1. Afkortingen en begrippen
NA: Nationaal Archief
RAD: Rijksarchiefdienst
PIVOT: Project invoering verkorting overbrengingstermijn
RIO: Rapport institutioneel onderzoek
BSD: basis-selectiedocument
OC&W: Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
WVC: Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur
LNV: Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
Stb.: Staatsblad (nummer, jaar)
Stcrt.: Staatscourant (nummer, jaar)
actor: overheidsorgaan of particuliere organisatie/persoon die een rol speelt op het
beleidsterrein.
handeling: complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product,
dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.
B: de selectiebeslissing ‘(blijvend) te bewaren’ ten aanzien van de archiefbescheiden
die de neerslag vormen va de gewaardeerde handeling.
V: de selectiebeslissing ‘(op termijn) te vernietigen’ ten aanzien van de archiefbescheiden
die de neerslag vormen van de gewaardeerde handeling.
2. Verantwoording
2.1. Wettelijk kader voor de selectie van overheidsarchieven
Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) dient de overheid haar archiefbescheiden
in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder archiefbescheiden
worden niet slechts papieren documenten te verstaan, maar álle bescheiden – ongeacht
hun vorm – die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard
bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder
de werking van de archiefwetgeving.
Het in goede en geordende staat bewaren van archiefbescheiden houdt onder meer in
dat een overheidsarchief op gezette tijden wordt geschoond. In dat verband kent de
Archiefwet 1995 zowel een vernietigingsplicht (art. 3) als een overbrengingsplicht
(art. 12). Beide plichten rusten op degene die de bestuurlijke verantwoordelijkheid
draagt voor het beheer van het desbetreffende archief: de zorgdrager.
De verplichting tot overbrenging bepaalt dat de zorgdrager zijn archiefbescheiden
die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar ter
blijvende bewaring overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Wat de archiefbescheiden
van de ministeries en de Hoge Colleges van Staat betreft, is de aangewezen archiefbewaarplaats
het Nationaal Archief (NA) in Den Haag. Het NA is een onderdeel van de Rijksarchiefdienst
(RAD). Deze dienst ressorteert onder de Minister van OC&W en staat onder leiding van
de Algemeen Rijksarchivaris.
In verband met de selectie van hun archiefbescheiden zijn zorgdragers verplicht hiertoe
selectielijsten op te stellen. In een selectielijst dient te worden aangegeven welke
archiefbescheiden voor vernietiging, dan wel voor blijvende bewaring in aanmerking
komen. Voorts dient een selectielijst de termijnen aan te geven waarna de te vernietigen
bestanddelen dienen te worden vernietigd.
Een selectielijst is naar haar aard een duurzaam instrument. Het ligt in de rede dat
een organisatie een vastgestelde lijst niet eenmalig toepast maar (zonodig in geactualiseerde
vorm) blijft hanteren om de periodieke aanwas van archiefmateriaal te selecteren.
Een selectielijst vormt zo een belangrijk onderdeel van het instrumentarium voor het
beheer van de documentaire informatievoorziening in een overheidsorganisatie.
Bij het ontwerpen van een selectielijst dient krachtens art. 2, lid 1, van het Archiefbesluit
1995 (Stb. 1995, 671) rekening gehouden te worden met:
-
1. de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
-
2. de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
-
3. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
-
4. het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht-
of bewijszoekenden en historisch onderzoek.
Voorts moeten ingevolge art. 3 van het Archiefbesluit 1995 bij het ontwerpen van een
selectielijst ten minste betrokken zijn een deskundige op het gebied van de organisatie
en taken van het desbetreffende overheidsorgaan, een deskundige ten aanzien van het
beheer van de archiefbescheiden van dat orgaan en (een vertegenwoordiger van) de Algemeen
Rijksarchivaris.
Wat betreft de geldigheidsduur van het BSD als selectielijst wordt uitgegaan van de
wettelijke periode van twintig jaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiteraard onverlet
dat de selectielijst (of een bepaald onderdeel daarvan) binnen deze termijn zal komen
te vervallen, indien dit mocht worden bepaald bij de vaststelling (via de aangewezen
archiefwettelijke weg) van een nieuwe dan wel herziene selectielijst.
