Basisselectiedocument voor de zorgdragers Minister van Buitenlandse Zaken en Minister
voor Ontwikkelingssamenwerking
A. Verantwoording en toelichting
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1. Inleiding
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.1. Doel en werking van het BSD
Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar archiefbescheiden in goede, geordende en
toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet
slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden ongeacht de drager die
door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn
daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking
van de archiefwetgeving.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in
dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband schrijft
de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als overbrengingsplicht (art. 12) voor. Beide verplichtingen rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid
draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.
De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden
die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar voor blijvende
bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de
Ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats
het Nationaal Archief in Den Haag. Het Nationaal Archief is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst
(RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap
en staat onder leiding van de Algemeen Rijksarchivaris.
In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers op grond van
artikel 5 van de Archiefwet 1995 verplicht hiertoe selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden
aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring
in aanmerking komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven, waarna
de te vernietigen bestanddelen dienen te worden vernietigd.
Een Basisselectiedocument (BSD) is de vorm waarin een of meerdere selectielijst(en),
bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995 (Stb. 277), worden vastgesteld. Een selectielijst biedt de grondslag voor het vernietigen
dan wel het ter blijvende bewaring overbrengen van de neerslag van handelingen van
een zorgdrager en de onder hem ressorterende actoren. Een BSD kan bestaan uit één
of meer selectielijsten.
Een BSD is gebaseerd op een vastgesteld Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en
bestrijkt dezelfde periode als dit rapport. Eventuele afwijkingen hiervan worden in
het verslag van het driehoeksoverleg verantwoord.
Een BSD bevat in principe dezelfde handelingen als het RIO dat aan het BSD ten grondslag
ligt. Eventuele afwijkingen hierop worden in het verslag van het gevoerde driehoeksoverleg
verantwoord. Indien het RIO een begin- en eindperiode vermeldt wordt de eindperiode
niet overgenomen in het BSD, omdat dit ten onrechte zou suggereren dat alle handelingen
afgesloten zijn. Een dergelijke wijziging heeft een praktisch nut en betekent geen
nader institutioneel onderzoek.
Het handelingenblok wijkt in zoverre af van dat van het RIO dat een veld voor de waardering
wordt toegevoegd (zie leeswijzer onder 6).
Een selectielijst is een duurzaam instrument. Zo ook deze selectielijst. Enerzijds
is deze lijst bedoeld om selectie uit te kunnen voeren van archieven die zijn gevormd
in de periode 1990–2005. Anderzijds zal de lijst worden gebruikt om zogenaamde selectie
aan de bron te kunnen toepassen. Dat wil zeggen dat voor archief dat zal worden gevormd
tussen 2006 en 2026, zal gelden dat bij het aanmaken van een dossier al zoveel mogelijk
een koppeling wordt gelegd met een handeling afkomstig uit de selectielijst. Wanneer
deze selectielijst formeel is vastgesteld, kan niet alleen archief uit de periode
1990–2005 worden geselecteerd, de lijst is tevens van toepassing op archief dat wordt
gevormd gedurende de twintig jaren na 2005. Dit zal de uiteindelijke selectie van
archieven vereenvoudigen aangezien dit dossier in feite al bij het ontstaan ervan
een (voorlopige) waardering wordt toegekend. Een selectielijst vormt zo een belangrijk
onderdeel van het instrumentarium voor het beheer van de documentaire informatievoorziening
in een overheidsorganisatie.
Voor de zorgdrager dient het BSD als verantwoording tegenover de recht- en bewijszoekende
burger, die de mogelijkheid heeft tijdens de ter inzage legging invloed uit te oefenen
op het bewaar- en vernietigingsbeleid (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder d). Voor de zorgdrager kan het BSD bovendien van belang zijn voor de bedrijfsvoering
als basis voor ordeningsplannen. Bij BZ zal het BSD ook op deze wijze worden gebruikt.
De selectielijst is in samenhang met een ordenings- en beschrijvingsinstrumentarium
ontwikkeld. Dit zal toepassing van de selectielijst in de dynamische fase van dossiervorming
vereenvoudigen (bij het aanmaken van een dossier wordt al zoveel mogelijk een koppeling
gelegd met een handeling ten behoeve van de uiteindelijke selectie).
Voor de Minister die is belast met het cultuurbeleid (vertegenwoordigd door de Algemeen
Rijksarchivaris) is het BSD de verantwoording inzake het bewaar- en vernietigingsbeleid
vanuit cultureel-historisch belang (Archiefbesluit 1995, art. 2, eerste lid, onder c).
Voor de Nationaal Archief is het BSD (tezamen met het RIO) het uitgangspunt voor de
Institutionele Toegangen.
1.2. Totstandkoming
Een BSD is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de regel heeft een BSD niet
zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van één (enkele) organisatie, als wel
op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag vormen van het overheidshandelen
op een bepaald beleidsterrein. Het BSD geldt dus in principe voor de archiefbescheiden
van verschillende overheidsorganen (veelal ook diverse zorgdragers), en wel voor zover
de desbetreffende actoren op het terrein in kwestie werkzaam zijn (geweest).
In onderliggend BSD is echter gekozen voor een andere opzet. Het aantal handelingen
dat is geformuleerd waarbij anderen dan de Minister van Buitenlandse Zaken (BZ) of
de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking (OS)als actor aan de orde komen, is zeer
beperkt. De beleidsterreinen BZ en Ontwikkelingssamenwerking zijn in dit document
beschreven vanuit het perspectief van (de organisatie van) het Ministerie van BZ.
Er is in overleg met het Nationaal Archief gekozen voor deze afbakening aangezien
het een overbodige exercitie zou zijn om voor alle instanties die (al dan niet een
actieve) rol vervullen ten aanzien van het Nederlands buitenlands beleid, handelingen
te formuleren. Vrijwel elk ander departement naast BZ heeft in zijn werkzaamheden
te maken met een buitenlandaspect. De werkzaamheden die deze departementen op dit
terrein verrichten zijn veelal in kaart gebracht door de organisaties zelf. Zodoende
zijn de overige departementen in staat geweest om geheel naar eigen inzicht de handelingen
te formuleren op het voor hen gewenste abstractieniveau.
Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In een Rapport Institutioneel
Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken
en bevoegdheden van de betrokken actoren op dat beleidsterrein. De handelingen van
de overheid op het beleidsterrein staan normaliter in het RIO in hun functionele context
geplaatst. Ook in dit opzicht wijkt het RIO dat samenhangt met dit BSD af van hetgeen
standaard is. De onderzoekers hebben ervoor gekozen geen handelingen op te nemen in
het RIO maar die alleen in het BSD weer te geven. De volgende overweging lag hieraan
ten grondslag: het Ministerie van BZ is een matrixorganisatie. Dat wil zeggen dat
besturing via regio’s, beleidsthema’s en internationale organisaties zo veel mogelijk
geïntegreerd plaatsvindt. Zodoende wordt de thematische invalshoek gecombineerd met
een regionale invalshoek en eventueel een organisatorische invalshoek. Deze geïntegreerde
besturing van de BZ-organisatie ziet men duidelijk terug in het BSD, waarin werkprocessen
centraal staan. Een werkproces als ‘het volgen van ontwikkelingen en het bijhouden en ontwikkelen van kennis en ideeën’ kan betrekking hebben op zowel een thema, een regio als een forum. Om deze reden
was het niet wenselijk handelingen bij één bepaalde beschrijving in het RIO te zetten,
ze gaan immers doorgaans op voor verschillende thema’s en programma’s. In het RIO
is wel een hoofdstuk opgenomen dat betrekkingen heeft op de voornaamste werkprocessen.
Deze werkprocessen corresponderen met de categorieën die zijn gebruikt om de handelingen
in te delen in het BSD. Op deze wijze is toch een direct verband gelegd tussen het
RIO en het BSD.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten van het beheer
van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel beleid, etc.)
niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die betrekking heeft
op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van overheidsorganen
dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale BSD’s zijn van toepassing
op alle organisaties van de rijksoverheid. Horizontale lijsten worden in de praktijk
ook dikwijls PIOFACH-selectielijsten genoemd, waarmee wordt verwezen naar selectielijsten
op het gebied van: Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie
en Huisvesting.
Het niveau waarop geselecteerd wordt, is niet dat van de stukken zelf, maar dat van
de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen. Een
BSD is dus geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen
van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering (B voor
bewaren en V voor vernietigen) en indien van toepassing een vernietigingstermijn.
Deze handelingen zijn gebaseerd op werkprocessen. In een enkel uitzonderlijk geval
is, omwille van selectiedoeleinden, wel een categorie stukken opgenomen. Dat is bijvoorbeeld
het geval bij handeling 25: ‘het opstellen en afsluiten van een beschikking of contract (commiteren).’
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:
-
– de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
– de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
-
– de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
-
– het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht-
of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste betrokken zijn:
-
– een deskundige op het gebied van de organisatie en taken van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
– een deskundige ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan;
-
– (een vertegenwoordiger van) de Algemeen Rijksarchivaris.
Voor de totstandkoming van onderliggend Basis Selectie Document alsmede het daartoe
behorend Rapport Institutioneel Onderzoek zijn ongeveer 150 ambtenaren van het Ministerie
van BZ geïnterviewd. In de meeste gevallen betrof het beleidsmedewerkers of themadeskundigen,
afdelingshoofden en (plaatsvervangend) directeuren. De interviewverslagen zijn gedocumenteerd
en vormden een belangrijke informatiebron voor zowel het RIO als het BSD.
Het beleidsterrein Nederlands buitenlands beleid kent reeds twee vastgestelde selectielijsten,
te weten: Basisselectiedocument Buitenland 1945–1990 en Basisselectiedocument Ontwikkelingssamenwerking
1965–1990. Deze BSD’s zijn gepubliceerd in de Staatscourant in november 2002. Beide
BSD’s zijn gebaseerd op Gedane Buitenlandse Zaken. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein buitenland,
ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie van Buitenlandse Zaken, 1945–1990 [1994]. Het Ministerie van BZ heeft besloten beide selectiedocumenten te herzien. Aan deze
beslissing lag voornamelijk ten grondslag dat de selectielijsten die betrekking hadden
op archief dat is gevormd in de periode 1945–1990 voornamelijk handelingen op organisatie(onderdeel)
beschreven. Organisatiestructuren zijn doorgaans onderhevig aan verandering en dat
ging ten koste van de duurzaamheid van de lijsten. Dat deed BZ besluiten de lijsten
te actualiseren en deze in te richten op de voornaamste werkprocessen van de Minister
van BZ en/of de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking. Zodoende is onderliggend
BSD tot stand gekomen. Dit BSD is gebaseerd op het rapport institutioneel onderzoek
nr……, Het Nederlands Buitenlands Beleid Binnenstebuiten gekeerd opgesteld door drs. H. Kabos, drs. L. Boer, drs. B. Duizer en drs. M.C.L. Gimbrère,
Den Haag 2006.
Zowel het geactualiseerde RIO als het BSD is in de conceptfase voorgelegd aan de Archiefcommissie
van het Ministerie van BZ. Deze commissie werd in 2000 opnieuw ingesteld en heeft
als doel het creëren van extra waarborgen ten aanzien van archiefbeheer en -selectie
op het Ministerie door middel van het verstrekken van advies. Anno 2006 bestaat deze
commissie uit zo’n zeven vaste leden die allen kunnen worden beschouwd als deskundigen
ten aanzien van het Nederlands buitenlands beleid. De commissie wordt momenteel voorgezeten
door prof. dr. A.E. Kersten.
Wat betreft de geldigheidsduur van onderliggende selectielijst wordt uitgegaan van
de wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet
dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen
te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen
archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst. Elke selectielijst
wordt na advies van de Raad voor Cultuur vastgesteld door de Minister van OCW en de
Minister wie het mede aangaat. De vastgestelde lijsten worden in de Staatscourant
gepubliceerd.
2. Het beleidsterrein
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
2.1. Omschrijving
Het beleidsterrein Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking bestaat uit een
breed scala van deelaspecten. Deze deelaspecten hebben als overeenkomst dat ze bedoeld
zijn om de Nederlandse overheid instrumenten te bieden om het Nederlands buitenlands
beleid vorm te geven. Dit BSD bestrijkt alle deelaspecten. In het bijbehorend RIO
Het Nederlands Buitenlands Beleid Binnenstebuiten gekeerd treft u een uitgebreide beschrijving aan van de beleidsterreinen Buitenlandse Zaken
en Ontwikkelingssamenwerking in de periode 1990–2005.
2.2. Doelstellingen
Elke dag en elk uur behartigt het Ministerie van BZ de belangen van het Koninkrijk
der Nederlanden in het buitenland. Als naar buiten gericht land zet Nederland zich
van oudsher in voor de internationale rechtsorde. Nederland bouwt mee aan een veilige,
stabiele en welvarende wereld. Daarnaast zet ons land zich in om conflicten, armoede
en onrecht tegen te gaan. BZ geeft, in overleg met andere Ministeries, vorm aan het
Europa van de toekomst en zorgt ervoor dat Nederland in de EU met één stem spreekt.
Op meer dan 150 plekken in de wereld en in Den Haag doen landgenoten, bedrijven en
instellingen een beroep op de kennis van medewerkers van het Ministerie van BZ.
Doelstellingen van buitenlands beleid zijn het bevorderen van de betrekkingen tussen
het Koninkrijk der Nederlanden en andere landen en het bevorderen van een rechtvaardige
wereld waarin vrede en veiligheid, welzijn en menselijke waardigheid zijn gewaarborgd.
Deze doelstellingen zijn afkomstig uit het Introductiedossier 2002 opgesteld door
het Bureau Secretaris-Generaal (juli 2002). In brede zin richt het beleid zich op
vijf hoofddoelstellingen, te weten:
-
– Bevorderen internationale ordening;
-
– Bevorderen vrede, veiligheid en stabiliteit;
-
– Bevorderen Europese integratie;
-
– Bestrijden duurzame armoede;
-
– Bevorderen Nederlandse bilaterale betrekkingen.
Het Nederlands buitenlands beleid is bij uitstek een beleidsterrein dat veel raakvlakken
heeft met andere beleidsterreinen. De taken van het Ministerie van BZ bestaan onder
meer uit het voorbereiden en het uitvoeren van beleid dat betrekking heeft op thema’s
die specifiek behoren tot het beleidsterrein van Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking
(te denken valt onder meer aan het veiligheidsbeleid en institutionele aangelegenheden
in het kader van de Europese Unie); het verlenen van diensten aan Nederlanders in
den vreemde; en het onderhouden van betrekkingen met buitenlandse regeringen en internationale
organisaties. Daarnaast is het Ministerie van BZ verantwoordelijk voor de coördinatie
van het Nederlands buitenlands beleid in zijn geheel. De coördinerende taak van BZ
lijkt wat minder tastbaar te zijn dan de overige taken van het Ministerie van BZ.
Daarom volgt hier een korte uitleg over deze specifieke taak. De coördinerende rol
houdt in dat BZ de eenheid van het Nederlands buitenlands beleid bewaakt ongeacht
het aan de orde zijnde beleidsterrein. De coördinerende taak loopt dwars door alle
beleidsmatige en dienstverlenende taken heen. Hierover meer in Gedane Buitenlandse Zaken. Een institutioneel onderzoek naar de beleidsterreinen buitenland
en ontwikkelingssamenwerking 1945–1990 (Den Haag 2000).
De coördinatie is gericht op het bepalen en inbrengen van het intra- en/of interdepartementale
standpunt en omvat een of meer van de volgende activiteiten:
-
– het organiseren van het leveren van inhoudelijke bijdragen;
-
– het zorg dragen voor (organiseren van) de afstemming van het standpunt;
-
– de eindredactie van documenten waarin het standpunt is verwoord, eventueel in de vorm
van een instructie;
-
– het plegen van vooroverleg met andere deelnemers van het (internationale) forum teneinde
medestanders voor het (Nederlands of BZ-) standpunt te vinden (lobbyen);
-
– het inbrengen van het (Nederlands of BZ-) standpunt in het (internationale) forum;
-
– het opstellen van een verslag (of anderszins terugkoppelen van bereikte resultaten);
-
– het inlichten van de andere betrokken departementen omtrent de resultaten;
-
– het organiseren van of het toezien op de uitvoering van genomen besluiten.
De coördinerende rol van BZ werd nog eens benadrukt door de kabinetten-Balkenende
I en II. Zij gaven aan een multidimensionale aanpak voor te staan van vraagstukken
waar Nederland internationaal mee wordt geconfronteerd. Het Kabinet formuleerde het
als volgt: ‘Alleen een integrale benadering biedt kans van slagen. De regering zal zowel binnen
het Ministerie van Buitenlands Zaken als interdepartementaal en internationaal blijven
werken aan een gecoördineerde en coherente benadering van de internationale vraagstukken,
met inzet van de meest effectieve en efficiënte combinatie van diplomatieke- en veiligheidspolitieke
middelen.’ Deze passage is afkomstig uit Al doende leren en al lerende doen (Den Haag 2005), een rapport van het Ministerie van BZ.
2.3 Afbakening
Vrijwel alle overige Ministeries hebben te maken met een buitenlands aspect wat betreft
de beleidsterreinen waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen. Hieronder zal daar nader
op worden ingegaan. Van alle overige zorgdragers zijn de beleidsterreinen inclusief
bijbehorende rapporten institutioneel onderzoek benoemd die in belangrijke mate een
internationale component in zich dragen. Uitzonderingen zijn de Minister van Algemene
Zaken en de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De beleidsterreinen van
beide Ministers richten zich voornamelijk op nationale aangelegenheden en vertonen
in veel mindere mate overlap met de beleidsterreinen Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking
dan andere beleidsterreinen.
Vreemdelingenbeleid (rapportnummer 23): Minister van Justitie
De Minister van BZ heeft naast de Minister van Justitie een belangrijke stem in het
vreemdelingenvraagstuk en dan met name de groep asielzoekers cq. vluchtelingen. De
verantwoordelijkheid van de Minister van BZ richt zich onder meer op het asiel- en
vluchtelingenbeleid, het paspoortenbeleid, het visumbeleid en de consulaire zorg.
Op het terrein van het toelaten van vluchtelingen blijkt overduidelijk dat de werkzaamheden
van Justitie en BZ in elkaars verlengde liggen. De Minister van BZ kreeg op basis
van het Vluchtelingenbesluit van 1 januari 1957 medebeslissingsrecht in de toelating
van vluchtelingen. Dit medebeslissingsrecht hield weliswaar in 1991 op te bestaan
maar de informatietaak bleef behouden . De Minister van BZ legt in de vorm van algemene
en individuele ambtsberichten aan de Minister van Justitie de situatie in het land
van herkomst van de desbetreffende vluchteling voor. De Minister van Justitie maakt
van deze informatie gebruik bij zijn beslissing om al dan niet toelating te verschaffen.
Bovendien coördineert de Minister van BZ internationaal overleg op dit terrein. Ook
op het gebied van visumverlening vervult BZ een belangrijke taak. Afhankelijk van
de aard van de visumaanvraag, vindt behandeling van de aanvraag van een visum plaats
binnen het Ministerie van BZ of Justitie. Ten slotte zet de laatste jaren een nieuwe
trend door en wordt de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking betrokken bij het ontwikkelen
van het nationale vluchtelingenbeleid. Duidelijk moge zijn dat ten aanzien van het
vreemdelingenvraagstuk taken regelmatig over en weer zijn geschoven tussen de twee
genoemde departementen. De taken die de Minister van Justitie inzake het vreemdelingenbeleid
verricht staan beschreven in het RIO (23) De toelating van vreemdelingen. Een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein
de toelating van vreemdelingen van het Ministerie van Justitie, 1945–1993.
Militaire operatiën (rapportnummer 50): Minister van Defensie
Militaire operatiën is een beleidsterrein met een overduidelijke internationale component.
De Minister van BZ en de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking spelen een niet te
verwaarlozen rol op dit beleidsterrein en werken nauw samen met de eerstverantwoordelijke,
de Minister van Defensie. Deze samenwerking komt onder meer tot uitdrukking in de
volgende werkzaamheden: het afstemmen met de Minister van Defensie over de uitvoering
van humanitaire noodhulp, het zorg dragen van de handhaving en bevordering van de
internationale rechtsorde en het voorbereiden en vaststellen van wet- en regelgeving
met betrekking tot de Staat van Oorlog, Staat van Beleg of een andere (militaire)
uitzonderingstoestand, in overleg met de Minister van Defensie. Militaire operatiën
vinden plaats in het kader van het handhaven van de internationale vrede en veiligheid,
een thema dat in de Nederlandse politiek hoog op de agenda staat. Nederland vaart
op dit terrein geen solistische koers en zoekt aansluiting bij diverse internationale
fora zoals de NAVO, WEU en EG/EU. De Ministers van Defensie en BZ bereiden in het
algemeen samen de besluitvorming voor inzake Nederlandse deelname aan crisisbeheersingsoperaties
die tegenwoordig doorgaans in internationaal verband plaatsvinden. Het beleidsterrein
militaire operatiën komt aan bod in het RIO (50) Te land, ter zee en in de lucht. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen
op het beleidsterrein militaire operatiën van het Ministerie van Defensie en voorgangers,
1945–1993.
