1. Verantwoording
1.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven
Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheid haar
archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
Onder archiefbescheiden worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar alle bescheiden – ongeacht
hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard
bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder
de werking van de archiefwetgeving.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in
dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de
Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht
(art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid
draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.
De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden
die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter blijvende
bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden van de
ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats
het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst
(RAD). Deze dienst ressorteert onder de minister van OCenW en staat onder leiding
van de Algemeen Rijksarchivaris.
In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe
selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke
archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking
komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen
bestanddelen dienen te worden vernietigd.
Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat
een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde
vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren.
Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het
beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit
1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:
-
1. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
2. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
-
3. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
-
4. het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht-
of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Verder moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van
een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie
en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het
beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen
Rijksarchivaris.
Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de
wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet
dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen
te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen
archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.
1.2. Het Basisselectiedocument
Een Basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. Het
geldt als selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995.
In de regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een
enkele organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve
neerslag vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.
Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal
ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein
in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere
actoren worden opgenomen.
Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel
Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken
en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein
staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen
overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven
of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.
Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat
van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen.
Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen
van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien
van toepassing een vernietigingstermijn.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende
het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel
beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die
betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van
overheidsorganen dient een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze zijn van toepassing
op alle organisaties van de rijksoverheid. Dit geldt althans ten minste voor de departementen.
Voor de publiekrechtelijke ZBO’s, die zelfstandig zorgdrager zijn, moeten de bedrijfsvoeringshandelingen
wel afzonderlijk worden vastgesteld; deze ZBO’s liften niet mee met de voor de rijksoverheid
vastgestelde horizontale BSD’s.
De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:
-
a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan
zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger
namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens
de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve
belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang
van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.
-
b. Het ontwerp-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling
ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.
-
c. Het ontwerp-BSD ligt gedurende een periode van 6 weken ter inzage.
-
d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.
-
e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de minister van VWS stellen het BSD vast.
-
f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.
1.3. Rapport Institutioneel Onderzoek en Basisselectiedocument betreffende het beleidsterrein
‘oorlogsgetroffenen’
Het voorliggende Basisselectiedocument is in beginsel gestoeld op het PIVOT-rapport
nr. 3, Oorlog duurt een leven lang, dat in 1992 is gereedgekomen. Het rapport bevat een verslag van onderzoek naar instituties
en wet- en regelgeving op het beleidsterrein ‘oorlogsgetroffenen’.
De instelling van de Pensioen- en Uitkeringsraad (Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad
– Stb. 1990, 324) is in bovengenoemd rapport nog net ‘meegenomen’. Echter, de vroeg
in de ontwikkeling van de Methode Institutioneel Onderzoek opgestelde beschrijvingen
zijn niet als handelingen werkbaar te hanteren. Ze zijn dan ook niet gehandhaafd in
dit BSD. Er is voor gekozen om het gehele handelen van de PUR in een nieuw op te stellen
BSD te vatten. Dit geactualiseerde BSD is een zelfstandig document, dat als zodanig
losstaat van het door VWS nog op te stellen geactualiseerde BSD, dat op hetzelfde
RIO is gebaseerd.
1.4. Selectiedoelstelling
Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT.
De door de Rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling houdt in ‘dat de belangrijkste
bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende
bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie
te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van
haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen
en ontwikkelingen, voorzover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.’
De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor het beleidsterrein
waarop de PUR zich beweegt: de uitvoering van de wet- en regelgeving betreffende pensioenen,
uitkeringen en andere voorzieningen voor oorlogsgetroffenen. Bij de hier geformuleerde
selectievoorstellen stond steeds de vraag centraal: ten aanzien van welke handelingen
is de administratieve neerslag noodzakelijk om een reconstructie mogelijk te maken
van de hoofdlijnen van het overheidshandelen op het beleidsterrein? Dit betreft zowel
het beleid als de beleidsuitvoering, waarbij zij opgemerkt dat vanwege het karakter
van de op het PUR-werkterrein gevormde dossiers juist ook de uitvoering op microniveau
(‘cliëntendossiers’) onderwerp van cultuur-historisch onderzoek zal zijn – zie volgende
paragraaf.
