.
Het format voor het opstellen van een aanvraag treft u aan in de annexen bij de handleiding.
Bij deze handleiding is tevens een format gevoegd voor de opstelling van een logical
framework, alsmede een financieel reglement dat de beheersmatige en financiële verhoudingen
tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Subsidieontvanger vastlegt.
Deze handleiding betreft uitsluitend het Matra-projectenprogramma. Voor de overige deelprogramma’s van Matra wordt u aangeraden
de website www.minbuza.nl (Onderwerpen resp. Matra Programma) te bezoeken.
2. Achtergrond
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
2.1. Formeel kader
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Het programma Maatschappelijke Transformatie (Matra) werd ingesteld bij brief aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
van 17 november 1993 (Kamerstuk 23 125, nr. 4) en valt onder de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken (Stb. 739) van 24 december 1998), het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken van 19 februari 2005 (Stb. 137) en artikel 2.2. en 2.3. van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Stcrt. 251) van 21 december 2005.
De begroting en memorie van toelichting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken,
in het bijzonder de beleidsartikelen 2 (goed bestuur en vredesopbouw) en 3 (Europese
Integratie) geven aanvullende informatie over de uitvoering van het Matra-programma,
waarvoor de minister van Buitenlandse Zaken verantwoordelijk is. De beleidsvoornemens
voor de Nederlandse hulp aan Midden- en Oost-Europa zijn laatstelijk nader omschreven
in de brief van de staatssecretaris voor Europese Zaken aan de Voorzitter van de Tweede
Kamer der Staten-Generaal van 21 september 2004 (Kamerstuk 23 987, nr. 39).
Tegen het eind van ieder jaar wordt door middel van een besluit van de minister van
Buitenlandse Zaken in de Staatscourantpublicatie gemeld wanneer de sluitingsdatum
is voor het indienen van aanvragen. Gewoonlijk wordt tweemaal per jaar een subsidietender
gehouden met sluitingsdata in maart en september. Uiterlijk 6 weken voor de sluitingsdatum
wordt in het besluit in de Staatscourant het subsidieplafond aangegeven evenals onder
welke nadere voorwaarden het Matra-projectenprogramma het daaropvolgende jaar zal
opereren.
2.2. Maatschappelijke transformatie
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Vanaf 1989 is in de landen van Midden- en Oost-Europa een proces op gang gekomen van
politieke, economische en maatschappelijke transformatie naar een democratisch marktgeoriënteerd
bestel. Het uiteenvallen van het centralistische, communistische bewind dat sturing
trachtte te geven aan alle terreinen van het maatschappelijke leven, bood gelegenheid
voor een veranderingsproces gericht op democratische structuren, rechtsbeginselen
en een (sociale) markteconomie. Dat proces is overigens divers van karakter, zowel
in tempo en richting als in de vorm waarin het zich voltrekt. Dat wordt onder meer
veroorzaakt door de verschillen tussen de landen onderling en de mate waarin deze
landen in het verleden al ervaring hebben opgedaan met democratische en meer decentrale
structuren.
Een noodzakelijke voorwaarde voor een succesvolle transformatie is dat deze niet van
buiten wordt opgelegd maar primair de verantwoordelijkheid is van de samenlevingen
in de betrokken landen zelf. Dit vereist niet alleen bestuurlijke, wetgevende en andere
institutionele ingrepen, maar ook een, per definitie tijdrovende, mentaliteitsverandering
en/of cultuuromslag. Hierbij kunnen andere landen zoals Nederland zinvolle ondersteuning
bieden, in het bijzonder waar het gaat om het creëren van de noodzakelijke randvoorwaarden
voor een succesvol hervormingsbeleid.
Gezien de verschillen tussen en binnen landen in de ‘Matra-regio’ is het niet voorspelbaar
wanneer ontwikkelingen in een land onomkeerbaar kunnen worden genoemd. Soms is sprake
van positieve ontwikkelingen op één gebied, bijvoorbeeld economische hervormingen,
terwijl op een ander terrein (politiek of sociaal) het resultaat achterblijft bij
de verwachtingen. Hervormingen kunnen op langere termijn slechts slagen wanneer op
alle terreinen voortgang wordt geboekt. Maatschappelijke transformatie is in feite
een proces zonder einde. Het is niet goed mogelijk een eindpunt te definiëren of te
bepalen hoe lang ondersteuning nodig zal zijn. Op een bepaald moment kan wèl worden
geconcludeerd dat de maatschappelijke transformatie zover is voortgeschreden, dat
hulp van buitenaf voor het transformatieproces, of op deelgebieden daarvan, niet meer
nodig is. Dit punt is bijvoorbeeld in ieder geval geacht te zijn bereikt indien een
op de Matra-landenlijst voorkomend land toetreedt tot de Europese Unie.
Voor de landen waarmee geen onderhandelingen worden gevoerd over toekomstig EU-lidmaatschap
dient het Matra-projectenprogramma gezien te worden als een bilaterale aanvulling
op het Europese Nabuurschapsbeleid (ENB). Dit beleid is gebaseerd op de behoefte een
bijdrage te leveren aan de stabiliteit en goed bestuur in de aangrenzende landen van
de EU. De EU wil samenwerkingsrelaties onderhouden met een ring van goed geleide landen
ten Oosten van de EU en aan de grens van het Middellandse Zeegebied.
Het specifieke karakter van Marokko als Zuiderbuur van de EU binnen het Matra-projectenprogramma
verdient hier een nadere toelichting. In Marokko vindt een geleidelijk democratiseringsproces
plaats. De hervormingen zijn de laatste jaren geïnspireerd door het staatshoofd koning
Mohammed VI. De parlementaire verkiezingen in 2002 worden beschouwd als de eerste
vrije en eerlijke verkiezingen met deelname van verscheidene politieke partijen. Het
huidige kabinet bevordert sociale, economische en administratieve hervormingen. De
verruiming van de persvrijheid, de hervorming van de veiligheidsdiensten, de herziening
van het familierecht en de instelling van een waarheids- en verzoeningscommissie worden
gezien als belangrijke stappen van de Marokkaanse regering. De Marokkaans-Nederlandse
betrekkingen hebben een speciale betekenis naar aanleiding van de migratie van Marokkanen
naar Nederland gedurende afgelopen decennia. De ervaring opgedaan met integratie van
de Marokkaanse gemeenschap in Nederland kan relevant zijn voor projecten gericht op
het aanhalen van contacten met Marokko. De gezaghebbende ‘Arab Human Development Reports’
van de UNDP bieden verder een waardevol referentiekader voor de bepaling van de relevantie
van Matra-projecten in Marokko. In de strategische visie voor de ontwikkeling van de Arabische wereld wordt bijvoorbeeld bescherming van de
vrijheid van meningsuiting, vereniging en vergadering als een centraal thema genoemd.