Internationaal financieel en monetair beleid (126): Minister van Financiën
De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking is met de Minister van Financiën medeverantwoordelijk
voor het beleid van de Wereldbank en de regionale ontwikkelingsbanken. Om en om benoemen
de Ministers van Financiën en BZ de Nederlandse vertegenwoordigers bij de Wereldbank
en regionale ontwikkelingsbanken. Ook de Minister van BZ verricht werkzaamheden die
te maken hebben met het internationale financiële en monetaire beleid. Zo bestaat
tussen de Minister van Financiën en de Minister van BZ een gedeelde verantwoordelijkheid
betreffende het beleid van de European Bank for Reconstruction and Development (EBRD), en is de Minister van BZ eerstverantwoordelijke bewindspersoon voor de Ontwikkelingsbank
van de Raad van Europa. Een van de taken die deze verantwoordelijkheid met zich meebrengt
is dat het Eigenmiddelenbesluit EU op de agenda van de Minister van BZ staat. De samenwerking
tussen beide bewindspersonen staat beschreven in het RIO (126) Internationaal financieel en monetair beleid. Een institutioneel onderzoek naar de
handelingen en taken van de rijksoverheid ten aanzien van het beleidsinstrument internationaal
financieel en monetair beleid, 1945–1995 van het Ministerie van Financiën.
Agrarische handelspolitiek en exportbevordering (80): Minister van Landbouw, Natuur
en Voedselkwaliteit
Op dit beleidsterrein spelen drie actoren een belangrijke rol, te weten de Minister
van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, de Minister van Economische Zaken en de
Minister van BZ. De taak van de laatste spits zich toe tot de algemene coördinatie
van het buitenlandse beleid. Nederland zet in op liberalisatie van de handel. Dit
mede met het oog op het creëren van meer markttoegang van ontwikkelingslanden tot
de globale markt. De agrarische handelspolitiek en exportbevordering zijn in dit verband
belangrijke onderwerpen. De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking heeft dit als
aandachtsgebied en werkt in die zin samen met de Minister van Landbouw, Natuur en
Voedselkwaliteit. De agrarische handelspolitiek is beschreven in het RIO (80) Agrarische handelspolitiek en handelsbevordering. Een institutioneel onderzoek naar
taken en handelingen van actoren op het gebied van de agrarische handelspolitiek,
internationale samenwerking en exportbevordering ten aanzien van agrarische en visserijproducten,
en naar de agrarische vertegenwoordiging in het buitenland, vanaf 1945. Ministerie
van Landbouw, Natuur en voedselkwaliteit.
Telecommunicatie en post (4): Minister van Verkeer en Waterstaat
Met de toenemende Europese integratie van de afgelopen decennia zijn in Europees verband
ten aanzien van verschillende beleidsterreinen aparte commissies en raden opgericht.
Een voorbeeld daarvan is de Telecommunicatie- en Postraad. Indien besluiten van algemeen
politieke aard moeten worden genomen, vormen de Ministers van BZ van de lidstaten
de Raad; in andere gevallen de Ministers die bevoegd zijn voor de onderwerpen die
op de agenda staan. De vergaderingen van de Raad worden voorbereid tijdens de Coreper-instructievergadering.
Deze vergadering wordt voorgezeten door een ambtenaar van het Ministerie van BZ. Wanneer
een officieel Nederlands standpunt in de Telecommunicatie- en Postraad wordt verkondigd,
wordt dit voorbereid in een bijeenkomst van de Coördinatiecommissie voor Europese
Integratie en Associatieproblemen (CEIA of CoCo). Dergelijke vergaderingen worden
voorgezeten door de staatssecretaris van Europese Zaken. Het beleidsterrein Telecommunicatie
en Post wordt besproken in het RIO (4) Telecommunicatie en de post in Nederland : een institutioneel onderzoek op het beleidsterrein
telecommunicatie en post, 1945–1990. Ministerie van Verkeer en Waterstaat.
Bevolkingsadministratie en reisdocumenten (138): Minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties
De Minister van Binnenlandse Zaken is eerstverantwoordelijke voor het beleid ten aanzien
van bevolkingsadministratie en reisdocumenten. De Minister van BZ speelt op dit terrein
ook een rol. Bijvoorbeeld bij het onderwerp biometrie is dit het geval. In Europees
verband zijn de afgelopen jaren aangescherpte foto-eisen doorgevoerd o.a. met betrekking
tot kwaliteit en maatvoering. Met de invoering van de nieuwe reisdocumenten hingen
ook beleidsmatige aspecten samen. Zo kwam de vraag aan de orde in welke mate de nieuwe
reisdocumenten in overeenstemming waren met de paspoortwet en -regelgeving. BZ was
betrokken bij interdepartementaal overleg op dit terrein en was bewaker van de eenheid
van het Nederlands buitenlands beleid. Het interdepartementaal overleg werd aangestuurd
door een BZ-werkgroep onder leiding van de BZ-biometriecoördinator. Meer over dit
specifieke beleidsterrein is te vinden in het RIO (138) bevolkingsadministratie en reisdocumenten, 1945–1999. Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties.
Wetenschapsbeleid (96): Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Het wetenschapsbeleid heeft ook een internationale component. Met name de Minister
voor Ontwikkelingssamenwerking houdt zich een gedeelte van haar tijd met dit onderwerp
bezig. Een voorbeeld hiervan is de Raad van Advies voor het Wetenschappelijk Onderzoek
in het kader van Ontwikkelingssamenwerking (RAWOO), die is ingesteld door de Minister
voor Ontwikkelingssamenwerking. Deze raad brengt strategische adviezen uit over onderzoek
naar ontwikkelingssamenwerking. Ambtenaren van BZ, Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
en Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen zijn als adviserende leden aan de RAWOO verbonden.
Een van de taken van de Raad is het afstemmen van onderzoek op maatschappelijke behoeften
in ontwikkelingslanden. Het wetenschapsbeleid staat beschreven in het RIO (96) Wetenschapsbeleid : een institutioneel onderzoek naar het wetenschapsbeleid van de
rijksoverheid in de periode, 1945–1999. Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
Buitenlandse Economische Betrekkingen (145): Minister van Economische Zaken
Het Ministerie van Economische Zaken beschikt over een apart organisatieonderdeel
dat zich intensief bezighoudt met buitenlandse economische betrekkingen (BEB). Tussen
de BEB en de Minister van BZ bestaat intensieve samenwerking. Dit komt op een aantal
terreinen tot uitdrukking waaronder het terrein van de totstandkoming van investeringsbeschermingsovereenkomsten
en het bijdragen aan het Internationaal Centrum voor de regeling van Investeringsgeschillen
(ICSID). Economische betrekkingen zijn doorgaans niet los te zien van diplomatieke
betrekkingen met andere landen. Ten aanzien van economische betrekkingen met het buitenland
uit deze betrokkenheid zich bijvoorbeeld op het gebied van het (mede) tot stand brengen
van (bilaterale) verdragen die onder andere zijn gericht op handelsbevordering en
het bijdragen aan de Nederlandse inbreng tijdens internationale conferenties. Het
beleidsterrein buitenlandse economische betrekkingen is bij uitstek een terrein waarop
de twee Ministers acteren. Dit staat uitgebreid beschreven in het RIO (145) Buitenlandse Economische Betrekkingen, 1945–2006. Ministerie van Economische Zaken.
Internationaal milieubeheer (94): Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening
en Milieu
Milieuproblemen hebben een grensoverschrijdend karakter. Een effectief beleid kan
slechts worden gevoerd indien internationale afstemming plaatsvindt. Deze afstemming
loopt voor een deel parallel met internationale contacten op economisch terrein, omdat
er normen worden gesteld aan ondernemingen. De internationale afspraken op dit beleidsterrein
zijn enerzijds de verantwoordelijkheid van de Minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieu. Anderzijds zijn de Ministers van BZ en voor Ontwikkelingssamenwerking
betrokken met name daar waar het gaat om internationale verdragen en onderhandelingen
met internationale organisaties zoals de Verenigde Naties en de Europese Unie. Dit
staat onder andere beschreven in het RIO (94) Milieubeheer : een institutioneel onderzoek naar de handelingen van diverse actoren
op het beleidsterrein milieubeheer en de thans daaronder vallende taken van het Ministerie
van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, 1945–1994. Ministerie
van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu.
Internationale samenwerking in de volksgezondheid (115): Minister van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport
Het beleidsterrein volksgezondheid heeft ook een internationale component. Ziekten
houden niet op bij grenzen en daarom is internationale samenwerking nodig. Bovendien
is steeds meer behoefte aan de uitwisseling van expertise voor het voeren van een
actief internationaal volksgezondheidsbeleid. Het internationale volksgezondheidsbeleid
is steeds meer onder invloed komen te staan van het beleid van de Ministeries BZ en
Economische Zaken. Om de doelstellingen van het internationale volksgezondheidsbeleid
te realiseren, zijn tal van multilaterale verdragen gesloten. Deze trend is al ingezet
vanaf de jaren vijftig en is sindsdien niet meer afgenomen. BZ is nauw betrokken bij
de totstandkoming van dergelijke verdragen, zowel in de fase van de onderhandelingen
als de uiteindelijke vaststelling van de verdragstekst. De samenwerking die plaatsvindt
tussen de Minister van BZ en de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport staat
ook beschreven in het RIO (115) Internationale samenwerking in de volksgezondheid:een institutioneel onderzoek naar
het overheidshandelen op het terrein van de internationale volksgezondheid, 1945–1996.
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
2.4. Actoren opgenomen in het BSD
In onderliggend selectiedocument is slechts een beperkt aantal ‘overige actoren’ genoemd.
De opstellers van dit BSD hebben er bewust voor gekozen hoofdzakelijk handelingen
op te stellen die worden uitgevoerd door de actor Minister BZ of de Minister voor
Ontwikkelingssamenwerking. Gezien het feit dat vrijwel elk departement handelingen
verricht die (deels) een internationaal karakter dragen, is besloten de formulering
van deze handelingen over te laten aan de desbetreffende vakdepartementen. Zodoende
worden de vakdepartementen in staat gesteld de internationaal getinte handelingen
naar eigen inzichten te formuleren en het gewenste abstractieniveau daarin aan te
geven. Het Ministerie van BZ is steeds betrokken geweest bij de vaststelling van dergelijke
handelingen middels het driehoeksoverleg dat standaard deel uitmaakt van de PIVOT-vaststellingsprocedure.
De ‘overige actoren’ die wel in de lijst zijn opgenomen, zijn organen van de rijksoverheid
die ressorteren onder de Minister van BZ of de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking,
of organen die een van beide Ministers gevraagd of ongevraagd voorzien van advies
(adviescommissies).
Van onderstaande actoren zijn handelingen opgenomen:
Minister van Buitenlandse Zaken
De voornaamste taken van de Minister van BZ zijn als volgt te omschrijven: het onderhouden
en verzorgen van betrekkingen van Nederland met vreemde mogendheden en internationale
organisaties; het behartigen en beschermen van belangen van Nederlanders met betrekking
tot of in het buitenland; het verzamelen en verstrekken van inlichtingen over het
buitenland aan de regering en aan Nederlanders; het behandelen van aangelegenheden
betreffende vreemdelingen in Nederland verblijvende, of zich uit of naar Nederland
begevende. De beleidsthema’s die van oudsher tot het takenpakket van de Minister van
BZ behoren zijn onder andere Europese Samenwerking, veiligheid, het onderhouden van
formele betrekkingen en consulaire en protocollaire zaken.
Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking
Vanaf de jaren ’90 hebben zowel Ministers voor Ontwikkelingssamenwerking als een staatssecretaris
voor Ontwikkelingssamenwerking de verantwoordelijkheid gedragen voor dit beleidsterrein.
In de periode 1990 (1989)–2002 trad een Minister voor ontwikkelingssamenwerking op
als eerstverantwoordelijke. Gedurende de formatie van het eerste kabinet-Balkenende
werd besloten dit ambt terug te brengen tot dat van staatssecretaris. Deze wijziging
was geen lang leven beschoren. Op 27 mei 2003 werd Van Ardenne-Van der Hoeven benoemd
tot Minister voor Ontwikkelingssamenwerking in het tweede kabinet-Balkenende. Met
het oog op uniformiteit wordt in onderliggend BSD en bijbehorend RIO louter gesproken
van de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking.
Overzicht ambt Minister voor Ontwikkelingssamenwerking/Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking:
-
– Kabinet-Lubbers III 1989–1994. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking drs. J.P. Pronk.
-
– Kabinet-Kok I 1994–1998. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking drs. J.P. Pronk.
-
– Kabinet-Kok II 1998–2002. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking mr. E.L. Herfkens.
-
– Kabinet-Balkenende I 2002–2003. Staatssecretaris voor Ontwikkelingssamenwerking A.M.A.
Van Ardenne-Van der Hoeven.
-
– Kabinet-Balkenende II 2003–heden. Minister voor Ontwikkelingssamenwerking A.M.A. Van
Ardenne-Van der Hoeven.
Staatssecretaris van Buitenlandse Zaken (belast met Europese Zaken)
In 1956 werd het ambt van staatssecretaris van BZ ingesteld. Deze is belast met Europese
Zaken. Rond de eeuwwisseling kreeg de staatssecretaris bovendien enkele andere taken
toebedeeld: tussen 1998–2002 was hij tevens belast met asiel- en migratievraagstukken
en vanaf 2002 tot heden is hij verantwoordelijk voor het internationale cultuurbeleid.
De staatssecretaris ressorteert onder de Minister van BZ en zodoende is deze laatste
eindverantwoordelijke voor het doen en laten van de staatssecretaris bij de vervulling
van zijn taken. Aangezien de staatssecretaris een ondergeschikte positie bekleedt
ten aanzien van de Minister, wordt hij niet als actor vermeld in onderliggend BSD
en bijbehorend RIO.
Overzicht ambt staatssecretaris van BZ:
-
– Kabinet-Lubbers III 1989–1994. Staatsecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking),
P. Dankert.
-
– Kabinet-Kok I 1994–1998. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking),
mr. M. Patijn.
-
– Kabinet-Kok II 1998–2002. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese zaken en asiel-
en migratievraagstukken), drs. D.A. Benschop.
-
– Kabinet-Balkenende I 2002–2003. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking
en internationaal cultuurbeleid), mr. drs. A. Nicolaï.
-
– Kabinet-Balkenende II 2003–heden. Staatssecretaris van BZ (belast met Europese samenwerking
en internationaal cultuurbeleid, nu met als titel in buitenlandse contacten ‘Minister
for European Affairs’), mr. drs. A. Nicolaï. Op 7 juli 2006 werd Nicolaï benoemd tot
Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties (BVK) van het kabinet-Balkenende
III. De functie van staatssecretaris van BZ is sindsdien onvervuld gebleven.
(Advies)commissies:
Er kan onderscheid worden gemaakt wat betreft commissies die een rol spelen in het
Nederlands buitenlandse beleid. Ten eerste kan er sprake zijn van interdepartementale
commissies waarvan BZ het secretariaat voert. Dat geldt bijvoorbeeld voor de Coördinatiecommissie
voor Europese Integratie- en Associatieproblemen (CoCo) en de Coördinatiecommissie
voor Internationale Milieuaangelegenheden (CIM). Ten tweede kan het gaan om interdepartementale
commissies waarin BZ zitting heeft en die worden voorgezeten door andere departementen.
Voorbeelden hiervan zijn de Ministeriële commissie voor de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
en de commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en nationaliteit.
Daarnaast worden de Ministers van BZ en voor Ontwikkelingssamenwerking in raad en
daad bijgestaan door verschillende (externe) adviescommissies. Van dergelijke commissies
is een handeling opgenomen in onderliggend BSD (nummer 117). Enkele voorbeelden van
adviescommissies zijn de Adviescommissie Mensenrechten Buitenlands beleid (ACM) en
de Adviesraad Internationale Vraagstukken (AIV). Ten slotte is een aantal overige
commissies van belang voor het werkterrein van de Ministers van BZ en voor Ontwikkelingssamenwerking.
Dit zijn met name de commissies die zijn opgericht in internationaal verband zoals
het Committee on the Challenge of Modern Society (CCMS) en Permanente Consultatieve
Commissie voor Buitenlandse Politiek (Comité de coordination politique; COCOPO ),
die voornamelijk het doel hebben internationale samenwerking te bevorderen. Voor een
uitgebreide opsomming van commissies die acteren op het beleidsterrein BZ en Ontwikkelingssamenwerking,
zie bijlage 1.
3. De selectie
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
3.1. Selectiedoelstelling
De doelstelling van het Nationaal Archief bij de selectie van overheidsarchieven is
dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden
gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn
om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid
ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke
gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.
Deze selectiedoelstelling wordt in het BSD toegepast op het betreffende beleidsterrein.
3.2. Selectiecriteria
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd
aan de hand van de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997
door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en
KNHG.
Handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Algemeen selectiecriterium
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de Ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Naast de algemene criteria kunnen door de zorgdrager(s) en het Nationaal Archief,
eveneens binnen het kader van de selectiedoelstelling, gezamenlijk beleidsterrein-specifieke
criteria worden geformuleerd. Deze criteria worden doorlopend genummerd, waarbij wordt
aangesloten bij de zes algemene criteria (dus vanaf 7).
Conform het Archiefbesluit 1995, art. 5, onder d 1° worden in het BSD de algemene criteria en eventuele beleidsterrein-specifieke criteria
opgesomd om verantwoording te geven van de wijze waarop toepassing is gegeven aan
het selectiebeleid.
Overigens verlangt art. 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 276) dat selectielijsten de mogelijkheid bieden om neerslag die met een
V is gewaardeerd in speciale gevallen te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium.
Hiertoe wordt de volgende formule in het BSD opgenomen:
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde,
als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen
van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
Door BZ is nader invulling gegeven aan bovengenoemd uitzonderingscriterium (art. 5E van het archiefbesluit). Voor de periode 1990–2005 is een zogenaamde lijst met bijzondere gebeurtenissen
opgesteld. Per organisatieonderdeel is geïnventariseerd welke dossiers feitelijk gezien
na selectie zouden moeten worden vernietigd maar welke op grond van hun maatschappelijke
en historische waarde toch voor bewaring in aanmerking komen. Te denken valt aan de
dossiers betreffende de visumaanvragen van Poncke Princen en het strafproces van de
Thaise overheid tegen Machiel Kuijt. Het Ministerie van BZ is voornemens in de toekomst
jaarlijks een inventarisatie van dergelijke dossiers te maken.
4. Werkprocessen en classificatieschema
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
4.1. Inleiding
Om een selectielijst optimaal toepasbaar te maken, is het van belang dat deze zo dicht
mogelijk aansluit bij de bestaande archiveringspraktijk. In 2003 is binnen het Ministerie
van BZ een project gestart om de archiveringsmethodiek deels te herzien en aan te
laten sluiten bij de komende digitalisering van de informatiehuishouding van BZ. Eén
van de producten van dit project is een raamwerk voor een procesclassificatie.
Een procesclassificatie is een beschrijving en categorisering van werkprocessen. Het
is een classificatiesysteem voor de werkprocessen van BZ. Het heeft een tweeledige
functie: het is een instrument voor de benoeming van werkprocessen en het is een instrument
voor ordening van archiefbestanddelen.
Als uitgangspunt is een procesclassificatie gebruikt, die tijdens het digitaliseringstraject
bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken is opgesteld. Voor zover de werkprocessen
van het Ministerie van BZ afwijken van die van het Ministerie van Binnenlandse Zaken,
zijn er – op basis van het institutioneel onderzoek – wijzigingen aangebracht.
Voor een overkoepelende ordening van het archief van BZ zou een van de volgende grondslagen
kunnen worden gekozen: ordening naar organisatiestructuur; ordening naar onderwerp;
ordening naar functie (handeling); ordening naar Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording
(VBTB); of ordening naar processen (werkprocessen). Om de volgende redenen wordt gekozen
voor een ordening op de grondslag van processen in plaats van een van de andere grondslagen.
Organisatieonderdelen en onderwerpen (en hun benoeming) veranderen vaak, processen
minder vaak: een ordening naar processen vermindert de beheerlast. De structuur van
het geheel van handelingen, gebaseerd op de benoeming van functies in wet- en regelgeving,
wijkt soms af van de structuur van het geheel van werkprocessen en is daarom te weinig
herkenbaar. Dit geldt eveneens voor de VBTB-structuur. Een secundaire ordening op
basis van processen sluit aan bij de zaakswijze ordening als primaire ordening: beide
zijn gebaseerd op het werkproces.
De Methode van Institutioneel Onderzoek gaat ook uit van analyse en beschrijving van
werkprocessen (lees: handelingen). Voor de indeling van de in deze selectielijst beschreven
handelingen en voor de methode van analyse is aansluiting gezocht bij de indeling
die ook in de procesclassificatie is gehanteerd. In feite zijn de handelingenlijst
(of selectielijst) en de procesclassificatie via één gelijktijdig uitgevoerde analyse
tot stand gekomen. Hierdoor is de verwachting gerechtvaardigd dat in de komende jaren de dossiervorming
zo zal worden ingericht, dat al tijdens de vorming van de dossiers rekening kan worden
gehouden met de vastgestelde bewaar- en vernietigingstermijnen.
4.2. Hoofdwerkprocessen bij het Ministerie
Aan de procesclassificatie ligt het volgende model van het proces van BZ ten grondslag.
Dit model is in hoofdzaak gebaseerd op de Informatie-Atlas Ministerie van Buitenlandse Zaken (O&I, 1996), het Rapport institutioneel onderzoek (RIO) over BZ in de periode 1945–1990 (DDI, 1994) en op Toelichting op het ordeningsmodel (Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2004) en de website van het Ministerie van BZ
(2006).