2.2. Het basis-selectiedocument
Een basisselectiedocument (BSD) is een bijzondere vorm van een selectielijst. In de
regel heeft een BSD niet zozeer betrekking op (alle) archiefbescheiden van een enkele
organisatie, als wel op het geheel van de bescheiden die de administratieve neerslag
vormen van het overheidshandelen op een bepaald beleidsterrein.
Het BSD geldt dus voor de archiefbescheiden van verschillende overheidsorganen (veelal
ook diverse zorgdragers), en wel voor zover de desbetreffende actoren op het terrein
in kwestie werkzaam zijn (geweest). Dit betekent dat er geen handelingen van particuliere
actoren worden opgenomen.
Een BSD wordt opgesteld op basis van institutioneel onderzoek. In het Rapport Institutioneel
Onderzoek (RIO) wordt het betreffende beleidsterrein beschreven, evenals de taken
en bevoegdheden van de betrokken organen. De handelingen van de overheid op het beleidsterrein
staan in het RIO in hun functionele context geplaatst. In het BSD zijn de handelingen
overgenomen, alleen nu geordend naar de actor. Bovendien is bij elke handeling aangegeven
of de administratieve neerslag hiervan bewaard dan wel vernietigd moet worden.
Het niveau waarop geselecteerd wordt is dus niet dat van de stukken zelf, maar dat
van de handelingen waarvan die archiefbescheiden de administratieve neerslag vormen.
Een BSD is derhalve geen opsomming van (categorieën) stukken, maar een lijst van handelingen
van overheidsactoren, waarbij elke handeling is voorzien van een waardering en indien
van toepassing een vernietigingstermijn.
Door de beleidsterreingerichte benadering komen verschillende aspecten betreffende
het beheer van de eigen organisatie van de zorgdrager (personeelsbeleid, financieel
beleid, enz.) niet aan bod. Voor het selecteren van de administratieve neerslag die
betrekking heeft op de instandhouding en ontwikkeling van de eigen organisaties van
overheidsorganen dienen een aantal zogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Deze horizontale
BSD’s zijn van toepassing op alle organisaties van de rijksoverheid.
Het opgestelde ontwerp-BSD wordt voorgelegd aan de Raad van Cultuur en op verschillende
plaatsen ter inzage gelegd. Na eventuele wijziging van het ontwerp-BSD kan worden
overgegaan tot de vaststelling. Het BSD wordt vastgesteld in een gezamenlijk besluit
van de minister belast met het cultuurbeleid (tegenwoordig de Minister van OC&W) en
de betrokken zorgdrager(s).
2.3. Het BSD Relatienotabeleid: aanvulling geldend voor de actor ‘directeur van Staatsbosbeheer’
Het PIVOT-rapport Natuur- en landsbeheer en relatienotabeleid. Een institutioneel
onderzoek naar taken en handelingen van actoren op beleidsterreinen natuur- en landschapsbeheer
(1945–) en relatienotabeleid (1947–) vormt de grondslag voor dit BSD. Het RIO geeft
een historische beschrijving van het beleidsterrein relatienotabeleid en een overzicht
van de handelingen die overheidsorganen hebben verricht.
Het onderzoek naar dit beleidsterrein werd uitgevoerd in het kader van het op 9 december
1992 tussen de Algemene Rijksarchivaris en de secretaris-generaal van het Ministerie
van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) gesloten convenant. In dit convenant
zijn afspraken vastgelegd inzake de overdracht van de na 1940 gevormde archieven.
Het institutioneel onderzoek naar het beleidsterrein relatienotabeleid is verricht
in 2000. Het rapport is, na te zijn vastgesteld door het Ministerie van LNV, gepubliceerd
in de PIVOT-reeks van de RAD onder nummer 79.
Dit BSD Relatienotabeleid: aanvulling geldend voor de actor ‘directeur van Staatsbosbeheer’
is een aanvulling op het reeds op 1 april 1998 (Staatscourant nr. 61 – 30 maart 1998)
vastgestelde BSD Relatienotabeleid. Het omvat voorstellen voor selectie van de administratieve
neerslag van de handelingen van de overheid op het beleidsterrein relatienotabeleid.