In de UNDP-rapporten wordt gemeld dat de vrijheid van ngo’s in Marokko de afgelopen
jaren verder is verbeterd. Onafhankelijke en vrije organisaties zijn in Marokko wijd
verspreid. Het is dus aannemelijk dat er een goede voedingsbodem is voor samenwerking
in Matra-kader. Wel is de absorptiecapaciteit van deze veelal kleine organisaties
niet groot en is het zaak de ambities van projecten niet te hoog te stellen.
2.3. Doelstellingen Matra-projectenprogramma
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Het Matra-projectenprogramma richt zich in het algemeen op de ondersteuning van de
overgang naar een pluriforme, democratische rechtsstaat in landen in Midden- en Oost-Europa
evenals in geselecteerde buurlanden ten zuiden van de Europese Unie. Het programma
ondersteunt activiteiten die het proces van verandering stimuleren van de staat, zijn
instituties, organisaties van burgers en hun onderlinge verbanden. De opzet van het
programma is zodanig, dat tevens wordt beoogd een bijdrage te leveren aan de opbouw
en versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen.
Op projectniveau is het doel institutionele versterking te bewerkstelligen door middel
van twinning tussen de Nederlandse organisatie en de lokale partner. Het programma
beoogt vraaggestuurd dergelijke projecten te subsidiëren waarbij de beoordeling grotendeels
op projectniveau geschiedt. Er is geen sprake van prioriteiten per land en thema.
De ervaring met Matra heeft geleerd dat de prioriteiten van de transformatie voor
een land zijn weerslag vinden in de vraag van maatschappelijke organisaties naar ondersteuning
via het type Matra-projecten.
De invulling van het Matra-projectenprogramma wordt vanuit twee invalshoeken benaderd,
te weten die van de burgers en die van de lokale overheid. Van belang is de vraag
welke invloed de activiteit heeft op de positie van de burger en/of de overheid en
op de interactie tussen beide. De ondersteuning en beïnvloeding van het beleid van
de centrale en/of lagere overheden binnen Matra verloopt als regel via maatschappelijke
organisaties. Directe assistentie aan lokale overheden staat eveneens open voor subsidieverlening
(zie verder par. 3.2 voor kwalificerende thema’s).
Vanuit het oogpunt van de burgers gaat het om de opbouw van een maatschappelijk middenveld of ‘civil society’ waarin
burgers zich verantwoordelijk voelen voor de inrichting van hun eigen samenleving.
Het gaat hierbij om het versterken van de rechtszekerheid en rechtsbescherming van
burgers en het stimuleren van burgerschap, mondigheid, pluriformiteit, en particulier
initiatief. Vanuit het oogpunt van de overheid richt het programma zich op de bevordering van goed bestuur, d.w.z. de verbetering
van het functioneren van de overheid; de bevordering van democratie, openbaar bestuur
en sociaal beleid; de bevordering van transparantie en verantwoording van overheidsoptreden;
een verbeterde toegankelijkheid van overheden en het versterken van de rechtsstaat.
3. Thema’s, landen en selectiecriteria van het Matra Projectenprogramma
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
3.1. Landen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Voor subsidies onder het Matra-projectenprogramma komen alleen voorstellen in aanmerking
die betrekking hebben op de volgende landen: Albanië, Armenië, Bosnië-Herzegovina,
Georgië, Kosovo, Kroatië, Marokko, Macedonië, Moldavië, Oekraïne, Russische Federatie,
Servië, Montenegro, Turkije en Wit-Rusland.
Projectvoorstellen met een regionaal bereik, d.w.z. die in meer dan één van de hierboven
genoemde landen tegelijk worden uitgevoerd, kunnen ook voor subsidiëring in aanmerking
komen.