Bepalend voor de taakinhoud van een Ministerie is de algemene beleidsdoelstelling
van dat Ministerie. De huidige algemene doelstelling van BZ luidt: ‘Het bevorderen van het welzijn van het Koninkrijk in zijn betrekkingen met het buitenland
en het beschermen van het Koninkrijk tegen aantasting van buitenaf, alsmede het bevorderen
van een rechtvaardige wereld, meer specifiek vrede en veiligheid, menselijk welzijn
en menselijke waardigheid.
Deze algemene beleidsdoelstelling is uitgewerkt in de vijf hoofddoelstellingen van
het buitenlands beleid, namelijk:
-
1. Bevorderen van internationale ordening;
-
2. Bevorderen van internationale vrede, veiligheid en stabiliteit;
-
3. Europese samenwerking;
-
4. Duurzame armoedebestrijding;
-
5. Onderhouden en bevorderen van bilaterale betrekkingen.
Om deze vijf hoofddoelstellingen te bereiken worden de volgende zeven hoofdprocessen
uitgevoerd:
De in dit model geïdentificeerde hoofdprocessen van BZ zijn in de loop van de afgelopen
decennia in de kern ongewijzigd gebleven . Er past wel een kanttekening bij. BZ is verantwoordelijk voor de eenheid van het
buitenlands beleid. Deze coördinatie loopt veelal dwars door de beleidsmatige en dienstverlenende
taak heen en is om die reden niet als zelfstandig hoofdproces opgenomen.
Deze hoofdprocessen zijn nader onderverdeeld in de procesclassificatie. De handelingen
in dit BSD zijn daarop gebaseerd. De handelingen zoals in deze lijst worden gehanteerd,
komen dus overeen met werkprocessen. In het bijhorende Rapport Institutioneel Onderzoek
zijn de onderwerpen beschreven ten aanzien waarvan deze handelingen worden uitgevoerd.
Zo wordt er bijvoorbeeld beleid ontwikkeld ten aanzien van alle thema’s die in het
RIO zijn beschreven. Hiervoor is niet telkens per thema een aparte handeling opgenomen,
maar geldt de relatief abstracte handeling nr. 5 (het voorbereiden, opstellen en (laten)
vaststellen van de hoofdlijnen van het beleid).
4.3. Classificatieschema
1. Primaire processen
1.1. Kennisontwikkeling
1.1.1. Kennisontwikkeling algemeen
1.1.2. Rapportages en analyses
1.1.3. Wetenschappelijk onderzoek
1.1.3.1. Opdracht en vaststelling
1.1.3.2. Onderzoek
1.2. Beleidsontwikkeling
1.2.1. Beleid
1.2.1.1. Beleid hoofdlijnen
1.2.1.2. Beleid ad hoc
1.2.2. Jaarplannen en -verslagen
1.2.3. Advisering Regering
1.2.3.1. Informeren staatsorganen
1.2.3.2. Advisering Ministerraad
1.2.3.3. Advisering Onderraden
1.2.4. Beleidsinstrumenten
1.2.5. Evaluatie beleid
1.2.5.1. Evaluaties
1.2.5.2. Evaluatie beleidsuitvoering
1.2.5.3. Statistieken beleidsuitvoering
1.2.5.4. Rapportages OESO/DAC
1.2.5.5. Peer reviews OESO/DAC
1.3. Beleidsuitvoering
1.3.1. Beleidsuitvoering algemeen
1.3.2. Advisering andere departementen
1.3.3. Uitvoeringskader
1.3.3.1. Instelling beleidsinstrument
1.3.4. Themavoering
1.3.4.1. Budgetten thema’s
1.3.5. Financiering en uitvoering projecten
1.3.5.1. Identificatie
1.3.5.2. Beoordeling
1.3.5.3. Beschikkingen, contracten en mandaten
1.3.5.4. Uitvoering en monitoring
1.3.5.5. Beëindiging en evaluatie
1.3.5.6. Twijfelparagraaf
1.3.6. Financiering en uitvoering programma’s
1.3.6.1. Programma’s
1.3.6.1.1. Instelling, wijziging en beëindiging
1.3.6.1.2. Beschikkingen, contracten en mandaten
1.3.6.1.3. Uitbesteding
1.3.6.1.4. Uitvoering en monitoring
1.3.6.1.5. Evaluatie
1.3.6.1.6. Twijfelparagraaf
1.3.6.1.7. Afbouwregeling
1.3.6.2. Macrosteun
1.3.6.2.1. Beoordeling
1.3.6.2.2. Beschikkingen en contracten
1.3.6.2.3. Verstrekking
1.3.6.2.4. Track records
1.3.6.2.5. Uitvoering en monitoring
1.3.6.2.6. Evaluatie
1.3.6.2.7. Schuldverlichting
1.3.6.3. Sectorsteun
1.3.6.3.1. Sectorverkenning en -analyse
1.3.6.3.2. Besluit
1.3.6.3.3. Beschikkingen, contracten en mandaten
1.3.6.3.4. Monitoring
1.3.6.3.5. Evaluatie
1.3.7. Financiering organisaties
1.3.7.1. Vrijwillige bijdragen
1.3.7.1.1. Beoordeling
1.3.7.1.2. Uitvoering
1.3.7.1.3. Monitoring
1.3.7.1.4. Evaluatie
1.3.7.2. Vaste bijdragen
1.3.7.2.1. Onderhandeling
1.3.7.2.2. Verstrekking
1.3.8. Internationaal beleid
1.3.8.1. Internationale verdragen
1.3.8.1.1. Onderhandeling
1.3.8.1.2. Tekst en toelichting
1.3.8.1.3. Voorleggen Ministerraad
1.3.8.1.4. Voorleggen Staten-Generaal
1.3.8.1.5. Bekendmaking
1.3.8.1.6. Ondertekening
1.3.8.1.7. Depositaris
1.3.8.2. Kandidaturen
1.3.8.2.1. Nederlandse kandidaten
1.3.8.2.2. Buitenlandse kandidaten
1.3.8.2.3. Nederland als kandidaat
1.3.8.2.4. Derde land als kandidaat
1.3.8.3. Nationale uitvoering van internationaal beleid
1.3.8.4. Organisatie internationale conferenties
1.3.9. Economische en culturele belangenbehartiging
1.3.9.1.Producten ontwikkelingslanden
1.3.9.2. Economische belangenbehartiging
1.3.9.3. Culturele belangenbehartiging
1.3.10. Coördinatie volkenrecht
1.3.10.1. Volkenrecht
1.3.10.2. Richtlijnen Europees recht
1.3.10.3. Advisering Europese wet- en regelgeving
1.4. Formele betrekkingen onderhouden
1.4.1. Formele betrekkingen onderhouden algemeen
1.4.1.1. Herdenking mijlpalen
1.4.2. Buitenlandse vertegenwoordigingen en instellingen
1.4.2.1. Ondersteuning
1.4.2.2. Administratie
1.4.3. Bezoeken
1.4.3.1. Organisatie
1.4.3.2. Advisering staatsbezoeken
1.4.3.3. Uitgaande bezoeken
1.4.3.4. Inkomende bezoeken
1.4.4. Protocol
1.4.4.1. Agrément
1.4.4.2. Decoraties
1.4.4.3. Felicitaties e.d.
1.4.5. Diplomatieke belangenbehartiging voor derde landen
1.4.5.1. Besluit
1.4.5.2. Uitvoering
1.4.6. Diplomatieke belangenbehartiging voor Nederland
1.4.6.1. Besluit
1.4.6.2. Uitvoering
1.5. Dienstverlening
1.5.1. Consulaire dienstverlening
1.5.1.1. Consulair-maatschappelijke taken
1.5.1.2. Consulair-juridische taken
1.5.1.3. Legalisatie en verificatie
1.5.1.4. Burgelijke stand e.d.
1.5.1.5. WUV/oorlogsgetoffenen
1.5.2. Personenverkeer
1.5.2.1. Paspoortwet
1.5.2.2. Vreemdelingen- en visumwet
1.5.2.3. Ambtsberichten asiel
1.5.2.4. Hervestigingsprogramma
1.5.2.5. Reisadviezen
1.5.2.6. Rampenbestrijding
1.5.2.7. Bestrijding documentfraude
1.5.2.8. Visumbeleid en buitenlandse beleid
1.5.2.9. Asielbeleid derden
1.6. Structureel overleg
1.6.1. Internationaal overleg algemeen
1.6.1.1. Internationaal overleg
1.6.1.2. Voorzitterschap internationale organisaties
1.6.1.3. Internationale werkgroepen
1.6.2. Europees overleg
1.6.2.1. IGC en Europese Raad
1.6.2.2. High level groepen en Raad van Ministers
1.6.2.3. Europese Commissie
1.6.2.4. Raadswerkgroepen
1.6.2.5. Expertgroepen EU
1.6.2.6. Ad hoc organen EU
1.6.2.7. Raadgevende, beheers- en reglementeringscomités
1.6.2.8. Coördinatie EU
1.6.2.9. Voorzitterschap EU
1.6.2.10. Voorzitterschap Raadswerkgroepen
1.6.2.11. Voorzitterschap Europese gremia
1.6.2.12. Voorzitterschap minder draagkrachtige landen
1.6.3. Nationaal overleg
1.6.4. Maatschappelijke vertegenwoordigingen en bedrijfsleven
1.6.5. Nationale commissies
1.6.5.1. Instelling
1.6.5.2. Benoeming leden
1.6.5.3. Adviezen
1.6.5.3.1. Aanvragen en reacties adviezen
1.6.5.4. Faciliteiten
1.6.6. Interdepartementaal overleg
1.6.6.1. Interdepartementale commissies
1.6.6.2. Interdepartementale commissies (secretariaat)
1.6.7. Departementaal overleg
1.7. Verantwoording
1.7.1. Parlementaire behandeling – plenair
1.7.1.1. Kamervragen
1.7.1.2. Begroting
1.7.1.3. Enquêtes en onderzoeken
1.7.2. Parlementaire behandeling – commissies
1.7.2.1. Algemeen overleg
1.7.2.2. Nota-overleg
1.7.2.3. Wetgevingsoverleg
1.7.2.4. Procedurevergadering
1.7.3. Nationale Ombudsman (Klachtencoördinatie)
1.7.4. Procesvoering
1.7.4.1. Nationale rechter
1.7.4.1.1. Bezwaarschriften
1.7.4.2. Internationale tribunalen
1.7.4.3. Europees recht
1.7.4.3.1. Richtlijnen Europees recht
1.7.4.3.2. Advisering Europese wet- en regelgeving
1.7.4.4. Geschillenbeslechting Koninkrijk (Arbitrage)
1.7.4.5. Buitenlandse gerechtshoven
1.7.4.5.1. Schadevergoedingen oorlogswandaden en nationalisaties
1.7.4.5.2. Schadevergoedingen onrechtmatig handelen
1.7.4.6. Advisering derden
1.7.5. Burgerbrieven
1.7.6. WOB
1.7.7. Informeren derden
1.7.7.1. Informeren derden algemeen
1.7.7.2. Voorlichting derden
1.7.7.3. Voorlichting posten
1.7.8. Informeren departementsleiding
1.7.9. Periodieke verslagen
4.4. Toelichting
In het onderstaande wordt een toelichting gegeven op de hoofdindeling van de werkprocessen
van BZ en worden de belangrijkste handelingen groepsgewijs kort besproken.
In de procesclassificatie wordt een onderscheid gemaakt in de primaire (beleids-)
en secundaire (ondersteunende) processen van BZ en Ontwikkelingssamenwerking. In deze
selectielijst zijn alleen handelingen opgenomen die betrekking hebben op primaire
processen. Handelingen op het gebied van ondersteunende processen, zoals personeel,
financieel-administratieve aangelegenheden, bibliotheek en documentatie en gebouwenbeheer
komen in andere selectielijsten aan de orde. Processen die op het snijvlak liggen van beleid en ondersteuning zijn opgenomen
voor zover ze beleidsmatig van aard zijn. Zo zijn voor een deel van de juridische
functie en voor voorlichting handelingen opgenomen in deze selectielijst.
De werkterreinen van de primaire processen van BZ zijn thematisch of geografisch bepaald.
Het werkterrein wordt in de eerste plaats bepaald door de personen en organisaties
waarmee BZ rechtstreeks in contact treedt. Voor BZ zijn dit:
-
– Op de geografisch bepaalde werkterreinen: regeringen van landen die bilateraal en
multilateraal optreden;
-
– Op de thematisch bepaalde werkterreinen: thematisch gerichte internationale gouvernementele
organisaties en nationale en internationale niet-gouvernementele organisaties.
1.1. Kennisontwikkeling
De werkprocessen van BZ zijn kennisintensief. De opbouw van kennis en het ontwikkelen
van visie op een bepaald thema, forum, land of regio is een wezenlijke taak van elk
dienstonderdeel. Het verzamelen en vastleggen van deze informatie wordt daarom als
het afzonderlijke bedrijfsproces kennisontwikkeling aangemerkt.
1.2. Beleidsontwikkeling
Beleidsontwikkeling kan worden gedefinieerd als het nemen van beslissingen (de besluitvorming)
over de inhoud van een beleid, waarbij mede het kiezen en specificeren van de doeleinden,
de middelen en de tijdstippen worden inbegrepen. Beleidsontwikkeling is een proces
dat binnen de primaire processen van BZ op verschillende niveaus plaatsvindt. In deze
selectielijst is een onderscheid gemaakt tussen het beleid op hoofdlijnen, waarin
veelal voor een lange periode de richting, doeleinden en middelen worden bepaald.
Meestal wordt beleid op dit niveau weergegeven in beleidsnota’s die aan de Tweede
Kamer worden voorgelegd.
Tijdens het proces van beleidsontwikkeling voeren betrokken actoren op het beleidsterrein
overleg (onder meer met andere departementen, in onderraden van de Ministerraad, maatschappelijke
organisaties, bedrijfsleven, maar ook bilaterale partners). Ook het opstellen van
de Memorie van Toelichting, aangenomen moties en gedane toezeggingen worden tot beleidsontwikkeling
gerekend.
Naast het beleid op hoofdlijnen voor een bepaald thema, forum, land of regio worden
ook in specifieke situaties doeleinden, middelen en tijdstippen bepaald en vindt,
volgens de gegeven definitie, beleidsontwikkeling plaats. In de selectielijst is deze
handeling benoemd als ‘het voorbereiden en vaststellen van de positie van Nederland
in relatie tot andere landen of internationale vraagstukken naar aanleiding van ad-hocgebeurtenissen.’
Het voorbereiden, wijzigen, of intrekken van wet- en regelgeving op het beleidsterrein
wordt ook tot beleidsontwikkeling gerekend.
Als het Ministerie van BZ een bijdrage levert aan bijvoorbeeld een vergadering van
een orgaan van de VN wordt dit gezien als beleidsuitvoering. Het standpunt dat wordt
ingenomen en uitgedragen zal immers veelal gebaseerd zijn op eerder vastgesteld beleid.
Advisering Regering
Het informeren en adviseren van de regering.
Deze categorie omvat:
-
– Met name het informeren van de Minister-president, diverse onderraden en Ministeriële
commissies over (inter-)nationale ontwikkelingen en het Nederlands buitenlands en
ontwikkelingsbeleid. Het gaat hierbij om het (eenzijdig) verstrekken van een toelichting
op het beleid;
-
– Het adviseren van andere departementen over onderwerpen die primair op het terrein
van andere departementen liggen, maar waar BZ en Ontwikkelingssamenwerking vanuit
hun perspectief over adviseren (bijvoorbeeld over wapenexport). Soms gaat het ook
over onderwerpen waarvoor de Minister van BZ of voor Ontwikkelingssamenwerking medeverantwoordelijk
is (bijvoorbeeld het buitenlands cultuurbeleid of uitzending van troepen voor vredesmissies);
-
– Het adviseren van het Kabinet van de Koningin over staatsbezoeken;
-
– Het adviseren van de Ministerraad of rijksMinisterraad over onderwerpen die niet door
BZ of Ontwikkelingssamenwerking zijn ingebracht. (Een voorbeeld hiervan is het onder
de aandacht brengen van gevolgen van voorstellen van de Minister van Financiën op
het gebied van fiscale regelgeving voor ambtenaren die in het buitenland zijn geplaatst).
1.3. Beleidsuitvoering
Beleidsuitvoering is een omvangrijke categorie. Het gaat in het algemeen om het inzetten
van een of meer beleidsinstrumenten in concrete, specifieke situaties. Deze beleidsinstrumenten
kunnen zeer uiteenlopend zijn.
Formatie organisatieonderdelen
Dit heeft betrekking op het wijzigen van de organisatie door middel van reorganisatie,
verzelfstandiging van onderdelen en het overhevelen van taken. Deze handelingen vallen
onder het BSD Organisatie Rijk.
Themavoering
Themavoering is een term die binnen BZ veel wordt gebruikt. Er vallen diverse activiteiten
onder die deels intern zijn gericht. De belangrijkste hiervan zijn: het ontwikkelen
van kennis over een bepaald thema op het beleidsterrein van BZ of OS en ervoor zorgen
dat die kennis wordt verspreid binnen het departement (directies en posten). Daarnaast
is het van belang ervoor te zorgen dat posten en maatschappelijke organisaties aandacht
en geld besteden aan zo’n thema. Verder hoort ook de verantwoordelijkheid voor de
coördinatie van het budget tot de activiteiten.
Financiering en uitvoering projecten
Hieronder valt het uitvoeren van het beleid d.m.v. het proces van geldoverdracht en
het uitvoeren van een project. De volgende onderverdeling kan worden aangebracht:
Projecten
Projecten zijn overwegend te vinden op het gebied van Ontwikkelingssamenwerking, maar
ook BZ maakt gebruik van projecten om beleidsdoelen te realiseren. In het begin van
de onderzoeksperiode (1990–1996) voerden ambassades nog projecten uit in eigen beheer
in samenwerking met beleidsdirecties. Inmiddels komt dit vrijwel niet meer voor.
Beleidsuitvoering door middel van een project omvat een van tevoren als tijdelijk
bepaalde activiteit op basis van een projectplan. Het project kan eenvoudig of complex
en van korte of lange duur zijn.
Voorbeelden
Het verstrekken van financiële bijdragen aan het Hubert Balsfonds (met name gericht
op het ondersteunen van scriptontwikkeling door auteurs uit ontwikkelingslanden).
Financiering programma’s
Programma’s zoals hier wordt bedoeld, worden met programmafinancieringsovereenkomsten
uitbesteed aan organisaties (bijvoorbeeld het medefinancieringsprogramma aan Oxfam
Novib, Hivos en dergelijke of het programma Hoger Onderwijs aan de Nuffic). Ontwikkelingssamenwerking
stelt het doel van het programma vast en de criteria waaraan aanvragen moeten voldoen
(het beleidskader) en volgt de voortgang en uitvoering van het programma op enige
afstand met periodiek overleg en op basis van rapportage door de uitvoerende organisatie.
Twijfelparagraaf
In programmafinancieringsovereenkomsten wordt vaak een bepaling opgenomen dat activiteiten
waarvan wordt voorgesteld die te financieren niet strijdig mogen zijn met het Nederlands
buitenlands beleid. Als hierover twijfel bestaat, dienen deze voorstellen eerst aan
het departement te worden voorgelegd voor een toetsing. Dit is de zogenaamde twijfelparagraaf.
Programmahulp
Beleidsuitvoering door middel van het financieren van een programma is een vorm van
financiering op basis van een programma van de ontvanger waarmee de gever instemt.
Dit betekent dat niet een specifieke activiteit van de ontvanger wordt gefinancierd
maar een al dan niet nader gespecificeerde reeks van activiteiten die voldoen aan
de voorwaarden die in het programma zijn vastgelegd.
Binnen de Nederlandse ontwikkelingssamenwerking is programmahulp een verzamelnaam
voor alle hulpbijdragen die beschikbaar worden gesteld voor algemene, niet projectmatige,
financiële ondersteuning van het ontwikkelingsbeleid en de ontwikkelingsprogramma’s
van een land (conform een definitie van OESO/DAC). Deze financiering via de begroting
van het ontvangende land kent twee vormen: (niet-geoormerkte) macrosteun en (geoormerkte)
sectorsteun.
Macrosteun
Het uitvoeren van het beleid door het geven van macrogeoriënteerde programmahulp (macrosteun)
Macrosteun heeft betrekking op programmahulp die niet voor individuele sectoren of
projecten wordt gegeven en omvat in de praktijk begrotingssteun, betalingsbalanssteun,
en cofinanciering van programma’s op multisectoraal of sectoroverstijgend niveau.
Macrosteun kan structureel of incidenteel zijn.
Voorbeelden
Sectorsteun
Sectorsteun (sinds 1998 in de vorm van de zogenaamde sectorale benadering) is het
uitvoeren van het beleid door het geven van sectorgeoriënteerde programmahulp. Bij
sectorgeoriënteerde programmahulp geeft het ontvangende land aan welke sectoren hulpbehoevend
zijn (vraaggestuurde benadering). De donorlanden bieden vervolgens gezamenlijk ondersteuning
aan deze sectoren via de begroting van het ontvangende land (zogenaamde on-budgetsteun).
Zodoende ligt de eindverantwoordelijkheid (ownership) van formulering en uitvoering van het beleid bij de overheid van het ontvangende
land. In principe sluit men ook aan bij het controlesysteem van deze overheid. Indien
dit systeem afwezig is, zoals in veel ontvangende landen, zet men (vaak nog in de
vorm van projecten) zo’n systeem op.