Deze aanvulling betreft de actor ‘directeur van Staatsbosbeheer’, dat abusievelijk
niet in de bovenstaande vaststellingsronde is meegenomen. Staatsbosbeheer maakte tot
1 januari 1998 onderdeel uit van het zorgdragerschap van de Minister van LNV. Genoemde
aanvulling is noodzakelijk gebleken uit oogput van bedrijfsvoering en efficiëntie
binnen het Ministerie van LNV.
Buiten de bij de oorspronkelijke vaststelling ingetrokken delen van de vernietigingslijst
van de Minister van LNV (te weten de categorie ‘taak’ van de lijst van te vernietigen
archiefbescheiden van de Minister van LNV en organisatieonderdelen, vastgesteld bij
beschikking van de staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk
en de Minister van Landbouw en Visserij van 7 september 1978 No. Dir MMA/Ar 194.557
resp. No PAZ 273, gewijzigd bij beschikking van de Minister van Landbouw, Natuurbeheer
en Visserij en de Minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur van 28 juni 1993,
No A93.528.WH/NF) zijn er geen delen van deze lijst die worden ingetrokken op basis
van de huidige vaststellingsronde.
2.3.1. Beleidsterrein Relatienotabeleid
In 1974 besloot de regering een nota voor te bereiden waarin beleidsvoornemens zouden
worden geformuleerd die de relatie tussen landbouw en natuur- en landschapsbehoud
moesten verbeteren.
Op 7 februari 1975 bood de Minister van Landbouw en Visserij de ‘Nota betreffende
de relatie landbouw en natuur- en landschapsbehoud’ , de zgn. Relatienota, aan de
Tweede Kamer aan. De Staatssecretaris van CRM was de tweede ondertekenaar en de Minister
van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening de derde.
Het BSD Relatienotabeleid behandelt het relatienotabeleid vanuit het gezichtspunt
van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij en zijn rechtsvoorganger
op het gebied van natuurbeheer: het Ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk
Werk.
Als beleid werd in de Relatienota aangegeven:
-
– het sluiten van onderhoudsovereenkomsten voor het verrichten van onderhoud aan bepaalde
natuurlijke en landschappelijke elementen;
-
– toepassing van de ‘bergboerenregeling’ met inbegrip van de extra mogelijkheden tot
ontwikkelingssubsidies;
-
– een (...) passende beloning voor het (mede)richten van bedrijfsopzet en bedrijfsvoering
op doeleinden van natuur- en landschapsbeheer;
-
– onderhouds- en investeringsbijdragen voor verzwaarde welstandseisen t.b.v. het landschapsbehoud;
-
– een inrichtingsbeleid, hetwelk – daar waar nodig – condities schept voor een verantwoorde
beheerssituatie zowel uit het oogpunt van natuur- en landschapsbehoud als van de landbouw.’
Ter verwezenlijking van het relatienotabeleid werd gekozen voor het volgende instrumentarium:
Het BSD Relatienotabeleid heeft geen betrekking op de interne werking van de beschreven
organen binnen het Relatienota-beleid. Dit gebeurt vanuit de verticale definitie van
een beleidsterrein. De aandachtsgebieden Financiën, Personeel, Zorg voor interne huisvesting,
Organisatie, Informatievoorziening en Voorlichting zijn inmiddels als zelfstandige
beleidsterreinen beschreven.
In verband met het opstellen van het hoofdstuk Relatienota-beleid voor de rijksbegroting
wordt op deze plaats verwezen naar het BSD Beleidsterrein Beheer van de Rijksbegroting,
1940–1993 door F. van Dijk (’s-Gravenhage 1994).
De doelstelling van de Minister van LNV op het Relatienota-beleid is:
de verbetering van de relatie tussen de bescherming van de natuur- en landschappelijke
waarden en de uitoefening van de landbouw in waardevolle agrarische cultuurlandschappen.