1.5. Selectiecriteria
Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft PIVOT in 1998 een (gewijzigde)
lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van die algemene criteria
wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen die door middel van het
institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.
De algemene selectiecriteria van PIVOT zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.
Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’), dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die
handeling te zijner tijd geheel dient te worden overgebracht naar het Nationaal Archief.
De neerslag van een handeling die niet aan een van de selectiecriteria voldoet, wordt
op termijn vernietigd. De waardering van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), met vermelding van de periode waarna de vernietiging dient plaats
te vinden. De neerslag die uit dergelijke handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk
geacht voor een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd
aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals
bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met
beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt.
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct
zijn gerelateerd aan of directvoortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden
bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
De Pensioen- en Uitkeringsraad heeft in zijn beleidsuitvoering te maken met de nasleep
van een van de belangrijkste perioden uit de vaderlandse geschiedenis: de Tweede Wereldoorlog.
Het zal dan ook niet mogen verwonderen dat selectiecriterium 6 voor deze organisatie
van groot belang is. Met name de vele historische, sociale onderzoeken in het kader
van de toelating tot de door de PUR ten uitvoer te leggen wetten zijn van grote cultuur-historische
waarde. De ‘sociale dossiers’ zijn dan ook als ‘te bewaren’ aangemerkt.
1.6. Verslag vaststellingsprocedure
Op 22 december 2004 is het ontwerp-BSD door de Pensioen- en Uitkeringsraad aan de
Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend
bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen
van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is
verstuurd. Vanaf 1 december 2005 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke
inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken
van de Pensioen- en Uitkeringsraad, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in
de provincie / regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.
Op 6 februari 2006 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02719/2), hetwelk behoudens
enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 29 maart 2006 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen vastgesteld (kenmerk besluit C/S&A/06/695).
1.7. Leeswijzer bij de handelingenlijst
In hoofdstuk 2 staan de handelingen van de PUR op het beleidsterrein beschreven. De
handelingen worden beschreven in een handelingenblok, zoals hierna aangegeven.
(X.): Dit is het nummer van de handeling.
Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling
van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal
overeen met een procedure of een werkproces.
De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. De handeling
als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge is
de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle
archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag
van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.
Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een
vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.
Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht.
Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen
van het RIO/BSD nog steeds uitgevoerd.
Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht.
Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.
Product: Hier staat het product vermeld waarin de handeling resulteert of zou moeten
resulteren. De gegeven opsommingen van producten zijn zeker niet uitputtend. Veelal
wordt volstaan met een algemeen omschreven voorbeeld.
Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking
van de handeling toelichting behoeft.
Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van
de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag
(ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing
aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.
De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’.
Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn
betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het
jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot
de neerslag van de handeling, is afgesloten.
1.8. Indeling Basisselectiedocument
Na de algemene verantwoording in dit hoofdstuk bevat hoofdstuk 2 een korte contextbeschrijving,
waarin onder meer wordt ingegaan op de taakvoorgangers van de PUR en de huidige PUR
en in verband daarmee de scope van dit selectiedocument. Met de verdere beschrijving
van PUR en PUR-werkzaamheden sluit dit BSD aan op wat is geschreven in het PIVOT-rapport
Oorlog duurt een leven lang.
Hoofdstuk 3 vormt de eigenlijke lijst met handelingen en waarderingen. In dat hoofdstuk
is op hoofdlijnen een indeling naar taken van de PUR gevolgd. Er zijn ook algemene
handelingen in opgenomen, evenals handelingen die op de interne organisatie van toepassing
zijn, namelijk voorzover deze in de Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad staan beschreven.
In hoofdstuk 3 staat daarnaast nog een set van de belangrijkste bedrijfsvoeringshandelingen;
deze hebben betrekking op personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën,
automatisering en huisvesting.
De bijlagen bevatten onder meer een lijst van geraadpleegde wet- en regelgeving en
een afkortingenlijst.
3. Handelingen
3.1. Interne organisatie PUR
Organisatie
(1.)
Handeling: Het vaststellen van besluiten betreffende de inrichting van de PUR-uitvoeringsorganisatie
Periode: 1990–
Grondslag: Reglement op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 18, lid 1
Product: organisatiebesluiten
Waardering: B (4)
Personele aangelegenheden
(2.)