Voorbeelden
-
– Sectorale programmahulp voor de onderwijssector in Mali
-
– Char Development and Settlement Project (CDSP) in Bangladesh, gericht op kustontwikkeling,
steunt programma’s voor integraal kustbeheer die zorgen voor meer veiligheid en minder
armoede
Schuldverlichting
Schuldverlichting kan in bilateraal of multilateraal verband. Multilateraal gebeurt
dit via de Club van Parijs. Bilaterale schuldverlichting komt nog maar sporadisch
voor. In het begin van de jaren negentig gebeurde dit meer.
Financiering organisaties
Onder deze noemer vallen zowel vrijwillige bijdragen aan Nederlandse maatschappelijke
organisaties in de vorm van instellingssubsidies als vrijwillige bijdragen aan internationale organisaties in multilateraal verband
(VN-organisaties: WHO, ILO en dergelijke). Deze activiteit omvat de financiering van
een organisatie waarvan de activiteiten bijdragen aan de uitvoering van het Nederlandse
beleid. De organisaties kunnen van uiteenlopende aard zijn: multilaterale instellingen,
particuliere ontwikkelingshulporganisaties, enzovoort. Ook de juridische grondslag
kan van uiteenlopende aard zijn: de Nederlandse subsidiewetgeving, een internationaal
verdrag, enzovoort. De werkprocessen die hieraan verbonden zijn kunnen ook uiteenlopend
zijn wat de complexiteit en betrokken factoren betreft, maar bestaan in het algemeen
uit het ontvangen van een aanvraag tot financiering, het periodiek beoordelen van
(de uitvoering van) de aanvragen en het toekennen of weigeren van de financiering.
Ook de aard van de financiering kan uiteenlopen: van vaste en vrijwillige bijdragen
aan instellingen waarvan Nederland lid is tot subsidiëring van een medefinancieringsorganisatie.
Voorbeeld
Het betalen van de contributies aan internationale organisaties (gewoonlijk wordt
de hoogte daarvan vastgelegd in het ontstaansverdrag van zo’n organisatie).
Vaste bijdragen
Het uitvoeren van het beleid door het financieren van een organisatie met vaste bijdragen.
Vrijwillige bijdragen
Het uitvoeren van het beleid door het financieren van een organisatie met vrijwillige
bijdragen.
Voorbeeld
De Nederlandse vrijwillige bijdrage voor UNAIDS.
Afbouw- en overgangsregelingen
De geldoverdracht kan om allerlei redenen worden beëindigd. De mensenrechtensituatie,
corruptie, de veranderende economische situatie, veranderende programma’s of een strategische
beperking van het aantal landen waarmee Nederland een ontwikkelingsrelatie onderhoudt,
kunnen daarbij een rol spelen. Vanwege deze diversiteit worden er ook diverse afbouw-
en overgangsregelingen toegepast.
Internationaal beleid
Het inbrengen van het Nederlandse standpunt in een internationaal forum. Dit proces
behelst het leveren van een bijdrage aan de beleidsontwikkeling van een internationale
organisatie. Het Nederlandse standpunt dat wordt ingebracht, is gebaseerd op Nederlands
beleid. Aangezien dit Nederlandse beleid geacht wordt al geformuleerd te zijn, is
het inbrengen van het Nederlandse standpunt vanuit BZ bezien beleidsuitvoering.
Voorbeelden
-
– Coördinatie internationaal milieubeleid
-
– Coördinatie nationale inbreng in EU-regelgeving en EU-raden
-
– Coördinatie Nederlandse inbreng in de milieupoot van de OESO
-
– Beleidsbeïnvloeding van de VN-instellingen om de hoofddoelstellingen van het Nederlands
beleid te realiseren
-
– Het initiëren van en deelnemen aan internationaal overleg om te komen tot donorharmonisatie
Internationale verdragen
Het inbrengen van het Nederlands standpunt in de onderhandelingen over en het zorg
dragen voor de ratificatie van een internationaal verdrag. Overleggen en onderhandelen
over internationale verdragen en overeenkomsten draagt bij aan het tot stand komen
van internationale wetgeving. Hieronder valt ook het toezien op de implementatie van
internationale verdragen in de Nederlandse wetgeving.
Voorbeeld
Het onderhandelen over en het zorg dragen voor de ratificatie van internationale verdragen.
Kandidaturen
Het steun verwerven voor een Nederlandse kandidaat voor een hoge internationale post
of het verlenen van steun aan een buitenlandse kandidaat voor een hoge internationale
post. Nederland kan zelf ook kandidaat zijn, of steun verlenen aan een ander land
voor bijvoorbeeld een lidmaatschap of rol als voorzitter.
Bij het steunen van een buitenlandse kandidaat gaat het erom de beste kandidaat benoemd
te krijgen. Als er meer geschikte kandidaten zijn, spelen ook strategische motieven
een rol en kan steunruil worden toegepast. (Nederland steunt land X, maar verwacht
daarvoor in ruil bij komende andere verkiezingen steun voor de Nederlandse kandidaat).
Belangenbehartiging
Belangenbehartiging is een breed begrip. Het kan gaan om belangenbehartiging voor
het Nederlandse bedrijfsleven (vanuit de optiek van ontwikkelingssamenwerking) en
om de belangen van het bedrijfsleven uit ontwikkelingslanden; belangenbehartiging
in diplomatieke zin; het behartigen van de belangen van een derde land door Nederland
in het buitenland of het door een derde land laten behartigen van de belangen van
Nederland in een land waar Nederland geen vertegenwoordiging heeft (hierbij gaat het
onder meer om bemiddeling bij visumaanvragen).
1.4. Formele betrekkingen onderhouden
Het onderhouden van betrekkingen is nodig om de andere taken van BZ uit te kunnen
voeren. Tot het onderhouden van betrekkingen behoren inhoudelijke en representatieve
taken:
-
– Het opstellen van politieke rapportages door Nederlandse vertegenwoordigingen in het
buitenland en het opstellen van analyses daarvan;
-
– Het uitvoeren van representatieve taken zoals het uitwisselen van felicitaties, condoleances
en dankbetuigingen met een ander land en uitnodigingen voor officiële recepties en
dergelijke;
-
– Het inhoudelijk voorbereiden en coördineren van buitenlandse (staats-)bezoeken van
leden van het koninklijk huis, de Minister-president, de Minister van BZ, de Minister
voor Ontwikkelingssamenwerking en een Nederlandse parlementaire delegatie en van collega-bewindslieden
aan Nederland en het opstellen van dossiers hiervoor;
-
– Het inhoudelijk voorbereiden en verslagleggen van een bezoek van een buitenlands staatshoofd,
Minister of regeringsleider;
-
– Het indienen van of het beantwoorden van een verzoek om agrément voor de plaatsing
van een ambassadeur. Het Verdrag van Wenen bepaalt dat voor een ambassadeur agrément
moet zijn verleend en dat de ontvangende staat agrément kan weigeren.
1.5. Dienstverlening
Onder dienstverlening valt het consulaire werk en het personenverkeer.
Consulair
Het consulaire werk omvat onder meer:
-
– Consulair-maatschappelijke taken: het verlenen van financiële bijstand, hulp of bemiddeling
aan Nederlanders in nood in het buitenland. Het kan gaan om detentie, ziekte, ongevallen,
vermissing, calamiteiten, gijzelingen, evacuaties en dergelijke;
-
– Consulair-juridische taken: onder meer het vaststellen van de nationaliteit, het beoordelen
van de burgerlijke staat, het verlenen van bemiddeling in geval van kinderontvoering
door één van de ouders en het verlenen van bemiddeling op het terrein van de internationale
rechtshulp in straf- en civiele zaken;
-
– Het legaliseren en verifiëren van documenten die bestemd zijn om in Nederland te worden
gebruikt;
-
– Het uitoefenen van consulaire bevoegdheden op het terrein van o.a. de burgerlijke
stand, het notariaat en de vrijwillige rechtspraak. Hiertoe behoort onder meer het
vastleggen van rechtsfeiten in aktevorm, het beheren van de registers en het afgeven
van en/of uittreksels uit de akten;
-
– Het mede uitvoeren van de Wet Uitkeringen Vervolgingsslachtoffers (WUV) en andere wetten ten aanzien van oorlogsgetroffenen.
Personenverkeer
Taken op het gebied van het personenverkeer zijn onder meer:
-
– Het geven van uitvoering aan de Paspoortwet en daaraan gerelateerde uitvoeringsbepalingen (het toezien op uitvoering van de Paspoortwet is primair de verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties);
-
– Het geven van uitvoering aan de Vreemdelingen- en Visumwet door het beoordelen van
aanvragen, het afgeven en weigeren van visa en Machtigingen voor Voorlopig Verblijf
(MVV’s) en het vaststellen van richtlijnen op grond van lokale omstandigheden. Het
vreemdelingenbeleid behoort primair tot de verantwoordelijkheid van de Minister van
Justitie;
-
– Het leveren van een bijdrage aan de bestrijding van documentfraude (door bijvoorbeeld
besluitvorming over de invoering van biometrische kenmerken in documenten en de ontwikkeling
van fraudebestendige stempels);
-
– Het opstellen van algemene en individuele ambtsberichten die informatie geven over
de noodzaak al dan niet asiel te verlenen. De Minister van Justitie gebruikt deze
informatie bij de beantwoording van de vraag of in het individuele geval sprake is
van reden voor toelating;
-
– Het (mede) uitvoeren van het hervestigingsprogramma;
-
– Het opstellen van reisadviezen en zorg dragen voor publicatie van de adviezen;
-
– Het coördineren van de Nederlandse hulpactiviteiten bij internationale rampenbestrijding.
Deze coördinerende rol krijgt BZ toebedeeld vanwege de internationale aspecten en
de betrokken beleidssectoren, te weten consulaire en humanitaire hulpverlening. Doorgaans
wordt samengewerkt met Samenwerkende Hulporganisaties, partners in het veld (bijvoorbeeld
de ANWB) en andere departementen.
Protocol
Protocol wordt hier onder dienstverlening geschaard. De volgende werkzaamheden vallen
onder protocol:
-
– Het administratief en organisatorisch voorbereiden van in- en uitgaande officiële
bezoeken van staatshoofden, regeringsleiders, Ministers en topambtenaren;
-
– Het verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor medewerkers van buitenlandse
ambassades, consulaten en internationale organisaties (bijvoorbeeld het bemiddelen
bij kwesties rond immuniteiten, fiscale regelingen en diplomatieke kentekenbewijzen);
-
– Het beheren van administratieve gegevens over buitenlandse diplomaten en hun gezinsleden
en personeelsleden die in Nederland werkzaam zijn of zijn geweest;
-
– Het behandelen van verzoeken om decoraties en het registreren van toegekende decoraties.
1.6. Structureel overleg
Internationaal overleg
Het voeren van periodiek overleg in institutioneel internationaal verband (internationale
fora).
De Minister van BZ is verantwoordelijk voor de eenheid van beleid bij de Nederlandse
inbreng in internationale fora. Om het Nederlandse standpunt te bepalen, vindt frequent
interdepartementaal overleg plaats, waarbij BZ doorgaans de rol heeft van onpartijdige
voorzitter. Als het om onderwerpen gaat waarbij de eenheid van het buitenlands beleid
in het geding is (wanneer diverse Nederlandse departementen tegenstrijdige belangen
hebben) initieert BZ het overleg, doet zonodig compromisvoorstellen, maakt verslag
van het overleg en doet een voorstel voor een instructie. Vaak speelt de Permanente
Vertegenwoordiging een rol bij de uitvoering van de instructie. Bij vaktechnische
onderwerpen gaat, waarbij de eenheid van het buitenlands beleid niet in het geding
is, is BZ veel minder intensief betrokken.
Bij onderwerpen die de opbouw of werking van de instituties van de internationale
fora betreffen of onderwerpen die specifiek betrekking hebben op buitenlandse politiek,
is BZ zelf partij. Bij onderwerpen die te maken hebben met ontwikkelingssamenwerking
is BZ (bij eventuele tegenstrijdige inzichten van betrokken departementen) onpartijdig
voorzitter en wordt het Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking als elk ander
vakdepartement behandeld.
Voorbeelden
Overleg in:
-
– VN-organisaties
-
– NAVO
-
– Internationale Financiële Instellingen
-
– Economische overlegorganen zoals de GATT
-
– Bijeenkomsten van de DAC
Europees overleg
Het voeren van periodiek overleg op Europees niveau.
De Minister van BZ is verantwoordelijk voor de eenheid van beleid bij de Nederlandse
inbreng in Europa. Om het Nederlandse standpunt te bepalen, vindt frequent interdepartementaal
overleg plaats, waarbij BZ gewoonlijk de rol heeft van onpartijdige voorzitter. Als
het om onderwerpen gaat waarbij de eenheid van het buitenlands beleid in het geding
is (wanneer diverse Nederlandse departementen tegenstrijdige belangen hebben) initieert
BZ het overleg, doet zo nodig compromisvoorstellen, maakt verslag van het overleg
en doet een voorstel voor een instructie. Vaak speelt de Permanente Vertegenwoordiging
een rol bij de uitvoering van de instructie. Bij vaktechnische onderwerpen, waarbij
de eenheid van het buitenlands beleid niet in het geding is, is BZ veel minder intensief
betrokken.
Bij onderwerpen die de opbouw of werking van de instituties van de Europese Unie betreffen
of buitenlandse politiek, is BZ zelf partij. Bij onderwerpen die te maken hebben met
ontwikkelingssamenwerking is BZ (bij eventuele tegenstrijdige inzichten van betrokken
departementen) onpartijdig voorzitter en wordt het Directoraat-Generaal Internationale
Samenwerking als elk ander vakdepartement behandeld.
Voorbeelden
– Interdepartementaal overleg tussen Nederlandse vakdepartementen en BZ
– Bijeenkomsten van de Europese Raad
– Overleg van de vakdepartementen van de lidstaten
– Comité van Permanente Vertegenwoordigingen te Brussel (COREPER)
Over het Nederlandse voorzitterschap van de Europese Unie is een aparte subparagraaf
opgenomen, aangezien dit specifieke taken en verantwoordelijkheden en een aparte rol
met zich brengt. Een voorzitter brengt voorstellen in en stelt compromissen voor.
De haalbaarheid daarvan voor de gehele gemeenschap speelt hierbij een grote rol en
daarom is het soms noodzakelijk concessies te doen aan de eigen beleidsuitgangspunten.
Structureel overleg is een vergadering die regelmatig wordt gehouden en waarin een
veelheid van onderwerpen wordt behandeld. Vanwege deze twee kenmerken (regelmaat en
veelheid van onderwerpen) wordt het als afzonderlijk proces onderscheiden.
Nationaal overleg
Het voeren van periodiek overleg op nationaal niveau.
Voorbeelden
Maatschappelijke vertegenwoordigingen en bedrijfsleven
Nationale adviescommissies
Een nationale adviescommissie wordt ingesteld met een meer of minder specifieke opdracht.
Naarmate de opdracht minder specifiek is en de commissie langer bestaat, zal die de
kenmerken van structureel overleg vertonen(periodiek en over een veelheid van onderwerpen).
Een nationale adviescommissie kan gevraagd en ongevraagd adviseren.
Voorbeelden
-
– Staatscommissie voor de te nemen maatregelen ter bevordering der codificatie van het
internationaal privaatrecht
-
– Adviescommissie inzake Volkenrechtelijke vraagstukken
-
– Adviescommissie Mensenrechten Buitenlands Beleid (ACM)
-
– Nationale raad van advies inzake hulpverlening aan minder-ontwikkelde landen (NAR)
-
– Adviesraad Internationale Vraagstukken (AIV)
Interdepartementaal overleg
Het voeren van periodiek overleg op interdepartementaal niveau. Er zijn twee varianten
bij interdepartementaal overleg:
-
– het Ministerie van BZ voert het secretariaat en heeft de rol van onpartijdig voorzitter;
-
– het Ministerie van BZ levert een bijdrage aan het overleg maar een ander departement
voert het secretariaat en is eerstverantwoordelijke.
Voorbeelden van commissies waarvan BZ het secretariaat voert:
-
– Coördinatiecommissie voor Internationale Aangelegenheden (CoRIA)
-
– Coördinatiecommissie Ontwikkelingssamenwerking (COCOS)
-
– Coördinatiecommissie voor Europese integratie- en associatieproblemen (CoCo)
-
– Interdepartementale Commissie Europees Recht (ICER)
-
– Coördinatiecommissie voor Internationale Milieuvraagstukken (CIM)
-
– Interdepartementale Coördinatiecommissie Minderhedenbeleid (ICM)
Departementaal overleg
Het voeren van periodiek overleg op departementaal niveau. Dit overleg is vooral gericht
op de besturingsfunctie. Voorbeelden hiervan zijn werkoverleg op het niveau van een
afdeling, een directie of van de secretaris-generaal met de directeuren-generaal.
In alle gevallen kan het gaan om een veelheid aan onderwerpen.
1.7. Verantwoording
Hieronder volgen verschillende vormen van verantwoording afleggen aan politiek en
burger. Daarnaast geldt voor Ontwikkelingssamenwerking een speciale vorm van verantwoording
aan het Development Assistence Committee (DAC) van de OESO.
Parlementaire behandeling – plenair
Het behandelen van het beleid in een plenair overleg met de Kamer. Het overleg met
de Staten-Generaal heeft de vorm van een plenair debat of een debat met leden van
een Kamercommissie. Het plenaire overleg kent de volgende vormen: plenaire vergadering,
vragenuurtje, interpellatie en regeling van werkzaamheden.
Het behandelen van Kamervragen, interpellaties en moties. De behandeling kan zowel
schriftelijk als mondeling plaatsvinden.
Voorbeeld
Het behandelen van de motie van Tweede Kamerlid Hessing over de 15%-norm voor basic education.
Begroting
Het ter goedkeuring voorleggen van de begroting aan de Kamer. De Kamer heeft het recht
van begroting, ofwel budgetrecht. Dit is de bevoegdheid van de Kamer om begrotingen
van de departementen goed of af te keuren en om die te amenderen. Handelingen die betrekking hebben op de begroting zijn opgenomen in een ander RIO
(Begroting).
Het voorbereiden, wijzigen en indienen van de BZ-hoofdstukken van de rijksbegroting.
In de praktijk zijn de handelingen die hierop betrekking hebben opgenomen in het BSD
Rijksbegroting en niet in de selectielijst voor BZ en Ontwikkelingssamenwerking. Voor
de volledigheid is deze categorie wel vermeld.
Enquêtes en onderzoeken
Het onderzoeken van het beleid in een parlementaire enquête of een parlementair onderzoek.
Op basis van het recht van enquête kan de Kamer besluiten een speciale commissie in
te stellen van Kamerleden uit verschillende fracties om in een bepaalde kwestie het
regeringsbeleid te onderzoeken. De enquêtecommissie heeft bij wet geregelde bevoegdheden
en kan onder andere getuigen onder ede horen en instanties verzoeken bewijsmateriaal
af te staan.
Minder zwaar dan een formele enquête is het parlementair onderzoek. Opgeroepen getuigen
staan hierbij niet onder ede en zijn niet verplicht te verschijnen.
Rapporten van onderzoeks- en enquêtecommissies worden besproken in een plenair debat,
waarin de Kamer de bij het onderzoek betrokken personen en instanties – en ten slotte
de verantwoordelijke bewindspersonen – politiek beoordeelt.
Parlementaire behandeling – commissies
Het behandelen van het beleid in een overleg met een Kamercommissie. Het overleg met
de Staten-Generaal heeft de vorm van een plenair debat of een debat met leden van
een Kamercommissie. De meeste werkzaamheden vinden plaats in commissies. De Kamer
is verdeeld in commissies die zich ieder met een bepaald beleidsterrein bezighouden.
De belangrijkste commissies voor BZ zijn de vaste commissie voor BZ (sinds de herijking
inclusief Ontwikkelingssamenwerking) en de Algemene Commissie voor Europese Zaken.
Overleg met Kamercommissies kent de volgende vormen: Algemeen Overleg, nota-overleg,
wetgevingsoverleg en de procedurevergadering. Het Algemeen Overleg (AO) is de meest
voorkomende vorm van overleg tussen bewindspersonen en commissies. Als een AO niet
het gewenste resultaat oplevert, kan het worden voortgezet in een plenaire vergadering.
Het verslag van het Algemeen Overleg (VAO) is dan uitgangspunt voor de plenaire voortzetting.
Algemeen overleg
Het behandelen van het beleid in een AO met een Kamercommissie. Een AO is de meest
voorkomende vorm van overleg. Hier wordt over het beleid van de Minister in het algemeen
gesproken of over een actueel onderwerp. Commissieleden houden hun interventies en
de bewindspersonen antwoorden daarop (normaliter in twee termijnen).
Nota-overleg
Het behandelen van het beleid in een nota-overleg met een Kamercommissie. In een nota-overleg
kunnen allerlei stukken worden besproken: niet alleen nota’s, maar bijvoorbeeld ook
brieven, notities en evaluaties. Het indienen van moties is hierbij mogelijk.
Wetgevingsoverleg
Het behandelen van een wetsvoorstel in een Kamercommissie. Wetsvoorstellen worden
niet in een nota-overleg besproken, maar in een wetgevingsoverleg. Bij een wetgevingsoverleg
kunnen allerlei specialistische en technische details aan de orde komen. Zo kan men
zich tijdens plenaire debatten concentreren op de hoofdlijnen. Een voorbeeld is het
begrotingsonderzoek voorafgaand aan de (plenaire) begrotingsbehandeling.
