I. Toelichting behorende bij de Selectielijst voor de handelingen van de Kanselarij
der Nederlandse Orden op het beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting over de periode
1945–2000
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
1. Inleiding
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid haar archiefbescheiden
in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg
te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden. Onder
‘archiefbescheiden’ is niet alleen papier te verstaan. Alle bescheiden, ongeacht de
vorm, die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt (en naar hun aard bestemd
zijn daaronder te berusten) behoren daartoe. Bijvoorbeeld ook digitaal vastgelegde
informatie.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt mede in dat een
overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband geldt zowel een
verplichting tot vernietiging als een overbrengingsplicht. Beide rusten op degene
die de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het beheer van het desbetreffende
archief, de zorgdrager. De vernietigingsplicht van de zorgdrager is in artikel 3 van
de Archiefwet 1995 neergelegd. De verplichting tot overbrenging in artikel 12 van
die wet bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden die niet voor vernietiging
in aanmerking komen, ter blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats
wanneer zij ouder zijn dan 20 jaar.
De zorgdrager is verplicht selectielijsten op te stellen waarin wordt aangegeven welke
archiefbescheiden voor vernietiging, welke voor blijvende bewaring in aanmerking komen
(artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995). Voorts dient een selectielijst de
termijnen aan te geven, waarna de te vernietigen bestanddelen inderdaad moeten worden
vernietigd.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient ingevolge artikel 2, eerste lid, van
het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met:
-
– de taak van het betrokken overheidsorgaan;
-
– zijn verhouding tot andere overheidsorganen;
-
– de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
-
– het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor de overheidsorganen,
voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Verder moeten ingevolge artikel 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van
een selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie
en taken van het betrokken overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het beheer
van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de algemene
rijksarchivaris: dit is het zogeheten (archiefwettelijke) driehoeksoverleg.
In het onderhavige besluit wordt een selectielijst vastgesteld ten behoeve van de
Raad van State voorzover het neerslag betreft van handelingen van de Raad van State
op het beleidsterrein Tijdelijke waarneming van het Koninklijk gezag over de periode
1945–2000. Aangezien de Raad van State één van de Hoge Colleges van Staat is, dient
deze selectielijst bij Koninklijk besluit te worden vastgesteld (artikel 5, tweede
lid, onder a, van de Archiefwet 1995). Met dit besluit wordt aan dit vereiste voldaan.
2. Taken op het beleidsterrein
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
De taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein rijksbegroting zijn:
-
1. Het tot stand brengen van de infrastructuur van het beheer van de rijksbegroting;
-
2. Het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering ervan,
het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de coördinatie van
het rijksbegrotingsproces als geheel. Deze taak is weer te verdelen in tweeën:
-
– het stellen van beleidskaders voor één begrotingsjaar, zoals de technische begrotingsaanschrijving,
de Kaderbrief, de Hangpuntenbrief, de Totalenbrief en de Augustusbrief. Dit in tegenstelling
tot de eerste taak die het algemene kader schept van het begrotingsgebeuren;
-
– de feitelijke opstelling van de begrotingswetten en de uitvoering daarvan, het toezicht
en de controle op de uitvoering.
3. Hoofdlijnen van het beleidsterrein
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
Het beleidsterrein rijksbegroting is dat terrein van rijksoverheidsbemoeienis waar
het begrotingsproces vorm wordt gegeven en waar de jaarlijks terugkerende begrotingsvoorbereiding,
-vaststelling, -uitvoering en controle plaatsvinden.
Onder hoofdlijnen wordt verstaan:
-
– algemene beleidskeuzes voor een begrotingsjaar en de jaren daarop volgend (b.v. het
opstellen van de Kaderbrief, de Augustusbrief en de Voorjaarsnota);
-
– feitelijke totstandkoming van de begrotingswetten;
-
– financiële verantwoording voor de uitvoering van de rijksbegroting;
-
– controle op de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de verantwoording
daarover;
-
– controle op de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en functioneren van het
rijk.
4. Context
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
In onze democratische samenleving dient de volksvertegenwoordiging in het voorgenomen
beleid met betrekking tot de overheidsfinanciën te worden gekend en kan dit beleid
pas ten uitvoer worden gebracht nadat zij daaraan haar goedkeuring heeft gegeven.