Handeling: Het aanwijzen van een plaatsvervangend voorzitter van het bestuur en van
de verschillende Raadskamers
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 6; Besluit Raadskamers, art.
3; Reglement op de Pensioen- en Uitkeringsraad
Product: aanwijzingsbesluiten, p-dossiers
Waardering: V 10 jaar na einde benoeming
(3.)
Handeling: Het benoemen, schorsen en ontslaan van de directeur van de PUR-uitvoeringsorganisatie
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 15, lid 1
Product: werving & selectieprocedure, p-dossiers (incl. benoemingsbeschikkingen, toewijzing
studiefaciliteiten en functionerings- en beoordelingsgesprekken)
Waardering: V 10 jaar (na einde dienstverband)
(4.)
Handeling: Het benoemen, schorsen en ontslaan van medewerkers van de PUR-uitvoeringsorganisatie
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 15, lid 1
Product: werving & selectieprocedure, p-dossiers (incl. benoemingsbeschikkingen, toewijzing
studiefaciliteiten en functionerings- en beoordelingsgesprekken)
Opmerking: Het voeren van het personeelsbeheer: alle administratie die voortvloeit
uit het dienstverband van de individuele medewerkers.
Waardering: V 10 jaar (na einde dienstverband)
(5.)
Handeling: Het vaststellen van regels betreffende toekenning van vergoedingen aan
bestuursleden en leden van de Raadskamers
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 13
Product: regelgeving
Waardering: B (5)
Interne regelgeving
(6.)
Handeling: Het vaststellen van regels betreffende de werkwijze van de organen van
de PUR en van het bureau
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 7, lid 2, en art. 9
Product: bijv. Reglement op de Pensioen- en Uitkeringsraad (Stcrt. 1992, 98)
Waardering: B (5)
Opmerking: – Het reglement geeft – overigens in beknopte vorm – procedurevoorschriften
voor de nadere regeling van de verhoudingen en contacten tussen de diverse organen
van de PUR.
– Ook regels over bijv. de openbaarheid van de vergaderingen van het bestuur van de
PUR (sinds 2000 – Stb. 2000, 74).
(7.)
Handeling: Het vaststellen van regels betreffende de interne mandatering van beschikkingsbevoegdheid
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 9, lid 2, sinds 1997: art.
12, lid 2
Product: Besluit mandaatbeslissingen (Stcrt. 1992, 44)
Waardering: V 10 jaar na vervanging
3.2. Algemene handelingen PUR
Bestuurs- en Raadskamervergaderingen, overleggen
(8.)
Handeling: Het voeren van bestuursoverleg
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad; Reglement op de Pensioen- en Uitkeringsraad
Product: agenda’s, verslagen/notulen
Waardering: B (1, 5)
(9.)
Handeling: Het voeren van Raadskameroverleg
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad; Reglement op de Pensioen- en Uitkeringsraad
Product: agenda’s, verslagen/notulen
Opmerking: In deze vergaderingen worden de beslissingen inzake toekenning e.d. genomen.
Waardering: B (1, 5)
(10.)
Handeling: Het voeren van management- en werkoverleg betreffende de werkzaamheden
van het PUR-bureau
Periode: 1990–
Grondslag: Reglement op de Pensioen- en Uitkeringsraad
Product: agenda’s, verslagen
Waardering: V 10 jaar
(11.)
Handeling: Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies op het werkterrein van de
PUR waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat niet bij de PUR berust
Periode: 1990–
Product: agenda’s, verslagen
Waardering: V 5 jaar
(12.)
Handeling: Het deelnemen aan advies- en overlegcommissies op het werkterrein van de
PUR waarvan het voorzitterschap en/of secretariaat bij de PUR berust
Periode: 1990–
Product: agenda’s, verslagen
Opmerking: Bijv. Cliëntenraad.
Waardering: B (1, 5)
Verantwoording
(13.)
Handeling: Het opstellen van jaarverslagen
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 21
Product: jaarverslagen
Opmerking: De PUR zendt het jaarverslag aan de minister, die het aan de beide Kamers
der Staten-Generaal zendt en het algemeen verkrijgbaar stelt.
Waardering: B (3)
(14.)
