2. Accountantscontrole
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
2.1. Algemeen
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Het controleprotocol beoogt geen reguliere accountantscontrole voor te schrijven.
In dit controleprotocol zijn punten opgenomen, waaraan de accountant aandacht schenkt.
De accountant rapporteert over die punten in zijn verslag van bevindingen.
De accountant stelt vast dat de jaarrekening is ingericht conform het Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen (BCRRP) en de modellen voor de jaarrekening zoals die opgenomen zijn in de decembercirculaire
2005, bijlage 5. De accountant rapporteert over de uitkomst van zijn controle door
middel van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Bij het jaarverslag
toetst de accountant, voor zover hij dat kan beoordelen, of deze verenigbaar is met
de jaarrekening. De accountant gaat verder na of de jaarrekening vergezeld gaat van
een door de korpsbeheerder opgemaakt verslag ter verantwoording van het gevoerde beheer
(zie artikel 14, lid 3, sub a van het BCRRP) Als dit ontbreekt, gaat de accountant de reden hiervan na en meldt zijn bevindingen
vervolgens in zijn verslag bij de jaarrekening.
De accountantsverklaring houdt een oordeel in over de vraag of het beheer en de verantwoording
daarover voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. Dit oordeel heeft
betrekking op de gehele verantwoording en niet alleen op het deel dat wordt bekostigd
met rijksgelden.
Bij de formulering van de accountantsverklaring is aangesloten bij de daarvoor geldende
voorschriften en bij hetgeen in het maatschappelijk verkeer gebruikelijk is.
Indien de verantwoorde baten en lasten zijn gebaseerd op gegevens van derden dient
de regio deze gegevens te controleren. Deze derden dienen op de hoogte te zijn van
de eisen die in dit controleprotocol worden gesteld.
De Auditdienst van het Ministerie van BZK ziet toe op de naleving van het controleprotocol
door middel van evaluerende gesprekken met de bij de politiekorpsen fungerende accountants.
Mede hiervoor dienen de controledossiers zodanig te zijn ingericht dat de Auditdienst
van het Ministerie van BZK op een efficiënte wijze zich een verantwoord oordeel kan
vormen over de grondslagen, de uitvoering en de resultaten van de reguliere controle
en in het bijzonder over de in dit controleprotocol opgenomen aandachtspunten. Het
oordeel heeft mede betrekking op bij derden uitgevoerde onderzoeken. De controle werkzaamheden
dienen op een zodanige wijze gedocumenteerd te zijn zodat de Auditdienst van het Ministerie
van BZK aan de hand van het dossier de verrichte controles kan nagaan en de totstandkoming
van het oordeel kan toetsen. Indien geen documentatie van de verrichte controles aanwezig
is dan wordt dit door het ministerie zodanig geïnterpreteerd dat de controle van het
betreffende aandachtspunt niet heeft plaatsgevonden (audittrail).
Medewerkers van de directie Politie kunnen inlichtingen vragen bij de fungerende accountant
en bij de politieregio’s.
2.2. Controletoleranties
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Voor de strekking van de accountantsverklaring: goedkeurend, met beperking, afkeurend
of een oordeelonthouding zijn de volgende toleranties van toepassing:
|
Oorzaken:
|
Bedenkingen tegen de verantwoording
|
Onzekerheden in de controle
|
|
Strekking van de verklaring:
|
Beperking
|
Afkeuring
|
Beperking
|
Oordeel-onthouding
|
|
Rechtmatigheid besteding in % van de totale rijksbijdrage BZK
|
>1 en < 3
|
≥3
|
>3 en <10
|
≥10
|
De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95%
de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een
belang dat groter is dan de voorgeschreven toleranties.
De toleranties voor de rechtmatige besteding worden door de Accountantsdienst gehanteerd
bij de controle van de departementale rekening en zijn gebaseerd op de richtlijnen
van het Interdepartementaal Overleg Departementale Accountantsdiensten.
De rechtmatigheid van de besteding is in vigerende wet- en regelgeving ruim geformuleerd.
Artikel 44 van de Politiewet 1993 geeft de Minister van BZK de mogelijkheid om voor de kosten van politie jaarlijks
bijdragen ter beschikking te stellen. In artikel 1, lid 2 van het Besluit financiën regionale politiekorpsen wordt onder het begrip kosten van politie verstaan: het saldo van de lasten en de
baten van de regio voor personele en materiele middelen, investeringen, herinvesteringen
en reserveringen. De rijksbijdragen kunnen worden toegekend in de vorm van algemene
bijdragen, bijzondere bijdragen en aanvullende bijdragen. In artikel 2, negende lid, van het BFRP is bepaald dat ook aan de algemene bijdrage bestedingsvoorwaarden verbonden kunnen
worden.