3.2. Kwalificerende thema's
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Om het gehele maatschappelijke spectrum te kunnen bedienen is een aantal thema’s vastgesteld
waarbinnen projectvoorstellen in overweging worden genomen. De thema's vertegenwoordigen
aspecten van het maatschappelijke leven die van belang worden geacht voor het proces
van transformatie en zijn daarom ondergeschikt aan de hoofddoelstelling van het Matra-programma
(zie ook sectie 3.5 Beoordelingscriteria – Relevantie, toegevoegde waarde). Kwalificerende thema’s zijn:
1. Wetgeving en recht
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ wetgeving: nieuwe of te wijzigen wetgeving, zowel wetgevingsproces als inhoud, en
assistentie bij de implementatie van wetgeving
-
□ rechterlijke organisatie, onafhankelijke rechtspraak, rechtshandhaving en rechtshulp,
inclusief het Openbaar Ministerie
-
□ gevangenishervormingen en reclassering
2. Openbaar bestuur/openbare orde/politie
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ ‘Good Governance/Goed Bestuur’ ondersteuning en beïnvloeding van het beleid van decentrale
en/of lagere overheden als regel via maatschappelijke organisaties. Het gaat met name om (1) vergroting van de controleerbaarheid, legitimiteit, transparantie
en democratisering van overheidsoptreden; (2) decentralisatie en deregulering, beheer
en financiering van openbare voorzieningen; (3) beleidsvormingsprocessen; (4) hervorming
openbare diensten
-
□ lokale intergemeentelijke samenwerking
-
□ professionalisering van het politieapparaat met betrekking tot de relatie politie-burger,
politie-openbaar bestuur/Openbaar Ministerie, preventie, integriteit, wijkgerichte
politiezorg
3. Mensenrechten/ minderheden
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
4. Milieu
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ opbouw en versterking van milieu- en natuurbeschermingsorganisaties en hun netwerken
-
□ milieueducatie
-
□ ondersteuning en beïnvloeding van milieu-overheden door maatschappelijke organisaties
bij de inrichting en uitvoering van milieutaken
5. Biodiversiteit
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ activiteiten dieeen bijdrage leveren aan het tot staan brengen van het biodiversiteitsverlies
middels opbouw en versterking van de civil society rondom het thema natuur. Deze activiteiten
dienen te vallen binnen de prioriteiten van het Beleidsprogramma Biodiversiteit 2008–2011:
‘Biodiversiteit werkt: voor natuur, voor mensen, voor altijd.’ Centrale thema’s hierbij
zijn:
-
□ Duurzame handelsketens
-
□ Mariene biodiversiteit en duurzame visserij
-
□ ‘Betalen voor biodiversiteit’
-
□ Realiseren van ecologische netwerken
-
□ ‘Biodiversiteit werkt’, benutting van biodiversiteit in (agro)productieprocessen
Zie voor een nadere toelichting op deze thema’s: http://www.minlnv.nl/portal/page?_pageid=116,1640321&_dad=portal&_schema=PORTAL&p_file_id=28947
6. Volkshuisvesting
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ ontwikkeling/hervorming volkshuisvestingsbeleid, voornamelijk duurzaam bouwen, betaalbaarheid
(subsidiebeleid en voorzieningen), verbetering van de woonomgeving, stedelijke vernieuwing,
financiering, ordening
-
□ ondersteuning woningbouwcorporaties en gemeentelijke woonvoorzieningsdiensten
-
□ rechtszekerheid, integrale aanpak en participatie op lokaal niveau (onderdelen Habitat
Agenda)
7. Voorlichting/media
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ overheidsvoorlichting op provinciaal en lokaal niveau
-
□ informatievoorziening aan de burger in het belang van het beter functioneren van democratische
samenleving
-
□ ondersteuning van vrije media: radio en televisie; journalistiek, kranten en tijdschriften,
inclusief het ondersteunen van de gebruikmaking van nieuwe media
-
□ bewustwordingscampagnes van NGO’s (indien het gaat om milieu NGO’s, dan bij de aanvraag
het thema milieu aanhouden)
8. Cultuur
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ ontwikkeling culturele infrastructuur, met name in het licht van de nieuwe relatie
tussen de overheid en het culturele veld; cultureel management
-
□ concrete vernieuwende culturele projecten, opbouwen onafhankelijke cultuuruitingen
9. Welzijn
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ ontwikkeling vrijwilligerswerk en particulier initiatief; verenigingswezen
-
□ kwaliteitsverbetering van de professionele ouderen- en gehandicaptenzorg
-
□ ‘children at risk’: straatkinderen, kinderen en AIDS, kinderprostitutie, jeugdcriminaliteit,
kinderarbeid
10. Gezondheidszorg
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ ‘public health’: hervorming en stelselherziening, bewustwording (educatie, voorlichting
en preventie)
-
□ eerstelijnsgezondheidszorg
-
□ extramurale geestelijke gezondheidszorg
-
□ verslavingszorg
-
□ patiëntenrechten
11. Arbeid en sociaal beleid
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ arbeidsverhoudingen en -wetgeving, vakbeweging en werkgeversorganisaties
-
□ hervorming sociale zekerheid
-
□ arbeidsmarktbeleid: gericht op het versterken van het institutionele kader, verbetering
re-integratie en arbeidsbemiddeling
-
□ gezondheid en veiligheid op de werkplek, arbeidsinspectie
12. Onderwijs (voor zover betrekking hebbend op één of meer van de hierboven onder
Matra kwalificerende thema’s)
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ onderwijsmanagement en onderwijsvernieuwing, medezeggenschap en ouderparticipatie
-
□ curriculumontwikkeling, onderwijsstandaarden en evaluatie, opleiding en nascholing
leerkrachten (bepalend is de maatschappelijke relevantie van curricula)
-
□ beroepsonderwijs: stelselontwikkeling, inclusief ontwikkeling, evaluatie, opleiding
en scholing leerkrachten, aansluiting onderwijs-arbeidsmarkt (bepalend is de vraag waar studenten na afloop van de studie een werkkring vinden,
d.w.z. de relevantie van de beroepsrichtingen voor de maatschappelijke en dus niet
de economische transformatie)
3.3. Wie kan een Matra-subsidie aanvragen?
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Subsidies uit het Matra-projectenprogramma kunnen worden aangevraagd door:
-
• in Nederland gevestigde niet-gouvernementele organisaties (NGO’s) en onderwijsinstellingen
zonder winstoogmerk, decentrale en semi-overheden;
-
• Nederlandse vestigingen van internationale NGO’s die als een zelfstandige Nederlandse
rechtspersoon bij een Kamer van Koophandel in Nederland zijn ingeschreven.
Een subsidie kan slechts worden aangevraagd door rechtspersonen.
De projectindiener dient op directe wijze inhoudelijke, voor het land en thema relevante,
expertise in het project in te brengen.
Adviesbureaus en organisaties met een winstoogmerk kunnen niet zelfstandig een aanvraag
indienen voor subsidie. Niet-gouvernementele organisaties en decentrale of semi-overheden
kunnen wel experts van profit-organisaties opvoeren in de begroting van een project
indien de aard van het project of de activiteiten dat vereist.
De enige uitzondering die op het voorgaande wordt gemaakt is voor organisaties met
een winstoogmerk, waarbij echter de zeggenschap over de bedrijfsvoering volledig is
toebedeeld aan een non-profit of not-for-profit organisatie. Feitelijk is er dan sprake
van een vehikel, gebruikt door de non-profit of not-for-profit organisatie, bijvoorbeeld
wegens fiscale redenen. De statutaire doelstelling(en) van beide rechtspersonen moeten
aansluiten bij de MATRA doelstellingen èn de non-profit of not-for-profit organisatie
moet zelfstandig voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de eerste alinea van paragraaf
3.3. Voorbeeld: een universiteit, zijnde een not-for-profit onderwijsinstelling wier
statutaire doelstellingen passen binnen MATRA, heeft een besloten vennootschap (bv)
opgericht ten behoeve van specifieke onderzoeks- en onderwijstaken. Mits zij alle
aandelen bezit van de bv, over deze bv volledige zeggenschap heeft en de statuten
van de bv passen binnen MATRA, zou de bv als aanvrager van subsidie kunnen kwalificeren.