Handeling: Het beantwoorden van Kamervragen en het anderszins op verzoek incidenteel
informeren van leden of commissies uit de kamers der Staten-Generaal ter zake van
het beleid of de beleidsuitvoering van de PUR
Periode: 1990–
Opmerking: Het zal in de meeste gevallen gaan om aanlevering van informatie aan de
verantwoordelijke minister.
Waardering: B (3)
Begroting, jaarrekening
(15.)
Handeling: Het vaststellen van de begroting, de jaarrekening en meerjarenramingen
van de PUR
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 22, lid 1 en 2
Product: begrotingen, jaarrekeningen en meerjarenramingen
Opmerking: Eisen aan de begrotingen zijn geformuleerd in de Bekostigingsbesluiten
Pensioen- en Uitkeringsraad.
Waardering: V 10 jaar, m.u.v. een exemplaar van het eindproduct
Privacy
(16.)
Handeling: Het vaststellen van een privacyreglement
Periode: 1993–
Grondslag: WPR
Product: Privacy-reglement persoonsregistratie Pensioen- en Uitkeringsraad (Stcrt.
1993, 14)
Waardering: V 10 jaar na vervanging
(17.)
Handeling: Het aan derden verstrekken van gegevens uit door de PUR bijgehouden registraties
Periode: 1993–
Grondslag: Privacy-reglement persoonsregistratie Pensioen- en Uitkeringsraad, art.
7, lid 1, 2 en 3
Product: correspondentie, register
Opmerking: – Hiervan dient een register te worden bijgehouden.
– De betrokkene dient van verstrekking op de hoogte te worden gebracht.
Waardering: V 5 jaar
(18.)
Handeling: Het aan geregistreerden verlenen van inzage in hun gegevens
Periode: 1990–
Grondslag: Privacy-reglement persoonsregistratie Pensioen- en Uitkeringsraad, art.
8, lid 1 en 2
Product: correspondentie
Opmerking: Op verzoek van geregistreerde kunnen gegevens worden verbeterd, aangevuld
of verwijderd. Verzoek en verdere correspondentie: in cliëntdossiers.
Waardering: V 5 jaar
Voorlichting
(19.)
Handeling: Het geven van voorlichting over de Pensioen- en Uitkeringsraad en de werkzaamheden
van deze raad
Periode: 1990–
Product: bijv. publicaties, bijeenkomsten, artikelen, internet-site
Opmerking: De eindproducten: bijv. brochures, ‘Kort Bestek’
Waardering: V 3 jaar, m.u.v. een exemplaar van het eindproduct
3.3. Beleidsuitvoering PUR, algemeen
(20.)
Handeling: Het aan de minister uitbrengen van adviezen over voorgenomen regelgeving
met betrekking tot oorlogsgetroffenen
Periode: 1990–1997
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 12
Product: Adviezen
Opmerking: – Formele grondslag: tot 1997, als gevolg van de Aanpassingswet herziening
adviesstelsel (Stb. 1997, 63). Handeling als zodanig is blijven bestaan.
– De Raadskamers adviseren op hun beurt het PUR-bestuur.
Waardering: B (1)
(21.)
Handeling: Het besluiten tot het door derden laten uitvoeren van werkzaamheden die
voortvloeien uit door de PUR ten uitvoer te leggen wetten
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 16
Product: besluiten, overeenkomsten
Opmerking: Als derden kunnen worden genoemd de Stichting 1940–1945 (als betalende
instantie van het Wbp-pensioen) en ABP/Loyalis.
Waardering: B (5)
(22.)
Handeling: Het vaststellen van beleidsregels met betrekking tot de toepassing en uitvoering
van de door de PUR ten uitvoer te leggen wetten
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 12, lid 1
Product: beleidsregels
Waardering: B (1, 5)
(23.)
Handeling: Het periodiek plegen van overleg met besturen van organisaties en instellingen
die betrokken zijn bij de uitvoering van de door de PUR ten uitvoer te leggen wetten
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 27
Product: agenda's, verslagen
Waardering: B (selectiecriterium 5)
3.4. Primaire werkprocessen PUR en taakvoorgangers
3.4.1. Toelating tot de wetten, erkenning
(24.)
Handeling: Het beslissen op een verzoek tot erkenning als deelnemer aan het verzet,
vervolgde of getroffene door oorlogsgeweld
Periode: 1947–
Grondslag: o.a. Wbp, art. 24, lid 2, en art. 25, lid 4; Wiv, art. 26, lid 2, en art.