De accountant stelt daarom voor de algemene bijdrage (zonder de specifieke bestedingsvoorwaarden)
vast of de bijdragen besteed zijn aan de kosten van politie. Hij steunt bij deze controle
op de begrotingscyclus. Bij de controle op de rechtmatigheid stelt de accountant derhalve
vast dat de baten en lasten, investeringen en desinvesteringen alsmede reserveringen
in overeenstemming zijn met de door het regionale college vastgestelde begroting en
in het geval van preventief toezicht met door de Minister van BZK goedgekeurde begroting
(artikel 7, tweede lid, van het BCRRP).
De accountant stelt voor de algemene bijdrage met specifieke bestedingsvoorwaarden,
de bijzondere en de aanvullende bijdrage vast dat de er aan te relateren lasten in
overeenstemming met de voorwaarden zijn besteed en verantwoord. De accountant rapporteert
over de wijze van naleving door het regiokorps in de accountantsverklaring en het
verslag van bevindingen.
Geconstateerde opzettelijke fouten in de jaarrekening worden, ook als het totaal van
de bedenkingen minder is dan 1%, in de accountantsverklaring vermeld.
2.3. Accountantsverklaring en verslag van bevindingen
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Het verslag van bevindingen bevat, conform artikel 14, vijfde lid, van het BCRRP, bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen
van rechtmatigheid en doelmatigheid en strekt zich ook uit tot de financiële beheersdaden
van de korpsbeheerder. Voorts wordt daarin opgenomen al hetgeen dat, naar het oordeel
van de accountant, van belang is voor de vaststelling van de rijksbijdragen.
In de accountantsverklaring wordt in de oordeelsparagraaf als het rechtmatigheidsonderzoek
geen bijzonderheden oplevert, de volgende zinsnede opgenomen:
Voorts zijn wij van oordeel dat in deze jaarrekening opgenomen baten en lasten alsmede
de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met
de van toepassing zijnde wettelijke regelingen.
In de accountantsverklaring wordt vermeld dat de controle heeft plaatsgevonden met
inachtneming van het controleprotocol en dat, mits daaraan voldaan is, de verslaglegging
in overeenstemming is met het BCRRP. Indien de accountant van oordeel is dat de in het verslag opgenomen informatie niet
toereikend is voor een verantwoorde oordeelsvorming, neemt hij dit op in het verslag
van bevindingen onder vermelding van toereikende informatie.
De accountant geeft in het verslag van bevindingen de door hem verrichte specifieke
werkzaamheden en de daaruit geformuleerde oordelen weer en rapporteert per punt over
de onderstaande aandachtspunten.
3. Aandachtspunten
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Hieronder volgen de aandachtspunten, waarover in het verslag van bevindingen wordt
gerapporteerd.
3.1. Bestedingsvoorwaarden
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De bestedingsvoorwaarden staan vermeld in de toekenningsbrief of in de (juni of december)circulaires.
Een van de bestedingsvoorwaarden kan een beleidsinhoudelijk verslag zijn. Indien een
(beleidsinhoudelijk) verslag te omvangrijk is voor opname in de jaarrekening volstaat
de regio met een verwijzing naar de vindplaats, en/of nummer met publicatiedatum.
In de toelichting of in een bijlage bij de jaarrekening dient de regio de ontvangst
en de besteding van een bijdrage met bestedingsvoorwaarden op zichtbare wijze aan
te geven. Jaarlijks voorziet het Ministerie van BZK de regiokorpsen van een overzicht
met verstrekte voorschotten van rijksbijdragen. De nog niet vastgestelde rijksbijdragen
staan vermeld in de bijlage bij de vaststellingsbrief van de rijksbijdragen.
De accountant gaat na of bij de besteding voldaan is aan de bijdrage verbonden voorwaarden.
Indien de bijzondere bestedingsvoorwaarden niet of niet geheel zijn nagekomen, maakt
de accountant daarvan melding in zijn verslag van bevindingen. Eventuele overschotten
uit voorgaande jaren worden op rechtmatigheid en juistheid beoordeeld. De accountant
gaat na of eventuele niet vastgestelde rijksbijdragen uit het verslagjaar en die van
voorafgaande jaren op een zichtbare wijze in de toelichting opgenomen zijn.
3.2. Formatie en feitelijke bezetting
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
In de jaarrekening wordt opgave gedaan van de formatie en de feitelijke bezetting.