Dit budgetrecht is historisch gezien de weerslag van de gedachte dat degenen die belastingen
betalen het recht hebben te beslissen wat er met de door hen opgebrachte middelen
gebeurt. Om dit recht te effectueren stelt de uitvoerende macht jaarlijks een begroting
op waarin de financiële consequenties van het voorgenomen beleid worden aangegeven,
waarna deze begroting aan de volksvertegenwoordiging wordt voorgelegd. De kern van
de begroting bestaat uit een opsomming van de noodzakelijk geachte uitgaven en een
raming van de te verwachten inkomsten. Doordat de volksvertegenwoordiging de begroting
vaststelt, krijgt deze een bindend karakter. De uitvoerende macht wordt in beginsel
gemachtigd (geautoriseerd) om uitgaven te doen voor de in de begroting omschreven
activiteiten en wel tot het in de begroting omschreven maximum. De begroting heeft
dan ook in eerste instantie een autorisatie- of staatsrechtelijke functie: zij biedt
een formeel-juridisch kader waarbinnen respectievelijk de Staten-Generaal, de provinciale
staten en de gemeenteraad de desbetreffende uitvoerende macht (regering, gedeputeerde
staten en het college van burgemeester en wethouders) machtiging verlenen om bepaalde
uitgaven te doen.
De grondbeginselen die in acht dienen te worden genomen bij de begrotingsprocedure
en de opzet en inrichting zijn vastgelegd in een geheel van regels en voorschriften
aangeduid als de comptabiliteitswetgeving. Voor de begrotingsprocedure gelden als
grondbeginselen de openbaarheid en de voorafgaande toestemming. Voor de opzet en inrichting
van de begroting vormen eenheid en universaliteit, periodiciteit en een overzichtelijke
en doelmatige indeling de belangrijkste uitgangspunten.
Hoewel in Nederland zowel bij het rijk als bij de lagere overheid de begroting betrekking
heeft op één jaar, beslaat de totale begrotingscyclus – het tijdsverloop waarbinnen
alle handelingen met betrekking tot een bepaalde begroting zich afspelen – een veel
langere periode. Tussen het moment waarop met de opstelling wordt begonnen en het
moment waarop de rekening wordt goedgekeurd, ligt normaal gesproken een periode van
drie à vier jaar. Dit betekent dat er op elk willekeurig gekozen moment drie à vier
cycli tegelijk lopen, zij het in een verschillend stadium van realisatie.
Bij elke begrotingscyclus kunnen vijf fasen worden onderscheiden:
-
1. de voorbereiding van de begroting;
-
2. het vaststellen van de begroting;
-
3. de begrotingsuitvoering;
-
4. het opstellen van de rekening en de controle op de begroting;
-
5. de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer.
Consignatiekas
Consignatie houdt in dat gelden bij de staat in bewaring worden gegeven waarbij de
rechthebbende onbekend is maar zich later wel kan melden of waarbij rechthebbende
wel bekend is maar niet duidelijk is of deze tot opname overgaat. In de praktijk hebben
consignaties bijvoorbeeld betrekking op de tegenwaarde van niet opgeeiste waardepapieren,
gelden uit onteigeningprocedures, gelden uit de afwikkeling van faillissementen en
gelden uit nalatenschappen. Bij wet is bepaald wanneer gelden in de Consignatiekas
gestort dienen te worden. Vanaf het begin is de minister van Financiën met het beheer
van de Consignatiekas belast. Tot 1993 waren de kantoren van de ’s Rijksbelastingen
bevoegd tot het innemen en uitbetalen, in samenwerking met de afdeling FEZ, voorheen
Comptabiliteit, van geconsigneerde gelden. Op het ministerie wordt een complete administratie
van de geconsigneerde gelden bijgehouden. Tot 1993 stuurde de Belastingdienst verklaringen
van consignatie in naar de afdeling FEZ. Na 1993 verricht de directie FEZ het gehele
inneming- en uitbetalingproces.
5. Actoren
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
De zorgdrager is verantwoordelijk voor het laten vaststellen van de handelingen van
die actoren die onder de zorg van de zorgdrager vallen.