28, lid 4; Wuv, art. 22, lid 2; Wubo, art. 34
Product: sociaal rapport, NRK-rapport, NIOD-rapport, beschikkingen
Opmerking: In het kader van deze beslissing wordt een sociaal rapport opgesteld en
wordt historisch onderzoek gedaan.
Waardering: B (6)
3.4.2. Aanvraag en toekenning pensioenen en uitkeringen
(25.)
Handeling: Het beslissen op een aanvraag om toekenning van een buitengewoon pensioen
of periodieke uitkering voor oorlogsgetroffenen of hun nabestaanden
Periode: 1947–
Grondslag: o.a. Wbp, artt. 24 en 25; Wiv, art. 28, lid 3; Wbpzo, art. 22; Wuv, artt.
7 en 30–31; Wubo, artt. 7 en 38
Product: sociaal rapport, NRK-rapport, NIOD-rapport, beschikkingen
Opmerking: – In geval van een eerste aanvraag wordt altijd een doelgroeponderzoek
gedaan.
– Met deze beslissing hangen samen: vaststelling van de grondslag en (voor zover van
toepassing) van het vermogen, alsook een medisch onderzoek en een berekening van de
hoogte van het toe te kennen bedrag (deze twee laatste zijn als afzonderlijke handelingen
opgenomen).
– Er kan een pensioen worden toegekend aan weduwen, weduwnaars of geregistreerde partners,
alsook aan minderjarig volle wezen, en wel indien de oorspronkelijke rechthebbende
het leven heeft verloren in de oorlog of tijdens de ongeregeldheden, dan wel indien
die persoon op het tijdstip van overlijden recht op buitengewoon pensioen of een uitkering
had.
– Onder deze handeling valt ook de beëindiging van pensioen of uitkering, dan wel
de beschikking ter zake van het vervallen verklaren of intrekken van het pensioen
of de uitkering, dan wel het opnieuw toekennen ervan.
Waardering: B (6)
(26.)
Handeling: Het beslissen op een aanvraag om een toeslag ex artikel 19 Wubo
Periode: 1984–
Grondslag: Wubo, art. 19 en art. 35
Product: sociaal rapport, NRK-rapport, NIOD-rapport, beschikkingen
Opmerking: In geval van een eerste aanvraag wordt altijd een doelgroeponderzoek gedaan.
Waardering: B (6)
(27.)
Handeling: Het beslissen op een aanvraag om toekenning van een overlijdensuitkering
aan nabestaanden van personen die een buitengewoon pensioen hebben ontvangen
Periode: 1947–
Grondslag: Wbp, art. 30a; Wiv, art. 34; Wbpzo, art. 27a
Product: beschikkingen
Waardering: B (6)
(28.)
Handeling: Het toekennen van een afkoopsom van een buitengewoon pensioen in geval
van een nieuw huwelijk van een weduwe of weduwnaar van een oorlogsgetroffene
Periode: 1947–
Grondslag: Wbp, art. 28; Wbpzo, art. 25
Product: beschikkingen
Opmerking: Indien een nieuw huwelijk weer wordt ontbonden, kan weer aanspraak worden
gemaakt op het oorspronkelijke buitengewoon pensioen.
Waardering: B (6)
3.4.3. Aanvraag en toekenning voorzieningen
(29.)
Handeling: Het beslissen op een aanvraag om toekenning van een voorziening (tegemoetkoming
of vergoeding)
Periode: 1947–
Grondslag: o.a. Wbp, art. 11a; Wiv, art. 15; Wbpzo, art. 3, lid 6–8; Wuv, artt. 20–21
en art. 30; Wubo, artt. 32–33a
Product: sociaal rapport, NRK-rapport, NIOD-rapport, beschikkingen
Opmerking: – In bepaalde gevallen, namelijk indien de Raad dat nodig acht, kan voor
een vergoeding of tegemoetkoming een sociaal rapport worden opgesteld. In geval van
een eerste aanvraag wordt altijd een doelgroeponderzoek gedaan. Echter, het betreft
meestal vervolgaanvragen.
– Voorzieningen worden ingetrokken als er geen kosten meer worden gemaakt.
