Inleiding
Ten geleide
Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen
archief-bescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden
of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.
Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische
controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke
functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden
deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.
Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd,
kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend
orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter
van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen
vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten
te waarborgen.
Dit basisselectiedocument (BSD) is een officiële selectielijst. Het heeft tot doel
voor de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als zorgdrager aan
te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het ‘rapport
institutioneel onderzoek’ (RIO) Leergeld voor blijvende bewaring in aanmerking komt
of vernietigd kan worden.
Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk
van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppy’s, etc.
Het institutioneel onderzoek
Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag
liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald
beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen
het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk
is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het
RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren
binnen het beleidsterrein.
De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord
mogelijke selectie van handelingen te komen.
In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen
van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen
om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.
Zorgdrager
Dit BSD Studiefinanciering behandelt de periode 1945–1994.
Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:
-
a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan
zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger
namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens
de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve
belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang
van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.
-
b Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling
ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.
-
c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.
-
d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.
-
e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de Minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties stellen het BSD vast.
-
f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.
De Erasmus Universiteit Rotterdam treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Katholieke Universiteit Brabant treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Katholieke Universiteit Nijmegen treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Technische Universiteit Delft treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Technische Universiteit Eindhoven treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Universiteit Maastricht treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Universiteit Twente treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Universiteit van Amsterdam treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Universiteit Leiden treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Universiteit Groningen treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Universiteit Utrecht treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Vrije Universiteit Amsterdam treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
De Wageningen Universiteit treedt in het kader van dit BSD op als zorgdrager voor de volgende actoren;
Universiteiten zijn zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s). Het BSD heeft zowel betrekking
op openbare universiteiten als bijzondere universiteiten. De openbare universiteiten
zijn publiekrechtelijke ZBO’s. Zij vallen volledig onder de werking van Archiefwet. De bijzondere universiteiten zijn privaatrechtelijke ZBO’s. Zij vallen slechts onder
de Archiefwet in zoverre zij bekleed zijn met ‘openbaar gezag’. De kern van het begrip ‘openbaar
gezag’ is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rechtspositie van natuurlijke
personen of rechtspersonen.
Bij alle in het BSD opgenomen handelingen is er sprake van uitoefening van openbaar
gezag. Voor wat deze handelingen betreft, vallen ook de bijzondere universiteiten
volledig onder de werking van de Archiefwet.
Doelstelling van de selectie
De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen
die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken
tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan
dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die
op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument
is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT:
het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen.
Deze doelstelling is verwoord door de toenmalige Minister van Welzijn, Volksgezondheid
en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling
vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis
van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.
Criteria voor de selectie
Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.
Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht
de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar
deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar
moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD
staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).
Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen
dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het
BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimum
eis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd
door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn
wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds
ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht
van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling
in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).
Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op
grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.
De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:
Algemene selectiecriteria
Handelingen die worden gewaardeerd met B (Bewaren)
-
1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren
van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen
van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling
van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.
-
2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces
of de effecten van beleid. Hieronder valt ook het toetsen van en het toezien op beleid.
Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.
-
3. Handelingen die betrekking hebben op verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan
andere actoren.
Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere
actoren of ter publicatie.
-
4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met
beleid op hoofdlijnen.
Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties
of onderdelen daarvan.
-
5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen
plaatsvindt.
Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen
doeleinden te bereiken.
-
6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn
gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere
tijdsomstandigheden en incidenten.
Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of
wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.
Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende
personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van
vernietiging worden uitgezonderd. Bewerkingsplannen, aan de hand waarvan de daadwerkelijke
selectie van archieven plaatsvindt, dienen te voorzien in procedures daarvoor.
Vaststelling van het BSD
Op 5 november 2001 is het ontwerp-BSD door het Overleg Post- en Archiefzaken Universiteiten
namens de openbare en bijzondere universiteiten aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden,
waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van
het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag
gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 4 augustus 2003
lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie
van het Nationaal Archief evenals in de bibliotheken van de universiteiten, het Ministerie
van OC&W en de rijksarchieven in de provincie / regionaal historische centra, hetgeen
was aangekondigd in de Staatscourant.
Op 7 januari 2004 bracht de RvC advies uit (arc-2003.6257/3), hetwelk geen aanleiding
heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.
