3. Werkzaamheden van de accountant
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
3.2. Preventieve werkzaamheden
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
Voor de preventieve werkzaamheden is van belang dat de externe accountant al in een
vroeg stadium, bijvoorbeeld in de voorbereidende fase, bij de totstandkoming van de
projectaanvraag, wordt betrokken. In deze voorbereidende fase beoordeelt de accountant
de voorgenomen administratieve organisatie en daarin vervatte maatregelen van interne
controle (AO/IC) teneinde vast te stellen of deze voorgenomen AO/IC voldoet aan de
in de regelgeving gestelde eisen om te kunnen komen tot een goedkeurende accountantsverklaring.
De uitkomsten van deze beoordeling worden schriftelijk aan de opdrachtgever gerapporteerd
evenals de eventuele aanbevelingen die daarbij zijn gedaan. De opdrachtgever verstrekt
de minister een afschrift van deze rapportage.
3.3. Interim controle
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
De interim controle heeft mede tot doel vast te stellen of de voorgestelde AO/IC daadwerkelijk
bestaat en dat de werking daarvan gedurende de te controleren periode gewaarborgd
is. Voor zover tijdens de preventieve werkzaamheden door de accountant aanbevelingen
zijn gedaan met betrekking tot de AO/IC onderzoekt de accountant of deze aanbevelingen
zijn opgevolgd. Uiterlijk zes maanden nadat met de uitvoering van een project is gestart,
rapporteert de accountant zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de
AO/IC in de vorm van een zogenaamde managementletter. De minister ontvangt een afschrift
van deze rapportage. Indien de AO/IC bij latere controles van tussentijdse declaraties
onderwerp van onderzoek door de accountant is, worden de bevindingen naar aanleiding
van deze controles eveneens door middel van een afschrift van de schriftelijke rapportage
door de opdrachtgever ter kennis van de minister gebracht. Ook door andere controlerende
instanties (o.a. het agentschap SZW) kunnen interim controles worden uitgevoerd.
3.4. Eindcontrole
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
3.4.1. Algemeen
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
Hetgeen in deze paragraaf wordt opgenomen met betrekking tot de eindcontrole, is eveneens
van toepassing op de controle die door de accountant wordt verricht bij een voortgangsrapportage,
indien daarbij door de minister een accountantsverklaring wordt verlangd. Ter zake
van de eindcontrole dient de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole
op de eindrapportage vast te stellen dat aan de onderstaande punten is voldaan. Hierbij
wordt opgemerkt dat de naleving van de gehele regeling object van controle is.
3.4.2. Algemene voorwaarden
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
-
a. Er is een beschikking tot een specifieke uitkering van de minister op grond waarvan
de eindrapportage kan worden ingediend, tenzij de minister heeft medegedeeld dat deze
beschikking nog niet is afgegeven en desondanks toch een eindrapportage opgesteld
mag worden.
-
b. De eindrapportage is volledig en juist ingevuld.
-
c. De eindrapportage is rekenkundig juist.
-
d. De eindrapportage stemt overeen met de onderliggende administratie en overige bescheiden
van de aanvrager en/of aanvragers.
-
e. Alle in de eindrapportage verantwoorde uitgaven voldoen aan de gestelde voorwaarden.
-
f. Er is een door de aanvrager ingevuld en ondertekend, door de minister voorgeschreven,
Rapport van Bevindingen, genaamd RVBEPA, aanwezig. De accountant dient daarbij te
controleren of het door de aanvrager ingevulde Rapport een juiste weergave van zaken
geeft.
3.4.3. Administratieve voorschriften
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
De accountant gaat na of alle administratieve voorschriften zijn nageleefd. De belangrijkste
voorwaarde is het voeren van een administratie, die waarborgt dat de volgens de regeling
te verstrekken gegevens op een ordelijke, transparante en controleerbare wijze geregistreerd
worden.
3.4.4. Voor de specifieke uitkering in aanmerking komende kosten
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
De accountant gaat na of de in de eindrapportage verantwoorde kosten juist en rechtmatig
zijn.