De opgegeven aantallen worden uitgedrukt in bezette arbeidsplaatsen (fte’s) ultimo
31 december van het verslagjaar. De aspiranten in opleiding en het postactief personeel
(FLO/FPU en personeelsleden in de TOR) worden als een afzonderlijke categorie vermeld.
Personen met een gecombineerde FLO/FPU-uitkering en TOR en overige wachtgeldregelingen
tellen niet mee voor de berekening van de feitelijke sterkte van de Nederlandse Politie.
De berekeningswijze van de feitelijke sterkte is aan de Voorzitter van de Tweede Kamer
der Staten-Generaal op 16 oktober 2002 medegedeeld (26 345, nr. 85) Overigens blijft
een fte gebaseerd op de 36-urige werkweek. Een 38-urige werkweek levert 1,06 fte op.
De accountant gaat na of de feitelijke bezetting van de leiding van het korps overeenkomt
met de door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties op grond van
artikel 45, tweede lid, van de Politiewet 1993 vastgestelde maximale formatie van de leiding van het regionale politiekorps.
Voor deze categorie personeel gaat de accountant na of de toegekende bezoldiging overeenstemt
met de bepalingen van het ‘Besluit bezoldiging politie’. De accountant gaat daarbij tevens na of toekenningen van eventuele overige gelden
door de regio, gebaseerd zijn geweest op een rechtmatige toepassing van ‘Besluit vergoeding dienstreizen politie’, ‘Reisregeling binnenland politie’, ‘Besluit vergoeding verplaatsingskosten politie’ en ‘Regeling vergoeding verplaatsingskosten politie’.
De accountant gaat ook na of het overzicht van de formatie en feitelijke bezetting
van het personeel bij de jaarrekening op dezelfde wijze wordt gepresenteerd als bij
de begroting en de opgegeven aantallen overeenstemmen met de vastgestelde formatie
en de personeels- en salarisadministratie.
3.3. Preventief toezicht
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Indien een regio in verantwoordingsjaar onder preventief toezicht staat, gaat de accountant
na of de daarbij geldende voorschriften en voorwaarden in acht zijn genomen. Het uitgangspunt
voor deze controle zijn de door de Minister van BZK goedgekeurde begroting en begrotingswijzigingen
alsmede de brieven waarin het preventief toezicht is ingesteld of wordt uitgevoerd.
Indien voor het doen van uitgaven toestemming is vereist, dan dient deze toestemming
door de accountant te worden vastgesteld.
3.4. Tijdelijke ouderenregeling (TOR)
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De regio’s doen jaarlijks opgaven van het aantal deelnemers in de TOR met het aantal
maanden dat de deelnemers gebruik gemaakt hebben van de non-activiteit. De kosten
van de TOR, het aantal deelnemers met het totaal aantal maanden, zijn op zichtbare
wijze in de jaarrekening opgenomen.
De accountant gaat na of de regio aan de in de circulaire (EA2000/U58273 van 3 maart
2000) genoemde voorwaarden heeft voldaan. Tevens gaat hij na of het aantal maanden
non-activiteit juist is vastgesteld.
3.5. Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido)
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De Wet financiering decentrale overheden (2000, Stb. 587) vervangt de uit 1987 daterende wet Financiering Lagere Overheden.
Op grond van artikel 19 van het BCRRP heeft het regionale college een financieringsstatuut vastgesteld. Verder is opname
van een Treasuryparagraaf in jaarverslag/jaarrekening voorgeschreven. In de handreiking
treasury Politie, van 6 juli 2000 kenmerk EA2000/77244, zijn de onderwerpen opgenomen
die in de paragraaf aan de orde kunnen komen.
Door de invoering van het Geïntegreerd Middelenbeheer zijn de regio’s verplicht liquide
middelen aan te houden bij het Ministerie van Financiën. De bepalingen van de wet
Fido die voor uitzettingen gelden zijn hierdoor materieel niet meer van toepassing
voor de politieregio’s. Zie verder aandachtspunt 3.14.
De accountant toetst het gevoerde treasury-beheer en de opzet en werking van de bijbehorende
administratieve organisatie en interne controlemaatregelen. Hij gaat eveneens na of
bij de uitvoering van het treasurybeheer gehandeld is in overeenstemming met de Wet
Fido en het financieringsstatuut. Daarnaast toetst de accountant of hetgeen in de
treasuryparagraaf beschreven staat overeenstemt met zijn bevindingen.
3.6. Kwantitatieve en kwalitatieve informatieverstrekking
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De accountant beoordeelt de aanwezigheid, opzet en werking van systemen en procedures
die een betrouwbare en adequate informatieverstrekking aan derden moeten waarborgen.