3.4. Algemene eisen voor een projectvoorstel
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Het projectvoorstel moet voldoen aan de navolgende algemene vormvereisten.
Een subsidieaanvraag die op één of meerdere van de navolgende punten onvolledig is
en waarvoor aanvullende informatie desgevraagd niet binnen de daartoe aangegeven termijn
wordt verstrekt, wordt niet in behandeling genomen. De wettelijke beoordelingstermijn
wordt opgeschort door de minister van Buitenlandse Zaken in geval van vragen naar
aanleiding van de subsidieaanvraag.
-
1. Een voorstel dient schriftelijk (1 exemplaar) te worden ingediend voorzien van de
naam van de aanvrager(s), ondertekening door een tekenbevoegde persoon van de eindverantwoordelijke
Nederlandse organisatie en datum evenals van alle gegevens die voor een beslissing
op de aanvraag nodig zijn. Een voorstel dient in de Engelse taal en voor Marokko in de Franse taal gesteld te zijn. Tevens dient het voorstel in electronische/digitale vorm te worden
aangeleverd, gebrand op een CD-rom, niet groter dan 5 MB (geen foto’s!) en alleen in de vorm van een ‘word’-, ‘pdf’- of ‘excel’-bestand. Een USB-stick is vanwege de ICT-beveiligingvoorschriften van het ministerie van Buitenlandse
Zaken niet toegestaan.
-
2. Per subsidievoorstel kan ten hoogste een subsidie van EUR 700.000 worden aangevraagd,
terwijl de minimumsubsidie EUR 100.000 bedraagt. De maximale projectduur is 36 maanden.
-
3. Een voorstel dient een beschrijving te geven van de probleemstelling, alsmede van de doelstellingen, projectresultaten en -activiteiten via een logisch denkraam (‘Logical Framework’). Deze beschrijving vormt de basis voor de beoordeling van de
aanvraag, voor de monitoring van de voortgang van het project en de evaluatie van
de resultaten. Bondigheid en helderheid van het voorstel strekken tot aanbeveling.
Het formaat voor het opstellen van een projectdocument is bijgevoegd in annex 1. Toepassing
van het hiervoor genoemde logisch denkraam is hierbij een vereiste. Richtlijnen voor
opstelling van dit denkraam alsmede een voorbeeld hiervan is toegevoegd in annex 2.
-
4. Ook dient een omgevingsanalyse te worden gegeven. In deze analyse dient ondermeer te worden ingegaan op het beleid
van de centrale en/of lokale overheid op het desbetreffende terrein alsook op andere
– voor de uitvoering van het project relevante – ontwikkelingen in het betrokken land.
-
5. Voorts dient het voorstel inzicht te geven in de uitvoeringscapaciteit van de indiener en de lokale partnerorganisatie (is het team in omvang en kwaliteit
toereikend voor de beoogde activiteiten, etc.) en moeten de verantwoordelijkheden
van de diverse betrokken partijen goed gedefinieerd zijn. De aanvragers en de lokale
organisaties die het project uitvoeren, dienen een effectieve en efficiënte uitvoering
van het project te kunnen waarborgen en in staat te zijn tot een adequaat financieel
beheer van de subsidiefondsen.
-
6. Tenzij er van een dusdanige politieke of bestuurlijke situatie sprake is dat geen
steunbrieven van relevante overheden mogen worden verwacht, dienen de bij de aanvraag
te voegen steunbrieven zicht te geven op de mate van politieke/bestuurlijke steun voor het voorstel. In
de steunbrieven moeten de bijzondere betrokkenheid en het belang van de afgevende
instantie bij het project tot uiting komen.
-
7. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een gespecificeerde begroting die (per jaar)
inzicht geeft in de benodigde middelen. Bij het opstellen van de begroting dient een
link naar de inhoud van het projectvoorstel te worden gemaakt.
-
8. Een substantiële eigen bijdrage van de aanvrager, de lokale partner, de relevante
centrale of lokale overheden strekt tot aanbeveling. Een dergelijke eigen bijdrage
dient zichtbaar gemaakt te zijn in de begroting.
-
9. In geval van cofinanciering van een project door een andere donor en/of de lokale partnerorganisatie dient aangegeven
te worden welke middelen op een andere wijze (dan Matra) zullen worden verkregen.
-
10. De aanvraag dient voorts vergezeld te gaan van een inhoudelijk en financieel jaarverslag (inclusief bijbehorende accountantsverklaring) van de indienende organisatie over
het voorafgaande jaar. Het jaarverslag dient inzicht te geven in het vermogen en de
lange termijn-/ korte termijnschulden.
-
11. In het financieel reglement (annex 3) zijn nadere regels opgenomen met betrekking tot de financiële en beheersmatige
verhouding tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de ontvangende organisatie
in het kader van de subsidieverlening.
3.5. Beoordelingscriteria
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De volgende beoordelingscriteria worden gehanteerd bij de vergelijkende beoordeling
van aanvragen.
Relevantie
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Een aanvraag dient op projectniveau een bijdrage te leveren aan de doelstellingen
van het Matra-projectenprogramma zoals beschreven in paragraaf 2.3. Het bereiken van
inhoudelijk bevredigende resultaten op een bepaald terrein betekent nog niet automatisch
dat daarmee ook een bijdrage wordt geleverd aan de algemene Matra-doelstelling. Bij
de uitvoering van het Matra-programma wordt getoetst of een voorgestelde activiteit
toegevoegde waarde heeft voor de maatschappelijke transformatie. Het moet duidelijk
zijn welke maatschappelijke doelen worden nagestreefd. Het project dient binnen de
lokale context een innovatief karakter te dragen.
Twinning
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Het basisconcept van het programma op projectniveau is de institutionele versterking
door middel van twinning tussen de Nederlandse organisatie en de lokale counterpart.