Waardering: B (6)
3.4.4. Medisch onderzoek
(30.)
Handeling: Het (doen) verrichten van medisch onderzoek in het kader van een aanvraag
van een oorlogsgetroffene om toekenning van een pensioen, uitkering of voorziening
Periode: 1947–
Grondslag: o.a. Wbp, art. 13; Wiv, artt. 18 en 21; Wuv, art. 58; Wubo, art. 37; Besluit
ex artikel 11a Wbp, art. 5; Besluit ex artikel 13 Wbp; Besluit ex artikel 3 Wbpzo;
Besluit ex artikel 18 Wiv
Product: medische dossiers
Opmerking: – Onder deze handeling vallen ook activiteiten als het aanwijzen van artsen
of geneeskundig adviseurs en het aan hen toekennen van een vergoeding, het ten behoeve
van medische observatie laten opnemen van een belanghebbende in een inrichting, het
uitoefenen van toezicht op behandeling en verpleging, het vergoeden van gederfde inkomsten,
enz.
– Er bestaan plannen voor het uitvoeren van een wetenschappelijk medisch onderzoek
dat betrekking heeft op het causale verband tussen de Tweede Wereldoorlog en de ziekten
en gebreken die daarmee samenhangen. Met het oog hierop is in de waardering een formulering
opgenomen voor het van vernietiging uitzonderen van dossiers.
Waardering: V 10 jaar, m.u.v. steekproefdossiers voor wetenschappelijk onderzoek
3.4.5. Gelijkstelling
(31.)
Handeling: Het gelijkstellen van bepaalde personen met personen waarop de door de
PUR ten uitvoer te leggen wetten van toepassing zijn
Periode: 1978–
Grondslag: Wiv, art. 3, lid 2; Wbpzo, art. 3, lid 5; Wuv, art. 3, lid 2; Wubo, art.
3, lid 6; Besluit ter uitvoering artikel 1 Wbp, art. 3
Product: beschikkingen
Opmerking: – De gelijkstelling is – behalve van de lotgevallen van een persoon – ook
afhankelijk van de medische gevolgen en van de aanwezigheid van een materieel belang.
Gelijkstelling kan dan ook pas plaatsvinden na medisch onderzoek.
– De gelijkstelling is een ‘anti-hardheidsbeslissing’: het uitsluiten van de toegang
tot de wet zou een klaarblijkelijke hardheid zijn.
Waardering: B (6)
3.4.6. Berekening
(32.)
Handeling: Het berekenen van een bedrag als pensioen, uitkering of voorziening voor
oorlogsgetroffenen of hun nabestaanden
Periode: 1947–
Grondslag: Wbp, artt. 8–12, artt. 17–20, artt. 28 en 30a; Wiv, artt. 11–17, artt.
22–23; Wbpzo, artt. 8–12, artt. 17–20; Wuv, artt. 10–19 en art. 21; Wubo, artt. 13–31
Product: berekeningsbeschikkingen, betalingsbeschikkingen (in kader van betaling van
voorzieningen) (in financiële dossiers)
Opmerking: Hieronder kunnen ook de berekeningen ten aanzien van overlijdensuitkering
en afkoopsommen worden gevat.
Waardering: V 7 jaar
3.4.7. Uitbetaling pensioenen, uitkeringen en voorzieningen
(33.)
Handeling: Het doen betalen van buitengewone pensioenen, uitkeringen en voorzieningen
Periode: 1947–
Grondslag: Wbp, artt. 32–35; Wiv, artt. 37–40; Wbpzo, art. 29–31a; Wubo, art. 44a;
Besluit ex artikel 32 Wbp, artt. 2–5; Wuv, art. 33
Product: correspondentie
Opmerking: – Hieronder valt ook de correspondentie met de Stichting 1940–1945 betreffende
te betalen en betaalde pensioenen verleend uit hoofde van de Wet buitengewoon pensioen
1940–1945 en het verlenen van voorschotten aan deze stichting.
– De feitelijke betalingen (en daarbij horende documenten) vallen onder de financiële
bedrijfsvoeringshandelingen.
Waardering: B (5)
3.4.8. Tijdelijke vergoedingsregeling psychotherapie na-oorlogse generatie
(34.)