Hieraan is voldaan indien de accountant constateert dat:
-
a. de in de eindrapportage verantwoorde kosten naar hun aard passen binnen de aanvraag
met bijbehorende begroting waarop de beschikking is ontvangen;
-
b. de in de eindrapportage verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, voor de uitvoering
van het project noodzakelijk zijn en ten laste van de aanvrager zijn gebleven;
-
c. de in de eindrapportage verantwoorde kosten voor een specifieke uitkering in aanmerking
komen overeenkomstig EG verordening 1685/2000 (artikel 9 lid 1) de regeling OCW dagarrangementen en combinatiefuncties;
-
d. de in de eindrapportage verantwoorde kosten geen kosten betreffen die niet voor een
specifieke uitkering in aanmerking komen;
-
e. de gemengde kosten (kosten voor zowel voor de specifieke uitkering in aanmerking komende
als niet-voor de specifieke uitkering in aanmerking komende deelnemers) op een controleerbare
en aanvaardbare wijze zijn toegerekend.
3.4.5. Deelnemers
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
Voor zover er sprake is van deelnemers aan het project dienen deze te voldoen aan
de kenmerken zoals omschreven in de Regeling OCW dagarrangementen en combinatiefuncties.
3.4.6. Financiering
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
De financiering van de activiteiten dient aan de financiële administratie ontleend
te kunnen worden.
Deze financiering bestaat uit:
-
a. publiekrechtelijke bijdrage(n)
-
b. privaatrechtelijke bijdrage(n)
-
c. specifieke uitkering op grond van deze regeling.
De accountant dient de financiering op volledigheid te controleren.
3.4.7. Berekening van de specifieke uitkering
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
De accountant gaat na of de berekening van de specifieke uitkering:
3.4.8. Afronding en rapportage
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
Indien tijdens de accountantscontrole blijkt dat er fouten in de eindrapportage voorkomen,
dan dienen deze gecorrigeerd te worden. Bij het nalaten van de correctie van deze
fouten kan de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring afgeven. De accountant
hanteert voor de weergave van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden het van
toepassing zijnde model accountantsverklaring Naast de accountantsverklaring dient
door de accountant in de volgende gevallen een rapport van bevindingen ten behoeve
van de minister te worden opgesteld:
-
a. indien het oordeel van de accountant leidt tot een niet goedkeurende accountantsverklaring;
-
b. indien sprake is van een goedkeurende verklaring met bevindingen die geen afbreuk
doen aan de strekking van de verklaring.
Dit rapport van bevindingen dient gelijktijdig met de accountantsverklaring afgegeven
en ingediend te worden. De minister gebruikt dit rapport van bevindingen in het kader
van de beoordeling van de uitgevoerde werkzaamheden alsmede de hierbij geconstateerde
bevindingen. Er is geen model ontwikkeld voor dit rapport van bevindingen. Wel dienen
ten minste de volgende onderwerpen in het rapport van bevindingen behandeld te worden:
-
a. Beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC);
-
b. Controlebevindingen;
-
c. Aard en omvang van de geconstateerde fouten;
-
d. Wel/niet gecorrigeerd in de eindrapportage;
-
e. Juiste/onjuiste weergave van zaken door de aanvrager in het door de aanvrager zelf
opgestelde Rapport van Bevindingen genaamd RVBEPA;
-
f. Belangrijke bevindingen en aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC, indien sprake
is van een accountantsverklaring bij een voortgangsrapportage;
-
g. Motivering van de afgegeven accountantsverklaring.
3.4.9. Ongedeelde verantwoordelijkheid
[Regeling vervallen per 01-01-2020]
Voor zover voor de controle van de eindrapportage gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden
van andere accountants, draagt de accountant die verantwoordelijk is voor de accountantsverklaring
bij de eindrapportage, er zorg voor dat de aanvrager hiervan op de hoogte wordt gesteld
en wijst de aanvrager op het feit dat alle relevante verplichtingen uit dit controleprotocol
ook aan de accountant(s), belast met de controle van de eindrapportage van (een) deel
project(en), bekend worden gemaakt en dat deze laatste accountant(s) hun werkzaamheden
verrichten met inachtneming van dit protocol. Deze laatstgenoemde categorie accountants
dient schriftelijk aan de opdrachtgever te bevestigen dat zij van alle verplichtingen
uit dit protocol op de hoogte zijn en dat zij deze zullen naleven. Voor deze bevestiging
dient gebruik te worden gemaakt van de opdrachtbevestiging volgens de bijlage bij
dit protocol.