Daarmee wordt tevens bijgedragen aan de opbouw en versterking van de bilaterale betrekkingen
tussen Nederland en de Matra-landen. Onder twinning wordt verstaan: het aangaan van
een organisatorische relatie tussen gelijkgerichte maatschappelijke organisaties met
het oog op de uitvoering van het ingediende project en op de uitdrukkelijke wens van
de organisaties om ook na afloop van het project een duurzame relatie te onderhouden.
De thematiek van het project dient aantoonbaar tot de belevings- en ervaringswereld
van de indienende organisatie en lokale projectpartner te worden gerekend. In de aanvraag
zal dan ook moeten worden aangegeven wat de inhoudelijke bijdragen zijn van respectievelijk
de Nederlandse en de lokale partner(s) in het project en op welke wijze de twinning
(d.w.z. een langdurige relatie) wordt bevorderd. De meerwaarde van de inbreng vanuit
Nederland en van de betrokken Nederlandse en lokale organisaties en hun samenwerking
moet duidelijk in het voorstel naar voren komen. De Nederlandse organisatie dient
hoofdzakelijk te werken met in Nederland wonende personen. Subsidieaanvragers dienen
aantoonbare ervaring in de regio te hebben.
Betrokkenheid van de burgers
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Projectvoorstellen die aantoonbaar de betrokkenheid van burgers bij de herstructurering
van hun maatschappij bevorderen dan wel de basis leggen voor een dergelijke betrokkenheid
genieten de voorkeur.
Concrete, meetbare projectresultaten en doelmatigheid
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Een projectvoorstel moet duidelijk maken welke problemen in betrokken land(en) zijn
geïdentificeerd, welke activiteiten zullen worden ontwikkeld en welke concrete resultaten
moeten worden bereikt zodat de in het voorstel geformuleerde doelstellingen worden
gehaald. Projectresultaten dienen concreet, tastbaar, meetbaar en in tijd te zijn
omschreven. Bij de aangevraagde subsidie dient sprake te zijn van een goede kosten/baten
verhouding, d.w.z. dat de subsidie in evenredige verhouding staat tot aard, omvang
en beoogde resultaten van de activiteiten.
Vraaggestuurdheid, draagvlak en haalbaarheid
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Het Matra-projectenprogramma kent een vraaggestuurd karakter, hetgeen tot uiting komt
in de volgende eisen aan de indiening van het voorstel door de voorgestelde partners:
-
– de projectindiener dient aan te tonen dat de lokale partner binnen het project betrokken
is als volwaardige twinningspartner in het project;
-
– projecten moet een gezamenlijk initiatief zijn van de lokale projectpartner(s) en
de indienende organisatie in Nederland.
Uit de aanvraag moet verder blijken dat in de betrokken plaats, regio en land voldoende
draagvlak voor het project bestaat. Dat draagvlak blijkt uit het expliciete verzoek
van betrokkenen (counterpart resp. doelgroep) om de voorgestelde activiteit uit te
voeren en – bij voorkeur – uit een voldoende eigen bijdrage van de aanvragende partij
c.q. doelgroep en/of relevante overheden. Dit draagvlak bepaalt mede of een project
haalbaar in de lokale context wordt geacht.
Duurzaamheid en voorbeeldfunctie
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Elk voorstel dient duidelijk aan te geven op welke wijze de resultaten zullen worden
verankerd, hoe de verkregen kennis wordt ‘geïnstitutionaliseerd’ en op welke wijze
de projectresultaten worden verspreid. Het meezenden van een ‘businessplan’ of een
vergelijkbare inschatting van de termijn waarbinnen en de manier waarop dit zelfstandig
opereren wordt nagestreefd strekt tot voordeel. Projecten moeten een voorbeeld zijn
voor de doelgroep en/of anderen in de omgeving.
3.6. Andere afwijzingsgronden
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Naast de hierboven genoemde beoordelingscriteria gelden de volgende op zichzelf staande,
inhoudelijke afwijzingsgronden:
Vervolgprojecten
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Projecten die hoofdzakelijk een voortzetting zijn van eerdere of nog lopende projecten
gesubsidieerd door het Matra-projectenprogramma of uit middelen van andere donoren
(d.w.z. projecten met dezelfde doelstellingen en vergelijkbare activiteiten en resultaten)
zonder een aantoonbare toegevoegde innovatieve waarde t.o.v. deze eerdere of lopende
projecten, komen niet voor financiering in aanmerking.
Buitenlands-politieke overwegingen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Een projectvoorstel kan te allen tijde worden afgewezen op grond van onverenigbaarheid
van de projectdoelstellingen met de politieke beleidsdoelstellingen van de minister
van Buitenlandse Zaken. Op grond van politieke overwegingen kunnen ook reeds ingediende
voorstellen afgewezen worden. Ook kunnen een of meerdere landen vanwege buitenlands-politieke
overwegingen worden uitgesloten van Matra-subsidies. Dit landenbeleid wordt openbaar
gemaakt tezamen met de publicatie in de Staatscourant over de sluitingsdata van de
subsidieronden.
Academische projecten
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Overwegend academische projecten, gericht op onderzoek.komen niet voor financiering
in aanmerking
Verder komen de volgende activiteiten niet voor subsidiëring in aanmerking:
-
– Leverantie van uitsluitend of overwegend materialen of goederen;
-
– Infrastructurele of bouwactiviteiten;
-
– Beurzen of studies;
-
– Humanitaire hulpacties;
-
– (haalbaarheids-)studies;
3.7. Beoordelingsprocedure en behandelingstermijnen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Beoordeling
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Een projectvoorstel kan voor advies worden voorgelegd aan relevante vakministeries,
de Nederlandse ambassade in het land, resp. in de landen waar de voorgestelde activiteiten
zullen worden uitgevoerd, en de regionale afdeling van het ministerie van Buitenlandse
Zaken. Met inachtneming van deze adviezen en de beoordeling van het projectvoorstel
zal de minister van Buitenlandse Zaken een besluit nemen op basis van de hierboven
omschreven vereisten en criteria.