Handeling: Het beslissen op een aanvraag om toekenning van een vergoeding in de kosten
van psychotherapeutische behandelingen
Periode: 1994–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 3, onder b; Tvp, art. 2
Product: beschikkingen
Opmerking: De PUR zendt van de beschikkingen een afschrift naar de minister van VWS.
Waardering: B (5, 6)
3.4.9. Bezwaar, beroep, klachten
(35.)
Handeling: Het behandelen van bezwaren tegen beschikkingen gegeven in het kader van
de uitvoering van wetten voor oorlogsgetroffenen
Periode: 1947–
Grondslag: Awb; Wbp, art. 37; Wbpzo, art. 33; Wiv, art. 44; Wuv, art. 42; Wubo, art.
54
Product: bezwaarschriftensets
Opmerking: De bezwaarschriftensets worden gevoegd in de sociale dossiers.
Waardering: B (5)
(36.)
Handeling: Het voeren van verweer in beroepszaken in verband met beschikkingen gegeven
in het kader van de uitvoering van wetten voor oorlogsgetroffenen
Periode: 1947–
Grondslag: Awb; Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 12, lid 1; Wbp, art. 38;
Wiv, art. 45; Wbpzo, art. 34; Wuv, art. 44; Wubo, art. 56
Product: o.a. processtukken, contra-memorie, pleitnotitie
Opmerking: De beroepschriftensets worden gevoegd in de sociale dossiers.
Waardering: B (5)
(37.)
Handeling: Het vaststellen van een klachtenregeling
Periode: 1992–
Grondslag: Awb
Product: Klachtenregeling PUR
Waardering: V 10 jaar na vervanging
(38.)
Handeling: Het behandelen van klachten tegen de werkwijze van de PUR
Periode: 1992–
Grondslag: Klachtenregeling PUR
Product: klachtendossiers, register, publicaties
– Opmerking: Hiervan dient een register te worden bijgehouden.
– Ook de publicatie van klachten maakt onderdeel uit van deze handeling.
Waardering: V 5 jaar
3.5. Toezicht door de minister
(39.)
Handeling: Het aan de minister verantwoordelijk voor het beleidsterrein ‘oorlogsgetroffenen’
verstrekken van door deze gevraagde inlichtingen omtrent beleid, beleidsuitvoering,
wetstoepassing en bedrijfsvoering
Periode: 1990–
Grondslag: Wet op de Pensioen- en Uitkeringsraad, art. 18 en art. 20, lid 1
Product: verslagen, overzichten
Opmerking: – Het gaat om verstrekking van inlichtingen op verzoek van de minister
die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein ‘oorlogsgetroffenen’. Het ter kennis
brengen van besluiten en bepaalde beschikkingen, is een activiteit in het kader van
de desbetreffende handeling.
– De inlichtingen kunnen ook financiële en daarmee samenhangende gegevens betreffen.
Waardering: V 5 jaar
3.6. Bedrijfsvoering
De PUR is een publiekrechtelijk ZBO. Dit betekent dat ook de documentaire neerslag
van bedrijfsvoeringshandelingen alleen op grond van een vastgestelde selectielijst
mag worden vernietigd.
In de onderstaande paragrafen zijn handelingen opgenomen betreffende:
-
– personeel;
-
– informatievoorziening;
-
– organisatie;
-
– financiën;
-
– automatisering;
-
– huisvesting.
Deze zogenoemde PIOFAH-handelingen zijn met het oog op de toepasbaarheid en werkbaarheid
breed geformuleerd. Handelingen die eerder in het voorliggende document zijn geformuleerd
(bijv. die welke zijn gebaseerd op de Wet op de PUR) komen hier niet terug.
3.6.1. Bedrijfsvoeringsbeleid
(40.)
Handeling: Het voorbereiden, vaststellen en evalueren van het PUR-bedrijfsvoeringsbeleid
Periode: 1990–
Product: nota’s, rapporten, afdelingsplannen, interne regelingen, enz.
Opmerking: Het betreft de beleidsvorming en -vaststelling ten aanzien van personeel,
informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, huisvesting en overige
facilitaire zaken.
Waardering: B (1)
3.6.2. Personeel
(41.)