Procedurevergadering
Het overleggen met een Kamercommissie in een procedurevergadering. Een procedurevergadering
is een soort huishoudelijke vergadering: commissies vergaderen in principe elke donderdag
om werkafspraken te maken, AO’s en eventuele reizen te plannen, enzovoort.
Nationale Ombudsman (klachtencoördinatie)
Het beantwoorden van vragen van de Nationale Ombudsman en het reageren op rapporten
van de Nationale Ombudsman.
Het gaat hierbij om het informeren van de Nationale Ombudsman en een parlementaire
onderzoekscommissie naar aanleiding van klachten over de gevolgen van of uitvoering
van het beleid inzake Nederlands buitenlands beleid of ontwikkelingssamenwerking.
Procesvoering
Het voeren van procedures voor de nationale rechter of voor een internationaal tribunaal.
BZ kan hierin Nederland of een Nederlandse onderdaan vertegenwoordigen.
Nationale rechter
Het procederen voor de nationale rechter. Het gaat hierbij om nationale procedures
die worden aangespannen tegen BZ over het beleid of de uitvoering op het gebied van
buitenlandse zaken of ontwikkelingssamenwerking.
Voorbeeld
Het behandelen van een bezwaarschrift van de NCDO (Nationale Commissie voor Internationale
Samenwerking en Duurzame Ontwikkeling) tegen het besluit van het Ministerie van BZ
om geen gehoor te geven aan een subsidieverzoek van het Medisch Comité Nederland-Vietnam.
Internationale tribunalen
Het procederen voor een internationaal tribunaal. Onderscheiden worden zaken bij het
Hof van Justitie van de EG (Luxemburg), het Europees Hof voor de Rechten van de Mens
(Straatsburg), het Internationaal Gerechtshof (Den Haag) en bij overige rechtelijke
instanties zoals het Benelux-hof en het Joegoslavië-tribunaal.
Europees recht
Het op verzoek adviseren van andere departementen over de toepassing van Europese
wet- en regelgeving. Daarnaast stelt BZ handleidingen en richtlijnen op over het Europees
recht.
Geschillenbeslechting koninkrijk (arbitrage)
Het voeren van (of adviseren over) een arbitrageprocedure. Bij arbitrage moeten de
strijdende partijen bij het geschil zelf een scheidsgerecht oprichten. Het meest gebruikelijke
is dat iedere partij één scheidsman benoemt en dat beide scheidsmannen een derde benoemen
die voorzitter is van het scheidsgerecht. In veel, vooral bilaterale verdragen, staan
bepalingen over arbitrage waarin (een deel van) de rechtsprocedure is geregeld. Juristen
van BZ voeren namens Nederland een dergelijk proces.
Voorbeeld
Juristen van BZ voerden namens Nederland het proces in de arbitragezaak over de IJzeren
Rijn, een spoorweg die de doorgaande verbinding vormt tussen Antwerpen en Duitsland.
Het gaat hierbij om het behandelen van een bezwaarschrift dat is ingediend door een
externe belanghebbende naar aanleiding van een beschikking van BZ.
Buitenlandse gerechtshoven
Het ondersteunen van onderdanen met de Nederlandse nationaliteit of Nederlandse instellingen
die andere staten aanspreken vanwege schade die zij hebben geleden door oorlogswandaden,
nationalisaties of andere vormen van onrechtmatig handelen.
Voorbeeld
Nederland heeft bemiddeld bij het verkrijgen van materiële genoegdoening voor Nederlanders
die in Japanse interneringskampen hebben geleefd.
Wob en Archiefwet
Het behandelen van informatieverzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur.
Voorbeeld
Het behandelen van een verzoek om inzage in de dossiers over de Nederlandse betrokkenheid
bij de havenontwikkeling in Gaza.
Informeren derden/burgerbrieven
Het beantwoorden van vragen van en het verstrekken van inlichtingen aan individuele
burgers, bedrijven en instellingen over het beleidsterrein. Ook het geven van voorlichting
aan derden in binnen- en buitenland hoort hierbij. Bij het geven van voorlichting
ligt het initiatief voor het verstrekken van informatie bij het departement zelf.
Als aparte handeling is onder dit kopje benoemd: het geven van aanwijzingen voor woordvoering
aan Nederlandse vertegenwoordigingen over hoe het Nederlandse buitenlandse of ontwikkelingssamenwerkingbeleid
toe te lichten.
Voorbeeld
Het informeren van de medefinancieringsorganisaties over het voorgestelde beleid inzake
het werven van fondsen.
Informeren departementsleiding
Het informeren van de departementsleiding over het gevoerde beleid.
Periodieke verslagen
Het periodiek informeren over het gevoerde beleid.
Voorbeeld
Het uitbrengen van het blad Internationale Samenwerking
5. Verslag vaststellingsprocedure
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
In januari 2007 is het ontwerp-BSD door het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan
de Minister van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij
de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen
van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is
verstuurd. Vanaf 1 juni 2007 lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke
inzage bij de registratiebalie van de studiezaal en op de website van het Nationaal
Archief evenals op de website van het Ministerie van OCW, hetgeen was aangekondigd
in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 31 juli 2007 bracht de RvC advies uit [aca-2007.03984/1], hetwelk behoudens enkele
tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 8 augustus 2007 door de algemene rijksarchivaris, namens de
Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Buitenlandse
Zaken [C/S&A/07/1334] vastgesteld.
6. Leeswijzer handelingen
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
Handelingnummer: De handelingen zijn genummerd overeenkomstig de nummering in het
RIO, zodat eenduidigheid is gewaarborgd en het naast elkaar gebruiken van RIO en BSD
wordt vereenvoudigd.
Handeling: Een handeling is een complex van activiteiten verricht door een actor.
Deze handeling wordt verricht ter uitvoering van een taak of op basis van een bevoegdheid.
Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een
vermelde handeling in de praktijk nimmer is uitgevoerd. Dit maakt gelet op de structurele
functie van een BSD evenwel niets uit. Het is immers altijd mogelijk dat een ‘lege’
handeling in de toekomst wel zal plaatsvinden.
Periode: Deze rubriek betreft in beginsel het tijdvak waarbinnen de handeling (ongeacht
de frequentie) is of kan zijn uitgevoerd, gelet op de wettelijke grondslag daarvoor
of gezien de gebruikte bronnen. Bij slechts eenmaal uitgevoerde handelingen kan in
voorkomende gevallen uit de periode-aanduiding de duur van de handeling worden afgeleid.
Grondslag: De grondslag is de formele wettelijke basis voor het verrichten van een
handeling binnen een bepaalde periode. Het betreft hier geen uitputtend overzicht
van alle wet- en regelgeving op grond waarvan de handeling verricht wordt. De grondslag
van een handeling kan tevens zijn een interview met een beleidsdeskundige op het desbetreffende
beleidsterrein. Een lijst met geïnterviewden is opgenomen als bijlage in het RIO.
Opmerking: Zo nodig is een korte toelichting gegeven voor een beter begrip van de
handeling zelf, of wordt een aanvulling verstrekt op de informatie in een andere rubriek.
De rubriek is in de regel gebruikt voor een inhoudelijke toelichting op de handelingen.
Waardering: De ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van de wettelijke
overbrengingstermijn overdragen aan het Nationaal Archief (NA) van de documentaire
neerslag (ongeacht de gegevensdrager) van de handeling, in overeenstemming met de
geldende archiefwettelijke bepalingen en conform de normen voor de goede en geordende
staat van de Rijksarchiefdienst/PIVOT. Zie voor deze normen de brochure Om de kwaliteit van het behoud: normen goede en geordende staat (RAD/PIVOT, Ministerie van WVC, ’s-Gravenhage 1993). Bij een B-handeling is achter
de selectiebeslissing aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.
De ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’ oftewel ‘niet overbrengen’. Bij de desbetreffende
handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn betreft het aantal
volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het jaar waarin een archiefbestanddeel
(dossier) is afgesloten dat de neerslag van de handeling bevat, voordat tot vernietiging
van dat bestanddeel wordt overgegaan. Een uitzondering hierop is gemaakt in handeling
71. Hier is een vernietigingstermijn aangegeven, die ingaat vanaf het moment dat de
betreffende richtlijn is vervangen.
B. Selectielijst
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.1. Kennisontwikkeling
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.1.1. Kennisontwikkeling algemeen
1
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het volgen van ontwikkelingen en het opdoen van kennis en vormen van ideeën
Periode: 1990–
Product: Verslagen van conferenties en themabijeenkomsten, discussiestukken die geen
aanleiding geven tot nieuw beleid, folders, conferentiemappen, krantenknipsels. Ook
de neerslag die het resultaat is van dienstreizen en van reizen van landenteams kan
tot deze handeling behoren.
Bron: Informatieatlas 1996 (de Informatieatlas is een door de centrale directie Organisatie
en Informatie opgesteld overzicht van de werkprocessen van BZ, november 1996, Ministerie
van BZ).
Opmerking: De werkprocessen van BZ zijn zeer kennisintensief. De opbouw van kennis
en het ontwikkelen van visie m.b.t. thema, forum, land of regio is een wezenlijke
taak van elk dienstonderdeel.
Uit deze vorm van kennisontwikkeling komt geen inhoudelijke rapportage voort. Is dit
wel het geval dan valt de neerslag onder de handeling betreffende het rapporteren.
Voor deelname aan internationale conferenties (bijvoorbeeld conferentie in Jomtien
in 1992 over onderwijs) met als doel het uitdragen van het Nederlands standpunt, zie
handeling 39.
De neerslag die het resultaat is van dienstreizen en van reizen van landenteams valt
in sommige gevallen binnen de categorie ‘kennisontwikkeling’ (handeling 1). Ook is het mogelijk dat dienstreizen en reizen van landenteams aanleiding
geven tot rapportage, de neerslag valt dan binnen de categorie ‘rapportages en analyses’ (handeling 2). Het is eveneens mogelijk dat dergelijke reizen leiden tot de formulering
van nieuw beleid, de neerslag valt dan binnen de categorie ‘beleidsontwikkeling’ (handeling 5).
Voorbeelden:
– De werkzaamheden van de ECER (expertisecentrum Europees Recht)
– Kennisvergaring (in internationaal verband) en kennisdeling door het bijwonen van
bijeenkomsten en conferenties
– Het in kaart brengen van het asielbeleid van omringende landen en standpunten van
betrokken organisaties (waaronder de UNHCR) binnen de kaders van bestaande verdragen
(bijvoorbeeld Schengen)
– Het in samenwerking met de RAWOO (Raad voor advies voor het wetenschappelijk onderzoek
in het kader van Ontwikkelingssamenwerking) organiseren van conferenties en lunchlezingen
Waardering: V 5 jaar
1.1.2. Rapportages en analyses
2
Actor: Minister van BZ/Minister voor
Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van politieke en economische rapportages
Periode: 1990–
Product: Rapportages, analyses
Bron: Functieprofiel hoofd politieke zaken van een ambassade Tweede Kamer, 1986–1987,
20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling van Buitenlandse Zaken uit 1987);
Startnotitie: naar een nieuw Ministerie van Buitenlandse Zaken, Den Haag: Ministerie
van Buitenlandse Zaken,
Opmerking: De neerslag van deze handeling bestaat uit rapportages van Nederlandse
vertegenwoordigingen in het buitenland en analyses
Waardering: B (criterium 5)
1.1.3. Wetenschappelijk onderzoek
1.1.3.1. Opdracht en vaststelling
3
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het vaststellen van de opdracht en het eindproduct van (wetenschappelijk)
onderzoek en het eventueel
reageren hierop
Periode: 1990–
Product: Eindrapport, beleidsreactie
Bron: Interview
Waardering: B (criterium 2)
1.1.3.2. Onderzoek
4
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het (laten) verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek
Periode: 1990–
Product: Conceptrapporten, (tussentijdse) rapportages, correspondentie
Bron: Interviews
Waardering: V 10 jaar
1.2. Beleidsontwikkeling
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.2.1. Beleid
1.2.1.1. Beleid hoofdlijnen
5
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: het voorbereiden, opstellen en (laten) vaststellen van de hoofdlijnen van
het beleid
Periode: 1990–
Product: Beleidsnota’s, beleidsnotities, rapporten, adviezen.
Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling
van BZ uit 1987)
Opmerking: deze handeling omvat niet het overleg met interdepartementale commissies:
zie daarvoor handelingen 8 en 9
Onder deze handeling wordt tevens verstaan:
– Het voeren van beleidsmatig overleg met de andere betrokken actoren op het beleidsterrein
(het betreft actoren buiten het Ministerie) over het beleid dat zich vertaalt in een
beleidsnotitie, wetgeving e.d.;
– Het voorbereiden van een standpunt over een onderwerp dat wordt ingebracht door
de Minister van BZ of voor Ontwikkelingssamenwerking in de Ministerraadvergaderingen
en onderraden (bijv. REIA) voor beraad en besluitvorming;
– Het voorbereiden en voeren van overleg met de Staten–Generaal;
– Het behandelen van moties en het doen van toezeggingen en rapporteren over de uitvoering
ervan aan de Kamer;
– Het aanleveren van spreekpunten die betrekking hebben op het beleid aan de politieke
leiding;
– Het presenteren van beleidsvoornemens ter behandeling aan de Staten-Generaal;
– het voorbereiden van een Memorie van Toelichting op de Rijksbegroting het beleidsterrein;
Voorbeelden: het opstellen van en het voorleggen aan de Staten-Generaal van de beleidsnota
Onderwijs is een recht voor iedereen.
Waardering: B (criterium 1)
1.2.1.2. Wet- en regelgeving
6
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden van de totstandkoming, wijziging of intrekking van wet-
en regelgeving
Periode: 1990–
Product: Wet- en regelgeving
Bron: Grondwet 2002; artikel 82
Waardering: B (criterium 1)
1.2.2. Jaarplannen en -verslagen
7
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden en opstellen van jaarplannen en -verslagen
Periode: 1990–
Product: Jaarplannen en -verslagen en verslagen van besprekingen en vaststellingen
Waardering: B (criterium 1)
1.2.3. Advisering regering
1.2.3.1. Informeren staatsorganen
8
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het informeren van de Minister-president, diverse onderraden en Ministeriële
commissies over internationale ontwikkelingen en het Nederlands buitenlands- en ontwikkelingsbeleid
Periode: 1990–
Product: Brieven en memo’s ter informatie
Bron: Interviews
Opmerking: In tegenstelling tot handeling 5 gaat het in deze handeling niet om beleidsmatig
overleg, maar alleen om het (eenzijdig) verstrekken van een toelichting op het beleid
Waardering: B (criterium 5)
1.2.3.2. Advisering Ministerraad
9
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het adviseren van de regering (RijksMinisterraad of Ministerraad) bij beraadslaging
en besluitvorming over onderwerpen die niet door de Minister van BZ of de Minister
voor Ontwikkelingssamenwerking zijn ingebracht
Periode: 1990–
Product: Ministerraadsadvisering
Bron: Grondwet 2002; artikel 45
Opmerking: Het betreft advisering inzake andere beleidsterreinen. Voorbeeld: discussie
over het aftrekken van de hypotheekrente van ambtenaren van het Ministerie van BZ
die tijdelijk in het buitenland wonen
Waardering: V 20 jaar
1.2.4. Beleidsinstrumenten
10
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het ontwikkelen van instrumenten voor de uitvoering van het beleid
Periode: 1990–
Bron Informatieatlas (1996)
Product: Instellingsbesluit
Opmerking: Onder deze handeling valt bijvoorbeeld de neerslag betreffende het instellen
van sectorale benadering. Het betreft de technische vormgeving van het programma (beleidsmatige
vormgeving valt onder handeling 5). Een voorbeeld van technische vormgeving is: de
wijze waarop de CoCa-lijst vorm wordt gegeven (de CoCa-lijst is de neerslag van een
ex ante risicoanalyse die wordt opgesteld ten aanzien van de partij met welke BZ voornemens
is een verplichting aan te gaan en passende beheersmaatregelen te treffen.).
Waardering: B (criterium 5)
1.2.5. Evaluatie beleid
1.2.5.1. Evaluatie beleid
1.2.5.2. Evaluaties
11
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het evalueren van het beleid
Periode: 1990–
Product: IOV-rapporten (tot 1996), IOB-rapporten (na 1996), programma-evaluaties
Bron: Startnotitie 1995: naar een nieuw Ministerie van Buitenlandse Zaken/ – Den Haag:
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Opmerking: Onder deze handeling wordt niet verstaan de evaluatie van projecten. Dergelijke
neerslag wordt geschaard onder de handelingen betreffende projecten
Waardering: B (criterium 2)
1.2.5.3. Statistieken beleidsuitvoering
12
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verzamelen, verwerken en verifiëren van statistische gegevens met het
oog op het bewaken van effectiviteit en kwaliteit van de uitvoering van het beleid
Periode: 1990–
Product: Spreadsheets, (zeer gedetailleerde) instructies statistische gegevens, analyses, rapportage
Bron: Interview
Opmerking: Het gaat voornamelijk om de gegevens over de uitgaven aan, voortgang en
resultaten van ontwikkelingssamenwerkingprojecten die Nederland heeft uitgevoerd.
Het is een ondersteunende, interne handeling
Waardering: V 5 jaar
Rapportages OESO/DAC
13
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het rapporteren over (de effectiviteit en kwaliteit van) de uitvoering
van het (ontwikkelingssamenwerkings)beleid aan de OESO/DAC
Periode: 1990–
Product: DAC-rapportage
Bron: Interview (en reglement DAC)
Opmerking: Rapportage aan de OESO/DAC moet aan speciale richtlijnen voldoen wat betreft
inhoud en format van de rapportage
Waardering: B (criterium 2)
Peer reviews OESO/DAC
14
Actor: Development Assistance Committee (DAC) van de OESO
Handeling: Het periodiek opstellen van een peer review voor het evalueren van de uitvoering van het Nederlandse ontwikkelingsbeleid. Peer
review: in dit verband door andere landen die lid zijn van het DAC
Periode: 1990–
Product: Peer review van het DAC
Bron: Interview (en reglement DAC)
Waardering: B (criterium 2)
1.3. Beleidsuitvoering
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.3.1. Beleidsuitvoering algemeen
1.3.1.1. Beleid ad hoc
15
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van het Nederlandse standpunt binnen het
kader van het eerder op hoofdlijnen geformuleerde beleid
Periode: 1990–
Product: Beleidsmemoranda, beleidsnotities, adviezen, demarches
Bron: Interviews
Opmerking: Bezoek van een of meer diplomaten aan een buitenlandse regering om een
belangrijke boodschap van Nederland over te brengen. Het kan gaan om:
– pogingen om een onderhandeling aan te knopen of iets gedaan te krijgen
– beleefd en discreet protesteren
Voorbeelden:
– Het adviseren van de politieke leiding om de Palestijnse Autoriteit al dan niet
te ontmoeten naar aanleiding van recente gebeurtenissen;
– Het adviseren over het uitoefenen van politieke druk door (onder meer) het uitvoeren
van een demarche, economische sancties, stille diplomatie;
– Het inzetten van het visumbeleid als instrument van het Nederlands buitenlands beleid;
– Het nemen van een politiek besluit over het openen of sluiten van een post.
Waardering: B (criterium 5)
1.3.2. Advisering andere departementen
16
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het adviseren van andere departementen en Hoge Colleges van Staat
Periode: 1990–
Product: Adviezen
Waardering: V 20 jaar;
Hieronder volgen enkele vormen van advisering van andere departementen, die vanwege
hun specifieke en terugkerende karakter als aparte handelingen zijn benoemd.
17
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het adviseren van de Minister van Defensie ten aanzien van buitenlands
politieke aspecten van ontwikkeling en aanschaf van nieuw defensiematerieel
Periode: 1990–
Product: Adviezen
Bron: Interviews
Waardering: V 20 jaar;
18
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het bemiddelen inzake het afstoten van overtollig geworden Nederlands defensiematerieel
Periode: 1990–
Product: Adviezen
Bron: Interviews
Waardering: V 20 jaar;
19
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het toetsen van vergunningaanvragen voor wapenexport op buitenlands politieke
aspecten
Periode: 1990–
Product: Adviezen aan Economische Zaken
Bron: Interview
Opmerking: Het complete dossier bevindt zich bij het Ministerie van Economische Zaken.
De interne afweging van BZ is niet traceerbaar in dit dossier. Daarom wordt de neerslag
van deze handeling bewaard
Waardering: B (criterium 5)
20
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het op (interdepartementaal) ambtelijk niveau voorbereiden en vaststellen
van een voorstel voor Nederlandse inzet op het gebied van conflictpreventie, vredesoperaties,
militaire en/of civiele samenwerking
Periode: 1990–
Product: Artikel 100 brief
Bron: Grondwet 2002; artikel 100
Opmerking: Een Artikel 100-brief wordt opgesteld samen met de Minister van Defensie
Waardering: B (criterium 1)
1.3.3. Uitvoeringskader
1.3.3.1. Instelling beleidsinstrument
21
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van interne richtlijnen voor de uitvoering
van het beleid
Periode: 1990–
Product: Instructies
Waardering: B (criterium 5)
1.3.4. Themavoering
22
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voeren van overleg met organisaties om hen te bewegen aandacht en geld
te besteden aan diverse thema’s
Periode: 1990–
Product: Gespreksnotities, spreekpunten, speeches en dergelijke
Bron: Interviews
Opmerking: Bijvoorbeeld de directie DDE brengt het thema maatschappelijk verantwoord
onder de aandacht van posten, maar vraagt hiervoor ook aandacht van het bedrijfsleven.