Vergelijkende beoordeling
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Begrensde financiële middelen leiden ertoe dat gedurende iedere subsidieronde (zie
par. 2.1.) een keuze moet worden gemaakt tussen op zichzelf kwalificerende subsidieaanvragen.
Dit gebeurt aan de hand van de in sectie 3.5 beschreven beoordelingscriteria, waarbij
tevens gestreefd wordt naar een redelijke spreiding van activiteiten over de verschillende
thema’s en de diverse landen. Ook beleidsmatige overwegingen kunnen ertoe leiden dat
bij vergelijkbare kwalificaties, subsidies worden toegekend aan activiteiten die slechts
bepaalde thema’s of landen bestrijken. Daarnaast wordt gestreefd naar een verantwoorde
verdeling van subsidiefondsen over de aanvragers.
Behandeltermijnen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Binnen dertien weken zal de minister van Buitenlandse Zaken beslissen over de subsidieaanvraag.
Het is mogelijk deze termijn éénmaal met maximaal dertien weken te verlengen. Indien
de minister om aanvullende informatie verzoekt, wordt deze termijn opgeschort.
3.8. Uitvoeringsaspecten
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
V.w.b. de uitvoeringsaspecten van het projekt (o.m. de rapportages, betaalbaarstelling
en sanctiebeleid) wordt verwezen naar het Financieel reglement (annex 3).
Annex 1 to the Matra Grants Manual: Format for Matra project proposal
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
|
Note
|
For further details, check ‘General requirements for project proposals’ in the main
text
|
Standard table of contents for Matra project proposal
The following annexes should be included:
-
–
Letters or statements demonstrating demand for and commitment to the project on the part of the local counterpart
organisations and relevant authorities. (see section 3.4 under 6 of the Matra Grants
Manual)
-
– Latest annual report (financial and narrative) from the Dutch applicant organisation
(one copy only), including an auditor’s report. (see section 3.4 under 9 of the Matra
Grants Manual).
-
– A list of all persons involved in the project (see chapter 5 of this Format)
-
– A bar chart (see chapter 5 of this Format)
-
– A budget per year
1. Core information
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
|
Project name
|
|
| |
|
|
Location
|
[country, region, place of implementation]
|
| |
|
|
Theme
|
[see main text Matra Grants Manual, section 3.2]
|
| |
|
|
Target group
|
|
| |
|
|
Dutch implementing organisation(s)
|
[name of implementing organisation(s), contact person, email, telephone, fax, full
postal address, bank account number]
|
| |
|
|
Implementing organisation(s) in Central and Eastern Europe
|
[name of local counterpart organisation(s), contact person, email, telephone, fax,
full postal address]
|
| |
|
|
Duration
|
[anticipated start and completion dates (dd/mm/yyyy)]
|
| |
|
|
Total project budget
|
[including contributions by project partners]
|
| |
|
|
Matra contribution requested
|
[in EUR]
|
2. Project summary
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
|
Key problem(s)
|
[key issues addressed by the project]
|
| |
|
|
Overall objective(s) ¹
|
[objective(s) to which the project contributes]
|
| |
|
|
Project goal ¹
|
[key objective to be achieved by the project]
|
| |
|
|
Project results ¹
|
[give a brief description using only key words; one-digit numbering should be used
and consistently applied in all reports]
|
| |
|
|
Main activities ¹
|
[only activities which directly support the project results should be listed (using
key words); only two-digit numbering should be applied]
|
| |
|
|
Management structure
|
[the relationship between the Dutch and CEE partner organisations, distribution of
responsibilities, local CEE implementation structure]
|
¹ These items should be fully consistent with the logical framework (see Annex 2).
Logical framework
The contents of the project should be presented in the logical framework (logframe)
format. This format reflects the causal and hierarchical relations between the various
project goals and activities. Application of the logical framework improves the design
of the project and facilitates internal and external monitoring and evaluation. See
Annex 2 for an example and further guidelines.
3. Project setting
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
This chapter provides a detailed analysis of the problems to be addressed by the project,
describes the implementing partners, and assesses the relevance of the project in
the Matra context.
Problem analysis
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
The problem analysis should at least include:
-
□ a full description of the problems that the project intends to address;
-
□ a brief description of the target area (country, region, place) in relation to the
problems to be addressed by the project;
-
□ a description of the target group and the direct beneficiaries;
-
□ a description of the national policy addressing these problems as well as an indication
of how central and local authorities view the project;
-
□ relevant projects funded previously by the Dutch government;
-
□ previous and anticipated efforts by other parties in the same area;
-
□ assumptions regarding the external conditions expected to prevail during implementation
of the project;
-
□ an indication of potential risks for the project and measures required to avoid or
counteract such risks;
-
□ an indication of possible adverse effects of the project and measures required to
avoid or counteract such effects.
Implementing partners
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
This section should include:
-
□ a description of the qualifications of all implementing organisations, including their
knowledge of the target area and target group as well as personnel already available
and other resources to support implementation of the project;
-
□ a description of the history and nature of the relations between Dutch and local implementing
organisations.
Matra relevance
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
This section should:
-
□ assess the project’s relevance in view of the Matra Programme’s social transformation
objectives;
-
□ discuss the relevance of the project in terms of the themes of the Matra Project Programme;
-
□ elaborate on the importance/desirability of Dutch involvement in implementing the
project: why is the partnership appropriate?
4. Project design
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
With the problems to be addressed identified in the previous chapter, this chapter
provides a comprehensive description of the project objectives, the anticipated results
and the activities to be implemented. These will be discussed under the respective
headings in both qualitative and quantitative terms. The issues to be described and/or
analysed are outlined briefly under each heading.
Objectives
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ Overall objective(s). These are often of a long-term nature and are generally too
broad to be fully achieved within the scope of the project. The project will contribute
towards achieving them.
-
□
Project goal.
This is the key objective which the project should achieve before it is completed.
If the external conditions and efforts of other parties remain valid, the project
partners are expected to achieve the project goal.
-
□ Indicators measuring the extent to which the project goal is achieved. Indicators
should be formulated as much as possible in terms of concrete, tangible and preferably
measurable achievements. Sources of verification should be explicitly stated.
Project results
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ A description of the expected results which support achievement of the project goal.