Daarop werd het BSD op 1 juni 2004 door de Algemene Rijksarchivaris, namens de Staatssecretaris
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor de Erasmus Universiteit Rotterdam, de Katholieke
Universiteit Brabant, de Katholieke Universiteit Nijmegen, de Technische Universiteit
Delft, de Technische Universiteit Eindhoven, de Universiteit van Amsterdam, de Universiteit
Leiden, de Universiteit Groningen, de Universiteit Maastricht, de Universiteit Twente,
de Universiteit Utrecht, de Vrije Universiteit Amsterdam en de Wageningen Universiteit
vastgesteld (kenmerken C/S/04/1096 t/m 1101 en C/S/04/1192 t/m 1198).
Leeswijzer
Handelingenblokken
De handelingen zijn verwerkt in uniek genummerde gegevensblokken die als volgt zijn
opgebouwd:
Handeling: een complex van activiteiten, dat verricht wordt door één of meer actoren
en dat veelal een product naar de omgeving oplevert.
Periode: dit geeft de jaren weer waarin de handeling werd verricht.
Grondslag/Bron: dit is de (wettelijke) basis van de handeling. De aanduiding bron
wordt gebruikt indien een handeling geen duidelijke wettelijke basis heeft, maar de
handeling is geformuleerd op basis van interviews, literatuur of andere bronnen.
Product: dit is de weergave van het juridisch-bestuurlijk niveau van het eindproduct
van de handeling. Indien niet duidelijk is in welke soort documentaire neerslag een
handeling heeft geresulteerd of als uit de beschrijving van de handeling al duidelijk
is welk product de handeling oplevert, ontbreekt dit item.
Opmerkingen: dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde items weer.
Waardering: dit geeft aan of de neerslag bewaard moet worden of dat het op termijn
vernietigd kan worden.
Vernietigingstermijnen
De toepassing van de vernietigingstermijnen is als volgt:
-
a. een dossier wordt afgesloten (bijv. op 30 januari 1999),
-
b. de bijbehorende vernietigingstermijn wordt hierbij opgeteld (bijv. 10 jaar),
-
c. het dossier wordt bewaard tot en met 31 december 2009 (1999 + 10),
-
d. de betrokken directeur wordt in de loop van dat jaar (in dit voorbeeld 2009) op de
hoogte gesteld van de voorgenomen vernietiging van dit dossier,
-
e. het dossier wordt vernietigd per 2 januari 2010, tenzij de betrokken directeur zwaarwichtige
redenen heeft voor uitstel van vernietiging (administratief of juridisch belang).
Actoren
Een uitgangspunt van PIVOT ten aanzien van een institutioneel onderzoek is dat dit
zich niet beperkt tot een beschrijving van het handelen van een afzonderlijke instelling,
maar dat de beschrijving zich uitstrekt over het handelen van de verschillende actoren
van de rijksoverheid die op een bepaald beleidsterrein een rol spelen. Dit betekent
dus dat niet alleen de actoren die onder de Minister van Binnenlandse Zaken vallen
worden meegenomen in dit onderzoek, maar ook die actoren die daarbuiten vallen en
wel tot de rijksoverheid behoren.
Het Beleidsterrein 1945–1994
Studiefinanciering heeft als doel het wegnemen van financiële drempels die de toegang
tot het onderwijs kunnen belemmeren. Hiertoe bekostigt studiefinanciering noodzakelijke
uitgaven van degenen die onderwijs volgen, zoals kosten ten behoeve van het levensonderhoud,
les- of collegegeld, leermiddelen, reiskosten, ziektekostenverzekeringen enz.
Er zijn twee vormen van studiefinanciering:
-
1. Een volledige voorziening in de kosten benodigd voor het volgen van onderwijs – een
studietoelage. De studietoelage kan uit twee delen bestaan, namelijk een gedeelte
dat geschonken wordt (beurs) en een gedeelte dat terugbetaald dient te worden (lening,
al dan niet rentedragend)
-
2. Een bijdrage in de kosten van het onderwijs – een tegemoetkoming in de studiekosten.
De tegemoetkoming in de studiekosten wordt vrijwel altijd als gift verstrekt.
Het handelen van de overheid op het beleidsterrein studiefinanciering richt zich enerzijds
op het verzorgen van voorzieningen (wet- en regelgeving, financiële middelen) en anderzijds
op het uitvoeren daarvan (de toekenning van studiefinanciering).
De regelgeving voor studiefinanciering (met name de studietoelagen) is opgeklommen
van ministeriële regelingen tot de Wet op de studiefinanciering uit 1986. Voor de tegemoetkoming in de studiekosten gelden sinds 1974 regelingen gebaseerd
op het Besluit Wet op het Voorgezet Onderwijs.
In 1988 werd de scheiding tussen beleid en uitvoering ingezet, bij de vorming van
de Informatiseringsbank, die de uitvoerende taak kreeg. Deze scheiding werd formeel
met ingang van 1994 toen de Informatiseringsbank een zelfstandig bestuursorgaan werd
onder de naam Informatie Beheer Groep (IBG).