Onder deze handeling vallen ook lobbyactiviteiten, waarmee wordt bedoeld (poging tot)
beïnvloeding van besluitvorming (binnen desbetreffende organisaties). Ook het omgekeerde
kan gebeuren (een organisatie probeert het Ministerie van BZ te bewegen aandacht te
besteden aan een bepaald thema) en valt onder deze handeling. Voor concrete verzoeken
om financiering, zie handeling 24 t/m 48
Waardering: B (criterium 5)
1.3.4.1. Budgetten thema’s
23
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beheren en vaststellen van budgetten ten behoeve van thema’s
Periode: 1990–
Product: Gespreksnotities, financiële overzichten, rapportages e.d.
Bron: Interviews
Opmerking: Posten verrichten uitgaven ten behoeve van diverse thema’s. Die uitgaven
worden door een themadirectie gecoördineerd om hierover eenduidig verantwoording af
te kunnen leggen
Waardering: V 10 jaar
1.3.5. Financiering en uitvoering projecten
Een project omvat een van tevoren als tijdelijk bepaalde activiteit op basis van een
projectplan. Het project kan eenvoudig of complex en van korte of lange duur zijn.
NB. Het gaat hierbij alleen om activiteiten op het gebied van Buitenlandse Zaken of
Ontwikkelingssamenwerking; activiteiten op het gebied van PIOFACH vallen hier niet
onder.
1.3.5.1. Identificatie
24
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het identificeren van een project
Periode: 1990–
Product: Identificatiememorandum, na 1996: MT-formulier
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken (vanaf juni 2000 is de Procedurebundel Uitvoering Ontwikkelingssamenwerking
deel gaan uitmaken van het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken)
Waardering: B (criterium 5) voor projecten die worden goedgekeurd
V 10 jaar voor afwijzingen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig integraal
bewaard (door middel van een steekproef)
1.3.5.2. Beoordeling
25
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beoordelen van een projectvoorstel
Periode: 1990–
Product: Beoordelingsmemorandum en projectvoorstel
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Waardering: B (criterium 5) voor projecten die worden goedgekeurd
V 10 jaar voor afwijzingen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig integraal
bewaard (door middel van een steekproef)
1.3.5.3. Beschikkingen, contracten en mandaten
26
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat (commiteren) ten
aanzien van een project
Periode: 1990–
Product: Contract, (subsidie)beschikking, commiteringsbrief (incidenteel), joint financing
partnership, silent partnership
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De
originelen blijven in een apart register en een gewaarmerkte kopieën van contracten
en mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.
Waardering: B (criterium 5)
V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.
V 15 jaar: beschikkingeregister
1.3.5.4. Uitvoering en monitoring
27
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het (laten) uitvoeren en monitoren van een project
Periode: 1990–
Product: Tussentijdse rapportage, financiële bescheiden, waarderingssysteem (per 2002),
aanschaf projectgoederen (inclusief clearing) en informatie ove betrokken deskundigen
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingsamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport
Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer
van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:
– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één
op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door
middel van een steekproef)
– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van
de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering
en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)
– Van projecten met een duidelijke politieke component (niet zijnde projecten die
zijn gerelateerd aan ontwikkelingssamenwerking) blijft de neerslag eveneens bewaard.
Het betreft voornamelijk projecten die zijn uitgevoerd in het kader van het Programma
Ondersteuning Buitenlands Beleid (POBB).
1.3.5.5. Beëindiging en evaluatie
28
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beëindigen en evalueren van een project
Periode: 1990–
Product: Eindverslag (door uitvoerende partij), slotdocument, eindevaluatie (door Buitenlandse Zaken: objectief), financiële gegevens in informatiesystemen Midas
(tot 2003) en Piramide
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingsamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Waardering: B (criterium 5)
1.3.5.6. Twijfelparagraaf
29
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het toetsen van subsidieaanvragen in het kader van de twijfelparagraaf
Periode: 1990–
Product: Adviezen van betrokken politieke adviseurs (directies binnen Buitenlandse
Zaken/Ontwikkelingssamenwerking) en eventueel verslag van overleg tussen Minister
en betrokken Nederlandse organisatie, dan wel een aanwijzing
Bron: Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken (24 december 1998). Medefinancieringsovereenkomst
met de desbetreffende organisaties
Waardering: B (criterium 5)
Programma’s zoals hier wordt bedoeld, worden met programmafinancieringsovereenkomsten
uitbesteed aan organisaties. Er kunnen diverse activiteiten uit één programma worden
gefinancierd. Ontwikkelingssamenwerking stelt het doel van het programma vast en de
criteria waaraan aanvragen moeten voldoen (het beleidskader) en volgt de voortgang
en uitvoering van het programma op enige afstand met periodiek overleg en op basis
van rapportage door de uitvoerende organisatie.
1.3.6. Financiering en uitvoering van programma’s
Binnen de Nederlandse ontwikkelingssamenwerking is programmahulp een verzamelnaam
voor alle hulpbijdragen die beschikbaar worden gesteld voor algemene, niet projectmatige,
financiële ondersteuning van het ontwikkelingsbeleid en de ontwikkelingsprogramma’s
van een land (conform een definitie van OESO/DAC). Deze financiering via de begroting
van het ontvangende land kent twee vormen: (niet-geoormerkte) macrosteun en (geoormerkte)
sectorsteun.
1.3.6.1. Programmahulp
1.3.6.1.1. Instelling, wijziging en beëindiging
30
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het instellen, wijzigen en beëindigen van programma’s voor de financiering
van activiteiten
Periode: 1990–
Product: Programma
Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling
van Buitenlandse Zaken uit 1987)
Waardering: B (criterium 5)
1.3.6.1.2. Beschikkingen, contracten en mandaten
31
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat ten aanzien van
een programma
Periode: 1990–
Product: Commitering (incidenteel), contract, mandaatregeling, beschikking, joint
financing partnership, silent partnership
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De
originelen blijven in een apart register en een gewaarmerkte kopieën van contracten
en mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.
Waardering: B (criterium 5)
V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.
V 15 jaar: beschikkingeregister
1.3.6.1.3. Uitbesteding
32
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het uitbesteden van de uitvoering van een programma
Periode: 1990–
Product: Programmafinancieringsovereenkomst
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Hierbij wordt het programma als geheel uitbesteed aan een derde partij.
Op basis van de overeenkomst wordt periodiek overleg gevoerd met de organisatie die
het programma uitvoert (MFO’s (GOM), Nuffic)
Waardering: B (criterium 5)
1.3.6.1.4. Uitvoering en monitoring
33
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het (laten) uitvoeren en monitoren van een programma
Periode: 1990–
Product: Tussentijdse rapportage, financiële bescheiden, waarderingssysteem (per 2002),
aanschaf goederen (inclusief clearing) en informatie betreffende betrokken deskundigen
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport
Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer
van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Onder deze handeling valt ook de neerslag van de door de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
ingestelde Begeleidingscommissie Programma Uitzending Managers. Zie hiervoor categorie
6 van de bijlage ‘Commissies’.
Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:
– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één
op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door
middel van een steekproef)
– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van
de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering
en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)
1.3.6.1.5. Evaluatie
34
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het evalueren van een programma
Periode: 1990–
Product: Evaluatierapporten
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Waardering: B (criterium 5) eindrapport (en opdracht)
V 10 jaar conceptrapporten en logistiek t.a.v. de evaluatie
1.3.6.1.6. Twijfelparagraaf
Zie handeling 28
1.3.6.1.7. Afbouwregeling
35
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het treffen van een afbouw- en overgangsregeling voor programma’s
Periode: 1990–
Product: Overeenkomsten, verslagen
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Dergelijke regelingen worden opgesteld als een bepaald OS-programma (in
een bepaald land) wordt beëindigd en geeft concrete richtlijnen voor de afbouw ervan
(afwikkeling van aangegane verplichtingen en toezeggingen)
Waardering: B (criterium 5)
1.3.6.1.8. Uitzenden personeel
36
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het (laten) uitzenden van personeel naar ontwikkelingslanden in het kader
van technische assistentie, het vrijwilligers- en deskundigen- en suppletieprogramma
Periode: 1990–
Product: Persoonsdossiers uitgezondenen, financiële bescheiden, logistiek
Opmerking: Tot het suppletieprogramma behoren onder meer uitzendingen in het kader
van Personele Samenwerking Ontwikkelingslanden (PSO) en uitzendingen geïnitieerd door
de Stichting Nederlandse Vrijwilligers (SNV)
Deze handeling heeft betrekking op specifieke benoemingen (waarbij overigens wel sprake
is van rechtspositionele verhouding). Voor overige handelingen betreffende personeel
van BZ zie selectielijst ‘P-direct’.
Waardering: V 75 jaar persoonsdossiers of V 5 na overlijden
V 10 jaar overig
1.3.6.2. Macrosteun
1.3.6.2.1. Beoordeling
37
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beoordelen van een voorstel voor macrosteun
Periode: 1990–
Product: Beoordelingsmemorandum en eventueel voorstel
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Waardering: B (criterium 5) voor goedgekeurde voorstellen
V 10 jaar voor afwijzingen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig integraal
bewaard (door middel van een steekproef)
1.3.6.2.2. beschikkingen. Contracten en mandaten
38
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat ten aanzien van
macrosteun
Periode: 1990–
Product: Commitering (incidenteel), contract, mandaatregeling, beschikking, joint
financing partnership, silent partnership
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De
originelen blijven in een apart register en gewaarmerkte kopieën van contracten en
mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.
Waardering: B (criterium 5)
V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.
V 15 jaar: beschikkingeregister
1.3.6.2.3. Verstrekking
39
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verstrekken van incidentele of structurele macrosteun
Periode: 1990–
Product: Financiële bewijsstukken, financiële gegevens in Midas (tot 2003) en Piramide
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overmaken van een geldelijke bijdrage
aan de begroting van een ontwikkelingsland. Bij de vaststelling van de waardering
is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer
van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:
– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één
op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door
middel van een steekproef)
– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van
de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering
en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)
1.3.6.2.4. Track records
40
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van een track record voor het bepalen van een financieringsmodaliteit
Periode: 1998–
Product: Track record
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: In 1994/5 werd het instrument track record door het DGIS voor het eerst
in gebruik genomen voor de beoordeling of een land al dan niet in aanmerking kwam
voor macrosteun. Later werd het gebruik van het instrument uitgebreid en werd aan
de hand van een track record beoordeeld voor welke financieringsmodaliteit een ontwikkelingsland
in aanmerking kwam. Programmahulp, waar mogelijk begrotingssteun, was de meest gewenste
hulpvorm. Programmahulp was minder geoormerkt dan projecthulp en tracht meer aan te
sluiten bij zowel het eigen beleid als de begroting of begrotingsprocessen van het
land zelf (d.i. alignment)
Zoals in Aan Elkaar Verplicht (AEV) is vermeld, vindt de uitvoering van bilaterale
ontwikkelingssamenwerking plaats op basis van een flexibele inzet van hulpmodaliteiten,
waarbij steeds per land wordt afgewogen wat de meest effectieve inzet is. Dit track
record speelt bij deze afweging een bepalende rol. Programmahulp, waar mogelijk begrotingssteun,
is hierbij de meest gewenste hulpvorm
Waardering: B (criterium 5)
1.3.6.2.5. Uitvoering en monitoring
41
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het (laten) uitvoeren en monitoren van programmahulp
Periode: 1990–
Product: Tussentijdse rapportage, financiële bescheiden, waarderingssysteem (per 2002),
aanschaf goederen (inclusief clearing) en informatie betreffende betrokken deskundigen.
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport
Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein
beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Waardering: V 7 jaar met de volgende uitzonderingen:
– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één
op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door
middel van een steekproef)
– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van
de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering
en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)
1.3.6.2.6. Evaluatie
42
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het evalueren van programmahulp
Periode: 1990–
Product: Evaluatierapporten
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Waardering: B (criterium 5) eindrapport (en opdracht)
V 10 jaar conceptrapporten en logistiek t.a.v. de evaluatie
1.3.6.2.7. Schuldverlichting
43
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verlichten van de bilaterale schulden van ontwikkelingslanden
Periode: 1990–1997
Product: Financiële bewijsstukken, verslagen, beoordelingen
Bron: Programmahulpbrief 2003 (DVF/AS, 26 april 2004) DVF/AS/beleid (isn: 854163)/Kenmerk:
DVF/AS-062/04
Opmerking: Tot 1997, toen de Procedurebundel Ontwikkelingssamenwerking verscheen,
geschiedde de verlichting van bilaterale Ontwikkelingssamenwerkingschulden voornamelijk
op ad-hocbasis: elk besluit tot het verlenen of verlengen van schuldverlichting werd
door de Minister persoonlijk genomen of bekrachtigd (‘schuldengesprekken’). Bilaterale
schuldverlichting waartoe bilateraal wordt besloten, vindt vandaag de dag nog slechts
sporadisch plaats. Vrijwel altijd wordt in multilateraal verband, in de Club van Parijs,
over schuldverlichting – ook van bilaterale schulden – besloten. De besluitvormingscyclus
is dan niet van toepassing. De neerslag die hieruit voortkomt, wordt ondervangen door
de andere handelingen betreffende financiële steunverlening, en structureel overleg.
Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel
Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein
beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Waardering: B criterium 5
V 7 jaar financiële stukken
1.3.6.3. Sectorsteun
1.3.6.3.1. Sectorverkenning en analyse
44
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verkennen en analyseren van een sector
Periode: 1998–
Product: (Voorlopige) sectoranalyse, COCA-lijst
Bron: Interviews en Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek
Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken
Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het voeren van overleg met het betrokken
ontwikkelingsland, de donoren en de maatschappelijke organisaties. Daarnaast worden
voor deze analyse bestaande beleidsdocumenten en studies gebruikt. Onder deze handeling
valt ook het maken van een inschatting van een organisatie als samenwerkingspartner
door het invullen van de COCA-lijst
Waardering: B (criterium 5)
1.3.6.3.2. Besluit
45
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het besluiten over de vorm en duur van de ondersteuning van een sector
Periode: 1998–
Product: Sector- of uitvoeringsplan
Bron: Interviews
Waardering: B (criterium 5)
1.3.6.3.3. Beschikkingen, contracten en mandaten
46
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van een beschikking, contract of mandaat ten aanzien van
sectorsteun
Periode: 1990–
Product: Commitering (incidenteel), contract, mandaatregeling, beschikking, joint
financing partnership, silent partnership
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Contracten en mandaten en beschikkingen worden in tweevoud bewaard. De
originelen blijven in een apart register en een gewaarmerkte kopieën van contracten
en mandaten werden in de betreffende zaakdossiers bewaard.
Waardering: B (criterium 5)
V 30 jaar: contracten- en mandatenregister.
V 15 jaar: beschikkingeregister
1.3.6.3.4. Monitoring
47
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het monitoren van de uitvoering van sectorsteun
Bron: Interviews en Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek
Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken
Periode: 1998–
Product: Sector- of uitvoeringsplan
Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overleggen met de regering van
het ontwikkelingsland; het (halfjaarlijks) bijstellen en vernieuwen van de afspraken
met de gezamenlijke partners over de uitvoering; het bijstellen van sectorplan en
-analyse (elke drie jaar)
Waardering: V 20 jaar met de volgende uitzonderingen:
– Van projecten, programma’s, programmahulp en sectorale benadering wordt van één
op de twintig alle informatie (inclusief uitvoering en monitoring) bewaard; (door
middel van een steekproef)
– Van projecten, programma’s, programmahulp of sectorale benadering inzake een van
de concentratielanden wordt van één op de tien alle informatie (inclusief uitvoering
en monitoring) bewaard; (door middel van een steekproef)
1.3.6.3.5. Evaluatie
48
Actor: De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het evalueren van sectorsteun
Periode: 1990–
Product: Evaluatierapporten
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Waardering: B (criterium 5) eindrapport (en opdracht)
V 10 jaar conceptrapporten en logistiek t.a.v. de evaluatie
1.3.7. Financieren van een organisatie in de vorm van vrijwillige contributie of een
verdragscontributie
Vrijwillige bijdrage: een bijdrage aan de algemene middelen (core funding) van een (vaak regionaal of wereldwijd) programma van een internationale organisatie.
Neemt de vorm aan van instellingssubsidie; een mandaatregeling; of programmafinanciering.
Verdragscontributie: bijdragen in het kader van verplichtingen voortvloeiende uit
verdragen met internationale instellingen (Uit: Procedurebundel Ontwikkelingsssamenwerking, december 1996)
1.3.7.1. Vrijwillige bijdragen
1.3.7.1.1. Beoordeling
49
Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beoordelen van een voorstel tot een vrijwillige bijdrage
Periode: 1990–
Product: Beoordelingsmemorandum
Bron: Interviews
Waardering: B (criterium 5) voor goedgekeurde voorstellen
V 10 jaar afgewezen aanvragen; van de afgewezen projecten wordt één op de twintig
integraal bewaard (door middel van een steekproef)
1.3.7.1.2. Uitvoering
50
Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het uitvoeren van het besluit tot een vrijwillige bijdrage
Periode: 1990–
Product: Financiële bewijsstukken, financiële gegevens in informatiesystemen Midas
(tot 2003) en Piramide
Bron: Procedurebundel uitvoering Ontwikkelingssamenwerking en Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken
Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overmaken van een geldelijke bijdrage
aan een organisatie. Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met
het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer
van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Waardering: V 7 jaar
1.3.7.1.3. Monitoring
51
Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het monitoren van de besteding van een vrijwillige bijdrage
Periode: 1990–
Product: Tussentijdse rapportage, appreciaties
Bron: Interviews
Opmerking Hieronder valt het opstellen van appreciaties (door posten en forumdirecties)
Waardering: V 10 jaar
1.3.7.1.4. Evaluatie
52
Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het evalueren van de besteding van een vrijwillige bijdrage
Periode: 1990–
Product: Evaluatie
Bron: Interview
Waardering B (criterium 5)
1.3.7.2. Vaste bijdragen
1.3.7.2.1. Onderhandeling
53
Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het onderhandelen over de hoogte van een vaste bijdrage
Periode: 1990–
Product: Instructies, correspondentie, verslagen van vergaderingen
Bron: Interview
Opmerking In de dagelijkse praktijk wordt dikwijls de term contributie gebruikt in
plaats van vaste bijdrage
Waardering: B (criterium 5)
1.3.7.2.2. Verstrekking
54
Actor: De Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verstrekken van een vaste bijdrage
Periode: 1990–
Product: Financiële bewijsstukken, financiële gegevens in informatiesystemen Midas
(tot 2003) en Piramide
Bron: Overeenkomst met de desbetreffende organisatie
Opmerking: Onder deze handeling wordt verstaan het overmaken van een geldelijke bijdrage
aan een organisatie. Bij de vaststelling van de waardering is rekening gehouden met
het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer
van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Waardering: V 7 jaar
1.3.8. Internationaal beleid
1.3.8..1 Internationale verdragen
1.3.8.1.1. Onderhandeling
55
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voeren van onderhandelingen over internationale verdragen
Periode: 1990–
Product: Voorstellen en onderhandelingsverslagen
Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ
Opmerking Onder internationale verdragen worden tevens zetelovereenkomsten verstaan.
Zetelovereenkomsten zijn overeenkomsten die door de Staat der Nederlanden worden gesloten
met internationale organisaties die zich vestigen in Nederland. Een zetelovereenkomst
bevat onder meer afspraken over privileges en immuniteiten die medewerkers van dergelijke
organisaties in sommige gevallen genieten
Waardering: B (criterium 1)
1.3.8.1.2. Tekst en toelichting
56
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het coördineren van de vaststelling van de tekst en de toelichting van
een internationaal verdrag
Periode: 1990–
Product: Verdragstekst en ontwerptoelichting
Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ
Waardering: B (criterium 1)
1.3.8.1.3. Voorleggen Ministerraad
57
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het ter instemming voorleggen van een internationaal verdrag aan de Ministerraad
Periode: 1990–
Product: Verzoek om instemming
Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ
Waardering: B (criterium 1)
1.3.8.1.4. Voorleggen Staten-Generaal
58
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het ter (stilzwijgende) goedkeuring voorleggen van internationale verdragen
aan de Staten-Generaal
Periode: 1990–
Product: Verzoek om instemming en memorie van toelichting
Bron: Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen (7 juli 1994)
Waardering: B (criterium 1)
1.3.8.1.5. Bekendmaking
59
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het zorg dragen voor bekendmaking van een internationaal verdrag in het
Tractatenblad en in de Staatscourant
Periode: 1990–
Product: Publicatie van het verdrag
Bron: Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen (7 juli 1994)
Waardering: V 20 jaar
1.3.8.1.6. Ondertekening
60
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het (doen) ondertekenen van een internationaal verdrag
Periode: 1990–
Product: Akte van aanvaarding, akte van bekrachtiging
Bron: Algemene taakomschrijving van het Ministerie van BZ
Opmerking: Een akte van aanvaarding wordt ondertekend door de Minister van BZ, een
akte van bekrachtiging door de koning(in)
Waardering: B (criterium 1)
1.3.8.1.7. Depositaris
61
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beheren van originele exemplaren van bilaterale verdragen en van gewaarmerkte
afschriften van multilaterale verdragen
Periode: 1990–
Product: Geactualiseerd overzicht van verscheidene internationale verdragen
Bron: Verdrag van Wenen inzake het verdragenrecht, Wenen 23 mei 1969 (Trb. 1985, 79)
Opmerking: Indien verdragen worden gewijzigd of indien zich wijzigingen voordoen met
betrekking tot de verdragsluitende partijen, behoort het tot de taak van de depositaris
de verdragspartijen hiervan te verwittigen
Waardering: B (criterium 5)
1.3.8.2. Kandidaturen
1.3.8.2.1. Nederlandse kandidaten
62
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verlenen van steun aan Nederlandse kandidaten voor functies in internationale
en Europese organisaties
Periode: 1990–
Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen
Bron: Interview (en Reglementen zoals die van de VN)
Opmerking: Deze handeling is van toepassing op steuntoezegging ten aanzien van kandidaten
op het niveau van directeur-generaal en hoger, alsmede op steuntoezeggingen jegens
magistraten die opteren voor een ambt bij een van de internationale gerechtshoven.