Zo dient bijvoorbeeld de relatie met de personeelsgegevens die de regio aanlevert
naar de stand per 31 december voor het PolitieBeleids-informatie Systeem (PolBIS)
te worden getoetst aan de aantallen die per die datum zijn opgenomen in de jaarrekening.
3.7. Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Uitgaven en ontvangsten zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O),
als de aanspraak op en de hoogte van een uitkering of de hoogte van een heffing afhangt
van gegevens die verstrekt worden door de belanghebbende. Door de invoering van een
samenhangend stelsel van maatregelen, zoals controlebeleid, sanctiebeleid, fraudebeleid
en voorlichting kan het misbruik en oneigenlijk gebruik zoveel mogelijk worden voorkomen.
Concrete aandachtspunten zijn: het naleven van de verplichting tot het melden van
genoten neveninkomsten, het zonodig vergelijken van de door belanghebbenden verstrekte
informatie met de beschikbare gegevens bij andere instellingen, en het uitwerken en
beschikbaar hebben van een stelsel van sanctiemogelijkheden als blijkt dat niet gehandeld
is in overeenstemming met de geldende regelgeving.
De accountant beoordeelt in hoeverre door de regio een toereikend beleid is opgezet
en uitgevoerd ter voorkoming van M&O. Dit geldt met name voor de uitkeringen in het
kader van de TOR.
3.8. Naleving EU-aanbestedingsrichtlijnen voor overheidsopdrachten
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De accountant beoordeelt de mate waarin de Europese richtlijnen voor aanbestedingen
van overheidsopdrachten door de regio in de administratieve organisatie zijn opgenomen
en in de daarvoor voorgeschreven gevallen zijn nageleefd al dan niet in samenwerking
met andere politieregio’s.
Indien de accountant constateert dat een aanschaf die onder de EU-aanbestedingsregels
valt door de regio niet of verkeerd is toegepast dan maakt hij daarvan melding in
het verslag van bevindingen of in de toelichtende paragraaf bij de accountantsverklaring
in het geval van materieel belang. Hij vermeldt daarbij tevens of het de aanschaf
betreft van een product of een dienst alsmede de omvang van het bedrag.
Bij brief van 19 april 2004 kenmerk DGKB/BFO/IFLO zijn de regionale politiekorpsen
op de hoogte gesteld in welke mate de regio’s in 2002 de Europese aanbestedingsrichtlijnen
hebben nageleefd. Dit percentage was veel te laag hetgeen aanzienlijke juridisch-
en financiële risico’s met zich mee brengt en kan leiden tot ondoelmatige aanbestedingen.
3.9. Informatiebeveiliging politie
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De accountant beoordeelt de beveiliging van de informatie en de informatiestructuur,
voorzover van belang in het kader van de controle van de jaarrekening, mede aan de
hand van de Regeling informatiebeveiliging politie van 17 maart 1997 (Stcrt.1997, nr. 60) en de daarop volgende wijzigingen van 6 juli
1998 (Stcrt. 1998, nr. 134) en van 30 augustus 2004 (Stcrt. 2004, nr. 172). (Zie ook
het rapport Beveiligingskader van het beleidsadviescollege politiële informatievoorziening
en de reactie hierop van de Ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie hierop van
7 juli 1995, gericht aan de Tweede Kamer 23 900 VI en VII, nr. 31).
3.10. Fraude
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De accountant hanteert bij zijn controle de verordening op de fraudemelding zoals die is vastgesteld in de ledenvergadering van het Koninklijk Nederlands Instituut
voor Registeraccountants op 21 juni 1994 en is gepubliceerd in de Staatscourant van
15 september 1994, nr. 177, laatstelijk gewijzigd in de bijeenkomst van de ledenvergadering
op 30 november 1994, Stcrt. 1995, nr. 48.
3.11. Voorzieningen
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Het is de wens van het Ministerie van BZK dat voorzieningen voldoen aan de eisen die
gesteld zijn in de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving, met dien verstande dat in
artikel 6 van de ministeriële regeling Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie
(HAP) een drietal voorzieningen dwingend is voorgeschreven. Naast deze drie voorzieningen
is het toegestaan om reeds gevormde voorzieningen aan te houden. Deze dienen te worden
afgebouwd indien zij niet gevormd zijn vanwege een verplichting jegens derden of op
een voorschrift van BZK. Bij dit laatste valt te denken aan C2000. Voor nieuwe voorzieningen
kan slechts toestemming gegeven worden indien zij gebaseerd zijn op verplichtingen
jegens derden.