Deze doelstelling wordt gerealiseerd door:
-
– Het ontwikkelen van beleid op het gebied van de relatie tussen de natuur en de uitoefening
van de landbouw;
-
– Het vastleggen van dit beleid in regelgeving;
-
– Het organiseren van het relatienota-beleid;
-
– Het bekostigen van het relatienota-beleid.
2.4. Selectiedoelstelling
Het BSD is opgesteld in overeenstemming met de selectiedoelstelling van de RAD/PIVOT.
Bij de behandeling van het ontwerp van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer op 13
april 1994 verwoordde de Minister van WVC deze doelstelling als volgt: het mogelijk
maken van een reconstructie van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid. Door
het Convent van Rijksarchivarissen is de selectiedoelstelling vertaald in de richting
van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecteren van handelingen van de
overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig
te stellen voor blijvende bewaring’.
De algemene selectiedoelstelling is in dit BSD geoperationaliseerd voor het beleidsterrein
relatienotabeleid. Bij de hier geformuleerde selectievoorstellen stond steeds de vraag
centraal: ten aanzien van welke handelingen is de administratieve neerslag noodzakelijk
om een reconstructie mogelijk te maken van de hoofdlijnen van het overheidshandelen
op het beleidsterrein relatienotabeleid?
2.5. Selectiecriteria
Uitgaande van de algemene selectiedoelstelling heeft het Nationaal Archief in 1998
een (gewijzigde) lijst van algemene selectiecriteria geformuleerd. Met behulp van
die algemene criteria wordt in een BSD een waardering toegekend aan de handelingen
die door middel van het institutioneel onderzoek in kaart zijn gebracht.
De algemene selectiecriteria zijn positief geformuleerd; het zijn bewaarcriteria.
Is een handeling op grond van een criterium gewaardeerd met B (‘blijvend te bewaren’),
dan betekent dit dat de administratieve neerslag van die handeling te zijner tijd
geheel dient te worden overgebracht naar het NA. De neerslag van een handeling die
niet aan één van de selectiecriteria voldoet, wordt op termijn vernietigd. De waardering
van de desbetreffende handeling luidt dan V (‘vernietigen’), onder vermelding van
de periode waarna de vernietiging dient plaats te vinden. De neerslag die uit dergelijke
handelingen voortvloeit, is dus niet noodzakelijk geacht voor een reconstructie van
het overheidshandelen op hoofdlijnen.
Overigens verlangt artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 dat selectielijsten
de mogelijkheid bieden om neerslag die met een V is gewaardeerd in exceptionele gevallen
te bewaren op grond van een uitzonderingscriterium:
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde,
als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen
van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.
Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd
aan de hand van de volgende algemene selectiecriteria:
-
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie,
het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid
of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van
beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden
en de instrumenten.
-
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud,
het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken
zoals bij terugkoppeling van beleid.
-
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen
aan andere actoren of ter publicatie.
-
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid
op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen,
organisaties of onderdelen daarvan.
-
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt.
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten
om de gekozen doeleinden te bereiken.
-
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn
gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere
tijdsomstandigheden en incidenten.
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven
en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van
noodwetgeving.
Naast de algemene criteria kunnen er in een BSD, eveneens binnen het kader van de
selectiedoelstelling, beleidsterrein-specifieke criteria worden geformuleerd. Daar
de noodzaak hiertoe niet aanwezig werd geacht, is in dit BSD de mogelijkheid om specifieke
selectiecriteria te formuleren niet benut.
2.6. Vaststellingsprocedure
Op 19 mei 2003 is het ontwerp-BSD door het Ministerie Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
namens de actor Directeur Staatsbosbeheer aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden,
waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van
het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag
gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 september 2005
lag de selectielijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie
van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de betrokken zorgdrager,
het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie/regionaal historische
centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant van en in het Archievenblad.
Op 21 oktober 2005 bracht de RvC advies uit (arc-2005.02633/4), hetwelk behoudens
enkele tekstuele correcties geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 19 december 2005 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de
Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, en de Minister van Landbouw,
Natuur en Voedselkwaliteit vastgesteld [C/S&A/05/2633].