Onder deze handeling valt ook het voordragen van personen voor benoeming in raadgevende,
beheers- of reglementeringscomités of het ambtenarenapparaat van de EU
Zie in dit verband ook de neerslag van de Werkgroep Internationale Ambtenaren genoemd
onder categorie 5 in bijlage ‘commissies’. Het betreft dan de steunverlening van een
lager niveau dan politieke benoemingen.
Waardering: B (criterium 5) politieke benoemingen (zoals die van Lubbers, Wijffels
en Melkert)
V 10 voor benoemingen van een lager niveau dan directeur-generaal of magistraat
1.3.8.2.3. Buitenlandse kandidaten
63
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verlenen van steun aan buitenlandse kandidaten voor functies in internationale
en Europese organisaties
Periode: 1990–
Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen
Bron: Interview (en bijvoorbeeld Reglementen zoals die van de EU en een Verdrag over
het Internationaal Strafhof)
Opmerking: Deze handeling is van toepassing op steuntoezegging ten aanzien van kandidaten
op het niveau van directeur-generaal en hoger, alsmede op steuntoezeggingen jegens
magistraten die opteren voor een ambt bij een van de internationale gerechtshoven
Waardering: V 10 jaar
1.3.8.2.4. Nederland als kandidaat
64
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verwerven van steun voor Nederland als kandidaat voor deelname aan
of
voorzitterschap van een internationale organisatie
Periode: 1990–
Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen
Bron: Interview (en reglementen zoals die van de VN)
Opmerking: Zo was Nederland bijvoorbeeld in 2003 kandidaat voor een positie in de
Commission on Human Rights (CHR) van de VN.
Waardering: B (criterium 5)
1.3.8.2.4. Derde land als kandidaat
65
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verlenen van steun aan landen die zich kandidaat stellen voor deelname
aan of voorzitterschap van een internationale organisatie
Periode: 1990–
Product: Steuntoezeggingen, instructies, verslagen van besprekingen
Bron: Interview (en reglementen zoals die van de VN)
Opmerking: Zo was Engeland bijvoorbeeld in 2003 kandidaat voor een positie in de Commission
on Human Rights (CHR) van de VN.
Waardering: V 10 jaar
1.3.8.4. Organisatie internationale conferenties
66
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het organiseren van (internationale) conferenties
Periode: 1990–
Product: Lijsten van genodigden, stukken betreffende organisatorische aangelegenheden
Bron: Interviews, informatieatlas
Opmerking: Het betreft bijvoorbeeld de organisatie van een internationale milieuconferentie
van het Intergovernmental Panel on Climate Change (ipcc) in Den Haag in 1993. Het
gaat om logistieke en organisatorische werkzaamheden. Voor de inbreng van het Nederlands
standpunt tijdens (internationale) conferenties, zie handeling 99. Hierbij kan Nederland
zowel de rol vervullen van voorzitter als deelnemer aan een conferentie.
Waardering: V 10 jaar
1.3.9. Economische en culturele belangenbehartiging
1.3.9.1. Producten ontwikkelingslanden
67
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het leveren van een bijdrage aan het creëren van een gunstigere afzetmarkt
voor producten uit ontwikkelingslanden
Periode: 1990–
Product: Onder meer: overeenkomsten over productnormen
Bron: Ondernemen tegen armoede, Notitie over economie en ontwikkeling (november 2000)
Opmerking: Dit kan bijvoorbeeld door het leveren van een bijdrage aan het opstellen
van productnormen voor producten afkomstig uit ontwikkelingssamenwerkingslanden. De
handeling heeft ook betrekking op het geven van advies over de infrastructuur, zoals
het wegennet, treinverbindingen, landingsrechten
Waardering: B (criterium 5)
1.3.9.2. Economische belangenbehartiging
68
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het behartigen van de Nederlandse economische belangen in het buitenland
Periode: 1990–
Product: Verslagen van handelsmissies (aan Nederland of van een Nederlands delegatie
aan het buitenland)
Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling
van BZ uit 1987)
Opmerking: Handelsmissies waaraan bewindslieden en of leden van het Koninklijk Huis
deelnemen, vallen onder de handeling 78 over (Ministeriële) bezoeken aan het buitenland
Waardering: V 10 jaar
1.3.9.3. Culturele belangenbehartiging
69
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het behartigen van de Nederlandse culturele belangen in het buitenland
Periode: 1990–
Product: Cultureel programma, expositie, boekpresentatie
Bron: Cultuurnota 2001–2004
Voorbeeld: Voorstellingen van het Nederlands Dansgenootschap in Hongarije
Waardering: V 10 jaar
1.3.10. Coördinatie internationaal recht
1.3.10.1. Volkenrecht
70
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het bewaken van de eenheid in de volkenrechtelijke opvattingen van de Staat
Periode: 1990–
Product: Coördinatie van in voorbereiding zijnde verdragen, adviezen etc.
Bron: Tweede Kamer, 1986–1987, 20 222 nr 1 (notitie over onder meer de taakinvulling
van BZ uit 1987); Startnotitie: naar een nieuw Ministerie van Buitenlandse Zaken/–
Den Haag : Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Waardering: B (criterium 1)
1.3.10.2. Richtlijnen Europees recht
71
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden en opstellen van (interdepartementale) handleidingen en
richtlijnen met betrekking tot Europees recht.
Periode: 1990–
Product: Handleidingen, richtlijnen
Bron: Beschrijving Taken DJZ/ER (intranet BZ)
Opmerking: DJZ/ER staat voor Directie Juridische Zaken/Afdeling Europees Recht
Naast DJZ/ER bestaat er ook een Expertise Centrum Europees Recht, waarin DJZ/ER is
vertegenwoordigd. De neerslag die deze commissie voortbrengt wordt bewaard.
Waardering: B (criterium 5)
1.3.10.3. Advisering Europese wet- en regelgeving
72
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het adviseren over de toepassing van Europese wet- en regelgeving
Periode: 1990–
Product: Adviezen
Bron: Interview
Opmerking: Dit betreft primair een taak van Justitie. BZ adviseert alleen indien hierom
door andere Ministeries wordt verzocht
Waardering: V 20 jaar
1.4. Formele betrekkingen onderhouden
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.4.1. Formele betrekkingen onderhouden algemeen
1.4.1.1. herdenking mijlpalen
73
Actor: Minister van BZ
Handeling: Het herdenken van bijzondere mijlpalen in de betrekkingen tussen Nederland
en een ander land of internationale organisatie
Periode: 1990–
Product: Draaiboeken, uitnodigingen, financiële bescheidenbrieven, lezingen, publicaties
en stukken van inhoudelijke aard
Bron: Interview
Opmerking: Bijvoorbeeld de viering van 400 jaar betrekkingen tussen Nederland en Australië,
en Nederland en Japan
Waardering: B (criterium 1) Lezingen, publicaties en stukken van inhoudelijke aard
V 5 jaar Logistieke voorbereiding
1.4.2. Buitenlandse vertegenwoordigingen en instellingen
1.4.2.1. Ondersteuning
74
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor medewerkers van buitenlandse
ambassades, consulaten en internationale organisaties
Periode: 1990–
Product: Correspondentie over bijvoorbeeld immuniteiten, fiscale regelingen en diplomatieke
kentekenbewijzen
Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite
van het Ministerie van BZ
Waardering: V 10 jaar
1.4.2.2. Administratie
75
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beheren van administratieve gegevens over buitenlandse diplomaten en
hun gezins- en personeelsleden in Nederland
Periode: 1990–
Product: Database ‘ProBas’, (Protocolaire Basisadministratie)
Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite
van het Ministerie van BZ
Waardering: B (criterium 5)
1.4.3. Bezoeken
1.4.3.1. Organisatie
76
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het administratief en organisatorisch voorbereiden van inkomende en uitgaande
officiële bezoeken van staatshoofden, regeringsleiders, Ministers en topambtenaren
Periode: 1990–
Product: Draaiboeken, logistiek
Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite
van het Ministerie van BZ
Waardering: V 10 jaar
1.4.3.2. Advisering staatsbezoeken
77
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het adviseren van het Kabinet van de Koningin over staatsbezoeken
Periode: 1990–
Product: Adviezen
Bron: Interview
Opmerking: Dergelijke adviezen worden niet bewaard door het archief van het Kabinet
van de Koningin
Waardering B (criterium 5)
1.4.3.3. Uitgaande bezoeken
78
Actor: Minister van BZ
Handeling: Het inhoudelijk voorbereiden en coördineren van uitgaande buitenlandse
bezoeken van leden van het Koninklijk Huis, de Minister-president, bewindslieden en
parlementaire delegaties
Periode: 1990–
Product: Dossiers voor staatsbezoeken van de Minister van BZ, de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking,
de staatssecretaris van BZ, de Minister-president, en de koningin, en andere bewindslieden
bestaande uit een steering note, spreekpunten, en achtergrondinformatie (een toelichting, cv’s van staatslieden die
worden bezocht of ontvangen). In een steering note worden kort de achtergrond en het doel van het bezoek toegelicht
Bron: Interviews
Waardering: Steering note en spreekpunten: B (criterium 5)
Achtergrondinformatie (toelichting, cv’s): V 10 jaar
1.4.3.4. Inkomende bezoeken
79
Actor: Minister van BZ
Handeling: Het inhoudelijk voorbereiden en begeleiden van het bezoek van een buitenlands
staatshoofd, Minister of regeringsleider
Periode: 1990–
Product: Dossier, verslag
Bron: Interviews
Waardering: B (criterium 5)
1.4.4. Protocol
1.4.4.1. Agrément
80
Actor: Minister van BZ
Handeling: Het indienen of beantwoorden van een verzoek om agrément voor de plaatsing van een ambassadeur
Periode: 1990–
Product: Verzoek om agrément
Bron: Artikel 4 van het Verdrag van Wenen inzake Diplomatiek Verkeer van 1961
Opmerking: Het Verdrag van Wenen bepaalt dat voor een ambassadeur agrément moet zijn verleend en dat de ontvangende staat agrément kan weigeren
Waardering: V 10 jaar
1.4.4.2. Decoraties
81
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het behandelen van verzoeken om decoraties en het registreren van toegekende
decoraties
Periode: 1990–
Opmerking: Deze handeling is opgenomen in het BSD Adelbeleid, maar dat is door BZ
niet mede ingediend. In dit BSD wordt gesteld dat tot 1997 alle neerslag van deze
handeling moet worden bewaard. Vanaf 1997 mogen departementen zelf een bewaartermijn
vaststellen.
Waardering: B (criterium 5) voor alle neerslag tot 1997 (opgemaakt in het oude stelsel)
V 3 jaar na overlijden gedecoreerd persoon vanaf 1996 (opgemaakt in het nieuwe stelsel)
1.4.4.3. Felicitaties e.d.
82
Actor: Minister van BZ
Handeling: Het uitvoeren van representatieve taken tegenover andere landen zoals het
doen uitgaan van felicitaties, condoleances, dankbetuigingen, uitnodigingen voor recepties
en dergelijke
Periode: 1990–
Product: Brieven, instructies over vlaggenprotocol en dergelijke
Bron: Protocol Guide for Diplomatic Missions and Consular Posts; 2005 Intranetsite
van het Ministerie van BZ
Waardering: V 5 jaar
1.4.5. Diplomatieke belangenbehartiging voor derde landen
1.4.5.1. Besluit
83
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het besluiten tot het behartigen van de belangen van een derde land door
Nederland in het buitenland
Periode: 1990–
Product: Formeel besluit om de belangen te behartigen, correspondentie over standpunten
van en met een derde land en de belangenbehartiging (ook bemiddeling bij visumaanvragen
en dergelijke)
Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk
is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het
Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159).
Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb.
330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden,
Jaargang 1981 no. 776)
Opmerking: (Bij gebrek aan ambassade) Luxemburg, Israël
Waardering: B (criterium 5)
1.4.5.2. Uitvoering
84
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: het uitvoeren van belangenbehartiging van een derde land door Nederland
in het buitenland
Periode: 1990–
Product: Visumaanvragen, diplomatieke uitingen
Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk
is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het
Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159).
Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb.
330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden,
Jaargang 1981 no. 776)
Waardering: V 20 jaar
1.4.6. Diplomatieke belangenbehartiging voor Nederland
1.4.6.1. Besluit
85
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het besluiten tot het laten behartigen van de belangen van Nederland door
een derde land in het buitenland
Periode: 1990–
Product: Formeel besluit om de belangen te behartigen, correspondentie over standpunten
van Nederland en de belangenbehartiging (ook bemiddeling bij visumaanvragen en dergelijke)
Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk
is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het
Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159)
Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb.
330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden,
Jaargang 1981 no. 776)
Waardering: B (criterium 5)
1.4.6.2. Uitvoering
86
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het laten behartigen van de Nederlandse belangen door een derde land in
het buitenland
Periode: 1990–
Product: Visumaanvragen, diplomatieke uitingen
Bron: Verdrag van Wenen; de Consulaire Wet (Stb. 1871, 91), zoals deze laatstelijk
is gewijzigd bij de Rijkswet van 16 februari 1978, Stb. 158 (uit: Staatsblad van het
Koninkrijk der Nederlanden, Jaargang 1978 no. 159)
Consulair besluit van 23 november 1981. Gewijzigd bij besluit van 22 juni 1993, Stb.
330, in werking getreden op 1 juli 1993 (uit: Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden,
Jaargang 1981 no. 776)
Waardering: V 20 jaar
1.5. Dienstverlening
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
De neerslag die voortkomt uit consulaire handelingen kan in principe conform onderstaande
waarderingen worden geselecteerd. Echter als het gaat om traumatische gebeurtenissen
zoals rampen, gijzelingen dan wel het verlenen van consulaire bijstand in geval van
doodvonnissen, dient de neerslag van de handelingen hieromtrent te worden bewaard.
Deze opmerking kan van toepassing zijn op handeling 87, 90 en 97
1.5.1. Consulaire dienstverlening
1.5.1.1. Consulair maatschappelijke taken
87
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verrichten van consulair-maatschappelijke taken
Periode: 1990–
Product: Financiële stukken, overzichten van Nederlandse gedetineerden in het buitenland.,
kopieën van officiële documenten
Bron: De Consulaire Wet (Stb. 1871, 91) en het Consulair besluit van 23 november 1981
Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer het verlenen van financiële bijstand,
hulp of bemiddeling aan Nederlanders in geval van arrestatie, detentie, ziekte, ongevallen,
opsporing, calamiteiten, gijzelingen, evacuaties e.d. Bij de vaststelling van de waardering
is rekening gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein beheer
van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen.
Waardering: B (criterium 5) bijhouden van de database Prison
V 7 jaar
1.5.1.2. Consulair juridische taken
88
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verrichten van consulair-juridische taken
Periode: 1990–
Product: Beoordelingen, correspondentie met lokale autoriteiten
Bron: Nederlandse personen- en familierecht en internationaal privaatrecht
Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer het vaststellen van de nationaliteit,
het beoordelen van de burgerlijke staat, het verlenen van bemiddeling in geval van
kinderontvoering door een van de ouders, het behandelen van naturalisatieverzoeken
en het verlenen van bemiddeling op het terrein van de internationale rechtshulp in
straf- en civiele zaken
Waardering: V 10 jaar
B (criterium 5) voor bemoeienis van BZ met de Oorlogsgravenstichting (o.a. inzake
inspectie van erevelden)
1.5.1.3. Legalisatie en verificatie
89
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het legaliseren en verifiëren van in Nederland te gebruiken documenten
Periode: 1990–
Product: Legalisaties en verificaties
Bron: Overeenkomst betreffende de afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de
burgerlijke stand bestemd voor het buitenland. Parijs, 27 september 1956 Trb. 1957,
119. Overeenkomst inzake kostenloze afgifte en vrijstelling van legalisatie van afschriften
en uittreksels van akten van de burgerlijke stand. Luxemburg, 26 september 1957 Trb.
1958, 168
Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort ook een weigeringsbeschikking
en het rapporteren over zaken die van belang zijn bij de bestrijding van documentfraude
Waardering: V 11 jaar (de afwijkende termijn van 11 jaar is tot stand gekomen in overleg
met en op verzoek van de Directie Consulaire Zaken)
1.5.1.4. Burgerlijke stand e.d.
90
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het uitoefenen van consulaire bevoegdheden op het terrein van o.a. de burgerlijke
stand, notariaat en de vrijwillige rechtspraak
Periode: 1990–
Product: Akten, registers
Bron: De Consulaire Wet (Stb. 1871, 91) en het Consulair besluit van 23 november 1981
Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort onder meer het vastleggen van
rechtsfeiten in aktevorm, het beheren van de registers en het afgeven van en/of uittreksels
uit de akten
Waardering: V 5 jaar
1.5.1.5. WUV/oorlogsgetroffenen
91
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het (mede) uitvoeren van de Wet Uitkeringen Vervolgingsslachtoffers (WUV)
Periode: 1990–
Product: Correspondentie
Bron: Wet Uitkering Vervolgingsslachtoffers 1940–1945. Deze wet regelt de toekenning
van uitkeringen aan (nabestaanden van) personen die tijdens de Duitse of Japanse bezetting
werden vervolgd op grond van hun ras, geloof, wereldbeschouwing, homoseksualiteit
of onttrekking aan verplichte tewerkstelling. Bij de Japanse bezetter speelde Europese
afkomst, -georiënteerdheid of -gezindheid bij de vervolging een grote rol.
Opmerking: In het kader van de Wet Uitkering Vervolgingsslachtoffers leidt BZ aanvragen
door aan de Pensioen Uitkeringsraad (PUR) en assisteert bij het uitkeren van pensioenen
aan in het buitenland wonende rechthebbenden
Waardering: V 10 jaar
1.5.2. Personenverkeer
5.1.2.1. Paspoortwet
92
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het uitvoeren van de Paspoortwet en daaraan gerelateerde uitvoeringsbepalingen
Periode: 1990
Product: Beoordelingsmemoranda, adviezen
Bron: Stb 1994, 78, laatstelijk gewijzigd op 01 april 2001, Stb 2001, 132
Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort onder meer het beoordelen van
paspoortaanvragen en het inwilligen dan wel weigeren van paspoortverzoeken. Het toezien
op de uitvoering van de paspoortwet is primair een verantwoordelijkheid van de Minister
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Deze handelingen komen (iets gedetailleerder) ook voor in RIO 23 ‘Toelating van vreemdelingen’.
Het gaat hierbij om handeling 169 tot en met 188). BZ heeft dit RIO echter niet mede
ingediend.
Waardering: V 13 jaar (de afwijkende termijn van 13 jaar is tot stand gekomen in overleg
met en op verzoek van de Directie Consulaire Zaken)
1.5.2.2. Vreemdelingen- en visumwet
93
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het uitvoeren van de Vreemdelingen- en Visumwet
Periode: 1990–
Product: Goedkeuringen of weigeringen op verzoeken om visa of MVV’s
Bron: Vreemdelingenwet 2000, toelating en opvang van vreemdelingen in Nederland. Hoofdlijnennotitie
Visumwet (TK, 2000/01, 26106, nr. 4)
Opmerking: Tot de neerslag van deze handeling behoort onder meer het beoordelen van
aanvragen, het afgeven en weigeren van visa en MVV’s en het vaststellen van richtlijnen
op grond van lokale omstandigheden. Het beleid ten aanzien van vreemdelingen behoort
primair tot de verantwoordelijkheid van de Minister van Justitie.
Tot 2002 werd er onderscheid gemaakt in de verplichte bewaartermijn van goedgekeurde
en geweigerde afgifte van visa en MVV’s. Daarna werd besloten zowel goedkeuringen
als weigeringen een zelfde bewaartermijn toe te kennen.
Deze handelingen komen (iets gedetailleerder) ook voor in RIO 23 ‘Toelating van vreemdelingen’.
Het gaat hierbij om handeling 169 tot en met 188). BZ heeft dit RIO echter niet mede
ingediend.
Waardering: V 10 jaar
1.5.2.3. Ambtsberichten asiel
94
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van algemene en individuele ambtsberichten over de noodzaak
tot asielverlening
Periode: 1990–
Product: Algemene en individuele ambtsberichten
Opmerking: De Minister van Justitie gebruikt deze informatie bij de beantwoording
van de vraag of in het individuele geval sprake is van reden voor toelating
Deze handelingen komen (iets gedetailleerder) ook voor in RIO 23 ‘Toelating van vreemdelingen’.
Het gaat hierbij om handeling 169 tot en met 188).
BZ heeft dit RIO echter niet mede ingediend.
Een dossier over een algemeen ambtsbericht bestaat uit 4 delen:
Deel 1: Correspondentie met justitie,
De planning en de concepten.