De accountant toetst of de getroffen voorzieningen voldoen aan de HAP en richtlijn
252 voor de Jaarverslaggeving (aangepast 2004). De accountant gaat na of de voorzieningen
op concrete en verifieerbare grondslagen zijn gebaseerd en of deze in de jaarrekening
adequaat zijn toegelicht.
De accountant weegt deze bevindingen bij de oordeelsvorming voor de accountantsverklaring.
In zijn verslag vermeldt de accountant zijn bevindingen over de gevormde voorzieningen
en geeft ondermeer aan of daarbij voldaan is aan de HAP (zie eveneens punt 3.12).
3.12. Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie (HAP)
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
Op grond van artikel 18a van het Besluit comptabele regelgeving regionale politiekorpsen (BCRRP) heeft de Minister van BZK o.a. nadere regels gesteld over de afschrijvingstermijnen
voor de materiële activa, de opname van samenwerkingsverbanden onder de financiële
vaste activa, het aanhouden van reserves en voorzieningen en uitgangspunten opgesteld
ten aanzien van kortlopende schulden. Een en ander is opgenomen in de ministeriële
regeling Harmonisatie Afschrijvingssystematiek Politie (HAP) (Stcrt. 2003, nr. 250).
Deze regeling geldt met ingang van de jaarrekening 2003 en de begroting 2004.
De accountant gaat na of de HAP op de juiste wijze in de jaarrekening 2005 verwerkt
is en van afdoende toelichting is voorzien. Bij constatering dat de HAP niet geheel
op de juiste wijze is verwerkt, gaat de accountant na of dit van materieel belang
is voor het inzicht dat de jaarrekening moet geven omtrent het vermogen en het resultaat.
De accountant rapporteert over de mate waarin de regio voldaan heeft aan de bepalingen
van de HAP.
3.13. Wet toezicht Europese subsidies
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De Wet toezicht Europese subsidies (Stb. 2002, nr. 40) legt een bestuursorgaan die EG-subsidies heeft ontvangen de verplichting
op de Minister wie het aangaat daarvan in kennis te stellen. Wanneer in een verslagjaar
een politieregio EG-subsidies heeft ontvangen, stelt zij de Minister van BZK hiervan
in kennis.
Verder dient de politieregio jaarlijks een verslag uit te brengen van de wijze waarop
EG-subsidie zijn aangewend en invulling is gegeven aan beheer, controle en toezicht.
De accountant gaat na of de politieregio in het verslagjaar EG-subsidies heeft ontvangen.
Indien dit het geval is, gaat de accountant na of de regio aan haar informatieplicht
richting BZK heeft voldaan en of het voorgeschreven verslag beschikbaar is.
De accountant vermeldt in zijn verslag bij de jaarrekening of de regio wel of geen
EG-subsidies heeft ontvangen. Indien de regio EG-subsidies heeft ontvangen geeft hij
aan of de regio aan de informatie- en verslaggevingplicht heeft voldaan.
3.14. Geïntegreerd Middelenbeheer
[Regeling vervallen per 01-01-2007]
De politieregio’s zijn opgenomen in bijlage A van het Aanwijzingsbesluit rechtspersonen met een beperkte kasbeheerfunctie, Besluit van 18 augustus 2004 (Stb. 2004, 427). Opname in deze bijlage heeft tot
gevolg dat de politieregio’s hun liquide middelen onder moeten brengen bij het Ministerie
van Financiën.
Daarnaast kunnen de politieregio’s gelden lenen bij het Ministerie van Financiën.
Indien een overeenkomst van geldleen is afgesloten met Ministerie van Financiën, kan
de regio een lening ontvangen. Deze lening kan de regio uitsluitend aanwenden voor
de financiering dan wel de herfinanciering van vaste activa. Als maximum geldt daarbij
een leenplafond van 60% van het totaal van de huisvestingspost (zie model materiële
vaste activa). Van het leenplafond wordt afgetrokken het niet afgeloste deel van leningen
die de regio aangetrokken heeft bij andere kredietinstellingen en het restant van
de afgegeven garanties voor het ISC/CIP. Het verschil geeft de leenruimte aan.
Het Ministerie van Financiën verstrekt aan de regio binnen 30 dagen na afloop van
het kalenderjaar een saldo- en rentebevestiging.
De accountant gaat na of de bij het Ministerie van Financiën aangetrokken lening aangewend
is voor de financiering van het totaal van de husvesting en daarbij het percentage
van 60% niet overschrijdt.