Actoren die onder de zorg van de minister van Financiën vallen, zijn:
-
– Minister van Financiën
-
– Vakminister (minister van Financiën als vakminister)
-
– Interdepartementale Begeleidingsgroep Privatisering
-
– Interdepartementale Commissie Doelmatigheid Overheidsaanschaffingsbeleid
-
– Interdepartementale Commissie voor de Ontwikkeling van de Beleidsanalyse (COBA)
-
– Interdepartementale Werkgroep Herziening Comptabiliteitswet 1976
-
– Interdepartementale Werkgroep Privatiseringsonderzoek Accountcontrole
-
– Interdepartementale Werkgroep Structurering en Uitbesteding van Accountantswerkzaamheden
-
– Interdepartementaal Overlegorgaan Financiële Informatievoorziening
-
– Stuurgroep prestatiebegroting
-
– Ambtelijke Commissie Heroverweging (Rijksbegroting)
-
– Belastingdienst
Actoren die onder de zorg van de vakminister vallen, zijn:
De Hoge Colleges van Staat (Eerste en Tweede Kamer, Raad van State, Algemene Rekenkamer,
Hoge Raad van Adel, Kanselarij der Nederlandse Orden. Kapittel van de Militaire Willemsorde
en de Nationale Ombudsman) zijn actor en tevens zorgdrager.
6. Taakgebied van de Nationale Ombudsman op het beleidsterrein Rijksbegroting
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
De Nationale Ombudsman is – net als de overige Hoge Colleges van Staat – in het kader
van de rijksbegroting verantwoordelijk voor het voordragen van KB’s inzake het opdragen
van het beheer over hun deel van ’s rijks schatkist aan een of meer vakministers en
het aanwijzen van budgethouders en ordonnateurs.
7. Doelstelling van de selectie
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
De selectie richt zich op de organen van de overheid, voor zover de organen vallen
onder de werking van de artikelen 3, 12 en 41 van de Archiefwet 1995.
De hoofddoelstelling van de selectie is een scheiding aan te brengen tussen te bewaren
(naar de rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te vernietigen gegevens
van bedoelde overheidsorganen. De onderhavige selectielijst is opgesteld tegen de
achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT die luidt:
het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
De te bewaren gegevens moeten deze reconstructie mogelijk maken.
Deze doelstelling wordt geoperationaliseerd binnen het beleidsterrein rijksbegrotingszaken.
De handelingen van verschillende overheidsactoren binnen het beleidsterrein worden
geselecteerd en gewaardeerd op hun bijdrage aan de realisering van die selectiedoelstelling.
Bij deze selectie en waardering is daarom de vraag aan de orde: ‘welke gegevens, behorend
bij welke handeling, berustend bij welke actor, dienen te worden bewaard teneinde
het handelen van de rijksoverheid, op hoofdlijnen, binnen het beleidsterrein rijksbegroting
te kunnen reconstrueren’.
8. Selectiecriteria ter realisering van de doelstelling
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.
Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht
de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar
deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar
moet worden overgebracht, is het Nationaal Archief. Bij de handeling in deze selectielijst
staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).
Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen
dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in de selectielijst
vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum
eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd
door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn
wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds
ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht
van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling
in deze selectielijst staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).
Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op
grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.
Beide eerder geformuleerde taken van de rijksoverheid op het beleidsterrein beheer
van de rijksbegroting – ‘het tot stand brengen van de infrastructuur van het beheer
van de rijksbegroting’ en ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten,
de uitvoering ervan, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en
de coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ – zijn kaderstellend voor alle
verdere beleidsprocessen bij de rijksoverheid en de infrastructuur van de rijksoverheid
zelf (personeel; organisatie; gebouwen; e.d.).
De neerslag van de handelingen ter vervulling van beide taken komt – in principe –
voor bewaring in aanmerking. Hiervan zijn echter enkele categorieën van handelingen
uitgesloten: deze komen voor vernietiging in aanmerking.
De concretisering van de taak ‘het vormgeven en uitvoeren van het beleid inzake het
beheer van de rijksbegroting’ is neergelegd in beleidsnota’s en in wet- en regelgeving
(Comptabiliteitswet en Bedrijvenwet (ingetrokken per september 1991, Stb. 1991, 752)
en de krachtens deze wetten tot stand gekomen algemene maatregelen van bestuur en
ministeriële regelingen). Ministeriële regelingen die geen processen beschrijven of
niet-conditionerend voor de omgeving zijn, komen niet voor bewaring in aanmerking.
Voor deze taak is de actor minister van Financiën verantwoordelijk.
De taak ‘het periodiek tot stand brengen van de rijksbegrotingswetten, de uitvoering
van die wetten, het toezicht op de uitvoering, de controle op de uitvoering en de
coördinatie van het begrotingsproces als geheel’ is – vanuit handelingenperspectief
èn actorenperspectief – een ondeelbaar proces, waarvan de hoofdlijnen dienen te worden
bewaard. Onder hoofdlijnen wordt verstaan:
-
– algemene beleidskeuzes voor een begrotingsjaar en de jaren daarop volgend (b.v. het
opstellen van de Kaderbrief, de Augustusbrief en de Voorjaarsnota);
-
– feitelijke totstandkoming van de begrotingswetten;
-
– financiële verantwoording voor de uitvoering van de rijksbegroting;
-
– controle op de rechtmatigheid van het gevoerde financiële beheer en de verantwoording
daarover;
-
– controle op de doelmatigheid van het beheer, de organisatie en functioneren van het
rijk.