Handeling: Het uitvoeren van het personeelsbeleid
Periode: 1990–
Product: planning, correspondentie, registraties
Opmerking: Bijv. op het gebied van arbo, ziekteverzuim en reïntegratie, tijd en verlofregistratie,
werving en selectie (m.u.v. stukken die in personeelsdossiers thuishoren).
Waardering: V 5 jaar
3.6.3. Informatievoorziening, archiefbeheer
(42.)
Handeling: Het coördineren en uitvoeren van de werkzaamheden op het gebied van informatievoorziening
en archiefbeheer
Periode: 1990–
Opmerking: Het betreft onder meer de werkzaamheden betreffende het dagelijkse archiefbeheer,
post en bibliotheek en documentatie.
Waardering: V 5 jaar
(43.)
Handeling: Het (doen) vaststellen van selectiedocumenten, documentaire structuurplannen
en archiefinventarissen
Periode: 1990–
Product: documentair structuurplan, inventaris
Waardering: B (5)
(44.)
Handeling: Het opstellen van wettelijk vereiste verklaringen betreffende het archiefbeheer
Periode: 1990–
Product: verklaringen
Opmerking: Genoemd kunnen worden: verklaringen van vervanging, van vervreemding, van
overbrenging, van conversie of migratie, van vernietiging.
Waardering: B (5)
3.6.4. Organisatie
(45.)
Handeling: Het voorbereiden en vaststellen van de administratieve en financiële organisatie
Periode: 1990–
Product: bijv. AO-handboek
Opmerking: Het kan gaan om zowel de vaststelling van een Handboek AO als om het afzonderlijke
beheer van procedures en werkbeschrijvingen.
Waardering: V 5 jaar (na vervanging)
(46.)
Handeling: Het (laten) voorbereiden, uitvoeren en evalueren van een reorganisatie
of wijziging van de organisatie
Periode: 1990–
Product: plannen, planningen, evalaties, enz.
Waardering: B (4)
3.6.5. Financiën
(47.)
Handeling: Het voeren en beheren van de financiële administratie
Periode: 1990–
Product: facturen, bankafschriften, bestelbonnen, contracten (incl. voortraject van
offertes of aanbestedingen), financieel-beheersysteem
Opmerking: Er is een scheiding tussen de bedrijfsvoeringsadminstratie en de uitkeringenadministratie.
Waardering: V 7 jaar
3.6.6. Automatisering
(48.)
Handeling: Het (doen) voeren van het technisch beheer, het applicatiebeheer en het
functioneel beheer van de interne systemen
Periode: 1990–
Product: correspondentie, SLA’s, rapportages, enz.
Opmerking: Inclusief het softwareconfiguratie- en licentiebeheer.
Waardering: V 5 jaar, m.u.v. broncodes V 50 jaar
3.6.7. Huisvesting en overige facilitaire zaken
(49.)
Handeling: Het (doen) uitvoeren van de facilitaire dienstverlening
Periode: 1990–
Product: bonnen, registraties, planningen, correspondentie
Opmerking: Onder deze noemer vallen:
– huisvesting;
– alle aanvragen voor facilitaire dienstverlening (bijv. reserveringen, toegangspasjes,
kantoorbenodigdheden, meubilair, vergaderfaciliteiten, lunches, enz.);
– beveiliging/bewaking, receptietaken, schoonmaak, restauratieve services, reproductie,
enz.
Waardering: V 2 jaar
4. Afkortingen
ANG: Aanspreekpunt Na-oorlogse Generatie
Awb: Algemene wet bestuursrecht
BSD: Basisselectiedocument
NIOD: Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie
NRK: Nederlandse Rode Kruis
PIVOT: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn
PUR: Pensioen- en Uitkeringsraad
RIO: Rapport Institutioneel Onderzoek
Tvp: Tijdelijke vergoedingsregeling psychotherapie na-oorlogse generatie
VWS: Volksgezondheid, Welzijn en Sport
WBP: Wet bescherming persoonsgegevens
Wbp: Wet buitengewoon pensioen 1940–1945
Wbpzo: Wet buitengewoon pensioen zeelieden-oorlogsslachtoffers 1940–1945
Wiv: Wet buitengewoon pensioen Indisch verzet
WPR: Wet persoonsregistraties
Wubo: Wet uitkeringen burger-oorlogsslachtoffers 1940–1945
Wuv: Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers 1940–1945