In ons land bestaan de volgende door de overheid wettelijk erkende en gefinancierde
universiteiten:
-
• Erasmus Universiteit Rotterdam;
-
• Katholieke Universiteit Brabant;
-
• Katholieke Universiteit Nijmegen;
-
• Technische Universiteit Delft;
-
• Technische Universiteit Eindhoven;
-
• Universiteit van Amsterdam Universiteit Leiden;
-
• Universiteit Groningen;
-
• Universiteit Maastricht;
-
• Universiteit Twente;
-
• Universiteit Utrecht;
-
• Vrije Universiteit Amsterdam;
-
• Wageningen Universiteit.
Bij de openbare en bijzondere universiteiten zijn de volgende actoren actief (geweest)
op het beleidsterrein studiefinanciering in de periode 1945-1994:
Selectielijst
Het bestuur van een universiteit
143
Handeling: Het adviseren van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen over de toekenning
van Rijksbeurzen aan studerenden.
Grondslag: Hogeronderwijswet 1876, art. 38 en 85
Periode: 1945–1960
Product: adviezen
B/V: V
Criterium: –
Vernietigingstermijn: 5 jaar
RIO-nr.: 32
144
Handeling: Het adviseren van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen over de toekenning
van beurzen aan promovendi voor studie in het buitenland.
Grondslag: Hogeronderwijswet 1876, art. 38 en 85
Periode: 1945–1960
Product: adviezen
B/V: V
Criterium: –
Vernietigingstermijn: 5 jaar
RIO-nr.: 34
145
Het instellingsbestuur van een universiteit of hogeschool
Handeling: Het adviseren van de Minister van Onderwijs en Wetenschappen over het toekennen
van bijzondere toelagen aan studenten, die blijk hebben gegeven van een buitengewone
aanleg.
Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1960, art. 80 lid 2
Periode: 1960–1986
Product: adviezen
B/V: V
Criterium: –
Vernietigingstermijn: 5 jaar
RIO-nr.: 45
146
Handeling: Het verstrekken van gegevens aan de minister, na 1 januari 1994 de Informatie
Beheer Groep omtrent inschrijvingen van studenten, auditoren en extraneï, alsmede
van gegevens over studievoortgang.
Grondslag: Inschrijvingsbesluit w.o. art. 20;
Uitvoeringsbesluit W.W.O. art. 23;
Uitvoeringsbesluit W.H.B.O. art. B 17;
Uitvoeringsbesluit O.U. art. 3c;
Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.52 lid 5.
Periode: 1988–
Product: De gegevens worden opgenomen in het Centraal register inschrijving hoger
onderwijs (CRIHO). Dit register is in 1981 ingesteld en sinds 1988 gekoppeld aan de
studiefinanciering.
B/V: V
Criterium: –
Vernietigingstermijn: 5 jaar
RIO-nr.: 50
147
Handeling: Het vaststellen van regels met betrekking tot financiële ondersteuning
van studenten die de norm van de studievoortgang niet behaald hebben en auditoren.
Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1985 art. 38 lid 3;
Wet op het hoger beroepsonderwijs art. 43a lid 3;
Wet op de Open Universiteit art. 19a lid 3;
Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.51 lid 4.
Periode: 1988–
Product: universitaire regelingen
B/V: B
Criterium: –
Vernietigingstermijn: 5 jaar
RIO-nr.: 74
148
Handeling: Het instellen van een voorziening om financiële ondersteuning te kunnen
geven aan studenten die de norm van de studievoortgang niet behaald hebben en auditoren.
Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1985 art. 38 lid 1;
Wet op het hoger beroepsonderwijs art. 43a lid 1;
Wet op de Open Universiteit art. 19a lid 1;
Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.51 lid 1 en 2.
Periode: 1988–
Product: instellingsbeschikkingen van afstudeerfondsen (ook wel auditorenfondsen genoemd)
B/V: B
Criterium: –
Vernietigingstermijn: 5 jaar
RIO-nr.: 75
149
Handeling: Het toekennen van financiële ondersteuning aan studenten die de norm van
de studievoortgang niet behaald hebben en auditoren.
Grondslag: Wet op het wetenschappelijk onderwijs 1985 art. 38 lid 1;
Wet op het hoger beroepsonderwijs art. 43a lid 1;
Wet op de Open Universiteit art. 19a lid 1;
Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek art. 7.51 lid 1 en 2.
Periode: 1988–
Product: beschikkingen
B/V: V
Criterium: –
Vernietigingstermijn: 5 jaar
RIO-nr.: 76