Handelingen die geen algemeen geldend karakter hebben en geen redelijke mate van beleidsvrijheid
voor de actor inhouden, komen voor vernietiging in aanmerking.
Deze taak kent als belangrijkste actoren: de minister van Financiën die het begrotingsproces
coördineert en toezicht houdt op de uitvoering van de begrotingswetten, de vakministers
die hun begrotingen opstellen en uitvoeren en de (buitengewone) Algemene Rekenkamer
die de begrotingsuitvoering controleert.
De actoren Interdepartementaal Overlegorgaan Financieel-economische Zaken (IOFEZ)
en het Interdepartementaal Overlegorgaan Departementale Accountantsdienst (IODAD)
verrichten handelingen die beide taken betreffen.
De archieven van organen waarvan de handelingen niet in dit document zijn opgenomen,
maar die wel actor zijn in het begrotingsproces, worden – vrijwel – integraal bewaard:
Ministerraad, Eerste Kamer, Tweede Kamer en Raad van State.
De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:
Handelingen die worden gewaardeerd met B (bewaren)
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, evenals het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid.
Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met
beleid op hoofdlijnen
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct
zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden
bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde,
als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen
van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
In het voorkomende geval dat er ten aanzien van enige neerslag van handelingen met
een V-termijn waaraan nog in enig opzicht bepaalde rechten zijn gebonden dan wel administratieve
belangen op berusten, heeft de zorgdrager de vrijheid om de vermelde V-termijn op
te schorten.
Bij het waarderen van de handelingen is rekening gehouden met de wetswijzigingen.
Daarbij is de bewaartermijn voor bescheiden met een fiscaal en boekhoudkundig verantwoordingsbelang
teruggebracht van 10 jaar naar 7 jaar (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel
52 lid 4 en Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3) en voor bescheiden met een
ander financieel verantwoordingsbelang naar 5 jaar (Burgerlijk Wetboek Boek 3, artikel
307–311).
9. Verslag vaststellingsprocedure
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
Op 15 mei 2003 is de ontwerp-selectielijst door de Kanselarij der Nederlandse Orden
aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft
ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de
waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar
de RvC is verstuurd. Vanaf 1 april 2004 lag de selectielijst gedurende acht weken
ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief evenals in de
bibliotheken van de betrokken zorgdragers, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven
in de provincie/regionaal historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant
en in het Archievenblad.
Op 18 november 2004 bracht de RvC advies uit (kenmerk arc-2004.1462/5), hetwelk [naast
enkele tekstuele correcties] geen aanleiding heeft gegeven tot wijzigingen in de ontwerp-selectielijst
voor de Kanselarij der Nederlandse Orden.
10. Leeswijzer bij de handelingen
[Regeling vervallen per 27-09-2017]
Handelingenblokken
De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn
opgebouwd:
(nummer): Het nummer van het handelingenblok correspondeert met de nummering in het
rapport ‘Per slot van rijksrekening’.
Handeling: Een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren
en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.
Periode: Hier worden de jaren weergegeven waarin de handeling werd verricht.
Grondslag/Bron: De grondslag is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding
bron wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar
de handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.
Product: Dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijke niveau van het eindproduct
van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een
handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk
is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.
Opmerkingen: Hier worden eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weergegeven.
Waardering: Hier wordt aangegeven of de neerslag van een handeling bewaard moet worden
of dat deze op termijn vernietigd kan worden.
De handelingenblokken uit het rapport zijn ten opzichte van de onderhavige actualisering
ontdaan van het item ‘actor’. Het item ‘waardering’ is daarentegen toegevoegd.
De afkorting ‘CW’ staat voor: Comptabiliteitswet (1976).
De ‘B’ staat voor bewaren, ofwel: het na afloop van de overbrengingstermijn krachtens
de Archiefwet 1995 overdragen aan de Rijksarchiefdienst. De ‘V’ staat voor vernietigen
na afloop van de aangegeven termijn. Achter de ‘B’ of ‘V’ is aangegeven welk selectiecriterium,
zoals geformuleerd in de inleiding, is toegepast.