Deel 2: Verslagen/onderzoek van de post,
Verslagen van (door de aab-schrijver gevoerde gesprekken)
Overige vertrouwelijke stukken, hetgeen dan bijvoorbeeld alle relevante codes uit
de verslagperiode zijn, (chronologisch gerangschikt.)
Deel 3: Alle nieuwsberichten die voor het ambtsbericht zijn gebruikt, van elkaar gescheiden
door tabbladen per maand (op chronologische volgorde) .
Deel 4: Rapporten (en geraadpleegde websites) gerangschikt naar organisatie. Bijvoorbeeld:
Amnesty International, Europese Commissie, Human Rights Watch et cetera
Waardering: B (criterium 5) individuele ambtsberichten en deel 1 en 2 van de dossiers
algemene ambtsberichten
V 15 jaar deel 3 en 4 van de dossiers algemene ambtsberichten
1.5.2.4. Hervestigingsprogramma
95
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Minister van Justitie
Handeling: Het (mede)uitvoeren van het Hervestigingsprogramma
Periode: 1990–
Product: Verslagen van de selectiemissies, adviezen
Bron: BZ-blad 01/04/05, Selectiemissie nodigt Colombiaanse vluchtelingen uit
Opmerking: Onder deze handeling valt het voorbereiden en uitvoeren van selectiemissies
Waardering: B criterium 5 voor het eindverslag van de missies
V 10 jaar voor alle voorbereiding en logistieke verrichtingen
1.5.2.5. Reisadviezen
96
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het opstellen van reisadviezen en zorg dragen voor publicatie van de adviezen
Periode: 1990–
Product: Adviezen en inlichtingen
Waardering: V 20 jaar
1.5.2.6. Rampenbestrijding
97
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het coördineren van de Nederlandse hulpactiviteiten in het kader van internationale
rampenbestrijding
Periode: 1990–
Opmerking: Deze coördinerende rol krijgt BZ toebedeeld gezien de internationale aspecten
en de betrokken beleidssectoren, te weten consulaire- en humanitaire hulpverlening.
Doorgaans wordt samengewerkt met Samenwerkende Hulporganisaties (SHO), partners in
het veld (bijvoorbeeld de ANWB) en andere departementen
Waardering: V 20 jaar
1.5.2.7. Bestrijding documentfraude
98
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het leveren van een bijdrage aan de bestrijding van documentfraude
Periode: 1990–
Product: Overlegverslagen, beoordelingen van proeven
Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer de besluitvorming omtrent de invoering
van biometrische kenmerken in documenten alsmede de ontwikkeling van fraudebestendige
stempels
Waardering: V 20 jaar
1.6. Structureel overleg
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.6.1. Internationaal overleg
1.6.1.1. Internationaal overleg algemeen
99
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het inbrengen van het Nederlands standpunt in internationaal structureel
overleg
Periode: 1990–
Product: Instructies en verslagen
Opmerking: Indien het Nederlandse standpuntbepaling ten aanzien van een internationaal
verdrag betreft, zie handeling 55 t/m 61
Onder deze handeling valt onder meer de neerslag van structureel overleg van internationale
commissies. Deze commissies vallen onder categorie 4 in bijlage ‘Commissies’.
Waardering: B (criterium 5)
1.6.1.2. Voorzitterschap internationale organisaties
100
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het coördineren (en het inhoudelijk voorbereiden) van de Nederlandse standpuntbepaling
die tijdens internationale bijeenkomsten of binnen organen wordt uitgedragen
Periode: 1990–
Product: Instructies en verslagen
Waardering: B (criterium 5)
1.6.1.3. Internationale werkgroepen
Handeling laten vervallen want de neerslag kan worden ondergebracht bij de twee voorgaande
handelingen of bij de handeling Het organiseren van internationale conferenties
1.6.2. Europees overleg
1.6.2.1. IGC en Europese Raad
101
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse bijdrage
in de Intergouvernementele Conferentie (IGC) of Europese Raad
Periode: 1990–
Product: Instructies, verslagen
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.2. High level groepen en Raad van Ministers
102
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van Nederlandse inbreng in ad
hoc High Level groepen en de Raad van Ministers
Periode: 1990–
Product: Instructies
Opmerking: Hieronder vallen de werkzaamheden van de CoCo
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.3. Europese Commissie
103
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van een eerste interdepartementale
standpuntbepaling inzake (wets-)voorstellen en mededelingen van de Europese Commissie
Periode: 1990–
Product: Fiches
Opmerking: Deze standpuntbepaling vindt plaats in de interdepartementale BNC-werkgroep.
Voordat een fiche kan worden vastgesteld, dient overeenstemming over een eerste standpunt
te zijn bereikt in de BNC-werkgroep. De fiches dienen als uitgangspunt voor de onderhandelingen
in Brussel en worden voorgelegd aan de Tweede Kamer.
Hieronder vallen ook de reacties op Groenboeken
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.4. Raadswerkgroepen
104
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in
Europese raadswerkgroepen
Periode: 1990–
Product: Instructies
Opmerking: De instructies voor EU-raadswerkgroepen komen van het departement dat beleidsinhoudelijk
verantwoordelijk is. Voor BZ gaat het onder andere om OS en institutionele zaken
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.5. Expertgroepen EU
105
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in
expertgroepen van de Europese Commissie
Periode: 1990–
Opmerking: Een voorbeeld is het Europees Agentschap voor Luchtvaartveiligheid (EASA)
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.6. Ad hoc organen EU
106
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in
Europese ad-hocorganen
Periode: 1990–
Product: instructies en verslagen
Opmerking: Ook de stukken met betrekking tot de Europese Conventie vallen onder deze
handeling
Waardering: B (criterium 5) niveau Ministers en Permanent Vertegenwoordigers
V 10 jaar overig
1.6.2.7. Raadgevende, beheers- en reglementeringscomités
107
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de Nederlandse inbreng in
raadgevende, beheers- en reglementeringscomités
Periode: 1990–
Product: Instructies, verslagen, notities.
Opmerking: De Europese Unie kent honderden van deze comités. De comités bestaan uit
ambtenaren uit de lidstaten en controleren en adviseren de Europese Commissie inzake
regelgeving en beheer. Ze nemen daardoor een belangrijk deel van de Europese besluitvorming
voor hun rekening
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.8. Coördinatie EU
108
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het volgen van de Europese agenda en de inbreng van andere departementen
in de Europese raadswerkgroepen.
Periode: 1990–
Opmerking: BZ bewaakt de eenheid van het buitenlands beleid. Wanneer er meningsverschillen
zijn tussen departementen, vervult BZ een actieve coördinerende rol (in de fase raadswerkgroepen/raadscomités)
→ zie handeling 103. In andere gevallen (die hier worden bedoeld) verzorgen de vakdepartementen
geheel zelfstandig de instructies op dit niveau en neemt BZ daarvan slechts kennis
Waardering: V 5 jaar
109
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen en van de Nederlandse inbreng
in ad hoc groepen Raden-attachés en het Coreper
Periode: 1990–
Product: Instructies, achtergrondnotities van PV-medewerkers.
Opmerking: De instructies komen tot stand in het wekelijkse PV-instructieoverleg,
het voorzitterschap en secretariaat liggen bij BZ.
Het CSA valt eveneens onder deze handeling
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.9. Voorzitterschap EU
110
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en voorzitten van het Coreper, de Raad van
Ministers en de Europese Raad en andere organen die samenhangen met een voorzitterschap
en waaraan Permanent Vertegenwoordigers of Ministers deelnemen
Periode: 1990–
Product: Europese standpuntbepaling, agendabepaling, verslagen
Bron: EG-Verdrag, OVSE-verdrag
Opmerking: Wanneer Nederland voorzitter is van de Europese Unie (zoals bijvoorbeeld
in 2004), staat algemene Europese belangenbehartiging voorop en komt het Nederlandse
belang op een tweede plaats
Onder deze handeling vallen ook de overige bijeenkomsten die Permanent Vertegenwoordigers
of Ministers organiseren of voorzitten, zoals de Ministeriëles, de HOMS-bijeenkomsten
(Hom: Head of Missions, ambassadeurs bij onder meer de permanente vertegenwoordigingen
van landen die zijn vertegenwoordigd in Brussel) en de informele bijeenkomst van Europese
Ministers van BZ (‘Gymnich’).
Het voorzitterschap van de OVSE valt eveneens onder deze handeling
Waardering: B (criterium 5)
1.6.2.10. Voorzitterschap raadswerkgroepen
111
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het organiseren en voorzitten van raadswerkgroepen en raadscomités ten
tijde van een Nederlands voorzitterschap
Periode: 1990–
Product: Agendabepaling, verslagen
Bron: EG-verdrag
Opmerking: De neerslag van het voorbereiden en voorzitten van werkgroepen en comités
op hoog ambtelijk en Ministerieel niveau wordt wel bewaard (zie hiervoor handeling
110)
Waardering: V 20 jaar
1.6.2.11. Voorzitterschap Europese gremia
112
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verrichten van logistieke handelingen, het bevorderen van organisatorische
samenwerking en het afhandelen van financiële zaken met het oog op het vervullen van
de voorzittersrol van onder andere diverse Europese gremia
Periode: 1990–
Product: Centrale kalender, verslagen van bijeenkomsten met sponsoren
Bron: Interview
Opmerking: Onder deze handeling valt onder meer: interdepartementale afstemming, het
onderhouden van contacten met Europese instellingen, het opstellen en beheren van
de centrale kalender, het coördineren van eventuele sponsoring van het voorzitterschap
en zorg dragen voor externe beveiliging van bijeenkomsten
Waardering: V 10 jaar (er is gekozen voor een termijn van 10 jaar aangezien de neerslag
van deze handeling niet alleen bestaat uit financiële stukken maar tevens uit andere
zaken. Indien uit het uit het oogpunt van de bedrijfsvoering wenselijk wordt geacht,
is het mogelijk de neerslag te bewaren tot een jaar na het volgend voorzitterschap).
1.6.2.12. Voorzitterschap kleine lidstaten
113
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het ondersteunen van het voorzitterschap van kleine lidstaten
Periode: 1990–
Product: Overeenkomsten, toezeggingen, personele uitwisseling
Bron: Interview
Waardering: B (criterium 5)
1.6.3. Nationaal overleg
1.6.4. Maatschappelijke vertegenwoordigingen en bedrijfsleven
114
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het consulteren van maatschappelijke vertegenwoordigingen en het bedrijfsleven
Periode: 1990–
Product: Verslagen
Bron: Interviews
Waardering: B (criterium 5)
1.6.5. Nationale commissies
1.6.5..1 Instelling
115
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het instellen van commissies
Periode: 1990–
Product: Instellingsbeschikking
Bron: Grondwet 2002 artikel 79
Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies
als commissies van andere aard
Waardering: B (criterium 4)
1.6.5.2. Benoeming leden
116
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het benoemen van leden van commissies
Periode: 1990–
Product: Benoemingen en ontslagverlening
Bron: Grondwet 2002 artikel 79
Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies
als commissies van andere aard
Waardering: V 10 jaar na beëindiging van het lidmaatschap
1.6.5.3. Adviezen
117
Actor: Externe adviescommissies
Handeling: Het voorbereiden en opstellen van adviezen
Periode: 1990–
Product: Verslagen van overleg van de commissie, adviezen
Bron: Instellingsbeschikking van een commissie
Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies
als commissies van andere aard. Voorbeelden van commissies: Staatscommissie voor de
te nemen maatregelen ter bevordering der codificatie van het internationaal privaatrecht;
Adviescommissie Mensenrechten Buitenlands Beleid (ACM); Nationale raad van advies
inzake hulpverlening aan minder ontwikkelde landen (NAR); Adviesraad Internationale
Vraagstukken (AIV); Coördinatiecommissie voor Internationale Aangelegenheden (CORIA)
Deze commissies vallen onder categorie 2 in bijlage ‘Commissies’
Waardering: B (criterium 5)
1.6.5.3.1. Aanvragen en reacties adviezen
118
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het verzoeken om en reageren op een advies van een adviescommissie
Periode: 1990–
Product: Verzoeken om advies en reacties daarop
Bron: Instellingsbeschikking van een adviescommissie
Opmerking: In sommige gevallen geeft een adviescommissie een advies op verzoek van
BZ en soms doet ze dat op eigen initiatief. Ook de adviesaanvraag door BZ wordt onder
deze handeling begrepen
Waardering: B (criterium 5) adviezen
V 5 jaar, Voorbereiding
1.6.5.4. Faciliteiten
119
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het faciliteren van commissies
Periode: 1990–
Product: Vergoedingen, zaalreserveringen en dergelijke
Bron: Instellingsbeschikking van een commissie
Opmerking: Deze handeling is zowel van toepassing op advies- als coördinatiecommissies
als commissies van andere aard. bij de vaststelling van de waardering is rekening
gehouden met het Rapport Institutioneel Onderzoek Per slot van Rijksrekening: een institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein
beheer van de rijksbegroting over de periode 1945–1993: Rijksarchiefdienst-PIVOT nr. 15 (Den Haag, 1994). In de bijbehorende selectielijst
wordt een termijn van 7 jaar gehanteerd voor financiële bescheiden. Het Ministerie
van BZ is medevaststeller van deze selectielijst en heeft daarom voor deze handeling
de termijn van 7 jaar overgenomen
Waardering: V 7 jaar
1.6.6. Interdepartementaal overleg
1.6.6.1. Interdepartementale commissies (BZ secretariaat)
120
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de inbreng van het Ministerie
van BZ in interdepartementale coördinatiecommissies en (ad hoc) interdepartementale
overlegstructuren waarvan het Ministerie van BZ het secretariaat voert
Periode: 1990–
Product: Adviezen, instructies, verslagen
Bron: Instellingsbesluit
Opmerking: Voor deze handeling geldt dat BZ het secretariaat voert. Enkele voorbeelden
zijn de Coördinatiecommissie voor Internationale Milieuvraagstukken (CIM) en de Coördinatiecommissie
Ontwikkelingssamenwerking (COCO).
Voor handelingen waarbij commissies als actor optreden, zie handeling 117
Deze commissies vallen onder categorie 1 in bijlage ‘Commissies’
Waardering: B (criterium 5)
121
Actor: Interdepartementale commissie
Handeling: Het afstemmen en coördineren van besluitvorming met als doel het bevorderen
van een coherente visie van de verschillende Ministeries op diverse onderdelen van
het Nederlands buitenlands en ontwikkelingssamenwerkingsbeleid
Periode: 1990–
Product: Adviezen, instructies, verslagen en subsidiebeschikkingen en jaarverslagen
Bron: Instellingsbesluit
Opmerking: Voor deze handeling geldt dat BZ het secretariaat voert. Enkele voorbeelden
zijn de Coördinatiecommissie voor Internationale Milieuvraagstukken (CIM) en de Coördinatiecommissie
Ontwikkelingssamenwerking (COCO).
Deze commissies vallen onder categorie 1 in bijlage ‘Commissies’
Waardering: B (criterium 5) neerslag van het inhoudelijk interdepartementaal afstemmen
en coördineren
V neerslag van logistieke of facilitaire aard
1.6.6.2. Interdepartementale commissies
122
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van de inbreng van het Ministerie
van BZ in interdepartementale coördinatiecommissies en (ad hoc) interdepartementale
overlegstructuren, waarvan een ander departement het secretariaat voert
Periode: 1990–
Product: Adviezen, instructies, verslagen
Opmerking: De neerslag die in verband met deze commissies wordt gevormd, wordt minimaal
10 jaar bewaard, of indien dit uit oogpunt van de bedrijfsvoering noodzakelijk is,
langer. Het Ministerie dat penvoerder is van de commissie heeft immers de primaire
verantwoordelijkheid t.a.v. archivering van het commissie-archief. Wanneer BZ secretariaat
voert van een commissie (bijvoorbeeld van het interdepartementaal OESO-overleg) wordt
de neerslag bij BZ bewaard.
Het betreft hier handelingen van commissies die vallen onder categorie 3 van bijlage
‘Commissies’.
Bron: Instellingsbesluit
Waardering: V 10 jaar
1.6.7. Departementaal overleg
123
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voorbereiden, coördineren en opstellen van inbreng in interne overlegstructuren
Periode: 1990–
Product: Verslagen, notulen, instructie
Bron: Interviews (en dossiers van deze overleggen)
Opmerking: Het gaat om zowel structureel (afdelingsoverleg, SGDG-beraad, DG-beraad)
als ad-hocoverleg
Waardering: B (criterium 1) Verslagen SGDG-beraad, DG-beraad:
V 10 jaar Overig
1.7. Verantwoording
[Regeling vervallen per 12-07-2009]
1.7.1. Parlementaire behandeling – plenair
1.7.1.1. Kamervragen
124
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het behandelen van Kamervragen
Periode: 1990–
Product: Brieven en notities
Bron: Grondwet; artikel 68
Voorbeeld: Het informeren van de Kamer over de 15%-norm inzake onderwijs
Waardering: B (criterium 3)
1.7.1.2. Begroting
Voor handelingen over begroting zie RIO Rijksbegroting.
Voor bijdragen aan Memorie van Toelichting, zie handeling 2 (beleidsvorming).
1.7.3. Nationale ombudsman (klachtencoördinatie)
125
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het informeren van de Nationale Ombudsman naar aanleiding van klachten
over de gevolgen of uitvoering van het beleid
Periode: 1990–
Product: Brieven en notities
Bron: Grondwet 2002 artikel 78a lid 1
Opmerking: Zie ook PIVOT-rapport Behoorlijk Behandeld over de Nationale Ombudsman
Waardering: B (criterium 3)
1.7.4. Procesvoering
1.7.4.1. Nationale rechter
1.7.4.1.1. Bezwaarschriften
126
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het behandelen van bezwaarschriften
Periode: 1990–
Product: Reactie op een bezwaarschrift en eventuele jurisprudentie in het geval het
een zaak wordt die aan de rechter wordt voorgelegd
Bron: Algemene Wet Bestuursrecht
Opmerking: Het betreft onder meer bezwaarschriften die worden ingediend naar aanleiding
van een besluit dat is genomen over de weigering van visumverlening en weigering van
subsidieverlening
Waardering: V 20 jaar
1.7.4.2. Internationale gerechtelijke instanties
127
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het vertegenwoordigen van het Koninkrijk der Nederlanden in procedures
voor internationale gerechtelijke instanties
Periode: 1990–
Product: Gerechtelijke stukken
Bron: Geschillen en procesvertegenwoordiging (DJZ december 2004)
Waardering: B (criterium 5)
1.7.4.3. Europees recht
Voor handelingen Europa, zie handelingen uitvoering 1.3.10.
1.7.4.4. Geschillenbeslechting Koninkrijk (Arbitrage)
128
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het voeren van een arbitrageprocedure
Periode: 1990–
Product: Processtukken en beslecht geschil
Bron: Statuut Permanente Hof voor Arbitrage in Den Haag (29 juli 1899)
Opmerking: Een arbitrageprocedure wordt in sommige gevallen tussentijds gestaakt
Waardering: B (criterium 1)
1.7.4.5. Buitenlandse gerechtshoven
1.7.4.5.1. Schadevergoeding onrechtmatig handelen
129
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het ondersteunen van Nederlandse personen of instellingen in schadevergoedingsprocedures
jegens andere staten
Periode: 1990–
Product: Informatie
Bron: Notitie Schadeclaims van Nederlandse personen of instanties op derde landen, Ministerie van BZ/Directie Juridische Zaken (december 2004)
Opmerking: Bij deze handeling moet bijvoorbeeld worden gedacht aan oorlogswandaden
of nationalisaties
Waardering: B (criterium 5)
1.7.4.6. Advisering derden
130
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het adviseren van derden (o.a. andere departementen, diplomatieke vertegenwoordigingen
in Nederland etc.) omtrent juridische kwesties
Periode: 1990–
Product: Adviezen
Bron: Interview
Waardering: V 20 jaar
1.7.5. Burgerbrieven
131
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het beantwoorden van vragen van burgers en particuliere organisaties en
bedrijven
Periode: 1990–
Product: Burgerbrieven, antwoordbrieven, notities
Bron: Interviews
Waardering: V 5 jaar
1.7.6. WOB
132
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het behandelen van een informatieverzoek op basis van de Wet openbaarheid
van bestuur (Wob)
Periode: 1990–
Product: Antwoordbrieven, kopieën uit dossiers en inventarissen
Bron: Wet Openbaarheid Bestuur
Opmerking Het betreft verzoeken om inzage in documenten die door BZ-ambtenaren uit
hoofde van hun functie zijn opgesteld
Waardering: V 10 jaar
1.7..7 Informeren derden
1.7.7.1. Informeren derden algemeen
Zie handeling 131
1.7.7.2. Voorlichting derden
133
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het geven van voorlichting aan derden (burgers en particuliere organisaties
en bedrijven)
Periode: 1990–
Product: Speeches, persconferenties, persberichten
Bron: Taakomschrijving DVL (intranet)
Opmerking: Hieronder wordt niet verstaan het verwoorden van het Nederlands standpunt
bij onderhandelingen in internationale organisaties
Waardering: V 10 jaar
1.7.7.3. Voorlichting Nederlandse vertegenwoordigingen
134
Actor: Minister van BZ/Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Handeling: Het geven van aanwijzingen voor woordvoering aan de Nederlandse vertegenwoordigingen
Periode: 1990–
Product: Instructies
Bron: Omgaan met de pers, interne richtlijn van Directie Voorlichting; intranetsite BZ
Waardering: B (criterium 1)