-
□ A description of the external factors (i.e. external conditions or efforts of other
parties) which – combined with the project results – lead to achievement of the project
goal.
-
□ Indicators measuring the achievement of the project results, including sources of
verification.
Project activities
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ A description of the planned project activities (what, who, how, when, where) to be
implemented to achieve the project result(s).
-
□ A description of activities by other parties which – in combination with project activities
– lead to achievement of the project goal.
Feasibility and sustainability
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ A description of the essential requirements for achieving the objectives and intended
results.
-
□ A description of the commitment to the project by local authorities and/or beneficiaries
(in terms of attitude and concrete contributions), including the financial contribution
of Dutch and local twinning partners or cofinancing by other donors
-
□ A description of the measures taken to ensure the project has a lasting impact.
-
□ A description of how the project’s achievements – such as new structures – will be
sustained. Which local party will guarantee financial sustainability in this regard?
-
□ An analysis of the multiplier effects envisaged by the project.
5. Organisation of the project
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Project management
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ A description of the project’s working structure, including the role of Dutch and
local implementing organisations and any other parties.
-
□ A clear description of the responsibilities for implementation, finance, reporting,
monitoring and, if applicable, evaluation.
-
□ A list of all persons involved in the project, including name, organisation, position,
and a brief but clear job description must be attached to the proposal.
Plan of implementation
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ This section provides a narrative description of the implementation plan for the entire
duration of the project.
-
□ A bar chart, summarising phases and activities, should be annexed to the proposal.
Resources
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
-
□ The detailed budget per year.
-
□
Contribution of the project partners (applicant and or recipient/target group) in terms of human and financial resources, hardware and any other inputs (a tangible
contribution by the project partners is regarded as an indicator of local commitment).
-
□ Any further resources from other donors.
Annex 3 van de Matra Subsidiehandleiding: Financieel Reglement
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
1. Inleiding
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
In dit reglement zijn regelgeving en richtlijnen opgenomen met betrekking tot de financiële
en beheersmatige verhouding tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken (hierna:
‘de Minister’) en de ontvangende organisatie in het kader van de subsidieverlening
lastens het Matra Projekten Programma. Uitgangspunten bij de financiële verhouding
zijn de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB), de Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken, het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Subsidie regeling 2006, de Matra beleidsbrief, de subsidiehandleiding Matra projectenprogramma alsmede de
bepalingen zoals vermeld in de subsidiebeschikking die per activiteit aan de ontvangende
organisatie wordt verleend.
2. Algemene kaders
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
2.1. Activiteitensubsidie
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De subsidie in het kader van het Matra projectenprogramma wordt verleend als activiteitensubsidie.
Een activiteitensubsidie is een subsidie om een samenhangend deel van activiteiten,
leidend tot één of meer resultaten, uit te voeren. De criteria voor organisaties om
in aanmerking te komen voor subsidie zijn uitgewerkt in de subsidie handleiding.
2.2. Opbouw reserves
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Reserves mogen niet worden gevormd ten laste van BZ-subsidiegelden.
2.3. Beleggingen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Beleggingen met BZ-subsidiegelden zijn niet toegestaan.
2.4. Rente
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Rente-opbrengsten met betrekking tot de subsidie zullen worden aangewend voor de uitvoering
van het betreffende project.
2.5. Achteraffinanciering
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Subsidie wordt geweigerd indien de aanvraag wordt ingediend na aanvang van de activiteiten.
3. Administratieve organisatie
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
3.1. Algemeen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Uit de aanvraag dient te blijken dat de ontvangende organisatie beschikt over een
in opzet en werking deugdelijke administratieve organisatie en interne controle (AO/IC).
De goede werking van de administratieve organisatie dient voortdurend te worden bewaakt
en kan onderwerp zijn van een door de Minister uit te (laten) voeren controle.
Van rechtmatige besteding is sprake als aan wet- en regelgeving is voldaan. De rechtmatigheid
wordt mede bepaald door de kwaliteit van het proces van beoordeling, monitoring van
de uitgevoerde werkzaamheden en de behaalde resultaten.
In het voorgeschreven project format (annex 1 van de subsidiehandleiding), dat gebruikt
moet worden bij het indienen van de subsidie-aanvraag, is voorts een onderdeel opgenomen
waarin specifieke informatie wordt gevraagd over de organisatie capaciteit van zowel
de ontvangende als de lokaal uitvoerende organisatie (zie hoofdstuk 5 van annex 1)
3.2. Inrichting administratie bij de subsidie-ontvangende organisatie
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De projectadministratie dient zodanig te zijn ingericht dat te allen tijde een juist
en volledig inzicht wordt verschaft over:
-
• de ontvangen gelden;
-
• de eventueel aangegane verplichtingen;
-
• de plaatsgevonden betalingen;
-
• de nog te verwachten betalingen in toekomstige jaren (gesplitst per jaar);
-
• de nog te verwachten betalingen in het lopende jaar.
De subsidieontvanger houdt een registratie bij van de inzet van medewerkers ten behoeve
van het project. Deze registratie omvat onder meer de tijd die de medewerker besteedt
aan het project, de kosten die hieraan verbonden zijn, de plaats waar de medewerker
wordt ingezet en, in geval van inzet in het betreffende land, de daarmee verband houdende
reis- en verblijfskosten.
Genoemde project-administratie (inclusief de vermelde registratie van de inzet van
medewerkers) kan door de Minister worden opgevraagd.
4. Projectbegroting
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De begroting behelst een gedetailleerd overzicht (per jaar alsmede een totaaloverzicht)
van de voor de subsidieperiode geraamde uitgaven waarbij een link wordt gelegd naar
het inhoudelijk voorstel. Tevens dient inzicht te worden gegeven in, indien van toepassing,
de eigen inbreng en mede-financiering door derden. Bij het opstellen van de begroting
kan de begrotingsindeling van de eigen project-administratie worden gevolgd.
In de begroting kan een post ‘onvoorzien’ (contingencies) worden gereserveerd van
maximaal een bedrag van 5% van het aangevraagde/toegekende subsidiebedrag. Het gebruik
van de post ‘onvoorzien’ is toegestaan zonder voorafgaande toestemming, met dien verstande
dat eerst gezocht moet worden naar andere mogelijkheden binnen de begroting. In de
(eind)rapportage, dan wel tijdens een voortgangsgesprek, dient het gebruik van de
post onvoorzien te worden toegelicht (indien van toepassing).