2.7. Leeswijzer bij de handelingenlijst
In hoofdstuk 3 staan de handelingen van overheidsorganen op het beleidsterrein relatienotabeleid
beschreven. Deze zijn naar actor geordend. De handelingen worden beschreven in een
handelingenblok, zoals hierna aangegeven:
(X): Dit is het nummer van de handeling. Deze nummering is uit het bijbehorende RIO
overgenomen. Een handeling kan echter door verschillende actoren (gelijktijdig of
opeenvolgend in tijd) zijn uitgevoerd. In dit geval is de betrokken handeling in het
BSD uitgesplitst naar de betreffende actoren. Een handeling kan dus onder hetzelfde
unieke nummer onder meerdere actoren zijn opgenomen.
Handeling: Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling
van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal
overeen met een procedure of een werkproces.
De formulering van de handelingen is in de regel toegespitst op het product. Echter,
een handeling als zodanig omvat alle activiteiten die leiden tot het product. Dientengevolge
is de neerslag van een handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze
alle archiefbescheiden die in verband daarmee zijn voortgebracht. Zo betreft de neerslag
van een beschikkende handeling niet alleen het originele besluit, maar ook alle voorstukken.
Aangezien handelingen voortvloeien uit taken en bevoegdheden is het mogelijk dat een
vermelde handeling in de praktijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.
Periode: Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht.
Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling op het moment van het verschijnen
van het RIO nog steeds uitgevoerd.
Grondslag: Dit is de wettelijke basis op grond waarvan de actor de handeling verricht.
Wanneer er geen wettelijke grondslag voor een handeling bestaat, kan de bron worden
genoemd waarin de betreffende handeling staat vermeld.
Opmerking: Deze aanvullende informatie wordt slechts vermeld wanneer de strekking
van de handeling toelichting behoeft.
Waardering: De afkorting ‘B’ staat voor ‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloop van
de wettelijke overbrengingstermijn overdragen aan het NA van de documentaire neerslag
(ongeacht de gegevensdrager) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissing
aangegeven welk selectiecriterium is toegepast.
De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen (op termijn)’, oftewel ‘niet overbrengen’.
Bij de desbetreffende handelingen wordt de vernietigingstermijn vermeld. Deze termijn
betreft het aantal volle jaren dat dient te zijn verlopen sinds het einde van het
jaar waarin een archiefbestanddeel (dossier, register, databestand) dat behoort tot
de neerslag van de handeling, is afgesloten.
Ter wille van de overzichtelijkheid wordt in de handelingenlijst in tussenkopjes steeds
aangegeven:
-
– wie de actor is van de vermelde handeling(en);
-
– het onderwerp waarop de handeling(en) betrekking heeft (hebben);
-
– een verwijzing naar de paragraaf van het RIO waarin de desbetreffende handeling(en)
is (zijn) opgenomen.
2.8. Actorenoverzicht
Primaire zorgdrager:
Overige Actoren
-
– Ad-hoc Geschillencommissies;
-
– Bureau Beheer Landbouwgronden;
-
– Commissie Beheer Landbouwgronden;
-
– Directeur van Staatsbosbeheer;
-
– Hoofdingenieur-directeur;
-
– Minister van CRM;
-
– Provinciale Adviescommissie;
-
– Provinciale Geschillen Commissies;
-
– Provinciale Commissie Beheer Landbouwgronden;
-
– Stichting Beheer Landbouwgronden.
Bovenstaande actoren komen in onderliggende aanvullende selectielijst niet allemaal
ter sprake. De handelingen in deze aanvullende selectielijst beperken zich tot de
handelingen van de actor ‘directeur van Staatsbosbeheer’. Het reeds vastgestelde BSD
Relatienotabeleid blijft geldig voor alle actoren die hebben meegedaan met de vaststellingsronde
van 1998. In het bijbehorende RIO Natuur- en Landschapsbeheer en relatienotabeleid
staan de overige actoren die een rol spelen op dit beleidsterrein uitvoerig beschreven.