Voorts geldt dat de te maken/gemaakte kosten verband houdende met de aanloop- en voorbereidingsactiviteiten
van het project niet voor subsidiëring in aanmerking komen.
5. Subsidieverlening
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
In geval van goedkeuring van een projectvoorstel zal de Minister de aanvrager een
subsidiebeschikking toesturen waarin wordt aangegeven voor welk bedrag een activiteitensubsidie
wordt verleend en voorts alle verplichtingen staan vermeld die aan de subsidieverlening
verbonden zijn.
6. Betalingen
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Betaling van de subsidie geschiedt in termijnen bij wijze van voorschot en verrekening
van reeds verantwoorde kosten. Het eerste voorschot is voor een periode van 6 maanden
en wordt berekend a.d.h.v. de geraamde kosten voor het eerste jaar van uitvoering
(6/12e). Deze eerste tranche wordt betaalbaar gesteld na verzending van de subsidiebeschikking.
Verdere financiering geschiedt middels bevoorschotting op basis van de liquiditeitsbehoefte
voor steeds de volgende 6 maanden. Bij de bepaling van de liquiditeitsbehoefte dient
rekening te worden gehouden met het nog aanwezige liquiditeitssaldo (gerealiseerde
uitgaven -/- reeds ontvangen voorschot) en de rente-opbrengsten. Een betaalverzoek
kan zowel tezamen met een rapportage als tussentijds worden ingediend.
De totale bevoorschotting bedraagt maximaal 90% van het subsidiebedrag. De eindafrekening
geschiedt op basis van de werkelijk gemaakte kosten tot een maximum van de toegekende
subsidie.
7. Verantwoordingssystematiek
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Jaarlijks dient de subsidieontvanger inhoudelijk en financieel te rapporteren over
de voortgang van de project uitvoering (zie bijgevoegde annex). De rapportages dienen
in het Engels (voor projecten in Marokko in het Frans) te worden opgesteld.
Het inhoudelijk rapport dient een verslag te bevatten van voorgenomen en uitgevoerde
activiteiten met een beschrijving van de resultaten alsmede eventuele ontstane knelpunten
en de redenen voor afwijkingen van het plan van aanpak. Belangrijk is verder dat het
rapport een zelfevaluatie bevat met de mening van de uitvoerder over de voortgang
van het project en de opinies van de ontvangende partijen.
Het financieel rapport dient op dezelfde wijze te zijn ingericht als de begroting
waarvoor subsidie is verleend en geeft inzicht in de besteding van de beschikbaar
gestelde middelen alsmede een prognose voor de komende 6 maanden.
Substantiële financiële en inhoudelijke wijzigingen in de uitvoering van het project
dienen niet alleen tussentijds separaat te worden toegelicht en voor akkoord te zijn
voorgelegd maar bovendien te worden vermeld in de aanbiedingsbrief bij de rapportage.
In principe zal tweemaal per jaar een voortgangsgesprek worden gevoerd met de subsidieontvanger.
Te late indiening van de rapportages en/of het niet behalen van de geplande resultaten
kunnen aanleiding geven tot wijziging in de betaalbaarstelling van volgende termijnen
van de ter beschikking gestelde middelen.
Na afloop van de subsidieperiode zal de subsidieontvangende organisatie een verzoek
tot vaststelling van de subsidie indienen a.d.h.v. een in te dienen inhoudelijk en
financieel eindverslag (zie bijgevoegde annex).
Als de organisatie aan alle verplichtingen heeft voldaan zal de subsidie vastgesteld
worden volgens de onderhavige subsidieregeling BZ.
Indien de Minister, na overleg met de organisatie, van mening is (en blijft) dat de
bestedingen van (een deel van) de middelen niet heeft plaatsgevonden overeenkomstig
de aanvraag en/of de beschikking en/of indien de organisatie onvoldoende heeft gepresteerd,
kan de subsidie op een lager niveau worden vastgesteld. De aldus lager vastgestelde
subsidie zal eventueel tot verrekening leiden met reeds verrichte betalingen. De organisatie
wordt schriftelijk van de aldus vastgestelde bijdrage in kennis gesteld.
8. Sanctiebeleid
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
Bij het niet nakomen van de verplichtingen, zoals neergelegd in de subsidiebeschikking,
kan de Minister sancties treffen. Afhankelijk van de aard van de tekortkoming en de
omstandigheden kunnen verschillende sancties worden opgelegd; deze variëren van een
(tijdelijke) betalingsstop tot het (geheel of gedeeltelijk) terugvorderen van reeds
verrichte betalingen.
9. Controle en medewerking aan onderzoeken
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
De Minister heeft het recht een controle uit te laten voeren door een externe accountant.
Het object van controle voor de externe accountant is de door de organisatie opgestelde
financiële verantwoording over het project waarvoor subsidie is ontvangen van het
Ministerie van Buitenlandse Zaken. Daarbij onderzoekt de accountant tevens of de voorwaarden
in de subsidiebeschikking en het financieel reglement zijn nageleefd en of het jaarverslag
verenigbaar is met de jaarrekening. De voorwaarden worden vastgelegd in een Protocol
Controle Financiële Verantwoording.
De kosten voor een dergelijke controle komen voor rekening van de Minister.
De organisatie zal alle medewerking verlenen aan dergelijke controles die slechts
zullen plaatsvinden na overleg met de organisatie.
10. Slotbepaling
[Regeling vervallen per 01-01-2010]
In bijzondere gevallen kan de Minister van Buitenlandse Zaken schriftelijk gemotiveerd
van de hiervoor genoemde voorwaarden en regels afwijken.
Voorstellen tot wijziging van dit reglement worden in onderling overleg tussen de
daarvoor aangewezen organen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken/en de organisatie
vastgesteld. Wijzigingen van, danwel nadere aanvullingen op, dit financieel reglement
zijn slechts van kracht indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Annex:
Format rapportages
